Manual De Apoyo Access Xp 301l4d

MANUAL DE APOYO DE ACCESS XP

ANDREA DEL PILAR NAVARRETE CRUZ

Manual de apoyo de Access XP

TABLA DE CONTENIDO

TABLA DE CONTENIDO_________________________________________________ 2 1.

INTRODUCCION A LA BASE DE DATOS ______________________________ 5 1.1

DEFINICIÓN DE UNA BASE DE DATOS______________________________ 5

VENTAJAS DE LAS BASES DE DATOS_____________________________________ 6 1.2

EVOLUCION DE LOS SISTEMAS MANEJADORES DE BASES DE DATOS__ 6

ELEMENTOS__________________________________________________________ 6 1.3

CARACTERISTICAS DE ACCESS PARA WINDOWS XP __________________ 8

CONECTARSE A UNA UNIDAD DE RED ________________________________ ___ 8 IMPEDIR O PERMITIRLE EL AL EDITOR DE VISUAL BASIC O A LA VENTANA INMEDIATO _________________________________________________ 8 ACCION MAXIMIZAR __________________________________________________ 9 ABRIR LA VENTANA MACROS O EL EDITOR DE VISUAL BASIC _____________ 9 UTILIZAR LA COMBINACION DE COLORES DE MICROSOFT WINDOWS ______ 9 PROPIEDAD MODAL ________________________________ __________________ 10 METODOS ABREVIADOS DE TECLEADO_________________________________ 10 COPIA DE EJEMPLOS DE CODIGOS DE VISUAL BASIC DESDE LA AYUDA A LA VENTANA DE CODIGO ________________________________________________ 10 AGREGAR UNA IMAGEN O UN OBJETO________________________________ __ 10 OPCIONES DE INICIO DE OPCIONES DE COMANDO_______________________ 11 ACCION EJECUTAR APLICACION ________________________________ ______ 11 1.4

REQUERIMIENTOS TECNICOS ___________________________________ 11

1.5

CREACION DE UNA BASE DE DATOS ______________________________ 11

PRINCIPIOS DE DISEÑOS DE BASES DE DATOS___________________________ 11 CREAR UNA BASE DE DATOS (BASE DE DATOS EN BLANCO)_______________ 12 1.6

DESCRIPCION DE LA PLANTILLA PRINCIPAL ______________________ 14

1.7

COMPONENTES DE UNA BASE DE DATOS__________________________ 14

TABLAS _____________________________________________________________ 14 CONSULTAS _________________________________________________________ 15 FORMULARIOS ________________________________ ______________________ 15 INFORMES___________________________________________________________ 15 Unidad de Informática Facultad de Ciencias Económicas

2


1.8

2.

GUARDAR, CERRAR, ABRIR Y SALIR DE LA BASE DE DATOS_________ 16

CREACION Y DISEÑO DE TABLAS __________________________________ 16 2.1

DISEÑO DE TABLAS_____________________________________________ 16

2.2

ASISTENTE PARA CREACION DE TABLAS _________________________ 17

2.3

PROPIEDADES DE LOS CAMPOS________________________________ __ 18

TAMAÑO DEL CAMPO ________________________________________________ 18 NUEVOS VALORES ___________________________________________________ 18 Valor ________________________________________________________________ 18 FORMATO___________________________________________________________ 18 TITULO _____________________________________________________________ 19 INDEXADO ________________________________ __________________________ 19 Valor ________________________________________________________________ 20

4.

2.4

ESTABLECER LA CLAVE PRINCIPAL______________________________ 21

2.5

MODIFICACION DE TABLAS _____________________________________ 21

2.6

GUARDAR UNA TABLA ________________________________ __________ 22

2.7

IMPORTAR Y ADJUNTAR TABLAS EXTERNAS______________________ 22

CONSULTAS ______________________________________________________ 23 4.1

DEFINICION DE CONSULTAS_____________________________________ 23

4.2

DEFINICION DE SQL ____________________________________________ 23

4.3

DISEÑO DE UNA CONSULTA _____________________________________ 24

4.4

PROPIEDADES DE LA CONSULTA_________________________________ 25

4.5

CONSULTAS DE SELECCIÓN CON PARAMETROS___________________ 25

CRITERIOS DE UNA CONSULTA DE SELECCION __________________________ 26

5.

4.6

EJECUTAR O ABRIR UNA CONSULTA _____________________________ 28

4.6

GENERADOR DE EXPRESIONES ________________________________ __ 29

FORMULARIOS____________________________________________________ 31 5.1

FORMULARIOS ________________________________________________ 31

5.2

DISEÑO DE UN FORMULARIO ____________________________________ 31

5.3

AGREGAR UN CAMPO A UN FORMULARIO ________________________ 33

PANTALLA DISEÑO DE UN FORMULARIO _______________________________ 34

6.

PAGINA DE DE DATOS ___________________________________ 38 6.1

OBJETIVOS____________________________________________________ 38

6.2

FUNCIONALIDAD_______________________________________________ 38

6.3

DISEÑO _______________________________________________________ 38 Unidad de Informática Facultad de Ciencias Económicas

3


CREAR PAGINA DE A DATOS EN BASE DE DATOS ACTIVA _________ 39

7.

6.4

ORDENAR MARCOS_____________________________________________ 39

6.5

FILTRAR INFORMACION ________________________________________ 40

6.6

COPIAR, CORTAR, PEGAR INFORMACION _________________________ 40

AUTOMATIZACION DE TAREAS RESPECTIVAS _____________________ 41 7.1

DEFINICION DE MACRO _________________________________________ 41

7.2

CREACION DE UNA MACRO _____________________________________ 41

7.3

EJECUTAR UNA MACRO_________________________________________ 42

Unidad de Informática Facultad de Ciencias Económicas

4


1.

INTRODUCCION A LA BASE DE DATOS

1.1 DEFINICIÓN DE UNA BASE DE DATOS Una base de datos es una colección de archivos relaciona dos entre sí, de la cual los s pueden extraer información sin considerar las fronteras de los archivos. Es un sistema formado por un conjunto de datos almacenados en discos que permiten el directo a ellos y un conjunto de programas que manipulen ese conjunto de datos. Es una colección de datos organizada para dar servicios eficientemente a muchas aplicaciones al centralizar los datos y minimizar aquellos que son redundantes. Una sola base de datos sirve a muchas aplicaciones. Actualmente las organizaciones están utilizando bases de datos para generar resultados o para compartir dicha información con otros sistemas. Los principales componentes de las bases de datos son los archivos. Se tiene una jerarquía de componentes que comienza por la unidad de mínimo tamaño. ? ? ? ? ?

Carácter: Es la mínima unidad de almacenamiento y consiste en un símbolo alfabético. Campo: Agrupación de caracteres y consiste en una cualidad que describe un aspecto particular de un ser específico. Registro: Es un conjunto de atributos que describen a una entidad. Archivo: Varios registros concernientes a varias entidades, también conocido como una tabla. Base de datos: Un conjunto de tablas que almacena la información de muchos aspectos de la empresa.


5


VENTAJAS DE LAS BASES DE DATOS ? ? ? ? ?

Globalización de la información. Eliminación de la información inconsistente. Permite compartir información. Permite manejar la integridad en la información. Independencia de datos.

1.2 EVOLUCION DE LOS SISTEMAS MANEJADORES DE BASES DE DATOS

Los sistemas de base de datos se diseñan para manejar grandes cantidades de información. La manipulación de los datos involucra tanto la definición de estructuras para el almacenamiento de la información como la provisión de mecanismos para realizar esta manipulación de la información, además debe tener implementados mecanismos de seguridad que garanticen la integridad de la información. Los sistemas de base de datos son un conjunto de programas que se encargan de manejar la creación y todos los s a las bases de datos. ELEMENTOS

? ? ?

Lenguaje de definición de datos: Lenguaje para especificar el contenido y estructura de datos. Lenguaje de manejo de datos: Permite realizar consultas con el fin de satisfacer las necesidades de información de los s. Diccionario de datos: Herramienta manual o automatizada que permite almacenar y organizar la información concerniente con los datos. Permite catalogar y localizar cada uno de los datos de una base.

Sistema Manejador De Bases De Datos (DBMS): Es una colección de numerosas rutinas de software interrelacionadas, cada una de las cuales es responsable de una tarea específica. Su objetivo primordial es proporcionar un contorno que sea a la vez conveniente y eficiente para ser utilizado al extraer, almacenar y manipular información de la base de datos. Este paquete funciona como interfase entre los s y la base de datos. Un sistema manejador de base de datos o DBMS, es una herramienta generalizada para el manejo de grandes bases de datos. La tecnología de DBMS Unidad de Informática Facultad de Ciencias Económicas

6


surge desde la búsqueda de un proceso generalizado para construir funciones de datos especiales que permitieran el procesar tareas frecuentemente utilizadas. Los objetivos de un manejador de base de datos son: El crear una colección integrada de datos accesible a una amplia variedad de s, la cual puede lograrse a través de la definición de datos, llamada también esquema, que generalmente consiste en sentencias de los nombres de elementos, sus atributos y relaciones a otros elementos de la base de datos y el diccionario de datos que provee del significado de las definiciones difundidas a la comunidad de s. Proveer calidad e integridad en los datos, los cuales pueden tener mala calidad debido a que, al introducirlos, ya eran de mala calidad, fueron alterados por un error humano o por algún programa erróneo, por un error de la máquina o por una catástrofe. Para esto, el sistema debe detectar estos errores, determinar como ocurrieron y corregir los datos erróneos. Asegurar la privacidad a través de medidas de seguridad como s o llaves privadas que eviten s no autorizados. Mantener un control centralizado de los datos para una istración eficiente. Un DBMS debe proporcionar también independencia de datos, la cual puede ser física si la solicitud de los datos hecha por el sistema es relativamente independiente del almacenamiento y el método de , o lógica, cuando es posible hacer cambios a la estructura lógica de la base de datos sin necesidad de hacer cambios significativos a los programas que la accedan. El DBMS actúa como interfase entre la base de datos física y las peticiones del , interpretando las peticiones de entrada/salida del y las manda al sistema operativo para la transferencia de datos entre la unidad de memoria secundaria y la memoria principal.


7


1.3

CARACTERISTICAS DE ACCESS PARA WINDOWS XP

Algunas de las utilidades que trae Windows XP para Access se presentan a continuación con una pequeña definición de su utilización:

CONECTARSE A UNA UNIDAD DE RED

1. En la barra de herramientas Estándar, haga clic en Abrir . 2. En el cuadro de diálogo Abrir , haga clic en Herramientas y, a continuación, haga clic en Conectar a unidad de red. 3. En el cuadro Unidad, haga clic en la letra de la unidad que desee. 4. En el cuadro Carpeta, escriba la ruta de de la carpeta a la que desea conectarse.

IMPEDIR O PERMITIRLE EL AL EDITOR DE VISUAL BASIC O A LA VENTANA INMEDIATO En un archivo de Microsoft Access, se puede impedir que el Editor de Microsoft Visual Basic se inicie al presionar ALT+F1 y que se muestre la ventana Inmediato al presionar CTRL+G. 1. En el menú Herramientas, elija Inicio. 2. Active o desactive la casilla de verificación Usar las teclas especiales de Access. Nota Los cambios realizados en esta opción de configuración del cuadro de diálogo Inicio no se aplicarán hasta la próxima vez que se abra el archivo de Access.


8


ACCION MAXIMIZAR Puede utilizar la acción Maximizar para aumentar el tamaño de la ventana activa de manera que ocupe la ventana de Microsoft Access. Esta acción permite ver al tamaño máximo posible el objeto de la ventana activa. Nota Esta acción no puede aplicarse a las ventanas de código en el Editor de Visual Basic. Para obtener información sobre cómo afectar a las ventanas de código, vea el tema de la propiedad WindowState .

ABRIR LA VENTANA MACROS O EL EDITOR DE VISUAL BASIC 1. En la vista Diseño del formulario o del informe, lleve a cabo una de estas acciones: Haga doble clic en el selector de formulari o o selector de informe para abrir la hoja de propiedades del formulario o informe. Haga doble clic en el selector de sección para abrir la hoja de propiedades de la sección. Asegúrese de que hay un control seleccionado y haga clic en Propiedades en la barra de herramientas. 2. Haga clic en el botón Generar que está situado junto a la propiedad de evento correspondiente. Por ejemplo, si desea crear una macro o un procedimiento de evento que se ejecute al hacer clic en un botón de comando, haga clic en el botón Generar que está situado junto a la propiedad de evento Al Hacer Clic (On Click) del botón de comando. 3. Haga clic en Generador de macros para abrir la ventana Macro o haga clic en Generador de código para abrir el Editor de Microsoft Visual Basic. Nota Si desea ver todo el código existente tras un formulario o informe, haga clic en Código en el menú Ver.

UTILIZAR LA COMBINACION DE COLORES DE MICROSOFT WINDOWS En Microsoft Access, puede crear una combinación de colores que coincida con la combinación de colores utilizada en otras aplicaciones de Microsoft Windows utilizando las propiedades Color Del Fondo (Back Color), Color De Los Bordes (Border Color) y Color Del Texto (Fore Color) en un formulario o informe, o las Unidad de Informática Facultad de Ciencias Económicas

9


propiedades Color Del Fondo (Back ground Color), Color De Los Bordes (Border Color) y Color (Color) en una página de a datos. La creación de un esquema de color común resulta particularmente útil si está desarrollando una aplicación que desea distribuir a múltiples s. Al establecer las propiedades de color de modo que coincidan con los colores del sistema de Windows, podrá especificar una sola configuración capaz de mostrar colores diferentes en diferentes equipos dependiendo de los colores elegidos por sus s en el de control de Windows. PROPIEDAD MODAL Puede utilizar la propiedad Modal para especificar si un formulario se abre como un formulario modal. Cuando un formulario se abre como un formulario modal, debe cerrar el formulario para poder mover el enfoque a otro objeto. Boolean de Lectura/Escritura.

METODOS ABREVIADOS DE TECLEADO Puede utilizar teclas de método abreviado para acceder rápidamente a comandos u operaciones utilizados con frecuencia. Los siguientes temas enumeran las teclas de método abreviado disponibles en Microsoft Access. También puede utilizar teclas de para desplazar el enfoque a un menú, comando o control sin usar el Mouse (ratón).

COPIA DE EJEMPLOS DE CODIGOS DE VISUAL BASIC DESDE LA AYUDA A LA VENTANA DE CODIGO 1. Seleccione el código de ejemplo que desee copiar del tema de Ayuda y luego haga clic en el mismo con el botón secundario. 2. En el menú contextual, haga clic en Copiar. 3. Cambie al Editor de Microsoft Visual Basic. 4. Pegue el ejemplo en la ventana Código de su módulo.

AGREGAR UNA IMAGEN O UN OBJETO Puede agregar dos tipos de imágenes u objetos: una imagen u objeto independiente , que no cambia de un registro a otro, o una imagen u objeto dependiente , que puede ser distinto al moverse de un registro a otro. Una imagen u objeto puede estar también inc rustado o vinculado Unidad de Informática Facultad de Ciencias Económicas

10


OPCIONES DE INICIO DE OPCIONES DE COMANDO Para ejecutar un procedimiento de Visual Basic para Aplicaciones al abrir una base de datos, utilice la acción Ejecutar Código (Run Code) en la macro Auto Exec o en la macro que se ejecuta utilizando la opción de línea de comando /x. También puede ejecutar un procedimiento de Visual Basic al abrir una base de datos creando un formulario con un procedimiento de Visual Basic definido para el evento Al Abrir (On Open). Para establecer este formulario como el formulario de inicio, haga clic con el botón secundario del Mouse (ratón) en la ventana Base de datos, seleccione Inicio y escriba el nombre del formulario en el cuadro Mostrar formulario/página.

ACCION EJECUTAR APLICACION Puede utilizar la acción Ejecutar Aplicación para ejecutar una aplicación basada en Microsoft Windows o en MS-DOS, como Microsoft Excel, Microsoft Word o Microsoft PowerPoint, desde dentro de Microsoft Access. Por ejemplo, puede pegar los datos de una hoja de cálculo de Excel en la base de datos de Access.

1.4 REQUERIMIENTOS TECNICOS ? ? ?

Hardware. Software DBMS y los datos a manejar. Personal encargado del manejo del sistema.

1.5 CREACION DE UNA BASE DE DATOS

PRINCIPIOS DE DISEÑOS DE BASES DE DATOS Microsoft Access o Lotus Approach, no son las mejores soluciones para empresas medianas o grandes, las cuales optan por SQL u Oracle, que garantizan un soporte mayor, con mejor tolerancia de fallos y capacidad para un amplio número de datos, facilitando el desempeño óptimo en arquitecturas de tipo cliente -servidor.


11


Al iniciar Microsoft Access XP aparece automáticamente en la parte izquierda de la pantalla un cuadro de dialogo con opciones para crear una nueva base de datos o abrir una base de datos existente. Para crear una base de datos tenemos dos opciones: Base de datos en blanco y Asistente para bases de datos.

CREAR UNA BASE DE DATOS (BASE DE DATOS EN BLANCO) Una base de datos no es más que un conjunto de información organizado por temas; cada “tema” se guarda en una tabla que se distribuye en campos y registros:


12


Para crear una base de datos sin utilizar el asistente seguiremos estos pasos: 1.

Si acabamos de “cargar” el Access: En la Pantalla Inicial del programa: Clic en la opción Base de datos de Access en blanco Clic en [Aceptar]

2.

Si tenemos el Access en “memoria” porque estamos trabajando con otra base de datos: “Cerrar” la base de datos que tenemos en memoria Clic en el icono Nueva: Clic en [Aceptar]

En ambos casos, aparece el cuadro de diálogo para grabar la nueva base de datos (a diferencia de la mayoría de programas en los que grabamos el trabajo, una vez hemos terminado). ? ? ?

En el campo Guardar en: hemos de situarnos en la carpeta donde deseamos grabar la base de datos. En el campo Nombre de archivo: hemos de escribir el nombre de nuestra base de datos. Por último clic en Crear


13


1.6 DESCRIPCION DE LA PLANTILLA PRINCIPAL

Una vez creada la base de datos, aparece sobre la pantalla este cuadro de dialogo que indica los diferentes componentes de una base de datos en Access.

1.7 COMPONENTES DE UNA BASE DE DATOS

TABLAS Una tabla es un conjunto de datos sobre un tema en concreto; como un inventario o un control de clientes. Usando una tabla independiente para cada tema, evitará la duplicación de datos, al tiempo que reducirá el riesgo de errores de la entrada de datos. La organización de filas (registros) y columnas (campos) queda siempre patente en Access. Se debe recordar que en una base de datos de Microsoft Access, las tablas son consideradas como los elementos primarios, ya que son las que contienen toda la información general. Además, es en base a las tablas que se aplicarán las


14


diferentes acciones para la creación de informes, consultas, formularios, entre otros. CONSULTAS Las consultas son otro tipo de objeto de Microsoft Access que puede utilizarse para diferentes tareas. Entre las mas habituales están las de examinar, modificar y depurar los datos de una o varias tablas de una base de datos.

FORMULARIOS Los Formularios son otro elemento de Access que pueden utilizare para diferentes fines, aunque una de sus utilidades principales es la creación de diseños personalizados para la captura y visualización de datos de las tablas. La mayoría de la información de una tabla proviene de los registros originales de una tabla, aunque en un formulario existen elementos que forman parte del formulario pero que no pueden ser modificados a menos que se haga desde la vista diseño. Tal es el caso de elementos gráficos, de texto, o cualquier otro elemento decorativo que funciona solo para hacer más estético el formulario como objetos de dibujo, un logotipo de la empresa, líneas, etc.

INFORMES Si bien es cierto, los Formularios solucionan en gran medida el problema de presentar los datos en pantalla para su mantenimiento interno, no ofrecen un método eficaz para realizar la impresión en papel. Esto es precisamente lo que se consigue con los informes. Un informe es una forma efectiva de presentar los datos en un formato específico. Con los informes se puede controlar el tamaño y aspecto de todos los elementos que aparecen en el mismo, lo que permite determinar con exactitud la forma en que ha de presentarse la información en pantalla o en las páginas impresas. Se pueden utilizar informes para crear etiquetas de correo, agregar logotipos o imágenes. La mayor parte de la información en un informe proviene de una tabla o consulta. El resto de la información es estática y se almacena como parte del diseño del informe.


15


1.8 GUARDAR, CERRAR, ABRIR Y SALIR DE LA BASE DE DATOS Siempre que se cree una base de datos el programa le pregunta al automáticamente que donde quiere guardar la base de datos, esto con el fin de ir guardando cada cambio que se vaya realizando. Por lo tanto cuando se desee cerrar todo el programa de Access, este no pregunta si se desean guardar los cambios como ocurre con los demás programas.

2.

CREACION Y DISEÑO DE TABLAS

1. Antes de crear una Tabla debemos abrir la base de datos en la cual crearemos la nueva tabla, y seleccionar de los objetos la opción tablas. 2. Access XP brinda tres formas de crear una tabla: a. Crear una tabla en vista de diseño b. Crear una tabla usando el asistente c. Crear una tabla introduciendo datos

2.1 DISEÑO DE TABLAS Para crear una tabla en vista de diseño: Aparece la pantalla de Diseño” de la nueva tabla en blanco

En la parte superior de la tabla encontramos: Cada fila = un campo: Nombre del campo – Tipo de campo – Descripción del campo


16


3. El siguiente paso es definir cada uno de los campos de la tabla. En este momento, preocúpese solamente por establecer los no mbres de los campos, procurando escribirlos de acuerdo a un orden especifico, ya que ese es el orden en el que quedarán en la tabla, porque si bien es cierto se puede modificar el orden posteriormente, es bueno establecer un orden desde la creación de la tabla. 4. Si lo desea puede establecer un campo de clave principal, antes de guardar la tabla. Aunque Access le dará la oportunidad de hacerlo posteriormente. 5. Cuando haya digitado los nombres de los campos la tabla estará preparada. Pulse en la opción Guardar en el menú Archivo, establezca un nombre y una ubicación para la nueva tabla. 6. Por último, “cerramos” la ventana para volver a la pantalla principal de la base de datos.

2.2 ASISTENTE PARA CREACION DE TABLAS Ubicados en el objeto tablas. Seleccionando crear tabla usando el asistente: 1. Hay dos tipos: Negocios o Personal y una larga lista de tablas de ejemplo para los dos tipos. ? Para cada tabla de ejemplo tenemos una larga lista de campos de ejemplo . ? Para seleccionar todos los campos de una tabla, basta pulsar el icono [>>] ? Para colocar un campo concreto, hemos de tenerlo seleccionado y pulsar [>]. ? Si hacemos algún error podemos volver a comenzar (botón [<<]) o eliminar un campo concreto (botón [<]) 2. El asistente si se desea que se asigne una clave principal. 3. En el caso de que no sea la primera tabla de la base de datos, el asistente nos guía para establecer las “relaciones”. 4. A l acabar es conveniente escoger la opción “Modificar el diseño de la tabla”, para visualizar la estructura de la tabla y si lo consideramos conveniente podemos modificar algunas características.


17


2.3 PROPIEDADES DE LOS CAMPOS Las propiedades de los campos son aquellas que definen el tamaño del campo, los nuevos valore, el formato, el titulo y si es indexado o no. TAMAÑO DEL CAMPO Ajusta el tamaño de un campo tipo texto o limita el rango de valores permitidos en un campo tipo numérico. NUEVOS VALORES Puede utilizar la propiedad Nuevos valores para especificar la forma en que se incrementan los campos de tipo Autonumérico al agregar nuevos registros a una tabla. Nota La propiedad Nuevos Valores Autonumérico.

sólo se aplica a los campos de tipo

Valor La propiedad Nuevos valores puede tener los valores siguientes: Valor

Descripción

Incrementalmente (Predeterminado) Los valores de los campos de tipo Autonumérico se incrementan en 1 para los nuevos registros. Aleatoria-mente

Se asigna a los campos de tipo Autonumérico de los registros nuevos un valor aleatorio de tipo Entero largo.

FORMATO Puede utilizar la propiedad Formato para personalizar la forma en que los números, las fechas, las horas y el texto se muestran e imprimen. String de Lectura/Escritura. Formatos predefinidos o bien puede crear un formato personalizado mediante los símbolos de formato. La propiedad Formato utiliza valores diferentes: tipos de datos fecha/hora, tipos de datos numérico y moneda, tipos de datos texto y memo, tipos de datos si/no. Microsoft Access dispone de formatos predefinidos para estos tipos de datos. Unidad de Informática Facultad de Ciencias Económicas

18


La propiedad Formato afecta sólo a cómo se muestran los datos. No afecta a cómo se almacenan los datos. Fecha/Hora, Numérico y Moneda, Texto y Memo, y Sí/No. Los formatos predefinidos dependen del país o de la región especificada Cuando se ha definido una máscara de entrada máscara de entrada: formato que consta de caracteres de visualización literales (como paréntesis, puntos y guiones) y caracteres de máscara que especifican dónde se han de insertar datos, así como el tipo de datos y el número de caracteres permitidos.) y se ha establecido la propiedad Formato para los mismos datos, la propiedad Formato tiene preferencia al mostrar los datos, y la máscara de entrada se ignora. Por ejemplo, si crea una máscara de entrada Contraseña en la vista Diseño de la tabla y también establece la propiedad Formato para el mismo campo, ya sea en la tabla o en un control de un formulario, la máscara de entrada Contraseña se ignora y los datos se muestran según la propiedad Formato

TITULO Especifica una etiqueta distinta de la predeterminada (el nombre del campo). Puede usar la propiedad Título para proporcionar información útil al mediante de títulos sobre los objetos en distintas vistas: ?

? ? ?

Los títulos de campos especifican el texto de las etiquetas adjuntas a los controles creados al arrastrar un campo desde la lista de campos, y sirven como encabezados de columna para los campos en la vista Hoja de datos de una tabla o consulta. Los títulos de formularios especifican el texto que aparece en la barra de título en la vista Formulario. Los títulos de informes especifican el título del informe en la Vista preliminar. Los títulos de botones y etiq uetas especifican el texto que aparece en el control.

INDEXADO Puede usar la propiedad Indexado para establecer un índice de un solo campo. Los índices hacen que las consultas basadas en los campos indexados sean más rápidas, y también aceleran las operaciones de ordenación y agrupación. Por ejemplo, si busca empleados basándose en un campo llamado Apellidos, puede crear un índice para este campo para hacer más rápida la búsqueda.


19


Valor La propiedad Indexado puede tener los valores siguientes: Valor

Descripción

No

(Predeterminado) Sin índice.

Sí (Con duplicados)

El índice ite valores duplicados.

Sí (Sin duplicados)

El índice no ite valores duplicados.

Sólo puede establecer esta propiedad en la sección Propiedades del campo de la vista Diseño de la tabla . Puede establecer un índice de un solo campo estableciendo la propiedad Indexado en la sección Propiedades del campo de la vista Diseño de tabla. Para establecer índices formados por varios campos, abra la ventana Índices haciendo clic en el comando Índices del menú Ver.

A continuación se muestran los tipos de campos que soporta Access para las tablas, así también como características y el tipo de dato que se puede almacenar en ellos. TIPO DE CAMPO

DESCRIPCIÓN

Texto

En este tipo de campo se puede almacenar texto o combinaciones de texto y números, así como números que no requieran cálculos, como los números de teléfono o códigos postales. Este campo puede soportar un máximo de 255 caracteres, aunque el tamaño se puede controlar en la propiedad Tamaño del campo que se vera a continuación

Memo

Se utiliza para almacenar texto extenso o de gran longitud, como notas o descripciones. También puede llevar combinación de texto y números. Puede soportar hasta 65535 caracteres.

Numérico

Se utiliza para almacenar datos numéricos que pueden ser utilizados en todo tipo de operaciones matem áticas, excepto operaciones monetarias(para este tipo de operaciones se utiliza el tipo de campo Monetario), utilizaremos la propiedad Tamaño del campo para definir el tipo numérico especificado

Fecha/Hora

Sirven para almacenar fechas y horas. Puede establecer valores de fecha y hora desde el año 100 hasta el 9999. Los formatos se establecerán en la propiedad Formato correspondiente a este tipo de campo.

Moneda

Los campos de este tipo se utilizan para almacenar valores monetarios. Para los números almacenados en este tipo de campo se tiene una precisión de 15 dígitos a la izquierda de la coma decimal y 4 dígitos a la derecha.

Auto numérico

Este tipo de campo almacena exclusivamente números secuénciales (en incrementos de uno), o números aleatorios insertados automáticamente por Unidad de Informática Facultad de Ciencias Económicas

20

Manual de apoyo de Access XP Access cuando se agrega un registro. Si / No

Son campos que solo contienen uno de dos valores, como: Si/No, Verdadero/Falso, Activado/Desactivado

Objeto OLE

En este campo se pueden insertar objetos de cualquier tipo creados en otros programas, como imágenes, sonidos u otros. Incluso se puede insertar documentos de Microsoft Word u hojas de cálculo de Microsoft Excel 1 mediante el protocolo OLE.

Hipervínculo

Tipo de campo que sirve para almacenar hipervínculos. Un hipervínculo puede ser una ruta de a una ubicación de red local, o una dirección URL para acceder a una pagina Web.

Asistente para búsquedas

Crea un campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores mediante un cuadro combinado. Al introduc ir los datos de manera manual en una tabla, se inicia un asistente que permite definirlo de manera automática.

2.4 ESTABLECER LA CLAVE PRINCIPAL La potencia de un sistema de base de datos relacional como Microsoft Access reside en su capacidad para encontrar y reunir rápidamente información almacenada en tablas independientes mediante consultas, formularios e informes. Para ello, cada tabla debe incluir un campo o un conjunto de campos que identifican exclusivamente cada registro almacenado en la tabla. Esta información se denomina clave principal de la tabla. Una vez designada una clave principal para una tabla, Access impedirá que se incluyan valores duplicados o Nulo en los campos de la clave principal. ? ?

Se realiza situando el cursor de escritura en el campo (fila) correspondiente Dar clic en el icono clave principal

2.5 MODIFICACION DE TABLAS Las tablas una vez creadas la podemos modificar dando clic en el icono que nos envía a la vista de diseño de la tabla, aquí podemos cambiar el nombre del campo, el tipo de dato e igualmente se pueden modificar las propiedades de los campos.


21


2.6 GUARDAR UNA TABLA Como se había señalado anteriormente para guardar una tabla y una vez se haya digitado los nombres de los campos la tabla estará lista, por lo tanto se debe pulsar en la opción Guardar en el menú Archivo, y establecer un nombre para la nueva tabla . Posteriormente esta estará ubicada en la base de datos, en objetos tablas.

2.7 IMPORTAR Y ADJUNTAR TABLAS EXTERNAS Esta es una poderosa herramienta que permite crear una nueva tabla en Access a partir de una tabla ya creada en otro programa; siempre que esta tenga un formato válido de tabla, es decir, el archivo a importar debe tener una estructura que sea reconocida por Access como una tabla. Puede ser un archivo de tipo: texto, dBase III, dBase IV, dBase V, Microsoft FoxPro, Microsoft Foxpro 3.0, Bases de datos de ODBC, entre otros. Microsoft Access utiliza el Motor de Base de datos Jet para realizar la conversión a una tabla de Microsoft Access. El Motor de base de datos Jet es la parte del sistema de base de datos de Microsoft Access que recupera y almacena datos en las bases de datos del y sistema. Se puede considerar como el de datos sobre el que se construyen los sistemas de bases de datos. Los pasos a seguir para importar una tabla son los siguientes: 1. Asegúrese de abrir la base de datos en la que se creará la nueva base de datos producto del archivo a importar. 2. Pulse en objetos Tablas y luego en el icono Nuevo que aparece en la parte superior de la plantilla principal. 3. Selecciones la opción Importar tabla. 4. En ese momento aparecerá la ventana Importar, en la que seleccionará el archivo a importar, para lo cual, usted deberá saber el nombre y la ubicación dicho archivo. 5. Debe tener en cuenta el tipo de archivo que va a importar, y especificarlo en la opción Tipo de archivo, para que el archivo aparezca en la lista. 6. Haga clic en el archivo especificado y luego en Importar.


22


7. Después de realizar el paso anterior, aparecerá una ventana, indicando si el archivo se importó correctamente o no. Si se importó sin ningún problema se creará automáticamente una tabla, solo tiene que cerrar la ventana Importar para visualizarla y empezar a trabajar con ella; si le muestra un mensaje indicando que el archivo no se importó correctamente significa que el Motor de base de datos Jet no pudo reconocer un formato valido de tabla y no podrá importar el archivo.

4.

CONSULTAS

4.1 DEFINICION DE CONSULTAS Como ya se había señalado anteriormente las consultas son otro tipo de objeto de Microsoft Access que puede utilizarse para diferentes tareas. Entre las mas habituales están las de examinar, modificar y depurar los datos de una o varias tablas de una base de datos. Una característica muy importante, es que las consultas pueden utilizarse también a modo de tablas, como origen de registros para crear formularios e informes. De esta manera, las tablas conservan su función principal de almacén de datos básico, mientras que las consultas permiten crear tablas virtuales personalizadas para cada tipo de tarea. Esto se da, ya que cuando se crea una consulta, prácticamente Access crea una nueva tabla(o una tabla virtual como se mencionaba); solo que esta tabla virtual no mostrará toda la información de la tabla original, si no que presentará solo los datos que cumplan con la condición o criterios establecidos; y he ahí el hecho de que pueda considerarse como una Consulta.

4.2 DEFINICION DE SQL Una consulta SQL es una consulta creada con una instrucción SQL. Se puede utilizar el lenguaje de consulta estructurado SQL para consultar, actualizar y istrar bases de datos relacionales, como Microsoft Access. Cuando se crea una consulta en la vista Diseño de la consulta, Access construye en segundo plano las instrucciones SQL equivalentes. De hecho, la mayoría de las propiedades de consulta de la hoja de propiedades de la vista Diseño de la consulta tienen cláusulas y opciones equivalentes a las que están disponibles en Unidad de Informática Facultad de Ciencias Económicas

23


la vista SQL. Si lo desea, puede ver o editar la instrucción SQL en la vista SQL. Sin embargo, después de hacer cambios en una consulta en la vista SQL, puede que su aspecto no sea el que tenía en la vista Diseño.

4.3 DISEÑO DE UNA CONSULTA

1. Abra la base de datos en la que desee crear la nueva consulta. 2. Active la ventana Base de datos, haga clic en la ficha Consulta y luego en el botón Crear una consulta en vista diseño. 3. Access mostrara la vista Diseño para una consulta e inmediatamente se activara el cuadro de dialogo Mostrar tabla. 4. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla debe seleccionar las tablas o consultas que desee incluir. Para hacer esto, solo debe hacer clic en cada tabla o consulta que desee insertar y luego hacer clic en el botón Agregar. 5. Cuando haya insertado las tablas y/o consultas con las que creara su nueva consulta, pulse en el botón Cerrar. 6. Ahora debe agregar los campos que utilizara en su nueva consulta; solo tiene que arrastrar los nombres de los campos desde la parte superior hasta las columnas de las cuadriculas de diseño en la parte inferior colocándolo en la parte correspondiente a Campo

7. Después que ha pegado los campos que va a utilizar en la nueva consulta, deberá establecer el orden que tendrá cada campo: ascendente o descendente o si no desea ordenarlo. 8. Inmediatamente debajo de la casilla Orden esta la casilla de verificación Mostrar. Ahí podrá Activar o desactivar la casilla si desea mostrar o no el campo. 9. El siguiente paso consiste en establecer los criterios, los que definirán los datos que se mostrarán. Mediante la opción Criterios podrá depurar la información que se mostrara en la consulta. 10. Para guardar la consulta, haga clic en la opción Guardar del menú Archivo, establezca un nombre para la consulta y pulse en Aceptar. Unidad de Informática Facultad de Ciencias Económicas

24


11. Para ver el resultado de la consulta, pulse en el icono Vista de la barra de herramientas.

4.4 PROPIEDADES DE LA CONSULTA

En la cuadrícula QBE introducimos las características de nuestra consulta: ?

CAMPO: Colocamos los campos que deseamos que aparezcan en la consulta, de la siguiente forma: doble clic en el campo correspondiente.

?

ORDEN: Colocamos los campos que deseamos que aparezcan en la consulta, de la siguiente forma: doble clic en el campo correspondiente.

?

MOSTRAR: Podemos ordenar según un campo determinado o varios. Si queremos ordenar según varios campos, éstos han de ser contiguos en la cuadrícula QBE. Por defecto si tenemos un campo colocado en la cuadrícula, este campo aparecerá en la columna porque así lo indica el símbolo de la fila “Mostrar”, si no queremos que aparezca hemos de hacer clic en el símbolo del “mostrar” correspondiente al campo que deseamos que no salga en el “listado”.

?

CRITERIOS “Y” “O”: Escribimos la o las condiciones que deben cumplir los registros que deseamos listar.

4.5 CONSULTAS DE SELECCIÓN CON PARAMETROS Podemos conseguir que la consulta nos pregunte cuál es la condición cada vez que la ejecutemos. Esto se consigue de la siguiente forma: Escribimos en la fila “Criterios”, columna el campo que deseemos una pregunta o mensaje entre corchetes. Al ejecutar la consulta aparecerá una ventana con el texto que habíamos escrito entre corchetes y un campo vacío, donde escribiremos la condición. Por ejemplo: Campo:

País Unidad de Informática Facultad de Ciencias Económicas

25


Tabla: Clientes Orden: Mostrar: Criterios: [Escribe el País] Al ejecutar la consulta, aparecerá una ventana con el mensaje “Escribe el País”. Una vez escrito un país determinado y [Aceptar], tendremos el listado de registros que cumplen la condición introducida, es decir los registros cuyo País sea lo que hemos escrito. -

La condición puede ser más compleja, por ejemplo: ?

?

Si escribimos: Entre [Escribe el 1r. número [y [Escribe el 2º número], al ejecutar la c onsulta, nos preguntará dos números (nos hará dos preguntas), una vez introducidos, aparecerán los registros cuyo campo numérico se encuentra entre los dos números que hemos escrito. Si escribimos >= [Escribe la fecha]. La consulta nos preguntará una fecha , y una vez introducida aparecerán los registros a partir de dicha fecha.

En definitiva lo que escribamos entre corchetes, quedará substituido por lo que contestemos, ejecutándose la condición. CRITERIOS DE UNA CONSULTA DE SELECCION 1. Un solo criterio Se escribe en la fila “Criterios”, columna el campo que ha de cumplir la condición, el “criterio” correspondiente, que puede ser: ?

Si el campo es numérico o de fecha: >25

sólo aparecerán los registros cuyo campo correspondiente contenga números mayores que 25.

<1000

idem, pero para los números menores de 1000.

>=#3/06/02# idem, pero para las fechas a partir del 3/6/2002 (mayor o igual) ?

Si el campo es de texto: “Bebidas” sólo aparecerán los registros cuyo campo correspondiente sea igual a Bebidas. “Carnes” idem, pero para los registros cuyo campo sea igual a Carnes Unidad de Informática Facultad de Ciencias Económicas

26


2. Variaciones: Negado “Londres”

sólo aparecerán los registros cuyo campo correspondiente no sea igual a Londres

“Bebidas” O “Carnes”

aparecerán los registros cuyo campo sea igual a Bebidas y los que sean igual a Carnes

Entre 50 Y 175

aparecerán los registros cuyo campo esté entre los números 50 y 175

Entre #1/07/97# Y #31/07/97#

idem pero entre las dos fechas.

Es Nulo

aparecerán los registros cuyo campo está vacío.

Es Negado Nulo

aparecerán los registros cuyo campo no está vacío .

3. Símbolos Comodín “Pepito*”

aparecerán los registros cuyo campo contenga “Pepito” y lo que sea a continuación.

“*apa*”

aparecerán los registros cuyo campo contenga las tres letras apa en el interior.

“?aco”

aparecerán los registros cuyo campo tenga un primer carácter que puede ser cualquiera pero el segundo, tercer y cuarto carácter han de ser aco.

En definitiva:* substituye lo que sea ? Substituye un solo carácter. 4. Varias condiciones, en campos distintos. Hay dos posibilidades: ?

Si escribimos las diferentes condiciones en la fila criterios de la cuadrícula: conseguiremos los registros que cumplan las diferentes condiciones a la vez.

?

Si escribimos las diferentes condiciones en las filas criterios y o: conseguiremos los registros que cumplan las diferentes condiciones que Unidad de Informática Facultad de Ciencias Económicas

27


hay en la fila Criterios a la vez y por otro lado los registros que cumplan las diferentes condiciones que hay en la fila O a la vez. Es decir: lo que hay en una fila o lo que hay en la otra.

4.6 EJECUTAR O ABRIR UNA CONSULTA Una consulta de referencias cruzadas: Cuando se abre una consulta de selección o una consulta de referencias cruzadas, Microsoft Access ejecuta la consulta automáticamente y muestra los resultados en la vista Hoja de datos. 1. En la ventana Base de datos, haga clic en Consultas, bajo Objetos. 2. Haga clic en la consulta que desea abrir. 3. Haga clic en Abrir en la barra de herramientas de la ventana Base de datos. Una consulta de acción: A diferencia de lo que sucede con una consulta de selección o una consulta de referencias cruzadas, no se pueden ver los resultados de una consulta de acción al abrirla en la vista Hoja de datos. No obstante, en la vista Hoja de datos puede ver una vista previa de los datos que se verán afectados por la ejecución de la consulta de acción. Precaución Se recomienda hacer una copia de los datos que cambia o mueve en una consulta de acción por si necesita restablecerlos a su estado original después de ejecutarla. 1. Abra la consulta de acción en la vista Diseño. 2. Para obtener una vista previa de los registros que se verán afectados en la vista Hoja de datos, haga clic en Ver en la barra de herramientas y compruebe los registros. Verá lo siguiente para cada consulta de acción: Para esta consulta

La hoja de datos muestra

Actualización

Los campos que se actualizarán.

Eliminar

Los registros que se eliminarán.

Creación de tabla

Los campos que se incluirán en la nueva tabla. Unidad de Informática Facultad de Ciencias Económicas

28


Datos anexados

Los registros que se agregarán a otra tabla.

3. Para regresar a la vista Diseño de la consulta, haga clic de nuevo en Vista en la barra de herramientas. Realice los cambios que desee en la vista Diseño. 4. Haga clic en Ejecutar consulta.

en la barra de herramientas para ejecutar la

4.6 GENERADOR DE EXPRESIONES El Generador de expresiones tiene las tres secciones siguientes (de arriba a abajo):

1. Cuadro de expresiones En la sección superior del generador se encuentra un cuadro en el que se genera la expresión. Utilice la sección inferior para crear los elementos de la expresión, y luego insértelos en el cuadro para formarla. También puede escribir componentes de la expresión directamente en este cuadro. 2. Botones de operadores En la sección intermedia del generador hay botones para los operadores que se utilizan con más frecuencia. Al hacer clic en uno de ellos, el Generador de expresiones insertará el operador en el lugar del cuadro de expresiones donde se encuentre el punto de inserción. Si desea consultar una lista completa de los operadores que se pueden emplear en expresiones, haga clic en la carpeta Operadores situada en el cuadro inferior izquierdo, y en la categoría de operadores que corresponda en el cuadro intermedio. En el cuadro de la derecha aparecerán todos los operadores de la categoría seleccionada.


29


3. Elementos de expresiones En la sección inferior del generador hay tres cuadros: ?

El cuadro situado a la izquierda contiene carpetas que muestran los objetos tabla, consulta, formulario e informe de la base de datos, las funciones integradas y definidas por el , las constantes, los operadores y las expresiones comunes.

?

El cuadro intermedio muestra los elementos específicos o las categorías de elementos que corresponden a la carpeta seleccionada en el cuadro de la izquierda. Por ejemplo, al hacer clic en Funciones incorporadas en el cuadro de la izquierda, en el cuadro intermedio aparecen las categorías de funciones de Microsoft Access. En el cuadro de la derecha aparecen los valores que corresponden a los elementos seleccionados en los cuadros izquierdo e intermedio. Por ejemplo, al hacer clic en Funciones incorporadas en el cuadro de la izquierda y una categoría de funciones en el cuadro intermedio, en el cuadro de la derecha aparecerán todas las funciones incorporadas de la categoría seleccionada.

?


30


5.

FORMULARIOS

5.1 FORMULARIOS Los Formularios son otro elemento de Access que pueden utilizare para diferentes fines, aunque una de sus utilidades principales es la creación de diseños personalizados para la captura y visualización de datos de las tablas. La mayoría de la información de una tabla proviene de los registros originales de una tabla, aunque en un formulario existen elementos que forman parte del formulario pero que no pueden ser modificados a menos que se haga desde la vista diseño. Tal es el caso de elementos gráficos, de texto, o cualquier otro elemento decorativo que funciona solo para hacer más estético el formulario como objetos de dibujo, un logotipo de la empresa, líneas, etc.

5.2 DISEÑO DE UN FORMULARIO A la hora de crear un Formulario, como es habitual en Access, existen básicamente dos formas alternativas: utilizar el Asistente que se encargue de automatizar la mayor parte del proceso y guiarle paso a paso; o bien crearlo desde el principio, manualmente, debiendo recurrir a la ventana diseño. Para el caso de los Formularios, resulta mejor usar el Asistente, ya que realiza automáticamente todo el trabajo básico, ahorrándonos una buena cantidad de tiempo. Cuando se utiliza el asistente, Access solicita al toda la información necesaria y crea un diseño basado en dicha información. Aun teniendo experiencia en la creación de formularios, resulta mas practico utilizar el asistente y proceder después a cambiar a la vista Diseño para hacer modificaciones que sirvan para terminar de personalizar el diseño básico creado. Desde la pantalla principal de la base de datos y el Objeto: Formularios seleccionado. Clic – clic en la opción Crear un formulario utilizando el asistente Primera pantalla del Asistente ? En el campo “Tablas/Consultas” Escribimos o seleccionamos la tabla o consulta de la que queremos construir un formulario. ? Hemos de situar los campos (que tenemos en el cuadro Campos disponibles), en el cuadro Campos seleccionados de la siguiente forma: Botón [>>]: todos los campos se situarán en “Campos seleccionados”. Unidad de Informática Facultad de Ciencias Económicas

31


Botón [>]: el campo seleccionado de “Campos disponibles” se colocará en el cuadro “Campos seleccionados”. Botón [<]: el campo que esté seleccionado en el cuadro “Campos seleccionados” volverá a colocarse en su origen (cuadro “Campos disponibles”. Está claro que esta opción nos sirve para “corregir” los errores que podemos hacer al colocar los campos en “Campos seleccionados”. Botón [<<]: todos los campos que se encuentren en “Campos seleccionados” vo lverán a situarse en “Campos disponibles”. Es decir volveremos a empezar. ? Clic en el botón [Siguiente>], para acceder a la siguiente pantalla del asistente. Segunda pantalla del Asistente Sirve para escoger la distribución que deseamos dar a los campos de nuestro formulario: ? En columnas ? Tabular ? Hoja de datos ? Justificado Al escoger una de las “distribuciones”, aparece “gráficamente ” lo que quiere decir la “distribución” correspondiente. Por último, deberás hacer clic en el botón [Siguiente>] para acceder a la siguiente pantalla del asistente. Tercera pantalla del Asistente Sirve para escoger el estilo que deseamos en nuestro formulario, es decir el “formato” (colores, fondo, tipo de letra, etc): ? Arenisca ? Estándar ? Expedición ? Guía ? Industrial ? Internacional ? Mezcla ? Papel de arroz ? Piedra ? Pintura Sumi Al escoger uno de los “estilos” aparece gráficamente en que consiste el “estilo” correspondiente. Para seguir, deberás hacer clic en el botón [Siguiente>]. Cuarta y última pantalla del Asistente En el campo ¿Qué título desea aplicar al formulario?, debes escribir el nombre que deseas dar a tu formulario (por defecto, aparece el mismo nombre que la tabla o consulta, de la que hacemos el formulario). Hay la posibilidad de: Unidad de Informática Facultad de Ciencias Económicas

32


? ?

Acceder a la pantalla Vista Formulario (activa la opción “Abrir el formulario para ver o introducir información”). Acceder a la pantalla Vista Diseño (activa la opción “Modificar el diseño del formulario”).

Para finalizar la realización del formulario se dará c lic en el botón [Finalizar].

5.3 AGREGAR UN CAMPO A UN FORMULARIO Al abrir un formulario, es decir: ? Desde la “pantalla inicial” de la Base de Datos. ? “Objeto: Formularios”, activado ? Seleccionamos el formulario que deseamos abrir. ? Clic en el botón [Abrir]. Accedemos a la pantalla Vista Formulario Se trata de la pantalla que utilizamos para ver los registros, buscarlos, modificarlos o introducir nuevos. Desde la pantalla Vista Formulario podemos acceder a las demás vistas: ?

Clic en la flecha del icono Vista:

?

Clic en Vista Diseño:

Accederemos a la pantalla de diseño del formulario; que es la pantalla que utilizamos para cambiar el “diseño”: tamaño y situación de campos, formato (colores, fondo, tipo y aspecto de letra), etc. O ? Clic en Vista Hoja de Datos:

Accedemos a la pantalla Hoja de datos, que nos permite visualizar todos los registros que corresponden al formulario.


33


Desde la Pantalla de Diseño del formulario podemos acceder a las demás vistas, si hacemos clic en la flecha del icono Vista:

PANTALLA DISEÑO DE UN FORMULARIO

Etiquetas – Campos

Etiquet ? ?

Camp

Si hacemos clic en el campo, se selecciona el campo y también su etiqueta Si hacemos clic en la etiqueta, se selecciona sólo la etiqueta.

Mover el campo y etiqueta ? Seleccionar el control ? Mover el cursor del ratón, hasta que su aspecto cambia a una pequeña mano ? Arrastrar Mover sólo el campo o la etiqueta ? Seleccionar el control ? Mover el cursor del ratón, hasta que su aspecto cambia a un dedo (extremo superior izquierdo del control). ? Arrastrar Cambiar el tamaño de un control ? Seleccionar el control ? Dar clic en uno de los pequeños cuadros negros que aparecen alrededor. ? Arrastrar. Cambiar el tamaño de todo el formulario Unidad de Informática Facultad de Ciencias Económicas

34


? ? ?

Cursor del ratón en la parte inferior de la sección “Detalle” o en el límite derecho del formulario. Cuando el cursor del ratón cambia a una cruz negra Arrastrar

Parte inferior de la “Sección: Detalle”

Límite derecho del formular

Seleccionar todo el formulario ?

Clic en el botón:

?

Sabremos que hemos seleccionado todo el formulario si aparece un cuadro negro en el botón:


35


a la pantalla de propiedades ? ?

Seleccionar el control o todo el formulario Clic en el icono Propiedades:

?

Es conveniente que la Solapa: Todas esté activada.

Formato de un control ? ?

Seleccionar el control Utilizar las opciones de la barra:

Cuadro de Herramientas En la pantalla de diseño de un formulario, disponemos de una barra de iconos “especial”, llamada “Cuadro de Herramientas”… ?

Clic en el icono Cuadro de Herramientas:

Activa o desactiva dicha barra de iconos “especial”. ?

La barra de iconos Cuadro de herramientas:

Dispone de una serie de “herramientas” que podemos incluir en nuestros formularios.


36


?

El i cono Asistente para controles:

Si se encuentra activado, “herramienta” en nuestros “disparará” un asistente.

?

al incluir una formularios, se

El icono Etiqueta :

Nos permite incluir un título o cualquier texto estático a nuestro formulario.


37


6.

PAGINA DE DE DATOS

Una página de a datos es un tipo especial de página Web que permite ver datos de una base de datos y trabajar con ellos. También puede incluir datos de otros orígenes como, por ejemplo, Microsoft Excel. El modo de interactuar con la página dependerá de su finalidad Las páginas de a datos se pueden enlazar a datos desde bases de datos de Access o Microsoft SQL Server 6.5 o bases de datos posteriores. Además, estas páginas pueden contener instancias de Microsoft Office XP Web Componentes, que pueden conectarse a otros orígenes de datos como Microsoft Excel.

6.1 OBJETIVOS ? ?

Permiten crear páginas HTML de datos enlazados dentro de la interfaz de de Access, que posteriormente pueden visualizarse con Microsoft Internet Explorer 5 o posterior. pueden distribuir por correo electrónico páginas de a datos que contengan datos estáticos o dinámicos.

6.2 FUNCIONALIDAD Página de a datos publicada desde Access, que tiene una conexión a una base de a datos, puede ver, agregar, editar y manipular, los datos almacenados en la base de datos. Una página también puede incluir datos de otros orígenes de estos. Por ejemplo Excel.

6.3 DISEÑO Si crea una página de a datos cuando está abierta una base de datos, Microsoft Access creará un directo a la página y lo mostrará en la ventana Base de datos. Si crea una página sin abrir una base de datos, Access creará una página independiente.


38


CREAR PAGINA DE A DATOS EN BASE DE DATOS ACTIVA Utilice el comando Autopágina para crear una página de a datos que contenga todos los registros y campos (excepto los campos que almacenan imágenes) en la tabla, consulta o vista base. 1. En Objetos de la ventana Base de datos, haga clic en Páginas . 2. En la barra de herramientas de la ventana Base de datos, haga clic en Nuevo. 3. En el cuadro de diálogo Nueva página de a datos, haga clic en Autopágina: en columnas. Este asistente crea automáticamente una página de a datos en columnas. 4. Haga clic en la tabla, consulta o vista que contenga los datos en los que desea basar la página. 5. Haga clic en Aceptar . En la página de a datos terminada, cada campo aparecerá en una línea diferente con una etiqueta a su izquierda. Si la página obtenida no tiene el aspecto deseado, puede modificar la página en la vista Diseño. Nota Si ha establecido un tema predeterminado, Microsoft Access lo aplicará a la página.

6.4 ORDENAR MARCOS

Se pueden efectuar dos tipos de ordenaciones: simples y complejas. ?

Ordenaciones simples Al ordenar en una vista Formulario, vista Hoja de datos o vista Página, puede realizar una ordenación simple, es decir, ordenar todos los registros en orden ascendente o descendente (pero no puede utilizar ambos órdenes en varios campos).

?

Ordenaciones complejas Al ordenar en una vista Diseño de una consulta, la ventana Filtro u orden avanzado, la vista Diseño de un informe, la vista Diseño de página, la vista Tabla dinámica o la vista Gráfico dinámico, puede realizar ordenaciones complejas. Esto significa que puede ordenar registros en orden ascendente según algunos campos y en orden descendente según otros. Unidad de Informática Facultad de Ciencias Económicas

39


6.5 FILTRAR INFORMACION

?

Haga clic en Aplicar filtro

en la barra de herramientas.

Notas ?

?

?

Cuando se aplica un filtro a una hoja de datos, Microsoft Access también aplica los filtros creados en cualquier hoja secundaria de datos que contenga. Access puede aplicar un filtro automáticamente al abrir un formulario si se establece la propiedad Al Abrir (On Open) del formulario a una macro que utilice la acción Aplicar Filtro o a un procedimiento de eventos que utilice el método Aplicar Filtro del objeto Do Cmd. Si crea un filtro en un formulario, un sub.-formulario, una hoja de datos principal o una secundaria que ya contiene un filtro de una sesión de trabajo anterior, el nuevo filtro reemplaza al anterior.

6.6 COPIAR, CORTAR, PEGAR INFORMACION Si está pegando datos de varios campos en una hoja de datos, asegúrese de que las columnas se presenten en el mismo orden que los datos que desee copiar o mover. Cuando pega registros o datos de varios campos en un formulario, Microsoft Access los coloca en campos con el mismo nombre que los campos de origen, con independencia de su orden en el formulario. Si los datos que desea copiar o mover contienen campos que no existen en el formulario de destino, Access preguntará si desea pegar sólo los campos con nombres coincidentes. Si no hay nombres de campos coincidentes, Access pegará los campos según el orden de tabulación del formulario de destino, que puede no ser el orden deseado. Si los nombres de campos en el formulario de origen son distintos de los nombres de campos en el formulario de destino, quizás desee pegar los datos en una hoja de datos en lugar de un formulario. El Portapapeles de Microsoft Office le permite reunir elementos gráficos y de texto de distintos documentos de Office y de otros programas y pegarlos en un documento de Office. Por ejemplo, puede copiar texto de un documento de Microsoft Word, datos de Microsoft Excel, una lista con viñetas de Microsoft PowerPoint, texto de Microsoft FrontPage o Microsoft Internet Explorer y una hoja de datos de Microsoft Access y, a continuación, volver a Word y organizar parte o todos los elementos reunidos en el documento de Word.


40


El Portapapeles de Office funciona con los comandos estándar Copiar y Pegar. Copie un elemento en el Portapapeles de Office para agregarlo a la colección y, a continuación, péguelo desde ahí cuando lo desee en un documento de Office. Los elementos reunidos permanecerán en el Portapapeles de Office hasta que salga de Office.

7.

AUTOMATIZACION DE TAREAS RESPECTIVAS

7.1 DEFINICION DE MACRO Las macros son conjuntos de acciones que se crean para automatizar tareas comunes. Si se utilizan grupos de macros, se pueden realizar varias tareas al mismo tiempo. Una macro es un conjunto de una o más acciones que realiza una operación determinada, como abrir un formulario o imprimir un informe. Las macros pueden ayudar a automatizar las tareas comunes. Por ejemplo, puede ejecutar una macro que imprima un informe cuando el haga clic en un botón de comando.

7.2 CREACION DE UNA MACRO

1. Cuando se crea una macro, las acciones que se desea realizar se escriben en esta parte de la ventana Macro. 2. En esta parte de la ventana se puede especificar los argumentos de una acción. Unidad de Informática Facultad de Ciencias Económicas

41


Una macro puede ser una macro compuesta de una secuencia de acciones, o puede ser un grupo de macros. También se puede usar una expresión condicional para determinar si se llevará a cabo una acción en algunos casos cuando se ejecute la macro.

7.3 EJECUTAR UNA MACRO

Ejecute directamente una macro, haciendo lo siguiente: ?

Para ejecutar directamente una macro desde la ventana Macro, haga clic en Ejecutar

?

en la barra de herramientas.

Para ejecutar una macro desde la ventana Base de datos, haga clic en Macros

y después haga doble clic en el nombre de la macro.

?

En el menú Herramientas, sitúe el puntero sobre Macro, haga clic en Ejecutar macro y seleccione la macro de la lista Nombre de macro.

?

Ejecute una macro desde un procedimiento de Microsoft Visual Basic mediante el método Run Macro del objeto Do Cmd.


42

Manual De Apoyo Access Xp 301l4d

Overview 3e4r5l

More details w3441

Related Documents 3m3m1z

Manual De Apoyo Access Xp 301l4d

Manual De Access Xp 6eq4v

Manual De Access Bars 2q2v3y

Manual Carta De Apoyo Australia 253r4p

Manual De Apoyo Cientifico Gnld 1f592z

Manual Access 2g5c5s

More Documents from "Nata Ávila" 5l424n

Pridevi .doc 6k4u2d

6l6m1j

6l6m1j

The Ramayana - Summary And Characters 1o362v

Membuat Aplikasi Sms Gateway Sederhana Dengan Php 4i1k6p

6l6m1j