Chapter 5 v3b4h

UNIT 2

SISTEM-SISTEM FUNGSIAN DALAM ORGANISASI

BAB 5

JENIS-JENIS SISTEM MAKLUMAT FUNGSIAN

BAB 5


PENGENALAN Sistem maklumat pengurusan merupakan sistem maklumat berasaskan komputer yang direkabentuk untuk memenuhi keperluan maklumat oleh pengurus-pengurus dalam sesebuah organisasi. Pengurus-pengurus memerlukan maklumat yang boleh membantu mereka untuk menyelesaikan sesuatu masalah dan membuat sesuatu keputusan. Maklumat yang disediakan oleh sistem maklumat pengurusan adalah dalam bentuk laporan-laporan dan paparan kepada pengurus. Ia juga menyediakan output hasil daripada simulasi dengan menggunakan model matematik. Maklumat yang dihasilkan boleh disediakan dalam bentuk grafik atau jadual. Sistem maklumat ini perlu berinteraksi dengan sistem pemprosesan urus niaga untuk memperolehi data-data yang berkaitan. Perkembangan teknologi komputer yang semakin maju telah menyebabkan organisasi beralih kepada penggunaan komputer dan memastikan penggunaan komputer dimanfaatkan oleh semua pengurus bagi menyelesaikan sesuatu masalah. Pemasaran merupakan bidang fungsian yang pertama menunjukkan minat dalam menggunakan Sistem Maklumat Pengurusan, sebaik sahaja konsep Sistem Maklumat Pengurusan diperkenalkan. Unit Pemasaran mengubahsuai Sistem Maklumat Pengurusan untuk disesuaikan dengan bidang pemasaran, sehingga ia dikenali sebagai Sistem Maklumat Pemasaran. Sistem Maklumat Pembuatan menyokong fungsi-fungsi pengeluaran atau pengoperasian yang merangkumi aktiviti-aktiviti perancangan dan pengawalan proses pengeluaran produk atau perkhidmatan. Sistem maklumat yang digunakan untuk pengurusan operasi dan pemprosesan transaksi dapat membantu organisasi-organisasi yang perlu melakukan aktiviti-aktiviti merancang, mamantau dan mengawal inventori, pembelian dan pengaliran produk dan perkhidmatan. Objektif sistem maklumat pembuatan ialah untuk menghasilkan produk yang memenuhi kehendak pelanggan, bermula daripada bahan mentah yang disediakan oleh pembekal sehingga kepada perkhidmatan dan produk siap yang diberikan kepada pelanggan dengan kos yang rendah. Fungsi pengurusan sumber manusia melibatkan pemprosesan maklumat yang berkaitan dengan staf organisasi. Maklumat jabatan sumber manusia adalah untuk menguruskan penggunaan sumber manusia organisasi dengan lebih berkesan dan cekap. Oleh sebab itu, Sistem Maklumat Sumber Manusia direka bentuk untuk membantu perancangan dalam memenuhi keperluan staf organisasi, pembangunan staf organisasi dan pengawalan terhadap polisi dan program staf organisasi. Transaksi adalah peristiwa yang berlaku dalam aktiviti perniagaan organisasi, seperti penjualan, pembelian, pembayaran, dan sebagainya. Ia menggambarkan pertukaran produk atau perkhidmatan dengan wang. Apabila berlaku sesuatu transaksi di antara organisasi dengan pelanggannya atau pihak-pihak lain, data-data mengenai transaksi, pelanggan, produk, jumlah wang yang terlibat, dan sebagainya perlu direkod dan diproses. Ini adalah kerana, transaksi yang berlaku akan memberi kesan ke atas kedudukan kewangan organisasi. Maka, aktiviti pemprosesan transaksi adalah sangat

OUM

61


UNIT 2


BAB 5

diperlukan dalam organisasi untuk memastikan pemprosesan data-data transaksi berjalan dengan lancar, kalau tidak operasi transaksi organisasi akan lumpuh. Sistem maklumat berasaskan komputer yang mengendalikan aktiviti pemprosesan transaksi ini dipanggil Sistem Pemprosesan Transaksi.

OBJEKTIF Di akhir bab, anda seharusnya dapat: 1. mengenalpasti apa yang dimaksudkan dengan sistem maklumat pemasaran; 2. mengetahui empat aktiviti-aktiviti utama yang diuruskan oleh jabatan sumber manusia; 3. menakrifkan apa yang dimaksudkan dengan sistem maklumat pembuatan; 4. menerangkan tiga jenis penulisan laporan di dalam sistem maklumat pengurusan; dan 5. menakrifkan apa yang dimaksudkan dengan Sistem Pemprosesan Transaksi;

5.1

SISTEM MAKLUMAT PEMASARAN

Sistem Maklumat Pemasaran mengumpul data-data yang menerangkan transaksi pemasaran yang berlaku dalam organisasi. Data-data ini boleh diperolehi menerusi penggunaan teknologi maklumat. Contohnya, seorang juru jual yang berada di pejabat pelanggannya boleh menyimpan butir-butir pesanan yang diminta oleh pelanggan dengan menggunakan komputer atas riba (laptop computer). Malah teknologi Internet kini berupaya mengautomasikan kebanyakan aktiviti pemprosesan maklumat untuk sokongan dan pengurusan aktiviti jualan. Pemasaran secara interaktif, yang melibatkan penggunaan Internet, Intranet dan Extranet kini makin meluas dan bertujuan untuk mewujudkan interaksi dua hala di antara organisasi dengan pelanggannya. Oleh itu, dengan kepesatan teknologi maklumat, pengumpulan data transaksi pemasaran boleh dilakukan dengan pantas dan cepat. Data-data yang dikumpul digunakan untuk menyediakan maklumat pemasaran dalam bentuk laporan berkala dan laporan khas. •

Laporan berkala disediakan mengikut jadual yang ditetapkan. Sebagai contoh, laporan bulanan bagi analisis jualan mengikut jenis produk.

•

Laporan khas ialah laporan yang disediakan apabila berlaku perkara yang di luar jangkaan. Maklumat pemasaran yang disediakan oleh Sistem Maklumat Perakaunan ialah dalam bentuk analisis jualan. TAKRIFAN: Analisis jualan ialah kajian ke atas aktiviti jualan organisasi.

62

OUM

UNIT 2


BAB 5


Pengurus-pengurus jualan mesti merancang, memantau dan membantu prestasi jurujual-jurujual yang memasarkan produk organisasi. Oleh sebab itu, kebanyakan organisasi mempunyai Sistem Maklumat Pemasaran berasaskan komputer bagi menjanakan laporan analisis jualan yang menganalisa jualan mengikut produk, pelanggan, jenis pelanggan, jurujual, wilayah jualan dan sebagainya. Laporan-laporan sebegini boleh membantu pengurus pemasaran memantau prestasi jualan produk dan jurujual. Di samping itu juga, membantu pengurus pemasaran untuk menyediakan program-program yang boleh meningkatkan hasil jualan organisasi. Sekiranya organisasi tidak mempunyai satu sistem maklumat perakaunan yang baik, maka ia tidak dapat memberi maklumat yang baik bagi membantu pengurus-pengurus menyelesaikan masalah pemasaran.

Latihan 5.1 1.

Berdasarkan pemahaman anda, apakah yang dimaksudkan dengan Sistem Maklumat Pemasaran.

2.

Terangkan secara ringkas, subsistem-subsistem yang terdapat dalam Sistem Maklumat Pemasaran.

3.

Terangkan empat peringkat yang terdapat dalam Kitar Hayat Produk.

5.1.1

Prinsip-prinsip Pemasaran

Tidak dinafikan bahawa strategi pemasaran yang berkesan memainkan peranan penting dalam sesebuah organisasi. Tahukah anda, strategi pemasaran yang bagaimanakah paling berkesan untuk diguna pakai dalam sesebuah organisasi. Pemasaran merupakan bidang fungsian yang bertanggungjawab untuk:•

menentukan identiti bagi produk (barangan atau perkhidmatan) yang ditawarkan kepada pengguna;

•

menentukan kaedah yang efektif bagi meletakkan harga, merancang, mempromosi, menjual dan mengedar produk;

•

mencipta produk dan pasaran baru kepada pengguna; dan

•

meramalkan permintaan produk dan pendapatan yang dijangkakan.

Pengurus pemasaran dalam satu organisasi mempunyai pelbagai sumber untuk melakukan aktiviti-aktiviti pemasaran. Namun demikian, objektif utamanya ialah untuk menghasilkan strategi-strategi pemasaran yang baik dengan menggunakan sumbersumber yang ada bagi memasarkan barangan, idea dan perkhidmatan organisasi. Strategi pemasaran yang lebih dikenali sebagai campuran pemasaran, terdiri daripada gabungan beberapa elemen yang penting, iaitu produk, promosi, tempat dan harga.

OUM

63


UNIT 2


BAB 5

•

Elemen Produk merupakan sesuatu yang dibeli oleh pengguna untuk memenuhi kehendak atau keperluannya. Produk boleh terdiri daripada barangan fizikal, perkhidmatan atau idea.

•

Elemen Promosi pula melibatkan cara-cara untuk menggalakkan penjualan produk, termasuklah pengiklanan dan jualan secara peribadi.

•

Elemen tempat melibatkan cara untuk mengedar produk kepada pengguna dengan menggunakan saluran pengedaran.

•

Elemen harga pula berkaitan dengan apa yang pelanggan bayar untuk suatu produk.

Pada tahun 1966, Profesor Philip Kotler [Mcleod,1998] telah mengenal pasti tiga jenis maklumat pemasaran yang berkaitan dengan pengumpulan dan pemprosesan maklumat pemasaran. Tiga jenis maklumat pemasaran ini digambarkan dalam Rajah 5.1.

Maklumat-maklumat yang dikumpul dalam organisasi

Maklumat pemasaran dalaman

Aliran maklumat daripada persekitaran ke dalam organisasi

Maklumat risikan pemasaran

PERSEKITARAN ORGANISASI

Komunikasi pemasaran

Aliran maklumat daripada organisasi ke persekitaran

Rajah 5.1: Aliran maklumat pemasaran

Kotler menyatakan bahawa keputusan-keputusan yang sukar dalam aktviiti pemasaran seperti mengurangkan harga, meningkatkan belanja pengiklanan atau mengenalpasti kawasan jualan boleh dilakukan menerusi penilaian awal dan penilaian selepas dengan menganalisa secara saintifik data-data yang diperolehi.

5.1.2

Model Sistem Maklumat Pemasaran

TAKRIFAN: Sistem maklumat pemasaran boleh didefinisikan sebagai satu sistem berasaskan komputer yang berkerjasama dengan sistem maklumat fungsian yang lain untuk membantu pengurusan organisasi dalam menyelesaikan masalah pemasaran produk organisasi.

64

OUM

UNIT 2


BAB 5


Model sistem maklumat pemasaran yang diberikan oleh McLeod [1998] terdiri daripada kombinasi subsistem input dan output dengan dihubungkan oleh satu pangkalan data. Subsistem input mengumpul data dan maklumat pemasaran dan disimpan ke dalam satu pangkalan data. Subsistem input pemasaran terdiri daripada sistem maklumat perakaunan, subsistem perisikan pemasaran dan subsistem penyelidikan pemasaran. Subsistem output pula akan menggunakan data yang disimpan di pangkalan data untuk menghasilkan maklumat berkaitan dengan pemasaran produk, promosi, tempat dan harga produk. Subsistem output terdiri daripada subsistem produk, subsistem tempat, subsistem promosi, subsistem harga dan subsistem integrasi-campuran. Kesemua subsistem ini akan diterangkan pada bahagian seterusnya. Data-data yang disimpan dalam pangkalan data boleh dikongsi oleh bidang fungsian yang lain dan tidak terhad kepada unit pemasaran sahaja. Model sistem maklumat pemasaran ini ditunjukkan pada Rajah 5.2.

data Sistem maklumat perakaunan

data

data

Subsistem produk

Subsistem tempat

Sumber dalaman

Subsistem promosi

Subsistem penyelidikan pemasaran

maklumat

Subsistem harga

Sumber persekitaran Pangkalan data

Subsistem perisikan pemasaran Subsistem Input

Subsistem intergrasicampuran Subsistem Output

Rajah 5.2: Model sistem maklumat Pemasaran

Dengan menggunakan keempat-empat elemen pemasaran iaitu produk, promosi, tempat dan harga, cuba anda lakarkan secara grafik yang mengaitkan di antara setiap elemen ini.

OUM

65

5.2


UNIT 2


BAB 5

SISTEM MAKLUMAT PEMBUATAN

Sistem Maklumat Pembuatan menerangkan subsistem-subsistem yang menghasilkan maklumat berkaitan dengan operasi pengeluaran. Pendekatan yang telah lama digunakan dalam menguruskan proses pembuatan adalah seperti yang ditunjukkan dalam Rajah 5.3. Titik Pesanan Semula (ROP)

Perancangan keperluan bahan

Pendekatan dalam pengurusan proses pembuatan Just In Time (JIT)

Perancangan sumber pembuatan bahan

Rajah 5.3: Pendekatan dalam pengurusan proses pembuatan

5.2.1

Perancangan Keperluan Bahan

Tahukah anda bahawa Perancangan Keperluan Bahan ialah strategi yang proaktif dan tidak hanya menunggu bila hendak membuat pesanan.

Pada awal tahun 1960-an, Joseph Orlicky daripada syarikat J.I.Case telah memperkenalkan pendekatan yang dipanggil perancangan keperluan bahan (PKB). Pendekatan ini melihat kepada masa hadapan dengan mengenalpasti bahan-bahan yang diperlukan, kuantiti bahan yang diperlukan dan bila bahan itu diperlukan. Komponen sistem perancangan keperluan bahan ditunjukkan di dalam Rajah 5.4. Sistem Penjadualan Pengeluaran memerlukan empat fail dalam menyediakan Jadual Pengeluaran Utama (Master Production Schedule) iaitu Fail Pesanan Pelanggan, Fail Ramalan Jualan, Fail Inventori Barangan Siap dan Fail Kapasiti Pengeluaran. Jadual pengeluaran utama merancang pengeluaran untuk masa hadapan dengan mengambilkira faktor ‘lead time’ dan masa pengeluaran. Sistem Perancangan Keperluan Bahan menentukan kualiti bahan yang diperlukan untuk mengeluarkan bilangan unit yang dikehendaki. Data inputnya terdiri daripada Fail Jadual Bahan, Fail Jadual Pengeluaran Utama dan Fail Inventori Bahan Mentah. Perkara yang perlu dilakukan ialah mendapatkan keperluan kasar dan keperluan bersih bahan. TAKRIFAN: Keperluan kasar adalah keperluan bahan yang diperlukan untuk mengeluarkan produk yang dijadualkan.

66

OUM

UNIT 2


BAB 5


Fail Pesanan Pelanggan

Fail Ramalan Jualan

Fail Inventori Barangan Siap

Fail Kapasiti Pengeluaran

Sistem Penjadualan Pengeluaran

Fail Inventori Bahan

Jadual Pengeluaran

Fail Jadual Bahan

Sistem Perancangan Keperluan Bahan Jadual Pesanan yang telah Dirancang

Laporan Perancangan

Sistem Keluarkan Pesanan

Laporan Perestasi

Laporan Pengecualian

Laporan Keluaran Pesanan

Laporan Keluaran Pesanan

Sistem Pembelian

Sistem Kawalan 'shop floor'

Laporan pada Pesanan yang Dirancang

Rajah 5.4: Sistem perancangan keperluan bahan [McLeod, 1998]

OUM

67


UNIT 2


BAB 5

Keperluan bersih adalah item-item yang perlu dibeli untuk memenuhi jadual pengeluaran utama. Berikut adalah formulanya: Keperluan kasar = Keperluan bersih =

kuantiti bil bahan x bilangan unit yang hendak dikeluarkan keperluan kasar – bahan yang ada

Sistem Perancangan Keperluan Kapasiti berinteraksi dengan Sistem Perancangan Keperluan Bahan untuk memastikan jadual pengeluaran sesuai dengan kapasiti kilang. Sistem ini menghasilkan beberapa output, iaitu: (i)

Jadual pesanan yang telah dirancang (output utama)

(ii)

Perubahan kepada pesanan yang telah dirancang

(iii) Laporan pengecualian (iv) Laporan prestasi (v)

Laporan perancangan

Sistem Pengeluaran Pesanan menggunakan jadual pesanan yang telah dirancang sebagai input dan cetak laporan pengeluaran pesanan untuk diberikan salinannya kepada jabatan pembelian dan pengurus bahagian operasi pengeluaran (shop floor manager).

5.2.2

Sistem ‘Just-In-Time’ (JIT)

Anda telah didedahkan dengan Titik Pesanan Semula, Perancangan Keperluan Bahan dan Perancangan Sumber Pembuatan Bahan. Apakah pula kepentingan “Just in Time” mengikut fikiran anda?

JIT dikenali juga sebagai sistem tarik (pull system). Ia menjadualkan aliran bahan supaya tiba di semua stesen kerja tepat pada masa ia hendak digunakan. Komponenkomponen atau item-item ditarik masuk ke proses pengeluaran yang seterusnya sebaik sahaja ia telah bersedia. Inventori bahan mentah tiba ‘just-in-time’ untuk digunakan oleh kilang. Manakala inventori dalam proses, disiapkan oleh satu proses sebaik sahaja ia hendak digunakan oleh proses seterusnya. Pendekatan ini mempunyai kurang atau tiada penyimpanan stok. Sistem JIT meminimakan kos inventori dengan mengeluarkan item dalam kuantiti yang kecil. Saiz lot yang sesuai bagi sistem JIT ialah 1. Saiz lot ini merupakan bilangan item yang hendak dikeluarkan dalam satu masa. Ia memerlukan perancangan masa yang baik dan kerjasama yang baik daripada pembekal. Dalam proses penghantaran satu item kepada proses pengeluaran seterusnya, apabila seorang pekerja sudah bersedia menerima item seterusnya, pekerja tersebut akan memberi isyarat kepada pekerja sebelumnya untuk menghantar item yang diperlukan. Kanban (bahasa Jepun) seperti kad atau lampu Rajah 5.5. Pendekatan JIT tidak menekankan kepada penggunaan komputer.

68

OUM

UNIT 2


BAB 5


kanban

Bahan mentah

ITEM kanban

ITEM kanban Langkah pengeluaran 1

ITEM Langkah pengeluaran 2 Langkah pengeluaran 3 Langkah pengeluaran 4

Rajah 5.5: Gambaran sistem JIT

5.3

SISTEM MAKLUMAT SUMBER MANUSIA (HRMS)

5.3.1

Aktiviti Utama Pengurusan Sumber Manusia

Bagaimanakah dapat anda kaitkan Sistem Maklumat Pengurusan dengan Pengurusan Sumber Manusia?

Kebanyakan organisasi telah menggunakan sistem maklumat berasaskan komputer untuk mengeluarkan slip gaji dan laporan gaji staf, menyimpan rekod-rekod staf dan menganalisa penggunaan staf dalam operasi perniagaan organisasi. Empat aktiviti utama yang dilakukan oleh pengurusan sumber manusia ialah: •

Pengambilan dan pengupahan staf.

•

Pembangunan dan latihan staf.

•

Pengurusan data staf.

•

Pemberhentian dan pemberian faedah staf.

OUM

69


UNIT 2


BAB 5

Aktiviti utama pengurusan sumber manusia ditunjukkan pada Rajah 5.6 yang menggambarkan aliran sumber staf dalam organisasi.

Rajah 5.6: Pengurusan sumber manusia

Latihan 5.2 Kenapa perlu memberi latihan kepada staf organisasi?

5.3.2

Sistem Maklumat Sumber Manusia

Model sistem maklumat sumber manusia juga menggunakan model yang dicadangkan oleh Mcleod[McLeod,1998]. Model sistem maklumat sumber manusia ini terdiri daripada tiga subsistem input, pangkalan data dan enam subsistem output. Subsistem input terdiri daripada sistem maklumat perakaunan, subsistem penyelidikan manusia, dan subsistem perisikan sumber manusia. Subsistem output pula terdiri daripada subsistem perancangan daya kerja, subsistem pengambilan, subsistem pengurusan daya kerja, subsistem pampasan, subsistem laporan persekitaran dan subsistem faedah. Subsistem-subsistem ini akan diterangkan di bahagian seterusnya. Pangkalan data bagi sistem maklumat sumber manusia mengandungi data-data staf dan data-data bukan staf. Data staf merujuk kepada penyimpanan data-data staf mengenai staf organisasi. Manakala data bukan staf adalah penyimpanan data-data yang diperolehi daripada persekitaran organisasi seperti kerajaan, kesatuan pekerja, agensi pekerjaan dan sebagainya. Sekiranya anda seorang kakitangan di sesebuah organisasi, pernahkah anda fikirkan kenapakah segala maklumat peribadi anda diperlukan oleh organisasi tersebut? Adakah maklumat yang disimpan ini mengikut model yang sedang anda pelajari ini? Sekiranya tidak adakah anda merasakan bahawa organisasi tersebut menggunakan modelnya yang tersendiri.

70

OUM

UNIT 2


BAB 5


5.4

MODEL SISTEM MAKLUMAT SUMBER MANUSIA

Model sistem maklumat sumber manusia juga menggunakan model yang dicadangkan oleh Mcleod[McLeod,1998] dan ditunjukkan pada Rajah 5.7. Model sistem maklumat sumber manusia ini terdiri daripada tiga subsistem input, pangkalan data dan enam subsistem output. Subsistem input terdiri daripada sistem maklumat perakaunan, subsistem penyelidikan manusia, dan subsistem perisikan sumber manusia. Subsistem output pula terdiri daripada subsistem perancangan daya kerja, subsistem pengambilan, subsistem pengurusan daya kerja, subsistem pampasan, subsistem laporan persekitaran dan subsistem faedah. Subsistem-subsistem ini akan diterangkan di bahagian seterusnya. Pangkalan data bagi sistem maklumat sumber manusia mengandungi data-data staf dan data-data bukan staf. Data staf merujuk kepada penyimpanan data-data staf mengenai staf organisasi. Manakala data bukan staf adalah penyimpanan data-data yang diperolehi daripada persekitaran organisasi seperti kerajaan, kesatuan pekerja, agensi pekerjaan dan sebagainya. Sekiranya anda seorang kakitangan di sesebuah organisasi, pernahkah anda fikirkan kenapakah segala maklumat peribadi anda diperlukan oleh organisasi tersebut. Adakah maklumat yang disimpan ini mengikut model yang sedang anda pelajari ini. Sekiranya tidak adakah anda merasakan bahawa organisasi tersebut menggunakan modelnya yang tersendiri.

Subsistem Input

Subsistem Output data

Sistem maklumat perakaunan

data

Subsistem Pengambilan Subsistem Pengurusan Daya Kerja

Sumber dalaman Subsistem penyelidikan Sumber Manusia

Sumber persekitaran Subsistem perisikan Sumber Manusia

Subsistem maklumat Penyelidikan Sumber Manusia

Subsistem Pampasan Pangkalan data

Subsistem Faedah Subsistem Laporan Persekitaran

Rajah 5.7: Model sistem maklumat sumber manusia [Mcleod 1998]

OUM

71


UNIT 2


BAB 5

Terdapat banyak Sistem Maklumat Sumber Manusia di pasaran berikutan banyaknya permintaannya untuk sistem ini berdasarkan keperluan organisasi yang pelbagai. Anda boleh melihat contoh-contoh sistem dengan hanya menaipkan kata kunci ‘Human Resource Information System’. Salah satunya dapat diperolehi dari laman web http://www.dpsindia.com/dps/hris.html.

5.5

SISTEM MAKLUMAT PERAKAUNAN

Data-data yang diuruskan adalah elemen-elemen data staf dan perakaunan. •

Elemen data staf terdiri daripada data yang tetap dan tidak bersifat kewangan. Data ini diperolehi semasa pengambilan staf (contoh: nama, umur, kelayakan, jawatan dan sebagainya). Pengemaskinian data dilakukan jika terdapat perubahan data pada staf.

•

Elemen data kewangan lebih dinamik dan bersifat kewangan seperti bilangan jam bekerja, jumlah gaji bulanan, cukai pendapatan dan sebagainya.

5.6

SUBSISTEM PENYELIDIKAN SUMBER MANUSIA

Tahukah anda apakah fungsi dan kepentingan penyelidikan-penyelidikan yang dilakukan oleh Subsistem Penyelidikan Sumber Manusia?

Subsistem ini mengumpul data dengan mengendalikan projek-projek penyelidikan yang khas seperti dalam Jadual 5.1. Jadual 5.1: Senarai Projek Penyelidikan Khas Penyelidikan Sumber Manusia Kajian Pewarisan:

•

•

Analisis dan Penilaian Tugas:

• •

Kajian Rungutan:

72

•

Dilakukan dengan tujuan untuk mengenalpasti calon staf yang layak bagi mengisi kekosongan jawatan dalam organisasi. Contoh: Menteri Kewangan Malaysia akan bersara, maka siapa yang layak untuk menggantikan tempat beliau. Mengkaji setiap tugas dalam satu bidang untuk mengenalpasti skop tugas. Mengenalpasti pengetahuan dan kemahiran yang diperlukan bagi sesuatu tugas yang ditawarkan dalam organisasi. Mengumpul sebarang rungutan yang disuarakan oleh staf organisasi.

OUM

UNIT 2


BAB 5


5.7

SUBSISTEM PERISIKAN SUMBER MANUSIA

Subsistem ini mengumpul data berkaitan dengan sumber manusia yang diperolehi daripada persekitaran organisasi. Elemen-elemen persekitaran yang menyediakan datadata ini ditunjukkan dalam Jadual 5.2 di bawah. Perisikan Kerajaan

• Kerajaan beri maklumat yang dapat membantu organisasi dalam mematuhi undang-undang staf.

Perisikan Pembekal

• Contoh: syarikat insuran, agensi pekerjaan, pusat pengajian tinggi dan sebagainya. • Beri maklumat yang membolehkan organisasi melakukan fungsi pengambilan dan pengupahan pekerja.

Perisikan Kesatuan Buruh

• Beri data dan maklumat dalam menguruskan kontrak buruh di antara kesatuan dan organisasi.

Perisikan Komuniti Global

• Beri maklumat yang menerangkan sumber-sumber tempatan seperti perumahan, pendidikan dan sebagainya. • Digunakan apabila pengambilan staf dilakukan berdasarkan kepada ukuran kawasan, kebangsaan dan antarabangsa.

Perisikan Komuniti Kewangan

• Beri maklumat ekonomi yang digunakan untuk perancangan staf.

Perisikan Pesaing

• Mengumpul maklumat tentang pekerja dalam syarikat pesaing yang terlatih dan berkemahiran. • Mengumpul maklumat pekerja tertentu yang berpotensi untuk diambil bekerja dengan organisasi.

Apakah perbezaan yang nyata antara penyelidikan manusia dengan perisikan sumber manusia?

5.8

SUBSISTEM PERANCANGAN DAYA KERJA

Melibatkan aktiviti-aktiviti yang membolehkan pengurusan mengenalpasti keperluan staf di masa hadapan. Antara aplikasi-aplikasi dalam perancangan daya kerja yang popular digunakan ialah pencartaan organisasi, peramalan gaji, analisa dan penilaian tugas, perancangan dan pemodelan daya kerja. Cuba anda senaraikan apakah kesan-kesan yang akan berlaku jika perancangan daya kerja tidak dikendalikan dengan baik.

OUM

73

5.9


UNIT 2


BAB 5

SUBSISTEM PENGAMBILAN KERJA

Organisasi membawa masuk staf baru menerusi subsistem pengambilan staf. Fungsi ini perlu disokong oleh sistem maklumat yang merekod dan menjejak sumber manusia dalam organisasi supaya penggunaan staf dilakukan dengan maksima. Dua aplikasi yang meluas digunakan ialah jejak pemohon dan carian dalaman. Dengan adanya teknologi internet, membenarkan organisasi menggunakan perkhidmatan pengambilan pekerja dan pangkalan data komersial untuk mendapatkan staf-staf baru.

5.10

SUBSISTEM PENGURUSAN DAYA KERJA

Subsistem Pengurusan Daya kerja adalah subsistem yang mempunyai banyak aplikasi tetapi peratus penggunaannya adalah rendah. Subsistem ini dapat membantu pengurus sumber manusia merancang dan mengawasi program-program latihan dan pembangunan staf dengan menganalisa kejayaan program staf yang dilakukan di masa depan. Pengurus juga menganalisa status pembangunan kerjaya bagi setiap staf untuk menentukan sama ada kaedah-kaedah pembangunan staf seperti latihan dan penilaian prestasi patut dilakukan. Antara aplikasi di bawah subsistem ini ialah penilaian prestasi, latihan, kawalan kedudukan atau jawatan, penempatan semula, kemahiran, pewarisan dan displin atau tatatertib.

5.11

SUBSISTEM PAMPASAN

Sistem maklumat dapat membantu menganalisa pengagihan pampasan yang diberikan kepada staf organisasi dan membuat perbandingan terhadap pampasan yang diberi oleh organisasi lain yang mempunyai operasi perniagaan yang sama. Maklumat ini amat berguna apabila hendak membuat perancangan ke atas pampasan staf, terutama apabila melibatkan perundangan dengan kesatuan buruh. Subsistem ini juga dapat membantu agar pampasan yang diberikan oleh organisasi adalah kompetitif dan adil, di samping kos pampasan yang terkawal. Antara aplikasi yang popular ialah kenaikan merit, bayaran gaji, pampasan eksekutif, insentif bonus dan kehadiran. Sekiranya anda seorang kakitangan di sesebuah organisasi, anda mungkin pernah mendengar bahawa terdapat kakitangan yang diberi pampasan berhubung dengan beberapa perkara. Pernahkah anda merenung sejenak, bagaimanakah sesuatu pampasan itu dinilai dan apakah justifikasi yang dilakukan untuk memberi sesuatu pampasan.

5.12

SUBSISTEM FAEDAH

Memberi pakej faedah kepada staf sedia ada dan yang akan bersara. Sekiranya pengurus sumber manusia menyediakan perancangan dan menetapkan sumbangan dan faedah yang patut diperolehi oleh staf, maka ini dapat membantu staf mengetahui dana persaraannya yang terkumpul. Ada juga organisasi yang menyediakan rangka faedah yang fleksibel untuk membenarkan staf sendiri memilih faedah-faedah yang 74

OUM

UNIT 2


BAB 5


dikehendaki. Antara aplikasi yang terdapat di bawah subsistem ini ialah sumbangan yang ditetapkan, faedah yang ditetapkan, penyata faedah, faedah fleksibel, belian saham dan pemprosesan tuntutan.

5.13

SUBSISTEM LAPORAN PERSEKITARAN

Laporan menjadi satu keperluan utama dalam mencari penyelesaian kepada sesuatu keputusan. Tahukah anda apa itu Laporan Persekitaran?

Pada masa kini, penyediaan laporan kepada agensi kerajaan merupakan satu tanggungjawab utama buat pengurusan sumber manusia. Oleh itu, kebanyakan organisasi menggunakan sistem maklumat berasaskan komputer bagi mengesan statistik dan menghasilkan laporan yang diperlukan oleh pihak kerajaan. Organisasi perlu mematuhi peraturan dan undang-undang yang telah ditetapkan oleh kerajaan. Laporan tentang polisi dan amalan staf organisasi perlu dihantar kepada kerajaan. Sebagai contoh, penjanaan statistik kesihatan staf, bahaya di tempat kerja, prosedur keselamatan dan sebagainya mesti dilaporkan kepada pihak kerajaan yang berkenaan. Antara aplikasi bagi subsistem ini ialah rekod peluang pekerjaan yang adil, analisa peluang pekerjaan yang adil, pertambahan persatuan, rekod kesihatan, bahan toksik dan rungutan.

5.14

SISTEM MAKLUMAT PENGURUSAN (MIS)

5.14.1

Definisi dan Model Sistem Maklumat Pengurusan

Tahukah anda bagaimana data dikendalikan dalam sesebuah Sistem Maklumat Pengurusan?

Sistem maklumat pengurusan boleh didefinisikan sebagai satu sistem maklumat berasaskan komputer yang menyediakan maklumat kepada pengurus dalam bentuk paparan dan laporan. Dalam kes-kes tertentu, sistem maklumat pengurusan membenarkan pengurus mencapai maklumat secara atas talian untuk mengetahui prestasi semasa organisasi dan rekod-rekod lepas. Sistem maklumat pengurusan lebih fokus kepada pemprosesan maklumat dalaman organisasi, dan bukan kepada maklumat luaran. Maklumat yang disediakan kepada pengurus adalah selalunya secara mingguan, bulanan dan tahunan, bukannya secara harian. Sistem maklumat pengurusan tidak fleksibel dan mempunyai keupayaan analisis yang rendah. Sistem ini hanya menggunakan rutin yang mudah seperti melakukan perbandingan dan membuat ringkasan laporan terhadap operasi yang berlaku dalam organisasi. Model sistem maklumat pengurusan ditunjukkan dalam Rajah 5.8. Pangkalan data tersebut mengandungi data yang disediakan oleh sistem pemprosesan urus niaga. Data dan maklumat daripada persekitaran dimasukkan ke sistem. Kandungan data di dalam pangkalan data digunakan oleh perisian yang akan menghasilkan laporan berkala,

OUM

75


UNIT 2


BAB 5

Persekitaran

Data Maklumat

Penyelesai masalah organisasi

Perisian penulisan laporan

Sist em maklumat pengurusan

Model matematik

Pangkalan data

Persekitaran

Rajah 5.8: Model sistem maklumat pengurusan

laporan khas, dan model. Hasil laporan adalah sama ada berbentuk salinan keras atau lembut, dan digunakan oleh individu yang bertanggungjawab dalam menyelesaikan masalah organisasi.

5.14.2

Perisian Penulisan Laporan

Terdapat dua jenis perisian yang dapat menghasilkan maklumat, iaitu penulisan laporan dan model matematik. Perisian penulisan laporan mengandungi program yang menghasilkan laporan berkala, laporan khas dan laporan permintaan. Laporan-laporan ini kelihatan sama, cuma yang membezakannya ialah cara laporan itu disediakan. •

Laporan berkala disediakan mengikut jadual yang telah ditentukan, seperti mingguan, bulanan dan tahunan. Laporan ini bertujuan membantu pengurus membuat perancangan dan pengawalan terhadap operasi organisasi. Sebagai contoh, laporan analisis jualan bulanan mengikut pelanggan, laporan tahunan bagi keuntungan yang diperolehi oleh organisasi, dan sebagainya.

•

Laporan khas disediakan apabila suatu keadaan yang luar biasa berlaku dan memerlukan perhatian pengurus. Sebagai contoh, pengurus kredit di sebuah institusi kewangan akan diberikan laporan yang mengandungi maklumat pelanggan yang melebihi had kreditnya. Selain daripada laporan berkala dan khas, terdapat juga laporan permintaan.

•

Laporan permintaan disediakan sekiranya terdapat permintaan daripada individu-individu yang berkuasa dalam organisasi. Contohnya, permintaan daripada Pengarah Urusan syarikat yang memerlukan laporan prestasi kewangan syarikat. Sila rujuk Rajah 5.9 yang menunjukkan contoh sesuatu laporan.

76

OUM

UNIT 2


BAB 5


Rajah 5.9: Contoh laporan berkala

5.14.3

Model Matematik

Perisian lain yang digunakan dalam sistem maklumat pengurusan ialah model-model matematik. TAKRIFAN: Model ialah abstraksi bagi sesuatu benda yang mewakili fenomena tertentu (objek atau aktiviti).

Fenomena ini dipanggil entiti. Sekiranya satu model itu mewakili sebuah organisasi, maka organisasi itu ialah entiti. Sekiranya satu model itu mewakili turun naik dalam jumlah jualan organisasi maka jumlah jualan dikatakan sebagai entiti. Model matematik boleh diklasifikasikan kepada tiga dimensi iaitu, pengaruh masa, darjah kepastian dan kebolehan untuk mencapai tahap yang optima. Cuba senaraikan model-model matematik yang anda ketahui dan buat perbandingan dengan penulisan laporan.

Pengaruh Masa Model boleh dikategorikan kepada model statik dan model dinamik. •

Model statik tidak mengambil kira faktor masa sebagai satu pemboleh ubah. Ia melibatkan situasi yang berlaku dalam satu masa tertentu. Contohnya penyata pendapatan tahunan, adalah statik.

•

Model dinamik Sebaliknya, bagi model yang mengambil kira masa sebagai satu pemboleh ubah, ia dikenali sebagai model dinamik.

OUM

77


UNIT 2


BAB 5

Model ini mewakili tingkah laku bagi sesuatu aktiviti yang berlaku dalam satu tempoh masa tertentu. Contohnya seperti membuat unjuran bagi keuntungan dan kerugian untuk tempoh 5 tahun, di mana data inputnya seperti kos, harga, dan kuantiti adalah berubahubah dari tahun ke tahun. Darjah Kepastian Model juga boleh diklasifikasi berdasarkan faktor kebarangkalian. TAKRIFAN: Kebarangkalian ialah kemungkinan sesuatu perkara itu akan berlaku

Nilai kebarangkalian adalah daripada 0.00 (untuk sesuatu yang tidak akan berlaku) sehingga 1.00 (untuk sesuatu yang pasti berlaku). Model yang mempunyai faktor kebarangkalian dipanggil model kebarangkalian. Jika sebaliknya ia dipanggil model penentuan. Kebolehan Mencapai Tahap yang Optima Melibatkan model pengoptimuman dan sub-pengoptimuman. Model pengoptimuman ialah model yang memilih penyelesaian yang terbaik di antara alternatif-alternatif penyelesaian lain yang disenaraikan dalam menyelesaikan sesuatu masalah. Masalah ini mesti distruktur dengan baik supaya mudah dan jelas difahami. Model subpengotimuman juga dikenali sebagai model kepuasan. Model ini membenarkan pengurus untuk memasukkan satu set keputusan. Seterusnya model ini akan melakukan unjuran terhadap hasil penyelesaian. Model ini tidak mengenalpasti keputusan yang akan memberi penyelesaian terbaik, malah tugas ini diserahkan kepada pengurus untuk mencari penyelesaian yang terbaik.

5.14.4

Simulasi

Pada pendapat anda, bagaimanakah simulasi dapat dikaitkan dengan sistem pengurusan maklumat?

Simulasi merujuk kepada satu teknik yang menjalankan eksperimen (seperti analisis Apa-Jika) dengan komputer digital pada satu model bagi sistem maklumat pengurusan. Konsep simulasi ialah ia cuba meniru peristiwa yang berlaku dalam dunia sebenar. Simulasi melibatkan pengujian terhadap nilai-nilai tertentu bagi pemboleh ubah keputusan atau pemboleh ubah di luar kawalan yang terdapat dalam model dan seterusnya melihat kesan pengujian ini pada pemboleh ubah hasil. Teknik simulasi boleh menggunakan sama ada model pengoptimuman atau sub-pengoptimuman. Proses simulasi ditunjukkan dalam Rajah 5.10.

78

OUM

UNIT 2


BAB 5


Masalah dalam dunia sebenar








Rajah 5.10: Proses simulasi

Anda boleh melawati laman web di http://www.intelligen.com/ product_features.htm untuk melihat beberapa jenis proses simulasi dan maklumat bergrafik yang digunakan oleh Syarikat Intelligen,Inc.

5.14.5

Ciri-ciri Sistem Maklumat Pengurusan

Antara ciri sistem maklumat pengurusan, ialah seperti berikut: •

membantu pengurus dalam menyelesaikan masalah yang berstruktur dan separa struktur;

•

membantu pengurus dalam membuat keputusan, berdasarkan kepada data-data lepas dan semasa;

•

berorientasikan laporan dan kawalan. Ia direka bentuk untuk melaporkan operasi perniagaan organisasi. Fokus kepada maklumat dalaman organisasi;

•

keperluan maklumatnya adalah stabil dan diketahui; dan

•

mempunyai keupayaan analisis yang rendah.

Latihan 5.3 1.

Berikan takrifan Sistem Maklumat Pengurusan.

2.

Terangkan secara ringkas model sistem maklumat pengurusan.

3.

Apakah kelebihan dan kelemahan menggunakan model dalam penyelesaian sesuatu masalah.

4.

Berikan ciri-ciri sistem maklumat pengurusan.

OUM

79

5.15 5.15.1


UNIT 2


BAB 5

SISTEM PEMPROSESAN TRANSAKSI (TPS) Konsep Sistem Pemprosesan Transaksi

Tahukah anda apakah proses-proses yang terlibat dalam pemprosesan transaksi.

Sistem Pemprosesan Transaksi memproses data-data yang diperolehi hasil daripada transaksi bisnes. Seterusnya fail-fail dan pangkalan data dikemaskini untuk menghasilkan pelbagai maklumat untuk tujuan kegunaan dalaman dan luaran. TAKRIFAN: Sistem Pemprosesan Transaksi ialah sistem maklumat berasaskan komputer yang digunakan di peringkat operasi dalam sesebuah organisasi.

Sistem pemprosesan transaksi melakukan tiga fungsi utama, iaitu simpan kira, penjanaan dokumen, dan penyediaan laporan kawalan. Fungsi-fungsi ini diterangkan secara ringkas pada Jadual 5.3. Jadual 5.3: Fungsi Utama Sistem Pemprosesan Transaksi Fungsi

Keterangan

Simpan kira

Menyimpan rekod-rekod transaksi organisasi dengan tepat

Penjanaan dokumen

Mengeluarkan dokumen-dokumen seperti invois, cek pembayaran, penyata bulanan, resit belian, dan sebagainya

Laporan kawalan

Laporan yang dikeluarkan hasil daripada operasi pemprosesan transaksi. Bertujuan untuk mengawal operasi transaksi organisasi

Sistem pemprosesan transaksi melibatkan lima langkah, iaitu : kemasukan data, pemprosesan transaksi, pemprosesan fail dan pangkalan data, penjanaan dokumen dan laporan, dan pemprosesan pertanyaan. Kitaran pemprosesan transaksi ini ditunjukkan dalam Rajah 5.11.

80

OUM

UNIT 2


BAB 5


Kemasukan data

Penjanaan dokumen dan laporan

Pemprosesan urus niaga berkelompok atas talian

Proses fail & pangkalan data

Proses pertanyaan

Rajah 5.11: Kitaran pemprosesan transaksi

Langkah yang pertama dalam kitaran pemprosesan transaksi ialah proses kemasukan data. Dalam proses ini, ia melibatkan proses mengumpul, merekod dan menyunting data transaksi. Data-data terlebih dahulu perlu ditukarkan ke dalam bentuk yang boleh dimasukkan ke dalam sistem komputer. Langkah seterusnya ialah pemprosesan transaksi. Selepas data dibaca, transaksi akan diproses. Sistem pemprosesan transaksi memproses data dalam dua cara, iaitu secara berkelompok atau atas talian. TAKRIFAN: Pemprosesan data secara berkelompok bermaksud data-data transaksi akan dikumpulkan terlebih dahulu untuk satu tempoh yang ditetapkan. Seterusnya data ini akan diproses secara berkala mengikut jadual yang ditetapkan. Manakala pemprosesan data secara atas talian bermaksud transaksi diproses sebaik sahaja data tersebut diterima. Pemprosesan data transaksi secara tidak langsung akan mengubah kandungan data yang disimpan dalam fail-fail. Maka langkah seterusnya ialah menyelenggara fail-fail yang terdapat dalam pangkalan data organisasi. Fail-fail perlu dikemaskini apabila berlakunya pemprosesan transaksi. Data transaksi yang disimpan dalam pangkalan data boleh dicapai semula untuk tujuan penjanaan dokumen dan laporan. Penjanaan dokumen dan laporan merupakan bukti bahawa sesuatu transaksi telah berlaku. Antara dokumen dan laporan yang dijanakan ialah seperti yang ditunjukkan pada Jadual 5.4.

OUM

81


UNIT 2


BAB 5

Jadual 5.4: Dokumen dan Laporan yang Dijana oleh Sistem Pemprosesan Transaksi

Sistem pemprosesan transaksi menyediakan keupayaan yang membenarkan pengguna yang sah untuk membuat pertanyaan dan menerima respon tentang hasil aktiviti transaksi. Respon ini boleh dilihat dalam bentuk paparan di skrin atau dalam bentuk cetakan.

5.15.2

Aplikasi Sistem Pemprosesan Transaksi

Sistem pemprosesan transaksi menyokong kebanyakan fungsi-fungsi yang dilakukan oleh organisasi. Antaranya ialah seperti fungsi pemasaran, kewangan, pengeluaran, sumber manusia, dan sebagainya. Aplikasi-aplikasi yang biasa bagi sistem pemprosesan transaksi ditunjukkan pada Jadual 5.5. Jadual tersebut menunjukkan empat kategori fungsian bagi sistem pemprosesan transaksi, iaitu jualan/pemasaran, pembuatan/pengeluaran, kewangan/perakaunan dan sumber manusia yang terdapat dalam sesebuah organisasi. Setiap fungsian ini mempunyai aplikasi-aplikasi sistem yang bertujuan memproses transaksi organisasi. Antara aplikasi-aplikasi sistem pemprosesan transaksi yang biasa terdapat dalam sesebuah organisasi ialah seperti yang ditunjukkan dalam Rajah 5.12. Aplikasi sistem pemprosesan transaksi adalah berorientasikan data. Maka data-data ini perlu diproses dengan tepat. Aplikasi-aplikasi ini juga akan berinteraksi antara satu sama lain bagi memastikan operasi transaksi organisasi dilakukan dengan cekap. Ini digambarkan dalam Rajah 5.13. Data-data yang dihasilkan oleh setiap aplikasi ini boleh membantu pihak pengurusan dalam membuat keputusan. Fungsi aplikasi-aplikasi ini diterangkan pada Jadual 5.6.

82

OUM

UNIT 2


BAB 5


Jadual 5.4: Aplikasi Sistem Pemprosesan Transaksi

Inventori Tempahan pesanan

Invois

Penghantaran

Lejar am

Aplikasi sistem pemprosesan urus niaga Gaji

Akaun Dibayar

Akaun Belum Dibayar

Penerimaan

Pembelian

Rajah 5.12: Aplikasi sistem pemprosesan transaksi

Anda boleh melawati laman web di http://www.delphion.com/ details?pn10=US05809483 untuk melihat bagaimana contoh Sistem Pemprosesan Transaksi Bon secara atas talian.

OUM

83


UNIT 2


BAB 5

1.0 Pelanggan

Pesanan

Terima tempahan pesanan Pesanan yang disahkan

4.0

Invois/slip bungkusan

Penghantaran

Pembelian

Data pembelian Komitmen belian 2.0

Inventori

Pesanan yang lengkap

6.0

Resit pembekal

Invois 3.0

7.0

Sediakan invois

Penerimaan produk

Pesanan pembelian

Pesanan yang lengkap Pembekal Pesanan belian

Penyata pembekal

Bayaran Pembekal

Urusniaga pelanggan 5.0 Akaun belum terima

8.0 Invois pembekal

Akaun dibayar

Laporan luaran Staf

Pengurus

10.0 Lejar am Data gaji

Slip gaji

Laporan dalaman

Staf

9.0 Data kerja dan pampasan

Gaji

Rajah 5.13: Aplikasi sistem pemprosesan transaksi

84

OUM

UNIT 2


BAB 5


Jadual 5.6: Fungsi Aplikasi Sistem Pemprosesan Transaksi Aplikasi pemprosesan transaksi

Fungsi

Tempahan pesanan

Menerima tempahan pesanan yang dibuat pelanggan. Setiap transaksi tempahan pesanan perlu direkod dan diproses. Pesanan boleh dibuat melalui telefon, surat, faks dan sebagainya.

Inventori

Mengawal kuantiti bagi setiap produk yang bersedia untuk dijual Memastikan tahap stok dalam inventori diselenggara dengan baik.

Invois

Menyediakan invois dan slip pembungkusan bagi setiap transaksi yang berlaku.

Penghantaran

Menerima produk yang telah siap dibungkus beserta dengan arahan penghantaran bahagian inventori. Merekod dan memproses aktiviti penghantaran yang dilakukan untuk setiap produk.

Akaun penerimaan

Mengurus rekod pembelian, pembayaran, dan baki akaun pelanggan Menganalisa corak jualan dan menyediakan maklumat tentang akaun semasa dan akaun tertunggak.

Pembelian

Menerima permintaan untuk membuat sesuatu pembelian Melakukan proses pemilihan pembekal Menghasilkan pesanan belian untuk dihantar kepada pembekal Mengemaskinikan senarai pembelian yang telah diterima

Penerimaan

Menentusahkan produk yang diperolehi Memeriksa, kemudian menerima atau menolak produk yang dihantar oleh pembekal Merekod aktiviti penerimaan produk yang dihantar daripada pembekal

Akaun Dibayar

Menguruskan pembayaran yang perlu dibuat kepada pembekal Menyimpan maklumat invois daripada pembekal dan menentukan masa yang sesuai untuk membuat pembayaran invois Mengeluarkan cek untuk bayaran invois Mengendalikan aktiviti pengurusan wang tunai

Gaji

Memproses gaji staf Menghasilkan cek pembayaran gaji untuk staf Menyediakan data untuk tujuan percukaian (cukai pendapatan), insurans, dan sebagainya Berinteraksi dengan aplikasi lejar am

Lejar am

Berinteraksi dengan sistem pemprosesan transaksi bank bagi pembayaran gaji Diproses secara berkelompok Mengintegrasikan data transaksi daripada aplikasi-aplikasi yang di atas Memastikan rekod kewangan organisasi adalah seimbang Merancang belanjawan organisasi Mengurus peruntukan kos Mengurus perakaunan keuntungan Menyediakan laporan untuk kegunaan dalaman dan luaran

OUM

85

5.15.3


UNIT 2


BAB 5

Ciri-ciri Sistem Pemprosesan Transaksi

Sebagaimana yang telah dijelaskan, sistem pemprosesan transaksi merupakan salah satu sistem maklumat berasaskan komputer. Pada pendapat anda, adakah jenis data yang digunakan sama dengan sistemsistem lain? Beberapa ciri sistem pemprosesan transaksi yang membezakannya dengan sistem maklumat berasaskan komputer yang lain, ialah seperti berikut: •

Peraturan dan prosedur dalam mengendalikan pemprosesan data telah ditentukan caranya dan dimaklumkan kepada semua staf organisasi

•

Mengendalikan rekod pemprosesan data secara terperinci. Disebabkan data transaksi direkod secara terperinci, maka jejak audit disediakan untuk menjejak aktiviti transaksi yang berlaku.

•

Data yang dikumpul sistem pemprosesan transaksi adalah menerangkan aktiviti yang telah berlaku. Jumlah data yang dikumpul adalah besar dan diproses secara berkelompok.

•

Membantu pihak pengurusan di peringkat operasi dalam membuat keputusan yang berstruktur. Ini adalah kerana aktiviti transaksi yang dilakukan bersifat transaksi harian dan rutin. Kebiasaannya, masalah yang dihadapi adalah masalah yang berstruktur

•

Sistem pemprosesan transaksi lebih fokus kepada data persekitaran dalaman organisasi.

Latihan 5.4 1.

Berikan takrifan Sistem Pemprosesan Transaksi.

2.

Terangkan secara ringkas, kitaran sistem pemprosesan transaksi.

3.

Berikan aplikasi-aplikasi sistem pemprosesan transaksi yang biasa terdapat dalam sesebuah organisasi? Terangkan secara ringkas TIGA aplikasi yang anda ketahui.

RUMUSAN Aktiviti pemasaran adalah berkaitan dengan perancangan, promosi, penjualan produk yang sedia ada di pasaran, penghasilan produk baru dan pasaran baru untuk memenuhi keperluan pengguna. Kebanyakan organisasi kini beralih kepada penggunaan teknologi dan sistem maklumat untuk membantu mereka menjalankan fungsi-fungsi pemasaran dalam persekitaran masa kini yang mencabar. Pengurus menggunakan sistem maklumat pemasaran untuk mengetahui kehendak dan keperluan pengguna, merumuskan campuran pemasaran dan menghasilkan strategi pemasaran yang terbaik. Pengurus dalam jabatan pembuatan menggunakan komputer dalam dua cara, iaitu sebagai sistem fizikal (seperti Computer Aided Design/CAD, Computer Aided Manufacturing/CAM dan robotik) dan sistem maklumat. Sistem maklumat pembuatan membantu pengurus, dalam aspek perancangan pengeluaran, kos pengeluaran, kualiti 86

OUM

UNIT 2


BAB 5


produk, jualan produk, inventori dan sebagainya. Adanya sistem maklumat pembuatan berkomputer ini dapat membantu organisasi untuk bersaing dan terus bertahan di pasaran. Sistem maklumat sumber manusia berasaskan komputer boleh membantu pengurusan sumber manusia menjadi lebih berkesan dan cekap di dalam menguruskan rekod-rekod staf organisasi. Di samping itu, sistem ini berupaya untuk menghasilkan laporan-laporan penting yang diperlukan oleh organisasi dan pihak di luar organisasi. Ia juga membantu organisasi menyediakan perancangan sumber manusia untuk menyokong perancangan strategik dan taktikal organisasi. Sistem maklumat pengurusan memberi sumbangan yang besar kepada organisasi dengan membekalkan maklumat yang diperlukan oleh organisasi. Maklumat ini disediakan kepada pengurus-pengurus organisasi dengan tujuan membantu sebarang penyelesaian masalah yang dihadapi oleh organisasi. Penggunaan sistem maklumat pengurusan akan memudahkan pengurus untuk mengenalpasti masalah-masalah yang wujud, kemudian memahami masalah dan seterusnya menyelesaikan masalah tersebut. Sistem pemprosesan transaksi merupakan sistem maklumat yang penting kepada organisasi. Sistem ini diperlukan untuk memproses segala data transaksi organisasi dengan cekap. Sistem pemprosesan transaksi kini memainkan peranan yang penting kepada organisasi. Organisasi boleh mendapatkan kelebihan kompetitif dengan menyediakan sistem pemprosesan transaksi yang cekap dan berkesan. Kebanyakan organisasi kini, menggunakan teknologi Internet, Extranet, dan rangkaian lain untuk menghubungkan mereka secara atas talian dengan pelanggan dan pembekal mereka. Penggunaan teknologi ini secara tidak langsung mempercepatkan aktiviti transaksi di antara organisasi dengan pelanggan dan pembekal.

OUM

87

Chapter 5 v3b4h

Overview 3e4r5l

More details w3441

Related Documents 3m3m1z

Chapter 5 v3b4h

Chapter-5 62s4a

Chapter 5 v3b4h

Chapter 5 v3b4h

Chapter 5 v3b4h

Chapter 5 v3b4h