Modul istrasi Keuangan (jadi) 3p2411

1

JUDUL

“ISTRASI KEUANGAN” PENDAHULUAN

A. DESKRIPSI istrasi keuangan adalah aktivitas-aktivitas atau segala kegiatan yang berhubungan dengan keuangan mulai dari pengumpulan dokumen-dokumen keuangan, pencatatan keuangan

sampai dengan cara atau prosedur penyimpanan dokumen keuangan.

Keuangan merupakan pondasi dasar bagi organisasi dalam menjalankan kegiatannya untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Segala aktivitas diorganisasi perlu digerakkan mulai dari planning, organizing, actuating sampai dengan controling, dan salahsatu syarat untuk menggerakkan tersebut dibutuhkan dana/anggaran yang benar dan tepat sesuai dengan apa yang dibutuhkan dan di rencanakan sebelumnya. Oleh karena itu agar perencanaan keuangan dan pengelolaan dana dapat berjalan dengan benar dan tepat diperlukan suatu istrasi keuangan yang baik. Dalam modul ini akan dibahas mengenai pengertian istrasi keuangan, fungsi-fungsi istrasi keuangan, mencatat proses penerimaan dan pengeluaran uang, menelaah dan melakukan proses pembayaran tunai, mencatat bukti-bukti transaksi keuangan dengan tepat dan membuat laporan keuangan yang baik. B. TUJUAN PEMBELAJARAN Setelah mempelajari modul istrasi Keuangan, peserta didik diharapkan dapat : 1. Memahami dan menjelaskan arti istrasi keuangan dengan baik dan tepat 2. Melakukan pengelolaan istrasi keuangan di unit-unit tertentu 3. Menjelaskan fungsi-fungsi istrasi keuangan dengan baik dan benar 4. Mengklasifikasikan fungsi-fungsi istrasi keuangan diberbagai instansi/lembaga 5. Menjelaskan proses penerimaan dan pengeluaran uang 6. Melakukan pencatatan penerimaan dan pengeluaran uang 7. Menelaah alur pembayaran uang tunai melalui kas 8. Melakukan pembayaran melalui uang tunai 9. Memahami cara mempersiapkan dokumen untuk pengajuan uang tunai 10. Mempraktikkan cara membuat dokumen pengajuan uang tunai 11. Menjelaskan prosedur pencatatan bukti-bukti transaksi penerimaan dan pengeluaran uang

2

12. Mempraktekkan prosedur pencatatan bukti-bukti transaksi penerimaan dan pengeluaran uang. 13. Memahami dan menjelaskan penyusunan laporan keuangan 14. Menyusun dan membuat laporan keuangan sesuai standar yang berlaku. C. PETUNJUK BELAJAR 1. Bacalah pendahuluan modul ini sehingga peserta didik benar-benar memahami isi, kegunaan, kompetensi / kemampuan yang akan dicapai, dan cara mempelajari materi ini ! 2. Bacalah dengan cermat rumusan tujuan akhir dari kegiatan belajar ini.Tujuan tersebut memuat kinerja yang diharapkan, kriteria keberhasilan dan kondisi yang diberikan dalam rangka membentuk kompetensi kerja yang akan dicapai melalui bahan ajar ini. 3. Diskusikan dengan sesama peserta didik apa yang telah peserta didik cermati untuk mendapatkan pemahaman yang baik tentang tujuan belajar dan kompetensi yang ingin dicapai dalam bahan ajar ini. Bila masih ragu maka bertanyalah pada fasilitator sampai Peserta didik paham. 4. Bacalah dengan cermat materi setiap kegiatan belajar, kerjakan tugas dan jawablah pertanyaan tes kemudian cocokkan jawaban peserta didik dengan kunci jawaban. Lakukan kegiatan ini sampai peserta didik tuntas menguasai hasil belajar yang diharapkan. 5. Bila dalam proses memahami materi ini peserta didik mendapatkan kesulitan maka diskusikan dengan teman-teman peserta didik atau konsultasikan dengan fasilitator.

KEGIATAN BELAJAR 1 ISTRASI KEUANGAN TUJUAN PEMBELAJARAN : Setelah mempelajari materi ini, diharapkan peserta didik memiliki kemampuan untuk : 1. Menyimpulkan pengertian istrasi dari beberapa pendapat 2. Mengemukakan arti istrasi keuangan secara keseluruhan 3. Menerangkan fungsi-fungsi istrasi keuangan bagi organisasi

3

MATERI AJAR A. Pengertian istrasi Pembahasan mengenai istrasi sebenarnya telah dibahas lebih pada tingkat X Jurusan istrasi Perkantoran pada mata diklat Pengantar istrasi Perkantoran. Oleh sebab itu, pada level ini (XI) akan dibahas secara garis besarnya saja. Ada dua pengertian istrasi, Yaitu istrasi dalam arti sempit dan dalam arti luas. 1. istrasi dalam arti sempit adalah kegiatan penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara sistematis dengan tujuan untuk menyediakan keterangan serta memudahkan memperolehnya kembali secara keseluruhan dan dalam satu hubungan satu sama lain. 2. istrasi dalam arti luas adalah kegiatan kerjasama yang dilakukan sekelompok orang berdasarkan pembagian kerja sebagaimana ditentukan dalam struktur dengan mendayagunakan sumber daya untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien. B. Pengertian istrasi Keuangan Secara umum dapat disimpulkan bahwa istrasi adalah segenap rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan pokok yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu. istrasi sebagai suatu proses dapat diperinci menjadi 8 unsur umum yang bersifat dinamis, yaitu : (1) Tata Keorganisasian, (2) Tata Pimpinan, (3) Tata Hubungan, (4) Tata Keterangan, (5) Tata Kepegawaian, (6) Tata Keuangan, (7) Tata Perbekalan, (8) Tata Humas. Dari 8 unsur diatas, salah satu unsur istrasi yang bersifat dinamis adalah “Tata Keuangan” atau juga pada umumnya disebut sebagai “istrasi Keuangan”. Hal ini menjadi logis bahwa semua aktivitas yang dilakukan di organisasi baik pemerintah atau swasta dalam rangka mencapai tujuan perlu adanya dukungan dana/biaya yang memadai. Oleh karena itu perlu adanya suatu pengelolaan (istrasi) dana yang baik sehingga dengan biaya yang terbatas dapat mencapai hasil yang maksimal Secara ringkas, keuangan diartikan segala sesuatu yang berkaitan dengan keuangan. Dengan demikian istrasi keuangan berarti pengelolaan yang meliputi segala aktivitas yang berkaitan dengan keuangan dengan pencapaian tujuan sebuah organisasi. istrasi keuangan juga dapat berarti rangkaian kegiatan penataan yang berupa penyusunan anggaran belanja, penentuan sumber biaya, cara pemakaian, pembukuan, dan pertanggungjawaban atas pembiayaan dalam kerjasama mencapai tujuan tertentu. istrasi keuangan terbagi dalam 2 kegiatan : 1.

Pengelolaan Keuangan, pengertian ini adalah pengertian istrasi keuangan secara luas. Dalam pengertian ini terkandung proses pengaturan serta penetapan

4

kebijakan yang berkaitan dengan pengadaan atau pemanfaatan keuangan sehingga tugas-tugas pokok organisasi dapat terwujud secara efektif dan efektif. 2.

Tata Usaha Keuangan. Hal ini adalah pengertian istrasi keuangan secara sempit bahwa istrasi keuangan berkaitan dengan proses-proses menerima, menyimpan, serta mengeluarkan dengan aktivitas penatabukuan. Aktivitas ini dilaksanakan berdasarkan ketentuan yang sedang berlaku.

C. Komponen-komponen dalam istrasi Keuangan Sebagai bentuk pengelolaan, perlu ada beberapa komponen didalam istrasi keuangan. Komponen tersebut setidaknya terdiri dari : a.

Perencanaan keuangan, yaitu merencanakan pemasukan serta pengeluaran keuangan maupun aktivitas-aktivitas lainnya untuk kurun waktu tertentu.

b.

Penganggaran keuangan. Pemasukan, pengeluaran maupun aktivitas yang telah direncanakan sebelumnya kemudian didetailkan dan dibuatkan anggarannya.

c.

Pengelolaan keuangan. Penggunaan dana sedemikian rupa agar dapat bermanfaat secara maksimal.

d.

Pencarian keuangan. Upaya mendapatkan pendanaan agar segala aktivitas organisasi dapat berjalan lancar.

e.

Penyimpanan keuangan. Upaya mengumpulkan dana organisasi kemudian menyimpannya dalam keadaan terkondisi aman.

f.

Pengendalian keuangan. Berkaitan dengan penilaian dan perbaikan sistem maupun kinerja keuangan di dalam organisasi.

g.

Pemeriksaan keuangan. Berkaitan dengan pemeriksaan atau audit internal terhadap pengunaan keuangan agar penyimpangan dapat dicegah.

D. Fungsi istrasi Keuangan Berfungsinya komponen-komponen dalam istrasi keuangan diatas akan sangat membantu kinerja organisasi secara organisasi keseluruhan. Adapun manfaat dan fungsinya adalah sbb : 1. Teraturnya penerimaan maupun pengeluaran organisasi. 2. Pemanfaatan uang mampu dikendalikan dan dikoordinasikan dengan baik. 3. Berkurangnya kekeliruan dalam pembuatan laporan keuangan Menurut pendapat lainnya fungsi istrasi keuangan adalah sebagai berikut :

5

1. Fungsi Investasi, meliputi bagaimana pengelolaan dana ke dalam aktiva-aktiva yang akan digunakan untuk berusaha mencapai tujuan tersebut. Dana tersebut bisa berasal dari modal sendiri atau dari luar. Secara garis besar keputusan investasi ini dikelompokkan kedalam 2 jenis, yaitu : a. Investasi jangka pendek meliputi investasi dalam kas, persediaan, piutang, dan lain-lain. b. investasi jangka panjang berupa gedung, tanah, peralatan produksi, kendaraan dan lain-lain. 2. Fungsi Mencari dana, meliputi fungsi pencarian modal yang dibutuhkan untuk membelanjai usaha-usaha yang dijalankan. Disamping itu, juga berfungsi untuk memilih sumber-sumber dana yang tepat terhadap berbagai jenis kebutuhan. 3. Fungsi Pembelanjaan, meliputi kegiatan tentang penggunaan dana baik dana dari luar maupun dana milik sendiri yang dipergunakan untuk membelanjai seluruh kegiatan. Dalam hal ini pembelanjaan berhubungan dengan proses produksi maupun pendukung proses produksi. 4. Fungsi Pembagian Laba, yaitu menentukan policy dalam mengadakan pembagian laba usaha. Fungsi pembagian laba ini sebenarnya dapat dimasukkan di dalam fungsi mencari dana. Maksudnya adalah bahwa diusahakan adanya dana yang berasal dari dalam perusahaan itu sendiri untuk mengembangkan usaha-usaha perusahaan tersebut. Kegiatan istrasi keuangan yang terdapat dalam suatu perusahaan, fungsi istrasi keuangan perusahaan khususnya mereka yang menjadi staff () adalah sebagai berikut : 1. Pembayaran dan Penagihan Tugas staff istrasi keuangan membayar tagihan untuk korporasi. Fungsi istrasi keuangan, misalnya melakukan prosedur perjanjian pembelian dengan faktur vendor dan menerima laporan untuk memastikan pembayaran yang dikirim untuk pembelian resmi oleh perusahaan hingga diterima. Keuangan mempunyai rekening penjual dan memastikan keakuratan faktur pada semua bahan yang diterima. 2. Entri Jurnal. Seorang keuangan melakukan tugas akuntansi seperti membuat jurnal secara teratur. Jurnal entri dalam prinsip dasar akuntansi adalah catatan kronologis semua transaksi untuk sebuah perusahaan. Entri dibuat menjadi buku besar akuntansi,

6

yang dibuat oleh akun. keuangan bekerja dengan departemen akuntansi untuk menyelesaikan jurnal ini.

3. Akun Rekonsiliasi dan Penutupan. Keuangan berpartisipasi dalam kegiatan penutupan organisasi. Penutupan adalah proses akuntansi yang dapat mencakup rekonsiliasi perbedaan persediaan, depresiasi aset tetap perusahaan dan posting informasi penagihan. juga berpartisipasi dalam kegiatan penggajian untuk korporasi. Menutup akun rekonsiliasi yang dilakukan setiap bulan atau tahun di kebanyakan organisasi. 4. Penganggaran. Sebuah perusahaan menganalisa informasi keuangan yang digunakan untuk membuat anggaran bulanan oleh staff istrasi keuangan. Fungsi istrasi keuangan juga, memantau anggaran dan melakukan analisis biaya dan peramalan keuangan. Karyawan di posisi keuangan juga mempersiapkan laporan keuangan untuk manajemen yang mencakup laporan biaya dan laporan arus kas. keuangan memonitor investasi perusahaan. 5. Pajak. Tugas keuangan dalam sebuah organisasi mempersiapkan pajak bagi organisasi, sesuai dengan ketentuan dan prosedurnya. RANGKUMAN 1.

istrasi adalah kegiatan kerja sama yang dilakukan sekelompok orang berdasarkan pembagian kerja sebagaimana ditentukan dalam struktur dengan mendayagunakan sumber daya untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien.

2.

istrasi keuangan adalah rangkaian kegiatan penataan yang berupa penyusunan anggaran belanja, penentuan sumber biaya, cara pemakaian, pembukuan, dan pertanggungjawaban atas pembiayaan dalam kerjasama mencapai tujuan tertentu.

3.

Komponen-komponen dalam istrasi keuangan terdiri dari : a. Perencanaan keuangan. b. Penganggaran keuangan. c. Pengelolaan keuangan.

7

d. Pencarian keuangan. e.

Penyimpanan keuangan.

f.

Pengendalian keuangan.

g.

Pemeriksaan keuangan.

4. Fungsi dan manfaat istrasi keuangan. Dengan ada pengelolaan istrasi keuangan baik, maka akan memberikan manfaat pada organisasi, antara lain manfaatnya sebagai berikut: (a) Teraturnya penerimaan maupun pengeluaran organisasi, (b) Pemanfaatan uang mampu dikendalikan dan dikoordinasikan dengan baik, (c) Berkurangnya kekeliruan dalam pembuatan laporan keuangan 5. Fungsi istrasi Keuangan adalah sebagai berikut : a. Fungsi Investasi b. Fungsi Mencari dana c. Fungsi Pembelanjaan d. Fungsi Pembagian Laba Seorang staf yang menjalani profesi sebagai bidang keuangan, mempunyai fungsi sebagai berikut : a. Pembayaran dan Penagihan b. Entri Jurnal c. Akun Rekonsiliasi dan Penutupan. d. Penganggaran. e. Pajak.

TUGAS MANDIRI & KELOMPOK A. Tugas Mandiri. (test formatif) 1. Jelaskan apa yang dimaksud dengan istrasi ? 2. Jelaskan dengan singkat apa yang dimaksud dengan istrasi keuangan ? 3. Apa saja yang termasuk dalam komponen-komponen istrasi keuangan ? Jelaskan ! 4. Jelaskan dengan singkat fungsi dan manfaat istrasi keuangan bagi organisasi baik pemerintah atau swasta ! 5. Sebutkan apa saja yang dilakukan oleh seorang bidang keuangan di suatu kantor atau organisasi ?

8

B. TUGAS KELOMPOK 1. Coba anda cari diberbagai sumber (internet) hal-hal yang berhubungan dengan kegiatan

istrasi

keuangan,

kemudian

diskusikan

dan

hasil

diskusi

dipresentasikan. 2. Kunjungi salah satu perusahaan, amati kegiatan istrasi keuangan yang berlangsung di kantor tersebut.

KEGIATAN BELAJAR 2 PENERIMAAN DAN PENGELUARAN UANG TUJUAN PEMBELAJARAN Setelah mempelajari materi ini, diharapkan peserta didik memiliki kemampuan untuk : 1. Menyimpulkan prosedur penerimaan dan pengeluaran uang 2. Memahami cara melakukan penerimaan dan pengeluaran uang secara prosedural 3. Mempresentasikan prosedur penerimaan dan pengeluaran uang 4. Mempraktikkan cara penerimaan dan pengeluaran uang sesuai prosedur yang berlaku di organisasi. MATERI AJAR

9

Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya pada pembelajaran 1, bahwa tata usaha keuangan adalah kegiatan yang berhubungan proses-proses menerima, menyimpan, serta mengeluarkan dengan aktivitas penatabukuan. Aktivitas ini dilaksanakan berdasarkan ketentuan yang sedang berlaku. Dari penjelasan diatas, bahwa salah satu kegiatan istrasi keuangan yang sangat vital/penting adalah kegiatan penerimaan dan pengeluaran uang yang harus sesuai dengan prosedur dan aturan yang berlaku. SISTEM PENERIMAAN & PENGELUARAN KAS 1. Pengertian Sistem dan Prosedur Definisi Sistem dan Prosedur menurut Richard F. Neuchel dalam bukunya yang berjudul Manajemen by System, “Sistem adalah suatu jaringan sejumlah prosedur yang saling berhubungan yang dikembangkan sesuai dengan suatu pola (rencana) guna melaksanakan aktivitas utama perusahaan” (R.Soemita Adi Kusuma, 1985:2). Suatu prosedur adalah operasi tulis menulis yang berurutan yang biasanya menyangkut beberapa orang dalam satu atau beberapa bagian, guna menjamin keseragaman pelaksanaan suatu transaksi perusahaan yang berulang-ulang. (R. Soemita Adi Kusuma,2)

2. Pengertian Kas Kas merupakan elemen aktiva yang paling likuid dan hampir semua transaksi pada akhirnya akan berhubungan dengan kas. Kas didalam pengertian akuntansi didefinisikan sebagai alat pertukaran yang dapat diterima untuk pelunasan hutang dan dapat diterima sebagai suatu setoran ke bank dengan jumlah sebesar nilai nominalnya, juga simpanan dalam bank atau tempat lain yang dapat diambil sewaktu-waktu. (Zaki Baridwan,1980:4) Pernyataan di atas dapat dikemukakan bahwa kas merupakan alat pertukaran yang berupa uang atau yang dapat dipersamakan dengan uang baik yang ada di perusahaan maupun yang ada di bank yang dapat diambil sewaktu-waktu tanpa mengurangi nilai nominalnya. Kas sangat mudah dipindah tangankan dan tidak dapat dibuktikan kepemilikannya, sehingga kas sangat mudah diselewengkan. Oleh karena itu perlu diadakan pengawasan yang tepat terhadap kas dengan menerapkan sistem pengendalian intern yang baik. 3. Pengertian Pengendalian Intern Pengertian pengendalian intern menurut American Institute Of Certified Public an didefinisikan sebagai pengawasan intern, dimana Pengawasan intern meliputi struktur

10

organisasi , semua metode dan pengukuran yang terkoordinasi dalam suatu perusahaan, untuk melindungi aktiva, menjaga ketelitian dan keterpercayaan data akuntansi, meningkatkan efisiensi

dan

mendorong

dipatuhinya

kebijaksanaan

manajemen.

(Wing

Wahyu

Winarno,1994:88) Tujuan Sistem Pengendalian Intern adalah : a. Menjaga Kekayaan dan Catatan Akuntansi b. Memeriksa Ketelitian dan Keandalan Data Akuntansi c. Mendorong Efisiensi d. Mendorong Dipatuhinya Kebijakan Manajemen

SISTEM AKUNTANSI PENERIMAAN KAS Penerimaan kas perusahaan berasal dari dua sumber utama, yaitu penerimaan dari penjualan tunai/pendapatan jasa dan penerimaan kas dari piutang atau dari penjualan secara kredit. Dibawah ini akan dibahas mengenai kedua sistem akuntansi penerimaan kas tersebut.

I.

Sistem Penerimaan Kas dari Penjualan Tunai

Sistem Penerimaan Kas dari Penjualan Tunai (perusahaan dagang) atau pendapatan jasa (perusahaan jasa). Berdasarkan sistem pengendalian intern yang baik, sistem penerimaan kas dari penjualan tunai mengharuskan : a. Penerimaan kas dalam bentuk tunai harus segera disetor ke bank dalam jumlah penuh dengan cara melibatkan pihak lain selain kasir untuk melakukan internal check. b. Penerimaan kas secara tunai dilakukan melalui transaksi secara kredit, yang melibatkan bank penerbit kartu kredit dalam pencatatan transaksi penerimaan kas. Prosedur penerimaan kas dari pejualan tunai ada tiga macam, yaitu : a. Prosedur penerimaan kas dari over the counter sales. b. Prosedur penerimaan kas dari cash on delivery sales ( COD sales ). c. Prosedur penerimaan kas dari credit card sales. Sistem penerimaan kas dari penjualan tunai melibatkan beberapa fungsi yang terkait, yaitu : a) Fungsi Penjualan b) Fungsi Kas c) Fungsi Gudang d) Fungsi Pengiriman

11

e) Fungsi Akuntansi Informasi yang umumnya diperlukan oleh manajemen dalam penerimaan kas dari penjualan tunai adalah : 1. Jumlah pendapatan penjualan menurut jenis produk atau kelompok produk selama jangka waktu tertentu. 2. Jumlah kas yang diterima dari penjualan tunai. 3. Jumlah harga pokok produk yang dijual selama jangka waktu tertentu. 4. Nama dan alamat pembeli. Informasi ini diperlukan dalam penjualan produk tertentu , namun pada umumnya informasi nama dan alamat pembeli ini tidak diperlukan oleh manajemen dari kegiatan penjualan tunai. 5. Kuantitas produk yang yang dijual. 6. Otorisasi jabatan yang berwenang. (Mulyadi, 1993:464-465) 1. Dokumen Penerimaan Kas. Dokumen yang digunakan dalam sistem penerimaan kas dari penjualan tunai adalah : 1. Faktur Penjualan Tunai 2. Pita Kas 3. Credit Card Sales Slip 4. Bill Of Lading 5. Faktur Penjualan COD 6. Bukti Setor Bank 7. Rekap Harga Pokok Penjualan 2.

Pendokumentasian Penerimaan Kas. Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penerimaan kas dari penjualan tunai adalah : 1. Jurnal Penjualan 2. Jurnal Penerimaan Kas 3. Jurnal Umum 4. Kartu Persediaan 5. Kartu Gudang

3. Jaringan prosedur yang membentuk sistem penerimaan kas dari penjualan tunai adalah : 1. Prosedur Order Penjualan 2. Prosedur Penerimaan Kas

12

3. Prosedur Penyerahan Barang 4. Prosedur Pencatatan Penjualan Tunai 5. Prosedur Penyetoran Kas ke Bank 6. Prosedur Pencatatan Penerimaan Kas 7. Prosedur Pencatatan Harga Pokok Penjualan Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan 1. Penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh fungsi penjualan dengan menggunakan formulir faktur penjualan tunai. 2. Penerimaan kas diotorisasi oleh fungsi kas dengan membubuhkan cap “lunas” pada faktur penjualan tunai dan penempelan pita kas pada faktur tersebut. 3. Penjualan dengan kartu kredit bank didahului dengan permintaan otorisasi dari bank penerbit kartu kredit. 4. Penyerahan barang diotorisasi oleh fungsi pengiriman dengan cara membubuhkan cap “sudah diserahkan” pada faktur penjualan tunai. 5. Pencatatan ke dalam buku jurnal diotorisasi oleh fungsi akuntansi dengan cara memberikan tanda pada faktur penjualan tunai. II. Sistem Penerimaan Kas dari Piutang. Penerimaan kas dari piutang berasal dari penjualan secara kredit. Berdasarkan sistem pengendalian intern yang baik, sistem penerimaan kas dari piutang mengharuskan: 1. Debitur melakukan pembayaran dengan cek atau dengan cara pemindahbukuan melalui rekening bank (giro bilyet). 2. Kas yang diterima dalam bentuk cek dari debitur harus segera disetor ke bank dalam jumlah penuh. Prosedur penerimaan kas dari piutang dapat dilakukan melalui tiga cara,yaitu sebagai berikut : 3. Melalui penagihan perusahaan pos 4. Melalui lock box collection plan

13

Sistem penerimaan dari piutang melibatkan beberapa fungsi yang terkait yaitu : 1. Fungsi Sekretariat. Bertanggung jawab dalam menerima cek dan surat pemberitahuan melalui pos dari para debitur perusahaan dan bertugas membuat daftar surat pemberitahuan atas dasar surat pemberitahuan yang diterima bersama cek dari para debitur. 2. Fungsi Penagihan. Bertanggung jawab untuk melakukan penagihan kepada debitur perusahaan berdasarkan daftar piutang yang dibuat oleh fungsi akuntansi. 3. Fungsi Kas. Bertanggung jawab atas penerimaan cek dari fungsi sekretariat (jika penerimaan kas dari piutang dilaksanakan melalui pos) atau dari fungsi penagihan (jika penerimaan kas dari piutang dilaksanakan melalui penagihan perusahaan). Fungsi kas juga bertanggung jawab untuk menyetorkan kas yang diterima dari berbagai fungsi tersebut dengan segera ke bank dalam jumlah penuh. 4. Fungsi Akuntansi. Bertanggung jawab dalam pencatatan penerimaan kas dari piutang ke dalam jurnal penerimaan kas dan berkurangnya piutang ke dalam kartu piutang. 5. Fungsi Pemeriksa Intern. Bertanggung jawab dalam melaksanakan penghitungan kas yang ada di tangan fungsi kas secara periodik. Selain itu juga bertanggung jawab dalam melakukan rekonsiliasi bank untuk mengecek ketelitian catatan kas yang diselenggarkan oleh fungsi akuntansi. Dokumen yang digunakan dalam sistem penerimaan kas dari piutang adalah : 1. Surat Pemberitahuan 2. Daftar Surat Pemberitahuan 3. Bukti Setor Bank 4. Kuitansi

Dokumen Penerimaan Kas secara umum Penerimaan kas dalam perusahaan pada umumnya bersal dari transaksi penjualan tunai dan penerimaan piutang dari debitor. Penerimaan piutang bisa terjadi dalam bentuk cek yang

14

dikirimkan debitor melalui pos atau diserhakan langsung, bisa juga melalui transfer dana dari debitor kepada rekening perusahaan di bank. Oleh karena itu dalam perusahaan yang aktivitas usahanya dilakukan melalui prosedur operasional yang ditetapkan, dokumen-dokumen yang terkait dengan penerimaan kas yaitu sebagai berikut : 1.

Bukti penerimaan kas yang dibuat sendiri oleh perusahaan, untuk bukti transaksi

2.

penerimaan kas dari manapun sumbernya. Faktur (nota) penjualan tunai sebagi bukti pendukung bukti penerimaan kas yang berasal

3.

dari transaksi penjualan tunai. Daftar Surat Pemberitahuan dari debitor sebagai pendukung bukti penerimaan kas yang

4.

berasal dari penerimaan piutang. Surat pemberitahuan dari debitor sebagai pendukung bukti penerimaan kas yang berasal

5.

dari penerimaan piutang. memo (nota) kredit dari bank sebagai pendukung bukti penerimaan kas yang berasal dari

6.

penerimaan piutang melalui transfer dana dari debitor. bukti setoran ke bank sebagai bukti pendukung yang digunakan untuk mengecekan jumlah dana yang diterima dengan jumlah yang disetorkan ke bank.

Unsur pengendalian intern dalam sistem penerimaan kas dari piutang disajikan sebagai berikut: 1.

2.

Organisasi b.

Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi penagihan dan fungsi penerimaan kas.

c.

Fungsi penerimaan kas harus terpisah dari fungsi akuntansi.

Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan a. Debitur diminta untuk melakukan pembayaran dalam bentuk cek atas nama atau dengan cara pemindah bukuan (giro bilyet). b. Fungsi penagihan melakukan penagihan hanya atas dasar daftar piutang yang harus ditagih yang dibuat oleh fungsi akuntansi. c. Pengkreditan rekening pembantu piutang oleh fungsi akuntansi (Bagian Piutang) harus didasarkan atas surat pemberitahuan yang berasal dari debitur. Pelaksanaan di Perkantoran :

15

1.

Faktur

penjualan

tunai

bernomor

urut

tercetak

dan

pemakaiannya

dipertanggungjawabkan oleh fungsi penjualan. 2.

Jumlah kas yang diterima dari penjualan tunai disetor seluruhnya ke bank pada hari yang sama dengan transaksi penjualan tunai atau hari kerja berikutnya.

3.

Penghitungan saldo kas yang ada di tangan fungsi kas secara periodik dan secara mendadak oleh fungsi pemeriksa intern. ( Mulyadi, 1993 : 472 – 473)

SISTEM AKUNTANSI PENGELUARAN KAS Pembayaran kas dalam perusahaan dilakukan dengan menggunakan cek kecuali untuk pembayaran dalam kecil, biasanya dilaksanakan melalui dana kas kecil. Dana kas kecil merupakan uang kas yang disediakan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan tidak ekonomis bila dibayar dengan cek. (Zaki Baridwan, 1980 : 63). Seperti halnya ongkos transport atau unit keperluan sehari-hari dimana pembayaran dengan cek untuk hal-hal yang sekecil itu akan mengakibatkan pekerjaan menjadi tertunda, membosankan, dan beban pencatatannya mahal. Dana kas kecil diserahkan kepada kasir kas kecil yang bertanggung jawab untuk membayar biaya yang relatif kecil dan meminta pengisian kembali dari kas besar. Metode yang digunakan dalam penyelenggaraan kas kecil ada dua, yaitu sebagai berikut : 1.

Metode Fluktuasi. Dalam metode ini pembentukan dana kecil dicatat dengan mendebit rekening dana kas kecil. Pengeluaran dana kas kecil dicatat dengan mengkredit rekening dana kas kecil, sehingga saldo rekening kas kecil selalu berubah. Dalam pengisian kembali dana kas kecil dilakukan sesuai dengan keperluan (tidak berdasarkan jumlah pengeluaran sebelumnya) dan dicatat dengan mendebit rekening dana kas kecil.

2.

Metode Imprest. Pembentukan dana kas kecil dengan metode ini dilakukan dengan cek dan dicetak dengan mendebit rekening dana kas kecil. Saldo kas kecil tidak berubah sesuai yang ditetapkan, kecuali jika saldo yang ditetapkan itu dinaikkan atau dikurangi. Pengeluaran dana kas kecil tidak dicatat dalam jurnal tetapi hanya dilakukan dengan mengumpulkan bukti-bukti transaksi sebagai arsip sementara oleh pemegang kas kecil. Pengisian

16

kembali dana kas kecil dilakukan sejumlah rupiah yang tercantum dalam kumpulan bukti pengeluaran kas kecil. Bukti penggeluaran ini dicap “telah dibayar” agar tidak digunakan lagi. Pengisian ini dilakukan dengan cek dan dicatat dengan mendebit rekening biaya dan mengkredit rekening kas. Pengeluaran kas dengan menggunakan cek memiliki kebaikan ditinjau dari pengendalian intern, yaitu: 1.

Dengan digunakan cek atas nama, pengeluaran cek akan dapat diterima oleh pihak yang namanya sesuai dengan yang ditulis pada formulir cek.

2.

Dilibatkannya pihak luar dalam hal ini bank, dalam pencatatan transaksi pengeluaran kas.

3.

Bagi perusahaan yang mengeluarkan cek, pengembalian cancelled check digunakan sebagai tanda terima dari pihak yang menerima pembayaran. Check Issuer secara otomatis menerima tanda penerimaan kas di pihak yang menerima pembayaran.

Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek adalah : 1.

Bukti Kas Keluar

2.

Cek

3.

Permintaan cek

Dokumen Pengeluaran Kas Secara umum, perusahaan mengeluarkan kas untuk pembayaran utang dan pembayaran biaya operasional. Pembayaran dalam dalam jumlah besar dilakukan dengan kas, sedangkan bila dalam jumlah kecil, dilakukan dengan dana kas kecil. Dokumen yang terkait dengan pengeluaran kas adalah sebagai berikut : 1. Bukti pengeluaran kas yang dibuat sendiri oleh perusahaan, untuk bukti segala jenis transaksi pengeluaran kas. 2. Faktur (nota) pembelian tunai, sebagai bukti pendukung pengeluaran kas pada pembelian tunai. 3. Faktur pembelian kredit sebagai bukti pendukung pengeluaran kas untuk pembayaran utang.

17

4. Bukti penerimaan barang sebagai bukti pendukung pengeluaran kas untuk pembayaran utang. 5. Permintaan pengisian kembali kas kecil sebagai bukti pendukung pengeluaran kas untuk pengisian dana kas kecil. 6. Bukti pengeluaran kas kecil sebagai pendukung permintaan pengisian kembali kas kecil. 7. Surat permintaan pengeluaran kas kecil sebagai pendukung pengeluaran kas keci Catatan yang digunakan dalam sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek adalah : 1.

Jurnal Pengeluaran Kas

2.

Check

Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek adalah : 1. Fungsi yang Memerlukan Pengeluaran Kas. Apabila suatu fungsi memerlukan pengeluaran kas, maka fungsi tersebut mengajukan permintaan cek kepada fungsi pencatat utang. 2. Fungsi Pencatat Utang. Bertanggung jawab atas pembuatan bukti kas keluar yang memberikan otorisasi kepada fungsi keuangan dalam mengeluarkan cek sebesar yang tercantum dalam dokumen terebut. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk melakukan verifikasi kelengkapan dan validitas dokumen pendukung yang dipakai sebagai dasar pembuatan bukti kas keluar. Selain itu fungsi ini juga bertanggung jawab untuk menyelenggarakan arsip bukti kas keluar yang belum dibayar yang berfungsi sebagai bukupembantu. 3. Fungsi Keuangan. Fungsi ini bertanggung jawab untuk mengisi cek, memintakan otorisasi atas cek dan mengirimkan cek kepada kreditur via pos atau membayarkan langsung kepada kreditur. 4. Fungsi Akuntansi Biaya. Fungsi ini bertanggung jawab atas pencatatan pengeluaran kas yangmenyangkutbiayadanpersediaan. 5. Fungsi Akuntansi Umum. Bertanggung jawab atas pencatatan transaksi pengeluaran kas dalamjurnalpengeluarankasatau. 6. Fungsi Audit Intern. Fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan perhitungan kas secara periodik dan mencocokkan hasil penghitungannya dengan saldo kas menurut

18

catatan akuntansi. Selain itu juga bertanggung jawab melakukan pemeriksaan secara mendadak terhadap saldo kas yang ada di tangan dan membuat rekonsiliasi bank secara periodik. Unsur pengendalian intern dalam sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek dirancang dengan merinci unsur organisasi, sistem otorisasi, dan prosedur pencatatan, serta unsur praktek yang sehat yang disebutkan dibawah ini: 1.

Organisasi. a. Fungsi penyimpanan kas harus terpisah dari fungsi akuntansi. b. Transasksi penerimaan dan pengeluaran kas tidak boleh dilaksanakan sendiri oleh Bagian Kasa sejak awal sampai akhir, tanpa campur tangan dari fungsi yang lain.

2.

Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan. a. Pengeluaran kas harus mendapat otorisasi dari pejabat yang berwewenang. b. Pembukaan dan penutupan rekening bank harus mendapatkan persetujuan dari pejabat yang berwewenang. c. Pencatatan dalam jurnal pengeluaran kas (atau dalam metode pencatatan tertentu dalam cek) harus didasarkan bukti kas keluar yang telah mendapat otorisasi dari pejabat yang berwewenang dan yang dilampiri dengan dokumen mendukung yang lengkap.

Pelaksanaan di Kantor : 1.

Saldo kas yang ada di tangan harus dilindungi dari kemungkinan pencurian atau penggunaan yang tidak semestinya.

2.

Dokumen dasar dan dokumen pendukung transaksi pengeluaran kas harus dibubuhi cap “lunas” oleh Bagian Kasa setelah transaksi pengeluaran kas dilakukan.

3.

Penggunaan rekening koran bank (bank statement), yang merupakan informasi dari pihak ketiga, untuk mengecek ketelitian catatan kas oleh fungsi pemeriksa intern (internal audit function) yang merupakan fungsi yang tidak terlibat dalam pencatatan dan penyimpanan kas.

19

4.

Semua pengeluaran kas harus dilakukan dengan cek atas nama perusahaan penerima pembayaran atau dengan pemindah bukuan.

5.

Jika pengeluaran kas hanya menyangkut jumlah yang kecil, pengeluaran ini dilakukan sistem akuntansi pengeluaran kas melalui dana kas kecil, yang akuntansinya diselenggarakan dengan imprest system.

6.

Secara periodik diadakan pencocokan jumlah fisik kas yang ada di tangan dengan jumlah kas menurut catatan akuntansi.

7.

Kas yang ada di tangan (cash insafe) dan kas yang ada di perjalanan (cash in transit) di asuransikan dari kerugian.

8.

Kasir diasuransikan (fidelity bond insurance).

9.

Kasir dilengkapi dengan alat-alat yang mencegah terjadinya pencurian terhadap kas yang ada di tangan (misalnya mesin kas, almari besi, dan strong room).

10. Semua

nomor

cek

harus

dipertanggungjawabkan

oleh

Bagian

Kasa.

(Mulyadi, 1993 : 519-520)

RANGKUMAN 1. Sistem Penerimaan dan pengeluaran kas adalah suatu prosedur pencatatan keuangan yang diterima atau dikeluarkan melalui kas dan kegiatan tersebut saling berkaitan satu dengan yang lainnya guna menjamin keseragaman pelaksanaan suatu transaksi perusahaan dalam mencapai tujuan. 2. Sistem akuntansi penerimaan kas. Yaitu prosedur pencatatan penerimaan melalui kas.

3.

Sistem penerimaan kas terdiri dari 2 kegiatan utama atau sumber utama, yaitu : a. Sistem penerimaan dari penjualan tunai/pendapatan jasa b. Sistem penerimaan dari piutang Sistem akuntansi pengeluaran kas. Yaitu prosedur pencatatan pengeluaran melalui kas.

Sistem pengeluaran kas terdiri dari : a. Penggunaan metode dengan sistem dana kas kecil (Imprest dan fluktuasi) b. Pembayaran utang c. Pembiayaan kegiatan operasional baik langsung atau tidak langsung 4. Dokumen penerimaan kas, terdiri dari :

20

a. Faktur penjualan tunai b. Pita kas c. Credit card sales slip d. Bill Of Lading e. Faktur Penjualan COD f. Bukti Setor Bank g. Rekap Harga Pokok Penjualan 5. Dokumen Pengeluaran kas, terdiri dari : a. Bukti pengeluaran kas yang dibuat sendiri oleh perusahaan, untuk bukti segala jenis

6.

b.

transaksi pengeluaran kas. Faktur (nota) pembelian tunai, sebagai bukti pendukung pengeluaran kas pada

c.

pembelian tunai. Faktur pembelian kredit sebagai bukti pendukung pengeluaran kas untuk

d.

pembayaran utang. Bukti penerimaan barang sebagai bukti pendukung pengeluaran kas untuk

e.

pembayaran utang. Permintaan pengisian kembali kas kecil sebagai bukti pendukung pengeluaran kas

f.

untuk pengisian dana kas kecil. Bukti pengeluaran kas kecil sebagai pendukung permintaan pengisian kembali kas

kecil. g. Surat permintaan pengeluaran kas kecil sebagai pendukung pengeluaran kas kecil Pendokumentasian kegiatan penerimaan dan pengeluaran kas. a. Pencatatan transaksi penerimaan kas melalui kegiatan penjurnalan, yang terdiri dari :  Jurnal penjualan  Jurnal penerimaan kas  Jurnal umum  Kartu persediaan  Kartu gudang b. Pencatatan transaksi pengeluaran kas melalui kegiatan penjurnalan, yang terdiri dari  Jurnal pembelian  Jurnal pengeluaran kas  Jurnal umum

TUGAS MANDIRI DAN KELOMPOK I.

TUGAS MANDIRI (INDIVIDU)

Soal Pilihan Ganda.....! 1.

Suatu jaringan sejumlah prosedur yang saling berhubungan yang dikembangkan sesuai dengan suatu pola dinamakan......... a. Sistem b. Pola c. Prosedur d. Karakteristik

21

e. Tata Cara 2. Operasi tulis menulis yang berurutan yang biasanya menyangkut beberapa orang dalam satu atau beberapa bagian, guna menjamin keseragaman pelaksanaan suatu transaksi adalah........ a. Sistem b. Pola c. Prosedur d. Karakteristik e. Tata cara 3. Alat pertukaran yang dapat diterima untuk pelunasan hutang dan dapat diterima sebagai suatu setoran ke bank dengan jumlah sebesar nilai nominalnya, juga simpanan dalam bank atau tempat lain yang dapat diambil sewaktu-waktu, dinamakan............ a. Kas b. Hutang c. Uang Tunai d. Uang kertas e. Uang kartal 4. Metode dan pengukuran yang terkoordinasi dalam suatu perusahaan, untuk melindungi aktiva, menjaga ketelitian dan keterpercayaan data akuntansi, meningkatkan efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijaksanaan manajemen. Pernyataan tersebut dinamakan...... a. Pengawasan eksternal b. Pengawasan luar internal c. Pengendalian Intern d. Pengendalian ekstern e. Pengawasan mandiri 5. Berikut dibawah ini adalah tujuan dari pelaksanaan pengendalian intern, kecuali......... a. Mengawasi dan menjaga harta, utang dan modal b. Menjaga Kekayaan dan Catatan Akuntansi c. Memeriksa Ketelitian dan Keandalan Data Akuntansi d. Mendorong Efisiensi e. Mendorong Dipatuhinya Kebijakan Manajemen 6. Berikut dibawah ini adalah dokumen-dokumen penerimaan kas yang digunakan mencatat penerimaan kas, kecuali............ a. Faktur penjualan tunai b. Bukti setor bank c. Bill of Lading d. Nota Cash e. Faktur Pembelian 7. Laporan pencatatan penerimaan kas dilakukan dengan pedokumentasian, berupa........... a. Jurnal penerimaan kas b. Jurnal penjualan c. Jurnal umum d. Kartu persediaan e. Semua benar 8. Metode yang digunakan untuk mengendalikan dan mengawasi pengeluaran kas adalah salah satunya dengan ............ a. Pengelolaan pengeluaran kas b. Melakukan pencatatan kas kecil c. Melakukan pencatatan melalui jurnal pembelian dan jurnal umum

22

d. Menggunakan cek untuk pembayaran e. Semua benar 9. Metode yang digunakan untuk melakukan pencatatan pengeluaran kas kecil adalah dengan menggunakan metode............. a. Fluktuasi dan sesuai situasi pengeluaran b. Imprest dan dana tetap c. Fluktuatif dan imprest d. Dana tidak tetap dan fluktuatif e. Dana tetap dan sesuai jumlah pengeluaran dalam periode tertentu. 10. Berikut dibawah bukan dokumen yang digunakan untuk melakukan pencatatan pengeluaran kas, kecuali....... a. Faktur penjualan tunai b. Bukti penerimaan kas c. Kwitansi penerimaan pelunasan piutang d. Bukti kas keluar e. Bukti setor bank TUGAS KELOMPOK

KEGIATAN BELAJAR 3 PENYUSUNAN LAPORAN KEUANGAN TUJUAN PEMBELAJARAN Setelah mempelajari materi ini, diharapkan peserta didik memiliki kemampuan untuk : 1. Menyimpulkan prosedur penyusunan laporan keuangan berdasarkan standar akuntansi 2.

yang berlaku Memahami cara penyusunan laporan keuangan sesuai dengan standar akuntansi yang berlaku

3.

Mempresentasikan penyusunan laporan keuangan

4.

Mempraktikkan cara penyusunan laporan keuangan perusahaan sesuai standar akuntansi yang berlaku.

23

MATERI AJAR Sesuai dengan definisi akuntansi sebagai kegiatan yang meliputi proses pencatatan sampai dengan penganalisaan data-data keuangan perusahaan, produk (output) yang dihasilkan dari kegiatan tersebut berupa pelaporan keuangan. Laporan keuangan terdiri dari pelaporan keuangan yang khusus digunakan untuk kepentingan internal perusahaan saja dan juga ditujukan untuk kepentingan pihak eksternal perusahaan. Kalau kita lebih memahami bahwa tujuan dari penyelenggaraan istrasi keuangan yang baik adalah penyajian informasi keuangan yang tentunya akuntable dan realistis. informasi keuangan ini adalah salah satunya berupa Laporan keuangan. Laporan keuangan tersebut dari suatu perusahaan berguna bagi pihak-pihak yang berkepentingan dan yang memerlukan () sebagai dasar untuk pengambilan keputusan ekonomi. Dengan informasi (Laporan Keuangan) yang diperoleh, mereka akan menganalisisnya dan kemudian menentukan keputusan ekonomi yang bermanfaat bagi pengembangan usaha mereka. I.

Pengertian Laporan Keuangan

Seperti yang telah dikemukakan diatas, bahwa laporan keuangan adalah statement perusahaan berupa keadaan keuangan perusahaan dalam satu periode tertentu yang digunakan untuk pengambilan keputusan baik secara internal atau eksternal perusahaan. II.

Syarat-syarat penyusunan Laporan Keuangan

Mengingat bahwa informasi yang termuat di dalam laporan keuangan suatu perusahaan sangat penting bagi para pemakainya, maka penyusunannya harus memenuhi syarat kualitas sebagai berikut : 1. Kualitas Primer. Yaitu kualitas utama yang membuat informasi keuangan berguna sebagai dasar untuk pengambilan keputusan. Kualitas primer meliputi : a. Relevan. Berarti bahwa laporan keuangan (informasi akuntansi) yang disusun oleh suatu perusahaan memiliki hubungan langsung dengan pengambilan keputusan. Informasi keuangan dikatakan relevan jika dapat membuat perbedaan dalam pengambilan keputusan ekonomi oleh pemakainya (). Informasi yang relevan adalah informasi yang memiliki nilai prediktif, umpan balik dan tepat waktu. b. Handal (reliable). Berarti bahwa informasi tersebut dapat dipercaya, karena cukup terbebas dari kesalahan dan penyimpangan didalam penyajiannya. Informasi yang

24

handal adalah informasi yang memenuhi syarat antara lain : dapat diperiksa, penyajiannya jujur dan netral. 2. Kualitas Sekunder. Merupakan kualitas tambahan yang seharusnya dipenuhi dalam penyusunan laporan keuangan. Meskipun bukan kualitas utama, namun jika dipenuhi akan membawa dampak positif bagi pengguna/. Kualitas sekunder meliputi : a. Keterbandingan yang berarti bahwa laporan keuangan (informasi) suatu perusahaan akan lebih bermakna bagi para pemakainya jika dapat diperbandingkan dengan informasi yang serupa dari perusahaan-perusahaan lain. Suatu informasi dianggap dapat diperbandingkan jika sudah dievaluasi dan dilaporkan dengan cara yang sama untuk perusahaan-perusahaan yang berbeda. Hal ini memberikan kemungkinan bagi para pemakainya

untuk mengenali dan menganalisis persamaan atau perbedaan

kondisi keuangan berbagai perusahaan karena metode akuntansi yang digunakan dapat diperbandingkan. b. Konsistensi berarti bahwa laporan keuangan (informasi) suatu perusahaan akan lebih bermakna bagi para pemakainya jika dapat diperbandingkan dengan informasi yang serupa dari perusahaan yang sama pada waktu yang berbeda. Dalam menyajikan informasi, perusahaan harus memberikan perlakuan akuntansi yang sama terhadap transaksi yang sama pada waktu-waktu yang berbeda. Seiring dengan perjalanan waktu, perusahaan bisa mengubah metode (perlakuan) akuntansinya. Namun jika hal itu dilakukan, maka pada periode dilaksanakannya perubahan itu perusahaan harus mengungkap (dalam laporan keuangannya) tentang berbagai hal yang terkait dengan perubahan itu, seperti keunggulan metode baru yang digunakan dibandingkan yang lama, alasan mengubah metode tersebut, sifat dan dampak atas perubahan tersebut terhadap kondisi finansialnya.

DAFTAR PUSTAKA

1. (Dr, Sondang P. Sagian, M,P.A. Ph. D : istrasi Pembangunan, Gunung Agung, Jakarta, 1983, hal 156). 2. http://blognyaorangndeso.blogspo9t.co.id/2014/10/pengertian-dan-fungsiistrasi.html 3. http://blogging.co.id/definisi-dan-fungsi-istrasi-keuangan-perusahaan 4. https://dwiermayanti.wordpress.com/2009/10/16/sistem-penerimaan-dan-pengeluaran-kas

25