Pengelolaan Perbekalan Farmasi 3655x

Pengelolaan Perbekalan Farmasi BAB I PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang Obat merupakan salah-satu komponen penting dan barang yang tidak tergantikan dalam pelayanan kesehan, sehingga obat perlu dikelola dengan baik, efektif dan efisien. Tujuan pengelolaan obat dan perbekalan kesehatan adalah untuk menjamin ketersediaan, pemerataan dan keterjangkauan obat dengan jenis dan jumlah yang cukup, sehingga mudah diperoleh pada tempat dan waktu yang tepat. Pengelolaan obat dan perbekalan kesehatan di kabupaten/kota memegang peranan yang sangat penting dalam menjamin ketersediaan, pemerataan dan keterjangkauan obat untuk pelayanan kesehatan dasar. Oleh karena itu, program pendidikan profesi apoteker Universitas Andalas memfasilitasi mahasiswa untuk menerapkan pengetahuan teori yang telah didapatkan selama pembekalan di Fakultas Farmasi dan dari unit-unit pelaksanaan teknis dibidang kesehatan, khususnya Dinas Kesehatan Kota Padang. Dari kegiatan ini diharapkan mahasiswa mendapatkan pengalaman yang dapat membantu dalam meningkatkan kompetensi seorang farmasis, terutama dalam menjalankan fungsi pengelolaan obat dan perbekalan kesehatan di gudang farmasi kabupaten/kota. Pengelolaan obat dan perbekalan kesehatan merupakan suatu siklus kegiatan yang dimulai dari perencanaan sampai dengan monitoring dan evaluasi yang saling terkait satu sama lainnya.

1.2. Tujuan Tujuan dari PKPA di Gudang Farmasi Kaabupaten/Kota ini antara lain adalah : a.

Meningkatkan pemahaman calon apoteker tentang peran, fungsi, posisi dan tanggungjawab apoteker di Gudang Farmasi.

b.

Membekali calon apoteker agar memiliki wawasan, pengetahuan, keterampilan dan pengalaman praktis untuk melakukan pekerjaan kefarmasian di di Gudang Farmasi.

Program Profesi Apoteker Fakultas Farmasi Unand, PKPA Pemerintahan Gudang Farmasi Kota Padang_ 7 – 11 Juli 2014

Page 1

Pengelolaan Perbekalan Farmasi c.

Memberi kesempatan kepada calon apoteker untuk belajar berkomunikasi dan berinteraksi dengan tenaga kesehatan lain yang bertugas di Gudang Farmasi.

d.

Memberikan gambaran nyata tentang permasalahan praktek dan pekerjaan ke farmasian di Gudang Farmasi.

e.

Mempersiapkan apoteker agar memeiliki sikap-prilaku dan profesionalisme untuk memasuki dunia praktek profesi dan pekerjaan keprofesian di Gudang Farmasi.

1.3. Manfaat Adapun manfaat diadakannya PKPA di Gudang Farmasi Kabupaten/Kota adalah: a.

Mengetahui, memahami tugas dan tanggungjawab apoteker dalam menjalankan pekerjaan di Gudang Farmasi.

b.

Mendapatkan pengalaman praktis mengenai pekerjaan kefarmasian di Gudang Farmasi.

c.

Meningkatkan rasa percaya diri untuk menjadi apoteker yang professional.

d.

Mendapatkan pengetahuan managemen praktis di Gudang Farmasi.

Program Profesi Apoteker Fakultas Farmasi Unand, PKPA Pemerintahan Gudang Farmasi Kota Padang_ 7 – 11 Juli 2014

Page 2

Pengelolaan Perbekalan Farmasi BAB II TINJAUAN PUSTAKA

2.1. Gudang Farmasi Kabupaten/Kota (GFK) 2.1.1. Definisi Gudang Farmasi Kabupaten/Kota (GFK) merupakan unit pelayanan terpadu dari Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota yang langsung berada di bawah Kepala Dinas dan bertanggung jawab terhadap manajemen perbekalan farmasi di kabupaten/kota tersebut. 2.1.2. Tugas Pokok dan Fungsi Tugas pokok Gudang Farmasi Kabupaten/Kota yaitu melaksanakan manajemen pengelolaan perbekalan farmasi dan alat kesehatan yang diperlukan dalam rangka pelayanan kesehatan, pencegahan dan pemberantasan penyakit dan pembinaan kesehatan masyarakat di Kabupaten/Kota sesuai dengan petunjuk Kakandepkes Kabupaten/Kota. Sedangkan fungsi dari Gudang Farmasi yang ada di Kabupaten/Kota adalah sebagai berikut : 1. Melakukan penerimaan, penyimpanan, pemeliharaan dan pendistribusian obat, alat kesehatan dan perbekalan farmasi. 2. Melakukan penyiapan, penyusunan rencana dan pelaporan mengenai persediaan dan penggunaan obat, alat kesehatan dan perbekalan farmasi. 3. Melakukan pengamatan mutu dn khasiat obat secara umum baik yang ada dalam persediaan maupun yang didistribusikan. 4. Melakukan urusan tata usaha keuangan kepegawaian dan urusan dalam Gudang Farmasi Kabupaten/Kota yang merupakan titik sentral pengelolaan obat di daerah tingkat II.

Program Profesi Apoteker Fakultas Farmasi Unand, PKPA Pemerintahan Gudang Farmasi Kota Padang_ 7 – 11 Juli 2014

Page 3

Pengelolaan Perbekalan Farmasi 2.2. Manajemen Pengelolaan Perbekalan Farmasi Pengelolaan obat dan perbekalan kesehatan merupakan suatu siklus kegiatan yang dimulai dari perencanaan sampai dengan monitoring dan evaluasi yang saling terkait satu sama lainnya. Kegiatannya mencakup perencanaan , pengadaan, penerimaan, penyimpanan, pendistribusian, pencatatan dan pelaporan, penghapusan serta monitoring dan evaluasi. 2.2.1. Perencanaan 2.2.1.1. Definisi

Perencanaan obat dan perbekalan kesehatan merupakan salah satu fungsi yang menentukan proses pengadaan. 2.2.1.2. Tujuan

Terdapat 2 (dua) tujuan dalam kegiatan perencanaan obat dan perbekalan kesehatan adalah sebagai berikut : a.

Untuk menetapkan jenis dan jumlah obat dan perbekalan kesehatan yang tepat, sesuai dengan pola penyakit dan kebutuhan pelayanan kesehatan dasar termasuk obat program kesehatan yang telah ditetapkan.

b.

Untuk mencegah terjadinya kekosongan obat dan perbekalan kesehatan.

2.2.1.3. Tahap Perencanaan

Proses perencanaan obat dan perbekalan kesehatan melalui beberapa tahap sebagai berikut : A. Tahap perencanaan kebutuhan obat i. Tahap pemilihan obat Fungsi pemilihan adalah untuk menentukan perbekalan farmasi yang benar-benar diperlukan sesuai dengan jumlah pasien/kunjungan dan pola penyakit di rumah sakit. Dasar- dasar pemilihan obat meliputi : 

Jenis obat yang di pilih seminimal mungkin dengan cara menghindari kesamaan jenis.



Hindari obat kombinasi, kecuali obat kombinasi mempunyai efek yang lebih baik di bandingkan obat tunggal.

Program Profesi Apoteker Fakultas Farmasi Unand, PKPA Pemerintahan Gudang Farmasi Kota Padang_ 7 – 11 Juli 2014

Page 4

Pengelolaan Perbekalan Farmasi 

Apabila jenis obat banyak, maka di pilih berdasarkan obat pilihan (drug of choice).

ii. Tahap kompilasi pemakaian obat Kompilasi pemakaian obat berfungsi untuk mengetahu pemakaian setiap bulan dari masing-masing jenis obat di unit pelayanan kesehatan/puskesmas selama setahun, serta untuk menentukan stok optimum (stok kerja + stok pengaman). Informasi yang didapat dri kompilasi pemakaian obat adalah : 

Jumlah pemakaian tiap jenis obat pada masing-masing Unit Pelayanan Kesehatan/ Puskesmas.



Persentase pemakaian tiap jenis obat terhadap total pemakaian setahun seluruh Unit Pelayanan Kesehatan/ Puskesmas.



Pemakaian rata-rata untuk setiap jenis obat untuk tingkat Kabupaten/ Kota.



Pola penyakit yang ada.

Manfaat informasi yang didapat adalah : 

Sebagai sumber data dalam menentukan jenis dan kebutuhan obat.



Sebagai

sumber

data

dalam

menghitung

kebutuhan

obat

untuk

pemakaian tahun mendatang. Kegiatan yang dilakukan adalah : Langkah pertama adalah pengisian Formulir Kompilasi dari masing masing jenis obat untuk seluruh puskesmas. Pengisian formulir kompilasi pemakaian obat (formulir IFK 1) dengan cara: Jenis Obat

:

Nama obat disertai kekuatan dan bentuk sediaan. Contoh: Amoksisillin 500 mg kaplet.

Kolom 1

:

Nomor urut Unit Pelayanan Kesehatan.

Kolom 2

:

Nama Unit Pelayanan Kesehatan (UPK) yang dilayani oleh Unit Pengelola Obat/ Instalasi Farmasi Kabupaten/

Program Profesi Apoteker Fakultas Farmasi Unand, PKPA Pemerintahan Gudang Farmasi Kota Padang_ 7 – 11 Juli 2014

Page 5

Pengelolaan Perbekalan Farmasi Kota. Kolom 3 s/d 14 :

Data pemakaian obat di UPK, termasuk perhitungan untuk menghindari kekosongan obat. Data diperoleh dari kolom pemakaian (17) dari formulir LPLPO.

Kolom 15

:

Jumlah kolom (3) sampai dengan kolom (14)

Kolom 16

:

Data pemakaian rata-rata obat/ bulan (kolom 15 dibagi dengan bulan pemakaian)

Kolom 17

:

Persentase masing-masing

puskesmas : total masing-

masing puskesmas dibagi

dengan

jumlah seluruh

puskesmas (pada kolom 15) Baris lain-lain

:

Digunakan untuk mencatat pemakaian obat diluar keperluan distribusi rutin ke masing-maK. Hal ini

mencakup

pengeluaran

obat

untuk memenuhi

keperluan kegiatan publik oleh publik lain, misalnya: Kejadian Luar Biasa (KLB), Bencana alam dan lain-lain.

iii. Tahap perhitungan kebutuhan obat a. Metode Konsumsi Perhitungan kebutuhan dengan metode konsumsi di dasarkan pada real konsumsi perbekalan farmasi periode yang lalu, dengan berbagai penyesuaian dan koreksi. Langkah perhitungan rencanan kebutuhan obat menurut pola konsumsi adalah :  Pengumpulan dan pengolahan data  Analisa data untuk informasi dan evaluasi  Perhitungan perkiraan kebutuhan obat  Penyesuaian jumlah kebutuhan obat dengan alokasi dana Rumus perhitungan perencanaan dengan metode konsumsi : A = (B + C + D) - E Program Profesi Apoteker Fakultas Farmasi Unand, PKPA Pemerintahan Gudang Farmasi Kota Padang_ 7 – 11 Juli 2014

Page 6

Pengelolaan Perbekalan Farmasi Keterangan : A  Rencana pengadaan B  Pemakaian rata-rata x 12 bulan C  Buffer stock (10 – 20%) D  Lead time (3 – 6 bulan) E  Sisa stok Kelebihan metode konsumsi:  Data konsumsi akurat, merupakan metoda paling mudah  Tidak memerlukan data epidemiologi maupun standar pengobatan  Bila data konsumsi lengkap, pola peresepan tidak berubah, dan kebutuhan relative stabil, maka kemumgkinan kelebihan dan kekurangan obat sangat kecil Kekurangan metode konsumsi  Data konsumsi data obat dan data jumlah kontak pasien yang dapat di andalakan mungkin sulit di peroleh.  Tidak dapat dijadikan dasar untuk mengkaji pola penggunaan obat dan rasionalitas penggunaan obat.  Tidak dapat di andalkan bila kekurangan stok lebih dari 3 bulan, obat berlebih atau kehilangan.

b. Metode Epidemiologi Perencanaan dengan metode epidemiologi di dasarkan pada data jumlah kunjungan, frekuensi penyakit, dan standar pengobatan yang ada. Langkahlangkah pokok metode ini :  Pengumpulan dan pengolahan data (menentukan jumlah penduduk yang dilayani, menentukan jumlah kunjungan kasus yang akan di layani).  Menyediakan standar atau pedoman pengobatan yang di gunakan untuk perencanaan.  Menghitung perkiraan kebutuhan obat. Program Profesi Apoteker Fakultas Farmasi Unand, PKPA Pemerintahan Gudang Farmasi Kota Padang_ 7 – 11 Juli 2014

Page 7

Pengelolaan Perbekalan Farmasi  Penyesuaian dengan alokasi dana yang tersedia. Kelebihan metode epidemiologi :  Perkiraan kebutuhan mendekati kebenaran  Dapat di gunakan untuk program-program baru  Standar pengobatan dapat di gunakan untuk memperbaiki pola penggunaan obat Kekurangan metode epidemiologi:  Membutuhkan waktu dan tenaga yang terampil  Data penyakit sulit diperoleh secara pasti dan kemungkinan ada penyakit yang tidak dilaporkan.  Memerlukan sistim pencatatan dan pelaporan yang lengkap.  Pola penyakit dan pola peresepan tidak selalu sama.  Dapat terjadi kekurangan obat bila ada wabah atau kebutuhan insidentil.  Jenis obat yang diadakan terlalu banyak. Data yang perlu dipersiapkan untuk perhitungan metode epidemiologi :  Perkiraan jumlah populasi Komposisi demografi dari populasi yang akan diklasifikasikan berdasarkan jenis kelamin untuk umur antara: -

0 – 4 tahun

-

5 – 14 tahun

-

15 – 44 tahun

-

> 45 tahun (disesuaikan dengan LB-1)

-

Atau ditetapkan berdasarkan kelompok dewasa (> 12 tahun) dan anak ( 1 – 12 tahun )

 Menetapkan pola morbiditas penyakit.  Masing-masing penyakit pertahun untuk seluruh populasi pada kelompok umur yang ada. Program Profesi Apoteker Fakultas Farmasi Unand, PKPA Pemerintahan Gudang Farmasi Kota Padang_ 7 – 11 Juli 2014

Page 8

Pengelolaan Perbekalan Farmasi  Menghitung perkiraan jenis dan jumlah obat sesuai dengan pedoman pengobatan dasar di puskesmas.  Frekuensi kejadian masing-masing penyakit pertahun untuk seluruh populasi pada kelompok umur yang ada.  Menghitung kebutuhan jumlah obat, dengan cara jumlah kasus dikali jumlah obat sesuai pedoman pengobatan dasar di puskesmas.  Untuk menghitung jenis, jumlah, dosis, frekwensi dan lama pemberian obat dapat menggunakan pedoman pengobatan yang ada.  Menghitung

jumlah

kebutuhan

obat

yang

akan

datang

dengan

mempertimbangkan faktor antara lain: - Pola penyakit - Lead time - Buffer stock  Menghitung kebutuhan obat tahun anggaran yang akan datang iv. Tahap penyesuaian rencana pengadaan obat Dengan melaksanakan penyesuaian perencanaan obat dengan jumlah dana yang tersedia, maka informasi yang didapat adalah jumlah rencana pengadaan, skala prioritas masing-masing jenis obat dan jumlah kemasan untuk rencana pengadaan obat tahun yang akan datang. Beberapa metode untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi angggaran pengadaan obat : a. Analisa ABC Kelompok A

: Menyerap dana pengadaan sebesar 70%.

Kelompok B

: Menyerap dana pengadaan sebesar 20%.

Kelompok C

: Menyerap dana pengadaan sebesar 10%.

Langkah-langkah menentukan kelompok A, B dan C :  Hitung jumlah dana yang dibutuhkan untuk masing-masing obat dengan cara mengalikan kuantum obat dengan harga obat.

Program Profesi Apoteker Fakultas Farmasi Unand, PKPA Pemerintahan Gudang Farmasi Kota Padang_ 7 – 11 Juli 2014

Page 9

Pengelolaan Perbekalan Farmasi  Tentukan peringkat mulai dari yang terbesar dananya sampai yang terkecil.  Hitung persentasenya terhadap total dana yang dibutuhkan.  Hitung akumulasi persennya.  Obat kelompok A termasuk dalam akumulasi 70%.  Obat kelompok B termasuk dalam akumulasi >70% s/d 90% (menyerap dana ± 20%).  Obat kelompok C termasuk dalam akumulasi > 90% s/d 100% (menyerap dana ± 10%).

b. Analisa VEN Salah satu cara untuk meningkatkan efisiensi penggunaan dana obat yang terbatas dengan mengelompokkan obat berdasarkan manfaat tiap jenis obat terhadap kesehatan. Semua jenis obat yang tercantum dalam daftar obat dikelompokkan kedalam tiga kelompok berikut: Kelompok V

: Very Essential adalah kelompok obat-obatan yang sangat esensial (vital), yang termasuk dalam kelompok ini antara lain : - Obat penyelamat (life saving drugs) - Obat untuk pelayanan kesehatan pokok (obat anti diabet, vaksin dan lain-lain) - Obat untuk mengatasi penyakit penyebab kematian terbesar.

Kelompok E

: Essential adalah kelompok obat yang bekerja kausal yaitu obat yang bekerja pada sumber penyebab penyakit.

Kelompok N

: Nonessential (obat penunjang) yaitu obat yang kerjanya ringan dan biasa dipergunakan untuk menimbulkan kenyamanan atau untuk mengatasi keluhan ringan.

Program Profesi Apoteker Fakultas Farmasi Unand, PKPA Pemerintahan Gudang Farmasi Kota Padang_ 7 – 11 Juli 2014

Page 10

Pengelolaan Perbekalan Farmasi c. Analisa kombinasi ABC dan VEN Analisa kombinasi ini digunakan untuk menentukan prioritas jika anggaran pengadaan obat yang tersedia tidak sesuai dengan kebutuhan. A

B

C

V

VA

VB

VC

E

EA

EB

EC

N

NA

NB

NC

Metoda gabungan ini digunakan untuk melakukan pengurangan obat. Mekanismenya adalah :  Obat yang masuk kategori NC menjadi prioritas pertama untuk dikurangiatau dihilangkan dari rencana kebutuhan, bila dana masih kurang, maka obat kategori NB menjadi prioritas selanjutnyadan obat dalam kategori NA yang menjadi kategori berikutnya.  Jika dana yang tersedia masih kurang juga, kelompok obat yang menjadi prioritas untuk dikurangi atau dihilangkan berikutnya berturut-turut adalah EC, EB kemudian EA. Langkah-langkah menentukan VEN :  Menyusun analisa VEN.  Menyediakan data pola penyakit.  Merujuk pada pedoman pengobatan. B. Tahap koordinasi lintas program Pengadaan obat dan perbekalan kesehatan untuk Pelayanan Kesehatan Dasar (PKD) dibiayai melalui berbagai sumber anggaran. Oleh karena itu koordinasi dan keterpaduan perencanaan pengadaan obat dan perbekalan kesehatan mutlak diperlukan, sehingga pembentukan Tim Perencanaan Obat Terpadu adalah merupakan suatu kebutuhan dalam rangka meningkatkan efisiensi dan efektivitas penggunaan dana obat melalui koordinasi, integrasi dan

Program Profesi Apoteker Fakultas Farmasi Unand, PKPA Pemerintahan Gudang Farmasi Kota Padang_ 7 – 11 Juli 2014

Page 11

Pengelolaan Perbekalan Farmasi sinkronisasi antar instansi yang terkait dengan perencanaan obat di setiap Kabupaten/ Kota. Berbagai sumber anggaran yang membiayai pengadaan obat dan perbekalan kesehatan antara lain: i. Dana Alokasi Umum (DAU) dan Dana Alokasi Khusus (DAK). ii. PAD/APBD II. iii. Askes. iv. Program Kesehatan. v. Jaminan Kesehatan Masyarakat (JAMKESMAS). vi. Sumber-sumber lain.

2.2.2. Pengadaan 2.2.2.1. Definisi

Pengadaan obat dan perbekalan kesehatan merupakan proses untuk penyediaan obat yang dibutuhkan di unit pelayanan kesehatan. Berdasarkan peraturan terbaru, pengadaan obat dilaksanakan sesuai dengan ketentuan-ketentuan dalam Kepres No. 70 tahun 2012 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah, yaitu melalui : a. Pelelangan Umum b. Pelelangan Terbatas c. Pelelangan Sederhana d. Penunjukan Langsung e. Pengadaan Langsung f. Kontes Sedangkan beberapa tim yang terlibat dalam proses pengadaan adalah sebagai berikut : a. Pengguna Anggaran yang selanjutnya disebut PA adalah Pejabat pemegang kewenangan penggunaan anggaran Kementerian/Lembaga/Satuan Kerja

Program Profesi Apoteker Fakultas Farmasi Unand, PKPA Pemerintahan Gudang Farmasi Kota Padang_ 7 – 11 Juli 2014

Page 12

Pengelolaan Perbekalan Farmasi Perangkat Daerah atau Pejabat yang disamakan pada Institusi Pengguna APBN/APBD. b. Kuasa Pengguna Anggaran yang selanjutnya disebut KPA adalah pejabat yang ditetapkan oleh PA untuk menggunakan APBN atau ditetapkan oleh Kepala Daerah untuk menggunakan APBD. c. Pejabat Pembuat Komitmen yang selanjutnya disebut PPK adalah pejabat yang bertanggung jawab atas pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa. d. Unit Layanan Pengadaan yang selanjutnya disebut ULP adalah unit organisasi Kementerian/Lembaga/

Pemerintah

Daerah/Institusi

yang

berfungsi

melaksanakan Pengadaan Barang/Jasa yang bersifat permanen, dapat berdiri sendiri atau melekat pada unit yang sudah ada. e. Pejabat Pengadaan adalah personil yang ditunjuk untuk melaksanakan Pengadaan Langsung. f. Panitia/Pejabat Penerima Hasil Pekerjaan adalah panitia/pejabat yang ditetapkan oleh PA/KPA yang bertugas memeriksa dan menerima hasil pekerjaan. g. Aparat Pengawas Intern Pemerintah atau pengawas intern pada institusi lain yang selanjutnya disebut APIP adalah aparat yang melakukan pengawasan melalui audit, reviu, evaluasi, pemantauan, dan kegiatan pengawasan lain terhadap penyelenggaraan tugas dan fungsi organisasi. h. Penyedia Barang/Jasa adalah badan usaha atau orang perseorangan yang menyediakan Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Konsultansi/Jasa Lainnya. 2.2.2.2. Tujuan

Tujuan pengadaan obat adalah mutu obat yang diadakan terjamin dan agar tersedianya obat dengan jenis dan jumlah yang cukup sesuai kebutuhan pelayanan kesehatan sehingga obat dapat diperoleh pada saat diperlukan.

Program Profesi Apoteker Fakultas Farmasi Unand, PKPA Pemerintahan Gudang Farmasi Kota Padang_ 7 – 11 Juli 2014

Page 13

Pengelolaan Perbekalan Farmasi 2.2.2.3. Hal - Hal yang Perlu diperhatikan / Langkah dalam Pengadaan

A. Memilih metoda pengadaan i.

Pelelangan Umum Pelelangan Umum adalah metode pemilihan Penyedia Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya untuk semua pekerjaan yang dapat diikuti oleh semua Penyedia Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya yang memenuhi syarat.

ii.

Pelelangan Terbatas Pelelangan

Terbatas

adalah

metode

pemilihan

Penyedia

Barang/Pekerjaan Konstruksi dengan jumlah Penyedia yang mampu melaksanakan diyakini terbatas dan untuk pekerjaan yang kompleks. iii.

Pelelangan Sederhana Pelelangan Sederhana adalah metode pemilihan Penyedia Barang/Jasa Lainnya untuk pekerjaan yang bernilai paling tinggi Rp5.000.000.000,00 (lima miliar rupiah).

iv.

Penunjukan Langsung Penunjukan Langsung dilakukan dengan mengundang 1 (satu) Penyedia Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya yang dinilai mampu melaksanakan pekerjaan dan/atau memenuhi kualifikasi. Penunjukan Langsung dilakukan dengan negosiasi baik teknis maupun harga sehingga diperoleh harga yang sesuai dengan harga pasar yang berlaku dan secara teknis dapat dipertanggungjawabkan. Pelelangan atau Penunjukan Langsung untuk paket Pengadaan Barang/Pekerjaan Konstruksi Jasa Lainnya yang bernilai paling tinggi Rp100.000.000.000,00 (seratus miliar rupiah).

v.

Pengadaan Langsung Pengadaan Langsung adalah Pengadaan Barang/Jasa langsung kepada Penyedia

Barang/Jasa,

tanpa

melalui

Pelelangan/

Seleksi/Penunjukan

Langsung. Pengadaan Langsung dapat dilakukan terhadap Pengadaan Barang yang bernilai paling tinggi Rp200.000.000,00 (dua ratus juta rupiah).

Program Profesi Apoteker Fakultas Farmasi Unand, PKPA Pemerintahan Gudang Farmasi Kota Padang_ 7 – 11 Juli 2014

Page 14

Pengelolaan Perbekalan Farmasi vi.

Kontes Kontes

adalah

metode

pemilihan

Penyedia

Barang

yang

memperlombakan barang/benda tertentu yang tidak mempunyai harga pasar dan yang harga/biayanya tidak dapat ditetapkan berdasarkan Harga Satuan. B. Kriteria obat dan perbekalan kesehatan i. Kriteria umum  Obat yang tercantum dalam daftar obat Generik, Daftar Obat Pelayanan Kesehatan Dasar (PKD), daftar Obat Program Kesehatan, berdasarkan Daftar Obat Esensial Nasional (DOEN) yang masih berlaku.  Obat telah memiliki Izin Edar atau Nomor Registrasi dari Kementerian Kesehatan R.I cq. Badan POM.  Batas kadaluarsa obat pada saat pengadaan minimal 2 tahun. Khusus untuk vaksin dan preparat biologis ketentuan kadaluwarsa diatur tersendiri.  Obat memiliki Sertifikat Analisa dan uji mutu yang sesuai dengan nomor batch masing-masing produk.  Obat diproduksi oleh Industri Farmasi yang memiliki Sertifikat OB. ii. Kriteria mutu obat Mutu

dari

obat

dan

perbekalan

kesehatan

harus

dapat

dipertanggungjawabkan. Kriteria mutu obat dan perbekalan kesehatan adalah sebagai berikut:  Persyaratan mutu obat harus sesuai dengan persyaratan mutu yang tercantum dalam Farmakope Indonesia edisi terakhir.  Industri Farmasi yang memproduksi obat bertanggung jawab terhadap mutu obat melalui pemeriksaan mutu (Quality Control) yang dilakukan oleh Industri Farmasi. Pemeriksaan mutu secara organoleptik dilakukan oleh Apoteker penanggung jawab Instalasi Farmasi Propinsi, Kabupaten/ Kota. Bila terjadi keraguan terhadap mutu obat dapat dilakukan pemeriksaan mutu di Program Profesi Apoteker Fakultas Farmasi Unand, PKPA Pemerintahan Gudang Farmasi Kota Padang_ 7 – 11 Juli 2014

Page 15

Pengelolaan Perbekalan Farmasi Laboratorium yang ditunjuk pada saat pengadaan dan merupakan tanggung jawab distributor yang menyediakan. C. Persyaratan pemasok Pemilihan pemasok adalah penting karena dapat mempengaruhi kualitas dan kuantitas obat. Persyaratan pemasok sebagai berikut : i. Memiliki izin Pedagang Besar Farmasi / Industri Farmasi yang masih berlaku. ii. Pedagang Besar Farmasi (PBF) harus ada dukungan dari Industri Farmasi yang memiliki Sertifikat OB (Cara Pembuatan Obat yang Baik) bagi tiap bentuk sediaan obat yang dibutuhkan untuk pengadaan. iii. Industri Farmasi harus memiliki Sertifikat OB bagi tiap bentuk sediaan obat yang dibutuhkan untuk pengadaan. iv. Pedagang Besar Farmasi atau Industri Farmasi harus memiliki reputasi yang baik dalam bidang pengadaan obat. v. Pemilik dan atau Apoteker penanggung jawab Pedagang Besar Farmasi, Apoteker penanggung jawab produksi dan quality control Industri Farmasi tidak sedang dalam proses pengadilan atau tindakan yang berkaitan dengan profesi kefarmasian. vi. Mampu menjamin kesinambungan ketersediaan obat sesuai dengan masa kontrak. D. Penentuan waktu pengadaan dan waktu kedatangan obat Waktu pengadaan dan waktu kedatangan obat dari berbagai sumber anggaran perlu ditetapkan berdasarkan hasil analisis data:  Sisa stok dengan memperhatikan waktu  Jumlah obat yang akan diterima sampai dengan akhir tahun anggaran  Rata-rata pemakaian  Waktu tunggu/ lead time Berdasarkan data tersebut dapat dibuat: a. Profil pemakaian obat Program Profesi Apoteker Fakultas Farmasi Unand, PKPA Pemerintahan Gudang Farmasi Kota Padang_ 7 – 11 Juli 2014

Page 16

Pengelolaan Perbekalan Farmasi b. Penetapan waktu pesan c. Waktu kedatangan obat E. Penerimaan dan pemeriksaan Penerimaan dan pemeriksaan merupakan salah satu kegiatan pengadaan agar obat yang diterima sesuai dengan jenis dan jumlah serta sesuai dengan dokumen yang menyertainya. F. Pemantauan status pesanan Pemantauan status pesanan bertujuan untuk :  Mempercepat pengiriman sehingga efisiensi dapat ditingkatkan  Pemantauan dapat didasarkan kepada sistem VEN.  Petugas Instalasi Farmasi Kabupaten/ Kota memantau status pesanan secara berkala. Pemantauan dan evaluasi pesanan harus dilakukan dengan memperhatikan :  Nama obat  Satuan kemasan  Jumlah obat diadakan  Obat yang sudah diterima  Obat yang belum diterima

2.2.3.

Penerimaan

2.2.3.1. Definisi

Penerimaan adalah kegiatan untuk menerima perbekalan farmasi yang telah diadakan sesuai dengan aturana kefarmasian. Penerimaan perbekalan farmasi harus dilakukan oleh petugas yang bertannggung jawab , harus terlatih baik, serta harus mengerti sifat penting perbekalan farmasi. 2.2.3.2. Tujuan

Tujuan penerimaan adalah untuk menjamin perbekalan farmasi yang diterima sesuai kontrak baik spesifikasi utuh, jumlah maupun waktu kedatangan. Program Profesi Apoteker Fakultas Farmasi Unand, PKPA Pemerintahan Gudang Farmasi Kota Padang_ 7 – 11 Juli 2014

Page 17

Pengelolaan Perbekalan Farmasi 2.2.3.3. Hal yang Perlu diperhatikan dalam Penerimaan

Perbekalan farmasi yang diterima harus sesuai dengan spesifikasi kontrak yang telah ditetapkan. Hal yang perlu diperhatikan dalam penerimaan adalah : a. Harus mempunyai MSDS (material safetydata sheet) untuk bahan yang berbahaya. b. Harus mempunyai sertifikat asli untuk alat kesehatan. c. Sertifikat analis produk.

2.2.4.

Penyimpanaan

2.2.4.1. Definisi

Penyimpanan adalah suatu kegiatan penyimpanan dan memelihara dengan cara menempatkan perbekalan farmasi yang diterima pada tempat yang dinilai aman dari pencurian sefrta gangguan fisik yang dapat merusak obat. 2.2.4.2. Tujuan

Adapun tujuan dari kegiatan/proses penyimpanan adalah untuk memilihara mutu sediaan farmasi, menghindari penggunaan yang tidak bertanggung jawab, menjaga ketersediaan serta memudahkan pencarian dan pengawasan. 2.2.4.3. Kegiatan yang dilakukan dalam Penyimpanan

i. Persiapan sarana penyimpanan Ketersediaan sarana yang ada di unit pengelola obat dan perbekalan kesehatan bertujuan untuk mendukung jalannya organisasi. Adapun sarana yang minimal sebaiknya tersedia adalah sebagai berikut : a. Gedung dengan luas 300 m2 – 600 m2 b. Kendaraan roda dua dan roda empat, dengan jumlah 1 – 3 unit c. Komputer + Printer dengan jumlah 1 – 3 unit d. Telepon & Facsimile de ngan jumlah 1 unit e. Sarana penyimpanan:  Rak : 10 - 15 unit  Pallet : 40 - 60 unit Program Profesi Apoteker Fakultas Farmasi Unand, PKPA Pemerintahan Gudang Farmasi Kota Padang_ 7 – 11 Juli 2014

Page 18

Pengelolaan Perbekalan Farmasi  Lemari : 5 - 7 unit  Lemari Khusus : 1 unit  Cold chain (medical refrigerator)  Cold Box  Cold Pack  Generator f. Sarana istrasi Umum:  Brankas : 1 Unit  Mesin Tik : 1 – 2 unit  Lemari arsip : 1 – 2 unit g. Sarana istrasi Obat dan Perbekalan Kesehatan:  Kartu Stok  Kartu Persediaan Obat  Kartu Induk Persediaan Obat  Buku Harian Pengeluaran Barang  SBBK (Surat Bukti Barang Keluar)  LPLPO (Laporan Pemakaian dan Laporan Permintaan Obat)  Kartu Rencana Distribusi  Lembar bantu penentuan proporsi stok optimum ii. Pengaturan tata ruang Faktor yang perlu dipertimbangkan dalam merancang banguna gudang adalah : a. Kemudahan bergerak Untuk kemudahan bergwerak, gudang ditata menggunakan sistem satu lantai, tidak bersekat-sekat. Berdasarkan arah arus penerimaan dan pengeluaran perbekalan farmasi, ruang gudang ditata berdasarkan sistim garis lurus, arus U atau arus L.

Program Profesi Apoteker Fakultas Farmasi Unand, PKPA Pemerintahan Gudang Farmasi Kota Padang_ 7 – 11 Juli 2014

Page 19

Pengelolaan Perbekalan Farmasi b. Sirkulasi udara yang baik. Salah satu faktor penting dalam merancang gudang adalah adanya sirkulasi udara yang cukup di dalam ruangan gudang. Sirkulasi yang baik akan memaksimalkan stabilitas obat sekaligus bermanfaat dalam memperbaiki kondisi kerja petugas. Idealnya dalam gudang terdapat AC, namun biayanya akan menjadi mahal untuk ruang gudang yang luas. Alternatif lain adalah menggunakan kipas angin/ventilator/rotator. Perlu adanya pengukur suhu di ruangan penyimpanan obat dan dilakukan pencatatan suhu. c. Rak dan pallet Penempatan rak yang tepat dan penggunaan palet dapat meningkatakan sirku.lasi udara dan pertukaran stok perbekalan farmasi. d. Kondisi penyimpanan khusus Seperti vaksin memerlukan “Cold Chain” khusus dan harus dilindungi dari kemungkinan terputusnya aliran listrik, narkotika dan bahan berbahaya harus disimpan dalam lemari khusus dan terkunci, bahan-bahan yang mudah terbakar harus disimpan terpisah dari gedung penyimpanan induk. e. Pencegahan kebakaran Hindari penumpukan bahan-bahan yang mudah terbakar dan alat pemadam kebakaran harus ditempatkan ditempat yang mudah dijangkau. iii. Penyusunan obat Obat disusun menurut bentuk sediaan dan alfabetis. Untuk memudahkan pengendalian stok maka dilakukan langkah-langkah sebagai berikut : 1. Gunakan prinsip First Expired date First Out (FEFO) dan First In First Out (FIFO) dalam penyusunan obat yaitu obat yang masa kadaluwarsanya lebih awal atau yang diterima lebih awal harus digunakan lebih awal sebab umumnya obat yang datang lebih awal biasanya juga diproduksi lebih awal dan umurnya relatif lebih tua dan masa kadaluwarsanya mungkin lebih awal. Program Profesi Apoteker Fakultas Farmasi Unand, PKPA Pemerintahan Gudang Farmasi Kota Padang_ 7 – 11 Juli 2014

Page 20

Pengelolaan Perbekalan Farmasi 2. Obat dengan kemasan besar disusun di atas pallet dan obat dengan kemasan kecil disusun di atas rak. 3. Penggunaan lemari khusus untuk penyimpanan Narkotika dan Psikotropika. 4. Perhatikan stabilitas obat, simpan obat yang stabilitasnya dapat dipengaruhi oleh temperatur, udara, cahaya dan kontaminasi bakteri, disimpan pada tempat yang sesuai. 5. Cantumkan nama masing-masing obat pada rak dengan rapi. 6. Bila persediaan obat banyak, biarkan obat tetap berada dalam box masingmasing. iv. Pengamatan mutu obat Mutu obat yang disimpan di ruang penyimpanan dapat mengalami perubahan baik karena faktor fisik maupun kimiawi yang dapat diamati secara visual. Jika dari pengamatan visual diduga ada kerusakan yang tidak dapat ditetapkan dengan cara organoleptik, harus dilakukan sampling untuk pengujian laboratorium. Petugas gudang farmasi harus mengetahui beberapa tanda jika sediaan tersebut sudah rusak/tidak memenuhi syarat lagi, seperti perubahan warna, bau ataupun rasa, terdapat bintik-bintik, lubang pecah, retak, jadi bubuk atau lembab, antar sediaan melekat satu sama lain serta botol atau kemasan rusak sehingga dapat mempengaruhi mutu obat (untuk tablet, kapsul dan tablet salut). Perubahan konsistensi, perubahan warna, terdapat endapan, larutan menjadi keruh dan kemasan bocor (untuk sedian larutan dan injeksi).

2.2.5. Pendistribusian 2.2.5.1. Definisi

Distribusi adalah suatu rangkaian kegiatan dalam rangka pengeluaran dan pengiriman obat, terjamin keabsahan, tepat jenis dan jumlah secara merata dan teratur untuk memenuhi kebutuhan unit-unit pelayanan kesehatan. Distribusi obat dilakukan agar persediaan jenis dan jumlah yang cukup sekaligus menghindari Program Profesi Apoteker Fakultas Farmasi Unand, PKPA Pemerintahan Gudang Farmasi Kota Padang_ 7 – 11 Juli 2014

Page 21

Pengelolaan Perbekalan Farmasi kekosongan dan menumpuknya persediaan serta memperthankan tingkat persediaan obat. 2.2.5.2. Tujuan

Tujuan dari kegiatan pendistribusian adalah terlaksananya pengiriman obat secara merata dan teratur sehingga dapat diperoleh pada saat dibutuhkan, terjaminnya mutu obat dan perbekalan kesehatan pada saat pendistribusian, terjaminnya kecukupan dan terpelihar anya penggunaan obat di unit pelayanan kesehatan, serta terlaksananya pemerataan kecukupan obat sesuai kebutuhan pelayanan dan program kesehatan. 2.2.5.3. Kegiatan Distribusi

Kegiatan distribusi obat di Kabupaten/ Kota terdiri dari : 1. Kegiatan distribusi rutin yang mencakup distribusi untuk kebutuhan pelayanan umum di unit pelayanan kesehatan. Instalasi Farmasi Kabupaten/ Kota merencanakan dan melaksanakan pendistribusian obat ke unit pelayanan kesehatan di wilayah kerjanya serta sesuai kebutuhan. Untuk itu dilakukan kegiatan-kegiatan sebagai berikut : a. Perumusan stok optimum dan jumlah permintaan Rencana distribusi obat ke setiap unit pelayanan kesehatan termasuk rencana tingkat persediaan, didasarkan kepada besarnya stok optimum setiap jenis obat di setiap unit pelayanan kesehatan. Rumus perhitungannya adalah sebagai berikut : Stok Optimum

= (a + b + c)

Permintaan

= (a +b + c) – d

Dimana,

a  Pemakaian waktu tertentu b  Buffer Stock 10% dari a c  Lead time 10% dari a d  Sisa stok

Program Profesi Apoteker Fakultas Farmasi Unand, PKPA Pemerintahan Gudang Farmasi Kota Padang_ 7 – 11 Juli 2014

Page 22

Pengelolaan Perbekalan Farmasi Pada akhir periode distribusi akan diperoleh persediaan sebesar stok pengaman di setiap unit pelayanan kesehatan. Rencana tingkat persediaan di IFK adalah rencana distribusi untuk memastikan bahwa persediaan obat di IFK cukup untuk melayani kebutuhan obat selama periode distribusi berikutnya. Posisi persediaan yang direncanakan tersebut di harapkan dapat mengatasi keterlambatan permintaan obat oleh unit pelayanan kesehatan atau pengiriman obat oleh IFK Kabupaten/ Kota. b. Penetapan frekwensi pengiriman obat ke unit pelayanan Frekuensi pengiriman obat ke unit pelayanan ditetapkan dengan memperhatikan :  Anggaran yang tersedia  Jarak dan kondisi geografis dari IFK ke UPK  Fasilitas gudang UPK  Sarana yang ada di IFK c. Penyusunan peta lokasi, jalur dan jumlah pengiriman Agar alokasi biaya pengiriman dapat dipergunakan secara efektif dan efisien maka IFK perlu membuat peta lokasi dari unit-unit pelayanan kesehatan di wilayah kerjanya. Hal ini sangat diperlukan terutama untuk pelaksanaan distribusi aktif dari IFK. Jarak (km) antara IFK dengan setiap unit pelayanan kesehatan dicantumkan pada peta lokasi. Dengan mempertimbangkan jarak, biaya transportasi atau kemudahan fasilitas yang tersedia, dapat ditetapkan rayonisasi dari wilayah pelayanan distribusi. 2. Kegiatan distribusi khusus yang mencakup distribusi obat untuk : a. Program kesehatan  Instalasi

Farmasi

Kabupaten/

Kota

dan

pengelola

program

Kabupaten/Kota, bekerjasama untuk mendistribusikan masing-masing obat program yang diterima dari propinsi, kabupaten/ kota. Program Profesi Apoteker Fakultas Farmasi Unand, PKPA Pemerintahan Gudang Farmasi Kota Padang_ 7 – 11 Juli 2014

Page 23

Pengelolaan Perbekalan Farmasi  Distribusi obat program ke Puskesmas dilakukan oleh IFK atas permintaan penanggung

jawab

program,

misalnya

pelaksanaan

program

penanggulangan penyakit tertentu seperti Malaria, Frambusia dan penyakit kelamin, bilamana obatnya diminta langsung oleh petugas program kepada IFK Kabupaten/ Kota tanpa melalui Puskesmas, maka petugas yang bersangkutan harus membuat permintaan dan laporan pemakaian obat yang diketahui oleh Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota.  Obat program yang diberikan langsung oleh petugas program kepada penderita di lokasi sasaran, diperoleh/diminta dari Puskesmas yang membawahi lokasi sasaran. Setelah selesai pelaksanaan pemberian obat, bilamana

ada

sisa

obat

harus

dikembalikan

ke

Puskesmas

yangbersangkutan. Khusus untuk program Diare diusahakan ada sejumlah persediaan obat di Posyandu yang penyediaannya diatur oleh Puskesmas. b. Kejadian Luar Biasa (KLB) dan Bencana (alam dan sosial) Untuk KLB dan bencana alam, distribusi dapat dilakukan melalui permintaan maupun tanpa permintaan oleh Puskesmas. Apabila diperlukan, Puskesmas yang wilayah kerjanya terkena KLB/Bencana dapat meminta bantuan obat kepada Puskesmas terdekat. 2.2.5.4. Tata Cara Pendistribusian Obat

a. IFK Kabupaten / Kota melaksanakan distribusi obat ke Puskesmas dan di wilayah kerjanya sesuai kebutuhan masing-masing Unit Pelayanan Kesehatan. b. Puskesmas Induk mendistribusikan kebutuhan obat untuk Puskesmas Pembantu, Puskesmas Keliling dan Unit-unit Pelayanan Kesehatan lainnya yang ada di wilayah binaannya. c. Distribusi obat-obatan dapat pula dilaksanakan langsung dari IFK ke Puskesmas Pembantu sesuai dengan situasi dan kondisi wilayah atas persetujuan Kepala Puskesmas yang membawahinya.

Program Profesi Apoteker Fakultas Farmasi Unand, PKPA Pemerintahan Gudang Farmasi Kota Padang_ 7 – 11 Juli 2014

Page 24

Pengelolaan Perbekalan Farmasi Tata cara distribusi obat ke Unit Pelayanan Kesehatan dapat dilakukan dengan cara penyerahan oleh IFK ke Unit Pelayanan Kesehatan, pengambilan sendiri oleh UPK di IFK, atau cara lain yang ditetapkan oleh Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten / Kota.

2.2.6. Pencatatan dan Pelaporan 2.2.6.1. Definisi

Pencatatan dan pelaporan data obat di Instalasi Farmasi Kabupaten/Kota merupakan rangkaian kegiatan dalam rangka penatausahaan obat-obatan secara tertib baik obat-obatan yang diterima, disimpan, didistribusikan maupun yang digunakan di Puskesmas dan unit pelayanan kesehatan lainnya. 2.2.6.2. Tujuan

Tersedianya data mengenai jenis dan jumlah penerimaan, persediaan, pengeluaran/ penggunaan dan data mengenai waktu dari seluruh rangkaian kegiatan mutasi obat. 2.2.6.3. Kegiatan pencatatan dan Pelaporan

Kegiatan pencatatan dan pelaporan meliputi : a. Pencatatan dan Pengelolaan Data untuk mendukung Perencanaan. Pengadaan Obat melalui kegiatan perhitungan tingkat kecukupan obat per UPK. b. Kegiatan ini perlu dilakukan untuk memastikan bahwa rencana distribusi akan dapat didukung sepenuhnya oleh sisa stok obat di IFK. c. Perhitungan dilakukan langsung pada Kartu Rencana Distribusi Obat. d. Tingkat kecukupan dihitung dari sisa stok obat di IFK dibagi dengan pemakaian rata-rata obat di Unit Pelayanan Kesehatan. 2.2.6.4. Laporan Pengelolaan Obat

Laporan yang perlu disusun IFK terdiri dari : a. Laporan dinamika logistik dilakukan oleh Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota ke Walikota/Bupati dengan tembusan kepada Kadinkes Provinsi tiga bulan

Program Profesi Apoteker Fakultas Farmasi Unand, PKPA Pemerintahan Gudang Farmasi Kota Padang_ 7 – 11 Juli 2014

Page 25

Pengelolaan Perbekalan Farmasi sekali dan dari Provinsi ke Kementrian Kesehatan Cq. Ditjen Bina Kefarmasian dan Alkes tiga bulan sekali b. Laporan tahunan/ profil pengelolaan obat Kab/ Kota dikirim kepada Dinkes Provinsi dan setelah dikompilasi oleh Dinkes Provinsi dikirimkan kepada Kemenkes Cq. Ditjen Bina Kefarmasian dan Alkes 2.2.6.5. Laporan

pengelolaan Obat Tahunan / Profil Pengelolaan Obat

Kabupaten / Kota a. Fungsi Untuk

mengetahui

gambaran

umum

pengelolaan

obat

di

Kabupaten/Kota selama satu tahun anggaran dan untuk mengukur tingkat kinerja pengelolaan obat di Daerah Kabupaten/Kota selama satu tahun anggaran. b. Jenis – Jenis Pencatatan dan Pelaporan 

Kartu stok dan kartu stok induk.



LPLPO dan SBBK.



Buku penerimaan.



Buku pengeluaran.

2.2.7. Penghapusan 2.2.7.1. Definisi

Penghapusan merupakan kegiatan penyelesaian terhadap perbekalan farmasi yang tidak terpakai karena kadaluarsa, rusak, mutu tidak memenuhi standar dengan cara membuat usulan penghapusan perbekalan farmasi kepada pihak terkait sesuai dengan prosedur yang berlaku. 2.2.7.2. Tujuan

Tujuannya adalah menjamin perbekalan farmasi yang sudah tidak memenuhi syarat dikelola sesuai standar yang berlaku. Selain itu, dengan adanya penghapusan akan mengurangi beban penyimpanan maupun mengurangi resiko terjadi penggunaan obat yang substandar. Program Profesi Apoteker Fakultas Farmasi Unand, PKPA Pemerintahan Gudang Farmasi Kota Padang_ 7 – 11 Juli 2014

Page 26

Pengelolaan Perbekalan Farmasi 2.2.7.3. Pelaksanaan Penghapusan

a. Data semua obat / alkes yang telah expired date ataupun rusak. b. Kemas dalam satu wadah, dan pisahkan dari obat lainnya (yang masih bagus). c. Ajukan permohonan kepada kepala dinkes (Permohonan pemusnahan obat exp.date). d. Surat tersebut akan diteruskan kepada Walikota / Bupati, jika di acc / diberi persetujuan, maka akan dibentuk panitia pemusnahan. e. Panitia tersebut akan membuat berita acara pemusnahan dan laporkan kepada kepala dinkes (bahwa proses pemusnahan sudah siap). f. Laksanakan pemusnahan sesuai tanggal yang telah ditetapkan. g. Dalam pelaksanaan pemusnahan harus ada saksi-saksi, yang tergantung pemerintahan kota masing-masing, misalnya dari provinsi, kota Balai POM atau lain-lainnya. h. Saksi tersebut menandatangani berita acara pemusnahan.

2.2.8. Monitoring dan Evaluasi 2.2.8.1. Definisi

Supervisi berasal dari kata super (lebih tinggi) dan vision (melihat) sehingga secara umum dapat diartikan sebagai mengawasi dari atas atau oleh atasan. Supervisi dalam pengertian manajemen memiliki pengertian yang lebih luas, karena istilah yang digunakan adalah mengawasi dan bukan melihat, ini bukan dilakukan secara kebetulan. Mengawasi dalam arti bahasa Indonesia adalah mengamati dan menjaga jadi bukan hanya mengamati saja, akan tetapi memiliki pengertian menjaga. Supervisi yang dilakukan oleh petugas IFK adalah proses pengamatan secara

terencana

dari

unit

yang

lebih

tinggi

(Instalasi

Farmasi

Propinsi/Kabupaten/Kota) terhadap pelaksanaan pengelolaan obat oleh petugas pada unit yang lebih rendah (Puskesmas/Puskesmas Pembantu/UPT lainnya). Pengamatan diarahkan untuk menjaga agar pekerjaan atau kegiatan yang dilakukan sesuai dengan pedoman yang disepakati bersama. Program Profesi Apoteker Fakultas Farmasi Unand, PKPA Pemerintahan Gudang Farmasi Kota Padang_ 7 – 11 Juli 2014

Page 27

Pengelolaan Perbekalan Farmasi 2.2.8.2. Tujuan

Supervisi ditujukan untuk menjaga agar pekerjaan pengelolaan obat yang dilakukan sesuai dengan pedoman yang berlaku. 2.2.8.3. Ruang Lingkup

a. Pengelolaan obat meliputi : Seleksi, pengadaan, penyimpanan, distribusi, pencatatan & pelaporan serta monitoring & evaluasi. b. Sarana Prasarana meliputi : Sarana Infrastruktur, sistem pengelolaan dan sarana penunjang (software, hardware). c. Sumber daya manusia (jumlah dan kualifikasi). 2.2.8.4. Supervisi Pengelolaan dan Penggunaan Obat

a. Kegiatan supervisi meliputi :  Proses penyusunan rencana.  Persiapan pelaksanaan (tenaga, dana, waktu, check list).  Pelaksanaan (kunjungan, diskusi, umpan balik, penyelesaian).  Pemanfaatan hasil supervisi (kompilasi hasil, analisa, rekomendasi tindak lanjut). b. Kriteria petugas supervisi:  Memiliki pengetahuan mutakhir, bukan hanya dalam aspek penugasan, kebijaksanaan tetapi juga informasi mutakhir yang berkaitan dengan rencana kerja, sasaran kerja serta indikator kinerja unit organisasi.  Memiliki kemampuan dalam mengetahui semua ketentuan dan instruksi, standar dan indikator evaluasinya.  Memiliki kemampuan dalam memastikan bahwa sistem informasi berjalan dengan teratur, ada pencatatan dari semua parameter yang dimonitor, mekanisme analisa, dan evaluasinya. Dari kegiatan ini dapat diidentifikasi adanya : a. Masalah yang perlu segera diatasi. b. Masalah potensial yang dapat diantisipasi akan muncul. Program Profesi Apoteker Fakultas Farmasi Unand, PKPA Pemerintahan Gudang Farmasi Kota Padang_ 7 – 11 Juli 2014

Page 28

Pengelolaan Perbekalan Farmasi c. Prakiraan masalah dan kendala yang masih membutuhkan informasi tambahan. 3. Langkah-langkah Supervisi a. Persiapan Supervisi. b. Menyusun daftar isian. c. Mengumpulkan data dan informasi antara lain :  laporan rutin dan laporan khusus yang tersedia.  hasil supervisi pada periode sebelumnya.  dokumen lain yang terkait dengan rencana supervisi. d. Menganalisa data dan informasi yang tersedia untuk :  memperkirakan masalah yang sedang terjadi  memperkirakan faktor penyebab timbulnya permasalahan.  mempersiapkan berbagai alternatif pemecahan masalah. e. Menentukan tujuan dan sasaran utama supervisi, seperti misalnya :  memantau tingkat keberhasilan pengelolaan obat.  menemukan permasalahan yang timbul  mencari faktor penyebab timbulnya masalah.  menilai hasil pelaksanaan kerja.  membina dan melatih para pelaksana.  mengumpulkan masukan untuk penyempurnaan kebijaksanaan dan program. f. Menyusun rencana kerja supervisi kepada sasaran supervisi, agar :  pihak yang disupervisi mengetahui rencana supervisi.  pihak yang disupervisi dapat mempersiapkan segala sesuatu yang dibutuhkan.  dapat diatur ulang bila terjadi perubahan jadwal.

Program Profesi Apoteker Fakultas Farmasi Unand, PKPA Pemerintahan Gudang Farmasi Kota Padang_ 7 – 11 Juli 2014

Page 29

Pengelolaan Perbekalan Farmasi Dari kegiatan ini dapat diidentifikasi adanya :  Masalah yang perlu segera diatasi.  Masalah potensial yang dapat diantisipasi akan muncul.  Prakiraan masalah dan kendala yang masih membutuhkan informasi tambahan. 4. Pelaksanaan Supervisi a. Menemui kepala/pejabat institusi yang dituju untuk menyampaikan tujuan supervisi. b. Mengumpulkan data dan informasi dengan cara :  mempelajari data yang tersedia.  wawancara dan diskusi dengan pihak yang disupervisi.  pengamatan langsung. c. Membahas dan menganalisis hasil temuan :  pencocokkan berbagai data, fakta dan informasi yang diperoleh.  menilai tingkat keberhasilan pelaksanaan tugas.  menemukan berbagai macam masalah dan faktor penyebabnya.  membuat kesimpulan sementara hasil supervisi. d. Mengadakan tindakan intervensi tertentu apabila ditemukan masalah yang perlu segera ditanggulangi. e. Melaporkan kepada pimpinan institusi yang didatangi tentang :  tingkat pencapaian hasil kerja unit yang disupervisi.  masalah dan hambatan yang ditemukan.  penyebab timbulnya masalah.  tindakan intervensi yang telah dilakukan.  rencana pokok tidak lanjut yang diperlukan. f. Menyampaikan ucapan terima kasih kepada semua pihak yang telah ikut berperan pada pelaksanaan supervisi.

Program Profesi Apoteker Fakultas Farmasi Unand, PKPA Pemerintahan Gudang Farmasi Kota Padang_ 7 – 11 Juli 2014

Page 30

Pengelolaan Perbekalan Farmasi 5. Hasil Supervisi a. Menyusun laporan resmi hasil supervisi yang mencakup :  hasil temuan selama supervisi.  tindakan intervensi yang dilakukan  rencana tindak lanjut yang disarankan.  catatan khusus yang bersifat rahasia. b. Menyampaikan laporan supervisi, kepada :  atasan yang memberikan tugas supervisi.  pihak lain yang terkait dengan hasil temuan supervisi.  pihak yang disupervisi (sesuai kebutuhan). 2.2.8.5. Evaluasi

Evaluasi dapat diartikan sebagai : a. Suatu proses untuk menentukan suatu nilai atau keberhasilan dalam usaha pencapaian suatu tujuan yang telah ditetapkan. b. Suatu usaha untuk mengukur pencapaian suatu tujuan atau keadaan tertentu dengan membandingkan dengan standar nilai yang sudah ditentukan sebelumnya. c. Suatu usaha untuk mencari kesenjangan antara rencana yang ditetapkan dengan kenyataan hasil pelaksanaan. Proses evaluasi dapat dilihat sebagai lima langkah model umpan balik, yang masing-masing langkah adalah : a. Penetapan apa yang harus diukur. Ma najemen puncak menetapkan proses pelaksanaan dan hasil mana yang akan dipantau dan dievaluasi. Proses dan hasil pelaksanaan harus dapat diukur dalam kaitannya dengan tujuan. b. Pembuatan standar kinerja. Standar digunakan untuk mengukur kinerja merupakan suatu rincian dan tujuan yang strategis. Standar harus dapat mengukur apa yang mencerminkan hasil kinerja yang telah dilaksanakan. c. Pengukuran kinerja yang aktual yaitu dibuat pada waktu yang tepat. Bandingkan kinerja yang aktual dengan standar. Jika hasil kinerja yang aktual Program Profesi Apoteker Fakultas Farmasi Unand, PKPA Pemerintahan Gudang Farmasi Kota Padang_ 7 – 11 Juli 2014

Page 31

Pengelolaan Perbekalan Farmasi berada di dalam kisaran toleransi maka pengukuran dihentikan. Melakukan tindakan korektif. Jika hasil kinerja aktual berada di luar kisaran toleransi, harus dilakukan koreksi untuk deviasi yang terjadi. Evaluasi bermanfaat untuk : a. Menetapkan kesulitan-kesulitan yang ditemui dalam program yang sedang berjalan. b. Meramalkan

kegunaan

dari

pengembangan

usaha-usaha

dan

memperbaikinya. c. Mengukur kegunaan program-program yang inovatif. d. Meningkatkan efektifitas program, manajemen dan istrasi. e. Kesesuaian tuntutan tanggung jawab. Hasil evaluasi ini dapat dipergunakan untuk : a. Memberikan penilaian atas prestasi kerjanya. b. Merupakan kebutuhan pelatihan yang memberi masukan bagi program pelatihan. c. Mengetahui sampai berapa jauh kepuasan kerja dicapai sehingga merupakan indikator bagi motivasi kerja di unit organisasinya. d. Masukan bagi program pengembangan karier. e. Merupakan masukan bagi pengembangnan organisasi. 2.2.8.6. Indikator Pengelolaan Obat

Indikator adalah alat ukur untuk dapat membandingkan kinerja yang sesungguhnya. Indikator digunakan untuk mengukur sampai seberapa jauh tujuan atau sasaran telah berhasil dicapai. Penggunaan lain dari indikator adalah untuk penetapan prioritas, pengambilan tindakan dan untuk pengujian strategi dari sasaran yang ditetapkan. Hasil pengujian tersebut dapat digunakan oleh penentu kebijakan untuk meninjau kembali strategi atau sasaran yang lebih tepat. Indikator umumnya digunakan untuk memonitor kinerja yang esensial.

Program Profesi Apoteker Fakultas Farmasi Unand, PKPA Pemerintahan Gudang Farmasi Kota Padang_ 7 – 11 Juli 2014

Page 32

Pengelolaan Perbekalan Farmasi BAB III DISKUSI

Gudang farmasi merupakan unit pelayanan terpadu dari Dinas Kesehatan, yang merupakan sarana atau unit pelaksana manajemen pengelolaan obat/penyediaan obat ke puskesmas (berupa obat rutin dan program) dan rumah sakit berupa obat program. Gudang farmasi kota padang dipimpin oleh seorang kepala gudang yang merupakan tenaga struktural dan dibantu oleh 7 orang staf yang merupakan tenaga fungsional. Gudang farmasi langsung berada dibawah Kepala Dinas Kesehatan dan bertanggung jawab langsung ke Kepala Dinas Kesehatan. Tugas pokok Gudang Farmasi yaitu melaksanakan menajemen pengelolaan perbekalan farmasi dan alat kesehatan yang diperlukan dalam rangka pelayanan kesehatan, pencegahan dan pemberantasan penyakit dan pembinaan kesehatan masyarakat

di

Kabupaten/Kota

sesuai

dengan

petunjuk

Kakandepkes

Kabupaten/Kota. Fungsi dari Gudang Farmasi adalah sebagai berikut : 1. Melakukan penerimaan, penyimpanan, pemeliharaan dan pendistribusian obat, alat kesehatan dan perbekalan farmasi. 2. Melakukan penyiapan, penyusunan rencana dan pelaporan mengenai persediaan dan penggunaan obat, alat kesehatan dan perbekalan farmasi. 3. Melakukan pengamatan mutu dan khasiat obat secara umum baik yang ada dalam persediaan maupun yang didistribusikan. 4. Melakukan urusan tata usaha keuangan kepegawaian dan urusan dalam Gudang Farmasi Kabupaten/Kota yang merupakan titik sentral pengelolaan obat di daerah tingkat II. Tugas pokok dan fungsi apoteker yang pertama yaitu melaksanakan fungsi manajemen yang terdiri dari perencanaan, pengadaan, penerimaan, penyimpanan, pendistribusian, pencatatan dan pelaporan, monitoring dan evaluasi serta penghapusan. Tupoksi yang kedua yaitu melaksanakan fungsi klinis, terdiri dari Program Profesi Apoteker Fakultas Farmasi Unand, PKPA Pemerintahan Gudang Farmasi Kota Padang_ 7 – 11 Juli 2014

Page 33

Pengelolaan Perbekalan Farmasi Pelayanan Informasi Obat (PIO), konseling, visite, Monitoring Efek Samping Obat (MESO), membantu pemilihan terapi yang efektif dan rasional dan KIE. Menajemen pengelolaan perbekalan farmasi yang pertama yaitu perencanaan. Perencanaan adalah proses penentuan jumlah dan jenis perbekalan farmasi yang akan menentukan dalam proses pengadaan. Tahapan perencanaan terdiri dari pemilihan,

kompilasi

penggunaan,

perhitungan

kebutuhan

dan

evaluasi

perencanaan. Metoda perencanaan perbekalan farmasi yang digunakan di Gudang Farmasi Kota Padang yaitu metoda konsumsi. Metoda konsumsi dipilih karena metoda ini

mudah dalam pengerjaannya

dibandingkan

dengan

metoda

morbiditas/epidemiologi. Hal – hal yang dibutuhkan dalam perencanaan yaitu, data kunjungan pasien, data jumlah penduduk, data sisa stock dan data penyakit terbanyak. Rumus Perencanaan A = (B+C+D) - E

A = Rencana pengadaan B = Pemakaian rata – rata x 12 bulan C = Buffer stock (10-20%) D = Lead time 3 – 6 bulan E = Sisa stok

Pengadaan adalah proses untuk penyediaan obat yang dibutuhkan di unit pelayanan kesehatan. Pengadaan obat dan perbekalan kesehatan di kota Padang dilaksanakan oleh Dinas Kesehatan Kota Padang yang pelaksanaannya dilakukan oleh Gudang Farmasi Kota (GFK) sesuai dengan ketentuan – ketentuan dalam pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara. Pengadaan obat dilaksanakan sesuai dengan ketentuan – ketentuan dalam Peraturan Pemerintah Nomor 38 tahun 2007 tentang pembagian urusan Pemerintah antara Pemerintah, Pemerintah Daerah dan Pemerintah Daerah Kabupaten/Kota dan Keputusan Presiden No. 80 tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan barang/jasa Instansi Pemerintah melalui : 1. Lelang 2. Pemilihan langsung 3. Penunjukkan langsung Program Profesi Apoteker Fakultas Farmasi Unand, PKPA Pemerintahan Gudang Farmasi Kota Padang_ 7 – 11 Juli 2014

Page 34

Pengelolaan Perbekalan Farmasi a. Pengadaan skala kecil b. Telah dilakukan pelelangan ulang c. Pengadaan bersifat mendesak d. Penyediaan barang/jasa tunggal 4. Swakelola Ada 3 sumber dana, yaitu : 1). DAK (Dana alokasi khusus) 2). BPJS 3). APBD Pengadaan langsung dilaksanakan jika dana yang tersedia 200 juta – 1M. Lelang/tender pelaksanaannya melalui media elektronik/website. Khusus untuk sumber dana DAK melalui E-katalog yang pelaksanaannya dilakukan oleh ULP pusat. Penerimaan adalah kegiatan untuk menerima perbekalan farmasi yang telah diadakan sesuai dengan aturan kefarmasian melalui penunjukkan langsung maupun tender. Penerimaan perbekalan farmasi di Gudang Farmasi Kota Padang dilakukan oleh panitia penerima yang ditunjuk langsung oleh Kepala Dinas Kesehatan Kota. Proses penerimaan harus dilakukan secara teliti oleh pihak penerima, hal – hal yang sudah tertera dikontrak harus sama pada saat penerimaan perbekalan farmasi, seperti dokumen teknis terdiri dari expire date minimal 2 tahun kecuali vaksin, sertifikat CoA, OB pada saat penerimaan harus di cek satu persatu. Penyimpanan adalah suatu kegiatan menyimpan dan memelihara dengan cara menempatkan perbekalan farmasi yang diterima pada tempat yang dinilai aman dari pencurian serta gangguan fisik yang dapat merusak mutu obat. Penyusunan stok perbekalan farmasi di Gudang Farmasi Kota Padang menggunakan prinsip FEFO (First Expired First Out) dan FIFO (First In First Out) dalam penyusunannya. Perbekalan farmasi dalam kemasan besar di atas pellet kemasan kecil diletakkan di rak. Gudang Farmasi Kota Padang terdiri dari 2 pintu dengan luas 300 m2 yang dilengkapi dengan thermometer, AC, pemadam kebakaran dan bebas dari binatang

Program Profesi Apoteker Fakultas Farmasi Unand, PKPA Pemerintahan Gudang Farmasi Kota Padang_ 7 – 11 Juli 2014

Page 35

Pengelolaan Perbekalan Farmasi pengerat. Khusus untuk obat narkotika di simpan di lemari khusus dengan 2 pintu yang terkunci. Pendistribusian adalah kegiatan pengeluaran dan pengiriman perbekalan farmasi yang bermutu ke wilayah kerja yang mencakup ke unit pelayanan kesehatan. Pendistribusian perbekalan farmasi dari Gudang Farmasi terdiri dari obat rutin dan obat program, pendistribusian obat rutin dilakukan/3 bulan obat program berdasarkan program yang dilaksanakan. Obat rutin didistribusikan langsung oleh petugas Gudang Farmasi ke unit pelayanan kesehatan/puskesmas dari puskesmas didistribusikan ke posyandu dan unit pelayanan kesehatan lainnya. Pencatatan dan pelaporan merupakan rangkaian kegiatan dalam rangka penatausahaan obat – obatan secara tertib baik obat – obatan yang diterima, disimpan, didistribusikan maupun yang digunakan di Puskesmas dan unit pelayanan kesehatan lainnya. Pelaporan dilakukan/bulan sedangkan permintaan/3 bulan. Laporan Pemakaian dan Lembar Permintaan Obat (LPLPO) merupakan suatu format yang digunakan oleh puskesmas sebagai gambaran / keadaan obat dan lembar pengajuan permintaan obat. Fungsi LPLPO, yaitu persediaan obat, stok awal, stok akhir dan pemakaian obat. Alur permintaan obat dari puskesmas ke GFK, yaitu surat permintaan yang telah disetujui oleh Kepala Puskesmas diajukan ke GFK

petugas

GFK menganalisa surat permintaan dan menyesuaikan dengan stok yang ada di gudang dan akan disetujui oleh Kepala Gudang danditeruskan ke Kepala Dinas Kesehatan, jika setuju maka akan dilakukan pengepakan dan akan di distribusikan ke Puskesmas yang memerlukan. Pelaporan obat narkotika dan psikotropika langsung dilaporkan ke Dinas Kesehatan. Delapan jenis laporan di Gudang Farmasi Kota Padang, antara lain : 1. Laporan 10 obat terbanyak 2. Laporan 10 penyakit terbanyak 3. Laporan peresepan obat rasional 4. Laporan ketersediaan obat dan vaksin 5. Laporan pemakaian dan tingkat kecukupan obat 6. Laporan mutasi obat Program Profesi Apoteker Fakultas Farmasi Unand, PKPA Pemerintahan Gudang Farmasi Kota Padang_ 7 – 11 Juli 2014

Page 36

Pengelolaan Perbekalan Farmasi 7. Laporan rincian persediaan obat, dan 8. Laporan penggunaan obat ephedrin. Supervisi dan evaluasi merupakan proses pengamatan secara terencana oleh petugas pengelola obat dari unit tertinggi ke unit terendah. Tujuan dari supervise untuk meningkatkan produktivitas petugas pengelola obat agar mutu dan pelayanan obat dapat ditingkatkan secara optimal (lebih baik lagi). Tata cara supervise, antara lain : 1. Persiapan 1). Membuat surat tugas dan surat PPD 2). Mengumpul data dan informasi terhadap pusat pelayanan yang akan dilakukan supervise. 3). Menganalisa data atau permasalahan yang diterima. 4). Menetapkan tujuan/ indikator utama dari supervisi 5). Menyusun rencana kerja supervisi (Pembuatan standar kinerja) 2. Pelaksanaan 1). Meminta izin kepada pimpinan tempat kita akan melakukan supervisi 2). Mengumpulkan data dari tempat kita melakukan supervisi (Bandingkan kinerja yang aktual dengan standar) 3). Melakukan tindakan korektif 3. Tindak lanjut 1). Membuat laporan hasil perjalanan dinas (LPHD) 2). Hasil laporan akan di sampaikan ke kepala dinas kesehatan, tempat melakukan supervisi, dan arsip untuk monitoring dan evaluasi tahun depan.

Program Profesi Apoteker Fakultas Farmasi Unand, PKPA Pemerintahan Gudang Farmasi Kota Padang_ 7 – 11 Juli 2014

Page 37

Pengelolaan Perbekalan Farmasi BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN

4.1. Kesimpulan Dari Praktek Kerja Profesi Apoteker yang telah dilakukan dapat diambil kesimpulan sebagai berikut : a. Gudang Farmasi Kota (GFK) merupakan unit pelayanan terpadu dari Dinas Kesehatan Kota yang langsung berada di bawah Kepala Dinas dan bertanggung jawab terhadap manajemen perbekalan farmasi di kota tersebut. b. Tugas pokok Gudang Farmasi yaitu melaksanakan menajemen pengelolaan perbekalan farmasi dan alat kesehatan yang diperlukan dalam rangka pelayanan kesehatan, pencegahan dan pemberantasan penyakit dan pembinaan kesehatan masyarakat di Kota sesuai dengan petunjuk Kakandepkes Kota. c. Tugas pokok dan fungsi apoteker dalam manajemen farmasi terdiri dari perencanaan,

pengadaan,

penerimaan,

penyimpanan,

pendistribusian,

pencatatan dan pelaporan, monitoring dan evaluasi serta penghapusan. d. Metoda perencanaan perbekalan farmasi yang digunakan di Gudang Farmasi Kota Padang yaitu metoda konsumsi karena metoda ini mudah dalam pengerjaannya dibandingkan dengan metoda morbiditas/epidemiologi. e. Pengadaan obat di Gudang Farmasi Kota Padang dilaksanakan sesuai dengan ketentuan – ketentuan dalam Peraturan Pemerintah Nomor 38 tahun 2007 dan Keputusan Presiden No. 80 tahun 2003 melalui lelang, pemilihan langsung, dan penunjukkan langsung. f. Penyimpanan obat di Gudang Farmasi Kota Padang tidak memenuhi persyaratan karena keterbatasan dari area yang seharusnya. g. Kegiatan distribusi obat di Gudang Farmasi Kota Padang ada 2, yaitu distribusi rutin 1 kali/3 bulan untuk obat Pelayanan Kesehatan dasar (PKD) dan distribusi khusus untuk obat program. h. Pelaporan dan pencatatan di Gudang Farmasi Kota Padang dilakukan/bulan sedangkan permintaan/3 bulan. Program Profesi Apoteker Fakultas Farmasi Unand, PKPA Pemerintahan Gudang Farmasi Kota Padang_ 7 – 11 Juli 2014

Page 38

Pengelolaan Perbekalan Farmasi i. Proses penghapusan di Gudang Farmasi Kota Padang belum dilakukan sejak sampai sekarang karena keterbatasan peralatan dan biaya. 4.2. Saran Disarankan untuk memperluas area gudang farmasi sesuai dengan persyaratan yang berlaku agar penyimpanan obat dapat dilakukan dengan semestinya. Penyediaan alat dan biaya melakukan pemusnahan obat untuk mencegah akibat yang dapat ditimbulkan.

Program Profesi Apoteker Fakultas Farmasi Unand, PKPA Pemerintahan Gudang Farmasi Kota Padang_ 7 – 11 Juli 2014

Page 39

Pengelolaan Perbekalan Farmasi DAFTAR PUSTAKA

Program Profesi Apoteker Fakultas Farmasi Unand, PKPA Pemerintahan Gudang Farmasi Kota Padang_ 7 – 11 Juli 2014

Page 40