Plan D'assurance Qualité 6r182u

Plan d’Assurance Qualité

Résumé

Ce docum décrit les dispositions réputées satisfaire les exigences relatives aux délais, aux coûts, et à la bonne réalisation des projets . Tous les docums du kit de gestion de projet ont été rédigés à partir de l’expérience de gestion de projet d’un cabinet conseil et de plusieurs retiens avec des chefs de projets afin de valider la pertinence des éléms sélectionnés dans le kit. Avertissem : Ces docums ont été complétés à titre d’exemple. Ils ne vis pas à imposer une démarche spécifique mais plutôt à servir de première base, la plus pratique possible. Les projets auront donc le loisir de les personnaliser et adapter en fonction de leurs besoins. Il d’ailleurs particulièrem conseillé de modifier les ages surlignés en jaune.

PROJET DÉFINITIF

X

PAGE DE SERVICE Rédacteur (nom – fonction)

Valideur (nom – fonction)

1

Docums associés Glossaire Référiel de projet

Version V0 V0

Historique des modifications et validation du docum Version V0.2

Date

Parties modifiées

Nature du changem

Valideur

27/07/04

Diffusion ités

Noms

2

TABLE DES MATIÈRES PAGE DE SERVICE........................................................................................................... 2 TABLE DES MATIÈRES.................................................................................................... 3 NOTATION......................................................................................................................... 4 1

PRÉSATION DU PLAN D’ASSURANCE QUALITÉ................................................5

1.1 1.2 1.3

1.4

Objectifs du Plan d’Assurance qualité......................................................................5 Champ d'application du Plan d’Assurance Qualité...................................................5 Maîtrise du Plan d’Assurance Qualité.......................................................................5 1.3.1 Définition et rédaction.....................................................................................5 1.3.2 Validation........................................................................................................ 6 1.3.3 Procédure d'évolution.....................................................................................6 Traitem de non-conformité........................................................................................ 6

2

PRÉSATION DU PROJET.......................................................................................7

2.1 2.2 2.3

Description du projet................................................................................................. 7 Objectif du projet...................................................................................................... 7 Champ d’application du projet..................................................................................7

3

ORGANISATION DU PROJET................................................................................9

3.1 3.2

Structure de l’organisation du projet.........................................................................9 3.1.1 Organisation du projet ....................................................................................9 3.1.2 Organisation des équipes concernées par le projet au sein des partenaires10 Rôles et Responsabilités........................................................................................ 11 3.2.1 Liste des acteurs........................................................................................... 11 3.2.2 Rôles et responsabilités................................................................................12 3.2.3 Responsabilités des principaux livrables......................................................18

4

MANAGEM DE PROJET.......................................................................................21

4.1

4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 4.8

Gestion et reporting du projet.................................................................................21 4.1.1 Suivi des groupes de travail..........................................................................21 4.1.2 Reporting projet............................................................................................21 Réunions................................................................................................................ 21 4.2.1 Convocation.................................................................................................. 21 4.2.2 Rédaction, diffusion et approbation des comptes-rendus.............................22 Gestion du planning................................................................................................ 22 Gestion du budget.................................................................................................. 22 Gestion des ressources.......................................................................................... 22 Gestion des risques................................................................................................23 Gestion des Anomalies...........................................................................................24 Gestion des Modifications......................................................................................24

5

DOCUMATION....................................................................................................... 25

5.1 5.2 5.3

Processus de rédaction et validation des docums..................................................25 Nomenclature......................................................................................................... 25 Gestion de la documation.......................................................................................26

4.2

3

NOTATION Ce docum fait partie du kit de gestion de projet mis à disposition des équipes projet. Les références aux autres docums du kit de gestion de projet sont soulignées et notées [X], où X est le numéro du docum. Les numéros de ces docums sont les suivants :

Les documents du kit de gestion de projet UNR par catégorie Référentiel Projet

1 GESTION DE PROJET

2 3 4 5

6

Plan d’Assurance Qualité

Glossaire Organigramme OTP (Organigramme Technique de Projet)

Planning

11

7

Budget

8

Tableau de gestion des risques

9

10

GESTION INFORMATIQUE DE l’ENT

Tableau de reporting (indicateurs) Cahier des charges

12

Dossier d’Architecture Technique Protocole Technique d’Installation

13

Procédure de recette

14

Dossier d’exploitation

15

Plan de Continuité de Services

ACCOMPAGNEMENT DES UTILISATEURS

16

Enquête de perception et des attentes

17

Etude d’impacts

18

19

Plan de formation et d’accompagnement Plan de communication

20

Convocation de réunion

21

Compte-rendu de réunion

22

Fiche de lecture

23

Fiche de modification

24

Tableau de suivi des groupes de travail

Pour plus d’information sur le kit de gestion de projet, il est conseillé de consulter le docum Référiel de Projet [1].

4

1 PRÉSATION DU PLAN D’ASSURANCE QUALITÉ 1.1 Objectifs du Plan d’Assurance qualité Ce docum décrit les dispositions particulières mises en œuvre sur le projet, réputées satisfaire les exigences des partenaires du projet en matière de qualité. Ces dispositions sont prises en considération lorsque le projet est initialisé et sont revues voire modifiées si nécessaire pendant toute la durée de vie du projet. Ces objectifs sont les suivants : 

donner aux projets l'assurance de la qualité des prestations réalisées au titre de ce projet,



idifier tous les acteurs réels d’un projet



fixer les droits, devoirs et responsabilités du projet , de ses membres, du consortium retenu et des évuels prestataires (assistance à maîtrise d’ouvrage, développem technique),



indiquer tous les moyens possibles pour répondre aux exigences techniques et qualité,



donner à tous les participants du projet les procédures, règles et méthodes applicables sur le projet,



et d’assurer ainsi la cohérence des travaux menés dans le cadre de ce projet.

1.2 Champ d'application du Plan d’Assurance Qualité Cette section décrit le champ d’application du Plan d’Assurance Qualité, en soulignant les points que couvre ce docum et ceux qu’il ne couvre pas. La première version du kit de gestion de projet a été complétée à titre d’exemple. Elle couvre une partie du projet , celle du déploiem au sens large (incluant la formation et la communication). Cette partie doit être remplie par le chef de projet (voire le comité de pilotage) afin de définir le périmètre de son projet et celui des établissems partenaires(en fonction du degré de mutualisation).

1.3 Maîtrise du Plan d’Assurance Qualité 1.3.1 Définition et rédaction Le Chef de Projet est responsable de la qualité sur son projet et donc de la définition du Plan d’Assurance Qualité. Dans le cas de ce projet, le Chef de Projet peut déléguer la rédaction du Plan d’Assurance Qualité à un évuel responsable qualité. Les acteurs sont nommés au paragraphe 3.2.1, leurs rôles et responsabilités sont décrits en 3.2.2 ci-après.

5

1.3.2 Validation Pour le Plan d’Assurance Qualité, la procédure de validation s’applique, comme à tout autre docum (voir la partie Documation).

1.3.3 Procédure d'évolution L’évolution du Plan d’Assurance Qualité est à l’initiative du comité de pilotage du projet .

1.4 Traitem de non-conformité Lorsqu'une anomalie (applicatif) ou incid (non-applicatif) est constatée, en particulier grâce aux actions qualité sur le projet, la procédure appliquée par le chef de projet du projet est la suivante:  idification de la cause,  évaluation de la portée et des conséquences de cet état de fait,  engagem d'une ou plusieurs actions correctives qui peuv être : -

exiger l'application du Plan d’Assurance Qualité (faire réexprimer par les commanditaires l’importance du Plan d’Assurance Qualité), faire évoluer le Plan d’Assurance Qualité car il se révèle mal adapté, accorder une dérogation qui est validée par le Comité opérationnel et qui est enregistrée en tant qu'action qualité. remonter un manquem en comité opérationnel

Toute autre démarche aboutissant à une violation des règles méthodologiques, raîne le rejet, par le contrôle qualité, des productions concernées.

6

2 PRÉSATION DU PROJET 2.1 Description du projet Le 13 décembre 2002, le gouvernem a annoncé la mesure « Universités numériques en région » dans le cadre du Comité interministériel de l'aménagem du territoire. Cette mesure s'inscrit dans la politique volontariste du gouvernem en faveur du développem de l'usage des technologies de l'information et de la communication (TIC) dans l'enseignem supérieur, pour renforcer la position française à l'international et contribuer à l'essor de la formation tout au long de la vie. Elle prend en compte l'efficacité du niveau territorial que constitue la région, et le rôle grandissant joué par les Conseils régionaux dans ce domaine. Elle s'appuie sur une logique de mutualisation re établissems d'enseignem supérieur et de mise en synergie de leurs actions propres pour le développem de l'usage des TIC, en cohérence avec leurs schémas de développem (contrats quadriennaux).

2.2 Objectif du projet Le projet vise au développem par les établissems de services numériques à destination des étudiants et des personnels des établissems (services d'enseignem et aussi de vie universitaire au sens large du terme.

2.3 Champ d’application du projet Le projet, dans son périmètre traité dans ce docum peut être représé sous la forme d’Organigramme Technique de Projet [5], découpé en Eléms d’OTP : Eléms d’OTP A - Organiser / Piloter le projet

Contenu Définir une politique générale à partir de l’appel à projet. Inclus toutes les tâches de gestion de projet effectuées par le chef de projet ou par toute autre acteur listé dans le PAQ sur les tâches qui lui sont attribuées. Le pilotage consiste notamm à mesurer l’avancem du projet et la satisfaction des utilisateurs et acteurs impliqués.

B - Définir l'

A partir de l’ « écoute clis » (étude de besoins) : Toutes les tâches liées à la définition fonctionnelle et technique , leur validation par les acteurs du projet prévu à cet effet, 7

Eléms d’OTP

Contenu et le dégré de mutualisation re les établissems sur chaque sujet ou domaine afin de définir les groupes de travail et spécifiques à chaque établissem.

C - Déployer le socle

Toutes tâches qui concern l’installation technique informatique et les actions opérationnelles nécessaires à l’ouverture du service socle (par exemple : envoi d’un idifiant aux étudiants). Cet élém ne concerne donc pas seulem les actions informatiques mais toutes les procédures istratives.

D - Déployer les services applicatifs

Idem que C, mais pour les services applicatifs seulem (voir la définition dans le glossaire [3])

E - Exploiter l'

Toutes les tâches techniques et istratives nécessaires au bon fonctionnem et des services applicatifs tout au long de l’année.

F - Former et assister les utilisateurs

Toutes les actions d’accompagnem nécessaires à la montée des usages, que ce soit des formations ponctuelles, ou des dispositifs de hot line continue.

G - Communiquer

Toutes les tâches de communication, hors les actions d’information oriées formations pratiques des utilisateurs.

Les Eléms d’OTP sont eux-mêmes découpés en tâches. Toute autre activité est considérée comme hors champ d’application du projet dans la première version de ce docum.

8

3 ORGANISATION DU PROJET 3.1 Structure de l’organisation du projet Cette rubrique donne la liste par fonction de tous les acteurs impliqués dans le projet et les liens (hiérarchiques et fonctionnels) qui les uniss :

3.1.1 Organisation du projet L’organisation du projet est décrite dans le docum Organigramme projet [4]. En dehors des instances de décision du projet (cf. le paragraphe 3.2.2), le projet est organisé opérationnellem autour de groupes de travail portant sur l’informatique (oriation et technique), les « usages », la formation, la communication et le pilotage. Le comité de pilotage est l’organe de pilotage stratégique du projet : il rassemble des représants des établissems, des Collectivités Territoriales, de l’Etat.

A l’issu d’un audit des applications, des usages et de la définition des besoins 1, le chef de projet et les Correspondants locaux en établissems seront en mesure d’idifier le niveau de mutualisation des tâches concernant les différs sujets ou domaines traités par les groupes de travail, c’est-à-dire le contenu concret de ce qui peut être fait en commun.

1

Cette démarche peut être progressive (domaine par domaine par exemple), d’où la définition de lots de services applicatifs par la suite. 9

Par conséqu, il en ressort : la mise en place de groupes de travail au niveau du projet (auxquels particip les établissems concernés) en fonction des sujets (Informatique, Usages, Formation, Communication) ou domaines (Scolarité, Vie étudiante, Enseignem à distance, Documation et bibliothèque universitaire, Recherche, Comptabilité et finances 2 ) pour lesquels une mutualisation est possible, ainsi que le contenu de leurs tâches. -

la mise en place de groupes de travail « locaux » dans chaque établissem dont l’objectif est : -

de décliner les travaux des groupes de travail par rapport à leurs spécificités de traiter les sujets ou domaines spécifiques à leur établissem et ne permettant pas de travailler en commun au niveau du projet

La mise en place d’une équipe locale dans chaque établissem est donc indispensable afin de constituer ces groupes de travail locaux. Une même personne peut évidemm être à la fois membre d’un groupe de travail et d’un groupe de travail local.

3.1.2 Organisation des équipes concernées par le projet au sein des partenaires  Les universités (à compléter)

 Le Conseil Régional (à compléter)

 L’Etat ( La DT, la DES et la DATAR) (à compléter)

 Le Crous (à compléter)

 Le consortium (à compléter)

 Les (évuels) prestataires (à compléter)

2

Ces domaines sont les mêmes que ceux proposés par l’AMUE (Publication sur les Coûts Complets)

10

3.2 Rôles et Responsabilités Cette rubrique énumère les personnes qui particip à au moins une des tâches listée dans l’OTP. Chaque acteur important du projet (qui y est affecté régulièrem, c’est à dire à partir de plusieurs jours par mois), doit faire l’objet d’une lettre de mission décrivant son rôle au sein du projet ainsi que sa disponibilité. Cette lettre de mission3 est co-signée par le présid de l’établissem et le chef de projet .

3.2.1 Liste des acteurs Noms

ité

Acteurs 1 Acteurs 2 Etablissems / universités Etablissems / universités CRI ou service informatique

Rôle sur projet

Chef de projet Assistant chef de projet Correspondant local Présids d’établissems Expert informatique,

Instances du projet auquel il apparti

Groupe informatique / et ou comité opérationnel, et ou comité de pilotage

consortium (EPPUN, ESUP, Conseil pour l’installation et Montecristo, ENCORA) l’intégration AMUE / Club de La Rochelle/… Conseil pour l’intégration des applications Service istratif (processus études d’impacts, d'utilisation) spécifications des besoins et participation à la recette Représant des enseignants études d’impacts, spécifications des besoins et participation à la recette Représant des étudiants études d’impacts, spécifications des besoins et participation à la recette les Collectivités Territoriales Représation des partenaires la DT, DES et DATAR Représation des partenaires Formateur Resp. formation Resp. communication interne Etc…

3

A défaut, si l’établissem ne peut fournir une lettre de mission par personne importante, il peut produire un docum général pour l’ensemble des intervenants définissant leur charge de travail, signé par le présid de l’établissem et le chef de projet 11

3.2.2 Rôles et responsabilités La direction de projet La direction de projet est constituée d’une équipe (un chef de projet et un ou plusieurs assistants) qui définit les oriations et prend les décisions nécessaires à la réussite du projet. La direction du projet est globalem responsable de l’ensemble du projet. Elle veille à la satisfaction des établissems et est le garant de la qualité du projet :  adéquation aux besoins exprimés,  respect des délais.

Elle étudie les risques potiels et s’assure de la mise en œuvre d’un plan de maîtrise des risques et veille à l’application des recommandations édictées. Elle s’assure de la qualité des livraisons effectuées et fait valider les livrables. Elle assure le suivi du budget, et la surveillance de son respect. Le Chef de Projet organise et coordonne les groupes de travail impliqués sur le projet, assur la communication tant interne qu’externe, gèr les sous-traitants, planifi le recrutem des ressources humaines sur le projet et assur leur affectation.

Le Chef de Projet propos les oriations et fait valider les décisions idifiées ci-dessous au comité de pilotage.

12

Les instances du projet Instance Comité pilotage

Fréquence de

Trois fois par an

Objectifs

. Pilotage stratégique Arbitrages sur des enjeux importants4 . Décisions structurantes (choix , volume budgétaire, contenu d’une action majeure de communication) . Suivi des coûts et des délais . Maîtrise des risques

Participants

Sont membres de droit du comité de pilotage : - les présids ou directeurs des établissems signataires ou leurs représants; - un représant de chaque collectivité territoriale, - les représants du Ministère de l’éducation nationale, de l’enseignem supérieur et de la recherche

Périmètre de prise de décision

Choisir la politique générale du projet, choisir , ré-arbitrer l’allocation de ressources, idifier et gérer les risques du projet, etc…

Sont membres invités : - deux représants des étudiants des établissems du consortium ; - deux représants des enseignantschercheurs des établissems du consortium ; - deux représants des IATOSS des établissems du consortium ; - un représant du CROUS ; - le chef de projet

4

La notion d’enjeu important sera définie par le commanditaire et le chef de projet. En général toute décision raînant une modification significative (>5% par exemple) du budget, des délais et des ressources est classée comme enjeu important. 13

Instance Comité Opérationnel

Réunion des groupes de travail ( et établissem)

Comité gestion risques

de des

Fréquence

Objectifs

Participants

Périmètre de prise de décision

Mensuel Le premier lundi de chaque mois

. Contrôle opérationnellem l’avancem global, des groupes de travail . Rend certains arbitrages qui ne relèv pas du comité de pilotage . Prise de décision d’ordre technique

Le chef de projet Les correspondants locaux Des représants de groupes de travail (en fonction de l’ordre du jour)

Mener l’étude des besoins, piloter la recette , choisir la stratégie de formation, valider les s de communication, etc…

Variable en fonction des sujets

. Contrôle de l’avancem des tâches dont ils sont responsables, et de la résolution des arbitrages sur les évuels problèmes liés à cette action. . Prise de décision liée à cette action

Responsable de la tâche Les membres de l’équipe travaillant sur cette tâche

A compléter

. Idification de nouveaux risques . Point sur la maîtrise des risques existants

. Le chef de projet . Des représants de groupes de travail (en fonction de l’ordre du jour)

A compléter

Un comité des risques peut se faire dans la foulée d’un comité de pilotage et ou d’un comité opérationnel.

14

Le périmètre d’intervion des instances de décision La colonne de droite du tableau ci-dessous décrit le périmètre de décision de chaque instance.

Les modalités d’organisation et de prise de décisions Cette partie décrit :  Qui organise la réunion, qui la coordonne / préside, qui en fait le compterendu  les modalités de vote par instance de décisions. Les groupes de travail Il existe deux types de groupes de travail :  les groupes de travail : ils port sur les sujets ou domaines pour lesquels une mutualisation est possible Les groupes de travail effectu des propositions au sujet de leur périmètre d’intervion qu’ils soumett à la validation du comité de pilotage ou comité opérationnel. Ils transmett ensuite leurs résultats aux groupes de travail « locaux ». 

les groupes de travail « locaux » dans chaque établissem :

15

o o

ils déclin les résultats des groupes de travail ils travaill sur les sujets ou domaines pour lesquels une mutualisation n’est pas possible

Les groupes de travail « locaux » effectu des propositions concernant leur périmètre d’intervion qu’ils soumett à la validation du Correspondant local.

Groupe de travail Périodicité Fonction * informatique 1 fois par * Définit les éléms clés oriation mois de l’architecture * Rédige le dossier d’architecture, le PTI, le PCS * informatique 1 fois par * Réalise les technique semaine développems * Installe * Exploite

Participants

* « usage » 1 fois tous Il y a autant de les 15j groupes que de domaines concernés :

début de la Mise en Service istratif, définition des production enseignants, étudiants, besoins Chef de projet

- Scolarité - Vie étudiante - Enseignem à distance - Documation et bibliothèque universitaire - Recherche - Comptabilité et finances (1) * formation

* Participe aux études d’impacts de leur domaine * Spécifie les besoins des futurs utilisateurs * Valide le cahier des charges, les spécifications fonctionnelles, les objectifs de qualité de service du PCS * Responsables de la recette

Date début début projet

Services Informatiques , consortium , AMUE ou La Rochelle, Chef de projet

date fin fin du déploiem

début projet Services Informatiques, Chef de projet

fin du déploiem

1/2 fois en amont, puis 1 fois tous les 15j pendant les formations

* Choisit la stratégie de Formateurs / tuteurs, formation * Développe les s de formation * Organise la logistique des formations * Evalue et ré-ajuste les formations

6 mois avant fin des le démarrage formations

* communication

1 fois par mois

Resp. communication interne,

6 mois avant fin des le démarrage formations

* pilotage

1 fois par semaine

* Choisit la stratégie de communication * Développe les s de communication * Suit l’avancem du projet, le planning, le budget, et les risques

, Assistant (AMOA)

début projet

fin projet

(1) Ces domaines sont les mêmes que ceux proposés par l’AMUE (Publication sur les Coûts Complets)

Les groupes de travail « locaux » suiv la même logique mais à l’échelle de l’établissem. Le Chef de Projet et ses assistants (AMOA) sont chargés :  de la gestion complète des groupes de travail en ce qui concerne les éléms suivants : planification, phases, ressources, livrables, budget

16



du suivi des l’avancem des groupes de travail « locaux » par l’intermédiaire des Correspondants locaux en établissems

Ce fonctionnem assure à la direction de projet la maîtrise de ses activités (prise de connaissance, décision, mise à niveau des établissems sur l’ensemble des thèmes).

Par ailleurs, les membres des groupes de travail s’engag à:  s’approprier le PAQ et le fonctionnem de leur groupe de travail ;  solliciter d’autres collaborateurs extérieurs au groupe afin d’obtenir un avis pertin ;  faire part de leur avis sur les docums du groupe de travail à travers une fiche de lecture ;  participer à la recette (test) de l’application. Les correspondants locaux Chaque établissem compte un correspondant local. Il est en charge de :  former une équipe projet locale (les profils sont les mêmes que ceux participant aux groupes de travail )  Animer et suivre les groupes de travail « locaux » propres à son établissem  Communiquer au chef de projet l’avancem des résultats des groupes de travail « locaux »  Assurer la pérennisation du projet dans son établissem: o

o

Au niveau informatique, il devra idifier et faire valider les personnes responsables de ces activités ainsi que leurs charges (il pourra principalem s’appuyer sur le dossier d’exploitation [14] et le Plan de Continuité de Services [15]), Au niveau organisationnel, les formations et l’assistance aux utilisateurs (hotline, tutorat, etc.) devront être intégrées aux ités gérant habituellem ces activités.

Les équipes projet locales Il est indispensable d’idifier au plus tôt les membres de l’ Equipe Projet Locale et de valider leur disponibilité, ils sont indispensables à la réalisation du projet. Les membres de l’ Equipe Projet Locale ont pour double charge :  De participer aux groupes de travail dans lesquels leur établissem est impliqué (exemple : formation, « usage » scolarité)  De participer aux groupes de travail « locaux » de leur établissem o Concernant la déclinaison des travaux fait au niveau de l’ o Concernant les sujets spécifiques et traités uniquem par son établissem

17

3.2.3 Responsabilités des principaux livrables Cette rubrique donne la liste des principaux produits livrables à fournir durant le projet par éléms d’OTP ainsi que le rôle de chaque acteur (rédacteur : R ou valideur : V). Numéro Docums du kit de gestion Chef de (si le doc de projet projet est dans le kit) A - Organiser / Piloter le projet

Comité Opérationnel

Comité de Pilotage

2

Plan d’Assurance Qualité

R

V

3 4

Organigramme OTP (Organigramme Technique de Projet) Planning Budget La trajectoire Tableau de gestion des risques CR de réunion Tableau de reporting (indicateurs) Fiche de lecture Fiche de Modification

R R

V V

1

Référiel de projet

R, V

16 17

Aide méthodologique sur le volet juridique Etude d’impacts Cahier des charges

13

Dossier d’Architecture

5 6 7 10 11 20 21 B - Définir

Spécifications Fonctionnelles Générales 12 Un glossaire C - Déployer le socle Spécifications Fonctionnelles Détaillées

Spécifications Techniques

14

Protocole Technique d’Installation pour le socle

R R R R

V

R

V

R R

V V

R V

V V

V

V

R

V

V V V

Groupes de travail

R (tous les groupes) R (tous les groupes) R (tous les groupes)

V

R

V V

R (groupes métier) R (les groupes métiers et informatiques) R (groupe informatique technique) V (groupe informatique oriation) R (groupes métiers et informatiques oriation)

R (groupe informatique technique) V (groupe informatique oriation) R (groupe informatique technique) V (groupe informatique oriation) R (groupe informatique

18

Numéro Docums du kit de gestion Chef de (si le doc de projet projet est dans le kit) 18 Procédure de recette pour le socle

Comité Opérationnel

Comité de Pilotage

V

technique) V (groupe informatique oriation) Groupes de travail

R (groupe informatique technique) R (groupe informatique technique) V (groupe informatique oriation) R (groupe informatique technique) V (groupe informatique oriation)

PV de recette du socle

VABF du socle

D - Déployer les services applicatifs Spécifications Fonctionnelles Détaillées

Spécifications Techniques

14

Protocole Technique d’Installation pour les services

18

Procédure de recette pour les services

V

PV de recette des services + Socle

V

VABF des services

E - Exploiter Numéro Docums du kit de gestion Chef de (si le doc de projet projet est dans le kit)

Comité Opérationnel

Comité de Pilotage

R (groupe informatique technique) V (groupe informatique oriation) R (groupe informatique technique) V (groupe informatique oriation) R (groupe informatique technique) V (groupe informatique oriation) R (groupe informatique technique) R (groupe informatique technique) V (groupe informatique oriation) R (groupe informatique technique) V (groupe informatique oriation)

Groupes de travail

19

15

Dossier d’exploitation

19

Plan de Continuité de Services

R

F - Former et assister les utilisateurs 9 Plan de formation V s de formation V (manuels d’utilisation et d’istration) G – Communiquer 8 Plan de communication V s de communication

V

V

R (groupe informatique technique) V (groupe informatique oriation) R (groupe informatique technique, informatique oriation)

V

R (groupe formation) R (groupe formation)

V

R (groupe communication) R (groupe communication)

(R= rédaction, V= validation)

20

4 MANAGEM DE PROJET 4.1 Gestion et reporting du projet 4.1.1 Suivi des groupes de travail La gestion des groupes de travail est effectuée en Comité opérationnel sur la base d'un tableau de suivi [ 24 ]. Ce tableau de suivi est alimé sous le contrôle du chef de projet. La mise à jour de l'état des actions est effectuée en réunion. Le tableau de suivi des groupes de travail accompagne le compte-rendu de cette réunion. Les données liées à chaque enregistrem sont les suivantes :  libellé du groupe de travail,  nom du responsable,  résultats attendus (docums à livrer, etc.),  date d'échéance,  statut,  date de réalisation,  vérification de l’efficacité.

4.1.2 Reporting projet Le reporting du projet est composé d’une part des comptes-rendus des Comités Opérationnels et des réunions faites par les groupes de travail et d’autre part d’un tableau d’indicateurs [9].

4.2 Réunions Chaque réunion doit appliquer les règles suivantes, quelle que soit son type.

4.2.1 Convocation Une convocation [20] à la réunion est diffusée au préalable. Elle porte des indications précises sur : 1. le type de réunion (comité de pilotage, comité opérationnelle, groupe de travail ; comité de gestion des risques), 2. la date, l’heure de début, 3. le lieu, 4. l’objet de la réunion (objectifs, décisions à prendre), 5. l’ordre du jour proposé, 6. les participants, 7. la liste évuelle des docums préparatoires.

21

4.2.2 Rédaction, diffusion et approbation des comptes-rendus Les comptes rendus [21] sont rédigés dans un délai maximum de X jours ouvrés à partir de la date de la réunion. L’approbation doit aussi s’effectuer dans un certain nombre de jours ouvrés suivants la date de réception du compte rendu. Type de réunion Comité de pilotage Comité opérationnel Réunion de groupe de travail Comité de gestion des risques

Délai de rédaction 7 5 3

Délai d’approbation 15 5 5

3

5

Les comptes-rendus sont diffusés par courrier électronique (e-mail). Les remarques, faites de préférence sous forme écrite (forme libre), sont discutées avec le rédacteur du compte-rendu, puis intégrées sous leur forme finale dans le compte-rendu définitif de réunion.

4.3 Gestion du planning Les différs éléms (OTP, tâches, ressources, charges de travail prévues) sont introduits dans un docum qui permet d'établir le planning prévisionnel du projet [6]. Pendant le projet, les charges de travail consommées et restant à produire sont régulièrem introduites dans l'outil pour contrôler la tenue des délais et éditer des états d'avancem et le planning. Ces opérations sont effectuées sous la responsabilité du chef de projet.

4.4 Gestion du budget Le suivi des charges consommées et des dépenses sur le projet est effectué par le chef de projet au moyen d’un fichier spécifique [ 7 ].

4.5 Gestion des ressources Les ressources prévues sur le projet tienn compte :  des engagems pris dans les contrats (contrats d’objectifs, évuel contrat re le consortium retenu et le projet , évuel contrat avec un prestataire) et dans les lettres de mission ;  des compétences requises pour assurer la prestation ;  des délais ;  de la disponibilité attendue des ressources des partenaires.

La gestion des ressources sur ce projet suit la procédure de gestion des ressources humaines de chaque établissem.

22

4.6 Gestion des risques La gestion des risques est une méthodologie qui consiste à examiner l'état d'un projet, à idifier les risques qui en menac le bon déroulem et à agir pour réduire ces risques. Elle se décompose en deux étapes : L'évaluation des risques C'est le processus qui permet d'idifier et de mesurer les risques inhérs à un projet. Cette idification doit se baser sur des faits connus et approuvés par tous. La maîtrise des risques C'est le processus qui permet la prise de conscience des parties intéressées et la mise en oeuvre des actions appropriées.

Chacune de ces étapes comporte plusieurs sous-processus. L'évaluation des risques comprend :  l'appréciation de la situation : constat et enregistrem des faits décrivant l'état d'un projet ;  l'analyse des risques : examen des facteurs de risques et de leurs effets cumulés sur le projet.

Après l'évaluation des risques, le Chef de Projet dispose des éléms nécessaires à la maîtrise des risques. Cette étape comporte égalem deux sous-processus :  la prise de conscience : prise de conscience de la situation et prise de responsabilité des personnes concernées ;  la suppression des risques : prise des décisions et mise en œuvre des actions nécessaires pour réduire les risques idifiés.

Les résultats de ces deux processus sont pris en compte lors du contrôle continu pour une nouvelle appréciation de la situation. Le tableau d'analyse des risques [8] est mis à jour tous les 2 mois. 23

4.7 Gestion des Modifications Tout acteur du projet peut à tout mom effectuer une demande de modification sous la forme d’une fiche modification [23] transmise au chef de projet qui effectue avec son auteur une étude d’impact de la modification sur les charges et planning. Il peut s'agir soit d'une mise à niveau, soit d'une évolution, soit d'une anomalie, soit d'une extension ou d'une correction. L’acception n’inclut pas seulem l’outil informatique. Elle comprend notamm les choix du projet (trajectoire, définition de lot). Les modifications font l’objet d’une fiche modification et sont validées par le comité opérationnel ou le comité de pilotage. Quand elle concerne une fonctionnalité , la fiche modification conti la description de la modification et se substitue au cahier des charges et aux spécifications.

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5 DOCUMATION Ce chapitre décrit la procédure de gestion de la documation ainsi que typologie de nomenclature du projet.

5.1 Processus de rédaction et validation des docums

5.2 Nomenclature Tout docum est nommé en fonction de la nomenclature suivante : [Nom du projet]- [Nom de l’établissem*]- [nom du docum]-[Version du docum ou date]. Ainsi, par exemple, le planning du projet datant du 27 juillet 2004 serait : « - Planning – 27072004 » * Le nom de l’établissem n’est nécessaire que si le docum est propre à celui-ci.

5.3 Gestion de la documation Le processus interne d’assurance qualité traite de la maîtrise et du cycle de vie des docums, depuis leur création ou leur rée dans le projet (s’ils sont d’origine externe), jusqu'à leur destruction. 25

États des docums : Tout docum est classé en docum évolutif ou en docum non évolutif. Les docums évolutifs par les états : provisoire, à valider, référence et périmé. Idification des docums : Tout docum possède un idifiant unique et est enregistré dans un index chronologique ou dans un dictionnaire Structuration d’un docum : tout docum conti des informations obligatoires. Validation d’un docum : tout docum doit être validé. Péremption d’un docum : un docum périmé ne doit pas pouvoir être utilisé par inadvertance. Archivage des docums : les docums susceptibles d’être consultés ultérieurem doiv être archivés. Consultation des archives : modalités de la consultation. Destruction des archives : règles relatives à la destruction des docums archivés. Maîtrise des docums d’origine externe : les docums confiés par les partenaires, par les fournisseurs, les normes, doiv être idifiés et conservés en toute sécurité.

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