Pedoman Pengelolaan Data Dan Informasi aej

,

LAMPIRAN PERATURAN DIREKTUR RSIA BUNDA SEJAHTERA NO: 107/SK/DIR/RSBS/XII/2018 TENTANG PEDOMAN PENGELOLAAN DATA DAN INFORMASI

PEDOMAN PENGELOLAAN DATA DAN INFORMASI BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Rumah sakit merupakan organisasi yang padat karya/profesi, padat modal dan padat teknologi serta informasi yang dihasilkan, sangat beragam. Dengan beragamnya informasi yang dihasilkan dibutuhkan pengelolaan yang serius mulai dari data yang diperoleh, diproses hingga informasi yang dihasilkan. Bagi suatu organisasi, informasi merupakan sumber daya yang berharga. Berbagai kegiatan operasional dan pengambilan keputusan tergantung dari informasi yang tersedia. Dukungan informasi yang memadai dapat mengurangi ketidakpastian dan resiko pengambilan keputusan yang salah arah. Data salah menghasilkan informasi yang salah. Informasi salah mengakibatkan perencanaan yang salah. Perencanaan salah mengakibatkan penanggulangan yang salah. Berarti data yag salah mengakibatkan pemborosan biaya, tenaga, sarana dan waktu. Oleh karena itu, harus diupayakan agar kesalahan data dapat dikurangi sekecil mungkin. Rumah sakit mengumpulkan dan menganalisa kumpulan data untuk mendukung asuhan pasien dan manajemen rumah sakit. Kumpulan data memberikan gambaran/profil rumah sakit selama kurun waktu tertentu dan memungkinkan untuk membandingkan kinerja dengan rumah sakit lain. Karena itu, kumpulan data merupakan suatu bagian penting dalam kegiatan peningkatan kinerja rumah sakit. Jenis data yang dikumpulkan di rumah sakit bisa jadi jumlahnya cukup banyak, dan pengumpulan datanya serta pengelolaannya bersifat terus menerus. Untuk mendapatkan kesamaan persepsi tentang pengelolaan data dan informasi dihubungkan dengan SIMRS dan SISMADAK yang ada di rumah sakit perlu disusun panduan pengelolaan data dan informasi. Diharapkan dengan diterbitkannya buku panduan ini, dapat meningkatkan ketepatan dalam pengolahan data dan informasi yang akan dijadikan dasar bagi Karumkit dalam menentukan kebijakan selanjutnya. B. Tujuan Maksud penyusunan panduan ini adalah sebagai panduan bagi petugas penanggung jawab data dalam proses pengelolaan data dan informasi di Rumah Sakit Ibu dan Anak Bunda Sejahtera. Dengan tujuan sebagai berikut: Tujuan Umum : untuk mendukung asuhan pasien, manajemen rumah sakit, dan program mutu. Tujuan khusus : 1. Sebagai acuan untuk staf pemberi layanan kesehatan dalam mengelola data di Rumah Sakit Ibu dan Anak Bunda Sejahtera. Pedoman Pengelolaan Data dan Informasi Rumah Sakit Ibu dan Anak Bunda Sejahtera

Page 1

2. Menyeragamkan cara pengelolaan data di Rumah Sakit Ibu dan Anak Bunda Sejahtera. 3. Memudahkan proses analisa dan pengambilan. C. Ruang Lingkup Ruang lingkup panduan ini meliputi: pengumpulan data, penyimpanan data, pengelolaan data, pencarian kembali data, analisa data, pelaporan dan distribusi informasi. D. Pengertian a. Data Data adalah angka dan fakta kejadian berupa keterangan dan tanda-tanda yang secara relatif belum bermakna bagi rumah sakit. b. Informasi Informasi adalah data yang telah diolah atau diproses menjadi bentuk yang mengandung nilai dan makna yang berguna untuk meningkatkan pengetahuan dalam mendukung pembangunan kesehatan. c. Pengelolaan Data dan Informasi di Rumah Sakit Yang dimaksud dengan Pengelolaan Data dan Informasi di Rumah Sakit adalah proses penatalaksanaan mulai dari identifikasi data, pengumpulan data, penyimpanan data, analisa data menjadi informasi, pelaporan serta distribusi informasi.

Pedoman Pengelolaan Data dan Informasi Rumah Sakit Ibu dan Anak Bunda Sejahtera

Page 2

BAB II GAMBARAN UMUM RUMAH SAKIT Rumah Sakit Ibu dan Anak Bunda Sejahtera berawal dari Rumah Bersalin yang didirikan oleh Bidan Sumarni pada tahun 2008 dan diawali dengan membuka pelayanan 4 poli spesialis ditanggal 14 Juni 2009. RSIA Bunda Sejahtera berada di Jl. Raya Puri Agung No.3 Pondok Makmur, Kutabaru, Pasar Kemis, Tangerang dengan luas tanah sebesar 3.000 m3. RSIA Bunda Sejahtera sebagai Rumah Sakit tipe kelas C dengan kapasitas 40 tempat tidur dengan 2 lantai berada dibawah naungan badan hukum PT Rumah Sakit Bunda Sejahtera dimana sejak bulan September 2016 telah diakusisi oleh Manajemen Metro Hospitals Group.

Pedoman Pengelolaan Data dan Informasi Rumah Sakit Ibu dan Anak Bunda Sejahtera

Page 3

BAB III VISI, MISI, NILAI DAN TUJUAN RUMAH SAKIT I.

VISI

II.

: Berkomitmen memeberi pelayanan kesehatan yang bermutu MISI : Memberi pelayanan kesehatan yang bermutu, efektif, efisien dan resposif dengan biaya terjangkau kepada para pelanggan

III.

MOTTO

: 1. Peduli 2. Empati 3. Cepat dan Tanggap

IV.

NILAI-NILAI

: Integritas, Kualitas dan Pasient Safety

Pedoman Pengelolaan Data dan Informasi Rumah Sakit Ibu dan Anak Bunda Sejahtera

Page 4

BAB IV TATA LAKSANA PENGELOLAAN DATA Paduan ini meliputi pengelolaan data baik untuk internal rumah sakit maupun eksternal rumah sakit. Jenis data yang dibutuhkan mencakup hal berikut : - Untuk mendukung proses asuhan dibutuhkan data capaian mutu pelayanan (indicator area pelayanan) - Untuk mendukung proses manajerial dibutuhkan data analisa pasien, data indicator area klinis, manajemen, dan sasaran keselamatan pasien, serta data sdm, sarana, dan keuangan - Untuk mendukung proses mutu pelayanan dibutuhkan data capaian indicator mutu rumah sakit termasuk manajemen resiko, manajemen sarana, pencegahan infeksi. - Untuk keperluan pihak diluar rumah sakit seperti dinas kesehatan, kementerian kesehatan, BPJS atau asuransi lainnya. Khusus untuk penggunaan data terkait pihak luar, berlaku dua arah yaitu rumah sakit menggunakan data dari pihak luar dan rumah sakit juga berkontribusi ke pihak luar berupa memberikan data yang dibutuhkan. Proses pengelolaan data di Rumah Sakit Ibu dan Anak Bunda Sejahtera meliputi penetapan data dan informasi yang diperlukan secara regular, pengumpulan data, penggunaan data dan tau hasil analisanya, serta diseminasi atau penyajian data dan pelaporan. Pengumpulan data merupakan kegiatan pengumpulan data dari sumber data. Penyimpanan data merupakan kegiatan penyimpanan data yang ada di puskesmas baik secara manual maupun elektronik. Langkah-langkah yang dilakukan dalam pengumpulan dan penyimpanan data adalah sebagai berikut : a. Petugas mengidentifikasi kebutuhan data. b. Petugas menentukan sumber data. c. Petugas meminta data. d. Petugas mengingatkan kepada sumber data untuk mengumpulkan data tepat waktu setiap tanggal 7 bulan berikutnya untuk data yang bersifat rutin. e. Petugas menerima data dari sumber data. f. Petugas melakukan pengecekan kelengkapan data. g. Petugas mengembalikan data kepada sumber data untuk data yang belum lengkap. h. Petugas mencatat data yang diterima kedalam data untuk data telah lengkap. i. Petugas memberikan nomor/kode pada data sesuai dengan nomor . j. Petugas menyimpan data ke dalam file sesuai jenis data dan urutannya. Dalam pengelolaannya, data dibagi menjadi dua kategori yaitu data internal dan data eksternal A. Data Internal 1. Penetapan Data yang Dibutuhkan Rumah Sakit Ibu dan Anak Bunda Sejahtera menetapkan beberapa jenis data yang dibutuhkan untuk mendukung. Pedoman Pengelolaan Data dan Informasi Rumah Sakit Ibu dan Anak Bunda Sejahtera

Page 5

2. Pengumpulan dan Analisa Data Data dikumpulkan melalui beberapa mekanisme sebagai berikut a. Data terkait pasien dan pelayanannya dicatat dan dihimpun dalam berkas, baik berbasis data elektronik maupun fisik b. Data terkait manajemen dihimpun capaian indikator, mutu, laporan sarana, laporan sdm dan laporan keuangan. c. Data terkait program mutu dihimpun dari capaian indikator mutu dan laporan insiden. 3. Penyajian Data Yang dimaksud penyajian data adalah penyajian hasil analisa data baik berupa grafik maupun table data. Data yang disajikan dimaksudkan agar dapat ditelaah dan dikaji untuk membantu pengambilan keputusan baik terkait asuhan pasien, manajerial maupun program mutu. Data-data disajikan dalam bentuk sebagai berikut : a. Laporan pelayanan disajikan sebagai laporan, termasuk data kunjungan, data populasi pasien, indikator rawat inap. b. Laporan manajemen disajikan sebagai laporan kunjungan, laporan kinerja unit/instalasi, laporan keuangan, dan laporan capaian indkator mutu. c. Laporan mutu disajikan sesuai data Indikator Area Klinis, Indikator Area Manajemen, Indikator Sasaran Keselamatan Pasien, dan Indikator Mutu Unit. B. Data Eksternal Melalui partisipasi dalam kinerja data base eksternal, rumah sakit dapat membandingkan kinerjanya dengan rumah sakit yang sejenis, baik local, secara nasional maupun internasional. Pembandingan kinerja adalah sauatu alat yang efektif untuk mengindetifikasi peluang guna peningkatan dan pendokumentasian tingkat kinerja rumah sakit. Jaringan pelayanan kesehatan dan mereka yang berbelanja atau membayar untuk pelayanan kesehatan memerlukan informasi demikian. Data base eksternal variasinya sangat luas, dari data base asuransi hingga yang dikelola perhimpunan profesi. Rumah sakit mungkin dipersyaratkan oleh perundang-undangan atau peraturan untuk berkontribusi pada beberapa data base ekxternal. Penyajian data meliputi : 1. Untuk laporan ke dinas kesehatan, disajikan sesuai kebutuhan dari dinas kesehatan 2. Untuk laporan ke BPJS digunakan data dari software inacbg sesuai ketentuan kementerian kesehatan dan bpjs 3. Data mutu dari RS lain digunakan sebagai perbandingan capaian mutu. Data ini diolah oleh tim mutu. 4. Data mutu juga dapat diberikan kepada rumah sakit lain yang memintanya untuk keperluan perbandingan data mutu dalam proses akreditasi.

Pedoman Pengelolaan Data dan Informasi Rumah Sakit Ibu dan Anak Bunda Sejahtera

Page 6

Analisis data merupakan kegiatan mengolah/memproses data yang telah dikumpulkan menjadi informasi yang disajikan dalam bentuk grafik, histogram ataupun bentuk lainnya agar lebih mudah dipahami. Metode analisis data yang dipakai: a. Analisis Deskriptif/ berdasarkan karakteristik data. b. Analisis Komparatif/perbandingan. c. Analisis hubungan dalam dan antar program. Langkah-langkah dalam melakukan analisa data meliputi: a. b. c. d. e. f. g. h. i. j. k. l. m. n. o. p. q.

Petugas menentukan metode analisis yang di pakai. Petugas mengambil data-data yang akan dianalisa. Petugas melakukan validasi data. Petugas mengubah bentuk data (transform) dari data narasi menjadi bentuk angka/tabel. Petugas melakukan pengelompokan data. Petugas membuat grafik/histogram ataupun bentuk lainnya yang diperlukan. Petugas melakukan validasi informasi. Petugas mengembalikan data-data yang telah dianalisa. Petugas mencatat informasi ke dalam buku . Petugas menyimpan arsip informasi. Petugas melaporkan informasi kepada pihak-pihak yang berkepentingan. Pencarian kembali data. Pencarian kembali data merupakan kegiatan proses pencarian data sesuai dengan permintaan/kebutuhan, dengan langkah-langkah sebagai berikut: Petugas mengidentifikasi kebutuhan/permintaan data. Petugas mencari jenis dan nomor data di buku data. Petugas mencari data di dalam file penyimpanan. Petugas mencatat dalam buku peminjaman data jika data dipinjam. Petugas meminta tanda tangan peminjam.

Melaporkan informasi yang telah dibuat kepada atasan/Dinas kesehatan serta mendistribusikan informasi kepada instansi/lintas sektor/pihak lain yang dianggap memiliki hubungan/korelasi dengan informasi yang dibuat, dengan langkah-langkah sebagai berikut: a. Petugas menentukan tujuan pelaporan dan distribusi Informasi. b. Petugas mencatat dalam buku pelaporan dan distribusi Informasi.

Pedoman Pengelolaan Data dan Informasi Rumah Sakit Ibu dan Anak Bunda Sejahtera

Page 7

BAB V PENUTUP Demikian panduan pengelolaan data dan informasi ini dibuat untuk menjadi acuan bagi petugas data rumah sakit. Panduan ini mencakup penetapan, pengumpulan, analisa, penyajian dan penyebaran data. Semoga dengan adanya panduan ini dapat meningkatkan mutu pelayanan di Rumah Sakit Ibu dan Anak Bunda Sejahtera.

Pedoman Pengelolaan Data dan Informasi Rumah Sakit Ibu dan Anak Bunda Sejahtera

Page 8