Generalidades Sobre Archivo 5g1p

GENERALIDADES SOBRE ARCHIVO Concepto de Archivo Consiste en un conjunto ordenado de documentos que se guardan con un fin concreto de acuerdo con unas normas y criterios previamente establecidos. También denominamos fichero al lugar físico donde se almacena la documentación. Un archivo para una empresa es imprescindible por dos razones:  Por imperativo legal: el art. 30 del Código de Comercio obliga a conservar durante seis años libros y documentación que generan derechos y obligaciones de la empresa en relación con otras personas y persiste la obligación aunque cese la actividad empresarial.  Por interés propio: la información es la base y fundamento de muchas de las decisiones que se toman en la empresa y está, muchas veces, contenida en los documentos. Las funciones del archivo serán por tanto:  Guardar, conservar y custodiar la información.  Facilitar rápida y cómodamente la documentación.  Constituir un Centro activo de información.  Cumplir con las disposiciones legales. Normas que regulan la conservación de documentos  Libros Oficiales:  Libros obligatorios: reflejan de forma ordenada los aspectos contables de la actividad empresarial: Libros de inventarios y cuentas anuales, Libro Diario y Libro de actas.  Libros auxiliares: Facilitan el almacenamiento de la información: libro de clientes, libro de caja, Libro Mayor (recoge las operaciones contables agrupadas por los códigos de las cuentas correspondientes). No son obligatorios, pero al ser auxiliares de otros suelen guardarse juntos durante el mismo tiempo.  Libros de registro: Recogen el detalle de ciertas operaciones reflejadas en una serie de documentos. Se pueden llevar tantos como se deseen, pero

obligatoriamente se dispondrán de: L.R. facturas emitidas, L.R. de facturas recibidas, L.R. de bienes de inversión.  Documentación Mercantil  Documentación mercantil que debe conservarse durante seis años: destacan las facturas, debe conservarse una copia de las facturas emitidas, y de las recibidas el documento original. También se incluye la documentación relacionada con la liquidación de los impuestos correspondientes a cada actividad empresarial.  Documentación de carácter interno: No están afectados por la obligatoriedad, la empresa los conserva el tiempo que considere oportuno y después los destruye.  Documentos especiales relacionados con la constitución o con el patrimonio: Destacan las escrituras de propiedad, los estatutos fundacionales, los certificados de inscripciones en registros oficiales, actas notariales…Se conservan de manera indefinida.  Documentos Socio-laborales  Que se conservan seis años: libros de registro relacionados con los trabajadores como el Libro de Matrícula Personal y el libro de visitas.  Que se conservan cinco años: Contratos de trabajo, justificantes del pago de salarios y liquidación de seguros sociales. Clases de archivos Algunos de los criterios para organizar los archivos son los siguientes:  Archivo centralizado: la totalidad de la documentación se concentra en un solo lugar, desde aquí se atiende a los distintos dptos. de la empresa. Cuando una sección o dpto. necesita disponer de cierta documentación, la solicita por escrito al archivo central. Ventajas:  El archivo lo atiende profesionales especialistas.  Pueden establecerse criterios únicos para la clasificación  Permite el ahorro en instalaciones, equipos y materiales.  También el ahorro de tiempo en la búsqueda de información. Modelo de documento de petición

Datos del Peticionario Nombre y apellidos Departamento Cargo Documento Solicitado Número de registro Documentación (clase, tipo, fecha, etc.) FECHA DE ENTREGA: Recibí FECHA DE DEVOLUCIÓN:  Archivo descentralizado: La documentación se reparte en diversas secciones, pasado cierto tiempo se lleva a un depósito común. Ventajas:  Mayor proximidad y accesibilidad.  Evita los trámites de petición. Inconvenientes:  Se repiten tareas de archivo.  Se multiplican los espacios, equipos, materiales y personal relacionados con los diferentes archivos.  Archivo Mixto: En general las empresas llevan este sistema, se centraliza la documentación de carácter general y se descentraliza la de las secciones. El archivo se organiza en tres niveles:  Archivo individual: Contiene la documentación que consulta y maneja cada persona en su propio trabajo.  Archivo departamental: Cada departamento o sección guarda la documentación que maneja cada uno.  Archivo general: Se guarda la documentación procedente de cada uno de los departamentos.  Archivo Activo: Guardan la documentación que se consulta con frecuencia

 Archivo semiactivo: Se recogen documentos del archivo activo que dejan de estar vigentes, pero que no se destruyen.  Archivo definitivo o inactivo: Se guardan los documentos que aun habiendo perdido su vigencia o carácter actual conservan un valor histórico o documental para la empresa. ARCHIVO PÚBLICO Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se deriven de la prestación de un servicio público por entidades privadas. ARCHIVO PRIVADO DE INTERÉS PÚBLICO Aquel que por su valor para la historia, la investigación, la ciencia o la cultura es de interés público y declarado como tal por el legislador. ARCHIVO TOTAL Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital. Producción o recepción, distribución, consulta, retención, almacenamiento, preservación y disposición final. VALORES PRIMARIOS (Archivos istrativos) Valor istrativo: El que contiene un documento, una serie de documentos o un grupo documental, para la entidad productora, relacionado al trámite o asunto que motivó su creación. Este valor se encuentra en todos los documentos producidos o recibidos en cualquier institución u organismo para responder a una necesidad istrativa mientras dure su trámite y son importantes por su utilidad referencial para la planeación y la toma de decisiones. Valor Jurídico: Aquel del que se derivan derechos u obligaciones legales regulados por el derecho común. Valor Legal: Es el que tienen los documentos que sirven de testimonio ante la ley. Valor Fiscal: Es la utilidad o aptitud que tienen los documentos para el Tesoro o Hacienda Pública. Valor Contable: Es la utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas, registro de los ingresos y egresos y de los movimientos económicos de una entidad pública o privada.

Los documentos con valores primarios constituyen recurso primordial para la istración de la comunidad en general. VALORES SEGUNDARIOS Archivo permanente o histórico La documentación que reposa en los Archivos Históricos posee Valores Secundarios, los cuales obedecen a otras motivaciones que no son la propia finalidad del documento. Estos valores sirven de referencia para la elaboración o reconstrucción de cualquier actividad de la istración, como fuente primaria para la historia y como testimonio de la memoria colectiva, es decir, pueden ser testimoniales, informativos o históricos. Estos documentos de Valor Permanente constituyen el Patrimonio Documental de la comunidad que los creó y los utiliza. CICLO VITAL DEL DOCUMENTO Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en la oficina y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente. PRODUCCIÓN DOCUMENTAL Recepción o generación de documentos en una unidad istrativa en cumplimiento de sus funciones. La Ley 527 de 1999, define y reglamenta el y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales y establece las entidades de certificación. Que el Decreto 2150 de 1995, suprime y reforma regulaciones, procedimientos o trámites innecesarios existentes en la istración Pública. Que la planeación, programación, organización, dirección y avance de las entidades, se logran entre otros, mediante el uso oportuno y adecuado de la información y en consecuencia se hace necesario normalizar los procedimientos de correspondencia como parte integral de la gestión documental FUNCIONES Establecer los lineamientos y procedimientos que permitan a las unidades de correspondencia de las entidades públicas y las privadas que cumplan funciones públicas, cumplir con los programas de gestión documental, para la producción, recepción, distribución, seguimiento, conservación y consulta de los documentos ♥Documento electrónico de archivo: Es el registro de información generada,

recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos. ♥Documento Original: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad. DEFINICIONES ♥Archivo electrónico: Es el conjunto de documentos electrónicos, producidos y tratados archivísticamente, siguiendo la estructura orgánico-funcional del productor, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión. ♥Comunicaciones Oficiales: Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado. ♥Correspondencia: Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, a título personal, citando o no el cargo del funcionario. No generan trámites para las instituciones. ♥Documento Público: Es el producido o tramitado por el funcionario público en ejercicio de su cargo o con su intervención.