Bab 9 Penulisan Permintaan Pesan-pesan Rutin Dan Positif q2920

BAB 9 PENULISAN PERMINTAAN PESAN-PESAN RUTIN DAN POSITIF MATA KULIAH KOMUNIKASI BISNIS

Disusun Oleh : 1. 2. 3.

Iin Nurjannah Maratus Sholihah Nabila Aribarisa

F0214060 F0214072 F0214082

PROGRAM S1 MANAJEMEN FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA 2015

BAB 9 PENULISAN PERMINTAAN PESAN-PESAN RUTIN DAN POSITIF

A. Strategi Penulisan untuk Permintaan Pesan-pesan Rutin dan Pesan-pesan Bisnis Pengorganisasian permintaan pesan-pesan rutin dan good news dalam dunia bisnis pada dasrnya memiliki pola yang hampir sama dan menggunakan pendekatan langsung atau deduktif.   

Routine Messages (Pesan-Rutin) Pembuka : Pernyataan ide pokok (main) Pertengahan/isi : Penjelasan rinci Penutup : mengingatkan kembali ide pokok atau mencakup pemikiran penutup yang beroientasi ke depan.

  

Good News (Berita/Kabar baik) Pembuka : pernyataan good news Pertengahan/isi : Penjelasan rinci Penutup : Mengingatkan kembali good news atau mencakup pemikiran penutup yang beorientasi ke depan.

Dalam kenyataanya kebanyakan kegiatan komunikasi yang dilakukan oleh pimpinan dan karyawan dalam suatu organisasi (bisnis dan nonbisnis) berkaitan dngan hal-hal yang bersifat rutin. Dengan tanpa memperhatikan saluran komunikasi apa yang dipilih, maka pemahaman tentang bagaimana mengorganisasi dan menulis pesan-pesan rutin dan good news merupakan bagian penting komunikasi secara efektif. Kebanyakan pesan-pesan rutin, good news, dan goodwill diminati oleh pembaca karena pesan-pesan tersebut berisi informasi yang diperlukan untuk melakukn kegiatan bisnis seiap hari. Penggunaan pendekatan langsung (direct approach) atau deduktif (deductive approach) adalah cara yang efektif utnuk mengorganisasi pesan-pesan bisnis. Pendekatan langsung memiliki beberapa keunggulan dan kelemahan sebagai beikut. Keunggulan : 1. Meningkatkan pemahaman secara komprehensif (menyeluruh) ketika pertama kali membaca suatu pesan. 2. Menekankan pada hasil suatu analisis yang telah dilakukan 3. Menghemat waktu bagi pembaca karena mereka dapat mengetahui maksud pesan tersebut dan juga dapat memutuskan segera pada bagian mana yang perlu memperoleh perhatian dan yang tidak perlu perhatian. Kelemahan : 1. Orang cenderung menyampaikan pesan berdasarkan cara berpikirnya. 2. Kesulitan untuk mengubah pola pikir yang cenderung “to the point”; hal ini terkait dengan pola pendidikan yang telah diajarkan sebelmnya. Strategi Permintaan Pesan-pesan Rutin Permintaan pesan-pesan rutin merupakan hal yang normal atau lazim dalam kegiatan binis. Untuk menulis pesan-pesan rutin : 1. Pernyatan ide pokok dengan mengemukakan secara tegas apa yang diinginkan 2. Ikuti penjelasan yang lebih rinci tentang bagaimana dan apa permintaan pesan-pesan rutin yang dikehendaki.

3. Pada bagian pertengahan, perlu disampaikan pernyataan yang dapat menarik perhatian pembaca sebelum penjelasan yang lebih rinci disampaikan dalam penulisan pesan rutin. 4. Bisa juga dengan menggunakan pendekatan tanya-jawab (ask-questions approach), seperti meminta informasi tentang spesifikasi produk, harga produk dsb. 5. Pada bagian akhir kemukakan pernyataan keramahan, apresiasi/penghargaan, dan tindakan khusus yang diinginkan. Untuk memudahkan respon pembaca, akan lebih baik apabila dicantumkan informasi penting yang dapat dihubungi segera. Strategi Penulisan Pesan-pesan Positif Tujuan yang ingin dicapai adalah mengomuniaksikan good news, menjawab semua pertanyaan, menyiapkan secara rinci apa yang diminta, dan memeberikan suatu bentuk penghargaan yang baik terhadap pihak lain. Komponen penting dalam penulisan pesan-pesan positif : a. Ide-ide pokok yang Jelas Penulisan pesan-pesan positif yang menggunakan pendekatan langsung, pada umumnya diawali dengan pernyataan ide pokok. Hampir semua komunikasi bisnis mempunya dua tujuan mendasar, yaitu : 1. Menyampaikan informasi 2. Mendapat tanggapan atau memunculkan sikap yang menyenagkan dari pembaca atau paling tidak mereka mau menerima pesan-pesan yang disampaikan. b. Penjelasan Rinci Bagian pertengahan dari suatu permintaan pesan-peasn rtin, good news dan goodwill merupakan bagian yang penting dan memilki porsi bahasan terbesar serta perlu penjelasan yang cukup rinci. Komunikasi yang dilakukan dapat diekspresikan dengan sebuah atau dua buah kalimat, tetapi perlu dijelaskan poin-poin secara lengkap sehingga pembaca tidak merasa bingung atau ragu-ragu terhadap isi atau substansi pesan. c. Penutup Surat Akhiri bagian penutup surat dengan suatu pernyataan sikap keramahan dan kesopanan sebagai sebuah bentuk apresiasi (penghargaan, penghormatan) yang diberikan kepada orang lain. B. Pesan-pesan Good News dan Goodwill Pesan-pesan bisnis yang memberikan kesan positif dan menyenangkan kepada pihak lain. Pesan-Pesan Goodnews Goodnews tentang pekerjaan Finansial

Nonfinansial

Kenaikan gaji

Promosi jabatan

Bonus lembur kerja

Tanda penghargaan

Insentif

Fasilitas kendaraan dan perumahan

Tunjangan hari raya

Proposal (susulan) suatu proyek diterima

Kredit dengan bunga sangat ringan Asuransi kesehatan dan jiwa

Goodnews Tentang Produk 1. Diskon 50% 2. Beli 3 dapat 1 3. Kupon diskon harga produk 4. Produk rusak uang kembali 5. Jaminan harga produk paling murah 6. Jaminan layanan (garansi) produk hingga tiga tahun Pesan Pesan Goodwill 1. Perasaan positif yang dapat mendorong orang untuk menjaga hubungan bisnis 2. Dengan penyampaian pesan-pesan secara bersahabat yang secara tak langsung berkaitan dengan tujuan bisnis.

C. Menulis Jawaban Positif Surat Konfirmasi Pesanan Menjelaskan kepada pelanggan bahwa pesanannya telah diterima (biasa dalam jumlah besar) Menggunakan Pendekatan Langsung a

Paragraf 1 : surat pengakuan berisi pernyataan tentang kabar baik/buruk

b

Paragraf 2 : dinyatakan secara jelas dan tegas sikap profesionalisme dari suatu perusahaan yang mencakup rangkuman semua transaksi secara akurat dan jelas.

c

Paragraf 3 : surat pengakuan/konfirmasi pesanan.

Menjawab Permintaan Informasi 1. Menjawab Permintaan Dengan Penjualan Potensial a

Memberi tanggapan terhadap semua permintaan atau menjawab semua pertanyaan

b

Mendorong penjualan yang akan datang

c

Memberikan kesan yang baik terhadap pelanggan dengan tanggapan yang baik dan tambahan informasi produk terbaru.

2. Menjawab Permintaan Tanpa Penjualan a

Menjawab semua pertanyaan dengan jujur dan lengkap

b

Memberikan kesan yang baik dan menyenangkan terhadap pelanggan.

D. Menangani Permintaan Kredit Rutin Kredit pada dasarnya adalah bentuk kepercayaan yang diberikan oleh suatu lembaga keuangan bank maupun nonbank kepada nasabah untuk berbagai kepentingan. Oleh karena kredit merupakan sesuatu hal yang sudah biasa dalam suatu masyarakat, kebanyakan permintaan kredit bersifat rutin, seperti surat persetujuan kredit (credit approval letters) dan referensi kredit (credit reference) Persetujuan Kredit Surat persetujuan kredit merupakan surat yang memberikan good news kepada pihak lain. Dalam kaitannya dengan persetujuan akad kredit dengan jumlah platform tertentu, adakalanya dilibatkan pihak notaris yang ada di suatu wilayah tertentu. Memberikan Referensi Kredit Di negara-negara maju seperti Amerika Serikat, sebagian besar permohonan kredit diperiksa secara elektronik atau umumnya menggunakan program computer secara online. Indonesia sebagai salah satu negara yang sedang berkembang juga sudah memulai sistem pelayanan di dunia perbankan secara online, khususnya perusahaan perbankan nasional. Kadang kala, permohonan kredit kepada suatu lembaga perbankan tidak perlu memerlukan surat rekomendasi dari pihak lain. Akan tetapi, untuk jenis-jenis kredit tertentu yang memiliki nilai kredit yang tinggi, umumnya pemberi kredit memerlukan surat rekomendasi dari pihak lain. Ada dua hal yang perlu diperhatikan dalam surat rekomendasi, antara lain (1) permohonan surat rekomendasi harus resmi atau disahkan, dan (2) nyataka sesuai dengan fakta yang ada, jangan dibuat-buat. Surat Rekomendasi dan Pemberitahuan Bagi dunia bisnis, surat rekomendasi (recommendation letters) dilakukan oleh mereka yang memiliki posisi penting suatu perusahaan. Dalam surat rekomendasi umumnya dijelaskan berbagai hal yang berkaitan dengan masalah kemampuan, kedisiplinan, kemandirian, dan sikap positif lainnya yan dapat dipakai ssebagai dukungan untuk melanjutkan karirnya. Surat rekomendasi merupakan salah satu bentuk informasi positif yang berkaitan erat dengan orang tersebut. Surat rekomendasi memiliki beberapa karakterisitik, antara lain : a. b. c. d. e.

Nama lengkap pemohon (untuk keperluan untuk melanjutkan studi atau mencari kerja) Pekerjaan atau manfaat yang diharapkan pemohon Penulis sedang menjawab suatu permohonan atau atas inisiatifnya sendiri Hakikat hubungan antara penulis dan pemohon Fakta-fakta yang relevan dengan posisi/kedudukan yang dicari

Bentuk informasi positif lainnya adalah surat pemberitahuan tentang diterimanya sebagai pegawai baru atau keberhasilan melamar suatu pekerjaan.