Makalah Prosedur Pengandaan Perlengkapan Kantor 5w6q1c

MAKALAH PROSEDUR PENGADAAN PERALATAN KANTOR

Disusun Oleh Kelompok 3 Yulianti Siska Fitriah Muhammad Ikhsan Muhammad Yayan Royadi Kelas : X AP 4 GURU MAPEL : SAHRUDIN

SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN (SMK) AL-GINA Jl. Raya KH. Sa’adullah Km. 5 Desa Pakualam Kec. Pakuhaji – Tangerang Banten 15570 Telp. (021) 9517 3045 / (021) 9521 9392

KATA PENGANTAR

Dengan menyebut nama Allah SWT yang Maha Pengasih lagi Maha Panyayang, Kami panjatkan puja dan puji syukur atas kehadirat-Nya, yang telah melimpahkan rahmat, hidayah, dan inayah-Nya kepada kami, sehingga kami dapat menyelesaikan makalah Prosedur Pengadaan Peralatan Kantor . Makalah ini telah kami susun dengan maksimal dan mendapatkan bantuan dari berbagai pihak sehingga dapat memperlancar pembuatan makalah ini. Untuk itu kami menyampaikan banyak terima kasih kepada semua pihak yang telah berkontribusi dalam pembuatan makalah ini Terlepas dari semua itu, Kami menyadari sepenuhnya bahwa masih ada kekurangan baik dari segi susunan kalimat maupun tata bahasanya. Oleh karena itu dengan tangan terbuka kami menerima segala saran dan kritik dari pembaca agar kami dapat memperbaiki makalah ilmiah ini. Akhir kata kami berharap semoga makalah Prosedur Pengadaan Peralatan Kantor. ini dapat memberikan manfaat Bagi Siswa-Siswi SMK AL-GINA Pakuhaji maupun inpirasi terhadap pembaca.

Pakuhaji, November 2017

Penyusun

DAFTAR ISI Kata pengantar ....................................................................................................................

i

Daftar isi..............................................................................................................................

ii

BAB I PENDAHULUAN a. Latar belakang .........................................................................................................

1

b. Rumusan masalah ...................................................................................................

1

c. Tujuan .....................................................................................................................

1

d. Manfaat ...................................................................................................................

1

BAB II PEMBAHASAN a. Pengertian pengadaan perlengkapan kantor ..........................................................

2

b. Langkah-langkah pengadaan peralatan kantor ......................................................

2

c. Pengandaan barang habis pakai dan tidak habis pakai ..........................................

3

d. Prosedur pengadaan alat tulis menulis dan perlengkapan kantor sesuai rencana kebutuhan .................................................................................................

5

e. Hal-hal yang harus diperhatikan dalam pengadaan barang ...................................

6

f. Dafta alat ketatusahaan ..........................................................................................

6

g. Jenis-jenis perlengkapan kantor .............................................................................

7

1. Mesin tik ...........................................................................................................

7

2. Faksimili ...........................................................................................................

8

3. Mesin stensil .....................................................................................................

10

4. Scanner ..............................................................................................................

11

5. Mesin penghancur dokumen .............................................................................

13

6. Mesin absensi ....................................................................................................

13

7. Printer................................................................................................................

14

8. Computer...........................................................................................................

15

9. Over head projector...........................................................................................

16

10. Mesin fotocopy .................................................................................................

17

BAB III PENUTUP A. Kesimpulan ............................................................................................................. DAFTAR PUSTAKA

18

BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Pekerjaan kantor meliputi mencatat, mengirim, menggandakan, dan mengolah serta menyimpan data, warkat, dokumen, ataupun hasil pekerjaan kantor lainnya. Dalam hal ini pegawai atau pekerja kantor haruslah mengerjakan semua tugas-tugasnya, tetapi tuntutan target harus dikerjakan dengan cepat dan baik. Karenanya perlu ada perlengkapan maupun peralatan kantor yang dapat membantu mempercepat kerja mereka. Perlengkapan

kantor sangat beragam jenisnya bergantung pada fungsi tiap-tiap

perlengkapan yang ada. Perlengkapan kantor mempunyai peranan yang penting dalam setiap kantor karena membantu pegawai dalam mengerjakan pekerjaan kantor. Dengan demikian produktivitas kerja mereka senantiasa meningkat. Itulah maksudnya bahwa perlengkapan kantor sangat penting diperlukan oleh setiap kantor. Namun tidak semua orang mengenal benda – benda apa saja yang ada di kantor beserta fungsinya, maka dari itu penulis bermaksud menjelaskan tentang peralatan kantor dengan harapan pembaca bisa mengerti dengan baik dalam pemanfaatan perlengkapan kantor.

1.2 Rumusan Masalah 1.

Apakah yang dimaksud dengan pengadaan perlengkapan kantor?

2.

Apa saja jenis-jenis pengadaan perlengkapan kantor?

3.

Apa saja langkah-langkah pengadan perlengkapan kantor?

4.

Apa yang dimaksud hal-hal dalam pengandan barang ?

1.3 Tujuan 1.

Untuk mengetahui pengertian prosedur perlengkapan kantor

2.

Mengidentifikasi jenis-jenis pengandaan perlengkapan kantor

3.

Untuk mengetahui pengertian dan tujuan dari inventarisasi peralatan kantor.

1.4 Manfaat 1.

Mengetahui pengertian presedur pengadaan perlengkapan kantor

2.

Mengetahuijenis-jenis pengandaan perlengkapan kantor

3.

Mengetahui keunggulan dan kerugian akibat penggunaan perlengkapan kantor

4.

Mengetahui pengertian dan tujuan dari inventarisasi peralatan kantor.

BAB II PEMBAHASAN

A. Pengertian Pengadaan Perlengkapan Kantor Pengadaan adalah setiap kegiatan yang bertujuan untuk menyediakan kebutuhan perlengkapan kantor untuk menunjang pelaksanaan pekerjaan kantor. Pengadaan dilaksanakan dengan berbagai cara sesuai dengan kebijaksanaan perusahaan dan kebutuhan masing-masing perusahaan. Faktor yang menyebabkan adanya perbedaan cara pengadaan adalah adanya perbedaan

kebutuhan

dan

perbedaan

pekerjaan

Dalam pelaksanaanya kegiatan pengadaan harus memperhatikan hal-hal sebagai berikut: a) Mengikuti prosedur pengelolaan perbekalan. b) Mentukan jenis, kualitas dan kuantitas perlengkapan yang diperlukan. c) Menyediakan dan menggunakan perlengkapan kantor dalam kegiatan operasional. d) Menyediakan perbekalan sesuai dengan anggaran yang berlaku. e) Menyimpan dan memelihara perlengkapan. f) Mengumpulkan dan mengolah data perbekalan kantor. g) Menghapuskan perlengkapan yang sudah tidak dapat digunakan sesuai prosedur.

B. Langkah-langkah pengadaan peralatan kantor

kantor.

Pengadaan peralatan kantor berbeda setiap instansi, perbedaan ini disebabkan beberapa hal, antara lain, budaya kantor, kebutuhan akan peralatan, tingkat kompetensi pegawai, juga perbedaan jenis usaha. Namun pada umumnya pengadaan kantor dapat dilakukan dengan cara berikut ini: a. Pengajuan surat permohonan ke gudang b. Pemeriksaan stock barang digudang oleh petugas. c. Jika ada barang diberikan dengan dengan bon pengelluaran. d. Jika tidak ada petugas memberikan nomor pada surat permohonan dari buku induk. e. Surat diserahkan bendahara, bendahara mengecek antara permohonan dan ketersedian biaya. f. Bendahara meminta persertujuan pimpinan. g. Bagian logistik melakukan pembalian dengan persetujuan pimpinan. h. Barang diperiksa menganai kualitas, kuantitas. i. Barang diserah terimakan dengan menggunakan buku sertah terima barang. j. Dilakukan kegiatan pencatatan, disimpan di gudang untuk didistribusikan.

C. Pengadaan barang habis pakai dan tidak habis pakai Barang habis pakai adalah barang yang dapat dipergunakan dalam jangka waktu lama, contoh barang seperti ini dalam perkantoran adalah, komputer, telepon dan peralatan atau mesin lainnya. Sedangkan barang habis pakai adalah peralatan yang sebentar masa pakainya semisal, alat tulis kantor, aneka kertas, lem dan lain sebagainya.

Berikut ini prosedur pengadaan barang tidak habis pakai 

Menyusun analisis dan menganalisis keperluan perlengkapan sesuai dengan rencana kegiatan serta dengan memperhatikan barang yang masih layak pakai.



Melakukan perkiraan biaya yang diperlukan sesuai dengan standar yang telah ditetapkan.



Menetapkan skala prioritas menurut dana, urgensi kebutuhan dan menyusun rencana pengadaan tahunan.

Sedangkan barang habis pakai direncanakan dengan urutan sebagai berikut. 

Menyusun daftar perlengkapan yang disesuaikan dengan kebutuhan dari rencana kegiatan.



Menyusun perkiraan biaya yang diperlukan untuk pengadaan barang tersebut tiap bulan.



Menyusun rencana pengadaan barang tersebut menjadi rencana triwulan dan kemudian menjadi rencana tahunan.

Selain perencanaan pengadaan peralatan kantor diatas, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam pengadaan peralatan kantor, yakni sebagai berikut:

a. Penyimpanan Penyimpanan perlu diperhatikan karena dengan penyimpanan yang baik maka efisiensi dan efektifitas kerja dapat ditingkatkan. Dalam kegiatan penyimpanan harus memperhatikan: a. Persediaan alat-alat pemelihara yang diperlukan. b. Memenuhi syarat penyimpanan barang. c. Memperhatikan sifat barang yang disimpan. d. Memperhatikan jangka waktu penyimpanan. e. Memperhatikan tenaga yang diperlukan dan biaya yang harus dikeluarkan.

b. Pemeliharaan Pemeliharaan merupakan kegiatan terus menerus agar barang tetap dalam kondisi baik setiap waktu akan digunakan. Pemilharaan harus dilakukan sesuai jadwal yang telah dilaksanakan.

c. strasi perlengkapan istrasi perlengkapan dimulai dengan pencatatan secara teratur tiap-tiap barang. Kegiatan pencatatan ini bertujuan untuk mendata barang perlengkapan yang dimiliki oleh suatu kantor. Selain pencaatatan atauu pendataan kegiatan istrasi perlengkapan laian adalah kegiatan penghapusan atau penyusutan.

Dengan memperhatikan ketiga hal diatas dapat membuat peralatan kantor yang dibeli menjadi lebih tahan lama karena penyimpanan yang benar, umur masa pakai barang juga semakin panjang karena pemeliharaan barang lebih terjaga, juga seluruh barang juga tercatat dengan baik karena istrasi perlengkapan dilakukan dengan baik.

Berdasarkan prosedur pengadaan peralan kantor diatas seharusnya pegawai istrasi kantor sudah dapat membeli kebutuhan peralatan untuk kantor. Namun jika masih bingung ingin memilih peralatan seperti apa yang akan dibeli silahkan baca Cara Memilih Mesin-Mesin dan Peralatan Kantor

D. PROSEDUR PENGADAAN ALAT TULIS-MENULIS DAN PERLENGKAPAN KANTOR SESUAI RENCANA KEBUTUHAN 1

. Pengadaan barang bergerak Ada 2 jenis dalam hal ini, yaitu barang habis pakai dan barang tidak habis pakai.

a.

Barang habis pakai

-

Menyusun daftar perlengkapan yang sesuai dengan kebutuhan

-

Menyusun perkiraan biaya

-

Menyusun rencana pengadaan menjadi triwulan kemudian menjadi rencana tahunan

b. Barang tidak habis pakai -

Menyusun analisis dan menganalisis keperluan perlengkapan serta perhatikan perlengkapan yang masih ada dan masih bisa dipakai

-

Memperkirakan biaya dengan memperhatikan standar yang telah ditentukan

-

Menetapkan skala prioritas menurut dana yang tersedia, urgensi kebutuhan dan menyusun rencana tahunan

2

. Pengadaan barang tidak bergerak

a.

Tanah

-

Menyusun rencana pengadaan tanah yang lokasi dan luasnya sesuai dengan kebutuhan

-

Mengadakan survey untuk menentukan lokasi tanah yang baik dan sesuai serta memperhatikan perencanaan tata letak kota

-

Mengadakan survey terhadap adanya sarana jalan, listrik, telepon, air, dan alat angkut

-

Mengadakan survey harga

-

Mengajukan rencana anggaran kepada satuan organisasi

b. Bangunan -

Mengadakan survey tentang keperluan bangunan yang akan direncanakan

-

Mengadakan perhitungan luas bangunan yang sesuai dengan kebtuhan

-

Menyusun rencana anggaran biaya yang disesuaikan dengan harga standar yang berlaku

-

Menyusun tahapan rencana anggaran biaya yang sesuai dengan rencana tahap pelaksanaan secara teknis, serta memperkirakan anggaran yang disediakan tiap tahun dengan memperhatikan skala prioritas yang telah ditetapkan

PENTING : Pengadaan tanah dapat dilakukan dengan cara membeli, menerima hibah, menerima hak pakai, dan menukar. Sedangkan pengadaan bangunan dapat berupa membangun baru, membeli bangunan, menyewa, menerima hibah, menukar bangunan.

E. HAL YANG HARUS DIPERHATIKAN DALAM PENGADAAN BARANG 1

. Penyimpanan Penyimpanan harus dilakukan sebaik-baiknya agar tercapai efisiensi dan efektivitas dalam penggunaan. Oleh karenanya harus dipilih seorang petugas yang dapat bertanggungjawab. Dalam pelaksanaannya, penyimpanan perlu memperhatikan hal-hal :

-

Persediaan alat pemeliharaan

-

Memenuhi syarat penyimpanan barang

-

Memperhatikan sifat barang

-

Jangka waktu penyimpanan

-

Tenaga dan biaya

2

. Pemeliharaan Merupakan kegiatan yang sifatnya terus menerus, agar barang tetap dalam keadaan baik atau siap pakai. Dapat dilakukan setiap hari atau secara berkala, yang penting harus rutin dilakukan. Perlu diadakan inventarisasi perlengkapan, yaitu semua kegiatan dan usaha untuk memperoleh data yang diperlukan mengenai barang-barang perlengkapan yang dimiliki.

3

. istrasi perlengkapan Kegiatan terakhirnya adalah penghapusan, yaitu kegiatan menghapus barang milik organisasi dari daftar inventaris sesuai dengan peraturan yang telah ditetapkan. Dengan adanya penghapusan, maka di dapat :

-

Pembebasan barang dari tanggungjawab organisasi

-

Dapat meringankan kerja inventaris

-

Membatasi kerugian yang lebih besar yang biasanya disebabkan oleh penggunaan biaya perbaikan atau pemeliharaan.

F. DAFTAR ALAT KETATAUSAHAAN 1. Ruang kerja pimpinan Baki surat

Stempel

Buku agenda

Kartu nama

Buku alamat penting

Komputer

Buku catatan harian

Printer

Buku telepon

Papan Planel

Ensiklopedia

Pensil/Ballpoin

2. Ruang kerja sekrtaris -

Meja dengan laci yang dapat dikunci

-

Meja mesin tik atau computer

-

Kursi yang dapat diputar

-

Lemari arsip

-

Meja dan kursi tamu

3. Perlengkapan dan alat-alat penting bagi sekretaris -

Tanggalan meja, yang merupakan daftar janji dan buku harian

-

Buku telepon

-

Buku daftar alamat penting

-

Kotak surat masuk dan keluar

-

Tiga map warna yang diberi tanda : segera, masih harus diselesaikan dan untuk diedarkan

-

Kotak kartu nama

-

Kotak tindak lanjut

-

Catatan atau buku sumber informasi

-

Pesawat telepon

E. JENIS JENIS PELENGKAPAN KANTOR 1)

Mesin Ketik

Mesin ketik yaitu mesin tulis biasa yang dijumpai sehari-hari pada tiap kantor yang dapat dipergunakan untuk: a) Mengetik berbagai macam surat b) Mengetik naskah atau teks c) Mengetik tabel / daftar dan sheet stensil d) Mengetik pekerjaan-pekerjaan kecil seperti kuitansi, faktur, weselpos, kartupos dll. Adapun sistem kerja mesin ketik ada yang bersifat mekanik/ manual tanpa bantuan listrik, ada pula mesin ketik manual yang elektrik dengan menggunakan bantuan listrik.

Mesin Ketik Manual

Mesin Tik Elektronik 2. )

Faksimili

Faksimili atau biasa dikenal dengan faks adalah teknologi telekomunikasi yang digunakan untuk menyalin dan mengirimkan dokumen yang serupa dengan aslinya, menggunakan jaringan telepon ke mesin fax penerima yang kemudian bisa dicetak dikertas. Kata faksimile berasal dari bahasa latin yaitu ‘fac simile’ (make similar), yang artinya membuat salinan yang sama dengan aslinya. Di berbagai tempat, mesin faks juga dikenal sebagai telecopier. Faksimili memiliki fungsi untuk pengiriman dan penerimaan data-data yang kita butuhkan yang dikirim dengan menggunakan mesin faksimili. Mesin ini dapat juga digunakan sebagai alat untuk komunikasi dan juga dapat digunakan sebagai sarana untuk mengcopy dukumen atau kertas yang kita inginkan. Bagi orang yang baru pertama kali menggunakan mesin fax/facsimile/faximili memang sangat membingungkan cara menggunakan mesin fax. Berikut ini akan dijelaskan cara menggunakan mesin fax.

a)

Menghidupkan/turn on mesin fax

o Mesin fax yang ada di Indonesia semua menggunakan power konsumsi 220 V ac 50-60Hz sesuai dengan tegangan PLN. Masukan steker pada stop kontak listrik yang tersedia. Mesin fax akan hidup dan lihat pesan di layar display yang akan di front . o Pesan yang ada dilayar display OPEN COVER/OUT OF PAPER, buka cover dan masukan kertas sesuai dengan petunjuk yang ada di tempat meletakan kertas. o PRESS START tekan tombol START perhatikan mesin bekerja, untuk mesin fax yang menggunakan cutter mesin akan memotong kertas dan yang tidak ada pemotong hanya keluar kertas saja. o Mesin fax sudah stanby o langkah berikutnya masukan jack telefon dimesin dibagian yang tertulis Line, lalu coba angkat gagang handset atau tekan tombol sp-phone/monitor dengarkan nada tone, apabila ada nada tone berarti mesin sudah siap untuk digunakan. b)

Mengirim Dokumen atau naskah / Kirim fax

Cara Pengiriman ada dua cara :        

Manual siapkan dokumen yang akan dikirim masukan dokumen secara face down /tulisan membelakangi si pengirim angkat handset/tekan tombol sp-phone/monitor akan terdengar tone masukan nomor fax tujuan apabila sudah terdengar nada fax / beef panjang, tekan tombol start mesin fax akan bekerja, dan tunggu sampai dokumen terkirim dan display X DOCUMENT SENT X adalah banyaknya dokumen

Cara ini digunakan bila nomer yang dituju belum pasti terhubung dengan mesin fax atau posisi penerima di set dengan Tel mode, karena banyak pengguna yang memakai nomer fax sekaligus sebagai nomer telefon.  

Otomatis siapkan dokument yang akan dikirim

  

masukan dokumen secara face down /tulisan membelakangi si pengirim masukan nomer tujuan dan tekan start mesin fax akan bekerja, dan tunggu sampai dokumen terkirim dan display X DOCUMENT SENT X adalah banyaknya dokumen

Cara ini dilakukan apabila nomer tujuan memang khusus untuk fax untuk mesin lama tipe Vxx tidak perlu tekan start. c) Menerima Dokumen fax  Manual o Cara manual digunakan apabila seseorang menggunakan dua fungsi fax dan telefon, untuk langkah ini seseorang mensetting TEL untuk RECEIVE MODE. o Bila terdengar nada dering angkat hanset/tekan sp-phone pastikan apakah suara manusia atau beef panjang fax, jika suara manusia lanjutkan pembicaraan bila beef panjang fax tekan start, display RECEIVING dan kiriman akan dicetak. o Untuk mesin fax yang mempunyai fasilitas friendly reception dan mengaktifkannya/posisi “on” tidak perlu tekan START cukup letakan handset pada tempatnya dokumen akan di cetak secara otomatis.  Otomatis Cara ini digunakan mesin memang khusus untuk menerima dokumen, cukup aktifkan RECEIVE MODE pada posisi “on” atau pada posisi FAX ONLY. Gambar 3. Mesin Faksimili 3)

Mesin Stensil

Mesin stensil adalah mesin penghasil dokumen berbentuk lembaran dalam jumlah banyak dengan menggunakan pembantu “kertas master” yang disebut dengan stensil sheet atau sheet stensil. Mesin stensil berfungsi untuk menggandakan warkat/surat dengan jenis kertas seperti HVS, duplicator, roneo dan sebagainya. Duplikator stensil mampu menghasilkan salinan hingga 4000 lembar. Stensil dapat disimpan dan digunakan kembali bila ditangani dengan baik. Ada 2 macam mesin stensil, yaitu : a)

Mesin Stensil Manual

Mesin stensil manual dapat digunakan untuk menggandakan warkat/surat dengan jenis kertas seperti HVS, duplicator, roneo dan sebagainya. Adapun ciri-ciri mesin stensil manual adalah:     

b)

Tenaga pengerakknya menggunakan tenaga manusia Komponen dan cara kerja mesin bersifat mekanis Tinta yang digunakan adalah tinta stensil warna hitam sheet yang digunakan bisa sheet stensil, sheet scanner, atau stensil cutter sebagai sheet master ukuran kertas maksimum adalah kertas folio (8,5 x 13 inci atau 21,5 x 33 cm) Mesin Stensil Spiritus

Mesin stensil spiritus termasuk jenis mesin pengganda proses langsung (direct proses) atau ada juga yang menyebutnya sebagai mesin pengganda cairan (liquide duplicator). Ciri-ciri mesin stensil spiritus adalah:   

Tenaga penggerakknya menggunakan tenaga manusia (manual) Komponen dan cara kerja mesin bersifat mekanis Menggunakan master paper o Kertas biasa dengan lapisan bahan pelicin o Master Sheet, kertas master dengan transfer carbon o Master thermal, kertas master dengan perekam menggunakan thermocopier  Penggandaan menggunakan kertas folio  Pencetakan menggunakan cairan pelarut alkohol. 4)

Scanner

Suatu alat elektronik yang fungsinya mirip dengan mesin fotokopi. Mesin fotocopy hasilnya dapat langsung dilihat pada kertas sedangkan scanner hasilnya ditampilkan pada layar monitor komputer dahulu kemudian baru dapat diubah dan dimodifikasi sehingga tampilan dan hasilnya menjadi bagus yang kemudian dapat disimpan sebagai file text, dokumen dan gambar. Scanner merupakan suatu alat yang digunakan untuk memindai suatu bentuk maupun sifat benda, seperti dokumen, foto, gelombang, suhu, digunakan untuk mengambil citra cetakan (gambar, foto, tulisan) untuk diolah atau ditampilkan melalui komputer. Hasil pemindaian itu pada umumnya akan ditransformasikan komputer sebagai data digital Data yang telah diambil dengan scanner itu, bisa dimasukkan secara langsung ke semua aplikasi computer computer yang mengenali teks ASCII. Perbedaan tiap scanner dari berbagai merk terletak pada pemakaian teknologi dan resolusinya. Pemakaian teknologi misalnya penggunaan tombol-tombol digital dan teknik pencahayaan. Fungsi Scanner adalah membaca, merekam dan mengambil informasi suatu benda baik 2D atau 3D dan menghimpunnya untuk anda dengan berbentuk gambar. Begitu juga denganFungsi Scanner Komputer. Berbeda dengan Printer, Scanner hanya bisa mengambil informasi gambar dan menampilkan pada Komputer dan bisa diambil dalam bentuk file data. Jadi jika anda memasukkan foto maka akan menghasilkan foto itu sendiri dalam bentuk digital (gambar dalam komputer), dan jika anda memasukkan benda maka akan menghasilkan gambar itu sendiri. Scanner adalah alat inputan komputer dengancara kerjanya yaitu membaca gambar menggunakan sinar kemudian hasilnyadimasukkan kedalam komputer berupa gambar. Scanner merupakan perangkat yang cara kerjanya sama dengan cara kerjanya mesin fotocopy. Ketika kamu menekan tombol mouse untuk memulai Scanning, yang terjadi adalah:

üPenekanan tombol mouse dari komputer menggerakkan pengendali kecepatan pada mesin scanner. Mesin yang terletak dalam scanner tersebut mengendalikan proses pengiriman ke unit scanning. üKemudian unit scanning menempatkan proses pengiriman ke tempat atau jalur yang sesuai untuk langsung memulai scanning. üNyala lampu yang terlihat pada Scanner menandakan bahwa kegiatan scanning sudah mulai dilakukan. üSetelah nyala lampu sudah tidak ada, berarti proses scan sudah selesai dan hasilnya dapat dilihat pada layar monitor. üApabila hasil atau tampilan teks / gambar ingin dirubah, kita dapat merubahnya dengan menggunakan software-software aplikasi yang ada. Misalnya dengan photoshop, Adobe dan lain- lain. pot scanned. Mesin scanner, sebelum dapat digunakan maka harus diinstal terlebih dahulu agar terhubung dengan sistem komputer untuk membaca data yang akan di-scan. a) Cara menginstal scanner dari menu run diantaranya: Masukan CD drive, klik menu start, klik menu run, setelah dilayar muncul tampilannya. Pada kotak baris lok in klik tanda panah bawah, setelah dilayar muncul tampilannya. Klik pada pilihan CANOSCAN [F:] setelah dilayar muncul tampilannya, klik pada pilihan setup, klik tombol Open, setelah muncul tampilannya, klik tombol OK, setelah muncul tampilannya, klik pada pilihan english, setelah muncul tampilannya, klik pada pilihan Install the Software, setelah muncul tampilannya, klik tombol Yes, setelah muncul tampilannya, klik tombol Yes, setelah muncul tampilannya, klik pada pilihan Start Instalation, setelah muncul tampilannya, klik tombol Yes, setelah muncul tampilannya. Pilih bahasa yang diinginkan, lalu klik tombol OK, setelah muncul tampilannya, klik tombol Yes, setelah muncul tampilannya, klik tombol Next, setelah muncul tampilannya Klik tombol Next lagi, setelah itu Klik tombol Finish. b) Cara menginstal scanner melalui control diantaranya: Masukan CD drive klik tombol Start, klik pada pilihan Control , setelah muncul tampilannya, klik pada pilihan Caere Scan Manager 5.2, setelah muncul tampilannya, klik pada pilihan Add Scanner, setelah muncul tampilannya, klik pada pilihan Canon, klik pada pilihan CanoScan D64GU, klik tombol Next, setelah muncul tampilannya, klik tombol Next, setelah muncul tampilannya, dan klik tombol Finish. Adapun cara menyimpan data/ image hasil proses scanning diantaranya: klik menu File, klik pada pilihan save as, setelah muncul tampilannya. Pada kotak baris isian save in, tentukan folder tempat file tersebut akan disimpan. Pada kotak isian File name, ketik nama file. Pada kotak isian save as type pilih jpeg file (JPG/JPEG), untuk menentukan jenis file yang berakhiran JPG dan klik tombol save.

5)

Mesin Penghancur Dokumen (Shredder)

Dilihat dari bentuk dokumen yang dihancurkan penghancur dokumen dibedakan menjadi dua macam yaitu: 1. Penghancur kertas (Paper shredder), digunakan untuk menghancurkan dokumenberupa kertas, seperti surat, arsip, laporan dan lain-lain. 2. Penghancur microfilm (Microfilm shredder), digunakan untuk menghancurkan dokumen dalam bentuk microfilm. Mesin pernghancur kertas berfungsi sebagai sarana untuk memanfaatkan sisa kertas yang tidak terpakai agar dapat dibuang secara lebih mudah dan ramah lingkungan karena sudah dipotongpotong menjadi lembaran-lembaran kecil. Potongan-potongan kertas tadi selanjutnya dapat didaur ulang, dibuang, ataupun dijual kepada perusahaan kertas bekas. Mesin pemotong kertas dan mobile file kini telah menjadi standar baru kepedulian suatu kantor dalam membantu mewujudkan sustainable environment, salah satunya melalui pengelolaan limbah kertas yang efisien. Cara pengoperasian mesin ini adalah:   

6)

Siapkan mesin dan kertas yang akan dihancurkan, terlebih dahulu kita hilangkan paper klip dan staples yang ada pada kertas. Masukkan kertas kedalam mesin, dan tekan tombol On agar mesin menyala dan siap memotong. Setelah selesai tekan tombol Off ambil potongan kertas yang ada dalam kotak mesin untuk dibuang.

Mesin Absensi

Mesin absensi digunakan untuk menangani data absebsi dan timesheet untuk melakukan pencatatan kehadiran karyawan (waktu masuk dan waktu keluar). Ada 3 macam mesin absensi dengan masing-masing sistem kerjanya, yaitu sebagai berikut:

a) Mesin absensi dengan menggunakan ID card atau kartu tanda pengenal

Mesin dengan sebuah jam digital yang terdapat didepan mesin yang menunjukkan waktu pada saat itu dan tempat menggesek kartu tanda pengenalmagnetik (terdapat disamping atau atas mesin). Pengoperasiannya masing – masing pegawai dan karyawan menggesek ID Card lalu secara otomatis data akan terkirim kekomputer. b) Mesin dengan menggunakan pengenalan sidik jari (Finger Scan)

Mesin ini dilengkapi dengan report daily attendance dan periodic attendance. Informasi yang dihasilkan dapat menjadi history kehadiran karyawan, jam kerja karyawan, dan menjadi dasar perhitungan gaji dan lembur karyawan. Untuk mengoperasikan mesin ini masing – masing pegawai men scan sidik jarinnya kemudian menekan nomor pegawai yang mana secara otomatis data dan waktu kehadiran dan pulang akan terkirim ke computer untuk diproses. 7)

Printer

Printer atau pencetak adalah alat yang menampilkan interpretation dalam bentuk cetakan, baik berupa teks maupun gambar/grafik, di atas kertas. Printer biasanya terbagi atas beberapa bagian,

yaitu picker sebagai alat mengambil kertas dari tray. Tray ialah tempat menaruh kertas. Tinta atau toner adalah alat pencetak sesungguhnya, karena ada sesuatu yang disebut tinta atau toner yang digunakan untuk menulis/ mencetak pada kertas. Perbedaan toner dan tinta ialah perbedaan sistem; toner atau laser butuh pemanasan, sedangkan tinta atau inkjet tak butuh pemanasan, hanya pembersihan atau cleaning pada print-head printer tersebut. Fungsi printer komputer adalah salah satu hardware (perangkat keras) yang terhubung dengan komputer dan mempunyai fungsi untuk mencetak tulisan, gambar dan tampilan lainnya dari komputer ke media kertas atau sejenis. Istilah yang dikenal pada resolusi printer disebut dpi (dot per inch). Maksudnya adalah banyaknya jumlah titik dalam luas area 1 inci. Semakin tinggi resolusinya maka akan semakin bagus cetakan yang dihasilkan. Sebaliknya, jika resolusinya rendah maka hasil cetakan akan buruk / tidak bagus. 8)

Komputer

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, komputer adalah alat elektronik otomatis yang dapat menghitung dan mengolah data secara cermat menurut yang diinstruksikan, dan memberikan hasil pengolahan, serta dapat menjalankan sistem multimedia. Komputer juga dapat diartikan sebagai suatu peralatan elektronik yang dapat menerima input, mengolahnya menggunakan sistem yang tersimpan dalam memori komputer, dan mengeluarkan hasilnya menjadi informasi serta dapat menyimpan program dan hasil pengolahannya ke dalam sebuah penyimpanan yang disebut juga file. Sistem kerja komputer melibatkan 3 hal utama, yakni:   

Hardware (perangkat keras) Software (perangkat lunak) Brainware atau (manusia)

Dari segi manajemen ada tiga tiga fungsi komputer, yaitu:   

Komputer sebagai ingatan (memori) Komputer sebagai pemroses Komputer sebagai informasi eksternal

Menurut Simon (1970): 

Komputer akan meningkatkan efektifitas apabila keluaran nilainya lebih kecil dibanding dengan masukkan.

 

9)

Menyatakan indeks pasif (proses pencatatan data) dengan indeks aktif (pemilihan dan penyaringan informasi). Mengetahui model analitik dan sistematik dalam memecahkan masalah dan membuat keputusan. Over Head Projector (OHP)

OHP adalah salah satu alat yang digunakan untuk memproduksi atau memproyeksikan gambar atau visual menggunakan transparansi di atas permukaan kaca yang apabila lampu OHP dinyalakan maka transparansi tersebut akan terproyeksikan. Kemampuan lensa yang ada didalam OHP memungkinkan pantulan gambar atau tulisan menjadi lebih besar dari aslinya dan tampil dengan cahaya yang cemerlang. Cara pengoperasian OHP adalah sebagai berikut: üPeriksa Tegangan listrik dan sesuaikan tegangan pada peralatan üHubungkan OHP dengan sumber listrik üTekan tobol ON/ OFF ke posisi ON üLetakkan transparansi pada posisi yang benar üAturlah posisi lens head assembly dan posisi OHP itu sendiri untuk menghindarkan energi keystone effect. aturlah tombol pengatur fokus sehingga di dapat hasil gambar proyeksi yang jelas dan tajam. üOver Head Projector/ biasanya terdiri dari sebuah kotak besar berisi lampu yang sangat terang dan kipas untuk mendinginkannya. Di atas kotak besar lensa Fresnel bahwa collimates cahaya. Di atas kotak, biasanya di lengan panjang, adalah cermin dan lensa yang memfokuskan dan meneruskan cahaya ke depan bukan ke atas. Transparansi ditempatkan di atas lensa untuk ditampilkan. Cahaya dari lampu bergerak melalui transparansi dan ke dalam cermin di mana ia bersinar maju ke sebuah layar untuk ditampilkan. Cermin memungkinkan baik presenter dan para penonton untuk melihat gambar pada saat yang sama, presenter memandang transparansi seolah-olah menulis, para penonton melihat ke depan di layar. Tinggi cermin dapat disesuaikan, untuk kedua fokus gambar dan membuat gambar lebih besar atau lebih kecil tergantung pada seberapa dekat proyektor adalah layar. Fungsi Over Head Proyektor secara umum digunakan untuk: 1. Pengganti papan tulis dengan menggunakan pen khusus yang dituliskan pada lembar transparansi/ gulungan transparansi. 2. Tempat memproyeksikan transparan yang telah disiapkan. 3. Tempat menunjukkan bayangan (silhoutte) suatu benda. 4. Tempat menunjukkan model-model kecil baik dalam bentuk gerak atau diam.

5. Untuk mendemonsrasikan suatu percobaan, contoh: bagaimana cara magnet bekerja terhadap serbuk besi. 6. Untuk menunjukkan diagram aliran suatu sistem tertentu, contoh: dengan filter khuus dapat ditunjukkan diagram suatu aliran. 7. Untuk memperlihatkan suatu sistem tertentu, contoh: kecepatan membukanya rana pada alat photo/ tustel model S.L.R (Single Lens Reflect) 10) Mesin Fotokopi

Mesin fotokopi adalah alat untuk menggandakan dokumen dengan memperbesar atau memperkecil dari ukuran aslinya. Mesin fotokopi merupakan alat pengganda yang praktis, karena siap setiap saat diperlukan. Fotokopi berarti suatu proses penyalinan warkat atau dokumen dengan sistem pemotretan. Naskah asli yang akan digandakan dengan mesin fotokopi akan menghasilkan rekaman yang baik kualitasnya dan mirip atau hampir serupa dengan aslinya.

Fungsi mesin fotokopi sebagai penggandaan dokumen adalah sebagai berikut: Memberikan pelayanan memperbanyak dokumen, untuk pimpinan demi kelancaran tugas rutin Memberikan pelayanan memperbanyak dokumen, untuk bagian-bagian lainnya Memberikan pelayanan memperbesar atau memperkecil tulisan atau gambar, dari dokumen, sesuai keinginan pimpinan Bertanggung jawab atas pekerjaan yang telah dipercayakan pimpinan kepadanya Memberikan pelayanan sesegera mungkin secara optimal Cara Pengoperasian Mesin Foto Copy: üHidupkan mesin dengan menekan tombol ON üLetakkan kertas pada kaca tempat foto copy dengan bagian tepi atas menempel pada garis skala pada posisi yang tepat di tengah üDengan menekan tombol pengatur hasil copy üTekan tombol jumlah hasil penggandaan yang dikehendaki üTekan tombol cetak (start) üJika sudah selesai tekan tombol OFF

BAB III PENUTUP

A. KESIMPULAN Berdasarkan pembahasan diatas dapat disimpilkan bahwa perlengkapan sangat mendukung dalam berjalannya suatu organisasi atau perusahan, karena bisa membantu meringankan beban pekerjaan pegawai dan mempermudah dalam mengerjakan suatu urusan kantor. Sedangkan inventarisasi perlengkapan kantor sangat diperlukan supaya perlengkapan kantor perlu ditambah atau tidak, perlu diprbaiki atau tidak, dan perlu diganti atu tidak. Dengan adanya keterkaitan dan pengetahuan antara perlengkapan kantor dan inventarisasi perlengkapan kantor akan memudahkan pekerjaan kantor berjalan dengan efektif dan efesien.