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GESTÃO DA QUALIDADE: APLICAÇÃO DA FERRAMENTA 5W2H COMO PLANO DE AÇÃO PARA PROJETO DE ABERTURA DE UMA EMPRESA Alisson O. da Silva (FAHOR) [email protected]
Resumo A grande maioria das pessoas acreditam que estabelecer uma empresa e gerenciála hoje no Brasil é algo utópico e está destinado ao fracasso, o qual se concretiza quando o futuro empresário não possui um planejamento sólido e detalhado para o processo de concepção do novo empreendimento. Neste contexto, destaca-se que o referido artigo tem o objetivo de demonstrar a aplicação da ferramenta 5W2H para a elaboração do plano de ações necessárias ao processo de abertura de uma empresa do ramo de condicionadores de ar automotivos. Como metodologia de pesquisa, definiu-se a pesquisa-ação pelo fato de os autores oferecerem as diretivas durante todo o processo de pesquisa. Como principais resultados, destaca-se o mapeamento dos processos necessários à abertura da empresa no setor de refrigeração automotiva e a organização das atividades em forma de planos de ação, possibilitando um melhor entendimento dos fatores relacionados ao surgimento deste empreendimento. Palavras-chave: Gestão Da Qualidade; Ferramentas Da Qualidade; 5W2H; Plano De Ação; Condicionadores De Ar Automotivos.
1. Introdução Segundo Dolabela (2006), de cada 100 empresas abertas no Brasil, 90 fecham nos três anos seguintes à sua criação, devido principalmente à falta de preparo de seus gestores e o planejamento incorreto das ações para funcionamento do negócio. Em muitos casos, o sonho de ter o próprio negócio acaba sucumbindo diante das inúmeras dificuldades encontradas pelas empresas recém nascidas, que poderiam ter sido previstas anteriormente à abertura do empreendimento. Assim, o planejamento para a abertura de uma empresa deve ser detalhado e consistente, contendo informações do que deve ser feito, em um determinado prazo, por quem deve ser executada essa ação e outras informações complementares. Esse planejamento deve ser seguido fielmente a fim de se obter um bom resultado. Dessa forma, a ferramenta 5W2H atua como e no processo estratégico, pois conforme Meira (2003), esta permite, de um forma simples, garantir que as informações básicas e mais fundamentais sejam claramente definidas e as ações propostas sejam minuciosas, porém simplificadas.
3ª SIEF – Semana Internacional das Engenharias da FAHOR 7º Seminário Estadual de Engenharia Mecânica e Industrial
Desta forma, o objetivo deste artigo é promover o uso da ferrmamenta 5W2H para o auxílio no planejamento do negócio, onde a mesma servirá como anteparo para a concepção do plano de ações que norteará e organizará o andamento do processo de abertura da empresa. 2. Revisão da Literatura 2.1 Condicionadores de ar automotivos: cenário atual Os autores Casoti e Goldenstein (2008), mencionam que o automóvel atravessou todo o século XX como um dos bens de consumo mais desejados pela sociedade. O carro tornou-se a materialização simultânea da redução da comodidade, da liberdade para se locomover, da facilidade e do status social. Os autores comentam ainda sobre as diversas transformações em design e a instalação de órios, dentre eles o ar condicionado, que tornaram mais agradáveis e seguras à experiência de dirigir um automóvel. O cenário atual do ramo de climatização automotiva é promissor, segundo Petroski (2005). O mercado automobilístico tem atraído, desde algum tempo, a atenção de diversas montadoras estrangeiras. Com o aumento da competitividade, desenvolveram-se tecnologias, antes consideradas supérfluas e dentre elas o sistema de ar condicionado. Uma pesquisa realizada pelo Departamento de Controle de Trafego de São Paulo indica que o número de carros populares com condicionador de ar está aumentando, em consequência da visão do consumidor e redução do custo deste tipo de equipamento. Desta maneira, cabe citar a observação de Petroski (2005, p. 11) a respeito do mercado de condicionadores de ar: Este progressivo acréscimo de demanda motivou a instalação de fábricas de condicionadores de ar automotivo, proporcionando maior contato desta tecnologia com os profissionais das áreas tecnológicas. Isto promove um aprimoramento do conhecimentode engenharia mecânica, especificamente na área de ciências térmicas.
Diante desta afirmação, fica evidenciado o crescente aumento da demanda por serviços de instalação e manutenção em condicionadores de ar automotivos, foco central de atuação do negócio alvo deste estudo. 2.2 Ferramentas e Gestão da Qualidade Segundo Alves (2004), inicialmente, a qualidade estava conectada ao conceito de atender especificações pré-determinadas de maneira conforme. Ao decorrer dos anos, este conceito evouliu e o conceito de qualidade deixou de estar tão e somente ligado à conformidade, tendo alcançado a visão de satisfação dos clientes. Berry (1992) acrescenta a excelência em qualidade como responsável por distinguir uma empresa de suas concorrentes e considera a qualidade como condição básica para competição. A excelência da qualidade deve começar bem estruturada e para que o programa da qualidade seja bem sucedido, Lins (1993) sugere que os problemas sejam tratados com uma abordagem sistematizada, sendo este, um dos aspectos 3ª SIEF – Semana Internacional das Engenharias da FAHOR 7º Seminário Estadual de Engenharia Mecânica e Industrial
mais importantes. Continuando, o autor defende que tais problemas sejam identificados e analisados por meios metódicos e organizados. Meira (2003) ainda reforça que para se estabelecer um ambiene propício para a melhoria da qualidade, é indispensável o uso de ferramentas que permitam organizar os fatos e dados, transformando-os em informações disponíveis. Considerado um dos gurus da qualidade, Kaoru Ishikawa desenvolveu, na década de 80, um conjunto de ferramentas da qualidade, que são métodos de apoio à resolução de problemas da qualidade (GOMES, 2004). São elas: Diagrama de Pareto; Diagrama de Causa-Efeito (ou espinha de peixe, ou diagrama de Ishikawa); Histogramas; Folhas de Verificação; Cartas de controle; Diagrama de Dispersão; (ou gráficos de dispersão) e os Fluxogramas. Atuando na área de planejamento do ciclo PDCA, a ferramenta a seguir é uma das mais utilizadas para a construção de planos de ação, que será muito útil para o desnvolvimento deste estudo. 2.3 5W2H A ferramenta 5W2H foi criada por profissionais da indústria automobilística do Japão como uma ferramenta auxiliar na utilização do PDCA, principalmente na fase de planejamento. Polacinski (2012) descreve que a ferramenta consiste num plano de ação para atividades pré-estabelecidas que precisem ser desenvolvidas com a maior clareza possível, além de funcionar como um mapeamento dessas atividades. O autor continua discorrendo e ressalta que o objetivo central da ferramenta 5W2H é responder a sete questões e organizá-las. No Quadro 1 são apresentadas as etapas para estruturação da planilha do plano de ação 5W2H.
Fonte – Meira (2003) Quadro1 – Etapas para aplicação do 5W2H
Nota-se que as respostas destas questões estão interligadas e que ao final do preenchimento da planilha, surge um plano de ação detalhado, de fácil compreensão e visualização, que define as ações tomadas, de que maneira serão realizadas e quais os responsáveis pela execução de tais atividades.
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3. Métodos e Técnicas Para a realização do presente trabalho utilizou-se o método da pesquisaação, que consiste no engajamento do pesquisador com o projeto, em busca de soluções práticas para os problemas reais surgidos no decorrer do projeto de pesquisa (TAUCEN apud POLACINSKI et al., 2012). Foram utilizadas as fases da pesquisa-ação Preparatória e Exploratória, onde se definiu o problema de pesquisa que foi a aplicação da ferramenta 5W2H na proposição de planos de ação para abertura de uma empresa, somada à busca por literatura em obras de autores destacados na área de qualidade e ferramentas da qualidade, que culminou com a construção dos planos de ação baseados no planejamento necessário para a abertura de um negócio no ramo de ar condicionado automotivo, no município de Santa Rosa – RS. 4. Resultados e discussões Com a finalidade de organizar o trabalho de planejamento e elaboração dos planos de ação, realizou-se uma reunião entre os sócios fundadores Lucas Roratto e Marcos para definição dos problemas chave durante o processo de abertura do negócio. Assim, elaborou-se o plano de ação, primeiramente estabelecendo-se o problema ou a ação a ser executado, o emprego da ferramenta 5W2H para nortear as ações e as conclusões tiradas após a execução da ferramenta. Assim, os os a serem seguidos até o início das atividades da empresa são listados a seguir: Pesquisar sobre cenário atual da área de ar condicionado automotivo no município de Santa Rosa; Analisar a viabilidade econômica; Buscar capacitação técnica; Providenciar local para instalação; Levantar fornecedores; Reformar o prédio alugado; Comprar equipamentos e ferramentas necessárias; Criar CNPJ. Definidos os problemas, criou-se um modelo de planilha 5W2H padrão para coleta dos dados, a fim de garantir a confiabilidade e consistência das informações levantadas, simutâneas à criação dos planos de ação. No Quadro 2 apresenta-se a planilha modelo utilizada, baseada no modelo proposto por Meira (2003). PROBLEMA: What
Why
Where
When
Who
How
Fonte - Os autores Quadro 2 – Planilha 5W2H utilizada para coleta de dados
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How Much
Para cada ação, aplicou-se esta planilha 5W2H padrão para a elaboração do plano de ação que buscará nortear a execução das ações. Nos próximos quadros, apresentam-se as planilhas preenchidas, contendo os planos de ação propostos pra cada item, bem como o resultado observado em virtude da aplicação da ferramenta. O plano de ação foi elaborado, primeiramente, estabelecendo-se o problema ou a ação a ser executado, o emprego da ferramenta 5W2H para nortear as ações, e as conclusões tiradas após a execução da ferramenta. Primeiramente executou-se uma pesquisa de campo na área de ar condicionado automotivo, na cidade de Santa Rosa e nas cidades vizinhas, conforme o Quadro 3. PROBLEMA: PESQUISA APROFUNDADA DO CAMPO DE TRABALHO NA CIDADE DE SANTA ROSA NA ÁREA DE REFRIGERAÇÃO AUTOMOTIVA What
Why
Where
Pesquisar sobre cenário atual da área de ar condicionado automotivo no município de Santa Rosa
Para estar consciente e bem informado em relação ao novo negócio em questão que se deseja iniciar
Santa Rosa e região
When
28/08/2012 a 12/09/2012
Who
How
How Much
Lucas e Marcos
Pesquisar em guias telefônicos, internet pessoalment e em empresas da região
R$ 50,00 em combustível
Fonte: Os autores Quadro 3 – Pesquisa de campo na área de refrigeração automotiva
Como resultado do plano de ação, verificou-se que na cidade de Santa Rosa existe somente uma empresa que trabalha exclusivamente no ramo de manutenção e instalação de ar condicionado automotivo, e mais três empresas que trabalham com manutenção de ar condicionado automotivo, mas possuem oficina mecânica junto, e por isso, não tem total foco na área. Foi constatado também que nas cidades vizinhas o serviço nesta área é escasso e o preço da manutenção é elevado. Uma vez constatada escassez de serviço nesta área, surgiu-se a necessidade de entender a viabilidade econômica deste negócio, conforme Quadro 4.
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PROBLEMA: PESQUISAR SOBRE A ÁREA DE AR CONDICIONADO AUTOMOTIVO E SUA LUCRATIVIDADE What
Why
Where
Pesquisa sobre viabilidade do negócio
Para retirar dúvidas, aprofundarse no campo de trabalho desejado e para obter uma projeção de lucratividade
Na internet, em oficinas da região, e nas empresas que prestam cursos na área
When
14/09/2012 a 18/09/2012
Who
How
How Much
Lucas e Marcos
Pesquisar na internet, visitar as empresas que trabalham no setor.
R$20,00 em combustível
Fonte – Os autores Quadro 4 – Pesquisa de lucratividade e procura pelo serviço
Conclui-se que, com a especialização correta, fica fácil de trabalhar, pois praticamente o trabalho condiz ao serviço de mecânica geral, porém, com um foco mais centrado na área de ar condicionado. Em relação à demanda, constatou-se que as empresas da região não estão dando conta de todo o serviço, pois possuem um tempo de espera elevado para poder realizar os serviços. Quanto à lucratividade, esta se mostrou muito positiva para esta área. Assim, com as dúvidas já esclarecidas sobre o ramo de atuação, verificou-se a necessidade de adquirir capacitação técnica, para poder fornecer um serviço de qualidade e que satisfaça os clientes. Analisou-se o cenário e optou-se por uma empresa especialista no assunto, localizada na cidade de Porto Alegre. O Quadro 5 mostra o plano de ação construído para solução desta etapa. PROBLEMA: CAPACITAÇÃO TÉCNICA What
Why
Where
Obter capacitação técnica
Para capacitação profissional em manutenção de condicionadores de ar automotivos
Porto Alegre
When
06/09/2012 a 11/09/2012
Who
How
How Much
Lucas e Marcos
Realizar curso especializado no setor de ar condicionado para automóveis
R$3000,00
Fonte – Os autores Quadro 5 – Execução do curso de especialização
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Como resultados deste plano de ação, lista-se a obtenção da capacitação necessária para a realização do serviço na área desejada pela empresa. Com a especialização realizada, focou-se na implementação física da empresa, buscando encontrar um local para instalação do negócio, levando em consideração os fatores de localização, espaço amplo e instalações bem conservadas, conforme o Quadro 6. PROBLEMA: LOCALIZAÇÃO DA EMPRESA
What
Why
Where
When
Who
How
Encontrar local adequado para a instalação da empresa
Para encontrar um local que possibilite a circulação de carros, de fácil o aos clientes e localização estratégica.
Na cidade de Santa Rosa
13/09/2012 a 18/09/2012
Lucas e Marcos
Contato com imobiliárias
How Much
R$ 40,00 em telefone
Fonte – Os autores Quadro 6 – Localização da empresa
A aplicação desta planilha 5W2H resultou no encontro de três lugares que condiziam com as especificações necessárias para a empresa. Após análise decidiu-se pelo local mais adequado. A próxima meta definida foi o levantamento de fornecedores de ferramentas e equipamentos, conforme o Quadro 7. PROBLEMA: ENCONTRAR FORNECEDOR DE EQUIPAMENTOS, FERRAMENTAS E PEÇAS What
Why
Where
When
Who
How
How Much
Levantamento de fornecedores de peças e equipamentos
Para a aquisição de equipamentos e ferramentas e obter um e rápido na compra de peças
Santa Rosa e região
18/09/2012 a 28/09/2012
Lucas
Contato via telefone e pessoalmente
R$ 80,00
Fonte – Os autores Quadro 7 – Levantamento de fornecedores
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Após o contato com várias empresas, estabeleceu-se a quantia de quatro fornecedores principais para a empresa. Dois deles estão localizados em Santa Rosa e fornecerão ferramentas e peças. Os outros dois fornecedores, de outras cidades, serão responsáveis pelo fornecimento de equipamentos e peças. Simultâneo ao processo de levantamento de fornecedores optou-se por realizar as reformas e ajustes necessários no prédio, alugado para a instalação da empresa. Para tal, criou-se o plano de ação mostrado no Quadro 8. PROBLEMA: REFORMAS NO PRÉDIO ALUGADO What
Why
Where
When
Reformas na área da oficina e construção do escritório
Para adequar a estrutura já existente às necessidades do negócio e proporcionar conforto aos colaboradores e clientes
No prédio alugado
18/09/2012 a 28/08/2012
Who
How
How Much
Marcos
Contratar mão de obra especializada para fazer reforma
R$ 1650,00 de mão de obra e material
Fonte – Os autores Quadro 8 – Reforma do prédio alugado
Após o prédio estar em condições para a abertura da empresa, realizam-se os pedidos com os fornecedores anteriormente selecionados, adquirindo o material necessário para início das atividades. No Quadro 9, visualizam-se as ações tomadas para efetuar a compra dos insumos. PROBLEMA: COMPRA DE EQUIPAMENTOS E FERRAMENTAS What
Why
Comprar os equipamentos e as ferramentas necessárias
Obter material necessário para início das atividades
Where
Fornecedores
When
28/09/20 12 a 03/010/2 012
Who
How
How Much
Lucas
Entrar contato com os fornecedores e ando a lista de material
R$ 3200,00 em equipamento e R$ 1400,00 em ferramentas Total: R$4600,00
Fonte – Os autores Quadro 9 – Compra de material
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Com todos os materiais adquiridos, definiu-se a abertura legal da empresa perante a lei com o encaminhamento do CNPJ, conforme mostrado no Quadro 10. PROBLEMA: ABERTURA DO CNPJ DA EMPRESA
What
Why
Where
Legalização da empresa e abertura do CNPJ
Para legalização da empresa, obtendo o aos fornecedores, benefícios bancários
Escritório contábil
When
28/09/2012 a 03/10/2012
Who
How
Marcos
Levar os documentos necessários ao escritório e pedir o encaminhamento do mesmo
How Much
R$ 650,00
Fonte – Os autores Quadro 10 – Abertura do CNPJ
Com a abertura do Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica a empresa habilitou-se para trabalhar legalmente. Ainda, considera-se o fato de que o CNPJ facilita o cadastro com os fornecedores de equipamentos, ferramentas e peças. Também há, implicitamente, um aumento da credibilidade da empresa.
5. Conclusões O surgimento de empreendimentos e o sucesso dos mesmos não depende apenas de excelentes ideias de negócio, mas sim de um mix destas ideias com os conceitos de gestão e panejamento estratégico. Ainda, a qualidade deve estar inclusa neste ciclo, pois acrescenta potencial competitivo às organizações e assim a empresa poderá ser diferenciada em relação às demais. Assim, a utilização das ferramentas da qualidade, em particular do 5W2H, tornam-se relevantes, pois atuam como e ao planejamento, identificação de problemas e resolução de incidentes. Também torna a solução menos complexa, porém com grau elevado de eficácia. O uso correto destas ferramentas possibilita o entendimento e o conhecimento dos processos das empresas, proporcionando uma melhor gestão das mesmas. Desta forma, possibilitou-se com este estudo a oportunidade de desenvolver a utilização de duas ferramentas da qualidade, bem como a abstração do conhecimento ligado ao empreendedorismo. Constatou-se ainda que os planos de ação, se bem aplicados, funcionam de maneira eficiente e organizada, reduzindo as possibiidades de falhas. Como assunto para próximos estudos, sugere-se o mapeamento de todas as atividades durante o funcionamento da empresa estudada, identificando gargalos e soucionando-os por meio da aplicação de ferramentas da qualidade.
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Referências ALVES, S. A. Gestão da Qualidade. Disponível em: < http://www.avm.edu.br/monopdf/9/SUELEN%20DE%20AVELLAR%20FARIA%20DIAS%20A LVES.pdf>. o em: 15 nov. 2012. BERRY, L. Serviços de satisfação máxima: guia prático de ação. Rio de Janeiro: Campus, 1996. CASOTTI, B.; GOLDENSTEIN, M. Panorama do setor automotivo: as mudanças estruturais da indústria e as perspectivas para o Brasil. Disponível em : < http://www.bndes.gov.br/SiteBNDES/export/sites/default/bndes_pt/Galerias/Arquivos/conheci mento/bnset/set2806.pdf>. o em 24 out. 2012. DOLABELA, F. O segredo de Luísa. 30 ed. São Paulo: Editora de Cultura, 2006. GOMES, P. J. P. M. A evolução do conceito de qualidade: dos bens manufaturados aos serviços de informação. Disponível em: < http://eprints.rclis.org/bitstream/10760/10401/1/GomesBAD204.pdf>. o em: 24 nov 2012. LINS, B. F. Ferramentas Básicas da Qualidade. Disponível em http://revista.ibict.br/ciinf/index.php/ciinf/article/view/1190/833>. o em: 01 dez 2012.
<
MEIRA, R. C. As ferramentas para a melhoria da qualidade. Porto Alegre: SEBRAE, 2003. PETROSKI, C. Análise Experimental de Sistemas de Climatização Automotivo. Disponível em: < http://www.biblioteca.pur.br/tede/tde_arquivos/6/TDE-2011-1128T162828Z-1812/Publico/Carlos_Petroski.pdf>. o em: 18 nov 2012. POLACINSKI et al. Implantação dos 5Ss e proposição de um SGQ para uma indústria de erva-mate. Disponível em: < https://www.google.com.br/url?sa=t&rct=j&q=&esrc=s&source=web&cd=1&cad=rja&ved=0C C0QFjAA&url=http%3A%2F%2Fwww.pg.com.br%2F2012%2Fdown.php%3Fid%3D3037 %26q%3D1&ei=afbIUKvPKrLO0QHol4HYBA&usg=AFQjCNG_xK4MiwxLH05YB4kSXiApwYP1g>. o em: 29 nov. 2012.
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Resumo A grande maioria das pessoas acreditam que estabelecer uma empresa e gerenciála hoje no Brasil é algo utópico e está destinado ao fracasso, o qual se concretiza quando o futuro empresário não possui um planejamento sólido e detalhado para o processo de concepção do novo empreendimento. Neste contexto, destaca-se que o referido artigo tem o objetivo de demonstrar a aplicação da ferramenta 5W2H para a elaboração do plano de ações necessárias ao processo de abertura de uma empresa do ramo de condicionadores de ar automotivos. Como metodologia de pesquisa, definiu-se a pesquisa-ação pelo fato de os autores oferecerem as diretivas durante todo o processo de pesquisa. Como principais resultados, destaca-se o mapeamento dos processos necessários à abertura da empresa no setor de refrigeração automotiva e a organização das atividades em forma de planos de ação, possibilitando um melhor entendimento dos fatores relacionados ao surgimento deste empreendimento. Palavras-chave: Gestão Da Qualidade; Ferramentas Da Qualidade; 5W2H; Plano De Ação; Condicionadores De Ar Automotivos.
1. Introdução Segundo Dolabela (2006), de cada 100 empresas abertas no Brasil, 90 fecham nos três anos seguintes à sua criação, devido principalmente à falta de preparo de seus gestores e o planejamento incorreto das ações para funcionamento do negócio. Em muitos casos, o sonho de ter o próprio negócio acaba sucumbindo diante das inúmeras dificuldades encontradas pelas empresas recém nascidas, que poderiam ter sido previstas anteriormente à abertura do empreendimento. Assim, o planejamento para a abertura de uma empresa deve ser detalhado e consistente, contendo informações do que deve ser feito, em um determinado prazo, por quem deve ser executada essa ação e outras informações complementares. Esse planejamento deve ser seguido fielmente a fim de se obter um bom resultado. Dessa forma, a ferramenta 5W2H atua como e no processo estratégico, pois conforme Meira (2003), esta permite, de um forma simples, garantir que as informações básicas e mais fundamentais sejam claramente definidas e as ações propostas sejam minuciosas, porém simplificadas.
3ª SIEF – Semana Internacional das Engenharias da FAHOR 7º Seminário Estadual de Engenharia Mecânica e Industrial
Desta forma, o objetivo deste artigo é promover o uso da ferrmamenta 5W2H para o auxílio no planejamento do negócio, onde a mesma servirá como anteparo para a concepção do plano de ações que norteará e organizará o andamento do processo de abertura da empresa. 2. Revisão da Literatura 2.1 Condicionadores de ar automotivos: cenário atual Os autores Casoti e Goldenstein (2008), mencionam que o automóvel atravessou todo o século XX como um dos bens de consumo mais desejados pela sociedade. O carro tornou-se a materialização simultânea da redução da comodidade, da liberdade para se locomover, da facilidade e do status social. Os autores comentam ainda sobre as diversas transformações em design e a instalação de órios, dentre eles o ar condicionado, que tornaram mais agradáveis e seguras à experiência de dirigir um automóvel. O cenário atual do ramo de climatização automotiva é promissor, segundo Petroski (2005). O mercado automobilístico tem atraído, desde algum tempo, a atenção de diversas montadoras estrangeiras. Com o aumento da competitividade, desenvolveram-se tecnologias, antes consideradas supérfluas e dentre elas o sistema de ar condicionado. Uma pesquisa realizada pelo Departamento de Controle de Trafego de São Paulo indica que o número de carros populares com condicionador de ar está aumentando, em consequência da visão do consumidor e redução do custo deste tipo de equipamento. Desta maneira, cabe citar a observação de Petroski (2005, p. 11) a respeito do mercado de condicionadores de ar: Este progressivo acréscimo de demanda motivou a instalação de fábricas de condicionadores de ar automotivo, proporcionando maior contato desta tecnologia com os profissionais das áreas tecnológicas. Isto promove um aprimoramento do conhecimentode engenharia mecânica, especificamente na área de ciências térmicas.
Diante desta afirmação, fica evidenciado o crescente aumento da demanda por serviços de instalação e manutenção em condicionadores de ar automotivos, foco central de atuação do negócio alvo deste estudo. 2.2 Ferramentas e Gestão da Qualidade Segundo Alves (2004), inicialmente, a qualidade estava conectada ao conceito de atender especificações pré-determinadas de maneira conforme. Ao decorrer dos anos, este conceito evouliu e o conceito de qualidade deixou de estar tão e somente ligado à conformidade, tendo alcançado a visão de satisfação dos clientes. Berry (1992) acrescenta a excelência em qualidade como responsável por distinguir uma empresa de suas concorrentes e considera a qualidade como condição básica para competição. A excelência da qualidade deve começar bem estruturada e para que o programa da qualidade seja bem sucedido, Lins (1993) sugere que os problemas sejam tratados com uma abordagem sistematizada, sendo este, um dos aspectos 3ª SIEF – Semana Internacional das Engenharias da FAHOR 7º Seminário Estadual de Engenharia Mecânica e Industrial
mais importantes. Continuando, o autor defende que tais problemas sejam identificados e analisados por meios metódicos e organizados. Meira (2003) ainda reforça que para se estabelecer um ambiene propício para a melhoria da qualidade, é indispensável o uso de ferramentas que permitam organizar os fatos e dados, transformando-os em informações disponíveis. Considerado um dos gurus da qualidade, Kaoru Ishikawa desenvolveu, na década de 80, um conjunto de ferramentas da qualidade, que são métodos de apoio à resolução de problemas da qualidade (GOMES, 2004). São elas: Diagrama de Pareto; Diagrama de Causa-Efeito (ou espinha de peixe, ou diagrama de Ishikawa); Histogramas; Folhas de Verificação; Cartas de controle; Diagrama de Dispersão; (ou gráficos de dispersão) e os Fluxogramas. Atuando na área de planejamento do ciclo PDCA, a ferramenta a seguir é uma das mais utilizadas para a construção de planos de ação, que será muito útil para o desnvolvimento deste estudo. 2.3 5W2H A ferramenta 5W2H foi criada por profissionais da indústria automobilística do Japão como uma ferramenta auxiliar na utilização do PDCA, principalmente na fase de planejamento. Polacinski (2012) descreve que a ferramenta consiste num plano de ação para atividades pré-estabelecidas que precisem ser desenvolvidas com a maior clareza possível, além de funcionar como um mapeamento dessas atividades. O autor continua discorrendo e ressalta que o objetivo central da ferramenta 5W2H é responder a sete questões e organizá-las. No Quadro 1 são apresentadas as etapas para estruturação da planilha do plano de ação 5W2H.
Fonte – Meira (2003) Quadro1 – Etapas para aplicação do 5W2H
Nota-se que as respostas destas questões estão interligadas e que ao final do preenchimento da planilha, surge um plano de ação detalhado, de fácil compreensão e visualização, que define as ações tomadas, de que maneira serão realizadas e quais os responsáveis pela execução de tais atividades.
3ª SIEF – Semana Internacional das Engenharias da FAHOR 7º Seminário Estadual de Engenharia Mecânica e Industrial
3. Métodos e Técnicas Para a realização do presente trabalho utilizou-se o método da pesquisaação, que consiste no engajamento do pesquisador com o projeto, em busca de soluções práticas para os problemas reais surgidos no decorrer do projeto de pesquisa (TAUCEN apud POLACINSKI et al., 2012). Foram utilizadas as fases da pesquisa-ação Preparatória e Exploratória, onde se definiu o problema de pesquisa que foi a aplicação da ferramenta 5W2H na proposição de planos de ação para abertura de uma empresa, somada à busca por literatura em obras de autores destacados na área de qualidade e ferramentas da qualidade, que culminou com a construção dos planos de ação baseados no planejamento necessário para a abertura de um negócio no ramo de ar condicionado automotivo, no município de Santa Rosa – RS. 4. Resultados e discussões Com a finalidade de organizar o trabalho de planejamento e elaboração dos planos de ação, realizou-se uma reunião entre os sócios fundadores Lucas Roratto e Marcos para definição dos problemas chave durante o processo de abertura do negócio. Assim, elaborou-se o plano de ação, primeiramente estabelecendo-se o problema ou a ação a ser executado, o emprego da ferramenta 5W2H para nortear as ações e as conclusões tiradas após a execução da ferramenta. Assim, os os a serem seguidos até o início das atividades da empresa são listados a seguir: Pesquisar sobre cenário atual da área de ar condicionado automotivo no município de Santa Rosa; Analisar a viabilidade econômica; Buscar capacitação técnica; Providenciar local para instalação; Levantar fornecedores; Reformar o prédio alugado; Comprar equipamentos e ferramentas necessárias; Criar CNPJ. Definidos os problemas, criou-se um modelo de planilha 5W2H padrão para coleta dos dados, a fim de garantir a confiabilidade e consistência das informações levantadas, simutâneas à criação dos planos de ação. No Quadro 2 apresenta-se a planilha modelo utilizada, baseada no modelo proposto por Meira (2003). PROBLEMA: What
Why
Where
When
Who
How
Fonte - Os autores Quadro 2 – Planilha 5W2H utilizada para coleta de dados
3ª SIEF – Semana Internacional das Engenharias da FAHOR 7º Seminário Estadual de Engenharia Mecânica e Industrial
How Much
Para cada ação, aplicou-se esta planilha 5W2H padrão para a elaboração do plano de ação que buscará nortear a execução das ações. Nos próximos quadros, apresentam-se as planilhas preenchidas, contendo os planos de ação propostos pra cada item, bem como o resultado observado em virtude da aplicação da ferramenta. O plano de ação foi elaborado, primeiramente, estabelecendo-se o problema ou a ação a ser executado, o emprego da ferramenta 5W2H para nortear as ações, e as conclusões tiradas após a execução da ferramenta. Primeiramente executou-se uma pesquisa de campo na área de ar condicionado automotivo, na cidade de Santa Rosa e nas cidades vizinhas, conforme o Quadro 3. PROBLEMA: PESQUISA APROFUNDADA DO CAMPO DE TRABALHO NA CIDADE DE SANTA ROSA NA ÁREA DE REFRIGERAÇÃO AUTOMOTIVA What
Why
Where
Pesquisar sobre cenário atual da área de ar condicionado automotivo no município de Santa Rosa
Para estar consciente e bem informado em relação ao novo negócio em questão que se deseja iniciar
Santa Rosa e região
When
28/08/2012 a 12/09/2012
Who
How
How Much
Lucas e Marcos
Pesquisar em guias telefônicos, internet pessoalment e em empresas da região
R$ 50,00 em combustível
Fonte: Os autores Quadro 3 – Pesquisa de campo na área de refrigeração automotiva
Como resultado do plano de ação, verificou-se que na cidade de Santa Rosa existe somente uma empresa que trabalha exclusivamente no ramo de manutenção e instalação de ar condicionado automotivo, e mais três empresas que trabalham com manutenção de ar condicionado automotivo, mas possuem oficina mecânica junto, e por isso, não tem total foco na área. Foi constatado também que nas cidades vizinhas o serviço nesta área é escasso e o preço da manutenção é elevado. Uma vez constatada escassez de serviço nesta área, surgiu-se a necessidade de entender a viabilidade econômica deste negócio, conforme Quadro 4.
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PROBLEMA: PESQUISAR SOBRE A ÁREA DE AR CONDICIONADO AUTOMOTIVO E SUA LUCRATIVIDADE What
Why
Where
Pesquisa sobre viabilidade do negócio
Para retirar dúvidas, aprofundarse no campo de trabalho desejado e para obter uma projeção de lucratividade
Na internet, em oficinas da região, e nas empresas que prestam cursos na área
When
14/09/2012 a 18/09/2012
Who
How
How Much
Lucas e Marcos
Pesquisar na internet, visitar as empresas que trabalham no setor.
R$20,00 em combustível
Fonte – Os autores Quadro 4 – Pesquisa de lucratividade e procura pelo serviço
Conclui-se que, com a especialização correta, fica fácil de trabalhar, pois praticamente o trabalho condiz ao serviço de mecânica geral, porém, com um foco mais centrado na área de ar condicionado. Em relação à demanda, constatou-se que as empresas da região não estão dando conta de todo o serviço, pois possuem um tempo de espera elevado para poder realizar os serviços. Quanto à lucratividade, esta se mostrou muito positiva para esta área. Assim, com as dúvidas já esclarecidas sobre o ramo de atuação, verificou-se a necessidade de adquirir capacitação técnica, para poder fornecer um serviço de qualidade e que satisfaça os clientes. Analisou-se o cenário e optou-se por uma empresa especialista no assunto, localizada na cidade de Porto Alegre. O Quadro 5 mostra o plano de ação construído para solução desta etapa. PROBLEMA: CAPACITAÇÃO TÉCNICA What
Why
Where
Obter capacitação técnica
Para capacitação profissional em manutenção de condicionadores de ar automotivos
Porto Alegre
When
06/09/2012 a 11/09/2012
Who
How
How Much
Lucas e Marcos
Realizar curso especializado no setor de ar condicionado para automóveis
R$3000,00
Fonte – Os autores Quadro 5 – Execução do curso de especialização
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Como resultados deste plano de ação, lista-se a obtenção da capacitação necessária para a realização do serviço na área desejada pela empresa. Com a especialização realizada, focou-se na implementação física da empresa, buscando encontrar um local para instalação do negócio, levando em consideração os fatores de localização, espaço amplo e instalações bem conservadas, conforme o Quadro 6. PROBLEMA: LOCALIZAÇÃO DA EMPRESA
What
Why
Where
When
Who
How
Encontrar local adequado para a instalação da empresa
Para encontrar um local que possibilite a circulação de carros, de fácil o aos clientes e localização estratégica.
Na cidade de Santa Rosa
13/09/2012 a 18/09/2012
Lucas e Marcos
Contato com imobiliárias
How Much
R$ 40,00 em telefone
Fonte – Os autores Quadro 6 – Localização da empresa
A aplicação desta planilha 5W2H resultou no encontro de três lugares que condiziam com as especificações necessárias para a empresa. Após análise decidiu-se pelo local mais adequado. A próxima meta definida foi o levantamento de fornecedores de ferramentas e equipamentos, conforme o Quadro 7. PROBLEMA: ENCONTRAR FORNECEDOR DE EQUIPAMENTOS, FERRAMENTAS E PEÇAS What
Why
Where
When
Who
How
How Much
Levantamento de fornecedores de peças e equipamentos
Para a aquisição de equipamentos e ferramentas e obter um e rápido na compra de peças
Santa Rosa e região
18/09/2012 a 28/09/2012
Lucas
Contato via telefone e pessoalmente
R$ 80,00
Fonte – Os autores Quadro 7 – Levantamento de fornecedores
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Após o contato com várias empresas, estabeleceu-se a quantia de quatro fornecedores principais para a empresa. Dois deles estão localizados em Santa Rosa e fornecerão ferramentas e peças. Os outros dois fornecedores, de outras cidades, serão responsáveis pelo fornecimento de equipamentos e peças. Simultâneo ao processo de levantamento de fornecedores optou-se por realizar as reformas e ajustes necessários no prédio, alugado para a instalação da empresa. Para tal, criou-se o plano de ação mostrado no Quadro 8. PROBLEMA: REFORMAS NO PRÉDIO ALUGADO What
Why
Where
When
Reformas na área da oficina e construção do escritório
Para adequar a estrutura já existente às necessidades do negócio e proporcionar conforto aos colaboradores e clientes
No prédio alugado
18/09/2012 a 28/08/2012
Who
How
How Much
Marcos
Contratar mão de obra especializada para fazer reforma
R$ 1650,00 de mão de obra e material
Fonte – Os autores Quadro 8 – Reforma do prédio alugado
Após o prédio estar em condições para a abertura da empresa, realizam-se os pedidos com os fornecedores anteriormente selecionados, adquirindo o material necessário para início das atividades. No Quadro 9, visualizam-se as ações tomadas para efetuar a compra dos insumos. PROBLEMA: COMPRA DE EQUIPAMENTOS E FERRAMENTAS What
Why
Comprar os equipamentos e as ferramentas necessárias
Obter material necessário para início das atividades
Where
Fornecedores
When
28/09/20 12 a 03/010/2 012
Who
How
How Much
Lucas
Entrar contato com os fornecedores e ando a lista de material
R$ 3200,00 em equipamento e R$ 1400,00 em ferramentas Total: R$4600,00
Fonte – Os autores Quadro 9 – Compra de material
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Com todos os materiais adquiridos, definiu-se a abertura legal da empresa perante a lei com o encaminhamento do CNPJ, conforme mostrado no Quadro 10. PROBLEMA: ABERTURA DO CNPJ DA EMPRESA
What
Why
Where
Legalização da empresa e abertura do CNPJ
Para legalização da empresa, obtendo o aos fornecedores, benefícios bancários
Escritório contábil
When
28/09/2012 a 03/10/2012
Who
How
Marcos
Levar os documentos necessários ao escritório e pedir o encaminhamento do mesmo
How Much
R$ 650,00
Fonte – Os autores Quadro 10 – Abertura do CNPJ
Com a abertura do Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica a empresa habilitou-se para trabalhar legalmente. Ainda, considera-se o fato de que o CNPJ facilita o cadastro com os fornecedores de equipamentos, ferramentas e peças. Também há, implicitamente, um aumento da credibilidade da empresa.
5. Conclusões O surgimento de empreendimentos e o sucesso dos mesmos não depende apenas de excelentes ideias de negócio, mas sim de um mix destas ideias com os conceitos de gestão e panejamento estratégico. Ainda, a qualidade deve estar inclusa neste ciclo, pois acrescenta potencial competitivo às organizações e assim a empresa poderá ser diferenciada em relação às demais. Assim, a utilização das ferramentas da qualidade, em particular do 5W2H, tornam-se relevantes, pois atuam como e ao planejamento, identificação de problemas e resolução de incidentes. Também torna a solução menos complexa, porém com grau elevado de eficácia. O uso correto destas ferramentas possibilita o entendimento e o conhecimento dos processos das empresas, proporcionando uma melhor gestão das mesmas. Desta forma, possibilitou-se com este estudo a oportunidade de desenvolver a utilização de duas ferramentas da qualidade, bem como a abstração do conhecimento ligado ao empreendedorismo. Constatou-se ainda que os planos de ação, se bem aplicados, funcionam de maneira eficiente e organizada, reduzindo as possibiidades de falhas. Como assunto para próximos estudos, sugere-se o mapeamento de todas as atividades durante o funcionamento da empresa estudada, identificando gargalos e soucionando-os por meio da aplicação de ferramentas da qualidade.
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<
MEIRA, R. C. As ferramentas para a melhoria da qualidade. Porto Alegre: SEBRAE, 2003. PETROSKI, C. Análise Experimental de Sistemas de Climatização Automotivo. Disponível em: < http://www.biblioteca.pur.br/tede/tde_arquivos/6/TDE-2011-1128T162828Z-1812/Publico/Carlos_Petroski.pdf>. o em: 18 nov 2012. POLACINSKI et al. Implantação dos 5Ss e proposição de um SGQ para uma indústria de erva-mate. Disponível em: < https://www.google.com.br/url?sa=t&rct=j&q=&esrc=s&source=web&cd=1&cad=rja&ved=0C C0QFjAA&url=http%3A%2F%2Fwww.pg.com.br%2F2012%2Fdown.php%3Fid%3D3037 %26q%3D1&ei=afbIUKvPKrLO0QHol4HYBA&usg=AFQjCNG_xK4MiwxLH05YB4kSXiApwYP1g>. o em: 29 nov. 2012.
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