Tipos De Documentos- Norma Icontec Ntc 185 6q6e2a

Buena noche profesora y compañeros. Partiendo del planteamiento con que se diseña esta guía (NORMA GTC-185 ICONTEC), cabe anotar que representa recomendaciones para elaborar diferentes tipos de documentos en las organizaciones ya que tienen en cuentan los aspectos generales de comunicación y presenta un orden para las partes de cada documento con base en el estilo y la presentación. Esta guía está dirigida a empresarios, directivos, instructores, asistes istrativos y secretarios y todas personas aquellas personas que estén involucradas con el documento. La guía GTC185 se emplea en:        

Cartas Memorandos Circulares Actas Informes Certificados y constancia Hoja de vida corporativa Mensajes electrónicos

Ejemplos: 1. CARTAS Comunicación escrita que se utiliza en las relaciones entre organización y personas naturales; igualmente, en las relaciones entre las organizaciones y sus empleados. En algunas entidades se denomina oficio.

La expedición de cartas está a cargo de funcionarios autorizados mediante acto istrativo o en el cumplimiento de sus funciones. Se recomienda elaborar las cartas en formato carta, oficio o A4, con logo, membrete y pie de página. PARTES DE LA CARTA

Código Lugar de origen y fecha de elaboración Destinatario Denominación o título académico Nombre del destinatario Cargo Organización Dirección Nombre del lugar de origen País Asunto Saludo Texto

Despedida Remitente y firmas responsables Líneas especiales Anexos Copias Identificación del transcriptor Páginas subsiguientes

2. CIRCULARES

Comunicación interna o externa de carácter general o normativa (disposiciones, normas, políticas) dirigida a varios destinatarios con el mismo contenido. Clases de circulares: -

Circular general se dirige a un grupo específico de personas. La carta circular está dirigida en forma personalizada.

CIRCULARES PARTES:

Encabezado Código Lugar de origen y fecha de elaboración Encabezamiento y destinatarios Asunto Saludo Texto Despedida Remitente y firmas responsables

Líneas especiales Identificación de páginas subsiguientes

3. CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS (Anexo F y G respectivamente)

Documento de carácter probatorio público o privado que asegura la veracidad y legalidad de un hecho o un acto solemne (acontecimiento acompañado de formalidades necesarias para la validez de un acto judicial, ceremonial, juramento o norma). Ejemplo: Pueden emitirse certificados de: Diploma conferido por una institución, asistencia a congresos, cursos y seminarios, documentos de identidad, calificaciones, registro civil o parroquial de nacimiento, bautizo o de defunción, becas, donaciones, exenciones, créditos, paz y salvos, resultados médicos, documentos de identidad, entre otros.

La constancia es un documento de carácter probatorio, que no requiere solemnidad, puede ser personal. Según el hecho o el acto, se clasifican en constancias para: tiempo de servicio, experiencia, salarios u honorarios, clases de trabajo, jornada laboral, cumplimiento de comisiones y comportamiento del trabajador, entre otros. MARGENES Superior 3 y 4 cm. Inferior 2 y 3 cm. izquierdo 3 y 4 cm. Derecho 2 y 3 cm.

ESTILOS Bloque Bloque extremo PARTES:

Número Fecha Cargo Identificación Texto Firmante Transcriptor Paginas subsiguientes.

4. ACTA (Anexo E) Documento en el que consta lo sucedido, tratado y acordado en una reunión.

Son documentos que adquieren valor istrativo, legal, jurídico e histórico desde el momento de su creación. Cada organización debe cumplir con lo ordenado en la legislación vigente y en algunos casos se debe registrar o presentar ante la entidad competente; en este caso el acta se debe elaborar en papel con membrete. Toda acta debe llevar el nombre del grupo que se reúne. Además, se debe aclarar si el carácter de la reunión es ordinario o extraordinario. Las actas se redactan en tiempo pasado, excepto las de descargo que deben redactarse en tiempo presente. CLASES DE ACTAS:

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Actas de comités. Actas del concejo municipal. Actas de consejos. Actas de junta directiva. Actas de asambleas. Actas de reuniones istrativas. Actas de levantamientos de cadáveres. Actas de baja de inventarios. Actas de eliminación de documentos. Actas de sociedades. Actas de entrega.

PARTES:

Título Denominación del documento y número Encabezamiento Lugar de origen y fecha de la reunión Hora Lugar Asistentes Representaciones Invitados Ausentes Orden del día Desarrollo Compromisos Convocatoria

Firmas, nombres y cargos Líneas especiales Páginas subsiguientes