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TECNOLOGÍA APLICADA A LA ISTRACIÓN
SEMANA 7
Tablas dinámicas I
Todos los derechos de autor son de la exclusiva propiedad de IACC o de los otorgantes de sus licencias. No está permitido copiar, reproducir, reeditar, descargar, publicar, emitir, difundir, poner a disposición del público ni ESTE LAdeSEMANA 7 utilizarDOCUMENTO los contenidos paraCONTIENE fines comerciales ninguna clase.
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ESTE DOCUMENTO CONTIENE LA SEMANA 7
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ÍNDICE TABLAS DINÁMICAS I........................................................................................................................... 4 OBJETIVOS ESPECÍFICOS ........................................................................................................................... 4 INTRODUCCIÓN ...................................................................................................................................... 4 1.
TABLAS DINÁMICAS ......................................................................................................................... 5 1.1.
FLEXIBILIDAD DE LAS TABLAS .............................................................................................. 5
2.
FUNCIONALIDAD DE LAS TABLAS DINÁMICAS ...................................................................................... 5
3.
FORMALIDADES DE LAS BASES DE DATOS............................................................................................ 9
4.
3.2.
CONCEPTOS BÁSICOS .......................................................................................................... 9
3.3.
DISEÑO Y MODELACIÓN DE UNA BASE DE DATOS.............................................................. 9
CONFECCIÓN DE UNA TABLA DINÁMICA........................................................................................... 12
COMENTARIO FINAL.......................................................................................................................... 21 REFERENCIAS........................................................................................................................................ 22
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TABLAS DINÁMICAS I OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Identificar las funcionalidades de las tablas dinámicas.
Identificar las formalidades de una base de datos, para insertar la tabla dinámica.
Confeccionar tablas dinámicas.
INTRODUCCIÓN Esta semana de estudio tiene por objeto presentar y desarrollar los conceptos de tablas dinámicas, desde tres aspectos fundamentales para su comprensión. En primer lugar, es necesario conceptualizar en qué consiste una tabla dinámica, comprender sus alcances y limitaciones, aspecto que se revisará bajo el título de “Funcionalidad de las Tablas dinámicas”. Posteriormente, se analizará un aspecto íntimamente relacionado con la confección de una tabla dinámica, el que tiene relación con las “Formalidades de una base de datos”. En dicho ítem, es posible revisar qué elementos son esenciales al desarrollar una base de datos, aspecto muy útil que hay que considerar en las tablas dinámicas. Por último, ya con nociones más claras respecto de las tablas dinámicas, se revisará la forma en que se desarrolla una tabla, con el título “Confección de una tabla dinámica”. Bajo estos tres ejes centrales, se alcanzarán las nociones básicas de los elementos que componen una tabla dinámica y las capacidades necesarias para generar sus propias tablas. Tal y como se ha desarrollado hasta el momento, todos los textos presentan situaciones de contexto que proporcionan una valiosa información sobre la usabilidad y aplicabilidad de los contenidos revisados, desde una mirada laboral en el mundo de la istración.
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1. TABLAS DINÁMICAS En primer lugar, para comprender la funcionalidad de este tipo de tablas, es necesario comprender en qué consisten. Dichos elementos se pueden expresar como el resumen de un conjunto de datos, según algún criterio de agrupación, expresado en una tabla de doble entrada, para facilitar el analisis de los datos. Una de sus ventajas es que facilita el resumen y análisis de una gran cantidad de información. Dicha tabla se considera dinámica debido a que es posible obtener diferentes resultados, ya sea aplicando filtros a los datos, cambiando la presentación de los mismos o bien ocultando/visualizando los datos de origen, etc. Para ello, será necesario arrastrar y soltar las diferentes columnas que constituirán la tabla.
1.1. FLEXIBILIDAD DE LAS TABLAS Conectando Ha desarrollado un informe comparativo del total de ventas en las diferentes regiones de Chile, pero se le ha pedido que desarrolle un nuevo informe, que compare las ventas por región con los tipos de productos vendidos. Adicionalmente, también se le pide un tercer informe en el que se compare las ventas de los productos, pero por ciudad. Lo más probable es que sea necesario desarrollar las tablas de los informes desde cero.
Las tablas dinámicas permiten resolver este tipo de problemática, porque permiten desarrollar reportes sin escribir una sola fórmula. Sin embargo, lo central es que se puede modificar el reporte de forma dinámica, en función de las necesidades que se tengan.
2. FUNCIONALIDAD DE LAS TABLAS DINÁMICAS Una de las características más interesantes de las tablas dinámicas en Excel, es la capacidad de agrupar una gran cantidad de datos de formas diferentes, para obtener distintos resultados.
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Para ejemplificar de manera más clara, se propone la siguiente situación, en donde se utilizará un color para representar los datos. Se posee una tabla, la que dispone de una gran cantidad de información sobre las ventas de la empresa, tal y como se muestra en la imagen a continuación:
Conectando Se le ha solicitado un reporte con el total de ventas por ciudad, por lo que es necesario sumar en primera instancia las ventas por cada ciudad y, posteriormente, las ventas por cada ítem, para desarrollar el reporte.
Una forma de desarrollo sería mediante el uso de fórmulas, pero, en este caso, se revisará el uso de una tabla dinámica, la que permitirá hacer una comparación entre las diferentes columnas de la tabla. En primer lugar, se debe especificar la información por comparar, en la que se tomará en primer lugar las celdas de las ciudades.
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El programa incluirá y agrupará los valores de ciudad en la tabla dinámica, colocando valores únicos y eliminando los duplicados. Posteriormente, será necesario hacer lo mismo para indicar las columnas.
Por último, se definirá una columna con los valores numéricos que serán calculados y resumidos en la tabla dinámica.
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De esta manera, es posible generar un reporte para comparar las ciudades versus ítems. Además, en cada combinación se obtendrá el total de ventas. Según estos mismos datos, es posible desarrollar otras combinaciones de datos que ofrezcan nueva información, y ese es el principal beneficio del uso de tablas dinámicas.
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3. FORMALIDADES DE LAS BASES DE DATOS Conectando Para el desarrollo de la tabla de ventas por ciudad, es necesario establecer un cuidadoso orden de los datos. Esto implica una planificación de los mismos, por lo que los istrará y trabajará, para obtener los reportes solicitados de la manera más eficiente y sin pérdida de tiempo.
En el desarrollo de una base de datos, siempre se debe considerar como elemento fundamental su diseño y modelaje. Este paso previo es de suma importancia, porque de ello dependerá que los datos estén correctamente actualizados y la información sea siempre exacta. En la medida en que se realice un correcto diseño de base de datos, será posible obtener reportes más efectivos y eficientes.
3.2. CONCEPTOS BÁSICOS En cualquier base de datos, la información se almacena en tablas, las cuales están constituidas por filas y columnas. Las bases de datos más sencillas están compuestas por una sola tabla, aunque en la mayoría de los casos, las bases estarán compuestas por varias tablas.
Las filas de una tabla se denominan registros, mientras que las columnas se denominan campos.
3.3. DISEÑO Y MODELACIÓN DE UNA BASE DE DATOS Al diseñar el desarrollo de una base de datos, se estarán determinando las tablas y campos que darán forma a la base de datos. Por esto, es necesario tomar el tiempo necesario para identificar, organizar y relacionar la información. La idea central es definir claramente la problemática, además del contexto de la información que se almacenará en las tablas. Será necesario determinar la finalidad de la base de datos para, en torno a ello, reunir toda la información que se registrará.
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A continuación, se definen los cinco pasos esenciales en la confección de un buen diseño y modelado de una base de datos. 1. Identificar las tablas. Según los requerimientos que se tengan para la formulación de la base de datos, será necesario distinguir apropiadamente los elementos de información y agruparlos, por ejemplo, en temas principales, como lo pueden ser productos (ítems), vendedor, clientes, etc.
Para cada uno de los elementos definidos (e identificados), se deberá desarrollar una tabla.
2. Determinar los campos. Cada elemento definido en el punto anterior, representado por una tabla, posee características propias que lo definen y que lo hacen diferente a las demás tablas. Estas características son los campos (columnas) de la tabla, los cuales describirán adecuadamente a cada registro.
3. Determinar las llaves primarias. Una llave primaria es un indicador único para cada registro (fila) de una tabla. Esta es un campo cuyo valor será diferente para cada registro y los diferencian e identifican de manera única, por ejemplo, el nº de serie de la siguiente tabla.
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4. Determinar las relaciones entre tablas. Una vez creadas las tablas, es necesario revisar si existe alguna relación entre ellas. Cuando se detecte una relación entre dos tablas, será necesario identificar claramente el campo de relación.
5. Identificar y remover los datos repetidos. Por último, será necesario examinar y verificar que no exista información duplicada, porque esta puede causar problemas de consistencia en los datos, además de ocupar más espacio de almacenamiento. Por ejemplo, una tabla de productos contiene el código de la oficina en la que un determinado producto se encuentra, y además el desglose de su ubicación. En la medida en que se incorporen más datos de productos, se repetirá innecesariamente alguna información.
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Al ingresar la misma información, se torna difícil su istración. Por ejemplo, si se quisiera cambiar algun texto de región, ciudad o comuna, agregando o quitando un acento, dejando la primera letra en mayúscula, etc., sería necesario cambiar y revisar todas las celdas de la tabla, dando pie a la posibilidad de incongruencias en los datos. Una solución más eficiente sería definir una tabla exclusiva al código de oficina que incluya la información de región, ciudad y comuna.
De esta forma, se evitará la duplicación de información, junto con facilitar la gestión y istración de la información.
4. CONFECCIÓN DE UNA TABLA DINÁMICA Conectando Ha decidido, según el informe comparativo del total de ventas de las diferentes regiones de chile, obtener la información de los otros dos informes solicitados por su jefatura. Comparar las ventas por región, con los tipos de productos vendidos, y además otro informe que compare las ventas de los productos por ciudad, es una tarea ardua, para lo cual utilizará una tabla dinámica, aunque es necesario desarrollarla.
Para graficar mejor el procedimiento de creación de una tabla dinámica, se revisará el siguiente ejemplo. En primera instancia, es necesario seleccionar cualquier celda de la tabla de datos que se pretende convertir en una tabla dinámica.
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Posteriormente, será necesario dirigirse a la ficha insertar > Grupo Tablas, y finalmente hacer clic sobre el comando de Tabla dinámica.
Con esto, se abrirá el cuadro de diálogo llamado “Crear Tabla Dinámica”, en el cual es posible, en caso de ser necesario, ajustar el rango de datos por considerar, para la formación de la tabla dinámica. En caso de seleccionar la opción “Selecciona una tabla o rango”, será necesario definir todas las celdas que participen, incluso las cabeceras. Además, es posible además crear una conexión con otra aplicación, para obtener los datos desde una fuente externa a Excel.
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En este caso, en la parte inferior del cuadro de diálogo, se indicará que el informe de tabla dinámica se situe en una hoja de cálculo nueva.
Mediante un clic en el botón “Aceptar”, se creará una nueva tabla dinámica.
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El programa desplegará, en la sección izuierda del libro, la tabla dinámica, mientras que en la sección derecha podrá observar la lista de campos, la que se encuentra dividida en dos secciones principales. En primer lugar, y en la porción superior, podrá observar una lista de todos los campos, donde junto a cada uno de ellos encontrará una casilla para seleccionarlos. En tanto, en la porción inferior, encontrará una zona dividida en cuatro áreas: filtro de informe, etiquetas de columna, etiquetas de fila y valores. La mecánica es bastante sencilla, porque bastará con seleccionar uno o varios campos del área superior y arrastrarlos a las áreas inferiores, según el uso que se le quiera dar, diferenciándolos entre columna, fila, valor o filtro. En este caso, se utilizará los campos producto, comuna y ventas en el siguiente orden: Campo Producto > Columna. Campo Comuna > Fila. Campo Ventas > Valores.
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De forma automática, Excel establece la función SUMA a los valores, y la tabla dinámica resultante de esta estructuración es la siguiente:
Para eliminar una tabla dinámica, bastará con seleccionar la tabla completamente y luego presionar la tecla Supr.
Un tema importante por considerar es que si se cambian los datos de la tabla de origen, la tabla dinámica no reflejará dichos cambios, a menos que se actualice. Para hacer esto, se dispone de dos alternativas: a) Actualización manual: Para esto, se puede hacer clic en el botón “actualizar”, ubicado en el grupo “Datos” al interior de la ficha “Opciones” de las herramientas de la tabla dinámica (siempre y cuando esté seleccionada alguna celda de la tabla dinámica para activar estas opciones). b) Actualización automática al abrir el archivo: Para activar esta opción, será necesario seleccionar la casilla de verificación ubicada al interior del cuadro de diálogo “Opciones”, disponible al hacer clic sobre el botón opciones al interior del grupo “Tabla dinámica”, en la ficha de opciones.
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Opciones de tabla dinámica. En la ficha “Opciones”, es posible encontrar el grupo “Tabla dinámica”, y a su vez, en su interior se encuentra el comando “opciones”. Éste permite acceder al cuadro de diálogo “opciones de tabla dinámica”, el que se activa por tener seleccionada alguna celda al interior de una tabla dinámica. Al interior de este cuadro, es posible observar una gran cantidad de pestañas y opciones. A continuación, se revisarán las de mayor relevancia. Pestaña “Diseño y formato”.
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Con la configuración indicada en la imagen, es posible obtener los siguientes resultados:
De forma automática, quedarán centrados los títulos. En caso que se desee alinear manualmente las columnas, es posible conseguir resultados inesperados en términos de alineación al actualizar la tabla. En caso que en la fila exista más de un campo por representar (datos en esquema o jerarquía), los datos de menor categoría se observan con sangría de “x” caracteres, para facilitar su comprensión. Para los casos en que existan valores nulos, se podrá visualizar como cero. Se permite modificar el ancho de columnas de manera manual, sin que la tabla se redimensione cada vez que se actualice.
Pestaña “Totales y filtros”.
Al configurar esta pestaña de la manera indicada, se permitirá una columna final con los totales de cada una de las filas, y además, también una fila final con los totales de cada columna. Esta configuración de totales generales de filas y columnas es posible obtenerla mediante “Totales generales” en la ficha “Diseño”, grupo “Diseño”, al hacer clic en el triángulo de mayores opciones de este comando, donde es posible obtener las siguientes opciones:
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Pestaña “Mostrar”.
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Las opciones indicadas en la imagen permiten que, si existe más de un campo (esquema de jerarquía), aparezcan botones mediante los cuales sea posible contraer o expandir los distintos ítems; además, es posible mostrar las listas desplegables para filtrar las filas o las columnas
Es posible controlar esta configuración directamente desde los comandos del grupo “Mostrar” de la ficha de opciones.
Pestaña “Impresión”.
Al desmarcar la opción “Imprimir botones para expandir o contraer al mostrarlos en una tabla dinámica”, se busca que al imprimir el documento, no se muestren los botones de contraer/expandir de esquema o jerarquía.
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Pestaña “Datos”.
Configurando esta pestaña de la manera indicada en la imagen, se logra que:
Al hacer doble clic en cualquier valor de la tabla dinámica, aparezca una hoja nueva con una tabla de datos que expresa de dónde viene y cómo se ha calculado dicho valor.
Al momento de abrir el libro de Excel, se actualizará automáticamente la tabla dinámica.
COMENTARIO FINAL En el presente texto, se ha expuesto información relativa a las tablas dinámicas desde diversos aspectos, para comprender cómo se interconectan los datos y, por consiguiente, el orden a que se debe someter cada desarrollo. Además, se revisaron los elementos que constituyen una tabla dinámica y la forma en que es posible crearla. La idea de este documento es sentar las bases del concepto de tabla dinámica de la manera más básica y clara posible, para que posteriormente se pueda profundizar y aumentar el nivel de complejidad de este tipo de tablas, que ofrecen tantas posibilidades.
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REFERENCIAS Microsoft Excel (s/f). Soporte técnico de Office. Recuperado de: http://office.microsoft.com/esmx/excel-help
PARA REFERENCIAR ESTE DOCUMENTO, CONSIDERE: IACC (2014). Tablas Dinámicas I. Tecnología Aplicada a la istración. Semana 7.
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Tablas dinámicas I
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ÍNDICE TABLAS DINÁMICAS I........................................................................................................................... 4 OBJETIVOS ESPECÍFICOS ........................................................................................................................... 4 INTRODUCCIÓN ...................................................................................................................................... 4 1.
TABLAS DINÁMICAS ......................................................................................................................... 5 1.1.
FLEXIBILIDAD DE LAS TABLAS .............................................................................................. 5
2.
FUNCIONALIDAD DE LAS TABLAS DINÁMICAS ...................................................................................... 5
3.
FORMALIDADES DE LAS BASES DE DATOS............................................................................................ 9
4.
3.2.
CONCEPTOS BÁSICOS .......................................................................................................... 9
3.3.
DISEÑO Y MODELACIÓN DE UNA BASE DE DATOS.............................................................. 9
CONFECCIÓN DE UNA TABLA DINÁMICA........................................................................................... 12
COMENTARIO FINAL.......................................................................................................................... 21 REFERENCIAS........................................................................................................................................ 22
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TABLAS DINÁMICAS I OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Identificar las funcionalidades de las tablas dinámicas.
Identificar las formalidades de una base de datos, para insertar la tabla dinámica.
Confeccionar tablas dinámicas.
INTRODUCCIÓN Esta semana de estudio tiene por objeto presentar y desarrollar los conceptos de tablas dinámicas, desde tres aspectos fundamentales para su comprensión. En primer lugar, es necesario conceptualizar en qué consiste una tabla dinámica, comprender sus alcances y limitaciones, aspecto que se revisará bajo el título de “Funcionalidad de las Tablas dinámicas”. Posteriormente, se analizará un aspecto íntimamente relacionado con la confección de una tabla dinámica, el que tiene relación con las “Formalidades de una base de datos”. En dicho ítem, es posible revisar qué elementos son esenciales al desarrollar una base de datos, aspecto muy útil que hay que considerar en las tablas dinámicas. Por último, ya con nociones más claras respecto de las tablas dinámicas, se revisará la forma en que se desarrolla una tabla, con el título “Confección de una tabla dinámica”. Bajo estos tres ejes centrales, se alcanzarán las nociones básicas de los elementos que componen una tabla dinámica y las capacidades necesarias para generar sus propias tablas. Tal y como se ha desarrollado hasta el momento, todos los textos presentan situaciones de contexto que proporcionan una valiosa información sobre la usabilidad y aplicabilidad de los contenidos revisados, desde una mirada laboral en el mundo de la istración.
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1. TABLAS DINÁMICAS En primer lugar, para comprender la funcionalidad de este tipo de tablas, es necesario comprender en qué consisten. Dichos elementos se pueden expresar como el resumen de un conjunto de datos, según algún criterio de agrupación, expresado en una tabla de doble entrada, para facilitar el analisis de los datos. Una de sus ventajas es que facilita el resumen y análisis de una gran cantidad de información. Dicha tabla se considera dinámica debido a que es posible obtener diferentes resultados, ya sea aplicando filtros a los datos, cambiando la presentación de los mismos o bien ocultando/visualizando los datos de origen, etc. Para ello, será necesario arrastrar y soltar las diferentes columnas que constituirán la tabla.
1.1. FLEXIBILIDAD DE LAS TABLAS Conectando Ha desarrollado un informe comparativo del total de ventas en las diferentes regiones de Chile, pero se le ha pedido que desarrolle un nuevo informe, que compare las ventas por región con los tipos de productos vendidos. Adicionalmente, también se le pide un tercer informe en el que se compare las ventas de los productos, pero por ciudad. Lo más probable es que sea necesario desarrollar las tablas de los informes desde cero.
Las tablas dinámicas permiten resolver este tipo de problemática, porque permiten desarrollar reportes sin escribir una sola fórmula. Sin embargo, lo central es que se puede modificar el reporte de forma dinámica, en función de las necesidades que se tengan.
2. FUNCIONALIDAD DE LAS TABLAS DINÁMICAS Una de las características más interesantes de las tablas dinámicas en Excel, es la capacidad de agrupar una gran cantidad de datos de formas diferentes, para obtener distintos resultados.
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Para ejemplificar de manera más clara, se propone la siguiente situación, en donde se utilizará un color para representar los datos. Se posee una tabla, la que dispone de una gran cantidad de información sobre las ventas de la empresa, tal y como se muestra en la imagen a continuación:
Conectando Se le ha solicitado un reporte con el total de ventas por ciudad, por lo que es necesario sumar en primera instancia las ventas por cada ciudad y, posteriormente, las ventas por cada ítem, para desarrollar el reporte.
Una forma de desarrollo sería mediante el uso de fórmulas, pero, en este caso, se revisará el uso de una tabla dinámica, la que permitirá hacer una comparación entre las diferentes columnas de la tabla. En primer lugar, se debe especificar la información por comparar, en la que se tomará en primer lugar las celdas de las ciudades.
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El programa incluirá y agrupará los valores de ciudad en la tabla dinámica, colocando valores únicos y eliminando los duplicados. Posteriormente, será necesario hacer lo mismo para indicar las columnas.
Por último, se definirá una columna con los valores numéricos que serán calculados y resumidos en la tabla dinámica.
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De esta manera, es posible generar un reporte para comparar las ciudades versus ítems. Además, en cada combinación se obtendrá el total de ventas. Según estos mismos datos, es posible desarrollar otras combinaciones de datos que ofrezcan nueva información, y ese es el principal beneficio del uso de tablas dinámicas.
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3. FORMALIDADES DE LAS BASES DE DATOS Conectando Para el desarrollo de la tabla de ventas por ciudad, es necesario establecer un cuidadoso orden de los datos. Esto implica una planificación de los mismos, por lo que los istrará y trabajará, para obtener los reportes solicitados de la manera más eficiente y sin pérdida de tiempo.
En el desarrollo de una base de datos, siempre se debe considerar como elemento fundamental su diseño y modelaje. Este paso previo es de suma importancia, porque de ello dependerá que los datos estén correctamente actualizados y la información sea siempre exacta. En la medida en que se realice un correcto diseño de base de datos, será posible obtener reportes más efectivos y eficientes.
3.2. CONCEPTOS BÁSICOS En cualquier base de datos, la información se almacena en tablas, las cuales están constituidas por filas y columnas. Las bases de datos más sencillas están compuestas por una sola tabla, aunque en la mayoría de los casos, las bases estarán compuestas por varias tablas.
Las filas de una tabla se denominan registros, mientras que las columnas se denominan campos.
3.3. DISEÑO Y MODELACIÓN DE UNA BASE DE DATOS Al diseñar el desarrollo de una base de datos, se estarán determinando las tablas y campos que darán forma a la base de datos. Por esto, es necesario tomar el tiempo necesario para identificar, organizar y relacionar la información. La idea central es definir claramente la problemática, además del contexto de la información que se almacenará en las tablas. Será necesario determinar la finalidad de la base de datos para, en torno a ello, reunir toda la información que se registrará.
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A continuación, se definen los cinco pasos esenciales en la confección de un buen diseño y modelado de una base de datos. 1. Identificar las tablas. Según los requerimientos que se tengan para la formulación de la base de datos, será necesario distinguir apropiadamente los elementos de información y agruparlos, por ejemplo, en temas principales, como lo pueden ser productos (ítems), vendedor, clientes, etc.
Para cada uno de los elementos definidos (e identificados), se deberá desarrollar una tabla.
2. Determinar los campos. Cada elemento definido en el punto anterior, representado por una tabla, posee características propias que lo definen y que lo hacen diferente a las demás tablas. Estas características son los campos (columnas) de la tabla, los cuales describirán adecuadamente a cada registro.
3. Determinar las llaves primarias. Una llave primaria es un indicador único para cada registro (fila) de una tabla. Esta es un campo cuyo valor será diferente para cada registro y los diferencian e identifican de manera única, por ejemplo, el nº de serie de la siguiente tabla.
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4. Determinar las relaciones entre tablas. Una vez creadas las tablas, es necesario revisar si existe alguna relación entre ellas. Cuando se detecte una relación entre dos tablas, será necesario identificar claramente el campo de relación.
5. Identificar y remover los datos repetidos. Por último, será necesario examinar y verificar que no exista información duplicada, porque esta puede causar problemas de consistencia en los datos, además de ocupar más espacio de almacenamiento. Por ejemplo, una tabla de productos contiene el código de la oficina en la que un determinado producto se encuentra, y además el desglose de su ubicación. En la medida en que se incorporen más datos de productos, se repetirá innecesariamente alguna información.
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Al ingresar la misma información, se torna difícil su istración. Por ejemplo, si se quisiera cambiar algun texto de región, ciudad o comuna, agregando o quitando un acento, dejando la primera letra en mayúscula, etc., sería necesario cambiar y revisar todas las celdas de la tabla, dando pie a la posibilidad de incongruencias en los datos. Una solución más eficiente sería definir una tabla exclusiva al código de oficina que incluya la información de región, ciudad y comuna.
De esta forma, se evitará la duplicación de información, junto con facilitar la gestión y istración de la información.
4. CONFECCIÓN DE UNA TABLA DINÁMICA Conectando Ha decidido, según el informe comparativo del total de ventas de las diferentes regiones de chile, obtener la información de los otros dos informes solicitados por su jefatura. Comparar las ventas por región, con los tipos de productos vendidos, y además otro informe que compare las ventas de los productos por ciudad, es una tarea ardua, para lo cual utilizará una tabla dinámica, aunque es necesario desarrollarla.
Para graficar mejor el procedimiento de creación de una tabla dinámica, se revisará el siguiente ejemplo. En primera instancia, es necesario seleccionar cualquier celda de la tabla de datos que se pretende convertir en una tabla dinámica.
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Posteriormente, será necesario dirigirse a la ficha insertar > Grupo Tablas, y finalmente hacer clic sobre el comando de Tabla dinámica.
Con esto, se abrirá el cuadro de diálogo llamado “Crear Tabla Dinámica”, en el cual es posible, en caso de ser necesario, ajustar el rango de datos por considerar, para la formación de la tabla dinámica. En caso de seleccionar la opción “Selecciona una tabla o rango”, será necesario definir todas las celdas que participen, incluso las cabeceras. Además, es posible además crear una conexión con otra aplicación, para obtener los datos desde una fuente externa a Excel.
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En este caso, en la parte inferior del cuadro de diálogo, se indicará que el informe de tabla dinámica se situe en una hoja de cálculo nueva.
Mediante un clic en el botón “Aceptar”, se creará una nueva tabla dinámica.
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El programa desplegará, en la sección izuierda del libro, la tabla dinámica, mientras que en la sección derecha podrá observar la lista de campos, la que se encuentra dividida en dos secciones principales. En primer lugar, y en la porción superior, podrá observar una lista de todos los campos, donde junto a cada uno de ellos encontrará una casilla para seleccionarlos. En tanto, en la porción inferior, encontrará una zona dividida en cuatro áreas: filtro de informe, etiquetas de columna, etiquetas de fila y valores. La mecánica es bastante sencilla, porque bastará con seleccionar uno o varios campos del área superior y arrastrarlos a las áreas inferiores, según el uso que se le quiera dar, diferenciándolos entre columna, fila, valor o filtro. En este caso, se utilizará los campos producto, comuna y ventas en el siguiente orden: Campo Producto > Columna. Campo Comuna > Fila. Campo Ventas > Valores.
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De forma automática, Excel establece la función SUMA a los valores, y la tabla dinámica resultante de esta estructuración es la siguiente:
Para eliminar una tabla dinámica, bastará con seleccionar la tabla completamente y luego presionar la tecla Supr.
Un tema importante por considerar es que si se cambian los datos de la tabla de origen, la tabla dinámica no reflejará dichos cambios, a menos que se actualice. Para hacer esto, se dispone de dos alternativas: a) Actualización manual: Para esto, se puede hacer clic en el botón “actualizar”, ubicado en el grupo “Datos” al interior de la ficha “Opciones” de las herramientas de la tabla dinámica (siempre y cuando esté seleccionada alguna celda de la tabla dinámica para activar estas opciones). b) Actualización automática al abrir el archivo: Para activar esta opción, será necesario seleccionar la casilla de verificación ubicada al interior del cuadro de diálogo “Opciones”, disponible al hacer clic sobre el botón opciones al interior del grupo “Tabla dinámica”, en la ficha de opciones.
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Opciones de tabla dinámica. En la ficha “Opciones”, es posible encontrar el grupo “Tabla dinámica”, y a su vez, en su interior se encuentra el comando “opciones”. Éste permite acceder al cuadro de diálogo “opciones de tabla dinámica”, el que se activa por tener seleccionada alguna celda al interior de una tabla dinámica. Al interior de este cuadro, es posible observar una gran cantidad de pestañas y opciones. A continuación, se revisarán las de mayor relevancia. Pestaña “Diseño y formato”.
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Con la configuración indicada en la imagen, es posible obtener los siguientes resultados:
De forma automática, quedarán centrados los títulos. En caso que se desee alinear manualmente las columnas, es posible conseguir resultados inesperados en términos de alineación al actualizar la tabla. En caso que en la fila exista más de un campo por representar (datos en esquema o jerarquía), los datos de menor categoría se observan con sangría de “x” caracteres, para facilitar su comprensión. Para los casos en que existan valores nulos, se podrá visualizar como cero. Se permite modificar el ancho de columnas de manera manual, sin que la tabla se redimensione cada vez que se actualice.
Pestaña “Totales y filtros”.
Al configurar esta pestaña de la manera indicada, se permitirá una columna final con los totales de cada una de las filas, y además, también una fila final con los totales de cada columna. Esta configuración de totales generales de filas y columnas es posible obtenerla mediante “Totales generales” en la ficha “Diseño”, grupo “Diseño”, al hacer clic en el triángulo de mayores opciones de este comando, donde es posible obtener las siguientes opciones:
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Pestaña “Mostrar”.
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Las opciones indicadas en la imagen permiten que, si existe más de un campo (esquema de jerarquía), aparezcan botones mediante los cuales sea posible contraer o expandir los distintos ítems; además, es posible mostrar las listas desplegables para filtrar las filas o las columnas
Es posible controlar esta configuración directamente desde los comandos del grupo “Mostrar” de la ficha de opciones.
Pestaña “Impresión”.
Al desmarcar la opción “Imprimir botones para expandir o contraer al mostrarlos en una tabla dinámica”, se busca que al imprimir el documento, no se muestren los botones de contraer/expandir de esquema o jerarquía.
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Pestaña “Datos”.
Configurando esta pestaña de la manera indicada en la imagen, se logra que:
Al hacer doble clic en cualquier valor de la tabla dinámica, aparezca una hoja nueva con una tabla de datos que expresa de dónde viene y cómo se ha calculado dicho valor.
Al momento de abrir el libro de Excel, se actualizará automáticamente la tabla dinámica.
COMENTARIO FINAL En el presente texto, se ha expuesto información relativa a las tablas dinámicas desde diversos aspectos, para comprender cómo se interconectan los datos y, por consiguiente, el orden a que se debe someter cada desarrollo. Además, se revisaron los elementos que constituyen una tabla dinámica y la forma en que es posible crearla. La idea de este documento es sentar las bases del concepto de tabla dinámica de la manera más básica y clara posible, para que posteriormente se pueda profundizar y aumentar el nivel de complejidad de este tipo de tablas, que ofrecen tantas posibilidades.
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REFERENCIAS Microsoft Excel (s/f). Soporte técnico de Office. Recuperado de: http://office.microsoft.com/esmx/excel-help
PARA REFERENCIAR ESTE DOCUMENTO, CONSIDERE: IACC (2014). Tablas Dinámicas I. Tecnología Aplicada a la istración. Semana 7.
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