Pengendalian Form Rekam Medis 51285e

Pengertian pengendalian formulir Tujuan Pengendalian formulir

Inventarisasi formulir Identifikasi formulir Analisis formulir Tujuan Pengendalian formulir

PENGERTIAN PENGENDALIAN FORMULIR

Suatu kegiatan mengelola formulir yang dilakukan secara teratur dan terus menerus agar pengadaan dan penggunaannya efektif dan efisien

Menjaga perkembangan formulir yang tidak menguntungkan

Menghilangkan formulir yang tidak diperlukan Membantu perkembangan dan rancangan formulir yang efisien Menggabungkan dan menyederhanakan formulir yang ada Mengadakan tinjauan lebih lanjut dari formulir yang sudah ada

Melengkapi kemajuan kerja yang efisien

RUANG LINGKUP KONTROL FORMULIR Menurut Huffman (1994) ruang Lingkup Kontrol formulir kertas:

Langkah pertama dalam penerapan kontrol formulir adalah mendapatkan inventory semua formulir. Inventarisasi ini kemudian Bahan Ajar Desain Formulir Rekam Medis harus dijaga supaya selalu up to date. Sebuah inventarisasi berisi file riwayat formulir dan file subjek/judul formulir. a) File RiwayatFormulir

Memberikan gambaran yang komplit mengenai setiap formulir di unit rekam medis mulai dari pengembangannya sampai dengan statusnya saat ini. File riwayat formulir dapat dibentuk dengan membuat sebuah folder untuk setiap formulir dan dengan pengarsipan sesuai dengan nomor formulir.

b) File Subjek/JudulFormulir Menyediakan mekanisme untuk menghubungkan formulirformulir yang saling berkaitan. Satu kopi dari setiap formulir diklasifikasikan menurut tujuannya dan ditempatkan di dalam folder subjek/judul.

Dilakukan dengan membuat folder file riwayat formulir, menurut Army Publishing Directorat berjudul Medical, Dental, and Veterinary Care (2013) gambar folder file yang dapat digunakan untuk kegiatan inventarisasi formulir dapat dilihat pada gambar berikut :

2. Identifikasi Menurut Huffman (1994) identifikasi formulir biasanya berupa nomor yang

diterbitkan secara berurutan dan memiliki prefix atau suffix berupa kode yang menunjukkan departemen atau bagian asal pengguna formulir. Bila formulir rekam medis memiliki lembar bolak-balik maka:

0001a untuk nomor halaman depan, 0001b untuk halaman baliknya. 11/13 adalah keterangan bulan dan tahun terbit formulir yaitu bulan November padatahun 2013.

kontrol formulir penting untuk pengontrolan nomor formulir yang telah diterbitkan, sebagimana juga untuk informasi pengindentifikasi lain. mencangkup informasi tentang: a. NomorFormulir b. JudulFormulir c. UkuranFormulir d. TanggalPenerbitanFormulir e. TanggalRevisiFormulir f. Unit/Instalasi yang MengeluarkanFormulir

KEGIATAN IDENTIFIKASI FORMULIR Pemberian nomor pada setiap penerbitan formulir. Identifikasi formulir dapat dilihat pada master formulir. Menurut Huffman (1994) contoh identifikasi formulir dapat dilihat pada gambar di bawah ini:

Gambar identifikasi formulir

1. Nomor Formulir 2. Judul Formulir 3. Ukuran Formulir

4. Tanggal Penerbitan Formulir 5. Tanggal Revisi Formulir 6. Unit/Instalasi yang Mengeluarkan

Selain pemberian kode identifikasi tersebut, pada kegiatan identifikasi formulir ini dilakukan dengan pembuatan yang berisi item:

Menurut Huffman (1994) analisis formulir terdiri dari review dan revisi formulir, konfirmasi data, dan menantang formulir dengan membuat pengguna memikirkan keperluan dan biaya-biaya masing-masing item.

a. Review dan revisiformulir Review dan revisi formulir yang berkesinambungan merupakan langkah kritis dalam kontrol formulir. Analisis formulir harus dimulai dengan pencarian fakta, suatu proses yang memberikan informasi komplit mengenai formulir. b. Konfirmasi data Fakta-fakta mengenai suatu formulir diringkas dan disajikan kepada pengguna-pengguna untuk pemeriksaan dan verifikasi.

c. Melakukan formulir dengan membuat pengguna memikirkan keperluan dan biaya kegiatan konformulir. d. Pembelian Menurut Huffman (1994) bagian pembelian dan percetakan harus bekerja dengan prinsip yang sama yaitu bahwa tidak satupun formulir boleh dipesan, dipesan ulang, atau diubah tanpa persetujuan pimpinan komite formulir yang sesuai atau yang mewakilkannya.

Biasanya cukup dipesan formulir untuk 6-12 bulan, tergantung pada diskon yang didapatkan dan ruangan yang tersedia. Kalau formulir ini berkemungkinan akan ada perubahan dalam waktu singkat, maka hendaknya dipesan suplai yang

Kegatan analisis formulir ini dapat dibuktikan dengan lembar evaluasi formulir rekam medis. Menurut Royal Children’s Hospital Forms Committee Medical Record Forms Design And Development (2006) contoh lembar evaluasi formulir tersebut dapat dilihat pada gambar di bawah ini:

Gambar Lembar Evaluasi Formulir Rekam

Gambar Lembar Ceklits Evaluasi Formulir Rekam

Pada kegiatan pembelian juga perlu dibuat tabel tentang persedian rekam medis. Menurut Army Publishing Directorat Medical, Dental, and Veterinary Care (2013) contoh tabel persedian rekam medis tersebut dapat dilihat pada gambar di bawah ini:

Gambar Isi Pokok Kontrol Persediaan Rekam Medis

Gambar Tabel Inaktif Rekam Medis