Guia World Office 4e631o

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS EN WORLD OFFICE IND. MAKROPINTURAS SKY SAS

2010 1

TABLA DE CONTENIDOS

CAPITULO 1. .................................................................................................................. 3 PROCEDIMIENTOS BASICOS PARA EL FUNCIONAMIENTO DE LA EMPRESA. .................... 3 1.1 Procedimiento para la creación de terceros (clientes, proveedores, empleados y otros). ......... 3

1.2 Procedimiento para la creación de productos ................................................................. 5 1.3 Procedimiento para cargar Facturas de Compra ...................................................................... 7

1.4 Procedimiento para realizar facturas de ventas .............................................................. 9 1.5 Procedimiento de salidas de dinero-Comprobante de Egreso ................................................. 11

1.6 Procedimiento para órdenes de compra........................................................................ 13 1.7 Procedimiento para realizar traslados de mercancía entre sucursales. ................................... 15 1.8 Procedimiento avances de nomina ......................................................................................... 18 1.9 Procedimiento de arqueos diario de caja................................................................................ 20 1.10 Procedimiento de envió de dinero a casa matriz................................................................... 22 1.11 Procedimiento para pago de proveedores. ........................................................................... 23 1.12 Procedimiento apertura ordenes de producción. ................................................................. 24

CAPITULO 2. ................................................................................................................ 28 SOLUCION A PROBLEMAS FRECUENTES RELACIONADAS A WO. .................................... 28 2.1 Procedimiento para entrar al servidor. ................................................................................... 28 2.2 Impresoras y recursos compartidos. ....................................................................................... 29 2.3 Conexión con el Zsoporte. ...................................................................................................... 30

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CAPITULO 1. PROCEDIMIENTOS BASICOS PARA EL FUNCIONAMIENTO DE LA EMPRESA.

1.1 Procedimiento para la creación de terceros (clientes, proveedores, empleados y otros). Este procedimiento aplica para cualquier tipo de persona que se involucre en el negocio, estos pueden ser del siguiente tipo: Proveedor-Clientes-Empleados-entidades financieras que no vienen parametrizadas en el software y otros. Para la creación de terceros en el software contable y financiero World Office se pueden seguir las siguientes rutas: Ruta 1. Principal->Nuevo Documento->Empresa o persona Ruta 2. Cuando estamos realizando un documento en la casilla cliente, proveedor o beneficiario según sea el caso damos doble click. Una vez hacemos esto aparece la siguiente ventana

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Ilustración 1. Ventana para la creación de s. La información que se debe llenar obligatoria es la siguiente Casilla tipo: CC( si es cedula) NIT ( si es nit) Casilla numero: es la casilla correspondiente al número de documento, si es nit se llena hasta antes del digito de verificación sin puntos ni comas, el digito de verificación aparecerá automáticamente en la casilla DV. Casilla 1er nombre o razón social,2do nombre, apellidos: Se llenan dependiente del tipo de tercero, si es una empresa se completan solo la casilla de razón social. Casilla propiedades activas: se aplican las propiedades correspondientes las cuales aparecerán en negrilla y en el cuadro blanco que se encuentra justo al lado de esta ficha. Por ejemplo si es un proveedor se hace lo siguiente

Ilustración 1. Propiedades activas. Casilla de contribuyente: se incluye dependiendo el tipo de contribuyente que sea el tercero, esto siempre se indica en las facturas de compra y en el caso de clientes la persona que realiza la compra brinda esta información. Si se tienen dudas dirigirse al . Ficha direcciones: digitar las direcciones, ciudad y teléfono respectivo del tercero.

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1.2 Procedimiento para la creación de productos

Con el fin de controlar el inventario y no crear productos con doble codificación se ha reglamentado dentro de la compañía que solo 3 personas están autorizadas para crear dichos productos( personas que elaboran el cargue de facturas de compra) si usted necesita un producto por favor diligencie el formato que se encuentra en la caja de su respectiva sucursal y anéxelo, una vez se cumpla un periodo de tiempo el del sistema puede recoger dicha información y subirla a la base datos con el fin de que esos productos para futuras ocasiones se encuentren el sistema. Por favor comunique esta información. Si usted es una persona encargada de la creación de productos siga los siguientes pasos: Ruta 1-> principal->nuevo documento->producto a inventario. Ruta 2-> En el documento factura de compra-> de doble clic ->y al mensaje de crear nuevo documento de click en si.

Una vez haya seguido esta ruta se aparecerá la siguiente ventana

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En la casilla código: digite el código del producto que esta ingresando al sistema, tenga en cuenta las siguientes recomendaciones: Si el producto es de ferretería el código debe iniciar con las 3 iniciales del producto mas 3 ceros y un numero de 4 dígitos por ejemplo: ROD0001234 Si el producto es de una marca específica y en su envase viene un código escriba ese código y añada un – mas el siguiente numero que corresponde al envase: TIPO DE ENVASE

CODIGO

TAMBOR CUÑETE GALON CUARTO OCTAVO

-1 -2 -3 -4 -9

En la casilla descripción: digite la descripción del producto del producto que esta ingresando al sistema, tenga en cuenta las siguientes recomendaciones: Si son productos de pintura sea específico en el color, marca del producto y las 3 iniciales de la unidad de medida, si son productos de ferretería sea específica con las dimensiones del producto. En la casilla unidad de medida: especifique la unidad especifica al producto que ingresa. Grupo Uno: marca especifica del producto. Grupo Dos: Línea del producto Iva: Especifique si el producto es gravado o exento, en caso de ser exento coloque en la casilla porcentaje 0. Una vez haya terminado esto, vaya a la ficha contabilizaciones

En esta casilla indique el tipo de contabilización correspondiente, la empresa maneja 5 tipos de contabilizaciones que ya se encuentran parametrizadas, estas son: 6

• • • • •

Makro-mp gravadas Makro-mp exentas Makro-productos fabricados Makro-productos gravados. Makro-productos exentos.

Elija la correspondientes de acuerdo al producto.

1.3 Procedimiento para cargar Facturas de Compra Con el fin de tener actualizada la información relacionada a los inventarios y las cuentas por pagar de la empresa referente a proveedores de la empresa es necesario cargar la mercancía mediante el documento factura de compra. Ruta . Principal->Nuevo Documento->Empresa o persona •

Digitar la fecha de la factura de compra en el campo fecha

•

Digitar el documento externo(# de factura del proveedor)

•

Digitar el nombre correcto del proveedor

•

En concepto colocar FC-# doc externo. Por ejemplo:

Si la factura de compra es de mundial de tornillos y el numero es 07123 en concepto colocamos FC07123. Cargar los productos que se están comprando por descripción de acuerdo a como vienen en la factura de compra en caso de que queramos grabar los productos por referencia debemos tener en cuenta lo siguiente: Dar doble clic en la palabra producto

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Verificar que la letra azul de la parte superior del documento corresponde a 123-AAA como se muestra en la imagen.

Dar el código correspondiente de cada producto, el código esta cifrado de acuerdo a las primeras 3 letras que hacen parten de la descripción del producto, por ejemplo, si el producto es una lija # 100. El código inicia por LIJ000##. Para desplegar toda la lista de productos cuando usted los esta gravando deje oprimidas las teclas alt y flecha abajo, de esta forma los productos se despliegan y es más fácil su búsqueda.

Digite la cantidad correspondiente en la casilla Cant. y el valor unitario antes de iva en la casilla Valor Unit. Una vez terminada la carga de productos verifique que el total de la factura corresponda al total del documento realizado en WO. Si hay diferencias verifique que las cantidades y valores unitarios sean correctos, si las diferencias son pequeñas (menores a $200 aproximadamente) oprima el botón descuento y de clic en la ficha valor luego digite el total de la factura física, wo acomodara de forma automática el total. 8

Por último oprima el botón contabilizar.

1.4 Procedimiento para realizar facturas de ventas

Para tener una información confiable de ingresos e inventarios es necesario tener presente que todas las ventas de una compañía que maneja software contable deben quedar registradas mediante el modulo de facturación para nuestro caso se debe seguir la siguiente ruta:

Ruta. Principal->Nuevo Documento->Factura de venta

Verificar el prefijo de resolución que se va a utilizar en caso de que sea pos o por computador. Ejemplo si la impresión de la factura se va a realizar en impresora pos y su resolución es FL en la casilla en blanco se debe llenar la correspondiente a esta resolución.

Digitar el nombre correcto del cliente Cargar los productos que se están vendiendo por descripción de acuerdo a como vienen en la factura de compra en caso de que queramos grabar los productos por referencia debemos tener en cuenta lo siguiente: 9

Dar doble clic en la palabra producto

Verificar que la letra azul de la parte superior del documento corresponde a 123-AAA como se muestra en la imagen.

Dar el código correspondiente de cada producto, el código esta cifrado de acuerdo a las primeras 3 letras que hacen parten de la descripción del producto, por ejemplo, si el producto es una lija # 100. El código inicia por LIJ000##. Para desplegar toda la lista de productos cuando usted los esta gravando deje oprimidas las teclas alt y flecha abajo, de esta forma los productos se despliegan y es más fácil su búsqueda.

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Digite la cantidad correspondiente en la casilla Cant. y el valor unitario antes de iva en la casilla Valor Unit. Verifique que los valores sean los adecuados. Por último oprima el botón tiquete si es para impresión por POS o imprimir si es impresión en papel ½ carta.

1.5 Procedimiento de salidas de dinero-Comprobante de Egreso Siempre que se hace una salida de dinero de cualquier empresa es necesario realizar un comprobante de soporte con el fin de contabilizar el gasto incurrido. Los documentos que utiliza el software contable para este procedimiento son los comprobantes de egreso, la ruta para su realización es la siguiente Ruta. principal->nuevo documento->comprobante de egreso Llenar la casilla beneficiario con el nombre del respectivo proveedor o persona a la cual le estamos pagando. Colocar en la casilla concepto, el concepto correspondiente a la salida de efectivo.

Si se está realizando un pago a un proveedor es necesario realizar lo siguiente: En el documento comprobante de egreso aparecen dos pestañas con los siguientes nombres: Asientos y Estado de cuenta En la pestaña Estado de cuenta se despliega un menú relacionado al beneficiario al que se le está pagando.

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Damos click en las carpetas que señalan las facturas que vamos a cancelar en totalidad o que vamos hacer abono. Una vez hacemos esto nos devolvemos a la pestaña asientos y aparecerá la siguiente pestaña.

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Como se observa en la imagen el documento se encuentra descuadrado por lo tanto es necesario realizar un movimiento contable de la cuenta caja para pago en efectivo o la cuenta bancos en caso de que cancelemos con cheque.

Una vez se ha terminado el documento se da clic en imprimir documento.

1.6 Procedimiento para órdenes de compra.

Debido a que nuestra empresa ahora maneja 5 sucursales es necesario realizar una excelente comunicación entre los es de cada punto y la persona encargada de compras, esto hará que el proceso de compra sea mas eficiente, se estandarice y por ende se logre un mejor servicio hacia los clientes. Para realizar las órdenes de pedido siga la siguiente ruta: Ruta. Principal->Nuevo Documento->orden de pedido Una vez hemos seguido la ruta se abre el siguiente :

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Es necesario completar la siguiente información Proveedor: proveedor al cual le estamos haciendo el pedido. Forma de pago: crédito o contado según se maneje. Pedido por: de la sucursal. Documento externo: Si existe una cotización previa. Casilla producto: es ingresar los productos que se desean en la respectiva sucursal. A manera de ejemplo se pretenda un pedido realizado por Sandra Amaya a la sucursal planta.

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Por ultimo damos imprimir y entregamos a la persona encargada.

1.7 Procedimiento para realizar traslados de mercancía entre sucursales. Debido a que nuestra empresa ahora maneja 5 sucursales se puede presentar la necesidad de realizar traslados de mercancía entre sucursales esto beneficiara a la compañía ya que no se facturara entre negocios y ayudara como puntos de suministro de los diferentes puntos de venta. Los pasos son los siguientes: Ruta. Ruta: Principal->Nuevo Documento->Salida de almacén Una vez hemos seguido la ruta se abre el siguiente :

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A fin de ejemplo vamos hacer el ejercicio de que la sucursal san marcos envía a la sucursal florida un galón de 7440 de philaac. Como sale de la empresa san marcos cuyo es Sandra Amaya en la parte de entregado debe ir su nombre como se muestra en la figura dos, en destino indicamos el del sitio a donde va a llegar dicha mercancía. En forma de pago salida por traslado y digitamos los productos que vamos a trasladar una vez hallamos terminado damos en el botón contabilizar.

Después damos en el botón de traslado y aparecerá la siguiente ventana 16

Damos click en aceptar y se abre la siguiente ventana

En cada uno de los renglones llenamos la siguiente información: • •

Empresa: empresa donde va a llegar la mercancía, para nuestro ejemplo ind. Makropinturas sky sas-florida. Prefijo: prefijo de cada sucursal, los prefijos son: Sucursal san marcos sm Sucursal san Carlos sc Sucursal florida fl Sucursal caracas car Sucursal planta pl para nuestro ejemplo fl.

• •

Con destino A: del punto donde va a llegar. para nuestro ejemplo Olga Beatriz Guevara. Recibido de: del punto donde sale la mercancía. para nuestro ejemplo Sandra milena Amaya. 17

• •

Bodega: bodega de la sucursal donde ingresa la mercancía. para nuestro ejemplo fl. Costos: ventas

Luego se abrirá la siguiente ventana

1. Por último ingresamos la forma de pago entrada por traslado y damos click en el botón contabilizar. 2. E imprimimos

1.8 Procedimiento avances de nomina Con el fin de contabilizar de forma más practica los anticipos de nomina vamos a generar un nuevo procedimiento con el fin de realizar esta tarea, es necesario tener en cuenta que este procedimiento solo se harán los días 7 y 21 de cada mes en caso de que el empleado lo necesite. Pasos a seguir: Ruta. principal->nuevo documento->comprobante de egreso. En el campo de beneficiario ingresamos al empleado al cual se le está haciendo el anticipo. Concepto avance nomina Digitamos la cuenta 136595 en tercero de nuevo el empleado y en la parte debido digitamos el valor por el cual se esta realizando el avance como se muestra en la figura 1. Pasamos al siguiente renglón y saldrá un aviso como el de la figura 1.

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Figura 1.

Damos clic en si y se abre la siguiente ventana:

Figura 2.

La diligenciamos para el empleado correspondiente igual al ejemplo teniendo en cuenta que el valor cuota es la totalidad del avance que se está haciendo y la fecha de iniciar descuento es la quincena más próxima a la fecha por ejemplo si el empleado hace un préstamo el 7 de diciembre de 2010 se indica la fecha de iniciar descuento el 15-12-2010, si el empleado hace un anticipo el 21 de diciembre de 2010 se indica la fecha de iniciar descuento el 30-12-2010, nunca se deberá incluir la fecha 31 de ningún mes. Por último hacemos un movimiento crédito a la cuenta caja tal y como se indica en la figura 3.

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Figura 3.

1.9 Procedimiento de arqueos diario de caja Con el fin de ajustar los saldos de dinero en cada sucursal, es necesario realizar un arqueo diario de caja, los pasos a seguir son los siguientes: Ruta. Principal->Informes->Auditoria->Inf. Diario de caja. Abrir nuestro archivo de arqueos en Excel Enviar un correo con el resultado a la siguiente dirección de correo: [email protected] Ejemplo: Una vez he seguido la ruta Seleccione la empresa a la cual usted le va hacer arqueo y seleccione el día correspondiente

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Al dar click en vista previa se abrirá la siguiente ventana

EL total para FV y el total para rc colóquelos en las casillas del formato de Excel como se muestra a continuación:

En Base se pone el saldo que quedo en caja el día anterior y en los renglones se relacionan las entregas de dinero y comprobantes de egreso. En la ficha de descuadre me indicara si sobra o falta dinero Si sobra o falta dinero debo hacer un recibo de caja afectando las siguientes cuentas

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Si sobra

11050501 429554

debito Xx

credito xx

si falta debito 11050501 429554

1.10

credito xx

Xx

Procedimiento de envió de dinero a casa matriz

Con el fin de dejar un procedimiento claro de caja envió esta circular con los números de cuenta que se deben afectar en los comprobantes de egreso para todas las sucursales al momento de hacer traslado de efectivo y cheques posfechados a la caja matriz. CODIGO 11050501 11050502 112501 112502

DESCRIPCION EFECTIVO CHEQUES POSFECHADOS FONDO EFECTIVO FONDO CHEQUES

DEBITO

CREDITO X X

X X

Por ejemplo si la sucursal florida va a realizar un envió de dinero a la casa matriz en efectivo y cheques debe hacer lo siguiente: Resolución de cada empresa

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1.11

Procedimiento para pago de proveedores.

Con el fin de dejar un procedimiento claro de pago para proveedores IND MAKROPINTURAS SKY SAS se realiza a continuación una aclaración al movimiento contable que se debe hacer, las cuentas que se afectaran son las siguientes CODIGO 112501 112502 22050501

NOMBRE FONDO EFECTIVO FONDO CHEQUES PROVEEDORES NACIONALES

DEBITO

CREDITO X X

X

ESTA CUENTA LA LLAMA AUTOMATICAMENTE WO

Es necesario aclarar que los pagos a proveedores únicamente serán realizados en la sucursal-san marcos y serán efectuados por Elsa Patricia Ruiz Pulido y Doris Cielo Pérez Cruz. Por ejemplo si se va a paga una factura de INDUSTRIAS MAKROPINTURAS SKY SAS que llego a cualquier sucursal se realiza lo siguiente

Donde llego la factura

Prefijo sucursal san marcos

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1.12 Procedimiento apertura ordenes de producción. Una vez hemos creado el producto y se ha incorporado de una forma efectiva y ha sido aprobada por los responsables de producción, se puede generar una orden de producción de la siguiente forma: Ruta: Principal->Tablas auxiliares->documentos -> centros de costos detalles Una vez hemos seguido la ruta se abre el siguiente :

Agregamos la nueva orden en el siguiente campo vació teniendo en cuenta lo siguiente : a. 2 primeros dígitos año en el que estamos por eso el numero 10 b. Siguientes dos números mes en el que estamos 09septiembre 10octubre. c. 3 últimos números numero de la orden de producción del mes actual. Después de crear nuestro consecutivo de orden de producción seguimos la siguiente ruta: Principal->nuevo documento->mas documentos -> ordenes de producción 3.

2 3 4 5

6

7

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Los datos que se deben ingresar son siguientes: • • • • • • •

En el numero 1 ingresamos el numero de orden de producción que creamos en la tabal de centro de costos ejemplo 1009054 En el numero 2 ingresamos la empresa en nuestro caso IND. MAKROPINTURAS SKY SASPLANTA. En el numero 3 responsable de producción en este caso Jairo Alexander Guevara González. En el numero 4 la cantidad del producto que vamos a producir teniendo en cuenta que puede ser en galones cuartos, cuñetes y otros. En el numero 5 código del producto que vamos a producir. En el numero 6 debe quedar abierta cuando la vamos a procesar y cerrada una vez se termine. En el numero 7 oprimir el botón generar salida.

Una vez oprimimos el botón generar salida se abre la ventana que se ve en la figura 4: •

Llenamos los campos correspondientes a la empresa, prefijo OP y bodega sc/pla y damos click en copiar todos los ítems.

•

Damos click en aceptar. De esta forma aseguramos la descarga de materia prima para la producción de un determinado producto.

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Una vez damos click en aceptar se despliega el siguiente modulo

Es necesario llenar la forma de pago debe ser salida de MP a Proceso damos click en contabilizar y verificamos la misma dando click en ver contabilización

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Luego imprimimos y damos orden al operario que va a realizar la producción o la persona encargada de la misma.

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CAPITULO 2. SOLUCION A PROBLEMAS FRECUENTES RELACIONADAS A WO.

Con el fin de garantizar el buen funcionamiento del sistema en todas las sucursales es necesario tener en cuenta las siguientes recomendaciones básicas:

2.1 Procedimiento para entrar al servidor. 1. 2. 3. 4.

El servidor se encuentre prendido. Verifique que su computador en el que usted este trabajando se encuentre prendido. Verifique que haya Internet. Verifique la IP de conexión a la cual usted accede por la siguiente ruta en el escritorio de su computador: Inicio->rios-comunicaciones->escritorio connection

remoto

o

ingles

remote

desktop

Una vez haya seguido esa ruta aparecerá la siguiente pantalla:

5. 6. 7. 8.

Verifique que la dirección sea correcta nuestra ip es 190.25.226.230 Damos click en conectar. Luego de esto se iniciara la sesión en el escritorio remoto Si por algún motivo no inicia la sesión automáticamente y el sistema pide un y contraseña por favor comuníquese con su . 28

2.2 Impresoras y recursos compartidos. 1. Verifique que la impresora se encuentre prendida. 2. Verifique que la impresora esta conectada a su computador. 3. Verifique que haya Internet o por lo menos red local de esta manera las impresoras podrán ser utilizadas por todos los equipos que se encuentren conectador a la red. 4. Verifique que se encuentran instaladas en el equipo en el que están conectadas, para verificar esto siga el siguiente camino: Inicio-> de control Una vez haya seguido esa ruta aparecerá la siguiente pantalla:

5. Seleccione la opción printer o impresoras y de doble click. 6. Luego aparecerán las impresoras que están instaladas en su computador, de acuerdo a la configuración que se le ha dado la empresa tiene determinado que las impresoras POS o de tiquete se llamen de acuerdo a la sucursal y las láser se llamen LASER mas el nombre de la sucursal. 29

Si desea consultar si la impresora esta en buen estado y lista para imprimir la impresora deberá aparecer como Lista o Ready tal y como se muestran la LASER OFICINA Y LA LASER SAN MARCOS que son las impresoras en las cuales trabajamos en esta sucursal. Como se puede notar Laser planta no se encuentra disponible sale en offline o no disponible debido a que en este momento el computador donde nos encontramos trabajando esta en la sucursal san marcos. Si quisiéramos revisar que la impresora realmente se encuentra imprimiendo hacemos lo siguiente: 1) click derecho sobre la impresora que deseamos consultar.2) imprimir pagina de prueba, si no imprime es necesario verificar que se encuentre conectada de forma correcta al computador, si los problemas persisten pongase en o con el del sistema y comuníquese mediante el zsoporte.

2.3 Conexión con el Zsoporte.

Esta herramienta puede ser utilizada con el fin de poder establecer comunicación entre su equipo y el equipo servidor, esto le permitirá resolver problemas mediante asistencia remota, los pasos para utilizarla son los siguientes: 1. Ingrese a la siguiente página en Internet desde su equipo. www.worldoffice.com.co\descargas 2. En esta pagina de click en Zsoporte

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Al dar click en zsoporte de click en ejecutar en la siguiente pantalla

Verifique que la dirección del servidor coincida con la que aparece en la siguiente pantalla

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De click en conectar y espere. Con el fin de que no haya inconvenientes en la interacción con el del sistema por favor no haga nada a no ser que se le indique. Este manual esta basado en las explicaciones que son dan dadas por el software y la parametrizacion pertinente que hizo el del sistema en su momento a fin de generar las contabilizaciones y movimientos adecuados correspondientes a los que maneja en especial esta compañía. De ser necesario puede dirigirse a la pagina www.worldoffice.com.co\descargas. De click en la sección preguntas y escoja el tema de interés.

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