2016-06-06 Informe Auditoría Fo Bosconia Mayo 2016 664d1q

INFORME DE AUDITORÍA DE FIBRA ÓPTICA BOSCONIA MAYO 2016 DESCRIPCIÓN GENERAL En este documento se presenta un informe general sobre las actividades de fibra realizadas en las zonas de BOSCONIA y partes aledañas, se pretende describir y analizar los hallazgos encontrados en cada una de las actividades de fibras auditadas que se relacionan más adelante. Se realiza también revisión del inventario de fibra, condiciones de la bodega y oficina. Se establecen recomendaciones para llevar a cabo un plan de mejoramiento, buscando tener procesos claros y precisos. OBJETIVO GENERAL Realizar un diagnóstico detallado del recurso "Fibra Óptica" con el fin de garantizar el buen uso en cada una de las actividades ejecutadas por el área de redes de Fibra. OBJETIVOS ESPECÍFICOS 

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Identificar que todas las actividades que generen uso de materiales (Con o sin órdenes de Trabajo) sean reportadas oportunamente al aplicativo Jonnas por el personal propio y/o contratistas. Verificar las diferencias existentes de fibra óptica, entre los resultados del inventario físico el que debe estar a cargo de cada colaborador. Identificar las diferencias en inventarios por retiros no reportados. Realizar seguimiento oportuno a cada una de las fases de las instalaciones y retiros de clientes. Identificar la fibra que está obsoleta y que se pueda dar de baja del inventario.

ALCANCE: Las auditorías realizadas corresponden a las actividades que generaron movimientos de fibra óptica en el período comprendido entre el 1 Febrero del 2016 al 31 de Marzo del 2016, en la Zonas de BOSCONIAS y partes aledañas, que se encuentren reportadas en el aplicativo Jonnas o en su defecto se encuentren pendiente por retirar.

ACTIVIDADES AUDITADAS ACTIVIDADES DE FIBRA SIN OT En la zona de BOSCONIA se realizó la revisión de las actividades de fibra que no generan OT en total fueron 18 reportes de actividades que fueron auditados. Se listan los reportes de material en la tabla 1. CODIGO 135016 136769 138497 140854 142374 145447 146039 148966 150296 153773 156068 157980 161287 163327 163349 161348 162529 165593

FUNCIONARIO FECHA FREDY ENRIQ CASTILLA 21/02/2015 11:39 FREDY ENRIQ CASTILLA 06/03/2015 16:02 FREDY ENRIQ CASTILLA 28/03/2015 08:25 FREDY ENRIQ CASTILLA 29/04/2015 08:08 FREDY ENRIQ CASTILLA 20/05/2015 10:39 FREDY ENRIQ CASTILLA 30/06/2015 09:26 FREDY ENRIQ CASTILLA 06/07/2015 11:48 FREDY ENRIQ CASTILLA 10/08/2015 08:50 FREDY ENRIQ CASTILLA 25/08/2015 07:42 FREDY ENRIQ CASTILLA 30/09/2015 08:05 FREDY ENRIQ CASTILLA 27/10/2015 18:57 FREDY ENRIQ CASTILLA 23/11/2015 07:48 WILSON ANTONIO TURIZ 08/01/2016 12:30 WILSON ANTONIO TURIZ 02/02/2016 14:40 WILSON ANTONIO TURIZ 02/02/2016 17:12 MELKIS CASTELLAR MER 09/01/2016 11:03 MELKIS CASTELLAR MER 23/01/2016 11:23 MELKIS CASTELLAR MER 22/02/2016 15:18 Tabla 1. Reportes auditados en BOSCONIA

CANTIDAD 1000 1329 5062 3000 1100 700 1800 3273 5031 2400 1900 870 2139 1900 200 800 800 800

A continuación se listan los hallazgos más relevantes encontrados en las tecnificaciones revisadas: Reportes zona Vía Bosconia-Difícil-Plato 

Reporte 162529

En este reporte se encontró una fibra de 48 Hilos, se utilizaron 800m para la tecnificación por traslado el nodo para el armado del ODF. La fibra encontrada en campo si corresponde con la reportada tanto en chaqueta como abscisas. Cabe resaltar el buen diligenciamiento del reporte donde en el campo de Observaciones se especifica claramente los datos de la tecnificación realizada. Todos los reportes deberían estar diligenciados con la mayor información posible. (Imagen 1)

Imagen 1. Reporte 162529. Información específica.

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Reporte 161287

En este reporte se tiene 2139 metros de FO de 48 Hilos, Se presentaron dificultades para encontrar este tendido, debido a que en un solo informe de actividades se reportaron varios tramos, los cuales están en ubicaciones diferentes. Además de esto la chaqueta de la fibra no era visible y fue imposible verificar abscisas, se tomaron las medidas aproximadas de los tramos para validar el total reportado. Esta fibra fue tendida para el traslado del nodo. No se debería reportar varios tramos en un mismo informe de actividades, ya que esto causa confusión sobre las ubicaciones de los tendidos realizados. Cada reporte debe corresponder con un tendido lineal sin interrupciones en el momento de su ejecución. Además de lo anterior, se evidencia también que el reporte no describe que son tres tramos diferentes y además de esto tampoco hay una dirección que los referencie.

Imagen 2. Reporte 161287. Varios tramos reportados en un solo informe pero no se referencia.

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Reporte 165593

En este reporte se tienen 800 m de fibra óptica que fueron utilizados para la tecnificación del nodo de Fundación para agregarlo a la red. Se encontró que esta fibra esta aun en punta, ya que el nodo de fundación aún no se encuentra operativo. Las abscisas y la chaqueta coinciden con las reportadas en el informe de actividades. Sin embargo, como ya es común, no se describe de manera precisa las direcciones de los puntos de inicio y final del tendido.

Imagen 3. Reporte 165593. Fibra para tecnificación del nodo de Fundación se encuentra en punta.

Imagen 4. Reporte 165593. Direcciones no especifican la ubicación del tendido.

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Reporte 153773

En este informe de actividades se reportaron 2400 metros de fibra. Según la información brindada por el personal de plata externa y la descrita en este informe de actividades, se reportaron dos tramos diferentes en un mismo reporte, son dos tramos; uno de 1000m y otro de 1400m. Esta fibra fue utilizada para eliminar tramos que tenían varios cajas empalmes consecutivas y que generaban eventos en la red. En campo solo se pudieron evidenciar 1000metros de fibra, los 1400m no fue posible hallarlos. Las chaquetas y abscisas estaban borrosas pero pudieron ser leídas, estas no corresponde con las reportadas en el informe de actividades y además las direcciones descritas tampoco corresponden al lugar donde se encuentro el tendido (imagen 5). En la imagen se muestra una de las abscisas es 5019m, la otra abscisa no fue visible por la cámara pero corresponde a un valor de 3951m. Realizando la diferencia entre estos valores 5019m3951m=1068m, es cual corresponde con una de las cantidades descritas en el reporte (Imagen 6).

Imagen 5. Reporte 153773. Datos del reporte no son claros

Imagen 6. Reporte 153773. Dos tramos reportados en un mismo informe de actividades.

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Reporte 161348

En este reporte se relaciona 800m de Fibra óptica de 48 hilos. Según la información brindada por el personal técnico, se tiene que este tendido corresponde a dos tramos independientes para tender dos ramales DWDM por tecnificación del nodo del Difícil. Las abscisas reportadas no son las reales, La dirección reportada en el informe de actividades no da una ubicación clara de los tendidos. De los 800m solo se pudieron validar 500m según las abscisas tomadas en campo: 5838m5334m=504m. Los otros 300 metros faltantes no pudieron ser validados.

Imagen 7. Reporte 161348. Fibra encontrada

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Reporte 163327

En este informe de actividades se reportan 1900 metros de fibra los cuales fueron utilizados para reemplazar fibra en mal estado y que se encontraba con varios empalmes intermedios por lo tanto se realizó un solo tendido lineal. La chaqueta y las abscisas encontradas corresponden con los datos reportados. Imagen 8 y 9.

Imagen 8. Reporte 163227. Fibra instalada por tramo en mal estado.

Imagen 9. Reporte 163227. Abscisas y chaquetas validadas.

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Reporte 146039

En este reporte se relacionan 1800m de fibra óptica de 24 Hilos, de los cuales, solo pudieron ser validados en campo 1492m. Se tiene que esta fibra fue tendida por el cambio de lado de la portería debido a los trabajos en la vía y problemas con el dueño de uno de los predios. Las abscisas tomadas en terreno fueron 1492 m - 0004m =1488m. Por lo tanto se evidencia que hay un faltante de 308m, los cuales no pudieron ser evidenciados.

Imagen 10. Reporte 146039.

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Los reportes 142374 y 135016 también fueron evidenciados sin inconsistencias en abscisas y chaquetas, por lo cual no presentan mayor hallazgo.

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El reporte 136769, no pudo ser validado por abejas que ponían el riesgo de picadura al personal.

Reportes zona vía Bosconia-La Loma- Curumani 

Reporte 150296

En este informe de actividades se reportaron 5031m de fibra óptica de 24 Hilos, la cual tenía como objetivo cambiar la ruta de la fibra debido a los trabajos de ampliación en la vía. Al realizar la validación se encontró que una de las abscisas no corresponde con la reportada en el informe de actividades, se tiene lo siguiente (Imágenes 11 y 12): Abscisas reportadas: 10061m - 5030m = 5031m Abscisas encontradas: 9787m - 5032m = 4755m Dado anterior se tiene una diferencia de 5031m – 4755m= 376m. Los cuales no pudieron ser evidenciados campo. Tampoco se tiene un reporte de retiro por esta cantidad en esta misma ubicación.

Imagen 11. Reporte 150296. Abscisas y chaqueta en campo.

Imagen 12. Reporte 150296. Coincide chaqueta y una de las abscisas.

Además de lo anterior, también se encontró que en una parte del tramo la fibra tiene un herraje de retención suelto y la fibra esta colgante. Se debe tensionar la fibra o en su defecto mudar la fibra completamente al poste que esta fuera del predio y al parecer es propiedad de MC, ya que igualmente se está usando dicho poste. (Imagen 13)

Imagen 13. Reporte 150296. Fibra des-tensionada.

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Reporte 145447

Se tiene 700m de fibra óptica de 24h hilos. Este reporte no pudo ser validado en campo, ya que en la ubicación que especifica el informe actividades, coincide con el reporte 150296 anteriormente descrito. El reporte 145447 tiene fecha del 29-06-2015 y el reporte 150296 tiene fecha de 20-08-2015. Se podría deducir que la fibra del reporte 145447 fue retirada al momento de realizar la tecnificación descrita por el reporte 150296 (Imagen 14).

Se revisó en jonnas y no se encuentra informe de retiro de esta fibra, al realizar el conteo de fibra almacenado en la bodega de BOSCONIA, tampoco se encontró dicha fibra con los datos descritos en el reporte de actividades. Sin embargo, en la información dada por el personal de planta externa mencionan que los reportes de retiros se empezaron a realizar a partir de Noviembre de 2015 y que por esta razón no parece informe de retiro para esta fibra y que seguramente estará instalada en otro tramo diferente.

Imagen 14. Reporte 145447. Fibra reemplaza en el reporte 150296

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Reporte 140854

Esta reporte fue realizado por una tecnificación realizada debido a que habían varios empalmes, los cuales degradaban los enlaces en dicho tramo, por tal razón se realizó un solo tendido lineal. En esta tecnificación se reportó 3000m de fibra de 24 Hilos. Al validar en campo el reporte, se encuentra que las abscisas uno de las abscisas no coincide con la reportada en el informe actividades y se tiene lo siguiente (imágenes 15 y 16): Abscisas relacionadas: 3005m - 0005m = 3000m Abscisas encontradas: 3003m – 0437m= 2566m Por lo tanto hay un faltante de 434m, el cual no se pudo evidenciar en campo.

Imagen 15. Reporte 140854. Fibra encontrada en campo

Imagen 16. Reporte 140854. Una de las abscisas no coincide.

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Reporte 148966

Informe de actividades del mes de Agosto de 2015 en donde se reportan 3273m de Fibra óptica de 24 hilos. En la validación en campo de este tendido, se encontró que hay un posible error de digitación en la chaqueta de la fibra relacionada en el reporte. Ya que la ubicación dada por el personal de planta externa se encontró la fibra con la chaqueta relacionada en la imagen 17. Se observa que todos los demás datos son los mismo del reporte excepto por un digito en el número de serie de la chaqueta.

Además de esto se tiene que son dos tramos en ubicaciones diferentes y que están reportados en un mismo informe de actividades. Se deberían reportar tramos lineales en cada informe y no varios tendidos en un solo reporte.

Imagen 17. Reporte 148996. Posible error de digitación en la chaqueta.

Se tienen las siguientes abscisas que fueron encontradas en campo (Imagen 18): Tramo 1: 3721m - 1504m = 2217m Tramo 2: 5067m - 3736m = 1331m Sumando los dos tramo se tiene 3548m en el reporte se tiene que se gastó un total de 3273m, en este caso hay un sobrante de fibra en la red que no fue reportado.

Imagen 18. Reporte 148966. Abscisas de los dos tramos encontrados

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Reporte 156068

Este reporte describe una instalación de 1900m de fibra de 24 Hilos, para corregir eventos en la red. Este reporte no pudo ser validado en campo debido a que esta fibra fue retirada de la ubicación descrita en este informe de actividades, tiene un número de reporte de retiro 163327 (Imagen 19).

Imagen 19. Reporte retiro 163327.

Esta misma fibra fue instalada nuevamente en el reporte 163327 descrito anteriormente. Esta fibra tuvo a un buen proceso de instalación y retiro. 

Reporte 157980

En este reporte se relaciona 870m de fibra óptica de 24 hilos, la cual pudo ser evidenciada en campo debido a que las ubicaciones no son claras, el personal de planta externa tampoco tiene claridad de donde puede estar ubicada esta fibra. Dentro los reportes de retiro tampoco se encuentran algún indicio de esta fibra. En las direcciones del reporte se dice que describe que el tendido va del km 10 al km 42 en la vía bosconia-curumani, esta información no permite determinar dónde está la fibra. (Imagen 20).

Imagen 20. Reporte 157980. Fibra no encontrada, inconsistencia en la ubicación.

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Reporte 138497

En este reporte se relaciona 5062m de fibra óptica de 24 hilos, los cuales aún no han podido ser evidenciados en campo y tampoco se tiene registro de están fibra en los reportes de retiro. Esta se describe en una ubicación cercana a la del reporte 150296. Sin embargo esta fibra no encontrada en esta zona. El personal de planta externa argumenta que teniendo en cuenta la fecha del reporte, para ese entonces no se tenía control ni procedimientos específicos y por lo tanto los tendidos que se desmontaban eran nuevamente reutilizados sin ningún tipo de registro de dichos movimientos.

Imagen 21 . Reporte 138497. Fibra no encontrada.

ANALISIS INFORMES DE ACTIVIDADES SIN OT

Según los hallazgos encontrados en los reportes auditados se tiene las siguientes observaciones: 

Imprecisión en las direcciones y ubicaciones de los tendidos; al igual que las demás zonas se evidencia que en la mayoría de los informes de actividades las direcciones no están debidamente diligenciadas, ya que estas deberían referenciar los puntos de inicio y final de un tendido lineal sin interrupciones. Esto hace que la verificación de las actividades de fibra sea más complicada y confusa. Caso como tal es el reporte 157980.

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Informes de actividades donde se reportan tendidos que están en ubicaciones diferentes y que no son consecutivos uno con los otros; esto causa confusiones y malas interpretaciones a la hora de validar abscisas y chaquetas. La idea es que cada tendido lineal quede reportado en un solo informe con sus respectivas ubicaciones y direcciones diligenciadas correctamente en el formato.

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Dificultad para validar en campo reportes que se realizaron antes de Noviembre 2015; debido a que anteriormente no se tenía mayor control sobre los movimientos de la fibra que era desmontada y luego nuevamente instalada, no había registros de dichos movimientos y por lo tanto no se tenía la ubicación clara de donde fue reubicada la fibra. Casos como este podría ser el del reporte 138497 donde aún no se ha podido evidenciar 5062 metros de fibra.

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Falta de precisión y control sobre los reportes de materiales; se evidencia que en varios casos los reportes no presentan la información suficiente sobre lo realizado. Se encuentra que las abscisas no corresponden y al parecer son inventadas por el personal que las ejecuta, solo realizan un cálculo subjetivo de la medida en fibra que se gastó en un tendido. Es claro que algunos casos la fibra es reutilizada y la chaqueta no es visible esto se debe relacionar en el informe. Además de esto cada informe de actividades debería ir acompañado de las fotos de las abscisas y chaqueta instalada o desmotada. Este puede ser el caso de los reportes 161348, 166039 y 150296.

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Reportes de tendidos que fueron realizados hace más de 3 meses y de más tiempo; estos tendidos pueden presentar modificaciones debido a fallas por cortes y afectaciones en la vía, esto hace mucho más tediosa la verificación, ya que un tramo que está relacionado en un reporte con cierta cantidad de fibra, puede no tener la misma longitud o presentar una interrupción. Es importante y lo por tanto se tiene en cuenta las afectaciones en la zona revisar. Sin embargo, también es vital ser estricto con los movimientos de fibra, tanto de instalación como de retiro. Caso como cuando la fibra se deteriora completamente y se rompe por partes pequeñas, deben ser registrados en fotos y en lo posible relacionar en un informe de actividades con cantidades correctamente estimadas. Las revisiones deben hacerse en el periodo más corto posible, podría decirse en un tiempo menor a 3 meses.

RECOMENDACIONES: 

Se recomienda al área de planta externa diligenciar correctamente el formato de reporte de actividades: Los datos sobre la fibra utilizada deben ser correctos y acorde con la fibra instalada, las chaquetas y las abscisas deben corresponder con los datos reales. No se debería suponer los datos que se colocan en el reporte. El reporte debe estar soportado con fotos de la chaqueta y de las abscisas.

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Las direcciones descritas en los reporte de materiales no son claras ni precisas. Se recomienda al área de planta externa diligenciar el formato con las direcciones completas de los puntos de inicio y final de cada tendido, además de esto, en el campo de Ubicación, colocar las coordenadas geográficas obtenidas por un GPS para cada extremo del tendido.

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Se recomienda la área de Planta Externa que cada reporte especifique un tramo sin cortes o empalmes intermedios; es decir, si en la tecnificación se requieren varios tramos, se recomienda que cada tramo sea reportado en un informe de actividades para cada uno, esto con el evitar confusiones al momento de verificar abscisas. No debería haber varios tramos reportados en un solo informe de actividades como si fuera un solo tendido lineal.

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Se recomienda al área de planta externa ubicar la fibra que fue relacionada en los reportes 157980 y 138497, los cuales no pudieron ser evidenciados en campo en las ubicaciones relacionadas en el informe actividades.

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Se recomienda al área de almacén realizar un mayor control y verificación de los informes de actividades realizados por el personal de planta externa. Se recomienda que los reportes sean soportados con fotos de las abscisas y chaquetas instaladas o retiradas.

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Se recomienda al área de diseño actualizar los planos de la Zona de BOSCONIA, ya que el nodo ya fue reubicado y los planos que tiene el personal de planta externa no tienen esta información actualizada. Los planos son de gran ayuda para interpretar de mejor manera los tecnificaciones realizadas.

2. SEGUIMIENTO PROYECCIÓN DE FIBRA

PROYECTO RUTA DEL SOL BOSCONIA -se tiene para el mes de Mayo se instalaran 5000 metros de fibra, esto no ha sido realizado debido a que trabajos en la vía que aún están atrasados.

Tabla 3. Proyección de Fibra primer cuatrimestre 2016.

3. REVISIÓN DE INVENTARIOS No se pudo realizar la verificación de las cantidades Inventario físico vs Inventario en sistema, debido a que no pudo descargar la dicha información del sistema por problemas con el de ingreso. Sin embargo teniendo en cuenta el conteo de fibra realizado se puede realizar las siguientes observaciones (Tabla 2):  

Se tiene un total de 10172m fibra almacenados en la bodega de BOSCONIA. De los cuales solo se tiene 1 CARRETE y el resto son chipas. Gran parte de la fibra son chipas menores a 300 metros de longitud, inventario debe evaluar si esta es apta para dar de baja, ya muchas chipas están en mal estado.

RECOMENDACIONES 

Se recomienda al área de inventario programar viaje a la zona de BOSCONIA para evaluar las cantidades y los estados de la fibra, para determinar que puede ser utilizada y que puede ser dado de baja.

PRESENTACION CHIPA CHIPA CHIPA CHIPA CHIPA CHIPA CHIPA CHIPA CHIPA CHIPA CHIPA CHIPA CHIPA CHIPA CHIPA CHIPA CHIPA CHIPA CHIPA CHIPA CHIPA CHIPA CHIPA CHIPA CHIPA CHIPA CHIPA CHIPA CHIPA CHIPA CHIPA CHIPA CHIPA CARRETE

N HILOS 24 24 24 24 24 24 24 24 24 24 24 24 24 24 24 24 24 24 24 24 24 24 24 24 24 24 24 24 24 24 24 24 24 24

ABS INICIAL ABS FINAL TOTAL MTS SPAN 251 1951 1700 200 209 4236 4027 200 199 1684 1485 200 102 2065 1963 200 142 14625 14483 200 115 1391 1276 200 155 20692 20537 200 201 11471 11270 200 98 2192 2094 100 188 2419 2231 200 82 1962 1880 200 657 32650 31993 200 234 3431 3197 200 167 4835 4668 200 75 30441 30366 200 215 250 35 200 134 2342 2208 200 232 1257 1025 200 110 29535 29425 200 70 4846 4776 100 67 11650 11583 200 395 6903 6508 200 36 3044 3008 200 520 1025 505 100 115 NV 100 NV 42 7059 7017 200 149 7474 7325 200 47 5009 4962 200 22 565 543 200 47 4017 3970 200 20 NV 200 NV 20 NV 200 NV 30 NV 200 NV 5026 5028 2 200

SERIE CHAQUETA OFS optical cable AT 3BE 17D6-024CLGA 02-08 24 F Primian Drak CFO- SM-AS 200G 24FO NR 2014 OFS optical cable AT 3BE 17D6-024CLGA 02-08 24 F OFS optical cable AT 3BE 17D6-024CLGA 03-08 24 F s06-O08428 OFS optical cable AT 3BE 17D6-024CLGA 02-08 24 F S06 OFS optical cable AT 3BE 17D6-024CLGA 02-08 24 F S06-008930 OFS optical cable AT 3BE 17D6-024CLGA 02-08 24 F S06-0089929 OFS optical cable AT 3BE 17D6-024CLGA 02-08 24 F S05-008929 Primian CFOa FM AS 100 G CFOA EM 24F MEDIA COMMERCE OSF Optical cable AT- 3BE 17D6-24CLGA 02-08 24F SO7 - 008761 Primian Optical 24F SM 01 -15 81009230 OFS optical cable AT 3BE 17D6-024CLGA 03-08 24 F S05-008939 Prismina CFOA ASM GAS 200 DG 1 24FO MR 2012 Prismian CFOA SM AS 200 G 24FO 2011 Media Commerce OFS optical cable AT 3BE 17D6-024CLGA 03+G45-08 24 F S07-008781 Optical AT-23B 17 6-024CLGA 02-08-24F S07- 008761 Primian Drak cFOA SM- AS -200 G 24FO NB2013 OFS Optical cable AT- 3BE17D6 024 CLGA 04-08 S05 009088 OFS Optical cable AT-3B17D6 024 CLGA 02-08- 24F S05- 008929 Primian CFOa FM AS 100 G CFOA EM 24F NR 2010MEDIA COMMERCE Optical AT 3BE 17D6 -024-CLGA-03-08 24F s05-04929 OFS Optical cable AT-3B17D6 024 CLGA 04-08- 24F S05- 009088 Prismian optical Cable SM AS 200G 24FO 2011 Media commerce Samsung 2009 AT SS spam 100 M ITU -TG.652G 24 Fibra usos exterior Optical cable aT 3BE 17D 024 CLGA 02-08 24F s05-008901 OFS optical AT-23BD 17D 024 CLGA 04-08 24F s05-009088 OFS optical AT-23BD 17D6 024 CLGA 04-08 24F s05-009082 aS 200G 24 2011 Media commerce OFS optical AT-23BD 17D 024 CLGA 03-08 24F s06-008428 Primian CFOA SM AS 200 G 2450 2011 MC No visible OFS optical AT-23BD 17D 024 CLGA 02-08 24F s05-008929 No visible Primian optical 24F SM 01 -15 81009233

Tabla 2. Conteo de Fibra BOSCONIA.

Valledupar, 03 de Junio de 2016

JORGE LUIS RUEDA MARIN

JULIETA TORO GOMEZ

COORDINADOR CONTROL INTERNO

JEFE DEL ÁRE DE CONTROL INTERNO