Resumen Gestion De Proyectos u313e

¿Cómo plantear un proyecto? Para llevar a cabo un proyecto debemos tener claro lo que se quiere hacer, el cuándo, que se requiere para ellos y cuánto tiempo nos llevara realizarlo. Ya que estos serán un parte fundamental para dar forma a un proyecto. Cada que planteemos un nuevo proyecto nos debemos hacer las anteriores preguntas. ¿Qué es un proyecto? “Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único”. Esto significa que cada proyecto tiene un inicio y un final bien estructurado. El término temporal no significa que es de corta duración, varios proyectos duran varios años, la duración de un proyecto es limitada. Los proyectos no son esfuerzos continuos. La mayoría de los proyectos se emprenden con el objetivo de un resultado duradero.

Aspectos importantes de tomar en cuenta: Los proyectos y las operaciones difieren primordialmente en que las operaciones son continuas y repetitivas, mientras que los proyectos son temporales y únicos. Para llevara a cabo un proyecto de inicio a fin con toda la efectividad que se pretende es necesario que el proyecto cuente con los siguientes factores que son el alcance, tiempo, costo y línea de base del proyecto. Los conceptos que deben tener muy en cuenta el director o de proyecto, junto con su equipo de dirección de proyecto son: 

Supervisar, controlar, ajustar y alinear nueve áreas fundamentales.

Otro planteamiento fundamental para llevar a cabo un proyecto es tener muy en claro es: 

El ciclo de vida del proyecto.

Fases del proyecto. De manera técnica las cuales son:   

Inicial. Intermedia. Final.

De manera práctica se traduce en:    

Procesos de iniciación. Procesos de planificación. Procesos de ejecución. Procesos de cierre.

Y sobre cada una de estas fases se llevara a cabo una labor de control para llevar a cabo el proyecto tal y como se espera. Fases del proyecto: 

Fase de Iniciación: Es fundamental para dejar sentadas todas las bases de la manera correcta para continuar la siguiente fase de manera consecutiva y entrelazada.

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Fase de Planificación es muy importante para organizar todas las áreas de trabajo determinando tiempos, costos en torno al alcance o logro propuesto y para todo esto definir planes concretos para llevar a cabo un seguimiento y control que es otro término que siempre a lo largo del ciclo de vida del proyecto se tendrá presente y es inherente.

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Fase de Ejecución ya pone en marcha lo que se planificó tomando como base lo que se determinó en la Fase Inicial y todo esto como si se tratara de una serie de piezas que tienen que engranar para que todo funcione de manera acorde en su momento para llegar a.

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Fase del Cierre que muchas veces suele quedar en el aire o no se le da tanta importancia pero que lo es sobre todo para registrar como queda el proyecto en manos de quién queda operando y ojalá un plan de seguimiento y evaluación que determinará el impacto del mismo con su entorno.

Estándar del PMI. El PMI ofrece un estándar que no quiere decir que es un modelo inflexible sino una serie de parámetros en los que se balancea un proyecto a lo largo de su ciclo de vida y que este estándar permite garantizarnos que si al tomar en cuenta toda esta cadena de procesos tendremos más posibilidad de éxito que si no se aplican los mismos.

Equipos de dirección de proyectos. 

Observación y Conversación. La observación y la conversación se usan para mantenerse en o con el trabajo y las actitudes de los del equipo del proyecto. El equipo de dirección del proyecto supervisa indicadores, por ejemplo el avance en relación con los productos entregables del proyecto, los logros que son motivo de orgullo para los y las polémicas interpersonales.

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Evaluaciones del rendimiento del proyecto. La necesidad de realizar evaluaciones formales o informales del rendimiento del proyecto depende de la duración del proyecto, de la complejidad del proyecto, de la política de la organización, de los requisitos de los contratos de trabajo, y de la cantidad y calidad de la comunicación regular. Los del equipo del proyecto reciben retroalimentación de las personas que supervisan el trabajo del proyecto.

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Gestión de Conflictos. Una gestión de conflictos exitosa tiene como resultado una mayor productividad y relaciones laborales positivas. Fuentes de conflicto incluyen recursos escasos, prioridades del cronograma y estilos de trabajo personales. Las reglas básicas del equipo, las normas de grupo y las prácticas de dirección de proyectos sólidas, como la planificación de la comunicación y la definición de roles, reducen la cantidad de conflictos

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Registro de Polémicas. A medida que surgen polémicas un registro escrito puede documentar quiénes son las personas responsables de resolver polémicas específicas antes de una fecha objetivo. El registro ayuda al equipo del proyecto a supervisar las polémicas hasta el cierre. La resolución de polémicas trata los obstáculos que pueden impedir que el equipo logre sus objetivos.

Resultados de la gestión: 

Cambios Solicitados. Los cambios de personal, ya sean por elección o provocados por eventos incontrolables, pueden afectar al resto del plan del proyecto.

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Acciones Correctivas Recomendadas. Incluye elementos tales como cambios en el personal, formación adicional y acciones disciplinarias. El equipo de dirección del proyecto también determina cómo y cuándo otorgar reconocimiento y recompensas sobre la base del rendimiento del equipo.

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Acciones Preventivas Recomendadas. Cuando el equipo de dirección del proyecto identifica polémicas de recursos humanos potenciales o emergentes, pueden desarrollarse acciones preventivas para reducir la probabilidad y/o el impacto de los problemas antes de que éstos se produzcan.

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Plan de Gestión del Proyecto (Actualizaciones). Las solicitudes de cambio y las acciones correctivas aprobadas pueden tener como resultado actualizaciones al plan de gestión de personal, que es una parte del plan de gestión del proyecto. Algunos ejemplos de información de actualización del plan incluyen nuevos roles de los del equipo del proyecto, formación adicional y decisiones relativas a recompensas.

Procesos en la Gestión de Proyectos: "Un proceso es un conjunto de acciones y actividades interrelacionadas que se llevan a cabo para alcanzar un conjunto previamente especificado de productos, resultados o servicios. El equipo de dirección del proyecto es quien está a cargo de ejecutar los procesos de dirección de proyectos" Los procesos también pueden interactuar en relación con el alcance, el coste, el cronograma del proyecto, etc. Estos procesos se dividen en cinco grupos, definidos como los Grupos de Procesos de la Dirección de Proyectos: 

Grupo de Procesos de Iniciación. Define y autoriza el proyecto o una fase del mismo.

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Grupo de Procesos de Planificación. Define y refina los objetivos, y planifica el curso de acción requerido para lograr los objetivos y el alcance pretendido del proyecto.

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Grupo de Procesos de Ejecución. Integra a personas y otros recursos para llevar a cabo el plan de gestión del proyecto para el proyecto.

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Grupo de Procesos de Seguimiento y Control. Mide y supervisa regularmente el avance, a fin de identificar las variaciones respecto del plan de gestión del proyecto, de tal forma que se tomen medidas correctivas cuando sea necesario para cumplir con los objetivos del proyecto.

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Grupo de Procesos de Cierre. Formaliza la aceptación del producto, servicio o resultado, y termina ordenadamente el proyecto o una fase del mismo

Fase de Iniciación. Es fundamental para que el resto de las fases se desarrollen correctamente, muchos de los proyectos que se abandonan a media vida o que fracasan en algún sentido es debido a fallos en la Fase de iniciación, de ahí que hay muchos especialistas en proyectos o escuelas al respecto que se enfocan mayormente en la Formulación y Evaluación de Proyectos para asegurarse que el proyecto haya sido bien planteado y al final este genere por medio de una evaluación que demuestre si se obtuvieron los logros propuestos y sobre todo el nivel de impacto esperado 

Si pretendemos que los proyectos que llevemos a cabo sea exitoso debemos contemplar de principio a fin una serie de aspectos que serán la columna vertebral sobre la cual se sostenga dicho proyecto y cada una siguiendo su debido orden.

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Un buen inicio nos garantiza una buena ejecución y un buen final deseado.

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Cuando se da el acta de constitución para iniciar un proyecto debe quedar claramente definido quien será el Director (a) del proyecto, quienes conformarán su equipo de Dirección de proyectos y sus responsabilidades así como en la etapa de planificación debe definirse que recursos, herramientas, metodologías se seguirán para llevar a cabo todo el seguimiento y control del proyección durante su ejecución

Herramientas y Técnicas para el seguimiento y control. Para llevar a cabo esta labor de seguimiento y control en los proyectos debemos mencionarla importancia que tiene el contar con herramientas informáticas que nos ayuden para lo mismo como lo son:   

MS Project de Office. Mind Management. WBS Chart Pro y otros.

Los anteriores programas o software sirven para estructurar desde el inicio de manera encadenada un mapa conceptual de lo que se pretende.

Proceso de cierre del proyecto. Este proceso incluye finalizar todas las actividades completadas a lo largo de todos los Grupos de Procesos de Dirección de Proyectos para cerrar formalmente el proyecto o una fase del proyecto, y transferir el proyecto completado o cancelado según corresponda. El proceso Cerrar Proyecto también establece los procedimientos para coordinar las actividades requeridas para verificar y documentar los productos entregables del proyecto, coordinar e interactuar para formalizar la aceptación de estos productos entregables por parte del cliente o del patrocinador, e investigar y documentar las razones por las cuales se realizaron ciertas acciones, si un proyecto se da por finalizado antes de completarlo, se desarrollan dos procedimientos para establecer las interacciones necesarias para realizar las actividades de cierre a lo largo de todo el proyecto o de una fase del proyecto: 

Procedimiento de Cierre istrativo: Incluye las actividades integradas requeridas para recopilar los registros del proyecto, analizar el éxito o el fracaso del proyecto, reunir las lecciones aprendidas y archivar la información del proyecto.

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Procedimiento de Cierre del Contrato: Este procedimiento implica tanto la verificación del producto (todo el trabajo completado de forma correcta y satisfactoria).

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Producto, Servicio o Resultado Final: La aceptación formal y entrega del producto, servicio o resultado final que el proyecto estaba autorizado a producir.

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Activos de los Procesos de la Organización (Actualizaciones): El cierre incluirá el desarrollo del índice y la ubicación de la documentación del proyecto usando el sistema de gestión de la configuración.

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Documentación de Aceptación Formal: Este documento indica formalmente que el cliente o patrocinador ha aceptado oficialmente los productos entregables.

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Archivos del Proyecto: Documentación que resulta de las actividades del proyecto.

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Documentos de Cierre del Proyecto: Los documentos de cierre del proyecto constituyen la documentación formal que indica la conclusión del proyecto.

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Información Histórica: La información histórica y la información de las lecciones aprendidas se transfieren a la base de conocimientos de lecciones aprendidas para su uso en futuros proyectos.

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Registro de Lecciones Aprendidas: Todos los conocimientos adquiridos durante el proyecto deberían documentarse, a fin de que pasen a formar parte de la base de datos histórica de la organización.