Siete Nuevas Herramientas istrativas 3ht5a

UNIVERSIDAD DE ATLACOMULCO

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ALUMNA MAYTHE GONZÁLEZ GARCÍA

LICENCIATURA INGENIERÍA CIVIL

MATERIA SISTEMAS DE CALIDAD

TRABAJO SIETE NUEVAS HERRAMIENTAS ISTRATIVAS

DOCENTE I.B.Q KARLA PENÉLOPE PONTÓN

GRUPO 721- 8° CM

04 DE ABRIL DEL 2016. ÍNDICE: SISTEMAS DE CALIDAD

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INTRODUCCIÓN……………………………………………………………….…3 OBJETIVOS………………………………………………………………………..4 ANTECEDENTES………………………………………………………………5-6 MARCO TEÓRICO………………………………………………………....... 7-21 CONCLUSIÓN……………………………………………………………..…….22 BIBLIOGRAFÍA…………………………………………………………………..23

INTRODUCCIÓN: SISTEMAS DE CALIDAD

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En el transcurso de los años se ha mostrado la necesidad de utilizar diversas herramientas que faciliten el mejoramiento, solución de los problemas en la vida cotidiana, teniendo así un mayor control para la obtención de mejores resultados. Cada proceso productivo está formado por un grupo de personas, procedimientos y equipos de trabajo. La calidad de un producto está determinada por las características que esté presente, que expresa el comportamiento del mismo. Cuando el producto cumple con las características necesarias, cumple las expectativas de su cliente. Las siete nuevas herramientas istrativas o herramientas de gestión y planificación son las herramientas de segunda generación utilizadas por grupos constituidos en una organización, teniendo el objetivo de resolver problemas pocos e importantes, para la mejora de la calidad. Las herramientas istrativas son muy útiles y prácticas para el análisis de datos, llevando así un control estadístico de un determinado proceso. Estas nuevas herramientas sirven para facilitar procesos istrativos relacionados con la ejecución de un plan de acción. Cada herramienta tiene un procedimiento determinado, para la solución a determinado problema, unos de estos coinciden entre sí, y todas tienen como finalidad servir de apoyo a determinadas área funcionales de una organización, para ser utilizadas por los directivos y el personal de forma similar, generando una calidad total dentro y fuera de la empresa. El uso de las nuevas herramientas sirve para expresar las ideas de cada participante y llegar a un acuerdo, que genere el mejor funcionamiento para la organización. Unas de estas herramientas ayudan a traducir y cumplir determinadas metas, utilizando los procedimientos, medidas y alternativas adecuadas, para el análisis de datos o información obtenida en un principio, para enseguida expresar los resultados en forma gráfica. El presente trabajo presenta una reseña de los antecedentes que dieron origen a las siete nuevas herramientas istrativas. Enseguida cada herramienta expresa su definición, usos, procedimiento utilizado para elaboración del mismo (algunos de estos, coinciden entre sí) y un ejemplo real que muestra como se puede aplicar.

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 OBJETIVO GENERAL: Analizar y describir las siete nuevas herramientas istrativas de calidad, en la solución de problemas



OBJETIVOS ESPECÍFICOS:

Definir el concepto y uso de cada nueva herramienta istrativa. Explicar el procedimiento utilizado para la obtención de las siete herramientas. Mostrar un ejemplo real para cada herramienta.

ANTECEDENTES:

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En los años 70’s un comité de la unión japonesa de los científicos e ingenieros (Japanese Union of Scientist and Engineer JUSE) analizó un conjunto de técnicas y herramientas de gestión existentes seleccionados. El comité comenzó a trabajar sobre

otras

calidad directivos

herramientas

para y

ser

de

la

utilizadas

por

especialistas,

y

susceptibles de ser aplicadas por el personal de base. Con ello se pretendió ir más allá de un punto de vista centrado en el análisis de datos cuantitativos, adoptando para su uso un enfoque de diseño para la solución de problemas. En enero de 1977 el comité anunció los resultados de su investigación, seleccionando un conjunto de siete herramientas denominadas las “siete nuevas herramientas del control de calidad”. Se conocen también como “las siete herramientas de gestión. Estas son herramientas gráficas muy útiles para la dirección (media y alta) que facilitan la planificación, el establecimiento de metas y la resolución de problemas. Unas, ayudan al equipo a analizar y organizar la relación entre datos cualitativos. Otras permiten clarificar interrelaciones, establecer prioridades y planificar tareas complejas para alcanzar una meta. Son útiles para mejorar procesos, productos y sistemas. De naturaleza cualitativa, ayudan a la resolución de problemas y a la gestión de ideas innovadoras.

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Las siete nuevas herramientas istrativas corresponden a aquellas situaciones en donde no todos los datos para la resolución del problema están disponibles. Las siete nuevas herramientas son: 1. Diagrama de afinidad (Método KJ) 2. Diagrama de relaciones 3. Diagrama árbol (diagrama sistemático) 4. Diagrama matricial 5. Matriz de análisis de datos 6. Diagrama de flechas. 7. Diagrama del proceso de decisiones (PDPC)

1. DIAGRAMA DE AFINIDAD SISTEMAS DE CALIDAD

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El diagrama de afinidad o también conocido como método KJ, se utiliza para organizar una gran cantidad de datos que fueron obtenidos previamente de una lluvia de ideas, también cuando existe un problema complejo que se pretenda tocar de manera directa o exista algún tema en el que se quiera trabajar y este sea complejo. El diagrama fue creado para agrupar elementos que están relacionados entre sí de manera natural. Siempre se debe tener una un tema o idea principal del que se quiera hablar o se quiera tratar. La función central del diagrama de afinidad es ayudar a centrar un problema que se encuentra poco definido mediante la aportación de ideas u opiniones sobre el problema. Ayuda a tener una idea más clara de lo que la podría estar originando (de los factores). Para llevar a cabo el diagrama de afinidad se deben seguir lo siguiente:   

Contar con un grupo de personas capacitadas y un líder o facilitador. Tener tarjetas tamaño A6, de 14.8 x 21 cm o post- it, en donde se escribirán las ideas. También son conocidas como tarjetas de datos verbales. Cinta adhesiva y un tablero lo suficientemente grande para escribir y pegar las tarjetas.

Procedimiento: 1. El líder o facilitador informa al grupo la finalidad de la reunión y las etapas que consta, enseguida les explica el rol que desempeñara cada uno. Después el facilitador expone el tema a tratar, diciéndolo en forma de pregunta. 2. Cada miembro del grupo, da a conocer sus ideas en las tarjetas que se les ha entregado, dándoles un tiempo de 5 a 10 minutos para poder SISTEMAS DE CALIDAD

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llenar las tarjetas, sin entablar comunicación entre ellos durante ese tiempo. 3. Una vez concluida el paso anterior, el facilitador retira las tarjetas de los participantes y las mezcla para que sean expuestas de forma aleatoria. 4. Se agrupan las ideas aportadas en el diagrama de afinidad. En las tarjetas se escribe una frase o frases independientes. Las ideas que se asemejen a las que están escritas en las tarjetas se van agrupando, a esto se le conoce cómo afinidad mutua. 5. Finalmente se dibuja el diagrama de afinidad y se lleva a cabo una discusión entre el grupo acerca de la agrupación que se le dio a cada tarjeta con ideas y cuál es la relación que se tiene con el problema.

2. DIAGRAMA DE RELACIONES

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Es una representación gráfica de las posibles relaciones cualitativas causaefecto entre diversos factores, un fenómeno determinado y dichos factores entre sí. Ayuda a analizar un problema cuyas causas están relacionadas de manera compleja. El diagrama de relaciones permite alcanzar una visión de conjunto sobre cómo las causas están en relación con sus efectos y cómo, unas y otras, se relacionan entre sí. El objetivo principal del diagrama de relaciones es la identificación de las relaciones causales complejas que pueden existir en una situación dada. El método da muchas posibles causas y efectos entorno a un determinado problema. La aplicación de la herramienta es obtener sus posibles causas, analizando la complejidad de sus relaciones. El diagrama de relaciones puede realizarse desde una perspectiva positiva, es decir, situando en el centro el problema, objetivo u efecto deseable para el que se buscarán los posibles caminos o acciones. Para llevar a cabo un diagrama de relaciones es necesario un grupo de trabajo cuyos componentes conozcan bien el problema o la situación que se va a analizar.

Procedimiento: 1. Describir el problema: Escribir una declaración que defina la cuestión que se quiere explorar. Se concreta en una tarjeta adosada en el centro de una superficie.

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2. Identificar posibles causas del problema: El equipo enuncia las causas que, a su juicio, afectan al problema y son escritas en tarjetas (tarjetas de causa) con el fin de situarlas en el área de trabajo. 3. Agrupar posibles causas similares: Escritas las ideas en las tarjetas, se agrupan en razón de la similitud entre ellas. 4. Ordenar las tarjetas de causa según las relaciones causa-efecto: Se sitúan las tarjetas de causa, que presenten una relación más intensa y directa con el problema formulado, muy cerca de la tarjeta central que lo define. Estas son las causas de primer nivel o primarias. 5. Continuar la ordenación de las tarjetas: Las tarjetas de causas de segundo y tercer nivel (o del número de niveles que correspondan) se van situando sucesivamente de forma más alejada del centro a las del nivel precedente. 6. Determinar la relación de las tarjetas: Se analizan las tarjetas y las relaciones causa-efecto existente entre ellas, señalando esa relación mediante flechas. 7. Analizar el diagrama: En el análisis del diagrama de relaciones hay que tener en cuenta que las tarjetas que tienen más flechas de salida son, probablemente, las causas principales. También son de interés las tarjetas que reciben más flechas causa-efecto.

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3. DIAGRAMA DE ÁRBOL Es una representación gráfica de un experimento que consta de “r” pasos, donde cada uno de los pasos tiene un número finito de maneras de ser llevado a cabo. El diagrama de árbol llamado también diagrama sistemático, es una herramienta de la calidad que permite obtener una visión de conjunto de los medios necesarios para alcanzar una meta o resolver un problema. Partiendo de una información general, como la meta a alcanzar, se incrementa gradualmente el grado de detalle sobre los medios necesarios para su consecución. Se representa mediante una estructura en la que se comienza con una meta general (el tronco) y se continúa con la identificación de niveles de acción más precisos (las sucesivas “ramas”). Las ramas del primer nivel constituyen medios para alcanzar la meta pero, a su vez, estos medios también son metas, objetivos intermedios, que se alcanzarán gracias a los medios de las ramas del nivel siguiente. Así repetidamente hasta llegar a un grado de concreción suficiente sobre los medios a emplear. La utilización del diagrama de árbol permite descomponer cualquier meta general, de modo gráfico, en fases u objetivos concretos, así como determinar acciones detalladas para alcanzar un objetivo.

Procedimiento: SISTEMAS DE CALIDAD

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1. Seleccionar al equipo: Debe estar formado por personas con conocimientos sobre el tema y capacidad analítica, debe contarse con un coordinador y su grupo, no debe ser muy numeroso (6-8 personas). 2. Definir el objetivo principal: El equipo de trabajo deberá alcanzar un acuerdo respecto a esta formulación. Debe estar expresada mediante una frase que describa con claridad el objetivo, facilitando la identificación de niveles subordinados. 3. Identificar los medios primarios: Aquellos que conducirían directamente a la meta. Son las actividades cuya ejecución hará que se alcance el objetivo. Promoviendo la creatividad, dirigiéndola hacia el objetivo principal. 4. Identificar medios segundos: Son respecto a los primarios, que se han convertido en metas. Al identificarse, se plasmarán en una tercera columna. 5. Identificar niveles adicionales: Se llega hasta un tercer o cuarto nivel. El análisis se detiene cuando el equipo haya llegado al límite o aparezcan actividades que ya no puedan asignárseles responsables para su ejecución. 6. Revisar el diagrama de árbol: Para asegurar que la secuencia mediosmetas es la correcta. 7. Asignar responsabilidades: Las responsabilidades de estas acciones han de estar necesariamente asignadas de forma que se asegure su cumplimiento.

4. DIAGRAMA MATRICIAL

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El diagrama matricial (DM) es una herramienta cuyo objetivo es establecer puntos de conexión lógica entre grupos de características, funciones o actividades, representándolos gráficamente. Las matrices permiten visualizar e identificar las relaciones y el grado de relación entre dos conjuntos distintos de elementos. Diagrama matricial en “L”: Es el diagrama matricial básico, se utiliza para representar relaciones entre dos tipos distintos (a, b) mediante una disposición en filas y columnas. Diagrama matricial en “A”: Este modelo de diagrama es un caso particular del diagrama matricial en "L". Se utiliza para representar las relaciones entre los factores que componen un tipo determinado (a). Diagrama matricial en “T”: Es la combinación de dos diagramas matriciales en "L". Se utiliza para representar las relaciones entre tres tipos de factores distintos (a, b y c) agrupándolos de la siguiente forma: 

Relaciones entre el tipo a y el tipo b.



Relaciones entre el tipo a y el tipo c.

Diagrama matricial en “Y”: Es la combinación de tres diagramas matriciales en "L". Se utiliza para representar las relaciones entre tres tipos distintos (a, b y c). Agrupándolos de la siguiente forma: 

Relaciones entre el tipo a y el tipo b.



Relaciones entre el tipo b y el tipo c.



Relaciones entre el tipo c y el tipo a.

Diagrama matricial en “X”: Es la combinación de cuatro diagramas matriciales en "L". Se utiliza para representar las relaciones entre cuatro tipos diferentes (a, b, c y d) agrupándolos de la siguiente forma: 

Relaciones entre el tipo a y el tipo b.



Relaciones entre el tipo b y el tipo c.



Relaciones entre el tipo c y el tipo d.



Relaciones entre el tipo d y el tipo a.

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Procedimiento: 1. Definir el objetivo de usar el DM: El objetivo puede ser expresado en forma de afirmación, por ejemplo: mejorar las características del producto para satisfacer las expectativas de los clientes. 2. Formar el equipo de trabajo: Formar un equipo para la construcción del DM requiere un esfuerzo y un tiempo de dedicación superior a otras herramientas. Las personas integrantes del grupo deben estar comprometidas con el proyecto y apoyar todos los recursos necesarios. 3. Generar los conjuntos de elementos a comparar: En la construcción de cualquier matriz, el primer paso es identificar todos los elementos o conjuntos a considerar. Para ello, el equipo puede partir de un diagrama de árbol, en cuyo caso los conjuntos a comparar coincidirán con la última fila. 4. Determinar el formato de la matriz: Se elige el tipo de matriz más adecuada para el análisis concreto. El número de conjuntos que participan en el análisis es el factor más influyente en la elección del tipo de matriz. Las matrices más utilizadas son las siguientes: matriz en L, matriz en A, matriz en T y matriz en X. 5. Construir la matriz: Se construye situado un conjunto de elementos en las filas (horizontales) y otro en las columnas (verticales). En los puntos de intersección de filas y columnas se dibujan símbolos que indican de forma visual la fuerza de las relaciones existentes entre ambos elementos. 6. Análisis: El análisis del DM consiste en examinar detenidamente las relaciones representadas entre los elementos e identificar aspectos significativos. Principalmente, hay que observar si: SISTEMAS DE CALIDAD

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

Existen elementos que no tienen muy poca relación con otros.



Existen elementos que tienen mucha relación con los demás y además relaciones muy fuertes.



Hay zonas de la matriz con fuerte o débil relación entre conjuntos de elementos.

Las conclusiones obtenidas del análisis llevaran a la empresa a determinar líneas de actuación a seguir o desarrollar planes de mejora, dependiendo de lo estudiado.

5. MATRIZ DE ÁNALISIS DE DATOS Es un modo de ordenar los datos de manera que sea particularmente visible la estructura tripartita de los datos. SISTEMAS DE CALIDAD

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Los datos se arreglan de tal forma que las unidades (S= 1, 2,3. . . I). Se ubican en las filas y cada variable (V= 1, 2,3. . . K) en las columnas: 

Si se desean conocer todas las características de una unidad específica se recorre toda la fila.



Si se desean conocer cómo se distribuyen las unidades en los distintos valores de una variable, se recorre la columna.

Las celdas están formadas por las intersecciones de las filas y las columnas y contienen los valores (d). 

Cada valor (d) es una respuesta i-ésima unidad en la k-ésima variable. A la inversa: toda combinación (Si, Vk) define en la matriz un punto (Dik).



La falta de valor (de un valor de los predeterminados) en una celda es denominado “sin datos”.

La matriz de datos es una forma de sistematizar la información recogida de la realidad para investigar un problema y tratar de obtener conocimiento científico que intente explicar dicho problema a través del método de investigación científica. Mediante la matriz de datos se puede obtener un conocimiento que describa, explique y prediga, el comportamiento de los hechos de tal como se observa y experimenta en la realidad.

Procedimiento: 1. Se analiza la informacion generada en el diagrama de matriz. 2. Se estudia cada dato (individualmente). SISTEMAS DE CALIDAD

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3. Se da importancia a la información (cada dato). 4. Se usan tecnicas estadísticas (gráficos) 5. Luego de confeccionar la matriz de datos, se procede a la tabulación de los mismos. La tabulación es el proceso mediante el cual los datos recopilados se organizan y concentran, con base a determinadas ideas o hipótesis, en tablas o cuadros para su tratamiento estadpistico. Tabular es contar las unidades que son ubicadas, ya sea en forma manual o con la utilización de un ordenador, en cada categoría de una variable o unidades que son ubicadas simultáneamente en categorías determinadas de dos o más variables.

6. DIAGRAMA DE FLECHAS El diagrama de flechas indica el orden en que deben ser ejecutadas las actividades de un proyecto, permitiendo planificar y controlar su desarrollo, identificando las actividades que lo componen y determinando su ruta crítica, mediante una representación de red. SISTEMAS DE CALIDAD

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El diagrama de flechas:    

Muestra en un sólo documento el recorrido de un proyecto. Hace posible que las actividades correspondientes a un proyecto determinado, su secuencia y duración, sean conocidas. Facilita el control del proyecto, permitiendo responder ante las dificultades que puedan surgir durante su desarrollo. Se evidencian los planes poco realistas, dando oportunidad a su reajuste.

El diagrama de flechas proporciona la “ruta crítica” del proyecto, que es el flujo de las actividades decisivas, donde los retrasos afectarán al calendario de la totalidad del proyecto. También evidencia qué actividades pueden acelerar el proyecto. El diagrama de flechas permite planificar y controlar de forma adecuada y eficaz el desarrollo y el progreso de cualquier proyecto formado por un conjunto de actividades. Hace posible que las actividades correspondientes a un proyecto determinado, su secuencia y duración, sean conocidas. Facilita el control del proyecto, permitiendo responder ante las dificultades que puedan surgir durante su desarrollo. Muestra en un sólo documento el recorrido de un proyecto, a diferencia de otras técnicas aplicadas con el mismo fin el diagrama de flechas puede ser utilizado por cualquier persona dentro de una organización como una herramienta para el trabajo diario.

Procedimiento: 1. Identificar las actividades: Reconocer las actividades que conformaran el proyecto a planificar. Las actividades se registran en tarjetas que puedan ser adheridas en un o situadas en una superficie de trabajo. 2. Determinar la primera actividad: Enlistadas las actividades, se establece cual es la primera, en la ejecución del proyecto. SISTEMAS DE CALIDAD

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3. Iniciar la ordenación de las actividades: A partir de la primera actividad, se pregunta si hay actividades simultáneas, es decir, qué actividad sucede a la inicial. 4. Continuar la ordenación de las actividades: El proceso descrito se lleva a cabo hasta que el resto de actividades estén situadas en secuencia. 5. Conectar las actividades y asignar tiempos: Una vez ordenadas las tarjetas, se numeran y se les asigna a cada actividad un tiempo realista para su cumplimiento. 6. Especificar la trayectoria fundamental: El método más sencillo para calcular el tiempo total y completar el proyecto, es el de la trayectoria acumulativa más larga. Para ello se suma cada trayectoria de las actividades conectadas, de forma que la trayectoria acumulativa más larga representa el tiempo de desarrollo del proyecto más rápido posible. A esta trayectoria se le denomina trayectoria fundamental del proyecto.

7. GRÁFICA DE PROGRAMACIÓN DE DECISIONES EN PROCESO Una gráfica de programa de decisión del proceso (GPDP) es una herramienta dinámica de planeación que se emplea para expresar en forma sistemática todas las posibles cadenas de eventos para alcanzar un objetivo amplio o para implantar una solución compleja.

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En la gráfica de programación se enumeran todos los eventos concebibles y una contramedida apropiada en este flujo cronológico, se emplea el método cuando existe incertidumbre en un proceso de implantación, cuando el problema u objetivo es único o desconocido. Se emplea una GPDP para describir de manera sistemática una solución u objetivo complejos y probar teorías durante la implantación de una solución compleja. El diagrama de procesos de decisión permite analizar las fases a desarrollar para la consecución de un objetivo, identificando potenciales contingencias no deseadas y estableciendo contramedidas específicas para contrarrestar dichas contingencias. Muestra el grado de complejidad en el alcance de un proyecto u objetivo poniendo de manifiesto posibles dificultades, facilitando la planificación y permitiendo elaborar alternativas a las dificultades que puedan surgir, en la trayectoria establecida. Se trata de una herramienta preventiva y proactiva que es utilizada para formular los pasos necesarios para completar un proyecto, anticipar los problemas potenciales para diseñar respuestas adecuadas para afrontarlos. Entre los beneficios de esta herramienta de la calidad, destacan:   



Facilita al equipo una visión global de las fases a desarrollar. Hace posible anticipar qué puede suceder en cada una de esas fases. Permite adelantar los potenciales problemas que pueden surgir durante el desarrollo del proyecto y tener previstas acciones que puedan contrarrestarlas. Constituye una variación del diagrama de árbol (en el que se descompone el objetivo general en acciones más detalladas), añadiendo la identificación de dificultades y de alternativas para contrarrestarlas.

Procedimiento: 1. Crear el equipo: Debe estar compuesto por personas con conocimientos sobre el objetivo o proyecto, sobre el que se pretende trabajar. 2. Formular el objetivo: Se expresa mediante una frase que describa con claridad el objetivo, facilitando la identificación de niveles subordinados.

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3. Establecer las frases principales para la consecución del objetivo: Es adecuado utilizar la pregunta: ¿Qué tareas deben completarse para alcanzar el objetivo? 4. Identificar los problemas potenciales: Para cada una de las ramas que se derivan del tema, u objetivo principal, se exploran las dificultades que puedan surgir. 5. Determinar y seleccionar contramedidas: La cuestión a responder en esta fase de construcción del diagrama de proceso de decisión depende que las acciones puedan responder correctamente a las dificultades registradas. Por lo tanto, se revisan los problemas potenciales de cada “rama”, debiendo el equipo identificar al menos una contramedida para cada dificultad identificada. Estas acciones o contramedidas se seleccionan según el siguiente criterio: X: Contramedida inadecuada o difícil de aplicar. O: Contramedida seleccionada.

CONCLUSIÓN: 

El diagrama de afinidad conocido como metodo de “KJ”, es utilizado para obtener datos en forma de ideas, temas y organizarlos en diversos grupos en base a determinados criterios, relacionados entre cada elemento.



El diagrama de relaciones: Es utilizado en la planificación, determina que idea tiene mayor influencia sobre otra, conectando la relación mediante una flecha en dirección a la idea principal (idea de influencia).

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

Diagrama árbol: Tiene como finalidad identificar las ideas principales para enseguida identificar las componentes de cada idea, generando asi el proceso. Es una serie de combinaciones, es decir, las posibilidades obtenidas de la idea-componente.



Diagrama matricial: Utiliza dos conjuntos de ideas y las compara con el objetivo de decidir si existe relación entre ellas. Esta herramienta se relaciona con el diagrama de árbol, utiliza las ideas en filas y columnas.



Matriz de análisis de datos: Establece prioridades de temas, información, ideas, en base a criterios conocidos. Utiliza la combinación de dos herramientas istrativas: el diagrama de arbol y el diagrama matricial, reduciendo las opciones posibles a las mas eficientes y deseables.



Diagrama de flechas: Es la herramienta más utilizada dentro de una organización, mostrando los caminos para desarrollar una actividad y está determinada por un tiempo que establezca la distancia, entre una actividad y otra. Determina el tiempo mínimo en la realización de un proyecto



Diagrama del proceso de decisiones (PDPC): Identifica y registra todo lo que puede fallar en un proceso y permite mejorar la probabilidad de tener éxito en el proyecto.

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