Panduan Pengelolaan istrasi Kepegawaian 6s303a

PANDUAN PENGELOLAAN ISTRASI KEPEGAWAIAN BAB I A.

LATAR BELAKANG Dalam rangka penyelenggaraan manajemen yang baik diperlukan pengelolaan arsip

pegawai yang didasarkan pada suatu pola penataan dan penyusunan arsip pegawai yang seragam dan terstandar, sebagaimana diatur dalam Kebijakan direktur RSI Ibnu Sina Simpang Ampek.petunjuk teknis pengelolaan arsip pegawaidi RSI Ibnu Sina Simpang Ampek d kelompok kan berdasarkkan bidang unit kerja masing-masing. Sesuai dengan PP RI no 34 tahun 1979 tentang penyimpanan dan penyusutan arsip pegawai d pandang perlu adanya pola penataan arsip file pegawai yang sesuai dan memiliki nilai efektivitas dan efisiensi dalam penemuan kembali. Berdasarkan uraian diatas maka arsip file pegawai di RSI Ibnu Sina Simpang Ampek perlu di kelola dan di pelihara dengan baik. B.

RUANG LINGKUP 1. Bidang SDM RSI Ibnu Sina Simpang Ampek. 2. Sarana dan Pemeliharaan penataan dokumen pegawai; 3. Prosedur Penataan dokumen Pegawai; 4. Penyusunan dokumen Pegawai; 5. Peminjaman dan Penemuan kembali dokumen pegawai

C.

MAKSUD DAN TUJUAN l.

Maksud Tata Cara Penyusunan File Kepegawaian ini dimaksudkan sebagai pedoman bagi pengelola kepegawaian dalam melaksanakan kegiatan penyusunan dan penataan arsip kepegawaian di lingkungan RSI Ibnu Sina Simpang Ampek.

2.

Tujuan 

Keseragaman dalam penyusunan dokumen kepegawaian



Memudahkan dalam penataan dokumen kepegawaian



Terciptanya penyusunan dokumen kepegawaian yang efektif dan efisien sehingga mudah di temukan jika diperlukan kembali.

D.

PENGERTIAN Semua kegiatan yang dilakukan

lembaga dalam lingkup istratif yang di

dalamnya terdapat kegiatan pencatatan, berapa jumlah pegawai, pembinaan, pengangkatan, penugasan, pemberian hak & kewajiban serta pemberian hak kerja dan lain lain yang berhubungan dengan pegawai. E.

AZAS PENATAAN DOKUMEN KEPEGAWAIAN Sistem pengelolaan dokumen kepegawaian di lingkungan RSI Ibnu Sina mengacu pada

azas kebijaksanaan yang artinya semua dokumen kepegawaian yang aktif disimpan pada unit SDM RSI Ibnu Sina Simpang ampek,di bawah pengelolaan ka.sie sdm.

BAB II PEMELIHARAAN DOKUMEN KEPEGAWAIAN A) Sarana 1) map gobi 2) Lemari arsip 3) Kartu penanda dokumen 4) Buku (pencatatn) 5) Lembar peminjaman dokumen 6) Kartu petunjuk isi dokumen 7) Vacum cleaner 8) Obatpencegah/pembasmi kutu 9) Air Conditioner B) Pemeliharaan 1) Pemeliharaan meliputi kebersihan ruangan, kebersihan almari arsip,kerapian dan keteraturan map arsip. 2) Bolak-balik dokumen setiap 3 bulan sekali untuk menghindari lembab & lengket 3) Taburkan kamper atau silicagel untuk mengusir ngengat dan mengurangi lembab & lengket 4) Sistem penataan arsip yang benar akan mudah ditemukan kembali bila dibutuhkan C) Penataan Dokumen Kepegawaian 1) Bahan Bahan yang diperlukan dalam penataan file pegawai meliputi : a) SK pengangkatan pertama b) SK-SK mutasi kepegawaian (kenaikan pangkat, Jabatan, kepindahan, peninjauan masa kerja) c) KARPEG, KARTU JAMSOSTEK, BPJS d) Nota tugas,surat pejanjian e) Daftar Riwayat Hidup lDaftar Riwayat Pekerjaan f) SK hukuman disiplin;

g) Ijazah / Piagam; h) Daftar Keluarga i) penilaian kinerja j) sertifikat pelatihan k) STR,SIP,RKK l) Bukti kredensial dan rekredensial. m) Perubahan susunan keluarga seperti : akte nikah, kelahiran, kematian dll; B) Tata laksana a) Pastikan dokumen ada di tempat yang aman, tidak lembab dengan sirkulasi udara yang cukup,dan terkunci b) Hindari dari sinar matahari langsung karena dapat merusak dokumen. c) Taburkan butirpenyerap air dan khamper untuk pengusir ngengat d) Bolak balik arsip 1 x 3 bulan untuk menghindar lembab dan lengket. e) Perbaharui dokumen yang hbis masa berlakunya f) Legalisirkembalidokumen yang sudah sangat lusuh atau sudahtidak layak g) Jaga kebersihan dan kerapihan penyimpanan h) Ciptakan sistem pengarsipan,yang teratur,tertata dengan baik dan mudah di temukan jika di perlukan. i) Pisahkan arsip yang sudah kadaluarsa. j) Musnahkan arsip yang sudah tidak perlukan lagi dengan beita acara pemusnahan. k) Pengarsipan di lakukan oleh orang yang di tetapkan oleh direktur. C) Cara Penyusunan File Pegawai a) Siapkan sarana & prasarana b) Sortir atau kelompokan dokumen yang akan di susun c) Beri tanda pembeda pada punggung map pegawai d) Masukan dokumen ke dalam map gobi e) Masukan dokumen-dokumen yang ada ke dalam map f) Masukan kedalam lemari penyimpan arsip

BAB III PEMINJAMAN DAN PENEMUAN KEMBALI FILE PEGAWAI A.

Peminjaman dokumen Layanan peminjaman dokumen pegawai dapat dilakukan oleh orang orang tertentu,

datang sendiri ke sdm dan menemui oarng yang sudah di serahi tanggung jawab dlam pengurusan file. Dalam peminjaman dokumen harus tercatat, sehingga semua dokummenai yang dipinjam dapat diawasi secara terus menerus dan jelas peminjamnya. Ketentuan peminjaman file : 1. Yang dapat dipinjamkan adalah isi file yang diperlukan oleh peminjam 2. Peminjam file mengisi dan menanda tangani formulir/buku peminjaman dokumen ( yang berisi maksud peminjaman, lama waktu peminjaman,tanda tangan peminjam,yang meminjamkan dan tanda tangan yang mengembalikan 3. petugas berkoordinasi dengan peminjam jika terjadi keterlambatan pengembalian dokumen yang di pinjam. B.

Penemuan Kembali File Keberhasilan pelaksanaan lxanajemen ke arsipan yang benar, akan nampak dengan

jelas bilamana semua dokumen yang dibutuhkan mudah ditemukan kembali dan mudah pula dikembalikan ke tempat semula.dan di tempat kan pada tempat yang benar. C.

Penyusutan File Penyusutan file adalah kegiatan pengurangan dokumen pegawai yang telah secara

resmi dinyatakan oleh pejabat yang berwenang, telah pensiun, berhenti, meninggal dunia (in aktif) atau pindah tugas ke Instansi/ Lembaga lain filenya disusutkan. Langkah-langkah yang dilakukan dalam penyusutan file meliputi : 1. Dibuatkan daftar pegawai yang dinyatakan in aktif sebagai dasar penyusutan; 2. File in aktif dikeluarkan kemudian diserahkan ke Subbag Umum dengan menggunakan berita acara serah terima; 3. Bagi pegawai yang pindah instansi atau lembaga lain file yang bersangkutan diserahkan ke instansi baru. 4. untuk dokumen yang in aktif diserahkan ke bagian umum disertai dengan berita acaru penyerahannya untuk dapat di tindak lanjuti atau di musnahkan

BAB IV PENUTUP Petunjuk Teknis Tata Cara Penyusunan dokumen di lingkungan RSI Ibnu Sina Simpang Ampek merupakan pedoman dalam pengelolaan dokumen istrasi pegawai yang memiliki nilai ef'ektivitas dan efisiensi dalam menemukan dokumen kepepegawai. Pedoman teknis ini juga menjadi instrumen penting yang mendukung petugas pelaksanaan dalam kelancaran pelaksanaan tugasnya.