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Gestão de Tempo

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Check-in

Nome

Ano

Chapéus

Expectativas para o WS

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Objectivos -Entender a importância de gerir o tempo de forma eficaz

-Compreender, de uma forma prática, onde gastamos o nosso tempo

-Como fazer uma boa gestão do tempo tendo em conta as tarefas a realizar e as necessidades individuais

-Transmitir algumas dicas e ferramentas úteis para optimizar o tempo que dispomos

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Fontes

diapositivo 5 "Um bom ladrão vale dez bons académicos"

- Palestras sobre gestão de tempo de Randy Paush - “Como chegar depressa, indo devagar” – Lothar J. Seiwert

- IFMSA training CD 2007

Randy Paush

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Valor do tempo -Para entender o valor de um ano, pergunta a um estudante que repetiu o curso...

-Para entender o valor de um mês, pergunta a uma mãe que olha para um bebé prematuro...

-Para entender o valor de uma semana, pergunta ao editor de um semanário…

-Para entender o valor de uma hora, pergunta aos amantes que esperam para se encontrar...

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-Para entender o valor de um minuto, pergunta ao viajante que perdeu o comboio...

-Para entender o valor de um segundo, pergunta a uma pessoa que esteve a ponto de ter um acidente...

-Para entender o valor de uma milésima de segundo, pergunta ao desportista que ganhou uma medalha de prata nas olimpíadas…

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Importância da gestão de tempo "Lembrem-se que Tempo é dinheiro" Benjamin Franklin 1748

"Não podes dar mais dias à tua vida, mas podes dar mais vida aos teus dias“ Lothar J. Seiwert

- Permissividade em dar o nosso tempo, mas não o nosso dinheiro.

- "A fome de tempo"

- Má gestão de tempo = stress

- Satisfação pessoal

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Importância da gestão de tempo “Não trabalhe com esforço, trabalhe com inteligência”

-Life lidership = liderança da nossa vida: aprender a sentir o tempo de forma consciente e a saboreá-lo.

-Movimento slow = criatividade acima da velocidade

-Gestão de tempo como: -controlo do tempo -gestão da energia -gestão de velocidade

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Importância da gestão de tempo "Os únicos ladrões a quem a sociedade perdoa são os que nos roubam o tempo" Napoleão

-O problema é grave - desperdiçamos cerca de 2 horas por dia. Sinais de desperdício de tempo:

- secretária desarrumada e pilhas de ficheiros - não conseguir encontrar coisas - falha compromissos, necessidade de os remarcar - atrasado e/ou má preparação para reuniões - voluntários para fazer coisas que outras pessoas deveriam fazer - Cansaço / incapacidade de se concentrar

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Como fazer uma boa gestão de tempo?

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Objectivos

diapositivo 12 "Quantas pessoas houve que no leito de morte desejaram ter tido mais tempo para trabalhar?" Stephen R. Covey

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Objectivos

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Objectivos -Declaração de missão e objectivos de vida: - Apenas com um destino conseguimos obter uma direcção acertada. *

- Chapéus de vida

-Ter uma visão mais ampla a longo prazo e motivação a curto prazo* -Sonhar desde pequenino  Visão, motivação, inspiração

-Salienta o que é desperdício ou não

-Antecipar obstáculos e distracções

-Avaliar e rever os de curto e longo prazo

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Objectivos • • • • •

S – Specific M – Mesurable A – Achievable R – Relevant T – Timebound

• • • • •

R – Relevantes E – Específicos M – Mensuráveis A – Alcançáveis R – Registáveis

Objectivo ≠ Tarefa Longo prazo  enumerar curto/médio prazo  prioritarizar

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Prioridades

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“A pessoa que se concentra inteiramente em serrar é provável que se esqueça de afiar a serra.”

- Drucker's Dictum: fazer as coisas bem não é tão importante como fazer as coisas certas.*

- análise do custo/benefício (não se "procura" tempo para as coisas importantes, consegue-se)

- Lou Holtz: lista das 100 coisas a fazer antes de eu morrer

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Prioridades

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Para além da nobre arte de fazer com que as coisas sejam feitas, existe a nobre arte de deixar as coisas por fazer. A sabedoria de vida está na eliminação do não-essencial.

- Questões a colocar sempre:

(Provérbio chinês)

- Porque é que eu estou a fazer isto? - Qual é o objectivo? - Porque é que eu vou ter sucesso?

- O que é que acontece se eu não fizer isto?

- Importante Vs Urgente: -Importante = valores, pessoas, acções, sucesso, objectivos, futuro -Urgente = tempo, pressões de prazos, stress, interrupções, crises, problemas

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Prioridades

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Prioridades

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Planeamento - A regra dos 80/20

- 80% do teu sucesso virá de 20% do teu trabalho

- Uma boa perspectiva consegue-se com experiência

- Experiência consegue-se através das más perspectivas

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A fazer 1 – Dormir

nº hs

Nº /semana

Total hs

X7

2 – Comer 3 – Aulas

X5

4 – Transportes 5 – Estudo 6 – Desporto 7 – Família 8 – Amigos 9 - Trabalho no computador 10 - Chat, MSN, ICQ, Skipe 11 – Telemóvel 12 – Televisão 13 – Tempo pessoal 14 – Festas

15 – Casa 16 – Associativismo

168 hs

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Planeamento

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“Se falhas a planear, planeias falhar."

- Com flexibilidade*: Ano  Mês  Semana  Dia

-Dicas*: -Marcar as actividades fixas, depois restantes -Consciência das nossas próprias características

(ritmos circadianos) -Avaliar bem o tempo (nem 8 nem 80) -Dividir tarefas grandes -Plano geral – sequenciar -Aproveitar bem tempos de intervalos -Espaço para descanso/lazer -Avaliação e respeito constante

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TO DO lists

- Agora sim… as tarefas!

-Dividir as coisas em pequenas tarefas (técnica do queijo-suíço)

- faz as coisas mais difíceis antes* "Se tens de comer um sapo não fiques a olhar muito para ele e se tiveres de comer mais do que um começa pelo maior"

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TO DO lists

-Planear por escrito o dia: -De véspera - estima tempo e define limites razoavelmente -Não enchas o dia todo (60-20-20) - Agrega acções semelhantes - Lembra-te do positivo (diário de sucessos – montra de troféus)

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Diferentes gestores de tempo Monocrónico (1 de cada vez)

Policrónicos (várias de cada vez)

- dedicam-se a uma coisa de cada vez

-Fazem várias coisas ao mesmo tempo

- concentram-se no seu trabalho

- distraiem-se facilmente

- levam os prazos a sério

- encaram os compromissos como algo a cumprir se possível

- empenham-se no trabalho com preserverança - não gostam de incomodar os outros - preferem trabalhar sozinhas

- põem o trabalho em primeiro lugar - tendem a construir relações de curto prazo

- dedicam-se mais aos outros - mudam de planos com muita frequência - valorizam as pessoas à sua volta - tendem a construir relações de longa duração

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Diferentes gestores de tempo - dicas -Monocrónico (1 de cada vez)

- planos para além dos horários

- marcar reuniões consigo próprio para criar o tempo que precisa para ti.

- Pensar bem no que se pode delegar, adiar ou cancelar ("Por vezes, o bom é melhor que o óptimo!");

- presta mais atenção às pessoas

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Diferentes gestores de tempo - dicas -Policrónico (várias de cada vez) -convida a organização a fazer parte da tua vida. -inspire-se ou peça ajuda a alguém que o possa apoiar na planificação do seu trabalho, -mais realismo na estimativa de tempo necessário para as tarefas -divide as tarefas em pequenos os e define e -respeita os prazos correlacionando-os com as pessoas. -Evita a sobrecarga

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Ferramentas / Dicas

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Papelada - Manter tudo organizado - “o facto de alguém conseguir trabalhar na desarrumação não significa que a desarrumação seja boa, assim como há pessoas que com 20 kgs de pesos em cima correm mais depressa do que eu” Randy Paush

- não ter tudo empilhado (factor psicológico)

- bom sistema de arquivo (tocar só uma vez num papel ou mail*...)

-sitio esperado para o arquivo (o papelão também conta) - O mundo é grande de mais para se ler tudo (reavaliar)

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Telefone - Altifalante ou auriculares - Anunciar os objectivos do telefonema no início da conversa - Não ficar confortável enquanto se fala -Ter qualquer coisa a fazer depois da chamada - Telefonar antes da refeição -Quando se quer desligar: - Peço desculpa, mas tenho... para fazer

- Desligar enquanto se está a falar (a pessoa pensa que foi abaixo)

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Aprender a dizer “Não” "Nada é mais difícil e requer mais personalidade do que dizer um não, de forma clara e sonora"

Kurt Tuholsky

- Pergunta-te se é importante para ti o que te estão a pedir.

-Para tentar facilitar o "não" diz que sim se não houver mesmo mais ninguém (certifica-te que continuam à procura) - Preserva a memória…

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Interrupções -Não só gastamos tempo com as interrupções em si, mas com o voltar ao que se estava a fazer antes de ser interrompido.

-Compilar assuntos de conversa e outras tarefas

-Desligar ou silenciar telemóvel, msn, mails, etc

- 5 minutos são 5 minutos.

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Diários de tempo - É incrível o que se descobre!

- Monitorizar em curtos espaços de tempo

- Analisar (o que está a menos, a mais, mal para os outros?) - Horários das aulas – compactar e intervalos

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Procrastinação -É o ladrão do tempo -“não vai ter de se fazer” ou “dá pa fazer depois”

- gera stress

- tentar arranjar um prazo fictício

- pedir ajuda/ conselhos

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Delegar - Não é igual a despejar

- Tratar bem as pessoas

- Fazer também as piores tarefas nós mesmos

- Dá-se decisão e autoridade (possibilidade de sucesso ou falhanço)

- Ao delegar: - ser específico no que se pede, prazo, penalização/prémio

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Desafiar pessoas: - Delegar até se queixarem ou vermos que querem queixar-se

- A comunicação deve ser clara - ar a escrito (resumo/mail) - Na delegação dar objectivos e não procedimentos

- Ao delegar dizer a importância da tarefa (escala de 1 a 9, por exemplo)

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Sociologia - Não deixar que tarefas voltem a nós

- Motivar a quem se delegou

- Reforçar comportamentos positivos com um agradecimento/ recompensa

-Ser ignorante para algumas coisas (assim não somos nós a fazer)

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Reuniões - fechar a porta, desligar telefones

- máximo uma hora e meia

- ter sempre uma planificação para a reunião

- no final alguém escrever um resumo breve

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Tecnologias - Agendas / calendários / alertas

- netvibes / podcasts (ouvi mais de 124 horas de podcasts em deslocações no último ano)

- Mails: - enviar uma tarefa só para uma pessoa (várias não funciona) - relembrar se não responderem 48hs depois -cc as pessoas responsáveis

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Férias - Mail, aviso de ausência:

-Não deixar ficar mensagem - se importante relembrar dia X - se for muito importante falar com pessoa Y

- a maioria das vezes, no regresso já está resolvido

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Conselhos gerais - O tempo também se compra

- Ter tempo para nós

- Cumprir os nossos compromissos, caso contrário avisar

-Coisas mal feitas = alguém vai ter de fazer de novo

- A perfeição é inimiga da perfeição - Cria a tua “Arca dos prazeres”

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Conselhos gerais -Tentar ter alguém que nos dê conselhos e um do que estamos a fazer (honestidade à bruta)

-Tentar facilitar as coisas para não pensar muito: - bom método de arquivo

- arranjar truques (chaves em cima do PC… para não esquecer o PC)

-Não permitir que uma tarefa atrase as outras em cadeia.

- Mudar aos poucos: -"Se pensar que consegue, vai conseguir. Se pensar que não consegue, está certo." Henry Ford

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Gerir… mas não demasiado "A arte de ser feliz está nos limites que colocar em si próprio" Wilhelm Schmid

-Stress  compensar com desporto, riso, relaxamento, etc -Eustress – stress positivo

"A vida é aquilo que acontece enquanto fazemos outras projectos"

John Lennon

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Coisas a retirar da formação: - Arranjar uma agenda, qualquer que ela seja

- diário de tempo, ou qualquer coisa parecida

- daqui a 30 dias, envio-vos este material - O que é que mudaram?

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Desejo-vos tempo!

Obrigado pela atenção!