Mi Proyecto (farmacia) 571a3i
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Facultad Nacional de Ingeniería
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CAPITULO I
Introducción. La necesidad de poder adquirir un medicamento que ayude a subsanar la salud de una persona hizo que la venta de medicamentos sea un recurso que este alcance de todos, por tanto se propuso que una farmacia se instale en todas las zonas más cercanas a las de cualquier persona. La creciente demanda de adquisición de medicamentos a produjo de que las istración en una farmacia sean muchas veces muy compleja, por tanto se opto por realizar un análisis el sistema farmacéutico para crear un sistema de información que ayude al propietario o propietaria, a una mejor istración del negocio, facilitándole la posibilidad de istrar ventas, ingresos, stocks, etc.
En el presente proyecto daremos a conocer acerca de las actividades que tiene un sistema farmacéutico, para posteriormente llevarlos a un respectivo diseño, generando alternativas de solución que puedan generar más ganancias y reduzcan las actividades y nos eviten también problemas con los clientes, perdidas de datos o para evitar perder clientes. 1. Antecedentes. La Farmacia “NAZARENO” ubicado en las calles, bolívar entre Tarapacá y Tacna; tiene actualmente 7 años de funcionamiento desarrolla sus actividades en la ciudad de Oruro desde el 2006 istrado por su propietario. La ciudad de Oruro como anda en continuo crecimiento tiene todo tipo centro de salud complementarios a estos se tiene las farmacias que presentan un papel muy importante que tiene que ver con la salud de las personas. De esta manera la Farmacia “NAZARENO”, pone a consideración y disposición de toda la ciudadanía Orureña toda clase de medicamentos con diferentes precios de acuerdo a la disponibilidad económica del cliente. 1.1.
Antecedentes de Contexto
La Farmacia “NAZARENO”, está al servicio de toda la población en general, debido a que los pacientes no paran de acudir a los servicios que brinda esta institución.
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La entrega de informes es diariamente, al finalizar el día de cada semana con un respectivo control de facturas emitidas. El objetivo de la Farmacia es el de prestar servicio a la comunidad mediante la venta de medicamentos de uso general en el campo de la medicina, se puede observar que la demanda de servicio en la zona este céntrica de nuestra ciudad para la farmacia tiene ciertas limitaciones como la competencia de otras farmacias cercanas, con esta información se busca ampliar el entorno en el cual se desarrolla la empresa a través de la mejora de atención al cliente e incremento de sus ventas diarias. 1.2.
Antecedentes del Tema
En las diferentes Farmacias visitadas en la ciudad de Oruro se pudo observar que solo algunas cuentan con un sistema de información para el control y registro solo de las ventas de los medicamentos. En cuanto a la Farmacia “NAZARENO” no cuenta con un sistema de información para el control y registro de las ventas de los medicamentos como rios para lo cual se realizara un seguimiento para saber el proceso que desempeña la misma. 2.
Misión
“La farmacia ‘NAZARENO’ perteneciente al departamento de Oruro, brinda un servicio, innovando, elaborando, comercializando productos farmacéuticos, sustentándose en un sistema de gestión de calidad, el mejoramiento continuo de sus procesos y permanencia en el tiempo para mantener la satisfacción de sus clientes en al ámbito medicinal”.
3. Visión La farmacia “NAZARENO”, ofrece sus servicios a todo tipo de cliente con el fin de ser reconocida por la comunidad como la farmacia de mayor confianza y mejor calidad en su servicio”.
4. Planteamiento del Problema 4.1. Identificación del Problema La falta de istración dentro de la institución en cuanto a los ingresos obtenidos ocasiona pérdidas para la institución. La falta de un registro de las diferentes consultas medicas, ocasiona la no existencia de un comprobante de egresos por mes, y el control de cada medicamento faltante dentro de la institución. El registró y control manual provoca que las facturas registradas de los productos en su respectivo libro se encuentren incompletas, lo cual obstaculiza la obtención
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rápida y eficaz de la información solicitada por parte de la istración o personal de trabajo. La tardanza en la obtención y elaboración de informes estadísticos suele provocar muchas veces errores, ya que estos son revisados y elaborados manualmente. El inadecuado registró y control manual de los datos de los medicamentos en el libro diario provoca la pérdida de información, demora al momento de la elaboración y entrega de informes de la Farmacia “NAZARENO”, incluso demora l atención rápida al cliente. 4.2.
Formulación del Problema
¿Cómo podemos obtener el control adecuado en el registro de los medicamentos y rios, ventas, compras, egresos, ingresos, consultas particulares de manera que las necesidades de la institución se reduzcan y se pueda realizar una atención más eficiente a los clientes?
5. Formulación de Objetivos 5.1. Objetivo General Analizar y desarrollar un Sistema de Información automatizado para el registro de control y venta detallada para la Farmacia “NAZARENO”, como también para las compras, ingresos, egresos para así dar solución a las diferentes necesidades que aquejan a la institución, brindándole la seguridad y capacidad de un buen manejo de la información ayudándola a optimizar la atención a sus clientes. 5.2 Objetivos Específicos Realizar el control de venta de medicamentos para la Farmacia “NAZARENO”. Realizar el control de adquisición de los medicamentos. Ampliar los ingresos para la Farmacia. Reducir las pérdidas económicas. Tener un rápido a la información deseada. Proporcionar oportunamente a la parte gerencial informes sobre la venta y transacción e informes sobre el stock existente. Analizar los requerimientos de los medicamentos, rios, venta, compras para conocer el proceso de las diferentes actividades desempeñadas en la institución. 6. Alcances. Controlar los registros de venta y compra de manera que exista una buena organización.
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Realizara modificaciones, actualizaciones, búsqueda de datos y un informe estadístico de las ventas más frecuentes. Control de las vetas para saber que medicamentos, rios son mas necesarios en los consumos de los clientes. Permitirá conocer la información de una manera más rápida y precisa. Registro de los clientes. CAPITULO II 7. Marco Teórico El objetivo general del marco teórico y conceptual es sobre todo generar resultados científicos significativos y generalizables. Además ayudan a reunir el conocimiento existente bajo la forma de sistemas coherentes y estimulan nuevas investigaciones brindándoles dirección e impulso, orientando en general todo el proceso de investigación. Registro: Un registro es un conjunto de datos almacenados o requeridos por alguien para realizar alguna consulta. Consulta Una consulta es el acto de someter un duda o asunto a la conversación de otro. Medicamento Un medicamento es un sustancia que istra interior o exteriormente a un organismo, sirve para prevenir, curar o aliviar las enfermedades. Método ISAC ISAC (Trabajo en Sistemas de Información y Análisis de Cambio) fue desarrollado en 1970 en el Instituto para el Desarrollo de Actividades en las Organizaciones en Estocolmo Suecia, bajo la dirección de Mots Lundenberg, ISAC es un método para el desarrollo orientado al cliente de los sistemas de información. No está bien adaptado al desarrollo de los sistemas de control. ISAC fue desarrollado para asegurar que el negocio obtenga el sistema de información que necesite. Para alcanzar este objetivo ISAC comienza con un análisis del problema organizacional que trata de encontrar soluciones reales a problemas reales.
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ISAC consiste de cuatro etapas, las cuales se concentran en las preguntas del y la istración. Las cuatro etapas son: 1.- Análisis De Cambio a. b. c. d. e. f. g. h. i.
j.
Listar Problemas Listar grupos de interés Analizar los problemas Realizar modelo de actividades Analizar metas Identificar necesidades de cambio Generar alternativas de cambio Especificar situaciones deseadas Evaluar acciones Elegir alternativa
2.- Estudia de Actividad 3.- Análisis de Información 4.- Implementación Método VORD VORD (Definición de Requerimientos Orientados a Puntos de Vista) El método VORD sirve para determinar requerimientos funcionales y no funcionales. CAPITULO III 8. Requerimientos 8.1. Investigación Preliminar 1. ¿Cuál es el problema? Debido a la consecuencia de la falta de un sistema de información adecuado para tomar decisiones, respecto a las apreciaciones que se deben hacer para realizar la compra y la venta de medicamentos u otros productos, se llega a producir en el sistema a menudo una escasez de inventario lo cual origina una demanda insatisfecha o en otras ocasiones un excedente innecesario. 2. Detalle del problema. El sistema manual por medio de numero de llegada no es seguro. Existen colas de espera.
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Personas que esperan no son atendidos completamente porque se termino el producto o medicamentos que requieren. Pérdidas económicas para la gerencia por los productos no controlados por sus fechas de vencimiento. Errores en los precios de ventas algunas veces es alta o baja lo cual provoca reclamos o pérdidas económicas. Errores en la suma cuando son varios productos. 3. ¿Qué tan significativo es el problema? Una mala istración, a través de los movimientos del sistema respecto a la demanda y a las cantidades en que se da esta, lleva a que se produzca una falta del producto por consiguiente una demanda insatisfecha ósea una pérdida de ingresos, por otro lado un excedente originara un gasto excesivo. 4. ¿Cuál cree el que es la solución al problema? Se necesitara controlar automáticamente la recepción de medicamentos, la salida de los mismos, registros completos de inventarios, reportes de salidas y entradas. 5. ¿Como ayudara el sistema de información? Ayudara a obtener información, en forma inmediata, sobre la marcha del sistema, y ayudara a obtener decisiones para reducir las pérdidas para la Farmacia y obtener máximos beneficios. 6. ¿Quién mas conozca acerca de esto, pudiera arse?
8.2.
El o a.
El propietario.
Regentes Farmacéuticos.
Las Auxiliares de Farmacia. Estudio de factibilidad
Un resultado importante de la investigación preliminar es determinar si todos los aspectos solicitados son factibles en su realización, esto será evaluado los siguientes aspectos. 8.2.1.
Factibilidad Técnica
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¿Existe o se puede adquirir la tecnología necesaria para realizar lo que se pide? No existe la tecnología necesaria para realizar lo que se pide puesto que no hay el equipo necesario para esta tecnología, pero si existe la posibilidad de adquirir un equipo. ¿El equipo propuesto tiene la capacidad técnica para soportar todos los datos requeridas para usar el nuevo sistema? Si tiene porque estará en un muy buen estado y un software actualizado. ¿El sistema propuesto ofrecerá respuestas adecuadas a las peticiones sin importar el número y ubicación de los s? El sistema si ofrecerá respuestas adecuadas a las peticiones sin importar el número y la ubicación de los s porque los requerimientos del sistema están a su alcance. ¿Existen garantías técnicas de exactitud confiabilidad, facilidad de de los datos? En el sistema a realizarse si existen garantías técnicas de exactitud, confiabilidad, facilidad de de los datos. 8.2.2.
Factibilidad Económica
El desarrollo del sistema es económicamente factible pues no se requiere de una gran inversión, tomando en cuenta que solo se limitara al costo del Software y la compra de un nuevo equipo; la misma está en condiciones y dispuesta a realizar una inversión inicial que la retribuirá ganancias a largo plazo. 8.2.3.
Factibilidad Operativa
El personal encargado del manejo del sistema de información tendrá un fácil al mismo, esto permitirá un apoyo al control más detallado de los productos de transacción y venta ordenada diariamente. ¿Existe apoyo suficiente para el proyecto por parte de la istración?.¿y por parte de los s? Si existe el apoyo del gerente y también de los demás s porque le ayudaría en agilizar las ventas en la Farmacia.
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Los métodos que actualmente se usan en la Farmacia, ¿Son aceptados por los s? Los métodos son aceptados, pero eso no implica que no se pueda realizar el sistema. ¿Los s han participado en la planeación y desarrollo del proyecto?. ¿Como lo han hecho? Participaron en una serie de encuestas que se realizo a los dueños de problemas. ¿El sistema propuesto causara perjuicios? El sistema no causara perjuicios en ninguna de las áreas porque el sistema es para mejorar el control de ventas. ¿Producirá resultados pobres en alguna área? La facilidad de a la información no se perderá solo que estará más segura y factible. ¿La productividad de los empleados será menor después de instalado el sistema? No al contrario aumentara porque se necesitara a más empleados para el manejo del sistema. ¿Los clientes se verán afectados por la implantación del sistema? Si serán afectados positivamente. 8.3. Determinación de Requerimientos (método ISAC). 8.3.1. Análisis de Cambio a) Listar Problemas P1: Error en el Inventario P2: Inexistencia del producto P3: Retraso en la atención a los clientes(colas de espera) P4: Error en el manejo de fechas de vencimiento del producto P5: Inseguridad en los precios de venta. P6: Falta de control en las ventas diarias.
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P7: Pérdidas económicas. P8: Falta de control de informes económicos P9: Falta de infraestructura adecuada P10: Lentitud a la hora de emitir facturas b) Listado de grupo de Interés Listado de Problemas
Gerente Propietario
(Farmaceutico)
Farmacéutico
P1
X
X
X
P2
X
P3
X
P4
X
Cliente
X
X
X
X
X
X
X
P5
X
X
P6
X
X
X
P7
X
X
X
P8
X
X
X
P9
X
X
X
X
X
P10
Proveedor
c) Analizar los problemas
X X
X X
X
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P10
Justificación de los Problemas 1
Un 30% del personal evidencio que existe error en el inventario, puesto que si habría más saldrían perdiendo más económicamente.
2
Un 37 % de los clientes experimentaron que el producto no exista en la farmacia ya que esta se encuentra en un zona este céntrica si fuera en otra zona seria mas la posibilidad de que no existiera el producto
3
El 46% de los clientes evidenciaron que existe cola de espera para ser atendidos
4
Un 4% del personal experimento el mal manejo de fechas de vencimiento del producto, puesto que si seria mas podrían clausurar el lugar
5
El 7% evidencio que no hay inseguridad puesto que el personal que trabaja tiene conocimiento acerca de los medicamentos y cuenta con una lista llamada VADEMECUM.
6
Un 18% del personal evidencio que el control de compra y venta diaria no es
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muy controlado, puesto que todo esta bien controlado por listas e informes 7
El 11% del personal de la farmacia aprecio que suelen darse pérdidas económicas en el lugar.
8
El 65% del personal asegura que hace falta un mejor control de informes económicos.
9
Un 59% de los clientes aseguran que la farmacia NAZARENO no cuanta con una infraestructura necesaria para todo su potencial.
10
El 82% de los clientes experimentaron la lentitud en la atención y emisión de facturas.
d) Hacer un Modelo de actividades REALIZA UNA QUEJA
e) Análisis de Metas G1: Realizar un sistema de información automatizado para mejorar el sistema de compra y venta de los productos de la Farmacia. -
G1.1: Controlar cobro y facturación de los productos (Medicamentos, insumos hospitalarios, productos para bebes y cosméticos).
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-
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G1.2: Controlar la atención del cliente y socio con prioridades en función al sistema G1.3: Generar informes de inventarios en cualquier momento G 1.4: Generar reportes gráficos y estadísticas de productos
G2: Generar políticas de satisfacción al cliente -
G21: Usar los medios de comunicación necesarios para la difusión.
G3: Generar recursos financieros para el suministro de almacenes. Listado de Problemas
G1
P1
X
P2
X
P3
X
P4
X
P5
X
P6
X
P7
X
P8
X
P9
X
P10
X
G2
G3
X X
X
X
X
f) Definir necesidades de cambio G1: Realizar un sistema de información automatizado que permita controlar el control de compra y venta de los productos de la Farmacia. Problema.-P1, P2, P3, P4, P5, P6, P7, P8, P10 Objetivo.- G1 G2: Generar políticas de satisfacción al cliente Problema.- P3
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Objetivo.- G2, G1 G3: Generar recursos financieros para el suministro de almacenes. Problema.- P9,P2 Objetivo.- G3, G1 g) Generar alternativas de cambio A1: Crear un sistema de información para automatizar el proceso de istración en la farmacia. A2: Implementar un método de codificación para identificar a los productos. A3: Implementar políticas de istración para una mejor atención al cliente. h) Especificar situaciones deseadas A0: No hacer ningún cambio. A1: (El mismo) A2: (El mismo) A3: (El mismo) i) Evaluar las alternativas 0=Solucionado X=No Solucionado Listado de Problemas
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(Farmacéutico)
Farmacéutico
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0
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0
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Cliente
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0 X
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0
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X
X
X
0
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X 0
0
j) Elegir una alternativa. 1) A1 2) A2 3) A3 4) A0 8.4. Requerimientos Funcionales y no Funcionales (Método Vord). a) Identificacion de los Stakeholders - Propietario - - Farmaceutico b) Lluvia de ideas
Registrar medicamentos y rios de la farmacia
Registrar medicamentos vendidos
Registrar en BdD los medicamentos comprados de un provedor
Realizar consulta sobre los registros de los medicamentos
Mostrar un reporte de los proveedores que ofrecen los medicamentos.
Elaborar listado de los medicamentos mas vendidos.
Mostrar cuadros estadísticos que permitan al tomar decisiones
El sistema debe poseer facilidad de uso
Validación de usurarios
Registro de los clientes
Mostrar en un reporte la cantidad de medicamentos vendidos por día, semana, mes y año
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Mostrar la generación de ingresos por día de manera eficaz y eficiente
El sistema debe ser seguro
El sistema debe presentar una interfaz amigable
El sistema debe ser transportable y de uso fácil
El sistema debe ser iterativo e incremental para realizar modificaciones posteriores c) Diagrama de Burbujas Donde: Son los puntos de vista Potenciales Son los servicios del sistema o requerimientos funcionales Son los requerimientos no funcionales y de dominio
PROPIETARIO
ISTRAD OR
FARMACEUTIC O
y rios de la farmacia Registrar medicamentos
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c) Identificacion de los Puntos de Vista Frente a la Información de Servicio Lista de servicios Amacenar información proyectos
de
Cerrar proyectos Lista de servicios AgregarPermitir o quitar ingreso ususarios informes
d) Jerarquía de
de
Intercambiar políticas entre s
Lista de servicios
Lista de Servicios
Permitir ingreso de informes
Amacenar información de proyectos Cerrar proyectos
los puntos de Vista
Intercambiar políticas entre s
Agregar o quitar ususarios e) Requerimientos Funcionales
El Sistema debe tener un listado de todos los productos de la farmacia
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El sistema permite actualizar datos en cualquier momento, pero tendrá un código de seguridad para que solo el o los encargados pueda modificar
Deberá también tener el costo de cada producto que ofrece
El sistema permite realizar una impresión de todos los productos que asi lo requierael gerente propiedades para realizar los pedidos.
Registro de la cantidad de los productos que falten
Tendrá una información acerca del vencimiento de fecha de los medicamentos
Tendra graficos e iconos para el f) Requerimientos No Funcionales
El sistema debe ser amigable y entendible.
El sistema debe ser transportable y de uso fácil.
El sistema de información debe ser fiable.
El sistema debe ser muy seguro.
El sistema debe ser iterativo e incremental para realizar modificaciones posteriores.
El sistema debe ser robusto.
9. Conclusiones y Recomendaciones. El Proyecto fue realizado a petición de la facultad con el objetivo de mejorar su procesos manuales a automáticos para lo cual este análisis nos ayudara a realizar el sistemas de información de compra y venta que automatizara de forma parcial los procesos contables de la Farmacia “CRISTO REY”, este será un software que podrá ser mejorado por cualquier especialista. Las soluciones que proporcionara el sistema de información realizado puede que contenga algunas fallas sin importancia que no se tomo en cuenta pero sin embargo se pueden realizar mejoras en el sistema de información. Se recomienda no mostrar claves de al sistema porque podría ocasionar cambios inesperados por segundas personas.
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Introducción. La necesidad de poder adquirir un medicamento que ayude a subsanar la salud de una persona hizo que la venta de medicamentos sea un recurso que este alcance de todos, por tanto se propuso que una farmacia se instale en todas las zonas más cercanas a las de cualquier persona. La creciente demanda de adquisición de medicamentos a produjo de que las istración en una farmacia sean muchas veces muy compleja, por tanto se opto por realizar un análisis el sistema farmacéutico para crear un sistema de información que ayude al propietario o propietaria, a una mejor istración del negocio, facilitándole la posibilidad de istrar ventas, ingresos, stocks, etc.
En el presente proyecto daremos a conocer acerca de las actividades que tiene un sistema farmacéutico, para posteriormente llevarlos a un respectivo diseño, generando alternativas de solución que puedan generar más ganancias y reduzcan las actividades y nos eviten también problemas con los clientes, perdidas de datos o para evitar perder clientes. 1. Antecedentes. La Farmacia “NAZARENO” ubicado en las calles, bolívar entre Tarapacá y Tacna; tiene actualmente 7 años de funcionamiento desarrolla sus actividades en la ciudad de Oruro desde el 2006 istrado por su propietario. La ciudad de Oruro como anda en continuo crecimiento tiene todo tipo centro de salud complementarios a estos se tiene las farmacias que presentan un papel muy importante que tiene que ver con la salud de las personas. De esta manera la Farmacia “NAZARENO”, pone a consideración y disposición de toda la ciudadanía Orureña toda clase de medicamentos con diferentes precios de acuerdo a la disponibilidad económica del cliente. 1.1.
Antecedentes de Contexto
La Farmacia “NAZARENO”, está al servicio de toda la población en general, debido a que los pacientes no paran de acudir a los servicios que brinda esta institución.
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La entrega de informes es diariamente, al finalizar el día de cada semana con un respectivo control de facturas emitidas. El objetivo de la Farmacia es el de prestar servicio a la comunidad mediante la venta de medicamentos de uso general en el campo de la medicina, se puede observar que la demanda de servicio en la zona este céntrica de nuestra ciudad para la farmacia tiene ciertas limitaciones como la competencia de otras farmacias cercanas, con esta información se busca ampliar el entorno en el cual se desarrolla la empresa a través de la mejora de atención al cliente e incremento de sus ventas diarias. 1.2.
Antecedentes del Tema
En las diferentes Farmacias visitadas en la ciudad de Oruro se pudo observar que solo algunas cuentan con un sistema de información para el control y registro solo de las ventas de los medicamentos. En cuanto a la Farmacia “NAZARENO” no cuenta con un sistema de información para el control y registro de las ventas de los medicamentos como rios para lo cual se realizara un seguimiento para saber el proceso que desempeña la misma. 2.
Misión
“La farmacia ‘NAZARENO’ perteneciente al departamento de Oruro, brinda un servicio, innovando, elaborando, comercializando productos farmacéuticos, sustentándose en un sistema de gestión de calidad, el mejoramiento continuo de sus procesos y permanencia en el tiempo para mantener la satisfacción de sus clientes en al ámbito medicinal”.
3. Visión La farmacia “NAZARENO”, ofrece sus servicios a todo tipo de cliente con el fin de ser reconocida por la comunidad como la farmacia de mayor confianza y mejor calidad en su servicio”.
4. Planteamiento del Problema 4.1. Identificación del Problema La falta de istración dentro de la institución en cuanto a los ingresos obtenidos ocasiona pérdidas para la institución. La falta de un registro de las diferentes consultas medicas, ocasiona la no existencia de un comprobante de egresos por mes, y el control de cada medicamento faltante dentro de la institución. El registró y control manual provoca que las facturas registradas de los productos en su respectivo libro se encuentren incompletas, lo cual obstaculiza la obtención
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rápida y eficaz de la información solicitada por parte de la istración o personal de trabajo. La tardanza en la obtención y elaboración de informes estadísticos suele provocar muchas veces errores, ya que estos son revisados y elaborados manualmente. El inadecuado registró y control manual de los datos de los medicamentos en el libro diario provoca la pérdida de información, demora al momento de la elaboración y entrega de informes de la Farmacia “NAZARENO”, incluso demora l atención rápida al cliente. 4.2.
Formulación del Problema
¿Cómo podemos obtener el control adecuado en el registro de los medicamentos y rios, ventas, compras, egresos, ingresos, consultas particulares de manera que las necesidades de la institución se reduzcan y se pueda realizar una atención más eficiente a los clientes?
5. Formulación de Objetivos 5.1. Objetivo General Analizar y desarrollar un Sistema de Información automatizado para el registro de control y venta detallada para la Farmacia “NAZARENO”, como también para las compras, ingresos, egresos para así dar solución a las diferentes necesidades que aquejan a la institución, brindándole la seguridad y capacidad de un buen manejo de la información ayudándola a optimizar la atención a sus clientes. 5.2 Objetivos Específicos Realizar el control de venta de medicamentos para la Farmacia “NAZARENO”. Realizar el control de adquisición de los medicamentos. Ampliar los ingresos para la Farmacia. Reducir las pérdidas económicas. Tener un rápido a la información deseada. Proporcionar oportunamente a la parte gerencial informes sobre la venta y transacción e informes sobre el stock existente. Analizar los requerimientos de los medicamentos, rios, venta, compras para conocer el proceso de las diferentes actividades desempeñadas en la institución. 6. Alcances. Controlar los registros de venta y compra de manera que exista una buena organización.
Facultad Nacional de Ingeniería
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Realizara modificaciones, actualizaciones, búsqueda de datos y un informe estadístico de las ventas más frecuentes. Control de las vetas para saber que medicamentos, rios son mas necesarios en los consumos de los clientes. Permitirá conocer la información de una manera más rápida y precisa. Registro de los clientes. CAPITULO II 7. Marco Teórico El objetivo general del marco teórico y conceptual es sobre todo generar resultados científicos significativos y generalizables. Además ayudan a reunir el conocimiento existente bajo la forma de sistemas coherentes y estimulan nuevas investigaciones brindándoles dirección e impulso, orientando en general todo el proceso de investigación. Registro: Un registro es un conjunto de datos almacenados o requeridos por alguien para realizar alguna consulta. Consulta Una consulta es el acto de someter un duda o asunto a la conversación de otro. Medicamento Un medicamento es un sustancia que istra interior o exteriormente a un organismo, sirve para prevenir, curar o aliviar las enfermedades. Método ISAC ISAC (Trabajo en Sistemas de Información y Análisis de Cambio) fue desarrollado en 1970 en el Instituto para el Desarrollo de Actividades en las Organizaciones en Estocolmo Suecia, bajo la dirección de Mots Lundenberg, ISAC es un método para el desarrollo orientado al cliente de los sistemas de información. No está bien adaptado al desarrollo de los sistemas de control. ISAC fue desarrollado para asegurar que el negocio obtenga el sistema de información que necesite. Para alcanzar este objetivo ISAC comienza con un análisis del problema organizacional que trata de encontrar soluciones reales a problemas reales.
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ISAC consiste de cuatro etapas, las cuales se concentran en las preguntas del y la istración. Las cuatro etapas son: 1.- Análisis De Cambio a. b. c. d. e. f. g. h. i.
j.
Listar Problemas Listar grupos de interés Analizar los problemas Realizar modelo de actividades Analizar metas Identificar necesidades de cambio Generar alternativas de cambio Especificar situaciones deseadas Evaluar acciones Elegir alternativa
2.- Estudia de Actividad 3.- Análisis de Información 4.- Implementación Método VORD VORD (Definición de Requerimientos Orientados a Puntos de Vista) El método VORD sirve para determinar requerimientos funcionales y no funcionales. CAPITULO III 8. Requerimientos 8.1. Investigación Preliminar 1. ¿Cuál es el problema? Debido a la consecuencia de la falta de un sistema de información adecuado para tomar decisiones, respecto a las apreciaciones que se deben hacer para realizar la compra y la venta de medicamentos u otros productos, se llega a producir en el sistema a menudo una escasez de inventario lo cual origina una demanda insatisfecha o en otras ocasiones un excedente innecesario. 2. Detalle del problema. El sistema manual por medio de numero de llegada no es seguro. Existen colas de espera.
Facultad Nacional de Ingeniería
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Personas que esperan no son atendidos completamente porque se termino el producto o medicamentos que requieren. Pérdidas económicas para la gerencia por los productos no controlados por sus fechas de vencimiento. Errores en los precios de ventas algunas veces es alta o baja lo cual provoca reclamos o pérdidas económicas. Errores en la suma cuando son varios productos. 3. ¿Qué tan significativo es el problema? Una mala istración, a través de los movimientos del sistema respecto a la demanda y a las cantidades en que se da esta, lleva a que se produzca una falta del producto por consiguiente una demanda insatisfecha ósea una pérdida de ingresos, por otro lado un excedente originara un gasto excesivo. 4. ¿Cuál cree el que es la solución al problema? Se necesitara controlar automáticamente la recepción de medicamentos, la salida de los mismos, registros completos de inventarios, reportes de salidas y entradas. 5. ¿Como ayudara el sistema de información? Ayudara a obtener información, en forma inmediata, sobre la marcha del sistema, y ayudara a obtener decisiones para reducir las pérdidas para la Farmacia y obtener máximos beneficios. 6. ¿Quién mas conozca acerca de esto, pudiera arse?
8.2.
El o a.
El propietario.
Regentes Farmacéuticos.
Las Auxiliares de Farmacia. Estudio de factibilidad
Un resultado importante de la investigación preliminar es determinar si todos los aspectos solicitados son factibles en su realización, esto será evaluado los siguientes aspectos. 8.2.1.
Factibilidad Técnica
Facultad Nacional de Ingeniería
SIS 2530 “A”
¿Existe o se puede adquirir la tecnología necesaria para realizar lo que se pide? No existe la tecnología necesaria para realizar lo que se pide puesto que no hay el equipo necesario para esta tecnología, pero si existe la posibilidad de adquirir un equipo. ¿El equipo propuesto tiene la capacidad técnica para soportar todos los datos requeridas para usar el nuevo sistema? Si tiene porque estará en un muy buen estado y un software actualizado. ¿El sistema propuesto ofrecerá respuestas adecuadas a las peticiones sin importar el número y ubicación de los s? El sistema si ofrecerá respuestas adecuadas a las peticiones sin importar el número y la ubicación de los s porque los requerimientos del sistema están a su alcance. ¿Existen garantías técnicas de exactitud confiabilidad, facilidad de de los datos? En el sistema a realizarse si existen garantías técnicas de exactitud, confiabilidad, facilidad de de los datos. 8.2.2.
Factibilidad Económica
El desarrollo del sistema es económicamente factible pues no se requiere de una gran inversión, tomando en cuenta que solo se limitara al costo del Software y la compra de un nuevo equipo; la misma está en condiciones y dispuesta a realizar una inversión inicial que la retribuirá ganancias a largo plazo. 8.2.3.
Factibilidad Operativa
El personal encargado del manejo del sistema de información tendrá un fácil al mismo, esto permitirá un apoyo al control más detallado de los productos de transacción y venta ordenada diariamente. ¿Existe apoyo suficiente para el proyecto por parte de la istración?.¿y por parte de los s? Si existe el apoyo del gerente y también de los demás s porque le ayudaría en agilizar las ventas en la Farmacia.
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Los métodos que actualmente se usan en la Farmacia, ¿Son aceptados por los s? Los métodos son aceptados, pero eso no implica que no se pueda realizar el sistema. ¿Los s han participado en la planeación y desarrollo del proyecto?. ¿Como lo han hecho? Participaron en una serie de encuestas que se realizo a los dueños de problemas. ¿El sistema propuesto causara perjuicios? El sistema no causara perjuicios en ninguna de las áreas porque el sistema es para mejorar el control de ventas. ¿Producirá resultados pobres en alguna área? La facilidad de a la información no se perderá solo que estará más segura y factible. ¿La productividad de los empleados será menor después de instalado el sistema? No al contrario aumentara porque se necesitara a más empleados para el manejo del sistema. ¿Los clientes se verán afectados por la implantación del sistema? Si serán afectados positivamente. 8.3. Determinación de Requerimientos (método ISAC). 8.3.1. Análisis de Cambio a) Listar Problemas P1: Error en el Inventario P2: Inexistencia del producto P3: Retraso en la atención a los clientes(colas de espera) P4: Error en el manejo de fechas de vencimiento del producto P5: Inseguridad en los precios de venta. P6: Falta de control en las ventas diarias.
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P7: Pérdidas económicas. P8: Falta de control de informes económicos P9: Falta de infraestructura adecuada P10: Lentitud a la hora de emitir facturas b) Listado de grupo de Interés Listado de Problemas
Gerente Propietario
(Farmaceutico)
Farmacéutico
P1
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Cliente
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Proveedor
c) Analizar los problemas
X X
X X
X
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P10
Justificación de los Problemas 1
Un 30% del personal evidencio que existe error en el inventario, puesto que si habría más saldrían perdiendo más económicamente.
2
Un 37 % de los clientes experimentaron que el producto no exista en la farmacia ya que esta se encuentra en un zona este céntrica si fuera en otra zona seria mas la posibilidad de que no existiera el producto
3
El 46% de los clientes evidenciaron que existe cola de espera para ser atendidos
4
Un 4% del personal experimento el mal manejo de fechas de vencimiento del producto, puesto que si seria mas podrían clausurar el lugar
5
El 7% evidencio que no hay inseguridad puesto que el personal que trabaja tiene conocimiento acerca de los medicamentos y cuenta con una lista llamada VADEMECUM.
6
Un 18% del personal evidencio que el control de compra y venta diaria no es
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muy controlado, puesto que todo esta bien controlado por listas e informes 7
El 11% del personal de la farmacia aprecio que suelen darse pérdidas económicas en el lugar.
8
El 65% del personal asegura que hace falta un mejor control de informes económicos.
9
Un 59% de los clientes aseguran que la farmacia NAZARENO no cuanta con una infraestructura necesaria para todo su potencial.
10
El 82% de los clientes experimentaron la lentitud en la atención y emisión de facturas.
d) Hacer un Modelo de actividades REALIZA UNA QUEJA
e) Análisis de Metas G1: Realizar un sistema de información automatizado para mejorar el sistema de compra y venta de los productos de la Farmacia. -
G1.1: Controlar cobro y facturación de los productos (Medicamentos, insumos hospitalarios, productos para bebes y cosméticos).
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-
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G1.2: Controlar la atención del cliente y socio con prioridades en función al sistema G1.3: Generar informes de inventarios en cualquier momento G 1.4: Generar reportes gráficos y estadísticas de productos
G2: Generar políticas de satisfacción al cliente -
G21: Usar los medios de comunicación necesarios para la difusión.
G3: Generar recursos financieros para el suministro de almacenes. Listado de Problemas
G1
P1
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P2
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G2
G3
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X
X
f) Definir necesidades de cambio G1: Realizar un sistema de información automatizado que permita controlar el control de compra y venta de los productos de la Farmacia. Problema.-P1, P2, P3, P4, P5, P6, P7, P8, P10 Objetivo.- G1 G2: Generar políticas de satisfacción al cliente Problema.- P3
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Objetivo.- G2, G1 G3: Generar recursos financieros para el suministro de almacenes. Problema.- P9,P2 Objetivo.- G3, G1 g) Generar alternativas de cambio A1: Crear un sistema de información para automatizar el proceso de istración en la farmacia. A2: Implementar un método de codificación para identificar a los productos. A3: Implementar políticas de istración para una mejor atención al cliente. h) Especificar situaciones deseadas A0: No hacer ningún cambio. A1: (El mismo) A2: (El mismo) A3: (El mismo) i) Evaluar las alternativas 0=Solucionado X=No Solucionado Listado de Problemas
Gerente Propietario
(Farmacéutico)
Farmacéutico
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0
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Proveedor
Cliente
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0 X
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P6
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j) Elegir una alternativa. 1) A1 2) A2 3) A3 4) A0 8.4. Requerimientos Funcionales y no Funcionales (Método Vord). a) Identificacion de los Stakeholders - Propietario - - Farmaceutico b) Lluvia de ideas
Registrar medicamentos y rios de la farmacia
Registrar medicamentos vendidos
Registrar en BdD los medicamentos comprados de un provedor
Realizar consulta sobre los registros de los medicamentos
Mostrar un reporte de los proveedores que ofrecen los medicamentos.
Elaborar listado de los medicamentos mas vendidos.
Mostrar cuadros estadísticos que permitan al tomar decisiones
El sistema debe poseer facilidad de uso
Validación de usurarios
Registro de los clientes
Mostrar en un reporte la cantidad de medicamentos vendidos por día, semana, mes y año
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Mostrar la generación de ingresos por día de manera eficaz y eficiente
El sistema debe ser seguro
El sistema debe presentar una interfaz amigable
El sistema debe ser transportable y de uso fácil
El sistema debe ser iterativo e incremental para realizar modificaciones posteriores c) Diagrama de Burbujas Donde: Son los puntos de vista Potenciales Son los servicios del sistema o requerimientos funcionales Son los requerimientos no funcionales y de dominio
PROPIETARIO
ISTRAD OR
FARMACEUTIC O
y rios de la farmacia Registrar medicamentos
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c) Identificacion de los Puntos de Vista Frente a la Información de Servicio Lista de servicios Amacenar información proyectos
de
Cerrar proyectos Lista de servicios AgregarPermitir o quitar ingreso ususarios informes
d) Jerarquía de
de
Intercambiar políticas entre s
Lista de servicios
Lista de Servicios
Permitir ingreso de informes
Amacenar información de proyectos Cerrar proyectos
los puntos de Vista
Intercambiar políticas entre s
Agregar o quitar ususarios e) Requerimientos Funcionales
El Sistema debe tener un listado de todos los productos de la farmacia
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El sistema permite actualizar datos en cualquier momento, pero tendrá un código de seguridad para que solo el o los encargados pueda modificar
Deberá también tener el costo de cada producto que ofrece
El sistema permite realizar una impresión de todos los productos que asi lo requierael gerente propiedades para realizar los pedidos.
Registro de la cantidad de los productos que falten
Tendrá una información acerca del vencimiento de fecha de los medicamentos
Tendra graficos e iconos para el f) Requerimientos No Funcionales
El sistema debe ser amigable y entendible.
El sistema debe ser transportable y de uso fácil.
El sistema de información debe ser fiable.
El sistema debe ser muy seguro.
El sistema debe ser iterativo e incremental para realizar modificaciones posteriores.
El sistema debe ser robusto.
9. Conclusiones y Recomendaciones. El Proyecto fue realizado a petición de la facultad con el objetivo de mejorar su procesos manuales a automáticos para lo cual este análisis nos ayudara a realizar el sistemas de información de compra y venta que automatizara de forma parcial los procesos contables de la Farmacia “CRISTO REY”, este será un software que podrá ser mejorado por cualquier especialista. Las soluciones que proporcionara el sistema de información realizado puede que contenga algunas fallas sin importancia que no se tomo en cuenta pero sin embargo se pueden realizar mejoras en el sistema de información. Se recomienda no mostrar claves de al sistema porque podría ocasionar cambios inesperados por segundas personas.
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