Centros De Conciliacion 3t2f24

GUÍA PARA LA CREACIÓN DE CENTROS DE CONCILIACIÓN Y/O ARBITRAJE

Ministerio del interior y de justicia

REPÚBLICA DE COLOMBIA MINISTERIO DEL INTERIOR Y DE JUSTICIA

UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA

ÁLVARO URIBE VÉLEZ Presidente de la República

MOISÉS WASSERMAN LERNER Rector General

MINISTERIO DEL INTERIOR Y DE JUSTICIA

ADOLFO SALAMANCA CORREA Decano Facultad de Derecho, Ciencias Políticas Y Sociales

CARLOS HOLGUÍN SARDI Ministro del Interior y de Justicia GUILLERMO FRANCISCO REYES GONZÁLEZ Viceministro de Justicia

EDGARDO VILLAMIL PORTILLA Director de Contenido JORGE IGNACIO SALCEDO GALÁN Director General del Convenio

GERARDO ANTONIO ZÚÑIGA SÁNCHEZ Secretario General

ELIANA LÓPEZ JARAMILLO Coordinadora istrativa

HARBEY PEÑA SANDOVAL Supervisor Investigación y Convenio Ministerio del Interior y de Justicia Carrera 9 # 14-10 Conmutador 4443100 INTERNET: www.conciliacion.gov.co [email protected]

Universidad Nacional de Colombia Sede Bogotá Carrera 30 Calle 45. Ciudad Universitaria Bogotá D.C., Colombia Tel Conmutador 3 16 5000 INTERNET: www.unal.edu.co

Primera Edición: Octubre de 2007 Diseño y Diagramación Kronos Impresores y Cia. ISBN: XXXX Queda prohibida la reproducción parcial o total de este libro, sin la autorización escrita del titular del copy-right, por medio de cualquier proceso, comprendidos la reprografía y el tratamiento informático. Esta edición y sus características son propiedad del Ministerio del Interior y de Justicia. Este libro no tiene valor comercial PROHIBIDA SU VENTA

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PRESENTACIÓN

CENTROS DE CONCILIACIÓN Y ARBITRAJE

Un Espacio para Construir Convivencia y Paz Caja de Herramientas Guía de Funcionamiento de Centros de Conciliación y/o Arbitraje PRESENTACIÓN El Ministerio del Interior y de Justicia como entidad encargada de desarrollar las políticas públicas que permitan ampliar el a la justicia y difundir, fomentar y mejorar el uso de los mecanismos de solución de conflictos, creó el Programa Nacional de Conciliación que tiene como objetivo el fortalecimiento e institucionalización de la conciliación en Colombia. Una de las problemáticas identificadas en el Programa Nacional de Conciliación fue la dificultad que tenían las entidades con centros de conciliación y/o arbitraje autorizados en istrar eficiente y eficazmente los centros, dando cumplimiento a los procedimientos legales establecidos. Para solucionar la dificultad mencionada anteriormente, el Ministerio del Interior y de Justicia contrató con la Universidad Nacional de Colombia la elaboración de una Caja de Herramientas que facilite a las entidades con centros de conciliación y/o arbitraje el conocimiento y aplicación de los procedimientos, indicadores e instrumentos istrativos necesarios para el adecuado funcionamiento de los centros. Este proyecto ha sido denominado: “CENTROS DE CONCILIACIÓN Y ARBITRAJE: Un Espacio para Construir Convivencia y Paz”, toda vez que los centros de conciliación y/o arbitraje son instituciones a las cuales el Estado les ha delegado y confiado el apoyo en la solución pacífica de los conflictos. Los centros son espacios para el encuentro y el diálogo de los ciudadanos donde ellos mismos construyen convivencia a través de la conciliación y el arbitraje como un camino hacia la paz. Para la elaboración de la Guía de Funcionamiento de Centros de Conciliación y/o Arbitraje se contó con la colaboración del doctor Iván David Ortiz Palacios, reconocido jurista y profesor de la Facultad de Derecho, Ciencias Políticas y

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PRESENTACIÓN

Sociales de la Universidad Nacional de Colombia con amplia trayectoria en la academia colombiana. Desde el año 1991 el legislador le encomendó al Ministerio de Justicia, hoy Ministerio del Interior y de Justicia, la tarea de difundir el uso de la conciliación y el arbitraje como Mecanismos Alternativos de Solución de Conflictos en la comunidad. Esta función se ha venido cumpliendo de manera satisfactoria con la colaboración de los centros de conciliación y/o arbitraje y para ello el Ministerio del Interior y Justicia presta su apoyo y asesoría a los centros para que cuenten con herramientas istrativas que garanticen un servicio eficiente y eficaz. Para el Ministerio del Interior y de Justicia es motivo de orgullo poner a disposición de los centros autorizados, las entidades interesadas en conocer cómo se istran los centros y la comunidad en general esta Guía de Funcionamiento de Centros de Conciliación y/o Arbitraje que esperamos sea de utilidad para el fortalecimiento e institucionalización de la conciliación y el arbitraje en el país.

CARLOS HOLGUÍN SARDI Ministro del Interior y de Justicia

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PRESENTACIÓN UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA

PRESENTACIÓN UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA Hacia un Derecho gestor de la solución de la conflictividad social Ubi societas ibi ius, decían los romanos al entender que el Derecho es condición necesaria en toda sociedad, y ciertamente no anduvieron errados. Hoy, como a lo largo de toda la historia, es fundamental a cualquier comunidad una noción de orden preestablecido, de justicia, aun cuando al momento de definirla surjan las escuelas, teorías, tesis, posiciones, perspectivas, en fin. No conviene detenerse en los meandros de los planteamientos de cada una de las concepciones sobre el Derecho, más por ignorancia que por rigor académico; sin embargo, no es atrevimiento sostener que si algún punto en común hubiere entre éstas no sería otro sino la visión del Derecho como gestor, , de la conflictividad inherente a la condición humana: hacia allá apuntan los tan mentados mecanismos alternativos de solución de conflictos y esta iniciativa ministerial. Un Centro de Conciliación y/o Arbitraje es de enorme importancia para la población de su área de influencia. Esto exige como contrapartida mucha dedicación y responsabilidad, desde el mismo momento en que se planee crear el Centro y más todavía en la ejecución del proyecto. La formulación misma del proyecto de creación de un Centro de Conciliación y/o Arbitraje marca su destino. Si el proyecto nace bien, se desarrollará óptimamente y no se verá avocado a marchitarse prematuramente y a erigirse en una nueva frustración.

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PRESENTACIÓN UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA

El Ministerio del Interior y de Justicia y la Universidad Nacional de Colombia presentan la “Guía para la Creación de Centros de Conciliación y/o Arbitraje”, documento que, mediante instrucciones claras y dirigidas, busca hacer pedagogía acerca del itinerario que debe seguirse en torno al surgimiento de un “Centro de Conciliación y/o Arbitraje”. Para efectos pedagógicos, a lo largo de todo este Módulo se trabajará con base en una hipótesis: la Asociación de Pequeños Comerciantes del Suroccidente de Bogotá, “APECO”, quiere crear el Centro de Conciliación y/o Arbitraje “Negociemos y Conciliemos”, cuando sea necesario elaborar hipótesis particulares para el arbitramento, así se procederá. Se ha simplificado el lenguaje al máximo, a fin de reducir complejidad y plantear en términos elementales las ideas básicas.

Edgardo Villamil Portilla1

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Magistrado de la Sala de Casación Civil de la Corte Suprema de Justicia. Profesor Universitario en pregrado y postgrado.

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TABLA DE CONTENIDO

TABLA DE CONTENIDO

UNIDAD 1 DE LOS CENTROS DE CONCILIACION 1.

2.

3.

4.

QUIÉNES PUEDEN CREAR CENTROS DE CONCILIACIÓN Y/O ARBITRAJE? .......................................... 1.1. Qué se requiere para obtener la autorización del ministerio del interior y d e justicia? ............................... 1.2. Qué requisitos debe reunir la metodología de factibilidad? .. 1.2.1. Solicitud por escrito................................................... PRUEBA DE LA EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN DE LA PERSONA ......................................................................... 2.1. Solicitante, así como de su naturaleza ESTUDIO DE FACTIBILIDAD ....................................................... 3.1. Quién debe realizar el estudio de factibilidad? ..................... 3.2. ¿Cómo debe hacerse el estudio de factibilidad? .................. 3.3. ¿En dónde debe realizarse el estudio? ................................. 3.4. ¿Cuándo realizar el estudio? ................................................ CONTENIDO DEL ESTUDIO DE FACTIBILIDAD 4.1. La ubicación del centro 4.1.1. ¿Para que conocer la ubicación del centro? 4.2. Tipología del conflicto 4.2.1. ¿qué es la tipología del conflicto? 4.2.2. ¿para qué un estudio sobre la tipología del conflicto? ............................................................. 4.3. Estimación de la demanda del servicio ............................... 9

TABLA DE CONTENIDO

4.3.1 ¿Qué es la estimación de la demanda del servicio? .............................................................. 4.3.2 ¿Para qué hacer la estimación de la demanda del servicio? ............................................... 4.3.3. ¿Qué se entiende por demanda? ............................... 4.3.4. ¿Qué se entiende por oferta? ..................................... 4.4. Organización istrativa del centro ............................... 4.4.1. ¿Qué se entiende por organización istrativa del centro? .......................................... 4.4.2 ¿Cómo determinar la organización istrativa del centro de conciliación y/o arbitraje?........................................... 4.4.3 Estrategia de divulgación ........................................... 4.5. Sistema de evaluación y seguimiento ................................. 4.5.1. ¿Qué es la estrategia de divulgación? 4.5.2. ¿Qué debe tenerse en cuenta para elaborar la estrategia de divulgación?

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4.6.1. ¿Sistema de evaluación y seguimiento de qué? 4.6.2. ¿Qué debe contener el sistema de evaluación y seguimiento? ¿QUÉ ES INDICADOR? PROGRAMA DE EDUCACIÓN CONTINUADA 6.1. ¿Qué Es El Programa De Educación Continuada? 6.2. ¿Para Qué Un Programa De Educación Continuada? RECURSOS LOGÍSTICOS Y FÍSICOS .......................................... 7.1. ¿Qué son recursos logísticos? ............................................. 7.1. ¿Qué son recursos físicos? .................................................. 7.2. Recursos financieros ........................................................... 7.3. ¿Qué son recursos financieros? .......................................... 7.4. ¿Para qué el informe sobre fuentes de financiación, ingresos y egresos del centro? ........................ REGLAMENTO INTERNO .......................................................... 8.1. ¿Cuáles son los requisitos mínimos del reglamento del centro de conciliación y/o arbitraje? ...........

TABLA DE CONTENIDO

9. 10. 11. 12. 13.

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8.1. Reglamento de arbitraje institucional ................................... LISTA DE CONCILIADORES ........................................................ 9.1. ¿Qué debe acreditarse en este requisito? ............................ OTROS MECANISMOS ALTERNATIVOS DE SOLUCIÓN DE CONFLICTOS ..................................................... ESTUDIO DE LA SOLICITUD POR PARTE DEL MINISTERIO DEL INTERIOR Y DE JUSTICIA .............................. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN DEL CENTRO DE CONCILIACIÓN Y/O ARBITRAJE .................... ANEXO No. 1/ Modelo de reglamento para centros de conciliación y/o arbitraje .............................................. 13.1. Declaración constituyente ................................................... 13.2. Capítulo I- de las políticas y finalidades del centro de conciliación y/o arbitraje 13.3. Capítulo II- de las políticas y parámetros que garanticen la calidad, eficiencia y eficacia de los servicios que preste el centro de conciliación y/o arbitraje ..................................................... 13.4. Capítulo III - de la organización istrativa del centro ..................................................... 13.5. Capítulo IV - de la asignación de asuntos ........................... 13.6. Capítulo V- del procedimiento y trámite en la audiencia de conciliación ............................................ 13.7. .capitulo VI- del procedimiento y trámite en la integración del tribunal de arbitramento...................... 13.8. Capítulo VII- deberes y obligaciones de las personas que hacen parte del centro......................... 13.9. Capítulo VIII- disposiciones finales ...................................... 13.10. Código de ética del centro de conciliación y/o arbitraje .............................................................................. Anexo no 2- modelo de reglamento de arbitraje institucional ................................................................................. BIBLIOGRAFIA ............................................................................

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UNIDAD I DE LOS CENTROS DE CONCILIACIÓN

UNIDAD I DE LOS CENTROS DE CONCILIACIÓN Objetivo General: Desarrollar los aspectos fundamentales que se requieren para la creación de un centro de conciliación y arbitraje. Objetivo Especifico: Desarrollar en cada uno de los discentes herramientas claras y suficientes, para la elaboración del estudio de factibilidad, requisito fundamental para la creación de un Centro de Conciliación y Arbitraje. Fundamento Jurídico Leyes 446 de 1998, 640 de 2001 La Resolución 1342 de 2004 En Colombia, se afirma que la norma precursora de la conciliación en el ordenamiento jurídico es la Ley 13 de 1825, que establecía que ningún proceso de adelantaría sin intentar la conciliación ante uno de los alcaldes municipales o parroquiales, otra importante norma la constituye la Ley 14 de mayo de 1934, que estableció la posibilidad de intentar la conciliación ante un juez de paz, antes de iniciarse el juicio siempre que las partes fueran capaces y se tratara de objetos susceptibles de transacción. Luego, de varios años de inactividad legislativa, el congreso expidió la ley 446 de 1998, la cual recogió disposiciones del decreto 2651 de 1991, tratando concretamente temas como los centros de conciliación, adicionalmente, se extendió a temas muy diversos como el proceso arbitral y las funciones jurisdiccionales de las superintendencias. Luego, se expidió el decreto 1818 que se constituyó en el Estatuto de los Mecanismos Alternativos de Solución de Conflictos, que recopiló todas las normas vigentes esta materia. Es la ley 640 de 2001 la que constituye la base principal que regula la institución jurídica de la conciliación en Colombia, toda vez que ella busca fomentar la estructura de la autocomposición y la conciliación, a través de una serie de herramientas que le permiten a la conciliación su verdadero alcance de medio eficaz para la solución de controversias.

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1.1. ¿QUÉ SE REQUIERE PARA OBTENER LA AUTORIZACIÓN DEL MINISTERIO DEL INTERIOR Y DE JUSTICIA?

1. ¿QUIÉNES PUEDEN CREAR CENTROS DE CONCILIACIÓN Y/O ARBITRAJE?  Las personas jurídicas sin ánimo de lucro, por ejemplo, las fundaciones, asociaciones, corporaciones, etc.  Las entidades públicas.  Las Facultades de Ciencias Humanas y Sociales.  Los Consultorios Jurídicos de las Facultades de Derecho de las Universidades.  Las personas específicamente autorizadas por la ley para crear Centros de Conciliación, por ejemplo, centros de arbitraje, bolsas de valores, sindicatos, etc. Estas personas deben obtener autorización del Ministerio del Interior y de Justicia para la creación del Centro de Conciliación y/o Arbitraje.

Recuerde: Para crear un Centro de Conciliación y/o Arbitraje, cualquiera de las personas interesadas debe obtener autorización del Ministerio del Interior y de Justicia.

1.1. ¿Qué se requiere para obtener la autorización del Ministerio del Interior y de Justicia? Paso 1: Presentar una metodología de factibilidad para la creación del Centro de Conciliación y/o Arbitraje.

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UNIDAD I DE LOS CENTROS DE CONCILIACIÓN

¡IMPORTANTE! No se trata de convencer al Ministerio del Interior y de Justicia para que otorgue la autorización para crear el Centro de Conciliación y/o Arbitraje, sino de convencerse a sí mismo de la necesidad, viabilidad y conveniencia de crear el Centro. No sobredimensione las potencialidades del proyecto. Sólo la sinceridad permitirá el avance del mismo. 1.2. ¿Qué requisitos debe reunir la metodología de factibilidad? 1.2.1. Solicitud por escrito La solicitud para la Creación del Centro de Conciliación y/o Arbitraje debe ser presentada mediante escrito, por parte del representante legal de la persona interesada en la creación del Centro de Conciliación y/o Arbitraje.

Modelo de solicitud Ciudad, fecha. Doctor NOMBRE DEL FUNCIONARIO Director División a la Justicia Ministerio del Interior y de Justicia Ciudad Referencia:

Solicitud de autorización para crear el Centro de Conciliación y/o Arbitraje “Negociemos y Conciliemos”.

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2. PRUEBA DE LA EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN DE LA PERSONA SOLICITANTE, ASÍ COMO DE SU NATURALEZA

Estimado Doctor, De manera más cordial, en relación con el asunto de la referencia, como representante legal de la Asociación de Pequeños Comerciantes del Suroccidente de Bogotá (APECO), solicito autorización para la creación del Centro de Conciliación y/o Arbitraje “Negociemos y Conciliemos”. En cumplimiento de lo previsto por las Leyes 446 de 1998, 640 de 2001 y la Resolución 1342 de 2004, en lo pertinente, adjunto a la presente certificación de existencia y representación de la Asociación de Pequeños Comerciantes del Suroccidente de Bogotá (APECO) y el estudio de factibilidad realizado sobre la conveniencia y oportunidad de crear el Centro de Conciliación y/o Arbitraje “Negociemos y Conciliemos”. Respetuosamente, y sin otro menester,

NOMBRE DEL REPRESENTANTE LEGAL

2. PRUEBA DE LA EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN DE LA PERSONA SOLICITANTE, ASÍ COMO DE SU NATURALEZA Tenga en cuenta que: a. Por regla general, el registro de las personas jurídicas de derecho privado, con o sin ánimo de lucro, está a cargo de la Cámara de Comercio del domicilio principal de la persona jurídica respectiva1, salvo los siguientes casos: - Las entidades de educación no formal son certificadas por la Secretaría de Educación del lugar del domicilio de la entidad respectiva. b. Las Facultades de Ciencias Humanas y Sociales de las Universidades deben estar registradas ante el Instituto Colombiano para el Fomento de la Educación Superior - ICFES. c. Los Consultorios Jurídicos de las Facultades de Derecho de las Universidades requieren probar la autorización del programa, por parte del ICFES2, y la autorización del Tribunal Superior del Distrito Judicial correspondiente al lugar donde opera la Facultad.

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Decreto 2150 de 1995, artículo 40, y Decreto 427 de 1996, artículo 1.

El Instituto Colombiano para el Fomento de la Educación Superior – ICFES es el que expide la certificación sobre la existencia, naturaleza y representación legal de las instituciones de educación superior. El Sistema Nacional de Información de Educación Superior, istrado por el Ministerio de Educación Nacional, tiene por objeto “mantener y divulgar la información de las instituciones y los programas de educación superior, con el fin de orientar a la comunidad sobre la calidad, cantidad y características de los mismos”, es decir, articula diferentes fuentes de información sobre la calidad y estado de la educación superior (Decreto 1767 del 2 de junio de 2006), no acredita la existencia y representación legal de las instituciones de educación superior. 2

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UNIDAD I DE LOS CENTROS DE CONCILIACIÓN

En el caso de las Universidades Públicas se debe anexar el acto reglamentario de creación de la Universidad respectiva y su registro ante el ICFES. En todo caso, las demás personas jurídicas autorizadas para crear Centros de Conciliación y/o Arbitraje requieren probar su existencia y representación legal, según la naturaleza de cada entidad. En cuanto a las entidades públicas, conviene tener en cuenta lo dispuesto en el artículo 77, numerales 3° y 4°, del Código de Procedimiento Civil, según el cual no son anexos indispensables de la demanda: i. La prueba de la existencia de los municipios, y las entidades públicas de creación constitucional o legal, ii. La prueba de la representación de la Nación, los departamentos y municipios. Esta prueba no se exige en las demandas civiles precisamente porque la existencia y representación de estas personas jurídicas es un hecho conocido, equiparable inclusive al hecho notorio. Sin embargo, para efectos de facilitar el trámite, conviene que en la solicitud se especifique los actos mediante los cuales fueron creados los municipios, cuando estén interesados en solicitar autorización para crear un Centro de Conciliación y/o Arbitraje. En cuanto a las demás entidades públicas (empresas industriales y comerciales del Estado, sociedades de economía mixta, asociaciones de municipios, etc.), éstas deben aportar copia del acto reglamentario de creación de la entidad y del certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio del lugar de su domicilio. 3. ESTUDIO DE FACTIBILIDAD El estudio de factibilidad debe ser coherente, razonable y soportado en información verificable.

Lo más importante al momento de decidirse a crear un Centro de Conciliación y/o Arbitraje es realizar el estudio de factibilidad. El estudio de factibilidad debe ser: Coherente.- Con los fines que se pretenden lograr a través de la creación del Centro de Conciliación y/o Arbitraje, y coherente en sí mismo.

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3.4. ¿CUÁNDO REALIZAR EL ESTUDIO?

En nuestro ejemplo, si la Asociación de Pequeños Comerciantes del Suroccidente de Bogotá (APECO) estima la demanda de servicio de conciliación en 1000 casos por mes, no sería coherente si en su organización istrativa prevé funcionarios con los cuales no sería suficiente atender esta demanda (sólo 1 secretario y 1 auxiliar) y que la lista de conciliadores adscritos al Centro sea escasa. Razonable.- No sobreestime ninguno de los aspectos relacionados con la Creación del Centro de Conciliación y/o Arbitraje. De la correcta estimación de estas circunstancias depende el futuro del Centro de Conciliación y/o Arbitraje. Soportado en información verificable.- Cada uno de los datos que incluya en el estudio de factibilidad debe estar soportado. Esto no significa que si usted estimó que el Centro de Conciliación y/o Arbitraje tendrá una demanda anual de diez mil (10000) casos y apenas llega a atender siete mil (7000) será sancionado, NO. Son verificables por parte del Ministerio del Interior y de Justicia: la organización istrativa del centro, la estrategia de divulgación, el sistema de evaluación y seguimiento, el programa de educación continuada, los recursos logísticos y físicos y los recursos financieros. 3.1

¿Quién debe realizar el estudio de factibilidad? La entidad o la persona interesada en crear el Centro de Conciliación y/o Arbitraje es quien debe realizar el estudio, sin embargo, puede delegar o contratar su realización a personas especializadas en estos análisis. Lo importante del estudio es que se encuentre debidamente sustentado. 3.2. ¿Cómo debe hacerse el estudio de factibilidad? Quien realiza el estudio puede hacer uso de cualquier medio para conseguir información: entrevistas, encuestas, foros, investigación en la zona, determinación de los problemas y, en fin, todos aquellos que permitan al interesado obtener criterios óptimos de recopilación de información. 3.3. ¿En dónde debe realizarse el estudio? El área donde debe realizarse el estudio de factibilidad está compuesta por los posibles s o beneficiarios de los servicios que va a prestar el Centro de Conciliación y/o Arbitraje. Es muy importante que se determine correctamente el área de influencia del Centro de Conciliación y/o Arbitraje. Recuerde: determínela, NO la invente. 3.4. ¿Cuándo realizar el estudio? El estudio se debe llevar acabo antes de presentar la solicitud de autorización para la creación del Centro de Conciliación y/o Arbitraje al Ministerio

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UNIDAD I DE LOS CENTROS DE CONCILIACIÓN

del Interior y de Justicia. La ley no establece un término para la realización del estudio de factibilidad, pero, es obvio, entre el momento de realización del estudio de factibilidad y la presentación de la solicitud de autorización al Ministerio debe transcurrir un plazo razonable, porque entre más pase el tiempo más cambiará el área de influencia del Centro de Conciliación y/o Arbitraje. 4. CONTENIDO DEL ESTUDIO DE FACTIBILIDAD 4.1. La ubicación del centro Ministerio del Interior y de Justicia, Resolución 1342 de 2004, artículo 2, numeral 3, literal a) “Las personas autorizadas por la Ley para crear centros de conciliación y/o arbitraje deberán presentar al Ministerio del Interior y de Justicia una metodología de factibilidad que cumpla con los siguientes requisitos: (…) 3. Presentar un estudio de factibilidad coherente y razonable que cumpla con criterios de conveniencia y oportunidad soportado en información verificable que contenga: (…) a) La ubicación del centro: Consiste en el conocimiento que la persona solicitante debe tener sobre las condiciones sociales, económicas, políticas, culturales, entre otras, de la población ubicada en el área de influencia del futuro centro, que le permitirá establecer la conveniencia y oportunidad para la creación del mismo, el cual deberá responder a unas necesidades especiales en materia de resolución de conflictos dirigido a una población objeto determinada”.

“Conoce a los tuyos más que a ti mismo” La persona interesada en obtener la autorización para la creación del Centro de Conciliación y/o Arbitraje debe conocer las condiciones sociales, económicas, políticas, culturales, etc., de la población objeto. Población objeto es la que interactúa dentro del área de influencia del futuro Centro de Conciliación y/o Arbitraje. 4.1.1

¿Para qué conocer las condiciones sociales, económicas, políticas, culturales, etc., de la población objeto? El conocimiento de la población objeto permite determinar la conveniencia y oportunidad para la creación del Centro de Conciliación y/o Arbitraje, acerca de sus necesidades especiales en materia de resolución de conflictos.

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4.1. LA UBICACIÓN DEL CENTRO

Ejemplo: La Asociación de Pequeños Comerciantes del Suroccidente de Bogotá (APECO) pretende obtener autorización para crear el Centro de Conciliación y/o Arbitraje “Negociemos y Conciliemos”. Área de influencia del Centro de Conciliación y/o Arbitraje “Negociemos y Conciliemos”: El área de influencia del Centro de Conciliación y/o Arbitraje “Negociemos y Conciliemos” es el suroccidente de Bogotá, compuesto por los siguientes barrios… Características de la población objeto: -

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Socioeconómicas: La población, según el último censo, es de 2’000.000 de personas, caracterizada por su diversidad socioeconómica, así: 30%, es decir, 600.000 personas, están dentro del estrato 1, etc. 10%, es decir, 200.000 personas, están dentro del estrato 6, etc. La actividad comercial se desarrolla así: Políticas: Políticamente, hay presencia de los siguientes partidos y movimientos políticos:… Culturales: En cuanto a manifestaciones culturales, hay X cantidad de asociaciones culturales, distribuidas de la siguiente manera: X de teatro, Y de danza, Z de música, etc.

Demográficas: La edad medio de la población es de X años, y está distribuida así:… - El índice de natalidad es:…, etc. -

Necesidades especiales en materia de resolución de conflictos de la población objeto: Para nuestro ejemplo, la Asociación de Pequeños Comerciantes del Suroccidente de Bogotá podría tener el siguiente punto de partida: - La población descrita anteriormente (en el punto sobre el área de influencia) se caracteriza por un índice de conflictividad entre comerciantes y consumidores, en casos de responsabilidad civil contractual y extracontractual de X%.

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UNIDAD I DE LOS CENTROS DE CONCILIACIÓN

Adicionalmente, presenta un índice de conflictividad de Y% entre comerciantes, por otras causas, entre las cuales se ubican: (i) Z casos de competencia desleal, (ii) P conflictos derivados de la istración de establecimientos de comercio, (iii) L conflictos laborales, etc. NO OLVIDE: No invente, no imagine el área de influencia de su Centro de Conciliación y/o Arbitraje, simplemente determínela. La determinación del área de influencia permite conocer la población objeto del futuro Centro de Conciliación y/o Arbitraje. Un conocimiento preciso y correcto del área de influencia y de la población objeto permite determinar la conveniencia y oportunidad del Centro de Conciliación, de acuerdo con unas necesidades específicas en materia de resolución de conflictos. No se limite a copiar estadísticas o informes provenientes de otras fuentes, haga el esfuerzo: conozca a su población objeto. Para la determinación de la población objeto puede apoyarse en otros estudios, por ejemplo, resultados del censo, estadísticas o caracterizaciones hechas por entidades oficiales (Alcaldías, Concejos, Gobernaciones, Universidades). Lo importante es que esta determinación sea concreta y verificable. Recuerde:

Recuerde:

Determine las condiciones: Sociales, Económicas, Políticas, Culturales, etc.

Necesidades específicas para resolución de conflictos de una población objeto determinada.

Oportunidad Conveniencia 21

4.2. TIPOLOGÍA DEL CONFLICTO

4.2. Tipología del Conflicto Ministerio del Interior y de Justicia, Resolución 1342 de 2004, artículo 2, numeral 3, literal b) “Las personas autorizadas por la Ley para crear centros de conciliación y/o arbitraje deberán presentar al Ministerio del Interior y de Justicia una metodología de factibilidad que cumpla con los siguientes requisitos: (…) 3. Presentar un estudio de factibilidad coherente y razonable que cumpla con criterios de conveniencia y oportunidad soportado en información verificable que contenga: (…) b) Tipología del conflicto: hace referencia al estudio que la persona interesada debe hacer de los tipos de controversias que se presentan en la población objeto, para determinar la conveniencia y oportunidad de los servicios que ofrecerá el centro de conciliación y/o arbitraje para solucionar dichos conflictos”.

4.2.1 ¿Qué es la tipología del conflicto? Son los tipos de controversias que se presentan en la población objeto. Está estrechamente relacionada con la determinación de las necesidades específicas en materia de resolución de conflictos, tanto, que es un desarrollo de éstas. 4.2.2 ¿Para qué un estudio sobre la tipología del conflicto? El estudio sobre la tipología del conflicto se exige para determinar: la conveniencia y la oportunidad de los servicios que prestará el Centro de Conciliación y/o Arbitraje para solucionar los conflictos. Ejemplo: En nuestro ejemplo, mencionamos que nuestra población objeto se caracteriza por un índice de conflictividad entre comerciantes y consumidores, en casos de responsabilidad civil contractual y extracontractual de X%. Adicionalmente, presenta un índice de conflictividad de Y% entre comerciantes, por otras causas, entre las cuales se ubican: (i) Z casos de competencia desleal, (ii) P conflictos derivados de la istración de establecimientos de comercio, (iii) L conflictos laborales, etc. Por lo tanto, hay que identificar los tipos de conflictos que se presentan en la población objeto, por ejemplo: APECO ha establecido la siguiente tipología de los conflictos presentados en el área de influencia del futuro Centro de Conciliación y/o Arbitraje “Negociemos y Conciliemos”:

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UNIDAD I DE LOS CENTROS DE CONCILIACIÓN

Por materia: 1. Casos de responsabilidad civil contractual: - Entre distribuidores mayoristas y distribuidores minoristas: X% de conflictos por incumplimiento del contrato de suministro. - Entre distribuidores minoristas y consumidores: XX% de conflictos por incumplimiento de contratos de compraventa. - Entre consumidores y productores: XXX% de conflictos tienen causa en los daños causados por los productos defectuosos. - Etc. Por sector comercial: - De los conflictos anteriores: Xx% se presentan en el sector del calzado. - Xxx% en el sector de la distribución de ropa. - Etc. 2. Casos de responsabilidad civil extracontractual: - Daños derivados de accidente de tránsito: X%. - Daños causados por trabajadores o dependientes: XX%. - Daños causados por animales: XXX%. 3. Conflictos laborales: - Terminación del contrato de trabajo sin justa causa: Y%. - Mora en el pago de las obligaciones derivadas del contrato de trabajo: YY%. - Indemnización por terminación del contrato de trabajo con justa causa: YYY%. 4. Conflictos en materia de familia: - Casos de violencia intrafamiliar: Z%. - Casos de declaración de existencia de unión marital de hecho y disolución y liquidación de sociedad patrimonial marital: ZZ%. - Casos de fijación, aumento, disminución y exoneración de cuota alimentaria: ZZZ%. - Etc.

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4.3. ESTIMACIÓN DE LA DEMANDA DEL SERVICIO

4.3. Estimación de la demanda del servicio Ministerio del Interior y de Justicia, Resolución 1342 de 2004, artículo 2, numeral 3, literal c) “Las personas autorizadas por la Ley para crear centros de conciliación y/o arbitraje deberán presentar al Ministerio del Interior y de Justicia una metodología de factibilidad que cumpla con los siguientes requisitos: (…) 3. Presentar un estudio de factibilidad coherente y razonable que cumpla con criterios de conveniencia y oportunidad soportado en información verificable que contenga: (…) c) Estimación de la demanda del servicio: De conformidad con la ubicación del centro y la tipología del conflicto la entidad interesada deberá presentar un análisis de la relación oferta-demanda de los conflictos que se presentan y las alternativas para su solución (justicia formal e informal) con el fin de establecer una proyección de los casos que se espera atender”.

4.3.1 ¿Qué es la estimación de la demanda del servicio? Es el resultado del análisis de la relación oferta – demanda de los conflictos que se presentan y las alternativas para su solución (justicia formal e informal), que se establece teniendo en cuenta: (i) la ubicación del Centro (área de influencia y población objeto) y (ii) la tipología del conflicto (tipos de conflictos y necesidades específicas en materia de resolución de conflictos). 4.3.2. ¿Para qué hacer la estimación de la demanda del servicio? Con base en la estimación de la demanda del servicio debe establecerse una proyección de los casos que se espera atender. 4.3.3. ¿Qué se entiende por demanda? La demanda es un concepto eminentemente económico, según el Diccionario de la Real Academia de la Lengua significa la “cuantía global de las compras de bienes y servicios realizados o previstos por una colectividad”. En lo que nos interesa, es la referencia a la necesidad de la prestación del servicio dirigido a la solución de conflictos que requiere la población objeto. Por esto, es importante determinar en la población objeto: (i) Niveles de a la solución de los conflictos. (ii) Grados de satisfacción en la solución de los conflictos, judicial o extrajudicialmente. 4.3.4. ¿Qué se entiende por oferta? La oferta es el “conjunto de bienes o mercancías que se presentan en el mercado con un precio concreto y en un momento determinado”3, en lo que 3 Diccionario de la Real Academia de la Lengua Española (RAE), Versión Electrónica (Vigésima Segunda edición), Espasa Calpe S.A., 2003.

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UNIDAD I DE LOS CENTROS DE CONCILIACIÓN

nos interesa, el futuro Centro de Conciliación y/o Arbitraje ofrece el servicio de a la istración de justicia a través de los mecanismos alternativos de solución de conflictos. La oferta es la determinación de la capacidad del Centro de Conciliación y/o Arbitraje para atender las necesidades específicas en materia de resolución de conflictos de la población objeto. Es una estimación de cuántos conflictos y de qué tipo podrán resolverse por medio del Centro de Conciliación y/o Arbitraje. Ejemplo: En la hipótesis que estamos trabajando, APECO ha establecido esta tipología de los conflictos que se presentan en el área de influencia del futuro Centro de Conciliación y/o Arbitraje “Negociemos y Conciliemos”: “Por materia: 1. Casos de responsabilidad civil contractual: - Entre distribuidores mayoristas y distribuidores minoristas: X% de conflictos por incumplimiento del contrato de suministro. - Entre distribuidores minoristas y consumidores: XX% de conflictos por incumplimiento de contratos de compraventa. - Entre consumidores y productores: XXX% de conflictos tienen causa en los daños causados por los productos defectuosos. - Etc. Por sector comercial: De los conflictos anteriores: - Xx% se presentan en el sector del calzado. - Xxx% en el sector de la distribución de ropa, etc. 2. Casos de responsabilidad civil extracontractual: - Daños derivados de accidente de tránsito: X%. - Daños causados por trabajadores o dependientes: XX%. - Daños causados por animales: XXX%. 3. Conflictos laborales: - Terminación del contrato de trabajo sin justa causa: Y%. - Mora en el pago de las obligaciones derivadas del contrato de trabajo: YY%. - Indemnización por terminación del contrato de trabajo con justa causa: YYY%.

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4.3. ESTIMACIÓN DE LA DEMANDA DEL SERVICIO

4. Conflictos en materia de familia: - Casos de violencia intrafamiliar: Z%. - Casos de declaración de existencia de unión marital de hecho y disolución y liquidación de sociedad patrimonial marital: ZZ%. - Casos de fijación, aumento, disminución y exoneración de cuota alimentaria: ZZZ%. Teniendo en cuenta la tipología del conflicto, determine la demanda del servicio, por ejemplo: - X% de los conflictos (ítems 1 y 2) corresponden a conflictos en materia civil y comercial. - Y% de los conflictos (ítem 3) corresponden a conflictos en materia laboral. - Z% de los conflictos (ítem 4) corresponden a conflictos en materia de familia. - Respectivamente, cada tipo de conflicto. Especifique la oferta del servicio respecto de la población objeto. Importante: No basta con describir detalladamente la demanda y oferta de justicia, es necesario determinar si existe una verdadera demanda de los servicios del futuro Centro de Conciliación y/o Arbitraje, por ejemplo, estableciendo el grado de satisfacción de los s de los actuales operadores de justicia. Describa los operadores de justicia dentro del área de influencia del Centro de Conciliación y/o Arbitraje, por ejemplo: - Juzgados, identifique: a. Especialidad. b. Ubicación. c. Tipo de conflictos tramitados por año. d. Estadísticas de gestión. e. Grado de satisfacción del servicio en los s y las causas de éstos. Etc. - Inspecciones de policía, identifique: a. Ubicación. b. Forma de funcionamiento.

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c. Estadísticas de gestión. d. Grado de satisfacción del servicio en los s y las causas de éstos. - Comisarías de familia, identifique: a. Ubicación. b. Tipo de conflictos tramitados por año. c. Estadísticas de gestión, etc. d. Grado de satisfacción del servicio en los s y las causas de éstos. - Ministerio Público, identifique: a. Ubicación. b. Tipo de conflictos tramitados por año. c. Estadísticas de gestión. d. Grado de satisfacción del servicio en los s y las causas de éstos. - Jueces de Paz, identifique: a. Ubicación. b. Tipo de conflictos tramitados por año. c. Estadísticas de gestión. d. Grado de satisfacción del servicio en los s y las causas de éstos. - Otros Centros de Conciliación y/o Arbitraje, identifique: a. Ubicación. b. Tipo de conflictos tramitados por año. c. Estadísticas de gestión. d. Grado de satisfacción del servicio en los s y las causas de éstos. Una vez determine la demanda (conflictividad) y la oferta del servicio (alternativas para la solución de los conflictos) que se presentan en la población objeto, estime la demanda del servicio del futuro Centro de Conciliación y/o Arbitraje, por ejemplo: Nuestro Centro de Conciliación y/o Arbitraje “Negociemos y Conciliemos” tiene proyectado atender doscientos (200) casos mensuales, así:

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4.3. ESTIMACIÓN DE LA DEMANDA DEL SERVICIO

“Por materia: X% de casos en derecho civil y comercial, relacionados con los siguientes asuntos: - Responsabilidad civil contractual: entre distribuidores mayoristas y distribuidores minoristas: X1% de conflictos por incumplimiento del contrato de suministro; entre distribuidores minoristas y consumidores: X2% de conflictos por incumplimiento de contratos de compraventa; entre consumidores y productores: X3% de conflictos por daños causados por los productos defectuosos. - Responsabilidad civil extracontractual: daños derivados de accidente de tránsito: X4%; daños causados por trabajadores o dependientes: X5%; y daños causados por animales: X6%. Y% de casos en materia laboral, principalmente los siguientes asuntos: - Terminación del contrato de trabajo sin justa causa: Y1%. - Mora en el pago de las obligaciones derivadas del contrato de trabajo: Y2%. - Indemnización por terminación del contrato de trabajo con justa causa: Y3%. Z% de conflictos en materia de familia: - Casos de violencia intrafamiliar: Z1%. - Casos de declaración de existencia de unión marital de hecho y disolución y liquidación de sociedad patrimonial marital Z2%. - Casos de fijación, aumento, disminución y exoneración de cuota alimentaria Z3%

Recuerde: Si determina correctamente su área de influencia y su población objeto (ubicación del Centro), así como las necesidades específicas de ésta en materia de resolución de conflictos puede asimismo caracterizar correctamente la tipología del conflicto que se presenta en la población objeto. Ubicación del Centro y tipología del conflicto, correctamente determinados, son la base para estimar la demanda del servicio. Todo esto con un fin: definir la conveniencia y la oportunidad de creación del Centro de Conciliación y/o Arbitraje. No se invente falsas expectativas, conozca su área para que desde el principio el Centro comience bien.

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UNIDAD I DE LOS CENTROS DE CONCILIACIÓN

4.4. Organización istrativa del Centro Ministerio del Interior y de Justicia, Resolución 1342 de 2004, artículo 2, numeral 3, literal d) “Las personas autorizadas por la Ley para crear centros de conciliación y/o arbitraje deberán presentar al Ministerio del Interior y de Justicia una metodología de factibilidad que cumpla con los siguientes requisitos: (…) 3. Presentar un estudio de factibilidad coherente y razonable que cumpla con criterios de conveniencia y oportunidad soportado en información verificable que contenga: (…) d) Organización istrativa del centro: Consiste en la estructura funcional del centro para ofrecer sus servicios, entendida ésta como el personal que desarrollará las actividades del centro con eficiencia y eficacia, teniendo en cuenta la ubicación del centro, tipología del conflicto, demanda del servicio, es decir, los factores necesarios de ingeniería institucional”.

4.4.1. Qué se entiende por organización istrativa del Centro? Es la estructura funcional con que contará el futuro Centro de Conciliación y/o Arbitraje para ofrecer sus servicios. Está comprendida por el personal básico que desarrollará las actividades del futuro Centro con eficiencia y eficacia. Eficiencia es la “capacidad de disponer de alguien o de algo para conseguir un efecto determinado”4. Pregúntese: ¿El futuro Centro de Conciliación y/o Arbitraje está en capacidad de contar con X funcionarios? Eficacia es la “capacidad de lograr el efecto que se desea o se espera”5. En lo pertinente, pregúntese: ¿El futuro Centro de Conciliación y/o Arbitraje podrá atender la proyección de casos estimada con X funcionarios? 4.4.2. ¿Cómo determinar la organización istrativa del Centro de Conciliación y/o Arbitraje? Para determinar la organización istrativa del futuro Centro de Conciliación y/o Arbitraje debe tener en cuenta: - La ubicación del centro. - La tipología del conflicto. - La demanda del servicio. - Factores de ingeniería institucional. Piense en la proyección de los casos que desea atender (estimación de la demanda del servicio) y con base en esto planee un organigrama, determine un personal básico, requisitos (perfil) y funciones de este personal básico.

4 5

Diccionario RAE, Op. Cit. Ibídem.

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4.4. ORGANIZACIÓN ISTRATIVA DEL CENTRO

Ejemplo: Nuestro Centro de Conciliación y/o Arbitraje “Negociemos y Conciliemos” proyectó atender doscientos (200) casos mensuales. Para cumplir esta proyección con eficiencia y eficacia, en primer lugar, debe determinarse cuántos funcionarios está en capacidad de tener el Centro (supongamos un básico de 8 funcionarios istrativos, independientemente de la lista de conciliadores y/o árbitros) y, en segundo lugar, debe establecerse si con esta planta básica está en capacidad de atender la demanda del servicio. 1 Director. 1 Secretario General. 1 Asistente contable. 1 Recepcionista. 1 Mensajero. 1 Asesor Jurídico. 1 Asesor Social. 1 Asesor de mercadeo.

Recuerde: Si determina correctamente su área de influencia y su población objeto (ubicación del Centro), así como las necesidades específicas de ésta en materia de resolución de conflictos puede determinar bien la tipología del conflicto que se presenta en la población objeto. Ubicación del Centro y tipología del conflicto, correctamente determinados, le permitirán estimar correctamente la demanda del servicio.

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UNIDAD I DE LOS CENTROS DE CONCILIACIÓN

4.5. Estrategia de divulgación Ministerio del Interior y de Justicia, Resolución 1342 de 2004, artículo 2, numeral 3, literal e) “Las personas autorizadas por la Ley para crear centros de conciliación y/o arbitraje deberán presentar al Ministerio del Interior y de Justicia una metodología de factibilidad que cumpla con los siguientes requisitos: (…) 3. Presentar un estudio de factibilidad coherente y razonable que cumpla con criterios de conveniencia y oportunidad soportado en información verificable que contenga: (…) e) Estrategia de divulgación: El centro de conciliación y/o arbitraje deberá contar con una estrategia de divulgación de los servicios que prestará (conciliación, asesorías, capacitaciones, etc.) a la población objeto teniendo en cuenta los resultados de la investigación de ubicación del centro, tipología del conflicto y demanda del servicio”.

4.5.1 ¿Qué es la estrategia de divulgación? Es un plan de comunicación de los servicios que el Centro de Conciliación y/o Arbitraje prestará a la población objeto. Una estrategia es un conjunto de reglas que aseguran una decisión óptima en cada momento de un proceso regulable6. El proceso regulable que nos interesa: la divulgación del Centro de Conciliación y/o Arbitraje y de los servicios que prestará. Lo que debe definirse en la estrategia de divulgación es el conjunto de reglas que asegurarán que la población objeto conocerá el Centro de Conciliación y/o Arbitraje y los servicios que prestará. 4.5.2. ¿Qué debe tenerse en cuenta para elaborar la estrategia de divulgación? Para elaborar la estrategia de divulgación deben tenerse en cuenta los resultados de la investigación sobre la ubicación del centro, tipología del conflicto y demanda del servicio. El Centro de Conciliación y/o Arbitraje, en últimas, debe funcionar como una empresa; y para asegurar el funcionamiento de una empresa es necesario darse a conocer. Para esto, debe concretarse un plan de divulgación con el fin de que la población objeto pueda conocer la existencia del Centro y los servicios que presta. Primero: Realice un análisis interno y externo de la situación de la empresa. Puede emplear el método DOFA, así: Establezca: Debilidades internas. 6

Cfr. Diccionario RAE, Op. Cit.

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4.5. ESTRATEGIA DE DIVULGACIÓN

Oportunidades del entorno. Fortalezas internas. Amenazas del entorno. La determinación de las debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas permite establecer el diagnóstico, tanto estático (estado actual) como dinámico (capacidad, potencialidades), del Centro de Conciliación y/o Arbitraje. Con base en el diagnóstico (estático y dinámico) plantee objetivos a alcanzar a corto, mediano y largo plazo. Segundo: Identifique las acciones a seguir para alcanzar los objetivos fijados. El plan de acción contiene tareas inmediatas tanto para el Centro como para cada una de sus dependencias. Para determinar el plan de acción: - Haga una definición global del mercado. - Identifique las oportunidades que ofrece el mercado (áreas atractivas para la acción mercadológica, ventajas competitivas). - Distribuya el mercado en segmentos o grupos de consumidores (para esto identifique las necesidades, características y conducta similares que requieren productos, servicios o mezclas de mercado7 determinados). - Seleccione los segmentos o grupos de consumidores más prometedores u objetivos. - Determine una posición para sus productos y servicios, es decir, ubíquelo respecto a los productos de la competencia. - Desarrolle una mezcla de mercado adecuada. Tercero: Defina los recursos necesarios para desarrollar las acciones. Los pasos anteriores arrojan una estrategia ideal. Cuarto: Someta la estrategia ideal a un análisis competitivo, es decir, tenga en cuenta a sus competidores, así: - Recoja datos sobre ellos, identifique su estrategia actual, capacidades, objetivos, misión y visión. - Identifique el perfil de su competidor: características, modos de comportamiento, predicciones acerca de las estrategias futuras de su competidor. - Simule cómo ocurriría en el futuro una secuencia de acciones y reacciones competitivas desencadenada por la acción del Centro. Quinto: Tome una decisión estratégica, es decir, determine el momento a partir del cual implementar las acciones del Centro. 7

La mezcla de mercado resulta de la combinación de las variables: producto, precio, promoción y distribución.

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UNIDAD I DE LOS CENTROS DE CONCILIACIÓN

La orientación de la estrategia de divulgación debe establecerse teniendo en cuenta las características de los servicios ofrecidos, las necesidades de la población objeto, la evolución, el impacto esperado, etc. En la estrategia de divulgación puede echar mano, entre otros, de los siguientes medios: - Creación de redes institucionales de cooperación con entidades de atención a ciudadanos, universidades, etc. - Creación de páginas web que den cuenta de la existencia del centro y la gama de servicios ofrecidos. - Publicaciones: volantes, avisos de prensa, boletines electrónicos, avisos de radio, etc.

Recuerde: 1. Establezca: Debilidades internas, Oportunidades del entorno, Fortalezas internas y Amenazas del entorno. Plantee objetivos. 2. Identifique las acciones a seguir. 3. Defina los recursos necesarios para desarrollar las acciones. Defina una estrategia ideal. 4. Someta la estrategia ideal a un análisis competitivo. 5. Tome una decisión estratégica.

4.6. Sistema de evaluación y seguimiento Ministerio del Interior y de Justicia, Resolución 1342 de 2004, artículo 2, numeral 3, literal f) “Las personas autorizadas por la Ley para crear centros de conciliación y/o arbitraje deberán presentar al Ministerio del Interior y de Justicia una metodología de factibilidad que cumpla con los siguientes requisitos: (…) 3. Presentar un estudio de factibilidad coherente y razonable que cumpla con criterios de conveniencia y oportunidad soportado en información verificable que contenga: (…) f) Sistema de evaluación y seguimiento: El centro de conciliación y/o arbitraje deberá contar con un proyecto de evaluación y seguimiento a los servicios que presta a la comunidad el cual incluirá indicadores de gestión, grados de satisfacción, cumplimiento de acuerdos, atención de quejas y reclamos, procedimiento para la atención en los casos de incumplimiento de los acuerdos o reincidencia del conflicto, y mapa de riesgos”.

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5. ¿QUÉ ES INDICADOR?

4.6.1. ¿Sistema de evaluación y seguimiento de qué? De los servicios que el Centro de Conciliación y/o Arbitraje prestará a la comunidad. 4.6.2. ¿Qué debe contener el sistema de evaluación y seguimiento? Como mínimo, el sistema de evaluación y seguimiento debe comprender: indicadores de gestión, grados de satisfacción, cumplimiento de acuerdos, atención de quejas y reclamos, procedimiento para la atención en los casos de incumplimiento de los acuerdos o reincidencia del conflicto, mapa de riesgos, etc. - Indicadores de gestión: basados en fórmulas concretas, verificables. 5. ¿QUÉ ES INDICADOR? Si bastara un pleonasmo, por indicador se entiende aquello que indica o sirve para indicar8, sin embargo, es necesario ir más allá. Por indicador se entiende un parámetro (unidad de medida) resultante de la relación entre dos (2) o más variables que permite establecer si las metas fijadas se están cumpliendo. En cada indicador especifique: (i) definición y (ii) variables. En la definición es fundamental especificar las metas. ¡Construyamos un indicador! Indicador de eficiencia de la conciliación (EF) Definición.- Proporción de casos atendidos que llegaron a acuerdo total sin reincidencia en el conflicto. Variables.- Número de casos atendidos que llegaron a acuerdo total sin reincidencia en el conflicto (CAE = Casos atendidos exitosos), sobre número de casos atendidos anualmente (CAA). No. CAE EF = ----------------No. CAA A manera de ejemplo: 1. Indicadores de oferta: 1.1. Oferta neta del servicio de conciliación y/o arbitraje. 1.2. Oferta de los Centros de Conciliación y/o Arbitraje. 1.3. Tarifa promedio del servicio de conciliación y/o arbitraje. 8

Cfr. Diccionario RAE, Op. Cit.

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UNIDAD I DE LOS CENTROS DE CONCILIACIÓN

2. Indicadores de demanda: 2.1. Demanda neta del servicio de conciliación y/o arbitraje. 2.2. Demanda efectiva de los centros de conciliación y/o arbitraje. 3. Indicadores de cruce oferta – demanda: 3.1. Casos de éxito total del proceso de conciliación y/o arbitraje. 3.2. Casos fallidos, discriminando las causas de las fallas. 4. Indicadores generales: 4.1. Balance servicio de Conciliación y/o Arbitraje. - Grados de satisfacción, medidos cuantitativa y cualitativamente a través de encuestas, comparación con los resultados de la medición de quejas y reclamos. Los grados de satisfacción son, palabra más palabras menos, otro indicador, cuyo objeto es medir el nivel de conformidad del respecto del servicio prestado por el Centro de Conciliación y/o Arbitraje. Para determinarlo se pueden aplicar encuestas aleatorias dirigidas a los s directos del servicio, con el fin de medir la calidad del mismo. Por ejemplo: 1. ¿Ha sido usted del servicio prestado por el Centro de Conciliación y/o Arbitraje “Negociemos y Conciliemos”?, ¿cómo? En una escala de 0 a 5, donde 0 es absolutamente malo y 5 es muy bueno, califique los siguientes aspectos del servicio prestado por el Centro de Conciliación y/o Arbitraje “Negociemos y Conciliemos”: Aspectos del servicio Atención hacia el Diligencia en los trámites Asesoría adecuada en los trámites Calidad de las instalaciones Calidad del servicio prestado Profesionalismo del conciliador Efectividad del trámite conciliatorio

0

1

2

3

4

5

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5. ¿QUÉ ES INDICADOR?

Observaciones o críticas: _____________________________________________________ _____________________________________________________ _______________________________________. - Atención de quejas y reclamos, por ejemplo, mediante buzones de quejas y reclamos, líneas de atención al cliente, etc. En gestión istrativa, la diferencia entre queja y reclamo es muy sutil, por la primera (queja) se entiende la que va dirigida contra una persona determinada, que para el caso debe ser un funcionario del Centro de Conciliación y/o Arbitraje, de lo contrario no representa ningún interés para el Centro; mientras que por reclamo se entiende aquel que va dirigido contra un proceso, independientemente de que se origine en un trámite o no, la diferencia está en el objeto de la reclamación. Por tanto, debe medirse el servicio también en relación con la atención de las quejas y reclamos. Para esto, lo primero que debe hacerse es medir la cantidad de quejas y reclamos presentados. Por ejemplo: Respecto del servicio del Centro de Conciliación y/o Arbitraje “Negociemos y Conciliemos” se han presentado el semestre anterior: X% de quejas, de las cuales: X1% se refiere a la calidad en la atención, X2% a la diligencia de los funcionarios, etcétera. Y% de reclamos, de los cuales: Y1% se refiere a la asesoría adecuada en los trámites; Y2% a la calidad de las instalaciones; Y3% a la calidad del servicio prestado; Y4% al profesionalismo del conciliador y Y5% a la efectividad del trámite conciliatorio. Obsérvese que el sistema de medición de quejas y reclamos, en el ejemplo presentado, está íntimamente relacionado con los factores que indican, a su vez, los grados de satisfacción. No necesariamente debe ser así, lo que sí debe tenerse claro es que las quejas son dirigidas contra las personas, mientras que los reclamos se hacen contra los procesos de la entidad. - Cumplimiento de acuerdos, a través de un seguimiento sobre el cumplimiento de los acuerdos. La prestación del servicio de Conciliación no se agota en la posibilidad de realizar la audiencia, va más allá, precisamente porque implica una oferta de istración de justicia, debe establecerse qué pasa con el conflicto en una etapa que podríamos denominar postconflicto, entendiendo por tal aquel momento posterior a la celebración de la audiencia.

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UNIDAD I DE LOS CENTROS DE CONCILIACIÓN

Para medir el cumplimiento de acuerdos puede emplearse, igualmente, una encuesta de medición del cumplimiento de acuerdos. Por ejemplo: Encuesta de medición del cumplimiento de acuerdos Fecha de la conciliación:

_______________.

Fecha de la realización de la encuesta:

_______________.

Nivel de cumplimiento del acuerdo: El acuerdo de conciliación a que llegó se cumplió: SÍ ____ /NO ____ / PARCIALMENTE ____. Si a la pregunta anterior respondió NO o PARCIALMENTE, indique el punto del acuerdo no cumplido y las causas: _______________________________________________________ Observaciones o críticas: _______________________________________________________ _______________________________________________________ - Procedimiento para la atención en los casos de incumplimiento de los acuerdos o reincidencia del conflicto, por ejemplo, mediante planes de contingencia para el caso de los acuerdos incumplidos o ineficaces. Se dijo anteriormente que la tarea del Centro de Conciliación no se agota con la práctica de la audiencia, va más allá y es necesario que así sea, porque implica oferta de istración de justicia. Así las cosas, es importante establecer cómo se procederá en casos de incumplimiento del acuerdo o reincidencia del conflicto. Por ejemplo, puede ser útil: Teniendo en cuenta que la información sobre el incumplimiento del acuerdo y la reincidencia del conflicto puede originarse en la aplicación de una de las anteriores encuestas, lo primero que convendría hacer es establecer la posibilidad de que, con base en el resultado de la encuesta, se inicie un proceso tendiente a salvar el acuerdo de conciliación y establecer un procedimiento dirigido a ese fin, así: 1. Con base en la información resultante de la encuesta, el funcionario del Centro debe presentar un “Informe de Incumplimiento de Acuerdo Conciliatorio”. 2. Prever la posibilidad de que el Centro de Conciliación y/o Arbitraje cite a las partes para intentar salvar el Acuerdo, reforzándolo o sustituyéndolo.

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5. ¿QUÉ ES INDICADOR?

3. Informar debidamente a las partes sobre su derecho de acudir a la jurisdicción ante el incumplimiento del Acuerdo de Conciliación. 1. 2. 3. 4.

Mapa de riesgos. En el mapa de riesgos especifique: Tipo de riesgo. Descripción del riesgo. Consecuencias de la realización del riesgo. Estrategias de solución. Éstas pueden ser preventivas o correctivas, si tienen por objeto prevenir la realización del riesgo identificado o corregir los efectos de un riesgo realizado.

El mapa de riesgos es una herramienta de planeación que permite direccionar los esfuerzos del Centro de Conciliación y/o Arbitraje a situaciones especiales de alerta. El riesgo es inherente al desarrollo de toda actividad, máxime de las humanas, sin embargo, es conveniente tener en cuenta que en esta materia el riesgo no solamente es para el que desarrolla la actividad, es decir, no sólo es del Centro de Conciliación y/o Arbitraje, sino que puede llegar a afectar inclusive el nivel de efectivo a la justicia, por la especial importancia de prestar el servicio de conciliación. A manera de ejemplo: Estrategias de solución Riesgo

Descripción

Disminución de la demanda de conciliación en el área de influencia.

Las características de la población objeto, como las de todo grupo humano, tienen a cambiar.

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Consecuencias Cambio de los índices de conflictividad, por ende, de la demanda del servicio de Conciliación, arriesgando la sostenibilidad financiera del Centro.

Preventivas

Correctivas

- Informar a la población objeto, mediante estrategias de comunicación eficiente, los servicios que presta el Centro. - Prever la posibilidad de hacer recortes de la organización istrativa del Centro de Conciliación y/o Arbitraje.

- Trasladar el Centro de Conciliación y/o Arbitraje, previo cumplimiento de las exigencias legales al respecto.

UNIDAD I DE LOS CENTROS DE CONCILIACIÓN

Fracaso del intento conciliatorio

Las partes no están interesadas en aplicar la conciliación como medio para solucionar su conflicto.

- Bajo índice de conciliaciones logradas. - Desmotivación de los Conciliadores y/o funcionarios del Centro. - Baja de la demanda del servicio.

Capacitación constante a conciliadores para afrontar este tipo de actitudes de las partes. - Información al público en general sobre la importancia y los beneficios de los mecanismos alternativos de solución de conflictos, en especial, de la conciliación.

Que el diagnóstico, con base en los indicadores, grados de satisfacción y atención de quejas y reclamos, sea permanente, para poder determinar así las causas de las audiencias fallidas. Establecidas las causas, tomar correctivos, en cuanto a formación de los conciliadores, logística, etc.

Orientación errónea de las necesidades de capacitación

Los programas de capacitación diseñados e implementados no son efectivos ni funcionales al Centro de Conciliación y/o Arbitraje

- Indebida atención de las audiencias. - Baja en la calidad de atención del del servicio.

- Establecer criterios claros, genéricos y comparativos que permitan identificar las necesidades de capacitación.

- Rediseñar el programa de educación continuada, para ajustarlo a las necesidades.

Etc.

Etc.

Etc.

Etc.

Etc.

Etc.

Etc.

Etc.

Etc.

Etc.

Recuerde: Para diseñar el sistema de evaluación y seguimiento de los servicios que prestará a la comunidad el Centro de Conciliación y/o Arbitraje, como mínimo deberá contener: indicadores de gestión, grados de satisfacción, cumplimiento de acuerdos, atención de quejas y reclamos, procedimiento para la atención en los casos de incumplimiento de los acuerdos o reincidencia del conflicto, mapa de riesgos, etc.

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6.2. ¿PARA QUÉ UN PROGRAMA DE EDUCACIÓN CONTINUADA?

6. PROGRAMA DE EDUCACIÓN CONTINUADA Ministerio del Interior y de Justicia, Resolución 1342 de 2004, artículo 2, numeral 3, literal g) “Las personas autorizadas por la Ley para crear centros de conciliación y/o arbitraje deberán presentar al Ministerio del Interior y de Justicia una metodología de factibilidad que cumpla con los siguientes requisitos: (…) 3. Presentar un estudio de factibilidad coherente y razonable que cumpla con criterios de conveniencia y oportunidad soportado en información verificable que contenga: (…) g) Programa de educación continuada: el centro de conciliación y/o arbitraje deberá contar con un programa de educación continuada entendido como la capacitación interna (funcionarios del centro) en mecanismos alternativos de solución de conflictos y gerencia de recursos. Con la realización de este tipo de actividades, se busca que las personas vinculadas al centro cuenten con un mecanismo de actualización constante sobre la materia de competencia”.

6.1. ¿Qué es el programa de educación continuada? Es la capacitación interna, es decir, la capacitación de los funcionarios del Centro de Conciliación y/o Arbitraje en dos materias, por lo mínimo: (i) mecanismos alternativos de solución de conflictos y (ii) gerencia de recursos. 6.2. ¿Para qué un programa de educación continuada? Dada la importancia de los servicios que presta el Centro de Conciliación y/o Arbitraje, es necesario que los funcionarios del Centro estén en actualización constante sobre la materia de su competencia. ¡IMPORTANTE! El programa de educación continuada (PEC) se refiere a la capacitación de los funcionarios del Centro de Conciliación y/o Arbitraje, NO a las posibilidades de formación y capacitación a conciliadores, que les otorga el título de tales. Las entidades interesadas en formar y capacitar conciliadores deben solicitar el aval del Ministerio del Interior y de Justicia y cumplir con los requisitos establecidos en la Resolución 1399 de 2003 del mismo Ministerio, y si es un Centro de Conciliación y/o Arbitraje el interesado en obtener este aval, deben tener por lo menos dos años de existencia y probar que permanentemente realizan audiencias de conciliación.

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UNIDAD I DE LOS CENTROS DE CONCILIACIÓN

Por ejemplo: El Programa de Educación Continuada del Centro de Conciliación y/o Arbitraje “Negociemos y Conciliemos” será: 1. Áreas de capacitación: 1.1. Área jurídica y técnica social. Objetivo: actualizar y fortalecer los conocimientos jurídicos en mecanismos alternativos de solución de conflictos, especialmente en conciliación y/o arbitraje. 1.2. Área istrativa y financiera. Objetivo: actualizar y fortalecer los conocimientos y las habilidades técnicas y operativas relativas a la istración del Centro: diseño de sistemas de medición (indicadores, grados de satisfacción, etc.) e interpretación de sus resultados; técnicas de istración, entre otras. 1.3. Área de divulgación y mercadeo. Objetivo: actualizar y fortalecer los conocimientos teóricos y prácticos sobre determinación de canales de difusión, estrategias de divulgación y de mercadeo, entre otras. 2.Sujetos de capacitación: 2.1. Conciliadores del Centro de Conciliación y/o Arbitraje: preferentemente en el área 1.1. (área jurídica y técnica social). 2.2. Director del Centro de Conciliación: capacitación en las tres áreas: 1.1. (área jurídica y técnica social), 1.2. (área istrativa y financiera) y 1.3. (área de divulgación y mercadeo). 2.3. Personal istrativo del Centro de Conciliación y/o Arbitraje: preferentemente en área 1.2. (istrativa y financiera). 3. Plazos: Como mínimo, una (1) capacitación anual, y las demás cuando sea necesario, por ejemplo, por cambio legislativo o porque el sistema de medición de las actividades del Centro da como resultado bajo nivel de capacitación de los conciliadores en X rama del Derecho. 4. Recursos: En primer lugar se podrá acudir al recurso humano y financiero del Centro de Conciliación y/o Arbitraje, por ejemplo, si algún funcionario del Centro es experto en X tema y está dispuesto a colaborar, el Centro se valdrá de sus servicios preferentemente. Si el recurso humano del Centro de Conciliación y/o Arbitraje no es suficiente para implementar la capacitación en el área requerida, contratar los servicios de capacitación con Universidades o Centro de Educación Formal y No Formal, con cargo a los recursos financieros del Centro de Conciliación y/o Arbitraje.

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7. RECURSOS LOGÍSTICOS Y FÍSICOS

5. Responsables: El Director del Centro de Conciliación y/o Arbitraje y el Jefe del Área respectiva. 6. Modalidades: El Centro de Conciliación y/o Arbitraje implementará cualquiera de las siguientes modalidades, según la necesidad de capacitación: foros, mesas de trabajo, conversatorio, talleres, conferencias, diplomados, cursos en Universidades, etc. 7. Temas: De acuerdo con las necesidades de capacitación, los temas serán definidos por el equipo responsable de ésta, teniendo en cuenta los objetivos de cada área de capacitación.

Recuerde: El programa de educación continuada es la capacitación interna, es decir, la capacitación de los funcionarios del Centro de Conciliación y/o Arbitraje en: (i) Mecanismos alternativos de solución de conflictos y (ii) Gerencia de recursos.

7. RECURSOS LOGÍSTICOS Y FÍSICOS Ministerio del Interior y de Justicia, Resolución 1342 de 2004, artículo 2, numeral 3, literal h) “Las personas autorizadas por la Ley para crear centros de conciliación y/o arbitraje deberán presentar al Ministerio del Interior y de Justicia una metodología de factibilidad que cumpla con los siguientes requisitos: (…) 3. Presentar un estudio de factibilidad coherente y razonable que cumpla con criterios de conveniencia y oportunidad soportado en información verificable que contenga: (…) h) Recursos logísticos y físicos: La persona interesada deberá demostrar que cuenta con los recursos logísticos, físicos necesarios para prestar con eficiencia y eficacia los servicios planeados o presentar un proyecto [sic] factibilidad para la consecución de los mismos”

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UNIDAD I DE LOS CENTROS DE CONCILIACIÓN

7.1.

¿Qué son recursos logísticos? Por recursos logísticos se entiende el “conjunto de medios y métodos necesarios para llevar a cabo la organización de una empresa, o un servicio…”9. 7.2. ¿Qué son recursos físicos? Es el conjunto de medios para llevar a cabo una determinada actividad. Si bien la diferencia entre recursos logísticos y físicos es bastante sutil, el aspecto fundamental es que los recursos logísticos tienen una relación más estrecha con la especialidad del servicio a prestar, mientras que los recursos físicos son instalaciones mínimas necesarias para desarrollar la actividad. Pero, ni los unos (recursos logísticos) ni los otros (recursos físicos) son independientes de la actividad que prestará el futuro Centro de Conciliación y/o Arbitraje. Es así como el futuro Centro de Conciliación y/o Arbitraje, como toda institución, debe disponer, para el desarrollo de sus actividades, de instalaciones (oficinas, edificios, etc.), estacionamientos, equipos, papelería, archivo, etc., en condiciones de calidad, salubridad, seguridad y preservación del medio ambiente. La determinación de los recursos físicos y logísticos necesarios está estrechamente ligada con los requisitos anteriores (ubicación del centro, la tipología del conflicto, la estimación de la demanda del servicio, la organización istrativa del centro, el sistema de evaluación y seguimiento y el programa de educación continuada). Las instalaciones y equipos deben mantenerse en condiciones óptimas de servicio y debe preverse la orientación sobre la ubicación y utilización de éstos. Por otro lado, debe tenerse en cuenta la normatividad sobre salidas de emergencia y s para personas con grados de capacidad distinta al común de las personas, en los lugares donde esto sea necesario; por ejemplo, los dispuestos en la Ley 361 del 7 de febrero de 1997, sobre mecanismos de integración social de las personas con limitaciones, relativos a la existencia de rampas de y ascensores de acuerdo con la ubicación, al de perros lazarillo o perros guías, etc. A manera de ejemplo, el Centro de Conciliación y/o Arbitraje “Negociemos y Conciliemos” cuenta con los siguientes: Recursos físicos: - Oficinas con extensión de trescientos metros cuadrados (300 m2), ubicadas sobre tres pisos del edificio X, que cuenta con: i. Oficinas independientes para el Director del Centro de Conciliación y/o Arbitraje, para el Secretario General, para el Asistente contable, para el Asesor 9

Diccionario RAE, Op. Cit.

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7.3 RECURSOS FINANCIEROS

Jurídico, para el Asesor Social y para el Asesor de mercadeo, ii. Puestos de trabajo para la recepcionista y para el mensajero, iii. Una zona de recepción y de espera para el público, iv. Una zona para archivos, v. Baños públicos y privados, vi. Salón de conferencias, vii. Una zona verde, viii. Una zona de servicios varios y, lo más importante, X salas de conciliación. Recursos logísticos: - Ocho (8) computadores, uno para cada oficina, inclusive el puesto para recepción. - Ocho (8) escritorios, con sus lugares auxiliares y sillas de trabajo. - X (x) mesas redondas y X (x) juegos de x sillas para las salas de conciliación, y X mesas y escritorios para contingencias. - Video beam y computador portátil en el salón de conferencias. Etc. ¡IMPORTANTE! SEA DESCRIPTIVO, haga un inventario. Para esto, tenga en cuenta los demás aspectos que caracterizan el futuro Centro de Conciliación y/o Arbitraje. NO ES IMPRESCINDIBLE estar en posesión de los recursos físicos y logísticos al momento de solicitar la autorización, pues, puede cumplirse con este requisito formulando un plan coherente y efectivo de adquisición de éstos.

Recuerde: Demuestre que cuenta con los recursos logísticos y físicos necesarios para prestar con eficiencia y eficacia los servicios planeados o presente un proyecto de factibilidad para la consecución de los mismos.

7.3

Recursos Financieros Ministerio del Interior y de Justicia, Resolución 1342 de 2004, artículo 2, numeral 3, literal i)

“Las personas autorizadas por la Ley para crear centros de conciliación y/o arbitraje deberán presentar al Ministerio del Interior y de Justicia una metodología de factibilidad

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UNIDAD I DE LOS CENTROS DE CONCILIACIÓN

que cumpla con los siguientes requisitos: (…) 3. Presentar un estudio de factibilidad coherente y razonable que cumpla con criterios de conveniencia y oportunidad soportado en información verificable que contenga: (…) i) Recursos financieros: La persona interesada deberá demostrar que cuenta con los recursos financieros necesarios para prestar con eficiencia y eficacia los servicios planeados o presentar un proyecto factibilidad para la consecución de los mismos. Para esto deberá aportar un informe en el cual se relacionen las fuentes de financiación que tendrá el centro, así como sus ingresos y egresos. Dichos recursos deben garantizar la sostenibilidad y crecimiento del centro”.

7.4. ¿Qué son recursos financieros? Los recursos financieros hacen referencia a los recursos monetarios, o su equivalente, necesarios para prestar con eficiencia y eficacia los servicios planeados. ¿Deben tenerse estos recursos al momento de presentar la solicitud de autorización? NO necesariamente, pues puede también presentarse un proyecto de factibilidad para la consecución de los recursos financieros. ¿Cómo probar que se cuenta con los recursos financieros requeridos? Debe presentarse un informe en el que se especifique: - Las fuentes de financiación del futuro Centro de Conciliación y/o Arbitraje. - Los ingresos del Centro. - Los egresos del Centro. 7.5. ¿Para qué el informe sobre fuentes de financiación, ingresos y egresos del Centro? Para la sostenibilidad y crecimiento del futuro Centro de Conciliación y/o Arbitraje. ¡IMPORTANTE! NO TODOS LOS CENTROS DE CONCILIACIÓN NI TODOS LOS CONCILIADORES están autorizados a cobrar tarifas por el servicio que prestan, y este tema de los recursos financieros está íntimamente ligado con el financiamiento del Centro de Conciliación y/o Arbitraje con base en el recaudo por concepto de tarifas.

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7.5. ¿PARA QUÉ EL INFORME SOBRE FUENTES DE FINANCIACIÓN, INGRESOS Y EGRESOS DEL CENTRO?

Únicamente están autorizados a cobrar tarifas por el servicio de conciliación que prestan: i. Los Centros de Conciliación de las personas jurídicas sin ánimo de lucro y ii. Los conciliadores abogados inscritos en los Centros de Conciliación de las personas jurídicas sin ánimo de lucro. Estos Centros de Conciliación SÍ pueden tener como base para su financiamiento el recaudo por concepto de las tarifas aplicadas a la prestación del servicio de conciliación Por el contrario: i. Los Centros de Conciliación de las entidades públicas, ii. Los Centros de Conciliación de los Consultorios Jurídicos de las Facultades de Derecho iii. Los conciliadores abogados, estudiantes y judicantes, inscritos en los Centros de Conciliación de las entidades públicas y de las Facultades de Derecho y iv. Los funcionarios públicos facultados y autorizados para conciliar deben adelantar el trámite conciliatorio de manera gratuita; en todo caso, les está expresamente prohibido por el artículo 4 de la Ley 640 de 2001 cobrar por los servicios de conciliación que prestan, así como trasladar cualquier carga o costo económico por este concepto a sus s. Entonces, estos Centros no pueden asegurar su viabilidad financiera con base en el producto del recaudo de tarifas, dependen en todo caso de la entidad pública o de la Facultad de Derecho de la Universidad que los creó. Esto quiere decir que los recursos financieros de estos Centros de Conciliación dependen del presupuesto de la entidad de la cual emanaron. ¡IMPORTANTE! Es importante tener en cuenta que también están habilitados para solicitar la autorización para la creación de Centros de Conciliación y/o Arbitraje las Facultades de Ciencias Humanas y Sociales. A manera de ejemplo: Para determinar los recursos financieros con base en los cuales funcionará el Centro de Conciliación y/o Arbitraje, conviene tener en cuenta el presupuesto estimado de gastos del Centro. Hipótesis 1. Centros de Conciliación autorizados a cobrar tarifas por la prestación del servicio:

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UNIDAD I DE LOS CENTROS DE CONCILIACIÓN

Presupuesto anual del Centro de Conciliación y/o Arbitraje “Negociemos y Conciliemos”: Concepto Personal Gastos arrendamiento oficinas Costos tributarios de la operación del Centro Total

Cantidad X Y

Valor mensual X Y

Total año X Y

Z

Z

Z

XYZ

XYZ

XYZ

Estimado de recaudo por concepto de tarifas (Para los Centros de Conciliación de las personas jurídicas sin ánimo de lucro): En nuestro ejemplo, el Centro de Conciliación y/o Arbitraje “Negociemos y Conciliemos” estimó su demanda de servicio así: - X% de los conflictos (ítems 1 y 2) corresponden a conflictos en materia civil y comercial. - Y% de los conflictos (ítem 3) corresponden a conflictos en materia laboral. - Z% de los conflictos (ítem 4) corresponden a conflictos en materia de familia. Por concepto de tarifas de este demanda de servicio, el Centro de Conciliación y/o Arbitraje “Negociemos y Conciliemos” proyecta recaudar la suma de X (dentro de los límites previstos en el Decreto XX de XX. Ver Anexo No. 1 “MODELO DE REGLAMENTO PARA CENTROS DE CONCILIACIÓN Y/O ARBITRAJE”). En nuestro ejemplo, la Asociación de Pequeños Comerciantes del Suroccidente de Bogotá, “APECO”, que es la entidad sin ánimo de lucro interesada en la creación del Centro de Conciliación y/o Arbitraje “Negociemos y Conciliemos”, garantizará la suma de Y anual, o mensual. Entonces, X (recaudo de tarifas) más Y (presupuesto destinado por la persona jurídica sin ánimo de lucro) igual a XY (presupuesto estimado), que en todo caso es superior al total del estimativo de gastos del Centro de Conciliación y/o Arbitraje XYZ. Esto para garantizar la viabilidad financiera del Centro.

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7.5. ¿PARA QUÉ EL INFORME SOBRE FUENTES DE FINANCIACIÓN, INGRESOS Y EGRESOS DEL CENTRO?

Adicionalmente, deben preverse ingresos por otros conceptos, por ejemplo, por concepto de capacitación, si el Centro de Conciliación y/o Arbitraje solicitará o ya tiene el aval del Ministerio del Interior y de Justicia (Resolución 1399 de 2003). Hipótesis 2. Centros de Conciliación NO autorizados a cobrar tarifas por la prestación del servicio (Centros de Conciliación de entidades públicas y de los Consultorios Jurídicos de las Facultades de Derecho): Presupuesto anual del Centro de Conciliación y/o Arbitraje “Negociemos y Conciliemos”: Concepto Personal Gastos arrendamiento oficinas Costos tributarios de la operación del Centro Total

Cantidad X

Valor mensual X

Total año X

Y

Y

Y

Z

Z

Z

XYZ

XYZ

XYZ

Este tipo de Centros de Conciliación NO puede cobrar tarifas por concepto de la prestación del servicio de conciliación, luego este rubro no puede formar parte del estimativo de recursos financieros disponibles para el funcionamiento del Centro. Es decir, para los Centros de Conciliación de las entidades públicas la provisión de los recursos financieros depende del presupuesto de aquellas, y recuérdese que éste no puede ser comprometido sino cuando se cuenta con el certificado de disponibilidad presupuestal, salvo que se comprometan vigencias futuras debidamente (Téngase en cuenta lo dispuesto por el Estatuto Orgánico del Presupuesto, Decreto 111 de 1996). Por otro lado, en cuanto a los Centros de Conciliación de los Consultorios Jurídicos de las Facultades de Derecho, sean éstas públicas o privadas, la financiación del Centro de Conciliación depende del presupuesto previsto para ello por la respectiva Facultad para el Consultorio Jurídico.

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UNIDAD I DE LOS CENTROS DE CONCILIACIÓN

Recuerde: (i) Demuestre que cuenta con los recursos financieros necesarios para prestar con eficiencia y eficacia los servicios planeados, o (ii) Presente un proyecto factibilidad para la consecución de los mismos. El informe debe contener: las fuentes de financiación que tendrá el centro, así como sus ingresos y egresos. Todo con el fin de garantizar la sostenibilidad y crecimiento del centro.

8. REGLAMENTO INTERNO Ministerio del Interior y de Justicia, Resolución 1342 de 2004, artículo 2, numeral 3, literal j) j) Reglamento interno: el centro de conciliación y/o arbitraje que deberá tener un reglamento interno que incluya como mínimo: (i) Las políticas y parámetros que garanticen la calidad, eficiencia y eficacia de los servicios que preste el centro; (ii) principios del centro; (iii) requisitos, nombramiento y funciones de cada una de la (sic) personas que hacen parte del centro; (iv) procedimiento de conciliación, arbitraje, entre otros; (v) forma de reparto de los casos que se soliciten; (vi) causales y procedimiento de las sanciones a las personas que hacen parte del centro; (vii) código de ética de las personas que hacen parte del centro; (viii) tarifas de los servicios; (ix) deberes y obligaciones de las personas que hacen parte del centro”.

8.1. ¿Cuáles son los requisitos mínimos del Reglamento del Centro de Conciliación y/o Arbitraje? El Reglamento del Centro de Conciliación y/o Arbitraje deberá contener los siguientes requisitos, como mínimo: i. Las políticas y parámetros que garanticen la calidad, eficiencia y eficacia de los servicios que preste el centro. ii. Los principios del Centro. iii. Los requisitos, nombramiento y funciones de cada una de las personas que hacen parte del Centro. iv. El procedimiento de conciliación, arbitraje, entre otros. v. La forma de reparto de los casos que se soliciten. vi. Las causales y procedimiento para la imposición de sanciones a las personas que hacen parte del Centro. vii. El Código de Ética de las personas que hacen parte del Centro.

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9. LISTA DE CONCILIADORES

viii. Las tarifas de los servicios. ix. Los deberes y obligaciones de las personas que hacen parte del Centro.

Vea Anexo No. 1 “MODELO DE REGLAMENTO PARA CENTROS DE CONCILIACIÓN Y/O ARBITRAJE”.

8.2. Reglamento de arbitraje institucional Ministerio del Interior y de Justicia, Resolución 1342 de 2004, artículo 2, numeral 3, literal k) “Las personas autorizadas por la Ley para crear centros de conciliación y/o arbitraje deberán presentar al Ministerio del Interior y de Justicia una metodología de factibilidad que cumpla con los siguientes requisitos: (…) 3. Presentar un estudio de factibilidad coherente y razonable que cumpla con criterios de conveniencia y oportunidad soportado en información verificable que contenga: (…) k) Reglamento de arbitraje institucional: El centro que preste el servicio de arbitraje deberá presentar un procedimiento arbitral institucional el cual debe incluir las tarifas por los servicios”.

Vea Anexo No. 2 “MODELO DE REGLAMENTO DE ARBITRAJE INSTITUCIONAL”.

9. LISTA DE CONCILIADORES Ministerio del Interior y de Justicia, Resolución 1342 de 2004, artículo 2, numeral 3, literal l) “Las personas autorizadas por la Ley para crear centros de conciliación y/o arbitraje deberán presentar al Ministerio del Interior y de Justicia una metodología de factibilidad que cumpla con los siguientes requisitos: (…) 3. Presentar un estudio de factibilidad coherente y razonable que cumpla con criterios de conveniencia y oportunidad soportado en información verificable que contenga: (…) l) Lista de conciliadores: el centro deberá contar con una lista oficial de conciliadores los cuales deberán acreditar su capacitación de conformidad con las normas vigentes sobre la materia”.

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UNIDAD I DE LOS CENTROS DE CONCILIACIÓN

9.1. ¿Qué debe acreditarse en este requisito? El Centro de Conciliación y/o Arbitraje debe acreditar la capacitación de los conciliadores de su lista oficial sobre la materia de competencia del Centro. ¡IMPORTANTE! Según concepto 24957 del 6 de septiembre de 2007 del Ministerio del Interior y de Justicia “la capacitación en Mecanismos Alternativos de Solución de Conflictos a la cual se refiere la Ley 640 de 2001 no es un título profesional, ni hace parte de la educación formal de instituciones de educación superior”. La formación de conciliadores está reglamentada por el Acuerdo 1851 de 2003 proferido por la Sala istrativa del Consejo Superior de la Judicatura y puede ser prestado por las entidades que obtengan el aval del Ministerio del Interior y de Justicia para ello, según la Resolución 1399 de 2003. Las entidades avaladas expiden entonces un certificado de capacitación en conciliación, no un título de conciliador. Por tanto, para acreditar este requisito es suficiente con aportar copia informal del certificado expedido por la entidad avalada, y corresponde al Ministerio del Interior y de Justicia verificar si la entidad tiene el aval y si la certificación ha sido expedida correctamente. En cuanto a los certificados de formación en mecanismos alternativos de solución de conflictos, o en conciliación en concreto, expedidos en el extranjero, éstos, según el Ministerio del Interior y de Justicia en el concepto citado, no requieren el trámite de convalidación ante el Ministerio de Educación Nacional. Estas certificaciones, por las especiales características de la formación en conciliación en Colombia, no son válidas para acreditar la calidad de abogado conciliador extrajudicial en Derecho. Los certificados expedidos en el extranjero únicamente sirven para acreditar experiencia o formación adicional, caso en el cual deben estar apostillados o legalizados. 10. OTROS MECANISMOS ALTERNATIVOS DE SOLUCIÓN DE CONFLICTOS Ministerio del Interior y de Justicia, Resolución 1342 de 2004, artículo 2, numeral 3ª, literal l) “Las personas autorizadas por la Ley para crear centros de conciliación y/o arbitraje deberán presentar al Ministerio del Interior y de Justicia una metodología de factibilidad que cumpla con los siguientes requisitos: (…) 3. Presentar un estudio de factibilidad coherente y razonable que cumpla con criterios de conveniencia y oportunidad soportado en información verificable que contenga:

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11. PASO 2: ESTUDIO DE LA SOLICITUD POR PARTE DEL MINISTERIO DEL INTERIOR Y DE JUSTICIA.

(…) ll) Otros mecanismos alternativos de solución de conflictos: los centros que presten servicios en otros mecanismos alternativos de solución de conflictos diferentes a la conciliación y el arbitraje deberán cumplir con las normas vigentes sobre la materia y deberán estar incluidos en el estudio de factibilidad a que se refieren los literales a) a l) de la presente Resolución”.

¡IMPORTANTE! Los Centros que presten servicios en mecanismos alternativos de solución de conflictos diferentes a la Conciliación y/o Arbitraje deberán cumplir con cada uno de los requisitos anteriores. Tenga en cuenta que si dentro de los servicios ofrecidos por el Centro se encuentra la conciliación y el arbitraje, la metodología de factibilidad, con cada uno de sus componentes, debe realizarse respecto de cada uno de estos servicios.

Recuerde: Si la metodología de factibilidad cumple con estos requisitos, seguramente el Ministerio concederá la autorización para la creación del Centro de Conciliación y/o Arbitraje.

11. PASO 2: ESTUDIO DE LA SOLICITUD POR PARTE DEL MINISTERIO DEL INTERIOR Y DE JUSTICIA. Ministerio del Interior y de Justicia, Resolución 1342 de 2004, artículo 3 “La Dirección de a la Justicia del Ministerio del Interior y de Justicia llevará a cabo el estudio del cumplimiento de los requisitos establecidos en la presente Resolución para lo cual procederá de la siguiente manera: “Una vez radicada en el Ministerio del Interior y de Justicia la solicitud de autorización de creación del centro de conciliación y/o arbitraje, el Director de a la Justicia hará el reparto correspondiente atendiendo a la zonificación de los centros a nivel nacional. “El funcionario de la Dirección de a la Justicia a quien corresponda el estudio de la solicitud de autorización de creación del centro de conciliación y/o arbitraje contará con un plazo de sesenta (60) días calendario para presentar un informe en el cual se indique el cumplimiento o no de los requisitos exigidos. “Con base en el informe presentado el Ministerio del Interior y de Justicia decidirá sobre la conveniencia y oportunidad para la autorización de creación del centro de

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conciliación y/o arbitraje. En este sentido el Ministerio podrá: (i) rechazar la solicitud por ser inconveniente o inoportuno la autorización de creación de un centro de conciliación y/o arbitraje en la zona de influencia del mismo. (ii) requerir la modificación, adición o corrección de algunos de los requisitos exigidos, para lo cual la persona solicitante tendrá un plazo de treinta (30) días calendario para subsanarlos so pena de archivo de la diligencia. (iii) autorizar la creación del centro de conciliación y/o arbitraje de conformidad con la solicitud presentada y sus anexos correspondientes. “El Ministerio del Interior y de Justicia realizará visitas a los centros de conciliación y/o arbitraje autorizados dentro de los tres (3) meses calendario siguientes a su autorización para verificar el cumplimiento de los requisitos exigidos. De lo contrario, el Ministerio podrá solicitar al centro un informe donde se pruebe el cumplimiento de los requisitos enunciados”.

12. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN DEL CENTRO DE CONCILIACIÓN Y/O ARBITRAJE Ministerio del Interior y de Justicia, Resolución 1342 de 2004, artículo 4: “El Ministerio del Interior y de Justicia revocará la autorización de creación del centro de conciliación y/o arbitraje en cualquiera de los siguientes eventos: 1. Cuando se compruebe que se modificaron los requisitos aprobados en la metodología de factibilidad presentada sin aprobación previa del Ministerio. 2. Cuando se compruebe que no cumple con los requisitos exigidos para la autorización de la creación del centro de conciliación y/o arbitraje. 3. Cuando se compruebe que violó alguna norma legal vigente o sus reglamentos”. Queda claro, entonces, que la metodología de factibilidad debe ser enteramente fiel a la realidad, de eso depende no sólo la autorización que concede el Ministerio del Interior y de Justicia para la creación del Centro de Conciliación y/o Arbitraje, sino dos de las causales de revocatoria de la autorización del Centro, que están íntimamente relacionadas con las condiciones de la metodología de factibilidad, que fue nuestro Paso 1.

13. ANEXO NO. 1

MODELO DE REGLAMENTO PARA CENTROS DE CONCILIACIÓN Y/O ARBITRAJE10 13.1. Declaración constituyente: “Con el fin de brindar abrigo a la convivencia solidaria entre los colombianos a quienes se ofrece este servicio, y en procura de crear espacios para disipar la incertidumbre de los derechos mediante la construcción 10 El presente acápite pretende mostrar un reglamento, lo más completo posible, que contempla la mayoría de las situaciones que se pueden presentar durante la existencia y operación de un Centro de Conciliación, y, asimismo, determinar su estructura interna.

En todo caso, conviene tener en cuenta que la función de un reglamento interno es desarrollar la Ley y sus decretos reglamentarios en lo que éstos den vía libre al Centro de Conciliación y/o Arbitraje, por lo mismo, debe evitarse al máximo que un reglamento sea una reiteración del contenido de la Ley o de algún decreto reglamentario, precisamente porque si con posterioridad a la expedición del reglamento aquellos pierden vigencia decae la norma correspondiente del reglamento interno, por otro lado, el reglamento no puede desbordar la ley que es su base.

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13.2. CAPÍTULO I - DE LAS POLÍTICAS Y FINALIDADES DEL CENTRO DE CONCILIACIÓN Y/O ARBITRAJE

cooperativa de soluciones originadas prioritariamente en la voluntad de las partes y con su decidido concurso, se funda el Centro de Conciliación y/o Arbitraje “Negociemos y Conciliemos”11. 13.2. Capítulo I - De Las Políticas Y Finalidades del Centro de Conciliación y/o Arbitraje • ARTÍCULO. Ámbito de aplicación del Reglamento. Este Reglamento se aplicará a los funcionarios del Centro de Conciliación y/o Arbitraje “Negociemos y Conciliemos” y a todos los conciliadores o árbitros inscritos en este Centro. • ARTÍCULO. Misión y visión del Centro de Conciliación y/o Arbitraje. El Centro de Conciliación y/o Arbitraje “Negociemos y Conciliemos” tendrá por misión y visión las siguientes: Misión.- Crear estructuras y modelos para la solución de controversias cuya nota distintiva sea la participación de las personas involucradas en el conflicto, de modo que ellos tengan la percepción de que el conflicto les pertenece y que la solución es la genuina expresión de su voluntad dirigida a la cooperación, en un ambiente propicio para restaurar la confianza, siempre bajo el horizonte de que luego de la intervención del conciliador o del árbitro, la situación de las partes no puede ser peor de como era cuando se procuró el intento, así no haya sido fértil el trámite conciliatorio. Visión.- Tomar un lugar en la comunidad y ganar identificación como protagonista de la vida social para la contribución en el logro de la paz, la convivencia, la reconstrucción del tejido social y el ejercicio legítimo de los derechos, incluido el a la justicia como un acto de genuina participación democrática. • ARTÍCULO. Principios. Para cumplir con la misión y alcanzar la visión del Centro de Conciliación y/o Arbitraje “Negociemos y Conciliemos”, los funcionarios guiarán su conducta de conformidad con los siguientes principios: 1. Principio de independencia. La libertad y autonomía para actuar en el ejercicio de sus funciones. 2. Principio de Imparcialidad y Neutralidad. La falta de prevención a favor o en contra de las partes. Objetividad. 3. Principio de Idoneidad. Aptitud para solucionar una controversia. 4. Principio de Diligencia. Actuación con celeridad y cuidado en todos los asuntos que con ocasión de la actividad del Centro se le confíen. 5. Principio de Probidad. Integridad y honradez en el obrar. 6. Principio de Discreción. Reserva en sus actuaciones. 10

Según los antecedentes de creación y las proclamas fundacionales de cada entidad se harán las declaraciones de rigor.

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Estos principios también son aplicables a las partes, sus representantes, abogados y asesores. 13.3. Capítulo II - de las políticas y parámetros que garanticen la calidad, eficiencia y eficacia de los servicios que preste el centro de conciliación y/o arbitraje • ARTÍCULO. Políticas12. Son políticas del Centro de Conciliación y/o Arbitraje: 1. Liderar con el ejemplo vivo la transformación de la cultura ciudadana sobre la forma de solución de los conflictos. 2. Servir de terceros neutrales en la solución de un conflicto. 3. Crear y consolidar la confianza de los s, diagnosticando y diseñando metodologías flexibles y adaptables para la solución pacífica de conflictos, reconocidas por la excelencia y la calidad humana. 4. Hacer de cada o con las personas transidas por la intensidad de un conflicto, una oportunidad para la pedagogía de la paz y la tolerancia, con el respeto debido a la dignidad humana de todos los intervinientes en la solución de un conflicto. • ARTÍCULO. Metas13. Son metas del Centro de Conciliación y/o Arbitraje “Negociemos y Conciliemos”: 1. Prestar el servicio público de istración de justicia para asegurar la paz, la construcción de la convivencia en los valores de la igualdad, la democracia, el respeto al individuo y la realización de un orden justo. 2. Organizar y promover programas audaces e innovadores que impulsen las formas alternativas de solución de conflictos. 3. Auspiciar estudios y realizar programas tendientes a la solución extrajudicial de los conflictos. 4. Coordinar programas permanentes con entidades que desarrollen actividades afines. 5. Procurar la generación de conocimientos mediante la investigación desarrollo, apropiación y difusión de metodologías de muy alta calidad, aplicables a la resolución de conflictos. 6. Educar a las comunidades en el uso de los Centros de Conciliación y/o Arbitraje, y en otras formas alternativas de istración de justicia. 7. Controlar y evaluar el cumplimiento de sus propios objetivos para información y mejoramiento de la solución de conflictos. Por políticas se entiende, según el Diccionario de la Real Academia Española de la Lengua, las “orientaciones o directrices que rigen la actuación de una persona o entidad en un asunto o campo determinado”. La eficacia es el cumplimiento de las metas fijadas, por tanto, es necesario que estos dos temas estén interrelacionados.

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13.4. CAPÍTULO III - DE LA ORGANIZACIÓN ISTRATIVA DEL CENTRO

8. Integrar esfuerzos y generar espacios de reflexión y concertación entre entidades afines, así como la necesaria relación con las estructuras estatales de istración de justicia y los órganos de control. 9. Ampliar el repertorio de servicios de justicia alternativa que puede brindar el Centro. 10. Instruir a los conciliadores, árbitros, secretarios, peritos y demás personas vinculadas al Centro acerca de la responsabilidad penal, civil, disciplinaria, correccional, patrimonial y de otra índole que asumen al ejercitar sus funciones. • Artículo. Calidad del servicio. Son parámetros de calidad del servicio: 1. Promedio de duración de los trámites conciliatorios. 2. Índice de solicitudes de conciliación tramitados, en relación con las solicitudes presentadas, por semestre. 3. Grado de satisfacción del . El Director (o el Consejo Directivo, si es del caso) definirán los parámetros de calidad del servicio prestado por el Centro que consideren pertinentes, de acuerdo con los sistemas más actuales de medición de gestión de calidad. El sistema de evaluación y seguimiento se adecuará a los parámetros de calidad del servicio definidos por las directivas del Centro. • Artículo. Eficacia de los servicios prestados por el Centro14. La eficacia en la prestación de los servicios del Centro se medirá en un rango de cero (0) a uno (1) en relación con el cumplimiento de las metas, de conformidad con el sistema de evaluación y seguimiento del Centro de Conciliación y/o Arbitraje. • Artículo. Eficiencia del Centro15. El Centro de Conciliación y/o Arbitraje dirigirá su actividad a optimizar la utilización de todos los recursos con que cuenta el Centro en la prestación de sus servicios, en una relación numérica que tenga como punto de equilibrio el cero (0), siendo menos uno (- 1) el grado de optimización mínimo y más uno (+ 1) el grado máximo de optimización de los recursos. 13.4. Capítulo III - de la organización istrativa del centro Sección I De los órganos de dirección • ARTÍCULO. Del consejo directivo del centro. El Centro de Conciliación tendrá un Consejo Directivo, que será integrado 14 Este rango debe resultar de la combinación de las variables en la construcción de indicadores de gestión, dentro del sistema de verificación y seguimiento del Centro. 15 El grado de optimización de los recursos debe resultar de la combinación de las variables en la construcción de indicadores, dentro del sistema de verificación y seguimiento del Centro.

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por: ____________________________________________________________ (Este órgano del Centro es a título de ejemplo, no es necesario que todos los Centros de Conciliación y/o Arbitraje cuenten con un Consejo Directivo. En caso de que esta figura sea adoptada, es recomendable que los requisitos para ser miembro del Consejo Directivo del Centro sean los mismos que para ser miembro de órgano máximo de istración de la entidad que lo crea, por ejemplo, de la Junta Directiva, y adicionalmente que sea elegido de la misma manera que los de ésta). (Según dispongan los reglamentos especiales de la entidad pública, educativa o sin ánimo de lucro interesada en la Creación del Centro de Conciliación y/o Arbitraje). (Tenga en cuenta que el Consejo Directivo es el órgano máximo de gobierno del Centro de Conciliación y deberá ser integrado por la más amplia base democrática) (En cuanto a las funciones del Consejo Directivo del Centro, serían básicamente las de garantizar un canal de comunicación entre la entidad que crea el Centro y éste último, se sugieren: Son funciones del Consejo Directivo del Centro: - Dictar el Reglamento Interno del Centro y aprobar las modificaciones a éste - Nombrar y remover al Director del Centro. - Conocer, en última instancia, de los procesos disciplinarios que se adelanten contra funcionarios del Centro y contra los conciliadores inscritos en él). • ARTÍCULO. Del director del centro de conciliación y/o arbitraje. El Centro de Conciliación contará con un Director, que será designado por: __________ (según los estatutos de la entidad), bajo cuya dirección y coordinación estarán todas las funciones encomendadas al Centro, sin perjuicio de las especialmente deferidas a otras personas u órganos en este reglamento. Nota: En las entidades sin ánimo de lucro el Director será designado por la Junta Directiva; tratándose de entidades públicas, la designación será hecha por el Director de la misma o por la autoridad competente, según el régimen específico de la institución. En los Consultorios Jurídicos Universitarios, el Director será nombrado según lo estipulado en el reglamento interno de la respectiva Facultad. • ARTÍCULO. Requisitos para ocupar el cargo de Director del Centro de Conciliación y/o Arbitraje. El Director del Centro deberá ser abogado titulado de reconocida experiencia en el manejo de Mecanismos Alternativos de Solución de Conflictos

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13.4. CAPÍTULO III - DE LA ORGANIZACIÓN ISTRATIVA DEL CENTRO

(MASC), por lo menos con tres (3) años de experiencia profesional o judicial y sin antecedentes penales, disciplinarios o correccionales. ¡IMPORTANTE! Tenga en cuenta que ni la Ley ni los decretos reglamentarios exigen requisitos especiales para ser Director de un Centro de Conciliación y/o Arbitraje, no se requiere ser abogado ni una cantidad determinada de experiencia, ni grados especiales, etc. • ARTÍCULO. Funciones del director del centro de conciliación y/o arbitraje. Son funciones del Director del Centro de Conciliación, además de las señaladas en la ley y en otras partes de este reglamento, las siguientes: 1. Velar porque la prestación de los servicios que brinde el Centro de Conciliación se haga con sujeción a la Constitución, a la ley, y a los más altos mandatos éticos, con total transparencia, diligencia, cuidado y responsabilidad, de manera eficiente, ágil y consultando siempre los dictados de la justicia. 2. Definir y coordinar los programas de difusión, investigación, desarrollo e interrelación con los distintos estamentos educativos, gremiales y económicos vinculados a la actividad que despliega el Centro. 3. Coordinar con otros Centros de Conciliación, Universidades y entidades de educación formal y no formal labores de tipo académico, relacionadas con difusión y capacitación y cualquier otro programa que resulte de mutua conveniencia. 4. Diseñar programas de capacitación para conciliadores, árbitros y secretarios de trámites de arbitraje, de conformidad con los indicativos y estándares reconocidos, y expedir los correspondientes certificados. 5. Convocar a los aspirantes y istrar las listas de conciliadores, árbitros, secretarios y peritos, siguiendo los mandatos del Consejo Directivo del Centro. 6. Designar para cada asunto el conciliador o los árbitros con registro vigente, tomando en cuenta sólo la necesidad de mantener inmaculada la función de istrar justicia que por delegación constitucional ejercen el conciliador y el árbitro, controlando para el efecto la ausencia de inhabilidades, incompatibilidades e impedimentos. 7. Llevar la representación externa del Centro de Conciliación y/o Arbitraje ante las autoridades y los particulares, así como responder por el desvío de los objetivos y fines de la institución. 8. Enviar periódicamente al Ministerio del Interior y de Justicia (Dirección de a la Justicia) los informes que la Ley y sus reglamentos exigen y la

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información que soliciten en cualquier momento las autoridades. 9. Verificar el desarrollo de las audiencias y el cumplimiento de los deberes de los conciliadores, árbitros, peritos y secretarios de los trámites arbitrales, que fueren designados por el Centro de Conciliación y/o Arbitraje, elaborando los informes pertinentes y reclamando la responsabilidad mediante las denuncias a que haya menester. 10. Llevar los registros, protocolos y memorias que exijan la ley, los reglamentos y las necesidades de cada caso y expedir, a quien lo solicite, copia auténtica de las actas de conciliación y/o laudos arbitrales, y de las constancias sobre el fracaso de la realización del trámite surtido entre las partes. 11. Notificar por un medio seguro al conciliador o al árbitro sobre la designación. 12. Verificar que los aspirantes a integrar las respectivas listas oficiales de árbitros, conciliadores, secretarios y peritos cumplan con los requisitos señalados en la ley y por este reglamento, en especial, la ausencia de inhabilidades generales, y llevar actualizadas estas listas. 13. Velar por la integridad patrimonial del Centro de Conciliación y/o Arbitraje. 14. Las demás que la ley o el reglamento no hayan entregado a otra autoridad del Centro de Conciliación y/o Arbitraje.

SECCIÓN II • ARTÍCULO. Del secretario del centro de conciliación. El Centro de Conciliación tendrá un Secretario designado por el Director o quien disponga los estatutos de cada institución, el Secretario ejercerá las siguientes funciones: 1. Recibir y radicar las solicitudes y hojas de vida de los aspirantes a conciliadores, árbitros, secretarios de trámites arbitrales y peritos. De ellas, dará curso al Director y al Consejo Directivo del Centro. 2. Recibir y radicar las solicitudes de promoción de los trámites de conciliación y/o arbitraje, verificando los requisitos necesarios para proseguir la actuación. 3. Llevar el protocolo y la memoria de los documentos que den cuenta de los trámites que se adelantan en el Centro de Conciliación. 4. Las demás que la ley, el reglamento o el Director del Centro de Conciliación le asignen. • Artículo. Requisitos para ser secretario del centro de conciliación. Para ser Secretario del Centro de Conciliación se requiere ser abogado titulado.

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SECCIÓN III

¡IMPORTANTE! Ni la Ley ni los decretos reglamentarios exigen requisitos especiales para ser Secretario de Centros de Conciliación. • ARTÍCULO. Lista oficial de Secretarios del Centro de Arbitraje. Podrán ser inscritos como aspirantes a secretarios del Centro de Conciliación, por un período de ____ (__) años, previa aprobación de (quien deba resolver sobre las solicitudes de inscripción), quienes cumplan los siguientes requisitos: 1. Solicitud dirigida al Centro junto con la hoja de vida del peticionario, acreditando la condición de abogado, en la cual se indique su experiencia profesional. 2. Haber cursado y aprobado el curso de capacitación en conciliación, dictado por cualquier Centro de Conciliación y/o Arbitraje o por otra entidad debidamente autorizada por el Ministerio del Interior y de Justicia. 3. Suscripción de una carta convenio con el Centro de Conciliación y/o Arbitraje, en virtud de la cual el solicitante contrae el compromiso formal de realizar su encargo de manera diligente y eficaz, cumpliendo los reglamentos del Centro y acatando el manual de funciones secretariales que expida el Centro. • ARTÍCULO. Incompatibilidad. Quien ejerza como Secretario del Centro de Conciliación no podrá ejercer simultáneamente el cargo de Secretario de ningún Tribunal de Arbitramento que tenga sede en el mismo Centro de Conciliación y/o Arbitraje. ¡IMPORTANTE! Este punto tampoco se establece expresamente en la Ley, sin embargo, es conveniente que el Reglamento Interno del Centro se ocupe de él.

SECCIÓN III • ARTÍCULO. De los Árbitros y Conciliadores. Los conciliadores y árbitros designados por el Centro están obligados a respetar los principios y normas éticas establecidas en el presente reglamento. En el caso de que el conciliador y/o Árbitro designado por las propias partes no formare parte de la Lista o Libro Oficial del respectivo Centro, la aceptación del cargo implicará su sometimiento a los principios y normas éticas de la institución. • ARTÍCULO. Requisitos que deben cumplir los Conciliadores:

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¡IMPORTANTE! Los requisitos para ser conciliador de un Centro de Conciliación de una persona jurídica sin ánimo de lucro no son los mismos que para ser conciliador de un Centro de Conciliación de un Consultorio Jurídico de una Facultad de Derecho. Por otro lado, la ley únicamente exige requisitos especiales para los conciliadores de Centros de Conciliación de personas jurídicas sin ánimo de lucro, por tanto, tampoco se requieren estos requisitos para ser conciliador de un Centro de Conciliación de una Facultad de Ciencias Humanas o Sociales. Adicionalmente, los requisitos para ser conciliador no son los mismos requisitos que para ser árbitro. Por esta razón, a continuación encontrará tres ejemplos de artículo: • ARTÍCULO. Requisitos que deben cumplir los conciliadores (para conciliadores de centros de conciliación de consultorios jurídicos de facultades de derecho): Para ser incluido en la lista de conciliadores no se requiere ser abogado titulado. También podrán ser conciliadores los egresados de la Facultad de Derecho a quien se le haya expedido licencia provisional, como judicatura. • ARTÍCULO. Requisitos que deben cumplir los conciliadores (para conciliadores de centros de conciliación de personas jurídicas sin ánimo de lucro): 1. Ser abogado titulado. 2. Acreditar capacitación en Mecanismos Alternativos de Solución de Conflictos avalada por el Ministerio del Interior y de Justicia16. 3. Haber aprobado la evaluación practicada por el Ministerio del Interior y de Justicia. 4. Haber solicitado su inscripción en el Centro de Conciliación. 5. No registrar sanciones disciplinarias en el SIRI de la Procuraduría General de la Nación ni impuestas por el Consejo Superior o los Consejos Seccionales de la Judicatura. Los dos últimos requisitos, previstos en los numerales 4 y 5, no los exige la Ley 640 de 2001 ni sus reglamentos, pero conviene armonizar con el Código Disciplinario Único (Ley 734 de 2002), el Estatuto del ejercicio de la abogacía (Decreto Ley 196 de 1971) y el Código Disciplinario del Abogado (Ley 1123 de 2007). • ARTÍCULO. Requisitos que deben cumplir los Árbitros: Para ser incluido en la Lista de Árbitros que lleva la Dirección del Centro de Conciliación y/o Arbitraje se deben cumplir con los siguientes requisitos: 16 Téngase en cuenta que la capacitación en Mecanismos Alternativos de Solución de Conflictos realizada en el extranjero no es aceptada por el Ministerio del Interior y de Justicia como suficiente (Concepto 24957 del 6 de septiembre de 2007).

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SECCIÓN III

1. Presentar la solicitud a la Dirección del Centro de Conciliación y/o Arbitraje. 2. Presentar la hoja de vida del peticionario acreditando la condición de abogado, en la que se indique su experiencia profesional, no inferior a dos (2) años en el área de la especialidad de la rama o las ramas del Derecho en que pretenda actuar. 3. Tener conocimientos sólidos en arbitramento, y en general sobre mecanismos alternativos de solución de conflictos, los cuales serán acreditados por el solicitante. 4. Cumplir con los requisitos que para tal efecto establezca la Ley. 5. Contar con la respectiva aprobación del Consejo Directivo del Centro de Conciliación y/o Arbitraje. Estas listas tendrán una vigencia máxima de dos (2) años17. Los árbitros que intervengan en trámites arbitrales en equidad y técnicos no deben ser abogados, por lo tanto, el requisito previsto en el numeral 2 de este artículo no les es exigible. Parágrafo. Una vez verificado por el Centro de Conciliación y/o Arbitraje el cumplimiento de los requisitos antes mencionados se procederá a la presentación del candidato al Consejo Directivo del Centro (de acuerdo con los reglamentos internos de cada institución). En caso de ser aceptado, el árbitro quedará sometido de derecho a cumplir los reglamentos del Centro y a respetar las tarifas establecidas por éste para retribuir la prestación del servicio; deberá además hacerse parte de las actividades desarrolladas por el programa de educación continuada del Centro y de una actualización permanente en Mecanismos Alternativos de Solución de Conflictos. • ARTÍCULO. Funciones de los Conciliadores y Árbitros. Además de las funciones que les asigna la Ley, los Árbitros y Conciliadores deberán sujetarse a los procedimientos y reglamentos establecido por el Centro. A. Los conciliadores, en especial, deberán: 1. Aceptar el conocimiento de los casos asignados a ellos, cuando no haya causal de impedimento o inhabilidad. 2. Asistir a las sesiones de conciliación el día y la hora que se establezcan. 3. Tramitar los asuntos asignados, gobernados sólo por los principios éticos que rigen la Conciliación, obrando de manera neutral, objetiva, transparente e imparcial. 4. Comunicar al Director del Centro sobre la existencia de inhabilidades e incompatibilidades para fungir como conciliador en determinado asunto que le haya sido asignado. 17

El Decreto 1818 de 1998, artículo 125, literal a), prevé como término máximo de vigencia de la lista de árbitros dos (2) años.

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5. Aportar la información exacta y fidedigna que se les requiera. 6. Participar en los cursos de actualización que como política imponga el Centro dentro del programa de educación continuada. 7. Coadyuvar en la aplicación de políticas de seguimiento y control establecidas por el Centro y por las autoridades nacionales. 8. Auspiciar la integración, la evaluación y los actos de investigación que coordine el Centro y que tengan relación con sus funciones. 9. Guardar estricta reserva de los casos confiados a su gestión. 10. Cumplir con los preceptos del Reglamento Interno del Centro. 11. Cuando las partes no hubieren logrado acuerdo alguno en la solución de la controversia objeto de la conciliación, expedir una certificación sobre el fracaso de las tratativas y del agotamiento del trámite. B. Los árbitros, en especial, deberán: 1. Aceptar el conocimiento de los trámites asignados a ellos, cuando no haya causal de impedimento o inhabilidad. 2. Asistir a las audiencias del trámite el día y la hora que se establezcan. 3. Tramitar los asuntos asignados, gobernados sólo por los principios éticos que rigen el Arbitramento, obrando de manera neutral, objetiva, transparente e imparcial. 4. Comunicar al Director del Centro sobre la existencia de inhabilidades e incompatibilidades para aceptar el nombramiento como árbitro en determinado trámite que le haya sido asignado. 5. Aportar la información exacta y fidedigna que se les requiera. 6. Participar en los cursos de actualización que como política imponga el Centro dentro del programa de educación continuada. 7. Coadyuvar en la aplicación de políticas de seguimiento y control establecidas por el Centro y por las autoridades nacionales. 8. Auspiciar la integración, la evaluación y los actos de investigación que coordine el Centro y que tengan relación con sus funciones. 9. Guardar estricta reserva de los casos confiados a su gestión. 10. Cumplir con los preceptos del Reglamento Interno del Centro. 11. Abstenerse de actuar a cualquier título, personalmente o en nombre del Centro, en controversias de las que hubieran conocido anteriormente, o emitido opinión o concepto previos. 12. Cumplir con los términos del pacto arbitral. • ARTÍCULO. Exclusión de conciliadores, árbitros y secretarios del Centro. Se reconoce la potestad del Consejo Directivo del Centro de Conciliación y/o arbitraje para excluir, por causa debidamente comprobada, de la Lista o

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SECCIÓN III

Libro Oficial a todo aquel que: 1. No satisfaga los requisitos de ley o del reglamento, señalados para el ejercicio del cargo o haya obtenido de modo fraudulento la inscripción. 2. No asuma la atención de los casos asignados o deje de concurrir a las audiencias, salvo fuerza mayor debida y oportunamente comprobada ante el Director del Centro. 3. Viole los límites relativos a las tarifas de honorarios autorizados, o se procure canonjías. 4. Sea sancionado penal o disciplinariamente, o excluido del ejercicio de la profesión. 5. Incumpla los reglamentos del Centro. 6. Observe conductas contra la dignidad de la función jurisdiccional que se ejerce o contra los mandatos éticos. El Consejo Directivo del Centro aplicará la exclusión, para lo cual escuchará previamente al afectado a quien se respetará el debido proceso. 7. Esté incurso en inhabilidad general para ejercer la función. 8. Se ausente reiteradamente de las actividades académicas y de promoción coordinadas o dirigidas por el Centro. 9. En el caso de Árbitros y Secretarios de Tribunales de Arbitramento, por el vencimiento de la inscripción, que tendrá la vigencia que señalen los reglamentos y la convocatoria. Parágrafo. La exclusión será decretada por el Consejo Directivo, de oficio o a solicitud de parte. En caso de ser decretada de oficio, la exclusión será decidida por el Consejo Directivo por petición motivada del Director del Centro, quien acreditará sumariamente las causas que justifican la sanción. Parágrafo. El Consejo Directivo del Centro, ante la existencia de una falta o porque lo amerite la situación, citará al interesado a quien brindará un término de cinco días para dar explicaciones y pedir las pruebas de descargo, observando en todo caso las reglas del debido proceso. El Consejo Directivo del Centro determinará si las faltas implican incumplimiento de las obligaciones o violación del Código de Ética. En caso de incumplimiento, el Secretario levantará un informe y lo remitirá al Director del Centro, para la consideración del Consejo Directivo. Si se decreta la exclusión se comunicará al Ministerio del Interior y de Justicia y a la Sala Disciplinaria del Consejo Superior de la Judicatura, cuando el conciliador tenga la calidad de abogado18. Cfr. COHECHA León, César, Matriz del Procedimiento Conciliatorio, Centro de Conciliación “Jaime Pardo Leal”, Facultad de Derecho, Ciencias Políticas y Sociales, Universidad Nacional de Colombia, 2006: “En relación con el incumplimiento legal del conciliador, el centro de conciliación deberá aplicar el parágrafo 1° del artículo 1° del Decreto 30 de 2002 que establece que si el conciliador no cumple con las obligaciones descritas, el Centro impondrá las sanciones que correspondan según su reglamento. Lo anterior sin perjuicio de las sanciones que pueda aplicar el Consejo Superior de la Judicatura como entidad que ejerce el control, inspección y vigilancia de los conciliadores en virtud de la Sentencia C-917 de 2002 de la Corte Constitucional”.

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13.5 Capítulo IV - De la Asignación de Asuntos • ARTÍCULO. Sistema de reparto. Todo asunto que ingrese al sistema será repartido sin espera, tomando en consideración las Listas vigentes de Conciliadores, Árbitros, Secretarios y Peritos que hayan superado las etapas de selección y que no se hallen inhabilitados o excluidos. La asignación de los asuntos será enteramente aleatoria y guardando el equilibrio de modo que todos los componentes de las listas tengan igualdad de oportunidad para ser designados, sin discriminación alguna por la supuesta relativa importancia o trascendencia del caso. Si las listas de árbitros se conformaren por especialidad, en todo caso, dentro de la especialidad determinada el reparto debe ser aleatorio. • ARTÍCULO. Designación de conciliadores. Sin perjuicio de la designación del conciliador a prevención de las partes, la designación de conciliadores se hará de la lista oficial, que deberá estar integrada por especialidades y contar con un número variable de integrantes que permita atender de manera ágil y dentro de los plazos señalados por la ley la prestación de este servicio, de modo que se asegure el servicio permanente. Si quien es designado se halla impedido o no comparece, será sustituido inmediatamente por otro seleccionado de la misma manera que el sustituido, caso en el cual el sustituto aprontará el conocimiento del asunto. • ARTÍCULO. Designación de Árbitros. La designación del árbitro para cada caso se hará de conformidad con la cláusula compromisoria o el compromiso, ante la ausencia de la forma de designación ésta se hará por sorteo de manera rotatoria entre aquellas personas que integran la Lista vigente, atendiendo las directivas de aleatoriedad e igualdad de oportunidades, sin discriminación alguna por supuesta importancia relativa de la cuestión. Si por cualquier causa el designado no asume el cargo, el Director del centro podrá reemplazarlo en el acto por otro integrante de la Lista, atendiendo siempre los criterios de igualdad y aleatoriedad y sin apartarse del procedimiento para seleccionar al sustituido. 13.6. Capítulo V - del procedimiento y trámite en la audiencia de conciliación • ARTÍCULO. Requisitos de la solicitud de Conciliación. La solicitud del servicio público de conciliación podrá ser presentada de común acuerdo o individualmente por las partes, ya de manera verbal, por escrito o por cualquier otro medio en que se asegure la identidad de los peticionarios. La solicitud presentada de manera verbal se elevará a escrito por el secretario, cumpliendo los requisitos mínimos de toda solicitud, a saber: 1. Nombre, domicilio y dirección de las partes y de los representantes o apoderados, si los tienen.

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13.6. CAPÍTULO V - DEL PROCEDIMIENTO Y TRÁMITE EN LA AUDIENCIA DE CONCILIACIÓN

2. Los hechos objeto de controversia y su cuantía o la afirmación de no tener valor determinado. 3. Las diferencias o cuestiones materia de la conciliación. 4. Las pruebas o documentos que se quieran hacer valer. 5. Petición al Director del Centro para que liquide los costos del trámite de conciliación. 6. Una relación de los documentos que sirvan de prueba a su posición. • ARTÍCULO. Término de designación del Conciliador19. Dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la recepción de la solicitud de conciliación, el Director del Centro designará el conciliador que orientará el ejercicio de la facultad conciliadora. El Conciliador será designado aleatoriamente, aún dentro de la especialidad que exigiere el caso, de conformidad con los requerimientos del trámite conciliatorio. Dentro de los 10 días hábiles siguientes el conciliador citará a las partes mediante comunicación remitida a la dirección o domicilio registrado en la petición respectiva, señalándole el sitio, fecha y hora en el cual tendrá lugar la audiencia de conciliación, la cual siempre se deberá realizar en las instalaciones del Centro, sin perjuicio de la conciliación a prevención. El conciliador deberá procurar que las circunstancias de modo, tiempo y lugar de la reunión convengan por igual a los intereses de las partes. • ARTÍCULO. Fecha para la audiencia de conciliación. Dentro del plazo iniciado en el artículo anterior, el Director del Centro de Conciliación señalará fecha para la realización de la audiencia de conciliación, teniendo en cuenta que las circunstancias de modo, tiempo y lugar de la reunión convengan por igual a los intereses de las partes. • ARTÍCULO. Citación de las partes. El conciliador deberá citar a las partes y hacer concurrir a quienes, en su criterio, deban asistir a la audiencia de conciliación. • ARTÍCULO. Notificaciones Las notificaciones o comunicaciones deberán hacerse por el medio más expedito. En todo caso, las notificaciones o comunicaciones se considerarán válidamente hechas, siempre que se dirijan al domicilio o dirección postal, a través de correo certificado mediante las empresas avaladas por el Ministerio de Comunicaciones para realizar las notificaciones judiciales y se darán por surtidas cinco (5) días después de enviadas, siempre que ninguna de las partes alegue haber 19

Cfr. Reglamento del Centro de Conciliación de la Universidad del Cauca, Capítulo VI El trámite y La audiencia de conciliación.

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sido indebidamente notificado o citado o vulneración del derecho al debido proceso20. Parágrafo. En caso de notificaciones al extranjero, será válido el término de quince (15) días para dar por surtidas dichas notificaciones. • ARTÍCULO. Procedimiento en la audiencia de conciliación. En la fecha prevista para la celebración de la audiencia y presentes las partes, se procederá de la siguiente manera: 1. El conciliador interrogará a las partes con el objeto de fijar con claridad los motivos de conflicto. 2. Bajo la dirección del conciliador se debatirán las fórmulas de acercamiento que tanto éste como las partes propongan. 3. En caso necesario, el conciliador discutirá por separado con cada una de las partes las razones que se opongan al perfeccionamiento de una fórmula de conciliación. 4. Consolidado el acuerdo o constatada seriamente la imposibilidad de zanjar las diferencias, se levantará un acta si del primer intento de conciliación se tratare, o una constancia si se tratare del segundo intento de conciliación, la cual será suscrita por los intervinientes. 5. Si las diferencias no pudieren resolverse en la primera reunión, se convocarán tantas reuniones o audiencias como fueren necesarias a juicio del Conciliador, siempre y cuando las partes así lo acepten. 6. Con el fin de facilitar el desarrollo del procedimiento conciliatorio, las partes y el conciliador tendrán a su disposición toda la asistencia istrativa por parte del Centro. Parágrafo. El Conciliador deberá actuar con absoluta equidad, razonando sobre las distintas argumentaciones propuestas por las partes, además estimulará y realizará la presentación de fórmulas de avenimiento respecto de las cuestiones controvertidas. • ARTÍCULO. Objeto de la audiencia. La audiencia de conciliación tendrá por objeto reunir a las partes con el fin de alcanzar un acuerdo, para lo cual se les dará la debida importancia en todo el desarrollo del proceso conciliatorio. • ARTÍCULO. Facultades del conciliador. El Conciliador ilustrará a las partes sobre el objeto, alcance y límites de la conciliación, luego las motivará a presentar fórmulas de arreglo con base en los fundamentos de hecho expuestos por cada una de ellas, y podrá formular propuestas de arreglo. En todo caso, el conciliador deberá velar porque no se menoscaben derechos ciertos, indiscutibles, mínimos o intransigibles. 20

En este sentido de dirigió la recomendación del Ministerio del Interior y de Justicia en el Concepto del 14 de junio de 2006.

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13.6. CAPÍTULO V - DEL PROCEDIMIENTO Y TRÁMITE EN LA AUDIENCIA DE CONCILIACIÓN

• ARTÍCULO. Comparecencia. Representación. Las partes se presentarán 15 minutos antes de iniciar la audiencia de conciliación, con el objeto de acreditar su identidad y podrán ser representadas por abogado titulado si no residen en el mismo circuito judicial donde se realizará la audiencia, siempre que su traslado físico sea dificultoso, todo previo aviso al Centro de ésta u otra circunstancia que impida su presencia personal en la diligencia21. • ARTÍCULO. Autorización. Si concurrieran a la audiencia de conciliación representantes o apoderados, deben acreditarse con los instrumentos legales pertinentes. Cuando la representación sea de hijos con respecto a los padres o viceversa, será obligatorio presentar prueba del parentesco y carácter de representación legal22. • ARTÍCULO. Apertura. Nuevas pruebas. Posteriormente se procederá a la apertura de la audiencia, donde las partes podrán presentar nuevas pruebas o alegar hechos nuevos que no consten en el expediente. • ARTÍCULO. Instrucciones del conciliador a las partes. El Conciliador instruirá a las partes sobre el mecanismo conciliatorio, sus efectos, su papel como conciliador y la naturaleza y dimensión del conflicto, con el fin de limitar la controversia a los puntos de discordia. • ARTÍCULO. Acta de acuerdo entre las partes. Una vez finalizada la audiencia, si las partes lograran un acuerdo, se procederá a la elaboración de un acta que deberá cumplir los requisitos previstos en el artículo 1 de la Ley 640 de 2001, dejando constancia de los puntos tratados, los que fueran resueltos favorablemente y aquellos en que hubo fracaso. Dicha Acta será elaborada por el Conciliador o el Estudiante de Judicatura o quien en el momento esté desempeñando las funciones de conciliador. El acta deberá ser firmada por las partes, previa conformidad de ellas, y por el conciliador. El acta se registrará por parte del conciliador dentro de los dos (2) días siguientes al de celebración de la audiencia, junto con los antecedentes del trámite conciliatorio, un (1) original del acta para que repose en el Centro de Conciliación y/o Arbitraje y cuantas copias del acta como partes haya. Se consignarán en el acta de manera clara y definida los puntos de acuerdo, discriminando las obligaciones de cada parte, el plazo para su cumplimiento y, si se trata de prestaciones económicas, se especificará su monto, el plazo y condiciones para su cumplimiento y se anotará el mérito ejecutivo. El acuerdo hace tránsito a cosa juzgada, pudiéndose discutir en posterior juicio solamente las diferencias no conciliadas. 21 22

Cfr. Centro de Conciliación de la Universidad del Cauca, Capítulo Cfr. Ibídem, Capítulo VI. El trámite y La audiencia de conciliación, Art. 28.

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En la conciliación parcial se determinarán los puntos de desacuerdo, con el objeto de que las partes puedan proceder a zanjar las diferencias no conciliadas según sea su deseo. Toda acta de conciliación deberá contener, por lo mínimo: 1. Lugar, fecha y hora de la celebración de la audiencia de conciliación. 2. Identificación del conciliador. 3. Identificación de todas las personas citadas, así como señalamiento expreso de quienes sí asistieron a la audiencia. 4. Resumen de las pretensiones motivo de conciliación. 5. Acuerdo logrado entre las partes, que especifique cuantía, modo, tiempo y lugar de cumplimiento de las obligaciones acordadas. • ARTÍCULO. Falta de acuerdo. Si no se lograra un acuerdo entre las partes, el conciliador levantará la constancia pertinente de fracaso del intento conciliatorio y se procederá a su archivo únicamente para efectos de control y seguimiento, en un plazo no mayor a tres (3) días hábiles posteriores al día de celebración de la audiencia, con la cual se dará constancia de que se frustró el intento conciliatorio. • ARTÍCULO. Constancia. El conciliador expedirá constancia al interesado en la que se indicará la fecha de presentación de la solicitud y la fecha en que se celebró la audiencia o debió celebrarse, y se expresará sucintamente el asunto objeto de conciliación, en cualquiera de los siguientes eventos: 1. Cuando se efectúe la audiencia de conciliación sin que se logre acuerdo. 2. Cuando las partes o una de ellas no comparezca a la audiencia. En este evento deberán indicarse expresamente las excusas presentadas por la inasistencia, si las hubiere. 3. Cuando se presente una solicitud para la celebración de una audiencia de conciliación, y el asunto de que se trate no sea conciliable de conformidad con la ley. En este evento la constancia deberá expedirse dentro de los diez (10) días calendario siguiente a la presentación de la solicitud. En todo caso, junto con la constancia se devolverán los documentos aportados por los interesados. Los conciliadores externos inscritos en el Centro deberán remitirlas al Centro de Conciliación y/o Arbitraje para su archivo. • ARTÍCULO. Registro de Actas de Conciliación. Logrado el acuerdo conciliatorio, total o parcial, los conciliadores del Centro de Conciliación, dentro de los dos (2) días siguientes al de la celebración de la audiencia, deberán registrar el acta ante la Secretaría del Centro. Para efectos de este registro, el conciliador entregará los antecedentes del trámite conciliatorio, un original del acta para que repose en el centro y cuantas copias como partes haya.

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13.7. CAPITULO VI - DEL PROCEDIMIENTO Y TRÁMITE EN LA INTEGRACIÓN DEL TRIBUNAL DE ARBITRAMENTO.

Dentro de los tres (3) días siguientes al recibo del acta y sus antecedentes, el Centro certificará en cada una de las actas la condición de conciliador inscrito, hará constar si se trata de las primeras copias que prestan mérito ejecutivo y las entregará a las partes. El Centro sólo registrará las actas que cumplan con los requisitos formales establecidos en el artículo 1º de la Ley 640 de 2001. Los efectos del acuerdo conciliatorio y del acta de conciliación, previstos en el artículo 66 de la Ley 446 de 1998, sólo se surtirán a partir del registro del acta en el centro de conciliación. El registro al que se refiere este artículo no será público. El Centro se sujetará en esta materia a las previsiones del Decreto 0030 del 14 de enero de 2002. 13.7. Capitulo VI - del procedimiento y trámite en la integración del tribunal de arbitramento. • ARTÍCULO. Solicitud de integración del Tribunal de arbitramento. Cuando surjan las condiciones previstas en el pacto arbitral, cualquiera de las partes se dirigirá por escrito al Centro para solicitar que se nombre el árbitro o árbitros cuya designación le corresponde, y que se inicie el procedimiento arbitral. La solicitud deberá reunir todos los requisitos señalados en la ley y en el reglamento de arbitraje institucional, y deberá presentarse en tantas copias cuantos árbitros deban integrar el Tribunal y tres adicionales, una con destino al secretario, una más para el traslado y otra para el archivo del Centro. A la petición se acompañará copia auténtica del documento que contenga la cláusula compromisoria o el compromiso, y el recibo de pago por concepto de derechos iniciales de trámite de constitución del Tribunal, a favor del Centro y por una suma equivalente al diez por ciento (10%) de la tarifa de gastos istrativos contemplada en este reglamento, que se deducirá, cuando haya lugar, de la suma que por gastos istrativos le correspondiere al Centro. • ARTÍCULO. Nombramiento de árbitros. Solamente podrán ser designados árbitros por el Centro quienes se hallen registrados como tales en la Lista vigente para tal efecto. La designación de árbitro(s), para cada caso, se hará de acuerdo con el pacto arbitral, la cláusula compromisoria o compromiso. • ARTÍCULO. Convocatoria e instalación. Designado el Tribunal en la forma antes prevista, se procederá a su instalación dentro de los términos señalados por la Ley, previa convocatoria por parte del Centro. • ARTÍCULO. Procedimiento en el Tribunal de Arbitramento. El procedimiento arbitral se seguirá conforme a lo dispuesto en la ley para sus efectos, en especial, según lo establecido en el Decreto 1818 de 1998.

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• ARTÍCULO. Contenido del Laudo Arbitral. En el Laudo Arbitral se hará una síntesis de los hechos que generaron el proceso de arbitraje y su contestación. La motivación deberá limitarse al examen crítico de las pruebas y a los razonamientos, de equidad y doctrinarios estrictamente necesarios para fundamentar las conclusiones, exponiéndolos con brevedad y precisión, y citando los fundamentos normativos aplicables. La parte resolutiva deberá contener decisión expresa y clara sobre cada una de las pretensiones de la demanda, las excepciones, cuando proceda resolver sobre ellas, las costas y perjuicios a cargo de las partes y sus apoderados, y demás asuntos que la ley mande o corresponda decidir. El laudo deberá estar en consonancia con los hechos y las pretensiones aducidos en la demanda y en las demás oportunidades que este código contempla, y con las excepciones que aparezcan probadas y hubieren sido alegadas si así lo exige la ley. El laudo deberá protocolizarse, a través de escritura pública, en una notaría del lugar de funcionamiento del Tribunal arbitral. El laudo arbitral será objeto del recurso extraordinario de anulación establecido en la ley. 13.8. Capítulo VII - deberes y obligaciones de las personas que hacen parte del centro Los funcionarios del Centro de Conciliación y/o Arbitraje, los conciliadores y árbitros inscritos, y en general las personas que hagan parte del Centro están obligadas a: 1. Obedecer fielmente la Constitución Política, la Ley y sus reglamentos, y en particular el reglamento interno del Centro de Conciliación y/o Arbitraje. 2. Obrar con honestidad en todas las actividades que desarrollen en el Centro de Conciliación y/o Arbitraje y en las que comprometan la actividad desarrollada por el Centro. 3. Informar oportunamente a las Directivas del Centro de Conciliación y/o Arbitraje sobre cualquier situación anómala que se presente en desarrollo de sus actividades en el Centro o que comprometan la actividad desarrollada por el Centro. 4. Relacionarse con todos los integrantes del Centro de Conciliación y/o Arbitraje y con todos los s del Centro con el debido respeto y consideración en atención a sus circunstancias personales. 5. Cumplir fielmente todas las funciones propias del cargo que ejerza en el Centro de Conciliación y/o Arbitraje, y colaborar, en lo posible, a las demás personas en función de la eficacia y eficiencia de los servicios prestados por el Centro.

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13.9 CAPÍTULO VIII - DISPOSICIONES FINALES

6. Dirigir toda su actividad en función del cumplimiento de las metas del Centro de Conciliación y/o Arbitraje. 7. Comprometerse con la efectividad de los mecanismos alternativos de solución de conflictos y en particular con los que preste el Centro. 8. Proponer acciones a tomar tendientes a mejorar la calidad de los servicios que presta el Centro de Conciliación y/o Arbitraje. 13.9. Capítulo VIII - Disposiciones Finales • ARTÍCULO. Confidencialidad. El conciliador, las partes, sus representantes, asesores y los eventuales observadores mantendrán el carácter confidencial de todas las cuestiones relativas al procedimiento conciliatorio. La confidencialidad se hará también extensiva a los acuerdos conciliatorios, salvo en los casos establecidos en la Ley. • ARTÍCULO. Designación y honorarios de peritos. En la Conciliación los peritos serán designados por las partes. En el arbitramento y la amigable composición serán designados por los árbitros o los amigables componedores, conforme a las previsiones de la ley. Los honorarios de los peritos serán los que convengan las partes o los que señale la ley, según la materia de que se trate el dictamen. • ARTÍCULO. Expulsión automática en caso de exclusión. Una misma persona podrá integrar simultáneamente las listas de árbitros, conciliadores y amigables componedores, pero quien sea excluido de una de ellas quedará automáticamente excluido de las demás. Escogida la persona como árbitro y/o conciliador, no queda inhabilitado para ser seleccionado en las otras Listas. • ARTÍCULO. Vigilancia. El Centro de Conciliación y/o Arbitraje estará sometido a la vigilancia y control del Ministerio del Interior y de Justicia. Para tal efecto, estará obligado a cumplir con las solicitudes de información requeridas por éste. • ARTÍCULO. Incorporación del Código de Ética. El Código de Ética Profesional del Centro de Conciliación y/o Arbitraje y las normas respecto del ejercicio de la respectiva profesión de los conciliadores, árbitros y demás funcionarios del Centro hacen parte integral de este reglamento. • ARTÍCULO. Procedimiento de modificación. Las normas de este Reglamento podrán ser modificadas por el Consejo Directivo del Centro de Conciliación, cuando por razones de la buena prestación del servicio se estime conveniente o porque requiera adecuarse a la normatividad vigente.

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13.10. Código de ética del centro de conciliación y/o arbitraje • ARTÍCULO. De los Centros de Conciliación y/o Arbitraje. En los Centros de Conciliación y/o Arbitraje todos somos activos participantes en la solución del conflicto, los árbitros y/o conciliadores tienen un deber hacia las partes, hacia su profesión o actividad y para con ellos mismos. Deben actuar de manera clara en relación con los participantes, deben ser honestos e imparciales, promover la confianza de las partes, obrar de buena fe, ser diligentes y no buscar el propio interés. El árbitro y/o conciliador es un profesional con responsabilidades y deberes éticos. Todos los Árbitros y/o Conciliadores, que ejerzan como tales en el Centro, deben sujetarse a los principios éticos. • ARTÍCULO. Obligatoriedad. El Código de Ética del Centro de Conciliación y/o Arbitraje (en adelante, el Centro) es de observancia obligatoria para todos los funcionarios del Centro, estén vinculados como conciliadores o árbitros, o que actúen como tales por designación de las partes o del Consejo Superior de Arbitraje. • ARTÍCULO. Normas éticas. Las normas éticas contenidas en este Código constituyen principios generales con el objetivo de fijar conductas de actuación procesal. No son limitativas ni excluyentes de otras reglas que durante el proceso se puedan determinar o que correspondan a sus profesiones de origen. • ARTÍCULO. Principios fundamentales. Todos los funcionarios del Centro de Conciliación y/o Arbitraje observarán por igual una conducta acorde con los siguientes principios: 1. Independencia. La libertad y autonomía para actuar en el ejercicio de sus funciones. 2. Imparcialidad y Neutralidad. La falta de prevención a favor o en contra de las partes. Objetividad. 3. Idoneidad. Aptitud para solucionar una controversia. 4. Diligencia. Actuación con celeridad y cuidado. 5. Probidad. Integridad y honradez en el obrar. 6. Discreción. Reserva en sus actuaciones. Estos principios también son aplicables a las partes, sus representantes, abogados y asesores. • ARTÍCULO. Aceptación del nombramiento. El futuro conciliador o árbitro aceptará su nombramiento sólo: 1. Si está plenamente convencido que podrá cumplir su tarea con imparcialidad. 2. Si está plenamente convencido que podrá resolver las cuestiones

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13.10. CÓDIGO DE ÉTICA DEL CENTRO DE CONCILIACIÓN Y/O ARBITRAJE

controvertidas o litigiosas y que posee un conocimiento adecuado del idioma del arbitraje correspondiente. 3. Si es capaz de dedicar a la conciliación o al arbitraje el tiempo y la atención que las partes tienen derecho a exigir dentro de lo razonable. • ARTÍCULO. Deber de declaración al momento de la inscripción en el Centro de Conciliación y/o Arbitraje. 1. Todo conciliador o árbitro está obligado a suscribir una Declaración Jurada al momento de realización de su inscripción en el Centro, la cual deberá ser entregada a la Secretaría General del Centro. 2. La declaración se hará por escrito y será puesta en conocimiento de todas las partes para que en un plazo no mayor de cinco (5) días manifiesten lo que consideren conveniente a su derecho. 3. El futuro conciliador o árbitro deberá revelar todos los hechos o circunstancias que puedan originar dudas justificadas respecto a su imparcialidad o independencia. Enunciativamente deberán considerar, entre otros, los siguientes hechos o circunstancias: a. Toda relación de parentesco o dependencia con alguna de las partes, sus representantes, abogados o asesores. b. Toda relación de amistad íntima o frecuencia en el trato con alguna de las partes, sus representantes, abogados o asesores. c. El tener litigios pendientes con alguna de las partes. d. El haber sido representante, abogado o asesor de una de las partes o haber brindado servicio profesional o asesoramiento o emitido dictamen u opinión o dado recomendaciones respecto del conflicto. e. El no estar suficientemente capacitado para conocer de la controversia, tomando en cuenta el contenido de la disputa y la naturaleza del procedimiento. f. El haber recibido beneficios de importancia de alguno de los participantes. g. El que se presentare cualquier otra causal que a su juicio le impusiera abstenerse de participar en la conciliación o el arbitraje por motivos de decoro o delicadeza. El no revelar tales hechos o circunstancias u otros similares dará la apariencia de parcialidad y puede servir de base para su descalificación. • ARTÍCULO. Deber de declaración al momento de inicio del trámite conciliatorio y/o arbitral. El conciliador o árbitro deberá revelar al iniciar la audiencia de conciliación o procedimiento arbitral: 1. Cualquier relación de negocios, presente o pasada, directa o indirecta, según lo indicado en el numeral 3 del artículo antecedente, con

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2. 3. 4. 5. 6. 7.

cualquiera de las partes, sus representantes, abogados o asesores, incluso su designación previa como conciliador o árbitro, por alguna de ellas. En cuanto a las relaciones actuales, el deber de declaración existe cualquiera que sea su importancia. En cuanto a las relaciones habidas con anterioridad, el deber existe sólo respecto de aquellas relaciones que tengan significación atendiendo a los asuntos profesionales o comerciales del conciliador o árbitro. La existencia y duración de cualquier relación social sustancial mantenida con una de las partes. La existencia de cualquier relación anterior mantenida con otros conciliadores o árbitros (incluyendo los casos de previo desempeño conjunto de la función de conciliador o árbitro). El conocimiento previo que haya podido tener de la controversia o litigio. La existencia de cualquier compromiso que pueda afectar su disponibilidad para cumplir sus deberes como conciliador o árbitro, en la medida en que ello pueda preverse. Cualquier otro hecho, circunstancia o relación que a su juicio resultase relevante para salvaguarda de la imparcialidad. El deber de revelar nuevos hechos o circunstancias se mantiene durante todo el proceso de conciliación o arbitral.

• ARTÍCULO. Ámbito de aplicación. Este Reglamento establece el conjunto de principios de carácter ético y moral así como algunos procedimientos y reglas que deben seguir los árbitros y/ o conciliadores del Centro de Conciliación y/o Arbitraje. El Centro es responsable de velar por el cumplimiento de éste. • ARTÍCULO. Información sobre el proceso conciliatorio y/o arbitral. Al iniciar la Conciliación o Arbitramento, el conciliador y/o árbitro deberá informar detalladamente a las partes sobre sus funciones específicas, procedimiento a seguirse, las características propias de las audiencias y la naturaleza del acuerdo que firmarían eventualmente. El Conciliador y/o Árbitro deberá asegurarse de la comprensión de los participantes y su consentimiento sobre esos puntos. • ARTÍCULO. Papel de la conciliación y/o arbitraje. El conciliador y/o árbitro está obligado a educar a las partes e involucrarlas en el proceso de Conciliación y/o Arbitraje. El conciliador y/o árbitro debe considerar que su labor cumple un papel pedagógico que transciende la solución del conflicto específico y que posibilita preparar a las partes para manejar futuros conflictos en una forma más productiva y creativa, contribuyendo de ese modo al establecimiento de una cultura de paz.

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13.10. CÓDIGO DE ÉTICA DEL CENTRO DE CONCILIACIÓN Y/O ARBITRAJE

El conciliador y/o árbitro debe estar preparado para dar sugerencias en cuanto al procedimiento y alternativas que ayuden a las partes a llegar a acuerdos mutuamente satisfactorios. Debido al estatus, experiencia y habilidad que tiene el conciliador y/o árbitro debe estar consciente de que sus sugerencias y recomendaciones pueden ser aceptadas por las partes sin medir sus consecuencias. Por lo tanto, debe evaluar cuidadosamente el impacto de sus intervenciones o propuestas y asumir plena responsabilidad por su actuación. La información recibida por el conciliador y/o árbitro es confidencial y no debe ser revelada a ninguna otra persona ni a las partes fuera del contexto de la audiencia. • ARTÍCULO. Uso de la información. El conciliador y/o árbitro no puede utilizar la información adquirida durante el proceso conciliatorio y/o arbitral para beneficiar a terceros o a sí mismo. • ARTÍCULO. Neutralidad. El conciliador y/o árbitro debe expresar y revelar al Centro y a las partes, tan pronto sea designado o tome conocimiento de algún caso, todas las afiliaciones económicas, sicológicas, emocionales o profesionales que tuviera con alguna de las partes, que pudieran causar un conflicto de interés o que sean susceptibles de afectar la neutralidad, real o percibida en el ejercicio de su función. El conciliador y/o árbitro no puede establecer una relación profesional con ninguna de las partes, en algún asunto relacionado con la controversia o sobre cualquier asunto no relacionado con ella si es que pudiera afectar la integridad del proceso de conciliación y/o arbitraje. • ARTÍCULO. Imparcialidad. El conciliador y/o árbitro está obligado durante el desarrollo de sus servicios a mantener una postura imparcial con todas las partes. La imparcialidad implica un compromiso para ayudar a todas las partes por igual en el logro a una solución mutuamente satisfactoria. Asimismo, el conciliador y/o árbitro no desempeñará un papel adversarial en el proceso. El conciliador y/o árbitro deberá dirigir con honestidad e imparcialidad el proceso de conciliación y/o arbitraje, actuando como un tercero neutral y pondrá a disposición de las partes todas las habilidades inherentes a su profesión y todos los esfuerzos tendientes a conducir la conciliación y/o arbitraje con el más alto grado de excelencia. • ARTÍCULO. Deberes del conciliador. El conciliador y/o árbitro debe abstenerse de realizar cualquier comportamiento inapropiado o indecoroso que afecte a la imagen del Centro. El conciliador y/o árbitro no debe usar su posición para obtener alguna ventaja o

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ganancia, o tomar parte en labores, actividades o proyectos que contravengan o se opongan a su desempeño como conciliador y/o árbitro. • ARTÍCULO. De las faltas y sanciones. Para efectos de la imposición de sanciones, las faltas se califican como graves o leves de acuerdo con los siguientes criterios: 1. La naturaleza de la falta y sus efectos, según si se ha producido escándalo o mal ejemplo o se han causado perjuicios. 2. El grado de participación en la comisión de la falta y las circunstancias agravantes o atenuantes. 3. Los antecedentes disciplinarios y los motivos determinantes de la acción u omisión. Son faltas leves: 1. La impuntualidad en el desarrollo del trámite conciliatorio y/o arbitral. 2. Mantener prendidos los elementos de comunicación personal (celulares, beeper, etc.) durante las audiencias. 3. Consumir alimentos o fumar en las instalaciones del Centro. Son faltas graves: 1. La no concurrencia sin justa causa a una audiencia o diligencia. 2. Atentar contra la integridad física y sicológica de compañeros, s u otras personas que laboren en el Centro. 3. Falsificar certificaciones y demás documentos para cualquier efecto académico, istrativo, o que vayan en detrimento de los s. 4. Reincidir en faltas previstas como leves. 5. Suplantar a compañeros en evaluaciones, actos académicos y audiencias. 6. Exigir o recibir dineros o dádivas a los s del Centro para la prestación del servicio. 7. Asumir directamente o recomendar abogados para tramitar los asuntos que son motivo de trámite en el Centro. • ARTÍCULO. De las sanciones. El órgano máximo (según la entidad) sancionará las faltas anteriores, según la gravedad del hecho. Le corresponde al Director comunicar por escrito de ellas para iniciar el respectivo procedimiento. La infracción a las normas de este Código traerá como consecuencia, según la gravedad de la falta, la imposición al responsable de alguna de las sanciones siguientes: a. Amonestación escrita, la que puede ser privada o pública, según determinación del órgano máximo.

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14 ANEXO NO. 2 - MODELO DE REGLAMENTO DE ARBITRAJE INSTITUCIONAL

b. Suspensión del derecho a ser elegido como conciliador y/o árbitro. El plazo de suspensión se impondrá a criterio del órgano máximo, no pudiendo ser mayor a seis meses. c. Separación de los Registros de Conciliadores y Árbitros del Centro, según el caso. • ARTÍCULO. Imposición de sanciones. La imposición de sanciones se registrará en el Libro de Sanciones del Centro a cargo de la Secretaría, la que conservará los antecedentes respectivos. Dicho registro y los antecedentes estarán a disposición de los interesados en la Secretaría. • ARTÍCULO. Procedimiento de aplicación de sanciones. Para la verificación de infracciones a los deberes previstos por el presente Código y la imposición de sanciones respectivas, se estará al siguiente procedimiento: a. Toda persona natural o jurídica que tenga conocimiento de alguna violación a las normas del presente Código, podrá denunciar la comisión de dichas infracciones ante el órgano máximo, a través de la Secretaría del Centro. b. El órgano máximo del Centro será el encargado de conocer las posibles infracciones a los deberes impuestos por el presente Código y resolver sobre la aplicación de las sanciones respectivas. 14 ANEXO NO. 2 - MODELO DE REGLAMENTO DE ARBITRAJE INSTITUCIONAL23 El Centro de Conciliación y/o Arbitraje de la Asociación de Pequeños Comerciantes del Suroccidente de Bogotá, “APECO”: “Negociemos y Conciliemos”, ha adoptado el siguiente reglamento de arbitraje institucional. • ARTÍCULO. Ámbito de aplicación. El presente reglamento se aplicará a todos los casos en que, conforme al pacto arbitral, las partes acuerden someterse al procedimiento previsto por el Centro de Conciliación y/o Arbitraje “Negociemos y Conciliemos”. • ARTÍCULO. Presentación de la demanda. La solicitud de convocatoria del trámite deberá reunir todos los requisitos

23 El presente acápite pretende mostrar un reglamento de arbitraje institucional, lo más completo posible, sin descuidar que la función de un reglamento interno es desarrollar la Ley y sus decretos reglamentarios en lo que éstos den vía libre al Centro de Conciliación de Arbitraje, por lo mismo, debe evitarse al máximo que un reglamento sea una reiteración del contenido de la Ley o de algún decreto reglamentario, precisamente porque si con posterioridad a la expedición del reglamento las normas que reglamentan pierden vigencia, la norma del reglamento interno decae por pérdida de objeto, y por otro lado, el reglamento no puede desbordar la ley que es su base. Para la elaboración del presente reglamento se ha tenido en cuenta, además del marco reglamentario del arbitraje institucional, el Reglamento de Arbitraje Institucional de la Cámara de Comercio de Bogotá, aprobado por el Ministerio del Interior y de Justicia, mediante oficio 0FI07- 1117-DAJ-0500 del 18 de enero de 2007, disponible en la página web http://cac.ccb.org.co -2007.

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exigidos en la ley para la demanda y se presentará por la parte interesada ante el Centro de Conciliación y/o Arbitraje “Negociemos y Conciliemos”. De la presentación se dejará constancia del día y hora en copia que se entregará a quien presenta la demanda. • ARTÍCULO. Verificación del pacto arbitral. Recibida la demanda, el Centro de Conciliación y/o Arbitraje verificará la existencia de pacto arbitral que habilite para adelantar el trámite. Si de la demanda y sus anexos no se evidencia la existencia del pacto arbitral, el Centro requerirá al solicitante para que adjunte la prueba de la existencia del pacto en un término de cinco (5) días hábiles contados a partir del día siguiente a aquel en que se requiera. Si no se adjunta la prueba del pacto arbitral o si de la adjuntada no fuese posible establecer la existencia de éste, el Centro devolverá al solicitante toda la documentación presentada. • ARTÍCULO. Notificación de la demanda. Una vez verificada la existencia del pacto arbitral, el Centro notificará de ésta a la parte convocada en la dirección prevista para tal efecto en la solicitud de convocatoria. El convocado o su apoderado podrán solicitar y obtener copia informal de la solicitud, a su costa. • ARTÍCULO. Designación de árbitros. A. Designación por delegación de las partes al Centro. Si las partes delegaron previa y expresamente al Centro la designación total o parcial de los árbitros, o acordaron seguir arbitraje institucional y presenten la demanda ante el Centro, el Centro invitará a las partes para que presencien el sorteo de designación de árbitros. El sorteo será público y se efectuará en las instalaciones del Centro, en la fecha y hora que éste señale. La designación de los árbitros, aún dentro de listas especializadas en ciertas materias, deberá ser completamente aleatoria y el Centro garantizará esta aleatoriedad, sin perjuicio de los acuerdos a los que puedan llegar las partes. B. Designación por las partes. Si las partes no delegaron la designación de los árbitros, el Centro las invitará a sus instalaciones, en fecha y hora señalada para este propósito, con el fin de que, de común acuerdo o según lo establecido en el pacto arbitral, designen los árbitros. Cuando una o ambas partes no asistan o no exista acuerdo en la designación de los árbitros, los interesados quedan en libertad de acudir a la jurisdicción para dirimir la designación de los árbitros.

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14 ANEXO NO. 2 - MODELO DE REGLAMENTO DE ARBITRAJE INSTITUCIONAL

• ARTÍCULO. Citación de árbitros designados y aceptación del nombramiento. Una vez designados los árbitros, el Centro procederá a citarlos, personalmente o mediante telegrama, para que dentro de los cinco (5) días siguientes a la citación se manifiesten sobre la designación. El silencio del árbitro se entenderá como rechazo de la designación. • ARTÍCULO. Impedimentos y recusaciones. Los árbitros designados por las partes no podrán ser recusados, sino cuando se presenten causales sobrevinientes a la designación. Los árbitros nombrados por el Centro o por el juez están impedidos y son recusables por las mismas causales previstas en el Código de Procedimiento Civil para los jueces y cuando no cumplan con los requisitos establecidos en el pacto arbitral. Parágrafo. Trámite del impedimento o recusación. Cuando exista o sobrevenga causal de impedimento, el árbitro deberá ponerla en conocimiento de los demás y mientras tanto se abstendrá de aceptar el nombramiento o de continuar conociendo del asunto. Si el árbitro no se declara impedido y la parte tiene motivo para recusarlo, deberá manifestarlo por escrito ante el secretario del Tribunal dentro de los cinco (5) días siguientes a la designación de los árbitros o dentro de los cinco (5) días siguientes a aquel en que se tuvo conocimiento de la existencia de la causal, cuando la recusación sea sobreviniente a la instalación del tribunal. Del escrito se correrá traslado al árbitro recusado, para que dentro de los cinco (5) días siguientes manifieste su aceptación o rechazo de la recusación. Si el árbitro guarda silencio durante el traslado o rechaza la recusación, los demás árbitros decidirán si aceptan o niegan la recusación en audiencia que se llevará a cabo dentro de los cinco (5) días siguientes al vencimiento del término del traslado de la recusación. La decisión sobre la recusación deberá hacerse mediante auto motivado que será notificado en audiencia. Aceptada la causal, los demás árbitros declararán al recusado separado del conocimiento del asunto y comunicarán el hecho a quien lo designó para que proceda a reemplazarlo. Si quien designó al árbitro recusado no designa su reemplazo dentro de los cinco (5) días siguientes a la notificación de la aceptación de la recusación, el juez civil del circuito del lugar de sede del Tribunal de Arbitramento decidirá, a solicitud de los demás árbitros. Contra esta providencia no procede recurso alguno. El juez civil del circuito del lugar de sede del Tribunal de Arbitramento resolverá sobre el impedimento o recusación en los eventos de árbitro único o cuando la mayoría o la totalidad de los árbitros se declaren impedidos o fueren recusados.

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• ARTÍCULO. Instalación del Tribunal. Integrado el Tribunal, el Centro invitará a las partes y a los árbitros a la audiencia de instalación del Tribunal. En esta audiencia el Tribunal verificará el pacto arbitral y las cuestiones sometidas a su decisión, designará Presidente y Secretario del Tribunal y fijará la sede donde funcionará. Adicionalmente fijará fecha y hora para la siguiente audiencia. Las decisiones adoptadas por el Tribunal se notificarán en audiencia, por estrados, y contra ellas únicamente procede el recurso de reposición, que será resuelto por el Tribunal en la misma audiencia. El Centro entregará al Tribunal toda la actuación surtida ante el mismo. Parágrafo. Dentro de los cinco (5) días siguientes a la terminación de la audiencia se podrá recusar al Secretario designado, por las causales previstas en la ley. • ARTÍCULO. Audiencia sobre competencia. En la fecha fijada en la audiencia de instalación del Tribunal se celebrará la audiencia siguiente, en ésta el Tribunal decidirá sobre su propia competencia. Si el Tribunal asume la competencia se pronunciará sobre la isión, inisión o rechazo de la solicitud de convocatoria del trámite arbitral, según la ley. Las decisiones adoptadas por el Tribunal se notificarán en audiencia, por estrados, y contra ellas únicamente procede el recurso de reposición, que será resuelto por el Tribunal en la misma audiencia. Si el Tribunal determina que, por la naturaleza de la situación jurídica en conflicto, el laudo genera efectos de cosa juzgada respecto de personas que no celebraron el pacto arbitral, o que no está debidamente integrado el litisconsorcio necesario, procederá a integrarlo en los términos previstos en la ley. • ARTÍCULO. Notificación de la solicitud y traslado al convocado. itida la solicitud de convocatoria del trámite arbitral, el Tribunal ordenará correr traslado al convocado por el término que considere suficiente. En todo caso, el término de traslado no podrá ser inferior a diez (10) días hábiles ni superior a treinta (30) días hábiles. Dentro del término del traslado, el convocado, de acuerdo con la ley, podrá presentar la contestación a la demanda, las excepciones de fondo que tuviere a bien y, si es del caso, la demanda de reconvención. A todas estas actuaciones el Tribunal dará el trámite señalado en la Ley. • ARTÍCULO. Fijación de la tarifa por concepto de arbitraje. Establecida la relación jurídico procesal en conflicto, el Tribunal estimará la cuantía de las pretensiones de la solicitud de convocatoria, de la demanda de reconvención y de sus respectivas contestaciones, para efectos de estimar

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14 ANEXO NO. 2 - MODELO DE REGLAMENTO DE ARBITRAJE INSTITUCIONAL

la tarifa a cargo de las partes, de conformidad con los límites previstos en el reglamento interno del Centro24 y en la Ley. El pago de la tarifa por el servicio de arbitraje se hará en la forma y dentro de los plazos establecidos por la Ley. Si la tarifa no es cancelada el Tribunal procederá conforme a la Ley. • ARTÍCULO. Audiencia de conciliación. Efectuados los trámites anteriores, el Tribunal convocará a audiencia de conciliación, la que tendrá lugar dentro de los cinco (5) días siguientes al vencimiento del término del traslado o del plazo para el pago de la tarifa. El Tribunal comunicará a las partes y a sus apoderados la fecha y hora señalada para intentar la conciliación. Parágrafo primero. Procedimiento en caso de acuerdo conciliatorio. En caso de que las partes lleguen a un acuerdo conciliatorio sobre la totalidad de las pretensiones en conflicto, el Tribunal dará por terminado el trámite arbitral, se devolverán las sumas de dinero consignadas por concepto de tarifa, previa deducción de los gastos causados y de un quince por ciento (15%) del porcentaje correspondiente a cada árbitro y al secretario. En cuanto al porcentaje previsto para el Centro y a los gastos de funcionamiento del Tribunal se tendrá en cuenta las actividades desarrolladas hasta el momento del acuerdo conciliatorio, inclusive. Los árbitros determinarán motivadamente un porcentaje y se devolverá la suma restante. Parágrafo segundo. Procedimiento en caso de acuerdo conciliatorio parcial o en caso de falta de acuerdo. Si las partes no llegan a acuerdo conciliatorio, o si éste fuere parcial, el Tribunal, en la misma audiencia, dará inicio a la primera audiencia de trámite. • ARTÍCULO. Primera audiencia de trámite. En esta primera audiencia el Tribunal decidirá sobre las pruebas pedidas por las partes, teniendo en cuenta su pertinencia y conducencia, y señalará términos y plazos para la práctica de las mismas. • ARTÍCULO. Duración del trámite arbitral. El trámite arbitral durará el tiempo que las partes señalen en el pacto arbitral. Si las partes no señalaron término en el pacto arbitral, el trámite durará máximo seis (6) meses, contados a partir del día siguiente a la celebración de la audiencia de trámite. El término de duración del trámite arbitral podrá ser prorrogado de oficio por los árbitros, por una o varias veces. Las prórrogas del plazo de duración del Véase la Sección II del Capítulo VII del Modelo de Reglamento Interno del Centro, que adecúa las tarifas a lo establecido en el Decreto 1000 de 2007.

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trámite no podrán sumar, en total, la mitad del plazo originalmente pactado por las partes o, en caso de silencio de las partes, no podrá ser superior a seis (6) meses. Dentro del término de duración del trámite, inclusive las prórrogas, se entienden incluidas las suspensiones que las partes acuerden conforme a Ley. • ARTÍCULO. Traslados. El Tribunal decidirá qué traslados pueden hacerse por secretaría sin necesidad de audiencia para correrlos, sin perjuicio de lo previsto en la Ley sobre los traslados que requieren ordenarse en audiencia. • ARTÍCULO. Notificaciones. Las notificaciones que se hagan a las partes, apoderados, árbitros y al secretario, por parte del Centro o del Tribunal, podrán hacerse por el medio más expedito posible. Por tanto, se entienden válidamente efectuadas las notificaciones que se envíen a la dirección electrónica que las partes, los árbitros y el secretario señalen en los escritos de demanda y contestación, respectivamente. Si no se cuenta con la dirección electrónica, la notificación se hará llegar a la dirección indicada por las partes en sus escritos o la que conste en el directorio del Centro. •

ARTÍCULO. Archivo de expedientes y conservación de documentos. Los expedientes de los trámites arbitrales adelantados ante el Centro se archivarán en éste. Las partes podrán solicitar la devolución de los documentos aportados por ellas al expediente, dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes a la finalización del trámite, por cualquier causa. En este evento, en el archivo del Centro se conservará copia de estos documentos, expedida a costa del interesado en la devolución. Al vencimiento de los treinta (30) días previstos para pedir la devolución de los documentos, el Centro conservará los expedientes por los medios técnicos o tecnológicos que aseguren su reproducción en cualquier momento, previo cumplimiento de las disposiciones legales sobre archivística y se procederá a la destrucción de los originales. El Centro podrá expedir, a solicitud de las partes, copia auténtica de la totalidad o parte del expediente, a costa del solicitante. En cuanto al procedimiento para la expedición de copias se observará lo dispuesto en el Código de Procedimiento Civil. • ARTÍCULO. Aplicación de la tarifa prevista para el Centro y de los gastos de funcionamiento del Tribunal. La tarifa prevista en la Ley para el Centro y los gastos de funcionamiento

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14 ANEXO NO. 2 - MODELO DE REGLAMENTO DE ARBITRAJE INSTITUCIONAL

del Tribunal se causan por la simple prestación de los servicios y, en todo caso, no está ligada al resultado del trámite arbitral. El monto de éstas se liquidará aplicando la forma y límites previstos en el reglamento del Centro y deberán serle consignados dentro del plazo establecido en la Ley para el pago de la tarifa. • ARTÍCULO. Integración normativa. En lo no previsto en el presente reglamento, se aplicarán las normas vigentes sobre trámites arbitrales, y subsidiariamente el Código de Procedimiento Civil.

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BIBLIOGRAFIA

BIBLIOGRAFIA Magistrado de la Sala de Casación Civil de la Corte Suprema de Justicia. Profesor Universitario en pregrado y postgrado. Diccionario de la Real Academia de la Lengua Española (RAE), Versión Electrónica (Vigésima Segunda edición), Espasa Calpe S.A., 2003. Cfr. Diccionario RAE, Op. Cit. La mezcla de mercado resulta de la combinación de las variables: producto, precio, promoción y distribución. Cfr. Dicc Por políticas se entiende, según el Diccionario de la Real Academia Española de la Lengua, las “orientaciones o directrices que rigen la actuación de una persona o entidad en un asunto o campo determinado”.ionario RAE, Op. Cit. La eficacia es el cumplimiento de las metas fijadas, por tanto, es necesario que estos dos temas estén interrelacionados. Este rango debe resultar de la combinación de las variables en la construcción de indicadores de gestión, dentro del sistema de verificación y seguimiento del Centro. El grado de optimización de los recursos debe resultar de la combinación de las variables en la construcción de indicadores, dentro del sistema de verificación y seguimiento del Centro. Téngase en cuenta que la capacitación en Mecanismos Alternativos de Solución de Conflictos realizada en el extranjero no es aceptada por el Ministerio del Interior y de Justicia como suficiente (Concepto 24957 del 6 de septiembre de 2007). El Decreto 1818 de 1998, artículo 125, literal a), prevé como término máximo de vigencia de la lista de árbitros dos (2) años. Cfr. COHECHA León, César, Matriz del Procedimiento Conciliatorio, Centro de Conciliación “Jaime Pardo Leal”, Facultad de Derecho, Ciencias Políticas y Sociales, Universidad Nacional de Colombia, 2006: “En relación con el incumplimiento legal del conciliador, el centro de conciliación deberá aplicar el parágrafo 1° del artículo 1° del Decreto 30 de 2002 que establece que si el conciliador no cumple con las obligaciones descritas, el Centro impondrá las sanciones que correspondan según su reglamento. Lo anterior sin perjuicio de las sanciones que pueda aplicar el Consejo Superior de la Judicatura como entidad que ejerce el control, inspección y vigilancia de los conciliadores en virtud de la Sentencia C-917 de 2002 de la Corte Constitucional”. Cfr. Reglamento del Centro de Conciliación de la Universidad del Cauca, Capítulo VI El trámite y La audiencia de conciliación.

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BIBLIOGRAFIA

En este sentido de dirigió la recomendación del Ministerio del Interior y de Justicia en el Concepto del 14 de junio de 2006. Cfr. Centro de Conciliación de la Universidad del Cauca, Capítulo Cfr. Ibídem, Capítulo VI. El trámite y La audiencia de conciliación, Art. 28. Para la elaboración del presente reglamento se ha tenido en cuenta, además del marco reglamentario del arbitraje institucional, el Reglamento de Arbitraje Institucional de la Cámara de Comercio de Bogotá, aprobado por el Ministerio del Interior y de Justicia, mediante oficio 0FI07- 1117-DAJ-0500 del 18 de enero de 2007, disponible en la página web http://cac.ccb.org.co -2007. Concepto 24957 del 6 de septiembre de 2007 Leyes 446 de 1998, Ley 640 de 2001 Ley 734 de 2002 Ley 1123 de 2007 Decreto Ley 196 de 1971 Decreto Ley 196 de 1971 Decreto 0030 del 14 de enero de 2002. Resolución 1399 de 2003

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