Funcion De Los Procedimientos Contables 1e3s

Organización y Sistemas Contables

TEMA 2: FUNCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS CONTABLES A medida que crecen las empresas, estas van estableciendo normas y pautas acerca de cómo se debe llevar a cabo el trabajo de los empleados. Existen básicamente dos tipos de decisiones que llevan a cabo los empleados en una empresa: decisiones no rutinarias y decisiones rutinarias. Para llevar a cabo la primera, se requiere de un mayor conocimiento tanto del funcionamiento operativo como de criterios solidamente adquiridos en el desempeño del cargo. Generalmente las decisiones no rutinarias, no son susceptibles de estandarización. El segundo tipo de decisiones, las rutinarias, son totalmente factibles de que sean estandarizadas, con el objeto de que la compañía no vea improvisada su acción ante hechos de la misma naturaleza. Una empresa establece procedimientos a seguir, para regular la actuación de todos los empleados. Los procedimientos son aplicables por lo general a las decisiones de tipo rutinario. Los procedimientos contables son todas las actividades que realizan los empleados del departamento de contabilidad y que están soportados por diferentes conocimientos y teoría de la profesión contable. Los procedimientos se estandarizan básicamente por las siguientes razones:  Consistencia en la actuación ante situaciones similares  Reglamentación de la actuación de los empleados  Seguridad de la eficiencia de todos los procesos El objetivo final siempre será funcionara con el mayor nivel de eficiencia y al menor costo posible. PROCEDIMIENTOS CONTABLES Y NO CONTABLES. La organización istrativa en una compañía puede establecerse a través de la clasificación de los procedimientos en dos grupos: 1. Procedimientos contables 2. Procedimientos no contables Procedimientos contables. Son todos aquellos procesos, secuencia de pasos e instructivos que se utilizan para el registro de las transacciones u operaciones que realiza la empresa en los libros de contabilidad. Algunos ejemplos de procedimientos contables son los siguientes:    

Recepción de inventarios Ventas de productos Fabricación de productos Registro de estimaciones

. Carlos Palacios

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Organización y Sistemas Contables  Destrucción de inventarios En la siguiente tabla se muestras algunas cuentas de los estados financieros y los procedimientos que se pueden utilizar para los registros de las transacciones. Principales procedimientos aplicables para algunas cuentas de los estados financieros. Rubro/Cuenta Caja Bancos Fondos fijos Cuentas por cobrar

1. 2. 3. 4. 1. 2. 1. 2. 3. 4. 1.

Inversiones temporales

2. 1. 2.

Inventarios

3. 4. 5. 6. 1. 1. 2. 3. 4.

Prepagos Activos fijos

Cuentas por pagar

Prestamos bancarios Impuestos pagar

por

5. 6. 7. 1. 2. 3. 1. 2. 1. 2.

Procedimiento aplicable Procedimiento para el registro de los desembolsos realizados por caja Procedimiento de arqueo de caja Procedimiento para autorización de desembolsos Procedimiento para transferencia de fondos Procedimiento para el reembolso de fondo Procedimiento para el pago de gastos por el fondo Procedimiento para registrar ventas a crédito Procedimiento para arqueo de cuentas por cobrar Procedimiento para registrar cuentas por cobrar descontados en bancos Procedimiento para registro del cobro Procedimiento para aplicar la regla de costo o mercado el mas bajo a las inversiones Procedimiento para compra y venta de inversiones temporales Procedimiento para registrar las entradas de materia prima al almacén Procedimiento para contabilizar las transferencias de materia primar entre almacenes Procedimiento para registrar las transferencias de materia prima a la producción Procedimiento para registrar la terminación de productos Procedimiento para valuar los inventarios de materia prima Procedimiento para registrar los inventarios en transito Procedimiento para el registro de los gastos prepago y su amortización Procedimiento para el registro de las compras de activos fijos Procedimiento para registrar el gasto por depreciación del ejercicio Procedimiento para el manejo de las construcciones en proceso Procedimiento para registrar los activos bajo contratos de arrendamiento financiero Procedimiento para la desincorporaciòn de activos en desuso Procedimiento para la venta de activos fijos de la empresa Procedimiento para adquisiciones de mayores Procedimiento para circulación y confirmar saldos con los proveedores Procedimiento para el registro de notas de debito y crédito a proveedores Procedimiento para ajustar los saldos con proveedores del exterior Procedimiento para el registro del pasivo y acumulación de intereses Procedimiento para la renovación de prestamos bancarios Procedimiento para el calculo de la estimación mensual por concepto de impuesto Procedimiento para el calculo y presentación de la declaración de impuesto

Procedimientos no contables. . Carlos Palacios

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Organización y Sistemas Contables En contraposición a los procedimientos anteriormente mencionados, los procedimientos no contables no afectan las cifras de los estados financieros; algunos ejemplos de este tipo de procedimiento son los siguientes:    

Procedimiento para cambiar datos de cuenta corriente Procedimiento para contratación de empleados Procedimiento para cambio de horario laborable Procedimiento para tramitar reclamos de clientes

TÉCNICAS PARA DOCUMENTAR Y COMUNICAR DECISIONES. El proceso de dirigir un departamento contable requiere que se dispongan de las herramientas de tipo gerencial adecuadas para poder entender como suceden o se llevan a cabo los procedimientos en el área contable. Una de las fallas mas comunes que se pueden encontrar en las empresas, es la falta de documentación de todas las actividades y tareas que se llevan a cabo, de tal forma que con frecuencia se dan casos en que un empleado se vaya de la empresa y se desconozca la forma en la cual realizaba sus actividades. Para prevenir estas situaciones, un gerente debe planificar y tomar decisiones acerca de cómo documentar, todo el trabajo realizado por los empleados; es decir, proceder establecer formalmente los procedimientos que ser realiza en la empresa. Normalmente, todo el conocimiento de la empresa es reflejado de distintas formas o maneras. La más común para llevar a cabo esta tarea es a través de la implantación de manuales de procedimientos. Podemos distinguir las siguientes técnicas para comunicar y documentar decisiones y procedimientos dentro de una empresa:     

Memorandums Instructivos Circulares Manuales Narrativos

Memorandums. Son comunicaciones internas que en forma corta deben expresar una pauta, norma o decisión de algún funcionario. En algunos casos se tiene la costumbre equivocada de comunicar un procedimiento en el cuerpo y texto del memorando, lo cual es una practica errónea. Instructivos. Son documentos que norman en forma detallada, la forma en que se debe llevar a cabo una tarea o procedimiento especifico.

. Carlos Palacios

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Organización y Sistemas Contables Circulares. Son instrumentos que comunican a un gran número de personas, situaciones o guías de acción para casos específicos. Manuales. Son por excelencia los documentos organizativos y herramientas gerenciales utilizados para comunicar y documentar los procedimientos contables y no contables. Consisten en la organización lógica y ordenada de todos los procedimientos identificados, bajo el esquema de una especie de libro actualizable. Dentro de los manuales, los procedimientos pueden ser descritos a través de narrativos denominados responsable/acción. Esta forma de describir los procedimientos, detalla los pasos de un proceso identificando las personas de la acción que realiza. En la parte izquierda del narrativo, se detalla el cargo de la persona responsable del procedimiento y en la columna derecha el detalle numerado en forma consecutiva de lo que se realiza. En la siguiente tabla se muestra un ejemplo

. Carlos Palacios

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Organización y Sistemas Contables Ejemplo de procedimiento bajo el esquema de responsable/acción MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES ASUNTO Descripción de procedimientos CAPITULO I PUNTO Sección de Facturación APROBADO POR Gerente general

Pág. No. 1 de 1 Fecha de vigencia: 02/05 Sustituye Pág. De fecha:

Procedimiento:

Facturación a clientes

Objetivo:

Explicar el proceso seguido en la facturación de productos a clientes

Codificación:

SEP-AF-001

Responsable

Acción

Asistente de facturación

1. Recibir documentos del departamento de operaciones, referentes al despacho de material (autorizaciones de entrega de material, solicitud de proceso, órdenes de compra y notas de entrega). 2. Chequear que la información recibida del despacho sea correcta, es decir concuerden los datos especificados en las autorizaciones de entrega y notas de entrega (kilos, mezcla y espesor) 3. Transcribir la información en el formato de factura, asignándole el respecto número correlativo, así como también el código del cliente. 4. Imprimir la factura en original y tres copias, anexar junto a sus respectivos documentos y entregar al gerente de istración y finanzas para su revisión y aprobación

Motorizado/vendedo r

5. Entregar factura original (cliente) y copia azul (acuse de recibo) al cliente

Asistente de facturación

6. Archivar copia rosada de la factura en cuentas por cobrar, entregar copia amarilla para la contabilización y archivar una fotocopia en el correlativo 7. Archivar los documentos recibidos de soporte para le elaboración de la factura; la solicitud de proceso junto a la nota de entrega y la autorización de entrega de material en carpeta “Solicitudes de proceso y autorizaciones de entrega” y las ordenes de compra en carpeta “Ordenes de compra”.

Narrativos. Estos consisten en la descripción detallada y descriptiva de un procedimiento y todos los pasos que lo componen. La técnica de responsable/acción explicada anteriormente, puede clasificarse como un documento narrativo que se encuentra inserto dentro de un manual de procedimientos. Los narrativos pueden ser utilizados para documentar información que es levantada para un sistema del cual se esta realizando algún análisis. . Carlos Palacios

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Organización y Sistemas Contables Seguidamente se muestra un narrativo elaborado por el equipo de trabajo de Consultores Gerenciales S.A., el cual describe los métodos de costo de inventarios que deben conocer todos los consultores asistentes que realizan trabajos en el área de evaluación de inventarios de sus clientes: Ejemplo de un narrativo CONSULTORES GERENCIALES, S.A. Objetivo: Explicar los métodos de costeo de inventario que deben ser conocidos por los consultores de la empresa. Los métodos de costeo de los inventarios mas importantes son los siguientes: Costo especifico:

Este tipo de método es utilizado cuando las partidas de inventario son mínimas y tienen un alto valor monetario su moviemiento físico no es grande. Por esta características, el costo de cada partida física es fácilmente determinable y requiere que la empresa mantenga registros detallados para cada inventario.

Costo promedio:

Dentro de este tipo de valuación de inventarios se pueden identificar los siguientes tipo:   

Costo promedio simple Costo promedio ponderado Costo promedio móvil

Para calcular el costo promedio simple, se deberá sumar los costos unitarios de cada una de las compras, mas el costo unitario del inventario inicial se divide entre el numero de compras incluyendo el inventario inicial como una compra mas, y se obtiene así, el costo unitario promedio. Para el calculo del costo promedio ponderado, se calcula el total de costo de las compras mas el valor del inventario inicial y este monto se divide entre las unidades disponibles antes de las ventas; el costo así obtenido, se utilizara para valoras el inventario final y las unidades vendidas. El calculo del costo promedio móvil, requiere que se tenga un estricto control sobre los inventarios, bajo un esquema de registro perpetuo, que consiste en recalcular el costo promedio ponderado de las unidades después de cada compra. Las ventas son costeadas con base en la fecha del ultimo promedio ponderado que se haya calculado. PEPS:

“Primero que entra, primero que sale”, consiste en valorar las salidas de inventario al costo de las primeras compras, quedando el inventario al costo de las ultimas compras.

UEPS:

“Ultimo que entre, primero que sale”, consiste en valorar las salidas de inventario al costo de las ultimas compras, quedando el inventario al costo de las compras mas antiguas.

. Carlos Palacios

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PREGUNTAS DE REPASO 1. ¿Cuál es la razón por la cual las empresas establecen plantes para documentar los procesos que llevan a cabo los empleados? 2. ¿Cuáles son las razones básicas por las cuales se estandarizan los procedimientos? 3. ¿Cuál es la definición de los siguientes términos?  Procedimiento  Procedimiento contable  Procedimiento no contable 4. De al menos cinco ejemplos de:  Procedimientos contables  Procedimientos no contables 5. ¿Qué objetivo se persigue al clasifica los procedimientos en contables y no contables? 6. ¿Por qué es importante llevar a cabo un inventario de los procedimientos de tipo contable realizados en las empresas y que criterio de clasificación se puede utilizar para esta labor? 7. ¿Qué importancia tiene el identificar aquellos procedimientos no contables? 8. ¿Cuál es la técnica más utilizada para describir procedimientos? 9. ¿Cuáles son las principales formas por las cuales se puede documentar una empresa? 10. ¿Cuáles son los objetivos por los cuales se documentan los procedimientos? PROBLEMA En el tema desarrollado se explico la manera de describir procedimientos a través de narrativos denominados responsable/acción. Preguntas a) Redacte en forma detallada bajo el esquema de responsable/acción, el procedimiento para costear los inventarios y mercancías vendidas, enumeradas en el tema. Asuma todos los datos necesarios que considere conveniente.

. Carlos Palacios

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