Ecuacion Contable Y Codificacion Contable 6z265x

ECUACION CONTABLE Y CODIFICACION CONTABLE

SEBASTIAN RIVERA CASTRO

SENA CONTABILIZAR OPERACIONES GESTION ISTRATIVA VILLAVICENCIO 2013

ECUACION CONTABLE: “La ecuación de contabilidad, o ecuación contable, es uno de los conceptos fundamentales en contabilidad, siendo la base sobre la que se sustenta el sistema contable por partida doble; se define, bajo los principios de contabilidad generalmente aceptados, de la siguiente forma: Activo = Pasivo + Capital (o Patrimonio, o Fondos propios). Activo - Pasivo = Patrimonio De esta forma, la suma del valor de las cuentas del activo deberá ser igual a la suma de valor de las cuentas del pasivo más la suma de valor de las cuentas del patrimonio o capital (fondos propios). Cuando como consecuencia de la actividad el Pasivo supera en valor al Activo, con lo que se obtendría un valor negativo de la partida de capitalización, se habla de una quiebra, técnicamente hablando desde un punto de vista contable. A Luca Pacioli se le reconoce el ser el primero en publicar una descripción del método de contaduría que los mercaderes venecianos utilizaron durante

el renacimiento italiano, la contabilidad por partida doble.”1

“La Ecuación básica contabilidad la podemos expresar como: Ecuación del Patrimonio (Ecuación Básica de la Contabilidad) Activo = Pasivo + Capital 1

http://es.wikipedia.org/wiki/Ecuaci%C3%B3n_de_contabilidad

(Bienes y derechos) (Derechos de terceras personas) (Derecho del propietario) Esta ecuación siempre está en equilibrio.

Es la base fundamental de la Contabilidad para el registro de las operaciones. Su base es la ecuación del Patrimonio, A = P + C.

Para que la ecuación esté en equilibrio es necesario:

- Que el Activo aumente por el lado izquierdo de la Cuenta (Debe) (Cargo) - Que el Pasivo aumente por el lado derecho de la Cuenta (Haber) (Abono) - Que el Capital aumente por el lado derecho de la Cuenta (Haber) (Abono) Toda operación comercial o hecho contable conlleva a un intercambio de valores en sentido contrario, debe ser registrada de manera tal que afecte por lo menos a dos cuentas y que los cargos y abonos sean por importes iguales y debe ser analizada en sus elementos de Débitos (DEBE) y Créditos (HABER). El monto total de estos elementos en cada transacción es el mismo. Debitar, Cargar: cuando se anotan cantidades en el lado izquierdo de la ecuación Abonar, Acreditar: cuando se anotan cantidades en el lado derecho de la ecuación. El activo aumenta cargándole (Debe) . El activo disminuye abonándole (Haber) . El pasivo y el Capital aumentan abonándolos (Haber) El pasivo y el Capital disminuyen cargándolos (Debe) Debe > Haber, la cuenta tiene un saldo deudor. Debe < Haber, la cuenta tiene un saldo acreedor. Se entiende por Asiento al Acto de descomponer una operación en sus elementos contables, Débitos y Créditos. Los registros de la contabilidad La cuenta es el medio contable o instrumento de operación mediante el cual podemos subdividir el activo, el pasivo y el capital y agruparlos de acuerdo a

ciertas características de afinidad y nos permite graficar todos los aumentos y disminuciones que ocurren en los diversos elementos de la ecuación.

Las cuentas se clasifican en: - De valuación: Cuentas reales, expresan el valor real de determinados activos, disminuyen el valor de los respectivos bienes y derechos. - De orden: Aquellas operaciones que si bien en forma inmediata no afectan la situación financiera de la empresa o el resultado de las operaciones, en el futuro si lo pueden afectar. Ejemplo: carta de crédito concedidas, mercancías en consignación, fianzas otorgadas. Los tipos de asientos Se tienen los siguientes asientos: - Simple: una cuenta deudora y una cuenta acreedora. - Compuesto: cuando un asiento cuenta de dos o más cuentas, que pueden ser deudoras o acreedoras. Ejemplo: una cuenta deudora y varias acreedoras, varias cuentas deudoras y una acreedora, varias cuentas deudoras y varias cuentas acreedoras. Al finalizar cada página debe ponerse en la columna de la Cuenta la palabra VAN y totalizar las columnas Debe y Haber y al comenzar la próxima poner VIENEN y los importes de los totales anteriores. No debe tacharse ni borrarse, si hay un asiento errado se deja así y se corrige en otro asiento. Todo asiento debe estar amparado por un comprobante que justifique la transacción correspondiente. A continuación hablaremos de las cuentas relacionadas con el balance general, estableciendo que el l balance general es la representación numérica de la situación financiera de una persona natural o jurídica que ejerce actividades industriales, comerciales o de servicios, en una fecha determinada y como resultado de la ejecución sucesiva de operaciones y transacciones económicas llevadas a cabo en el desarrollo del objeto social o actividad particular. En consecuencia, el balance general incluye partidas que reflejan los saldos acumulados de las cuentas de activo, pasivo, patrimonio y de orden.

Estas últimas, es decir las cuentas de orden, no pertenecen en realidad al balance general, pues su presentación se hace por fuera del cuerpo de éste. Sin embargo, dada la importancia que han cobrado a partir de la entrada en vigencia del sistema integral de ajustes por inflación para propósitos fiscales y el poco conocimiento sobre su manejo y finalidad, se incluye al final del presente capítulo un estudio sobre la naturaleza de esta clase de cuentas y la normativa procedimental y contable que la debe acompañar. No debe olvidarse que las diferencias entre los valores consignados en la declaración de renta y los registros contables deben materializarse en las respectivas cuentas de orden, a manera de conciliación. De otra parte, existen algunas clases de cuentas, esencialmente del activo, cuya presentación exige que sean sumadas o restadas a otras. Tal es el caso de la provisión para cuentas por cobrar de dudoso o difícil recaudo, especialmente las relacionadas con la cartera comercial. O las provisiones para cubrir pérdidas en los inventarios, debido a obsolescencia, faltantes o deterioros, o a eventuales pérdidas en la venta de inversiones. Así mismo, las depreciaciones de activos fijos y las amortizaciones de cargos diferidos, son típicas partidas representativas de aquellas que se restan a otras. Finalmente, se suman cuentas tales como valorización de inversiones en valores mobiliarios o de bienes inmuebles, cuyo resultado no depende de las operaciones llevadas a cabo por sus propietarios, sino del desempeño de la economía. En el lado del pasivo y patrimonio, el valor de las acciones propias readquiridas o acciones en tesorería se presenta neto, dentro del patrimonio total acumulado. Y, en cuanto al pasivo, aunque más difíciles de encontrar, también puede ocurrir que existan valores para sumar o restar a otros rubros o cuentas del balance. En el ámbito internacional ésta clase de partidas son denominadas bajo el nombre genérico de cuentas complementarias, en razón a que sus saldos se derivan de otras cuentas, que son -en definitiva- quienes les dan origen; es decir, no podrían existir por sí solas. La ecuación contable básica: La ecuación contable básica se comporta como cualquier ecuación matemática, es decir, que si los activos son iguales a los pasivos más el patrimonio, éste su vez es igual a los activos menos los pasivos; y éstos serán iguales a los activos menos el patrimonio, expresado así: Activos = Pasivos + Patrimonio. Patrimonio = Activos- Pasivos. Pasivos = Activos - Patrimonio. La ecuación básica de la contabilidad es pues, un modelo matemático simple que representa es este caso el Estado de la Situación Financiera de una empresa.

La ecuación contable conduce a precisar los conceptos básicos del Débito y del Crédito, de cuyo correcto manejo depende, no sólo una adecuada contabilización de las operaciones del ente económico, sino un mejor entendimiento y lectura de los estados financieros que se desprenden de dichos registros. Tales conceptos de registro se pueden resumir así: 1. En las cuentas del activo, el DEBITO se utiliza para registrar el valor inicial de los aportes de capital y el de los aumentos posteriores. El CREDITO se emplea, por el contrario, para registrar sus disminuciones. 2. En las cuentas del pasivo, se utilizan los CREDITOS para registrar el valor inicial de la financiación, tanto propia (capital) como ajena (créditos y préstamos) y de sus aumentos. El DEBITO, en este caso, sirve para las disminuciones. 3. Las cuentas de resultado, como su nombre lo indica, por ser consecuencia de operaciones de diferente naturaleza pueden afectar contablemente el activo o el pasivo, según se registren gastos o ingresos. En consecuencia, el saldo final será deudor cuando los costos y gastos excedan a los ingresos, caso en el cuál se hablará de pérdidas; o acreedor, cuando ocurre lo contrario, es decir que los ingresos sean mayores que los costos y gastos, configurándose así el concepto de utilidad.”2 “La ecuación contable básica requiere que los activos totales de la empresa sean iguales a sus pasivos totales más el capital social. El último elemento representa el dinero que las empresas y los individuos invierten en las actividades de la organización. Los principales elementos de la ecuación fundamental de la contabilidad son activos a corto plazo, los recursos a largo plazo, las deudas a corto plazo, las deudas a largo plazo, el dinero de los inversores y las utilidades retenidas. Activos a corto plazo Los términos "activos de corto plazo" y "recursos actuales" son sinónimos. Se refieren a las cosas que una empresa puede vender o utilizar en actividades operativas dentro de los 12 meses. Los analistas financieros lo llaman como la posibilidad de vender un activo rápidamente y sin pérdida significativa de "liquidez" de valor. Los recursos actuales van desde dinero en efectivo y las materias primas hasta las rentas pagadas por adelantado, los bienes en proceso, artículos terminados y las cuentas a cobrar de los clientes. Recursos a largo plazo Los contadores dividen los recursos a largo plazo de una empresa en dos partes: uno que muestra elementos físicos y los otros que muestran productos financieros, tales como acciones y bonos que la empresa compró para hacer dinero por otro lado. El límite operacional de recursos a largo plazo es de un año, por lo que todos 2

http://datateca.unad.edu.co/contenidos/210103/MODULO_CONTABILIDAD_FINANCIERA_2013/Modulo%20 Contabilidad%20Financiera2/leccin__11___la_ecuacin_contable.html

los recursos a largo plazo ayudan a una empresa ganar dinero durante varios años. Los activos físicos o recursos tangibles incluyen los terrenos, edificios comerciales, viviendas residenciales, equipo de computadora y equipo de fabricación. Deudas a corto plazo Cuando la gente de finanzas habla de deudas a corto plazo, se refiere a los préstamos de una empresa o que una persona debe pagar dentro de 365 días. Cualquier acuerdo de préstamo que esté en relación con una ventana de reembolso limitado califica como un pasivo a corto plazo, que es otro nombre para la deuda a corto plazo. Los ejemplos incluyen tarjetas de crédito parcial o totalmente aprovechadas, las cuentas por pagar y los impuestos adeudados. Deudas a largo plazo Las deudas a largo plazo tienen una fecha de vencimiento que se extiende más allá de 12 meses, pero eso no significa que los prestamistas cruzan los dedos en el corto plazo, con la esperanza de que los deudores siempre cumplan con los acuerdos de préstamo. Durante el período del préstamo, los prestamistas comprueban continuamente las condiciones financieras de los prestatarios y prestan atención a los documentos tales como estados financieros e informes de crédito. Las deudas a largo plazo incluyen los bonos por pagar, hipotecas y préstamos para automóviles. El dinero de los inversores Cuando una empresa que cotiza en bolsa vende acciones en los mercados financieros, los gerentes financieros registran el producto de la venta en dos cuentas: capital social y prima de emisión, también conocido como dinero excedente. Estas cuentas en última instancia se registran en un estado de cambios en el patrimonio neto o en el reporte capital de los accionistas. Utilidades retenidas El término "utilidades retenidas" tiene sinónimos tan variados como las ganancias acumuladas, la reserva sin distribuir, la reserva de la compañía y los ingresos retenidos. Se trata de los ingresos que la organización ha mantenido en sus arcas desde su creación. La utilidad neta corporativa aumenta las utilidades retenidas, mientras que las pérdidas tienen un efecto decreciente sobre los beneficios acumulados. El último elemento pertenece a un estado de situación financiera y un estado de cambios en el patrimonio neto.”3

3

http://www.ehowenespanol.com/seis-elementos-principales-ecuacion-contable-info_198148/

PARTIDA DOBLE: “El sistema de partida doble, también llamado anfisiografía, es el método o sistema de registro de las operaciones más usadas en la contabilidad. Este se asemeja a una balanza ya que tienen que estar en iguales condiciones para estar en equilibrio. Aquí tiene que ver dos palabras: el debe y el haber. El debe es debitar, cargar o deudora, entre otras palabras débito. El haber es acreditar, abordar, cargar, entre otras palabras crédito el debe es lo que le deben y el haber es lo que debe. Al examinar cualquier operación mercantil y recordar el manejo de las cuentas se descubrirá que en cada una de ella se acentúan por lo menos dos cuentas una que se debita y otra que se acredita. La contabilidad solo podrá llevarse en idioma español por el sistema de partida doble y en libros registrados de manera que suministre, una historia concreta de los negocios del comerciante a las reglamentaciones que expida el gobierno. Funcionamiento: Su postulado principal es "No hay deudor sin acreedor, ni acreedor sin deudor". Esto significa que, considerando la totalidad de los elementos patrimoniales de la empresa, si un elemento disminuye es porque otro aumenta, o, lo que es lo mismo, si se produce una entrada en un elemento es porque hay una salida de otro elemento y, por tanto, hacer un cargo en una cuenta (o cuentas) supone siempre tener que hacer un abono en otra (u otras). Siguiendo este sistema de partida doble, en cada operación que realiza una empresa hay que buscar siempre una doble modificación en los elementos patrimoniales de la misma. El registro contable se realiza anotando dos veces la cantidad de la operación: al Debe de una cuenta y al Haber de otra. Cada transacción se registra por entradas en al menos dos cuentas. El total de los valores de débito deben ser iguales al valor total de los valores de crédito. La mayoría de las transacciones consisten en dos entradas, pero pueden tener tres o más entradas (ej.: Total de Facturas de Suministro = Valor Neto + Impuestos). Este sistema se llama de doble partida porque todas las transacciones deben estar "equilibradas" - los lados de débito y crédito deben equivaler el mismo monto. Históricamente, las entradas de débito han sido registradas al lado izquierdo y los valores de crédito al derecho de una cuenta general de Mayor. Las cuentas del Mayor se establecen como cuentas T, así llamadas porque recuerdan la letra T

cuando la cuenta está vacía o llena, y cuando esto sucede hay que anular la cuenta.”4 Ejemplo: 

Por ejemplo, si se compra un elemento (Inventario de Débito), también debe ser pagado (Cuenta de Banco de Crédito). De la misma forma, si se vende un elemento (Inventario de Crédito), entonces también se le debe pagar por él a la compañía (Cuenta de Banco de Crédito).

1 Vendemos mercancías por $4.400.000 nos cancelan $400.000 y el resto lo damos a 30 días Registro horizontal

CODIGO

CUENTA

DEBE o cargo. HABER o Abono.

110505

Caja general

400.000

130505

Clientes nacionales

4.000.000

413524

Venta de productos textiles

4.400.000

Registro en cuenta T

DEBE!:! HABER

400000

4000000

4400000

4

http://es.wikipedia.org/wiki/Contabilidad_por_partida_doble

CODIGO CONTABLE: “Un código de comercio es un conjunto unitario, ordenado y sistematizado de normas de Derecho mercantil, es decir, un cuerpo legal que tiene por objeto regular las relaciones mercantiles. Los códigos de comercio se comenzaron a elaborar y promulgar a partir de la Ilustración, y partiendo del precedente la codificación del Derecho de Francia, que realizó Napoleón Bonaparte. En la actualidad, el Derecho mercantil se encuentra, en muchos casos, regulado no sólo en el código de comercio, sino en una serie de leyes especiales, debido al proceso denominado descodificador. Sin embargo, existe también cierta tendencia a redecodificar esas normativas especiales en un sólo cuerpo normativo o código.”5 “Código Contable El Código Cuentas es un código utilizado por las entidades financieras (bancos y cajas) para la identificación de las cuentas. Es el conjunto de dígitos que permite la identificación del Fondo y de la Cuenta que se está utilizando para mantener un buen control de todos los movimientos de una empresa. Características * Todo código contable debe ser diseñado bajo ciertos parámetros que le permiten cumplir con los requerimientos de información que solicitan los s. Debe estar diseñado de tal forma que cumpla con los distintos objetivos de la contabilidad, se ajuste siempre a las necesidades específicas de la empresa y además, cubra las circunstancias especiales y los casos individuales que puedan presentarse. * El diseño un código de cuentas debe ser sencillo y sin perder de vista el sentido común. Muchas veces, los errores se generan por la innecesaria complicación que se le asigna al sistema contable. * Flexibilidad: Significa que un código contable debe estar diseñado de tal forma que permita, posteriormente, agregar nuevas clasificaciones o detalles que se requieran bajo las condiciones existentes. Esta característica es sumamente importante cuando surgen nuevos requerimientos de información aplicables a los negocios. * Adecuada clasificación: Indica que un código contable debe estar clasificado de acuerdo con las normas contables que establece la profesión. Por ejemplo, el activo fijo no puede ser clasificado como activo disponible ya que no corresponde con la práctica contable general. * La jerarquización de un código contable debe establecer subdivisiones para cada uno de 5

http://es.wikipedia.org/wiki/C%C3%B3digo_de_comercio

los grupos y subgrupos de partidas que conforman los estados financieros, a fin de presentar al información hasta el nivel de detalle que sea requerido. El Código Cuentas es un código utilizado por las entidades financieras (bancos y cajas) para la identificación de las cuentas. Es el conjunto de dígitos que permite la identificación del Fondo y de la Cuenta que se está utilizando para mantener un buen control de todos los movimientos de una empresa. Características * Todo código contable debe ser diseñado bajo ciertos parámetros que le permiten cumplir con los requerimientos de información que solicitan los s. Debe estar diseñado de tal forma que cumpla con los distintos objetivos de la contabilidad, se ajuste siempre a las necesidades específicas de la empresa y además, cubra las circunstancias especiales y los casos individuales que puedan presentarse. * El diseño un código de cuentas debe ser sencillo y sin perder de vista el sentido común. Muchas veces, los errores se generan por la innecesaria complicación que se le asigna al sistema contable. * Flexibilidad: Significa que un código contable debe estar diseñado de tal forma que permita, posteriormente, agregar nuevas clasificaciones o detalles que se requieran bajo las condiciones existentes. Esta característica es sumamente importante cuando surgen nuevos requerimientos de información aplicables a los negocios. * Adecuada clasificación: Indica que un código contable debe estar clasificado de acuerdo con las normas contables que establece la profesión. Por ejemplo, el activo fijo no puede ser clasificado como activo disponible ya que no corresponde con la práctica contable general. * La jerarquización de un código contable debe establecer subdivisiones para cada uno de los grupos y subgrupos de partidas que conforman los estados financieros, a fin de presentar al información hasta el nivel de detalle que sea requerido. Pasos para diseñar un código de cuentas Debe tenerse en cuenta: * la actividad de la empresa * la forma jurídica de la empresa * la naturaleza de los recursos de la empresa (inmuebles, bienes de uso) y los gravámenes que los afectan (hipoteca, prenda). * la forma en que se realizarán las compras (cheques, efectivo, documentos, tarjeta de crédito) * la dimensión de la empresa (si tendrá o no sucursales). * la forma de operar de la empresa con respecto a las ventas: al contado, a crédito * el tipo de proceso contable establecido (si se utiliza una contabilidad centralizada o no). * el medio de procesamiento de datos que se dispone: si es un procesamiento electrónico, permite mayor número de cuentas que uno manual. Los pasos para diseñar un código de cuentas son las siguientes:

Paso 1: especificar o asignar números a los generales de partidas, tanto del balance general como del estado de ganancias y pérdidas. Ejemplo: 1 Activo 2 Pasivo 3 Patrimonio 4 Cuentas de resultado deudor 5 Cuentas de resultado acreedor Paso 2: definir o especificar el formato del código contable en dígitos y niveles. Esta definición estará siempre sujeta a la flexibilidad que tenga el software contable que se esté usando, y a la definición de los parámetros de las cuentas. 1. Primer dígito El primer dígito identifica el elemento de la contabilidad 2. Segundo dígito Identifica la clasificación de cada uno de los elementos anteriores, así: 1. Activo 1.1 Activo Corriente 3. Tercer dígito Corresponde al rubro de agrupación, e identifica la posición de éste dentro de cada una de las clasificaciones anteriores, por ejemplo: 1. Activo 1.1 Activo Corriente 1.1.01 Efectivo y equivalentes 4. Cuarto dígito Corresponden a la cuenta e identifican la posición de ésta dentro de cada rubro, así: 1. Activo 1.1 Activo Corriente 1.1.01 Efectivo y equivalentes 1.1.01.01 Caja General 5. Dígitos quinto y sexto Corresponden a la subcuenta, e identifican su posición dentro de cada cuenta, así: 1.1.01.03 Efectivo en bancos 1.1.01.03.01 Depósitos en Cuenta Corriente Análisis del formato contable en dígitos y niveles * El cuadro de cuentas puede operar hasta con 14 números en parejas o con otra estructura, la cual debe ser definida antes de iniciar la instalación de los mismos. * Luego se define la estructura del Cuadro o Catálogo de Cuentas para cualquier tipo de empresa. * El Sistema de Contabilidad ALFA tiene muchas bondades, sin embargo también tiene algunas restricciones, las cuales explicamos seguidamente: Para que las cuentas puedan ser abiertas requieren de un status (N o S), las cuentas con status N no permiten recibir transacciones directas, sino que son cuentas de acumulación, las cuentas S son las únicas que permiten recibir débitos y créditos directos. Se pueden abrir dos niveles inferiores después de las cuentas auxiliares, en parejas, sin

embargo deben tomarse en cuenta las precauciones indicadas en el nivel inferior. El trabajar con los primeros tres niveles con un dígito tiene la ventaja de hacer el código relativamente corto y permite una mejor istración del cuadro de contabilidad en las cuentas de control, tiene la desventaja de que restringe el crecimiento de la empresa para ciertos niveles de operación o crecimiento. * El primer nivel define las partidas fundamentales de la teoría contable bajo los siguientes parámetros: 1 | ACTIVO TOTAL | 2 | PASIVO TOTAL | 3 | PATRIMONIO | 4 | INGRESOS | 5 | COSTOS Y GASTOS | * El segundo nivel es dependiente del primero, opera con un dígito para definir las cuentas en orden de liquidez o de importancia en cada una de las actividades o niveles descriptivos de la siguiente manera: 1 ACTIVO TOTAL 11 Activo Circulante 12 Activo Fijo o activo de Largo Plazo 13 Otros Activos 2 PASIVO TOTAL 21 Pasivo Circulante 22 Pasivo Fijo o Pasivo de Largo Plazo 23 Otros Pasivos 3 PATRIMONIO 31 Capital Social 32 Reservas 33 Utilidades o Excedentes 4 INGRESOS 41 Ingresos por Ventas 42 Ingresos por Servicios 43 Ingresos Financieros 44 Otros Ingresos 5 EGRESOS 51 Costo de Ventas 52 Costo de Servicios 53 Costos o Gastos Financieros 54 Gastos de Operación 55 Gastos de istración 56 Gastos de Venta 57 Otros Egresos * El tercer nivel son las sub-cuentas o cuentas departamentales: con los niveles antes indicados se forma la ecuación contable incluyendo todas las cuentas contables posibles, lo mismo que el establecimiento de las cuentas de resultados por departamentos. se

recomienda que a este nivel no se permita abrir más cuentas contables únicamente si se abre un departamento nuevo. * Y los niveles 4-5-6 cuentas auxiliares o cuentas de detalle: para la apertura de cuentas auxiliares a partir de este nivel es entera responsabilidad del jefe de contabilidad, debiendo mantener la estructura y consistencia necesarias para que el cuadro sea lo más representativo posible. Método de codificación Dado que los proyectos de sistemas de información se diseñan teniendo en mente ahorro de espacio, costo y tiempo, los sistemas de codificación en los cuales las condiciones, palabras ideas o relaciones se expresan a través de un código, se desarrollan para reducir errores de control y acelerar el proceso en su totalidad. Un código es un número breve, titulo o símbolo utilizado en vez de descripciones más largas o ambiguas. Cuando ocurre un suceso los detalles del mismo se resumen a menudo mediante un código. Son necesarios menos detalles en la entrada y no se tienen como resultado ninguna pérdida de información.”6

6

http://www.buenastareas.com/ensayos/Codigo-De-Cuentas-Contables/3595269.html