4-pendekatan Manajemen Perkantoran 5z371j

PENDEKATAN-PENDEKATAN DALAM MANAJEMEN PERKANTORAN

Andi Yahya

PENDAHULUAN Moekijat (1986:40), menyebutkan bahwa dalam penerapan proses manajemen, seorang manager kantor dapat mengikuti satu atau beberapa pendekatan di antara lima pendekatan manajemen yang ada.

Lanjutan Kelima pendekatan manajemen tersebut ialah : 1. Pendekatan Ilmiah. 2. Pendekatan Seni. 3. Pendekatan Kebiasaan. 4. Pendekatan Peninjauan, dan 5. Pendekatan Sistematis.

1. PENDEKATAN SENI • Pendekatan manajemen perkantoran secara seni dicirikan dengan pelaksanaan manajemen kantor yang menitikberatkan pada seni manajemen, yakni ilmu meletakkan dasar, akan tetapi seni manajemenlah yang menyebabkan pencapaian-pencapaian menajemen. Seni menitikberatkan pada kecakapan mencapai hasil yang diinginkan. Dan seni ini pula menentukan ketangkasan dan cara yang terbaik untuk menerapkan pengetahuan manajemen. Kecakapan untuk memahami di mana dan bilamana mengambil tindakan-tindakan tertentu atau untuk menghindarkan suatu tindakan adalah penting untuk berhasilnya manajemen. • Pertimbangan, pengalaman, pengertian dan perasaan agaknya adalah penting untuk mengembangkan seni manajemen.

2. PENDEKATAN KEBIASAAN • Ketaatan terhadap suatu kebiasaan merupakan ciri manajemen perkantoran secara kebiasaan. Pada pendekatan ini, pelaksanaan manajemen senantiasa mengikuti cara dan metode yang telah dipergunakan pada masa yang lalu; seperti mengerjakan tugas yang bersifat manajerial dengan cara yang sama seperti yang dipergunakan oleh orang yang lebih dahulu memegang jabatan atau tugas bersangkutan. • Dengan demikian, pendekat ini bermottokan “apa yang baik bagi ayah saya adalah cukup baik bagi saya”. • Pengikut dalam hal ini jarang menanyakan mengapa dan apa tujuan kegiatan manajerial ini dilakukan, dan sedikit mempersoalkan kegiatan-kegiatan untuk menemukan teknikteknik manajerial yang baru, sehingga dengan demikian lahirlah “pengikut” karena hanya berkiblat pada kebiasaan yang sudah ada.

3. PENDEKATAN PININJAUAN • Pendekatan ini merupakan kebalikan dari pendekatan kebiasaan, dimana pendekatan secara peninjauan ditandai oleh keaktifan manajemen melakukan peninjauan-peninjauan terhadap manajermanajer lainnya mencapai tujuan mereka. Hasil peninjauannya itulah yang dijadikan dasar untuk menentukan arah tindakannya sendiri. Walaupun dalam hal ini ”meniru” tapi tidak berarti suatu kebiasaan, akan tetapi justeru berusaha memilih apa yang palik baik dari teknik-teknik teman manajernya, kemudian menerapkanannya pada masalah-masalah khususnya sendiri. • Sikap manajer secara peninjauan ialah “ketahuilah bagaimana teman lain menyelenggarakan tugas manajerialnya yang sama dengan yang ada pada Saudara – kemudian pecahkan masalah manajerial Saudara dengan pendekatan dan metode yang sama”.

Lanjutan • Manajemen secara peninjauan membantu para manajer dalam membagi ide dan teknik manajerial yang baik. Lain dari itu hal ini memerlukan sedikit kegiatan, Kebanyakan manajer ingin membicarakan kegiatan-kegiatan mereka, khususnya kegiatan-kegiatan di dalam mana mereka berhasil. • Demikian pula manajemen secara peninjauan memberikan sumber-sumber keterangan yang dinamis untuk masalahmasalah manajerial yang berubah, akan tetapi tidak perlu memberi bantuan kepada perbaikan teknik-teknik manajerial. • Suatu praktek perkantoran yang baik untuk sebuah kantor mungkin memberikan hasil-hasil yang kurang baik untuk perusahaan yang meniru hal ini, karena perbedaan-perbedaan dalam tujuan, besar kecilnya kantor atau pegawai – karyawaan, fasilitas, dan waktu yang tersedia untuk membuat pendekatan.

4. PENDEKATAN SISTEMATIS • Seorang manajer kantor yang secara sistematis, berusaha menjalankan manajemennya sebagian besar dengan sistemsistem. Hal ini dengan senidirinya meliputi rencana-rencana, kebijakan-kebijakan, hubungan-hubungan dan pengawasanpengawasan yang dipergunakan oleh para manajer dan memberikan catatan-catatan managerial yang diperlukan. Perbedaan antara manajemen secara sistematis dengan manajemen secara kebiasaan dan peninjauan hanya bersifat gradual, karena dipergunakan manajemen secara sistematis dalam tiap jenis manajemen. • Sebagian besar manajemen secara sistematis bersifat statis, oleh karena manajemen secara sistematis ini cenderung menentukan atau menstabilisir suatu prosedur atau suatu pendirian tertentu. Manajemen secara sistematis cenderung memelihara sesuatu seperti yang sudah ada dan mengembangkan kebiasaankebiasaan yang tetap dan kaku untuk menyelenggarakan pekerjaan.

5. PENDEKATAN ILMIAH • Ilmu adalah bagian pengetahuan yang diperoleh melalui metode ilmiah, pengetahuan mana telah dihimpun dan diterima dalam hubungannya dengan penemuan atau pengertian tentang kebenaran. Fakta-fakta yang menyusun bagian pengetahuan ini dinyatakan oleh pernyataan-pernyataan atau data yang pada umumnya dianggap mewakili phenomena dan dianggap bebas daripada prasangka. Ilmu adalah sangat objektif, tidak ada tempat di dalamnya untuk pengaruh perorangan, perasaan senang dan tidak senang. • Metode ilmiah ini terdiri atas langkah-langkah sebagai berikut:

Bagan Pendekatan Manajemen Secara Ilmiah

TINDAKAN DASAR

Menciptakan 

Menguji 

Menyimpulkan 

LANGKAH-LANGKAH

1. Mengenal masalah 2. Membuat penyelidikan-penyelidikan pendahuluan dan analisa. 3. Merumuskan hipotesa atau pemecahan sementara terhadap masalah

1. 2. 3. 4.

Membuat analisa secara seksama dan terperinci. Mengumpulkan data yang cukup. Menggolongkan data yang telah dikumpulkan. Membuat jawaban sementara terhadap masalah.

1. Menguji pemecahan atau jawaban yang sudah ditemukan. 2. Sesuaikan dengan hasil-hasil langkah delapan di atas. 3. Berikan jawaban terhadap masalah.

Terima Kasih