Funciones Personal istrativo Hotel 5 Estrellas 2b4q5o

AUTOR: PAULINA PIURI DÍAZ

FUNCIONES DEL GERENTE GENERAL DE UN HOTEL 5 ESTRELLAS 

Dirigir y evaluar la gestión de los gerentes de cada unidad bajo su

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dependencia Fijación de pautas de coordinación aplicables por las áreas operativas bajo

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su dependencia, su seguimiento y control Mantenimiento de vínculos con organismos gubernamentales, medios,

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representantes hoteleros. Analizar el presupuesto general de la compañía y los desvíos significativos



como una herramienta fundamental para la toma de decisiones Suministrar al Gerente de istración los datos proyectados necesarios



para la confección del presupuesto Asistir a conferencias, banquetes y convenciones donde se requiera la

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participación del hotel como institución Representar y defender la posición de la Compañía en Cámaras hoteleras a

 

las que adhiera la institución Autorización y justificación de horas extras según la política definida La generación de políticas de acción homogéneas en las diversas unidades

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de negocio para las prácticas comunes La determinación de las necesidades estándar de insumos, materiales, recursos humanos y económicos por unidad de negocio a efectos de

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garantizar el mantenimiento operativo de las mismas Participación en el proceso de definición de políticas generales para la

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compañía Evaluación, interpretación y transmisión a la Presidencia de la información



generada sobre su área Firma de cheques en forma conjunta con el Gerente istrativo de

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acuerdo a los procedimientos definidos por la Dirección Realización de análisis de la competencia, nuevas metodologías de prestación de servicios y atención de clientes (Los Recursos Humanos, 2010).

GERENTE DE OPERACIONES DE UN HOTEL DE 5 ESTRELLAS Lograr el manejo eficiente de todos los recursos físicos, humanos y financieros puestos a su disposición para lograr que los procesos operativos se hagan a tiempo y de acuerdo a los objetivos de la empresa.

Bajo su cargo se encuentran diferentes áreas que a continuación se detallan con sus respectivas funciones: GERENTE DE ALIMENTOS Y BEBIDAS Es el máximo responsable de los sectores del departamento de Alimentos y Bebidas, otra de las tareas principales es colaborar en la diagramación de los menús. Funciones:       

La dirección de personal. Entrevistas con los nuevos ingresantes. Control de horarios. Control de horas extras. Pedido de personal extra. Control de existencias (Elaboración de fichas). Mantener activa comunicación con los demás departamentos de la

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organización; Eventos, Reservas (Vips), Ventas, etc. El manejo de las reservas con los clientes. La supervisión general de la atención al cliente

RESTAURANTE El restaurante es el lugar del hotel donde se sirven las distintas comidas, por medio de distintos sistemas de servicio como por ejemplo el buffet.

PERSONAL DE RESTAURANTE MAITRE PRINCIPAL / JEFE DE SALÓN. Funciones:        

Planilla de horarios del personal. Dirige y controla la mise en place. Supervisión y coordinación del personal. Dicta las pautas de trabajo para los inventarios. o permanente con el Jefe de cocina, Hostess y Barman. Resuelve situaciones de emergencia o cambios de último momento. Control de uniformes. Maneja información de faltas de stock y sus causas.

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Cocktail de espera y coordinación de reservas con plazos. Remonte y reposición. Estado de blancos. Alineación de mesas, sillas y cubiertos Reuniones de trabajo con funcionarios de línea. Control de estilo de trabajo y de las reglas

LA COCINA La cocina es el centro y corazón de los alimentos de los restaurantes, comedores, room service, banquetes, etc. En ella se preparan todas las comidas que se hacen figurar en las distintas cartas menú de los locales y de las habitaciones. PERSONAL DE COCINA CHEF Es el máximo responsable del servicio a su cargo, controlará los horarios y trabajos, mantendrá la higiene en su sector, fiscalizará los diferentes productos que se emplean en la elaboración de los platos que conforman las distintas cartas, controla el buen funcionamiento de las máquinas y aparatos en general. Funciones:  

Supervisará la limpieza de cámaras y control de stock. En conjunto con la dirección de Alimentos y Bebidas programará los

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cambios de menú con anticipación suficiente. Controlará la limpieza de las áreas de trabajo, antes y después del

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servicio. Comentará las tareas a realizar y las supervisará. Controlará las entradas de mercaderías, por cantidad y calidad. Dará visto bueno a los pedidos de despensa, a las cámaras frigoríficas,

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reviendo el consumo diario. Acentuará la supervisión de la mise en place, antes de iniciar el servicio, esto significa que cada sector debe tener todos los ingredientes

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listos para la elaboración de los platos, a la hora del comienzo del servicio. Mantendrá diálogos fluidos con el equipo del Restaurante, comentando los menús del día, sus cambios, sugerencias, etc.



Supervisará la elaboración de los platos fríos y calientes, controlando su

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temperatura y decoración. Dispondrá de un estricto control de los pedidos comandas, de los distintos

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sectores. Controlará los tiempos que llevan las mesas entre plato y plato, retrasos y adelantos.

SUB CHEF Funciones: 

Secunda a las responsabilidades del CHEF. Dirige las operaciones en los servicios de Banquetes.

CAFETEROS Funciones:  

Encargados de manejar las cafeteras. Complementan las funciones de los meseros.

COMISE DE COCINA Funciones:  

Prepara la mise en place de la cocina. Realiza tareas generales.

PEÓN DE COCINA Funciones: 

Se encarga del lavado y limpieza de la cocina en general.

ROOM SERVICE El sector de Room service, es el encargado de brindar servicio gastronómico a las habitaciones del hotel. PERSONAL: RECEPCIONISTA

Funciones:   

Toma las llamadas de los pedidos de las habitaciones y las adiciona. Elabora comandas para la preparación de los pedidos. Adiciona las comandas de Mini Bar.

SALONERO Funciones:    

Interviene en el montaje de los servicios en las habitaciones. Llevan los servicios a las habitaciones. Hacen firmar las facturas. Retiran los servicios de las habitaciones, aviso telefónico mediante pasajero o

 

mucama de piso. Desmontan el servicio. Repasan la vajilla. Ubican la vajilla en su respectivo lugar

MINI BAR El Mini Bar es el sector que se encarga del abastecimiento, cuidado y control de los productos que se encuentran en los mini bares de las habitaciones. PERSONAL ENCARGADO Funciones:           

Repone el stock de su sector. Realiza el conteo de mercadería. Realiza el pedido a despensa. Completa los formularios de requisición de mercaderías. Repone los carros del mini bar. Repone los mini bares en la habitación. Adiciona los consumos en las habitaciones. Tiene como tarea específica supervisar la tarea de sus colaboradores Limpia los mini bares. Verifica el perfecto funcionamiento de las heladeras. Verifica si ha habido algún consumo, en el momento de cierre de cuenta



del huésped. Realiza el estado de entradas y salidas mensual de cada producto.

COMEDOR DE PERSONAL

El comedor de personal es el lugar donde se sirve desayuno, almuerzo y cena al personal del hotel, según la política del hotel, generalmente la más aplicada es la de servir solamente la comida que le toque dentro de su horario de trabajo. PERSONAL ENCARGADO DE SECTOR: Funciones:    

Limpieza general del sector. Preparado de mesas (saleros, paneras, pimenteros, servilleteros, etc.). Servido de comidas y bebidas, Completa los formularios de Requisición de Mercaderías

BANQUETES PERSONAL: MAITRE DE BANQUETES Funciones: 

Igual que el Maitre Principal.

CHEF DE FILIE Funciones: 

Igual al chef de Filie de Salón.

SALONEROS - CAMARERAS Funciones: 

Igual al Salonero - Camareras de Salón (Turismo para todos , 2007)

GERENTE DE MANTENIMIENTO Garantiza el correcto funcionamiento de las instalaciones y maquinarias del hotel a través de su permanente monitoreo refacción y/reemplazo. Funciones:

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Controlar el correcto funcionamiento de las maquinarias del hotel y coordinar

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las reparaciones con los proveedores de servicios externos. Coordinar las reparaciones y operaciones de mantenimiento de la estructura

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edilicia del hotel istrar el pañol, responsabilizándose del stock, las compras, su

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conservación y limpieza. Confeccionar el Plan Anual de mantenimiento, elevándolo a la Gerencia



General para su aprobación Analizar y justificar los desvíos con el plan anual de mantenimiento trazado e



informarlos a la Gerencia General Coordinar los cursos de capacitación de seguridad para todo el personal del hotel, junto con la Dirección de Recursos Humanos según la política definida



(Simulacro de Evacuación) Establecer las prioridades sobre las reparaciones solicitadas por los diversos



sectores Mantener y controlar los elementos de seguridad de la estructura edilicia y de

 

los mecanismos de prevención (p.ej. matafuegos) Coordinar con Ama de Llaves las tareas a efectuarse en las habitaciones Coordinar con Recepción la disponibilidad de habitaciones para efectuar las

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tareas de mantenimiento. Asesorar al Departamento de Compras, en la adquisición de productos e

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insumos relacionados con su área Informar a Banquetes y a Reservas las tareas a efectuarse en habitaciones,

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salones o espacios comunes Mantener las condiciones de temperatura del aire y del agua programadas



para cada sector del hotel Solicitar la provisión de materiales al Sector Compras con la autorización

 

pertinente Evaluar la performance de los servicios prestados por proveedores externos istrar el fondo fijo para compras extraordinarias cuyo valor será

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determinado por el área istrativa del hotel Efectuar compras de urgencia con montos establecidos por el hotel. Estandarizar los tiempos insumidos en cada una de las tareas desarrolladas



en su sector Planificar y efectuar las tareas de mantenimiento en pisos, techos y paredes como ser: pintura, empapelado, tratamiento de maderas, yesería, etc. aprobadas por la Dirección



Resolver las urgencias de electricidad, plomería, calefacción, aire

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acondicionado y tareas diversas Velar por la aplicación de la política de atención al cliente que compete a su

  

sector Cumplir con los circuitos istrativos previstos para el sector Diagramar los turnos, actividades y tiempos del personal a cargo Efectuar las guardias ejecutivas nocturnas y/o de fines de semana

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correspondientes Efectuar las tareas de istración de personal de su área según la política



definida Realizar los informes requeridos por las distintas direcciones y gerencias del

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nivel superior Suministrar los datos necesarios sobre su área al Gerente General del Hotel

 

para la confección del presupuesto de la Compañía Evaluar y justificar los desvíos resultantes del control presupuestario Evaluar las necesidades de compras y mantenimiento de maquinarias e



insumos a la luz de los avances tecnológicos Analizar las tareas registradas en los libros correspondientes, evaluando su duración, volumen de trabajo, distribución de actividades, etc. y estudiar los

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desvíos del Plan Anual. Analizar los presupuestos de compras y mantenimiento de maquinarias y de

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adquisición de insumos Efectuar periódicamente informes de tareas realizadas y su programación a futuro dirigidos a la Gerencia General del Hotel.

A continuación un organigrama del personal que se encuentra bajo su supervisión (di Muro, 2000).

GERENCIA DE SEGURIDAD

Sus funciones específicas son:         

Supervisar que los empleados cumplan con el reglamento interior. Formar parte de las cuadrillas contra incendio. Acompañar a los empleados cuando se abra el almacén. Proteger a los cajeros. Revisar la basura. Prevenir robos. Sustituir al tomador de tiempo cuando se ausenta. Vigilar la entrada y salida de los empleados. Realizar las investigaciones a prospectos. Vigilar el orden y la moralidad en los bares y en el hotel en general.

                    

Reportar a los empleados deshonestos. Vigilar a los huéspedes que tengan saldos altos. Hacer investigaciones de cuentas de los clientes que se fueron sin pagar. Hacer investigaciones por robos en el hotel. Ayudar al capitán del bar cuando tiene problemas con algún cliente. Reportar las acciones de trabajo. Hacer los recorridos que se le asignen. Hacer labor de vigilancia en eventos especiales. Vigilar que los empleados entreguen los objetos que se encuentran. Vigilar que se respete el reglamento de la alberca. Ayudar en caso de existir huéspedes escandalosos. Vigilar la salida y entrada de objetos del hotel. Supervisar la honestidad de los empleados. Cuidar los vehículos de los huéspedes, de los empleados y del hotel. Hacer recorridos en los alrededores del hotel. Anotar en la libreta de pendientes los asuntos por resolver. Hacer el reporte de novedades del turno. Asistir a las juntas de departamento. Acompañar a los huéspedes importantes, previa orden. Vigilar la entrada y salida de grupos. Reportar actos y condiciones inseguros que puedan causar incendios o

 

accidentes. Hacer revisiones de gavetas. Aplicar medidas preventivas y correctivas contra la prostitución en el hotel (Báez, 2009).

GERENTE DE DIVISIÓN HABITACIONES

Entre las principales funciones que esta gerencia supervisa son las siguientes: 

Suministración estándar para cada habitación ( como por ejemplo folletos,

 

sobrecamas, toallas , entre otros) Asignación del trabajo a las camaristas Revisión de la habitaciones



Establecer prioridades en la limpieza de habitaciones tanto en ocupación o



vacías (baños, habitaciones) Limpieza de las áreas públicas tales como (baños públicos, pasillos, oficinas,

   

lobby, mantenimiento de los pisos duros es decir mármol; granito; etc. Distribución del trabajo a los mozos y a las afanadoras Bloqueo y desbloqueo de habitaciones Manejo de llaves Objetos olvidados

GERENTE DE LAVANDERÍA Y TINTORERÍA

Funciones: Los diferentes dependientes del jefe de lavandería realizarán las funciones que a continuación se describe:  

Recoger la ropa sucia de los distintos pisos y clasificarla. Separación de las prendas que presenten algún tipo de desperfecto para su reparación. En caso de que ésta no sea posible, se deberá dar de baja a

   

dichas prendas. Lavado, secado, planchado y plegado de toda la ropa del hotel y de los clientes que hayan solicitado este servicio. Entregar la ropa limpia a las correspondientes habitaciones. Planificar y organizar el proceso de lavado, centrifugado y planchado procurando que las máquinas permanezcan constantemente en

 

funcionamiento y, si están paradas, que sea durante el menor tiempo posible. Coordinar el horario de máquinas y personal para ajustarlo a este proceso. Controlar toda la ropa que entra en el departamento durante el día (Báez, 2009).

DEPARTAMENTO DE RECEPCIÓN

La importancia del departamento de Recepción en el desarrollo operativo de un hotel es enorme, no sólo debido a la gran cantidad de personas que acuden a él, sino también porque es el centro de operaciones de todo el hotel. Funciones: 

Control del estado de las habitaciones (ocupadas, vacías, sucias, etc.), ya

    

sea de forma manual o computarizada. Registro de huéspedes (check in y check out) Reservaciones Facturación Asignación de habitaciones Informar a los huéspedes sobre costos y servicios (Báez, 2009).

FUNCIONES DEL GERENTE ISTRATIVO DE UN HOTEL 5 ESTRELLAS Se encarga de proveer a la empresa de recursos financieros, materiales e informáticos que garanticen la custodia de su patrimonio y el cumplimiento de sus objetivos



Definir, istrar y mantener el sistema de información de la compañía



Confeccionar, analizar y presentar e interpretar los estados contables ante la presidencia



Realización, coordinación y istración del presupuesto general de la compañía y del análisis de los desvíos resultantes del control presupuestario



Gestión financiera integral de la compañía lo que implica la obtención de fondos de operaciones necesarios y la inversión de los excedentes en las mejores condiciones.



La planificación y ejecución de vinculaciones con entidades financieras y bancarias bajo aprobación de la Presidencia



Cumplimiento de políticas istrativas financieras fijadas por la compañía en relación a la agencia de turismo



Elaboración y seguimiento diario del flujo de caja proyectado



La propuesta y aplicación de políticas istrativo financieras fijadas por la compañía en su conjunto, a la Presidencia



La gestión integral de créditos y cobranzas, lo cual implica velar en forma metódica y permanente por la realización de: análisis de las cuentas corrientes, canjes por contraprestaciones, control de los créditos otorgados, reclamos, etc.



Confección y propuesta a la Presidencia del planteamiento fiscal coordinado con los consultores impositivos su seguimiento y control



La participación en el proceso de definición de políticas globales para la compañía generadas por Presidencia



La representación operativa de la empresa en sus relaciones con la auditoria externa y asesores impositivos



En análisis e instrumentación de los convenios por prestación de servicios tercearizados relacionados con la compañía



La gestión y adquisición de las pólizas de seguros que garanticen la cobertura adecuada de los recursos humanos y materiales de la empresa, como así también la responsabilidad ante terceros



La dirección, coordinación y el control respecto a la elaboración de información en tiempo y forma para la toma de decisiones por parte del directorio, la presidencia y las otras áreas.



La custodia y actualización de los libros legales rubricados (actas de asambleas, etc.)



Proponer a la presidencia las políticas de personal del hotel



La aplicación de las políticas de personal y la supervisión de la correcta aplicación de la estructura salarial

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El control sobre la aplicaciones de las políticas de retribución, incentivos y horas extras del personal

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Verificar la correcta liquidación de haberes, el control horario, la actualización y mantenimiento de legajos del personal y libros obligatorios por ley, determinación de cargas previsionales, sociales y sindicales.



Aplicación de las políticas de pagos en función a los lineamientos financieros aprobados por la presidencia



Control y autorización de pagos dentro de los niveles definidos



Realización e instrumentación de las liquidaciones de remesas al exterior en concepto de regalías aprobadas por la Presidencia



La autorización y firma de órdenes de compra en el marco de los niveles de autorización definidos

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La gestión istrativa de los inventarios y de la toma de inventarios físicos periódicos



Establecimiento de controles y circuitos necesarios para cumplimentar nuevas necesidades de operación

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Mantenimiento de los manuales de operación y procedimientos

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Mantenimiento del plan de cuentas actualizado



El control de las liquidaciones fiscales y sociales y su adecuado depósito en tiempo y forma



Cumplimiento de los requisitos de información de los organismos oficiales de control



La definición de los criterios contables y de imputación de aplicación para toda la compañía

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El análisis y decisión sobre necesidades de recursos informáticos y equipamientos istrativos



La definición de políticas relativas al archivo y destrucción de la documentación

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La transmisión de las políticas generales de la compañía, las directivas istrativo financieras y los objetivos generales para cada área bajo su dependencia (Los Recursos Humanos, 2010).

A continuación se detallan las áreas que se encuentran bajo su supervisión:   

Contable Crédito y cobranzas Cajas

RECURSOS HUMANOS A menudo se dice que la gente es el activo más importante de un hotel. Encontrar empleados valiosos es más difícil que hallar un mobiliario o equipo de calidad, pero la conducta de los directivos tiene una profunda influencia sobre el clima de hospitalidad que el hotel pretende crear.

GERENTE DE COMPRAS



Es responsable de las compras que el hotel debe realizar en alimentos,

    

bebidas y suministros. Selecciona los proveedores en coordinación con cada jefe de departamento. Establece, con la autorización del gerente, políticas de compra. Proporciona a la gerencia los reportes de compra respectivos. Solicita cotizaciones a los proveedores. Vigila, en coordinación con los jefes de departamento, los máximos y

  

mínimos, así como la rotación de mercancía. Formula pedidos a los proveedores. Supervisa que los pedidos sean surtidos correctamente. Anota en los pedidos el motivo por el que no se seleccionó al primer

   

proveedor. Elabora los catálogos de artículos y de proveedores. Elabora el reporte a gerencia acerca de ahorros en las compras. Establece los procedimientos que hay que seguir al realizar las compras. Supervisa las compras directas. Vigila, en colaboración con el almacenista, que los pedidos lleguen al hotel de acuerdo con las normas y

          

especificaciones de cada pedido. Busca la compra de artículos por la vía corporativa. Capacita y supervisa el trabajo de su personal. Supervisa y controla su caja chica de compras. Cambia los cheques de reembolso de caja chica. Autoriza las órdenes de compra. Lleva el control de los pedidos. Elabora y revisa su presupuesto de gastos del departamento. Busca continuamente proveedores para mejorar los actuales. Es responsable de la operación de los vehículos del departamento. Autoriza los vales para gasolina de vehículos del departamento. Da seguimiento a los pedidos (Báez, 2009).

DEPARTAMENTO DE MARKETING Y VENTAS El personal de este departamento tiene, por lo general, tres funciones básicas: mercadotecnia (estudio de mercados, etc.), ventas y publicidad. Su desarrollo

depende del tamaño, del tipo de hotel y de la cantidad y calidad de sus servicios (di Muro, 2000). Este departamento coordina las siguientes actividades:      

Políticas de comercialización. Reservaciones de grupos. Convenios y contratos especiales. Fechas cerradas. Pronósticos de ocupación. Modificaciones en grupos alojados

Trabajos citados Báez, C. S. (2009). Hotelería (4a. ed.). México: Larousse - Grupo Editorial Patria. Recuperado de http://www.ebrary.com di Muro, L. (2000). Manual prático de Recepción Hotelera. Obtenido de https://es.idoub.com/doc/127365583/Luis-Di-Muro-RECEPCION-HOTELERAManual-Practico Foster, D. (1995). El negocio de la hospitalidad: operaciones y manejo del departamento istrativo. México: McGraw-Hill Interamericana. Recuperado de http://www.ebrary.com Los Recursos Humanos. (2010). Misión y Funciones del Gerente General de un hotel 5 estrellas. Obtenido de http://www.losrecursoshumanos.com/mision-y-funciones-delgerente-general-de-un-hotel-5-estrellas/ Turismo para todos . (2007). Servicio de Alimentos y Bebidas . Obtenido de http://www.turismoparatodos.org.ar/libros/serviciogastronomia.pdf Vértice Editorial. (2008). Gestión de Hoteles. Obtenido de https://books.google.com.ec/books? id=5LsaXJHzJOQC&dq=funciones+de+un+jefe+de+lavanderia+de+un+hotel&source =gbs_navlinks_s