Audit Internal 34g11

AUDIT INTERNAL SISTEM MANAJEMEN MUTU LABORATORIUM

SNI ISO / IEC 17025 : 2008

Disampaikan oleh Titin Mahardini Pelatihan Audit Internal SNI ISO/IEC 17025 : 2008 Balai Besar Industri Agro, 9-10 Oktober 2012, Bogor

I. Pendahuluan

• • • • • •

II. Audit Internal

• • • • • •

III. Pelaporan & Verifikasi

Pengantar ISO/IEC 17025:2008 Definisi Audit Tujuan Audit Kegunaan Kebijakan Audit Jenis-jenis Audit

Pengorganisasian Perencanaan Checklist Audit Tehnik Audit Komunikasi dalam Audit Pelaksanaan/Implementasi Audit

• Pelaporan Hasil Audit • Tindak Lanjut Tindakan Perbaikan • Verifikasi Hasil Audit

Pendahuluan

• • • • • •

Pengantar ISO/IEC 17025:2008 Definisi Audit Tujuan Audit Kegunaan Kebijakan Audit Jenis-jenis Audit

ISO/IEC 17025: 2005 butir 4.2.1 dinyatakan bahwa

Laboratorium harus mengimplementasikan dan memelihara sistem manajemen untuk laboratorium pengujian dan / atau kalibrasi sesuai dengan kegiatan yang dilakukan.

ISO/IEC 17025: 2005 butir 4.14 mensyaratkan Laboratorium secara berkala dan sesuai program melakukan audit internal untuk memverifikasi bahwa kegiatan laboratorium tersebut telah sesuai dengan persyaratan sistem manajemen.

1. Ruang lingkup 2. Acuan Normatif 3. Istilah dan Definisi 4. Persyaratan Manajemen (15 butir) 5. Persyaratan Teknis (10 butir )

BBIA

5

4. Persyaratan Manajemen 4.1 Organisasi 4.2 Sistem Manajemen 4.3 Pengendalian Dokumen 4.4 Kaji Ulang Permintaan, Tender dan Kontrak 4.5 Subkontrak Pengujian 4.6 Pembelian Jasa dan Perbekalan 4.7 Pelayanan Kepada Pelanggan 4.8 Pengaduan 4.9 Pengendalian Pekerjaan yang Tidak Sesuai 4.10 Peningkatan BBIA

6

4. Persyaratan Manajemen (... lanjutan) 4.11 4.12 4.13 4.14 4.15

Tindakan Perbaikan Tindakan Pencegahan Pengendalian Rekaman Audit Internal Kaji Ulang Manajemen

BBIA

7

5. Persyaratan Teknis 5.1 5.2 5.3 5.4

Umum Personel Kondisi Akomodasi dan Kondisi Lingkungan Metode Pengujian/Kalibrasi dan Validasi Metode 5.5 Peralatan 5.6 Ketertelusuran Pengukuran 5.7 Pengambilan Contoh (Sample) 5.8 Penanganan Barang Yang Diuji/kalibrasi 5.9 Jaminan Mutu Hasil Pengujian/kalibrasi 5.10 Pelaporan Hasil BBIA

8

Definisi Audit Sebuah proses yang sistematik, independen, dan didokumentasikan, untuk memperoleh dan mengevaluasi fakta secara obyektif untuk menentukan sejauh mana kriteria audit dapat dipenuhi Pemeriksaan sistematik

Pemeriksaan yang didokumentasikan Pemeriksaan yang independen

Pengumpulan fakta Evaluasi fakta (secara obyektif)

Penentuan sejauh mana prosedur yang telah didokumentasikan dan/atau kriteria audit telah dipenuhi PEMERIKSAAN “KESEHATAN” DARI SEBUAH SISTEM

DEFINISI Sistem Set unsur-unsur yang saling terkait atau interaksi (ISO 9000). Sistem Manajemen Sistem untuk menetapkan kebijakan, tujuan dan untuk mencapai tujuan itu (ISO 9000).

Manajemen Mutu Sistem manajemen untuk mengarahkan dan mengendalikan organisasi dalam hal mutu (ISO 9000). Pemastian Mutu Bagian manajemen mutu yang memperhatikan pencapaian persyaratan mutu (ISO 9000).

DEFINISI Audit Mutu

Proses yang sistimatik, mandiri dan terdokumentasi untuk memperoleh bukti audit dan menilainya secara obyektif dan untuk menentukan sejauh mana kriteria audit telah dipenuhi (ISO 9000). Kriteria Audit Set kebijakan, prosedur atau persyaratan yang dipakai sebagai acuan (ISO 9000). Perbaikan & Tindakan Perbaikan Tindakan menghilangkan penyebab ketidaksesuaian atau situasi lain yang tidak dikehendaki Tindakan Perbaikan : …………………..‘supaya tidak terulang kembali’, penyelesaian akar masalah Tindakan Pencegahan Tindakan menghilangkan penyebab potensi ketidaksesuaian atau situasi potensi lainnya yang tidak dikehendaki (ISO 9000).

TUJUAN AUDIT INTERNAL

• Memverifikasi bahwa kegiatan laboratorium dilakukan secara kontinu sesuai persyaratan sistem manajemen . • Memeriksa pemenuhan sistem manajemen dengan persyaratan ISO/IEC 17025 : 2008 atau kesesuaiannya dengan kriteria lain yang relevan. • Memeriksa kesesuaian semua kebijakan dinyatakan dalam Panduan Mutu dan dokumen-dokumen lain yang terkait terhadap implementasinya diseluruh tingkatan kerja. • Ketidaksesuaian yang ditemukan dalam audit internal sebagai informasi yang berharga untuk meningkatkan sistem manajemen laboratorium dan sebagai masukan pada kaji ulang manajemen.

APA YANG DIAUDIT ? Sistem manajemen Lebih utama diarahkan kepada konsistensi penerapan prosedur berkaitan dengan kegiatan manajemen dan istrasi yang dilakukan pada pengoperasian laboratorium.

Aspek teknis Audit internal untuk aspek ini lebih di arahkan pada kegiatan teknis yang berkaitan dengan kinerja dalam pelaksanaan pengujian/kalibrasi.

Kegunaan  Merumuskan bidang yang kuat dan lemah dari laboratorium.

 Membantu memutuskan bentuk perbaikan yang diperlukan laboratorium.  Menjamin sistem mutu diterapkan secara konsisten

BBIA

14

KEBIJAKAN AUDIT • Pimpinan harus menjelaskan/memberi tahu – Mengapa audit diperlukan – Bagaimana kebijakannya akan diterapkan – Bagimana tindakan akan diambil terhadap temuan-temuan.

• Setiap orang yang terlibat harus diberitahu • Setiap personel yang terlibat dalam pelaksanaan audit internal memahami tentang filosofi audit.

Jenis Audit Audit Pihak Pertama Audit yang dilakukan oleh suatu organisasi terhadap dirinya sendiri (AUDIT INTERNAL)

Audit Pihak Kedua Audit yang dilakukan oleh pelanggan atau pihak lain yang memiliki kepentingan terhadap produk atau pelayanan dari suatu organisasi

Audit Pihak Ketiga Audit yang dilakukan oleh pihak yang independen dari organisasi yang diaudit,

oleh pihak ketiga yang tidak memihak, yang biasanya digunakan untuk kepentingan sertifikasi, registrasi atau kesesuaian terhadap regulasi tertentu

Mengapa Audit harus terprogram ? Karena : • Melibatkan dua pihak yang akan terlibat (auditor dan auditee) sehingga waktu yang tepat & disepakati dapat ditentukan. • Semua aspek sistem manajemen & teknis harus teraudit semuanya minimal 1 tahun sekali. • Hasil audit harus dapat dijadikan masukan yang berharga bagi peningkatan efektifitas sistem manajemen.

•

Audit harus direncanakan untuk memastikan bahwa : – Tujuan manajemen yang ditetapkan, dalam Sistem Manajemen tercapai. – Seluruh personil, pada setiap tingkatan melaksanakan tugas dan tanggung jawab yang dibebankan kepadanya secara memadai. – Prosedur yang dirinci dalam sistem manajemen mutu diikuti.

•

Audit harus dirancang untuk tujuan menilai pencapaian kesesuaian terhadap persyaratan bagi seluruh unsur sistim manajemen, dan harus disajikan untuk memeriksa kemampuan dan integritas manajemen serta personil laboratorium pada setiap tingkatan.

Audit Internal

• Pengorganisasian • Perencanaan • Checklist Audit • Tehnik Audit • Komunikasi dalam Audit • Pelaksanaan/Implementasi Audit

PENGORGANISASIAN 1.

Pada umumnya Manajer Mutu sebagai manajer program audit dan kadang-kadang sebagai “lead auditor” – Manajer Mutu bertanggung jawab untuk menjamin audit dilaksanakan sesuai rencana yang dibuat – Dilaksanakan sesuai prosedur laboratorium yang terdokumentasi

2.

Diprogramkan sehingga untuk setiap elemen dari sistem manajemen paling sedikit diperiksa satu kali pertahun. Untuk laboratorium yang besar dapat diprogram untuk setiap elemen sistem manajemen dari bidang-bidang berbeda dapat diselesaikan dalam satu tahun.

3.

Audit dilakukan oleh personel yang paham teknik audit dan sebaiknya personel tersebut sudah mengikuti pelatihan teknik dan proses audit.

PENGORGANISASIAN 4.

Manajer Mutu dapat mendelegasikan tugas pelaksanaan audit kepada personil yang familier dengan sistem manajemen laboratorium dan persyaratan akreditasi.

5.

Pada laboratorium yang besar sebaiknya pelaksanaan audit dilakukan oleh tim sesuai ruang lingkup laboratorium dengan dikendalikan oleh manajer mutu.

6.

Pada laboratorium yang kecil dapat dilakukan oleh manajer mutu saja. meskipun demikian, manajemen harus menjamin bahwa fungsi mutu dilakukan dengan memuaskan.

7.

Auditor sebaiknya independen dari kegiatan yang diaudit. Personel tidak boleh mengaudit kegiatannya sendiri.

PERENCANAAN

1. Manajer Mutu menyusun rencana audit harus mencakup :  kriteria audit;  jadwal audit;  dokumen acuan (panduan mutu, prosedur, dll) dan;  anggota tim audit.

2. Tiap auditor mempunyai tugas mengaudit elemen sistem manajemen atau bagian organisasi yang mempunyai keahlian teknis dari bagian yang diaudit.

PERENCANAAN 3. Dokumen yang dibutuhkan saat audit :  SNI ISO/IEC 17025: 2008 sebagai acuan  Panduan Mutu laboratorium dan dokumen-dokumen lain Checklist yang digunakan mengevaluasi elemen sistem manajemen  Form pelaporan observasi audit, misal : form ketidak sesuaian atau form permintaan tindakan perbaikan (CAR - Correcttion action request). 4. Jadwal waktu audit disusun oleh tiap auditor dan disepakati oleh

auditi untuk menjamin kelancaran dan progres sistematik dari pelaksanaan audit. 5. Sebelumnya dilakukan pemeriksaan terhadap kaji ulang manajemen, metode, laporan audit terdahulu, untuk memeriksa kesesuaian dengan kriteria sistem.

Checklist Audit Merupakan – Refleksi tujuan audit – Mencakup semua aspek fungsi aktifitas yang akan diaudit. – Bisa berbentuk standar, atau spesifik Maksud Penggunaan Checklist – Untuk mempersiapkan rancangan kerja audit – Mengenal dan menghubungkan lingkup audit – Untuk meyakinkan bahwa semua aspek teraudit Persiapan Checklist Temukan : – Keperluan standar internal – Unsur-unsur kunci dari kebijakan atau prosedur internal – Tindakan-tindakan kunci – Catatan-catatan mutu yang dipelihara – Dokumentasi sistem manajemen yang diperlukan

TEHNIK AUDIT •

Dalam melaksanakan tugasnya auditor harus mengumpulkan informasi yang benar dan lengkap, oleh karena itu auditor harus mampu mengembangkan tehnik audit yaitu menguasai komunikasi yang efektif dengan auditi, auditor harus mampu mengembangkan pertanyaan-pertanyaan dan menerapkan pendengaran aktif.

•

Ada enam pertanyaan yang lazim dipakai untuk mengumpulkan informasi yaitu : – – – – – – –

Apa Dimana Kapan Mengapa Bagaimana Siapa Mana

Tanya :

• • • • • • •

Apa yang sedang anda kerjakan ? Mengapa hal itu dikerjakan ? Siapa yang bertanggung jawab mengerjakannya ? Bagaimana anda mengerjakannya ? Dimana anda melaksanakannya ? Kapan anda melakukannya ? Mana buktinya ?

Selanjutnya

• • •

Minta prosedur yang menguraikan informasi tersebut Amati apakah prosedur tersebut diikuti Periksa catatan-catatan yang membuktikan bahwa prosedur tersebut diikuti

Segitiga audit

Periksa

Amati

Tanya

BENTUK PERTANYAAN

3 BENTUK PERTANYAAN YANG HARUS DIKEMBANGKAN

Pertanyaan Terbuka Pertanyaan Menyelidik Pertanyaan Tertutup

Pertanyaan Terbuka

• Mengajak audit berbicara bebas Contoh : Bisa anda ceritakan pada saya …. Bagaimana …. • Hati-hati untuk mencegah auditi terlalu banyak berbicara.

PERTANYAAN MENYELIDIK

• Ikuti jawaban auditi atau pusatkan pertanyaan pada hal yang lebih khusus. • Buat pertanyaan untuk menyelidiki informasi yang lebih mendalam. PERTANYAAN TERTUTUP

• Digunakan untuk menetapkan fakta khusus. • Biasanya dijawab dengan jawaban Ya/tidak. • Penggunaannya jarang/hanya kalau diperlukan untuk meyakinkan kesimpulan.

PERTANYAAN YANG HARUS DIHINDARKAN • Bentuk pertanyaan halus/tidak tegas • Yang mengurangi tujuan audit • Pertanyaan yang tidak jelas atau mengandung arti ganda. • Pertanyaan yang sifatnya mengejek atau menghina • Pertanyaan yang bersifat memimpin • Pertanyaan yang bersifat menipu

CARA PENDENGARAN AKTIF 1. 2. 3. 4. 5.

Jangan bercakap-cakap Jangan takut karena diam Hindarkan selingan-selingan Mahir dalam mengembangkan pertanyaan-petanyaan Berikan dukungan untuk perolehan informasi yang lebih mendalam 6. , Uji Kembali pemahaman anda 7. Periksa 8. Rangkumkan untuk memeriksa saling pengertian 9. Rangkaian persetujuan 10. Amati dengan cermat 11. Capai target 12. Netralkan perasaan anda Sekitar 70% waktu dipakai untuk mendengarkan dan mengumpulkan informasi

SIAPAKAH AUDITOR ITU Auditor harus terlatih, bebas dari bagian yang diauditnya, dilengkapi dengan prosedur yang cukup, ditunjang dengan kewenangan yang memadai untuk melakukan audit.

MUTU AUDITOR Auditor harus : – Komunikator yang baik – Bijaksana dan diplomatis

Tetapi – Tegas dan ulet – Dapat menimbang penyimpangan temuan yang berarti. – Mampu memutuskan prioritas temuan

AUDITOR HARUS

• Terus memikirkan dan berusaha untuk mencapai tujuan audit. • Melakukan audit dengan pendekatan obyektif dan adil. • Selalu berada dalam lingkup wewenang yang ditentukan. • Tidak bersifat menyerang, sopan dan mengikuti etika. • Menggunakan protokol yang normal. • Memperlihatkan sikap yang menimbulkan perasaan pada auditi bahwa auditnya bermanfaat. • Memberikan kritik membangun.

Tingkah Laku Auditor PERSYARATAN DASAR UNTUK TIM

• Cerdik • Bijaksana dan diplomatis TINGKAH LAKU PERORANGAN

• Tingkah laku Pasif • Tingkah laku Agressif • Tingkah laku Asertif

TINGKAH LAKU PASIF

• Tidak dapat mempertahankan pendapat atau haknya. • Sulit mengekspresikan keinginan, pandangan dan perasaannya. • Kurang jujur dan tidak percaya diri. • Berusaha menghindari pertentangan, melainkan berusaha menyenangkan dan menentramkan orang lain.

TINGKAH LAKU AGRESIF

• Teguh dalam mempertahankan pendapat. • Tidak/dapat melanggar hak orang lain. • Mampu mengekspresikan kebutuhan, keinginan, pandangan dan perasaannya dengan cara yang layak. • Mengabaikan, tidak berkenan, atau melupakan kebutuhan atau keinginan, pandangan, dan perasaan orang lain. • Bertujuan untuk menang, bila perlu dengan biaya/resiko orang lain.

TINGKAH LAKU ASERTIF

• Teguh dalam mempertahankan pendapat. • Tidak melanggar hak orang lain. • Mengekspresikan keinginan, kebutuhan, pandangan serta perasaannya dengan baik. • Langsung dan jujur.

• Berusaha menunjang kebutuhan, dan tujuan dan keinginan kelompok. Tingkah laku yang seharusnya dimiliki oleh seorang auditor

RINTANGAN PSIKOLOGIS – Keadaan konfrontasi – Faktor-faktor pribadi – Faktor- faktor komunikasi

– Auditor

kebutuhan yang diaudit

– Auditor

nilai yang diaudit

– Auditor

perasaan yang diaudit

11. Komunikasi Audit

Faktor-faktor yang mempengaruhi hubungan auditor dan auditi dapat dikelompokkan dalam :

 Peran. Sesuai dengan fungsinya, auditor mempunyai kewenangan untuk melakukan verifikasi terhadap auditi. Dan auditi mempunyai kewajiban memberikan informasi dan melayani auditor Situasi ini memberikan keuntungan bagi auditor berupa “conformity pressure” kepada auditi BBIA

40

lanjutan …

 Image. Image positif adalah bahwa seorang auditor harus jujur, tegas dan menjunjung tinggi kebenaran. Namun image ini akan buruk bila pihak auditi selama ini selalu menjumpai auditor yang tidak jujur serta mentolerir penyimpangan  Atribut Pribadi. Pangkat/Jabatan, pendidikan, usia, penampilan, pengalaman dan prestasi merupakan atribut pribadi yang dapat memberikan pengaruh positif ataupun negatif dalam hubungan auditor dan auditi

BBIA

41

lanjutan …

 Atribut Organisasi. Atribut 1. kedudukan hirarkis organisasi. Semakin tinggi kedudukan organisasi pemeriksaan (unit auditor), makin tinggi pula nilai yang diberikan oleh auditi. Atribut 2. prestasi kerja organisasi yang terkait dengan prestasi auditor (atribut pribadi). Organisasi pemeriksa yang berprestasi tinggi, akan memberikan keuntungan positif. Atribut 3. reputasi organisasi. Auditi akan lebih hormat pada auditor yang datang dari organisasi pemeriksa yang reputasinya baik. BBIA

42

lanjutan …  Perilaku. Perilaku sopan, halus dalam tutur kata dan gerakgerik, hormat pada orang lain, sikap rukun, tahu diri, simpatik dan mudah menolong akan memberikan dampak positif bagi auditor.

 Jenis-jenis pemeriksaan. General audit akan memberikan respon yang sewajarnya dari auditi daripada audit khusus yang diarahkan untuk menemukan kecurangan.

BBIA

43

lanjutan …  Temuan pemeriksaan. Apabila selama pemeriksaan auditor menemukan sesuatu yang dapat mengancam kedudukan auditi maka besar kemungkinan auditi akan bersikap bermusuhan.  Kebijaksanaan pemerintah/pemegang saham. Dalam hal ini kebijakan yang menekankan pentingnya pengawasan melekat dan pengawasan fungsional berdampak conformity pressure.

BBIA

44

lanjutan … •  Suasana setempat. Auditor yang menghadapi auditi di daerah (dimana kepatuhan terhadap birokrasi masih sangat tinggi) umumnya akan diterima dan dilayani dengan baik.

Penting untuk dicatat bahwa semua faktor-faktor ini tidak terlepas dari pengaruh budaya nasional, lokal dan budaya organisasi.

BBIA

45

lanjutan … Apa Yang Harus Dilakukan Auditor ? Kadar pengaruh faktor-faktor diatas berbeda-beda menurut situasi dan orang-orang yang terlibat. Bagi auditor yang baru mengenal auditi, atribut pribadi dan organisasi memegang pengaruh yang sangat besar, sebaliknya bila sudah saling kenal faktor perilaku akan lebih dominan.

BBIA

46

• Sikap Auditor • Terus memikirkan dan berusaha untuk mencapai tujuan audit. • Melakukan audit dengan pendekatan obyektif dan adil. • Selalu berada dalam lingkup wewenang yang ditentukan. • Tidak bersifat menyerang, sopan dan mengikuti etika. • Menggunakan protokol yang normal. • Memperlihatkan sikap yang menimbulkan perasaan pada auditi bahwa audit bermanfaat. BBIA

47

Pelaksanaan / Implementasi Langkah Pokok – Perencanaan, – Pertemuan Pembukaan – Investigasi : untuk mengumpulkan bukti obyektif dengan cara bertanya, observasi kegiatan, pemeriksaan fasilitas, dan memeriksa rekaman. – Analisis : setelah kegiatan audit dilakukan, tim audit mengkaji dan melakukan analisis seluruh pengamatan yang dilakukan – Pelaporan : • harus jelas dan teliti didukung bukti yang objektif • berbentuk ketidak sesuaian atau rekomendasi untuk perbaikan dan perkembangan – Tindak lanjut tindakan perbaikan dan – Semua rekaman (rekaman ketidak sesuaian, tindakan perbaikan, daftar hadir, hasil pertemuan penutup, dll) harus disimpan – Pertemuan Penutupan.

Pelaksanaan / Implementasi Dalam Pertemuan Pembukaan, Lead auditor: – memperkenalkan tim audit, – konfirmasi kriteria audit, dan kajian ruang lingkup, – penjelasan prosedur audit, – klarifikasi rincian yang terkait, – konfirmasi jadwal, waktu, tanggal, dan peserta untuk pertemuan penutup. Selama audit : – auditor mencari bukti obyektif bahwa persyaratan sistem manajemen dipenuhi, – dokumen sistem manajemen yang digunakan dibandingkan dengan keadaan sebenarnya, • ketidak sesuaian diidentifikasi berdasarkan persyaratan yang dinyatakan dalam Panduan Mutu dan dokumen terkait – bukti dikumpulkan seefisien mungkin, tanpa prasangka atau membuat auditi kecewa.

Pelaksanaan / Implementasi Ketidaksesuaian dan observasi harus direkam dan harus diinvestigasi lebih lanjut untuk mengidentifikasi masalah Pertemuan Penutup – diselenggarakan dengan manajemen senior laboratorium dan personel yang bertanggung jawab terhadap fungsi yang diaudit – tujuan utama untuk menyampaikan fakta yang ditemukan untuk dipahami oleh manajemen – menyampaikan • hasil pengamatan selama audit, • pendapat tim audit, • aspek positif dan negatifnya, • kesimpulan sehubungan dengan kesesuaian terhadap penerapan sistem manajemen dan dokumen sistem manajemen – Batas waktu untuk melakukan Tindakan perbaikan atas Ketidak sesuaian yang ditemukan harus disetujui auditi dan keseluruhannya dicatat dalamsatu form.

Pelaporan & Verifikasi

• Pelaporan Hasil Audit • Tindak Lanjut Tindakan Perbaikan • Verifikasi Hasil Audit

PELAPORAN AUDIT INTERNAL Laporan audit internal

• • • • •

• • •

Format yang distandarkan Terpisah dari lembar pemeriksaan (Checksheet) Bersifat rahasia Ditandatangani pihak auditor dan yang diaudit Tunjuk silang sepenuhnya pada: – Lembar pemeriksaan dan butir-butir. – Petunjuk audit. Dapat digunakan sebagai pedoman untuk audit berikutnya Sirkulasi terbatas. Format laporan dapat diperbaharui.

REKAMAN & PELAPORAN AUDIT INTERNAL Rekaman harus dipelihara

Rekaman yang disimpan berupa – Setiap ketidak sesuaian yang ditemukan – temuan di lapangan secara rinci – kemungkinan penyebab ketidaksesuaian – tindakan perbaikan yang diperlukan – jangka waktu penyelesaian – Hasil verifikasi tindakan perbaikan Rekaman disimpan dalam jangka waktu yang ditentukan Manajer Mutu bertanggung jawab bahwa akan hasil internal audit dan tindakan perbaikannya sebagai bahan untuk kaji ulang manajemen Tujuan kaji ulang : untuk meyakinkan bahwa audit internal yang dilakukan dan tindakan perbaikannya merupakan sumbangan bagi keefektifan sistem manajemen berkelanjutan.

REKAMAN & PELAPORAN AUDIT INTERNAL Laporan akhir berisi ringkasan hasil audit yang mencakup : a) nama auditor dan auditee b) tanggal audit c) bidang yang diaudit d) rincian bidang yang diaudit e) aspek positif atau baik dari kegiatan yang dilakukan f) ketidak sesuaian yang diidentifikasi sesuai dengan dokumen yang diacu g) rekomendasi untuk peningkatan h) tindakan perbaikan yang disepakati, batas waktu penyelesaian tindakan perbaikan, personil yang bertanggung jawab atas tindakan perbaikan i) tindakan perbaikan yang dilakukan j) tanggal konfirmasi tindakan perbaikan k) tanda tangan Manajer Mutu, Auditor dan Audit.

REKAMAN & PELAPORAN AUDIT INTERNAL LAPORAN AUDIT EKSEKUTIF

•

Satu lembar ringkasan.

•

Daftar dari ketidaksesuaian.

•

Susunan prioritas.

• Beri tanda-tanda khusus pada butir-butir yang penting. •

Tentukan tipe tindakan yang diperlukan.

•

Perlunya suatu unit “ task force” (jika ya)

• Apabila diperlukan bantuan specialist (baik internal dan eksternal)

REKAMAN & PELAPORAN AUDIT INTERNAL

• Dugaan penghematan yang mungkin terjadi. • Laporkan temuan-temuan secara formal kepada manajemen dari departemen yang diaudit. • Temuan-temuan disetujui sebagai suatu fakta (kenyataan). • Apabila tidak ada kesepakatan – Telusuri/periksa kembali – Penyelesaian masalah oleh pihak ketiga yang disetujui oleh kedua belah pihak apabila diperlukan.

TINDAK LANJUT TINDAKAN PERBAIKAN • Auditi bertanggung jawab atas tindakan perbaikan yang akan dilakukan • Kegiatan pengujian/kalibrasi harus dihentikan bila ditemukan ketidak sesuaian yang merusak/meragukan hasil pengujian/ kalibrasi • Dilakukan penyelidikan dan dilakukan tindakan perbaikan, • Jika mempengaruhi hasil pengujian/kalibrasi pelanggan sebelumnya sertifikat perlu ditarik dan diberitahu sampai menunjukkan hasil yang memuaskan • Penyebab ketidak sesuaian ini diidentifikasi dan dibuat perbaikan serta tindakan perbaikan agar hal ini tidak terulang. • Sesuai dengan jadwal waktu yang disepakati, auditi harus menyampaikan hasil tindakan perbaikan dan pencegahan (jika diperlukan) yang telah dilaksanakan kepada auditor.

VERIFIKASI TINDAKAN PERBAIKAN • Semua temuan ketidaksesuaian yang telah diperbaiki oleh auditi (sesuai dengan jadwal waktu yang sebelumnya telah disepakati) diverifikasi oleh auditor. Jika hasilnya telah memuaskan, auditor menutup temuan ketidaksesuian tsb, namun jika belum memuaskan atau belum ditindaklanjuti maka auditor melaporkan “belum memuaskan” dan membuat kesepakatan ulang tanggal verifikasi berikutnya sampai diperoleh hasil tindakan perbaikan yang memuaskan. • Rekaman verfikasi tindakan perbaikan ini dapat dilaporkan bersama dalam satu form dengan laporan audit internal atau dibuat terpisah dalam form Verifikasi Tindakan Perbaikan. • Semua perkembangan hasil audit internal ini secara ringkas dibahas dalam kaji ulang manajemen,

TERIMA KASIH