istracion De Materiales 3k1f65

ANEXO Examen de Modulo: ISTRACIÓN DE MATERIALES 1. Explicar que se entiende por istración de materiales y que actividades fundamentales cubre. RPTA. La istración de materiales, se puede definir básicamente como la provisión de material de material, en término de calidad y cantidad, en el tiempo y lugar requerido, al mínimo posible de costo. Cubre las siguientes actividades: a) Planificación de materiales de acuerdo con las provisiones respecto a las necesidades de la organización y el plan respectivo de operaciones, calculadas para cubrir un periodo considerado de tiempo por anticipado. Esta planificación tiene el propósito de lograr la producción de las cantidades necesarias de productos o servicios terminados en el momento en que se les necesita. b) Aplicación de normas y especificaciones uniforme en las operaciones de compra, almacenamiento y suministro. c) Obtención o compra. d) Inspección de recibo y entrega, incluyendo muestreos que garanticen el cumplimiento de las especificaciones de adquisición o compra. e) Almacenamiento y distribución de materias primas y rios con el uso de inventarios y f)

registros de los mismos. Almacenamiento y distribución de artículos no productivos, o sea, materiales y rios necesarios para llevar a cabo las operaciones, pero no entran en la elaboración del

producto. g) Mantenimiento de registros de almacén. h) Recuperación, mantenimiento, conservación, transferencia e intercambio, tanto de materiales como de equipos, a efectos de asegurar el uso integral y económico de los i)

mismos. Simplificación, uniformidad y sustitución de materiales, lo cual incluye reducción al mínimo de las variedades, tipos y estilos de las mercancías usadas por la empresa, adopción de

j)

normas de calidad y descripción de las mismas en forma escrita. Establecimiento de medidas de seguridad en la conservación, manejo, distribución y

consumo de materiales con el objeto de evitar accidentes, desastres, deterioros y pérdidas. k) Contabilidad y control tendientes a evitar gastos excesivos, obtener ahorro en las operaciones y comprobar existencias e inventarios.

2. Definir en forma breve y sencilla cada uno de los principales de la istración de materiales. RPTA. Los principios son: a) CONTROL.- El control de materiales es un preliminar esencial a toda actividad istrativa uy tiende a disminuir el intervalo entre el recibo de la materia prima y la obtención del producto i servicio terminado. b) CENTRALIZACIÓN.- Un axioma es en la istración de materiales es que la función debiera estar bajo una sola dirección, en todos aquellos casos que se pueda centralizarse sin que tal cosa signifique un sacrificio sustancial de la eficiencia, debido a que se restrinja la iniciativa de la dependencias. Son muy grandes las ventajas de una responsabilidad única, entre las cuales e pueden mencionar el mantenimiento de una política consistente de abasto y al mayor poder adquisitivo posible, como medio de ejercer influencia en estas actividades. Cuando los materiales están centralizados todas las actividades en relación con los mismos están en un solo lugar y bajo una misma supervisión. c) SIMPLIFICACION.- el jefe de una organización central de materiales esta siempre tentado a basar la evaluación de su eficiencia en el volumen monetario de compras, almacenamiento y disposición del excedente, etc., que pasa por su oficina: cuanto mayor es la cantidad de dinero empleado en las operaciones más eficiente e importante considera su función. d) UNIFORMIDAD.- Elemento esencial de un sistema de istración de materiales es un programa de “estandarización” o uniformidad de materiales. Dicho programa incluye trabajos de reducción de variedades, tamaños y tipos de los artículos usados aun número mínimo, sin perjuicio de una operación eficiente, la adopción de tal mínimo como norma y la descripción de la misma mediante especificaciones escritas o por otros medios que permitan a la oficina de materiales asegurar la máxima eficiencia posible. e) PLANIFICACION.- La forma más efectiva de istrar los materiales es basar los procedimientos en planes que contengan previsiones de consumo por clases y cantidades de productos, tomando en cuenta toda actividad que requiera materiales y cualquier otro dato pertinente. Es conveniente establecer programas de precisión y suministro con la debida anticipación y modificarlos de tiempo en tiempo, de acuerdo con altas o bajas en el consumo de los productos. El principal objetivo debe ser simplificar el control de materiales para abastecer a las distintas dependencias de modo que puedan trabajar y cumplir a tiempo con las tareas que tienen encomendadas y para acumular existencias de acuerdo con el trabajo de dichas dependencias. Con una buena planificación las órdenes se cumplen más rápidamente y simplifican las operaciones sin serios peligros de escases de cualquier f)

material y sin necesidad de ternera inventarios excesivamente elevados. El jefe responsable de cualquier istración que proyecte establecer un sistema d istración de materiales, debiera hacerse esta pregunta inicial: “¿Qué economías

pueden hacerse?”. La respuesta depende de la sinceridad y destreza con que funciona el sistema de istración de materiales depende también de los principios fundamentales que están estudiando. Si se cuenta con un personal calificado y dispuesto a cooperar con las dependencias consumidoras, un grupo sencillo de procedimientos sin fraseología inútil ni burocracia innecesarias, independencias intromisión política y cooperación de las dependencias consumidoras, un sistema centralizados de istración debe reducir el costo de las funciones en un monto considerable, aun teniendo que, en muchos casos, en la oficina tendrá que aceptar precios más altos por los materiales y equipos, si con ello aumenta la calidad. g) ESPECIALIZACION.-El personal técnico para la istración de materiales debe elegirse a base de adiestramiento y experiencia no favoritismo o filiación política. Aquellas istraciones que no tiene un servicio civil o de “Carrera” para la elección y retención de empleados, debieran contar, sin embargo, con un sistema de “Méritos” en el aspecto de materiales. h) REGISTROS.- Todo sistema de istración de materiales debiera estar adaptado a las necesidades de las empresas, en particular, y los formularios que se diseñen y sus deberán se satisfactorios, en la medida que den los datos requeridos y conserven los registros necesarios de una manera simple, concisa, fácil de manejar, siempre listos para usarse, i)

efectivos y a bajo costo. INFORMACION.-El concepto moderno de istración de materiales demanda la existencia de medios para medir la eficiencia a satisfacción a nombre de la gerencia de la

3.

empresa. ¿Por qué es importante la función de compra? RPTA. Es importante porque: a) Es una función primordial. No pueden llevarse a cabo operaciones eficientes a menos que los materiales que se utilicen para llevarlas a cabo sean comprados a un costo mínimo conmensurable con los niveles generales de precio. b) Las operaciones eficientes de cualquier empresa dependen de una recuperación apropiada de la inversión. El departamento de compras debe hacer sus compras de tal forma, que asegure el abasto de los materiales apropiados cuando se necesiten, en su suficientes cantidades para mantener el ritmo de trabajo y cumplimento delas obligaciones a tiempo, sin incrementar la inversión más allá de lo que requieren las necesidades corrientes y el manteamiento de un factor razonable de seguridad. c) Atreves de un o con el mercado en general, el departamento de compras está en posición de aconsejar a su organización respecto a lo siguiente: 1.-Nuevos materiales que se pueden usar con ventaja en sustitución de los materiales en uso; 2.- nuevas líneas posibles de productos que se pueden agregar; 3.-cambios en las tendencias, ya se de

precios u otros factores que pueden afectar los costos las compañías; 4.- fomento de buenas relaciones en el mundo de los negocios con los cuales se tiene o. 4. ¿Qué es necesario para obtener la calidad apropiada de un artículo? RPTA. Es necesario: a) Disponer una especificación adecuada que sirva de guía. b) Hacer los pedidos a vendedores de confianza. c) Confrontar el material comprado con las especificaciones. Una descripción bien definida reduce los costos. 5. Señalar los aspectos fundamentales de cotización de precios RPTA. Para solicitar cotizaciones de artículos que se compran con frecuencia, el departamento de compras debe contar siempre con una lista de postores. Esta lista debe incluir al os fabricantes distribuidores o vendedores que han solicitado que sus nombres sean incluidos en la misma. La lista de postores debe limitarse en lo posible a licitadores responsables. El departamento de compras debe estar autorizado para exigir prueba de responsabilidad cualquier posible postor que no ofrezcan garantías. Tal prueba abarcar informes sobre sus recursos financieros instalaciones de manufactura o distribución, técnica o experiencia en el surtido de artículos en que se desea una propuesta y sus antecedentes en cuanto a cumplimientos de contratos con otros clientes oficiales o particulares. Siempre que se a posible, debe precisarse su responsabilidad por tales medios antes d añadir su nombre en la lista para evitar el retraso en la adjudicación de un contrato o pedido, si tal comprobación tiene que hacerse después de recibirse su postura. El departamento de compras debe estar provisto de autoridad para suprimir la lista de postores y para privar del derecho a hacer propuesta durante un periodo razonable de tiempo, a cualquier postor que no haya cumplido un contrato o haya intentado voluntariamente defraudar con entregas incompletas o de defectuosas o mediante otras prácticas ilegales o dudosas. 6. ¿Qué cubre la función de almacenamiento? RPTA. La función de almacenamiento cubre, entre otras, las actividades de recepción, para su salvaguardia y protección de todos los materiales, rios, materia semielaborada y equipo, y su distribución a todos los departamentos; mantenimiento del os registros necesarios de almacén y de control de los materiales que serán utilizados en las distintas dependencias; retener en cantidades importantes aquellos materiales comprado a precios favorables para consumo futuro; hacerse cargo de materia prima en proceso que se almacena con el propósito de envejecimiento o maduración y conservar el almacén ordenado y limpio, teniendo un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar. 7. ¿Cómo se efectúa el planeamiento en un almacén? RPTA. Son los siguientes:

a) Objetivos. – los materiales guardados en el almacén deben estar inmediatamente disponibles cuando se les necesite, así como la disposición del almacén debe facilitar el control de los materiales. La planificación debiera ser lo más flexible posible, es decir, debiera establecerse en forma tal, que permita cambios y ampliaciones con un mínimo adicional de inversión y , por último, la proporción de áreas ocupadas por pasillo con referencia a las áreas de almacenamiento debiera ser tan baja como las consideraciones arriba mencionadas lo permita b) Dimensiones de las áreas y de la estantería.- el tamaño y relaciones de las distintas áreas de un almacén afecta la proporción de las áreas para pasillo con referencia a las áreas para almacenamiento y la flexibilidad de su distribución. Como regla general las superficies de almacenamiento deberían ser múltiplos de las dimensiones de las unidades que se almacenan. c) Pasillo.- El pasillo principal debiera correr a lo largo del área, preferentemente del frente hacia la parte de atrás del almacén, el punto de recibo en un extremo y el de salida en el otro, a menos que la localización de estos puntos indique otro arreglo más conveniente. El pasillo debiera tener un ancho adecuado con el objeto de evitar congestionamiento de tráfico. Los grandes almacenes requieren subpasillos, paralelos al pasillo principal, a intervalos regulares. d) Mostrador, Mezas y archivos de distribución.- El escritorio del jefe de almacén y sus archivos deben estar situados cerca del mostrador de distribución o de la ventanilla de entrega y no en una oficina a parte del almacén. Un factor importante en todo trabajo de almacenamiento es proteger los almacenes contra incendios, oxidación, corrosión, deterioro, evaporación, polvo, robo, intemperie, calor, frio y humedad. Cada clase de material requiere un determinado tipo de cuidado. e) Manejo de materiales.- Pocas empresas se han preocupado por estudiar la importancia de la cantidad de materiales que se manejen diariamente para lograr que se lleve a cabo las operaciones. Los artículos deben ser transportados de y hacia cada planta y cada operación, o de departamento a departamento, durante el curso de las operaciones. Cuando se hace un análisis de peso total involucrado en estas operaciones y del equipo que debe usarse para el transporte de materiales, se da uno cuenta de la importancia que reviste introducir mejoras en los procedimientos de manejo de materiales.

8. Determinar los deberes de un departamento de manejo de materiales o abastecimiento. RPTA. El manejo de materiales y rios en el almacén presenta problemas que afectan la eficiencia y economía delas operaciones de almacenamiento y los servicios que prestan a los distintos departamento de la empresa. Entre dicho problema pueden mencionarse la clase del equipo para el manejo de materiales utilizados para mover, almacenar y desalmacenar los

materiales respectivos; grado en que se usen ascensores y vehículos para mover materiales dentro y fuera de los almacenes; aplicabilidad de sistemas mecanizados; capacidad del equipo de manejo; unidades por ahora de las varias clases de artículo que pueden movilizarse a través de las rutas y ala s distancias necesarias; facilidades de carga y descarga; problemas de tráfico en relación con el movimiento de vehículos o camiones, etc. 9. Practica háganos conocer cómo se efectúa la istración de materiales en la empresa o institución donde usted presta servicios. RPTA. Primero tenemos las órdenes de suministro, donde los ingenieros y el jefe de almacén hacen sus requerimientos, al Área de Logística donde se hace las revisiones de los pedidos, para luego pasar a buscar las cotizaciones para la compra las cuales se presenta al residente o gerente de la empresa donde dará su visto bueno y aprobara una cotización para hacer efectiva la compra. Se hace efectiva la orden compra la cual se escanea o se entrega una copia si está cerca a la empresa que nos venderá los materiales en la cual especificamos el tiempo en que necesitamos los materiales, obviamente esto está en la cotización. Pueden ser a 15 días la entrega a una semana si es de suma urgencia, El cual al llegar pasara al almacén en la cual el jefe de almacén revisara la orden de compra es decir que haya llegado todo lo que está en la orden de compra. Ahora para hacer los pedidos a almacén de los materiales llegados se hacen mediante un vale de salida donde se especifica la cantidad que requieren a donde se llevara el material, donde el que hace el pedido firmara, ya sea el capataz de la cuadrilla u otro, siempre los vales deberá estar firmado y sellado por su Ingeniero de campo.