Tutorial Pack Student Alterdata 373s6x
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- Words: 5,063
- Pages: 27
TREINAMENTO Visão Estar posicionada entre as maiores e melhores provedoras de solução de gestão empresarial do Brasil
Missão Desenvolvimento e fornecimento de soluções e serviços através de softwares para tornar nossos clientes mais eficazes
Política Estamos comprometidos com a melhora contínua no desenvolvimento de soluções tecnológicas compatíveis com a legislação e com as mais modernas técnicas de gestão proporcionando aos nossos clientes terem seus negócios mais eficientes e rentáveis
APOSTILA PARA O SISTEMA PACK STUDENT D E PA R TAM E N T O D E P E S S O A L
A Alterdata está entre as 200 maiores empresas de tecnologia do Brasil, segundo a revista Info EXAME em 2007
Novamente na lista das 200 maiores empresas de TI do país, publicada pelo Anuário Informática Hoje em 2007
Eleita uma das 100 melhores empresas para se trabalhar no Brasil e a 15ª do segmento TI & Telecom em 2007
A Alterdata está no seleto grupo de empresas de tecnologia com certificação de qualidade ISO 9001 do Brasil
Essa apostila poderá ser impressa e utilizada no treinam ento do sistema. Deverão ser utili zadas folhas de ofício no formato A4.
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Índice PACK STUDENT.................................................................................................................................3 INSTALAÇÃO DO SISTEMA PACK STUDENT.........................................................................3 WPHD..................................................................................................................................................5 CADASTROS BÁSICOS ...........................................................................................................5 WDP.....................................................................................................................................................9 EMPRESAS (Arquivo\ Tabelas\ Empresa\ Cadastro) ....................................................................9 DEPARTAMENTOS (Arquivo\ Tabelas\ Empresa\ Departamentos)..............................................9 SINDICATOS (Arquivos\ Tabelas\ Empresa\ Sindicatos) ............................................................10 VALE TRANSPORTE (Arquivo\ Tabelas\ Funcionários \ Vale Transporte)................................12 CONDUÇÕES...............................................................................................................................12 TRAJETOS....................................................................................................................................13 EVENTOS(Arquivos\ Tabelas\ Cálculos\ Eventos) ....................................................................13 PROCESSAMENTO..........................................................................................................................14 FOLHA DE ADIANTAMENTO...................................................................................................14 FÉRIAS..............................................................................................................................................16 RESCISÃO ........................................................................................................................................18 FOLHA DE PAGAMENTO...............................................................................................................20 SC * PT...............................................................................................................................................21 ANULAÇÃO DOS PROCESSOS.................................................................................................21 RELATÓRIOS....................................................................................................................................23 PROCESSOS.................................................................................................................................23 DIVERSOS....................................................................................................................................24 CAGED..........................................................................................................................................25 FGTS – SEFIP/GRF e GRRF........................................................................................................26
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PACK STUDENT Baseado em ações de sucesso absoluto realizada nos Estaddos por diversas empresas de TI, a Alterdata Software lança o Pack Student.
Com a atual globalização, onde a competitividade é cada vez mais acirrada, a Alterdata quebra alguns paradigmas e disponibiliza gratuitamente o seu principal sistema pensando em prepará-lo melhor e deixá-lo mais competitivo para o mercado de trabalho.
Com o uso do Pack Student você pode, durante o curso, pôr em prática todo o conteúdo ensinado com a mesma realidade de um escritório contábil. Assim, ao finalizar os estudos, você estará um o à frente de possíveis concorrentes a uma vaga, tendo conhecimento técnico e prático de sua área de formação.
O Pack Student é gratuito e possui e via e-mail, apostila e multimídias, sendo necessário apenas o cadastro no site para receber as informações para baixar o arquivo.
Existem limitações técnicas no produto, já que se destina somente ao aprendizado no sistema, sendo elas: número estipulado de empresas, quantidade de operações por empresa e quantidade de funcionários por empresa.
INSTALAÇÃO DO SISTEMA PACK STUDENT
Após fazer o do sistema Pack Student teremos que fazer a instalação. Vamos verificar o a o:
1º o – Clicar sobre o executável de instalação que você baixou. Onde irá apresentar a seguinte tela:
Após clicar no botão “Avançar” o sistema começará a fazer a instalação dos arquivos necessários.
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2º o – O sistema mostrará uma tela onde iremos informar o local para armazenamento da base de dados. O diretório " C: Fixo " estará como padrão. Basta clicar no botão "Iniciar instalação".
3° o - Ao terminar a instalação, o sistema mostrará uma tela para reiniciarmos o computador.
Após ter reiniciado a máquina, você irá notar que foi criado um ícone na sua área de trabalho. Este ícone é o “Alterdata PHD”. Veremos mais detalhes abaixo.
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WPHD CADASTROS BÁSICOS Devemos prestar bastante atenção no preenchimento de todos os cadastros do sistema WPHD, pois serão utilizados em vários locais dos sistemas da Alterdata, inclusive na validação de documentos legais junto à entidades do Governo. No momento do primeiro o ao sistema da Alterdata será necessário o preenchimento do Bureau, este por sua vez é o responsável pela contabilidade da empresa. Estes dados serão de grande importância para diversos relatórios gerados no sistema de Departamento Pessoal e são utilizados para a geração de documentos em meio magnético.
Após o preenchimento das informações do cadastro do bureau iremos verificar, dentre os cadastros básicos que estaremos explicando, a empresa no WPHD. Como podemos observar abaixo, temos a primeira aba no cadastro da Empresa, a opção de Básico. Nesta aba iremos colocar informações do endereço da empresa e atividade. Na parte inferior da tela temos a opção: “Trabalha com outro bureau?” Devemos marcar esta opção somente quando a empresa, no caso de Matriz e Filial, trabalhar com um contador diferente da empresa Matriz. Como por exemplo a Empresa Treinamento, que trabalha com o “X” e as demais filiais trabalham com este contador também, desta forma este cadastro poderá ser feito em Ferramentas >> Opções, no WPHD, pois será um cadastro Geral utilizado pelas demais empresas. Agora, caso uma determinada filial trabalhe com o contador “Y” devemos marcar esta opção, quando estivermos efetuando o cadastro desta empresa e habilitar uma nova aba para o preenchimento dos dados deste contador. O item: “Desativar esta empresa?”, como o próprio nome indica, não estará mais ativa para efetuar nenhuma movimentação ou processamento, entretanto, seus dados serão mantidos para futuras consultas.
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Nesta segunda aba, Complementar, iremos informar dados mais específicos da empresa, como por exemplo, o CNPJ, Natureza Jurídica, início das atividades. Vale a pena ressaltar que estas informações são gerais, ou seja, serão utilizados por todos os sistemas. Temos algumas informações mais específicas como a aba de “Informações para o Contábil” ou “Manad” que serão utilizadas por sistemas específicos. Temos ainda a aba “Observação”, que poderá ser utilizada pelo usuário no preenchimento de informações específicas da empresa, que não serão impressas em nenhum relatório, somente serão utilizados para uma consulta futura. E temos também a aba “Logotipo” onde o usuário poderá adicionar o logotipo da empresa para que seja impressa nos relatórios. Ainda no cadastro da empresa, será necessário informar os sócios da empresa, para isso, primeiramente, precisamos efetuar o cadastro dos sócios, em seguida, poderemos vincular o sócio à empresa.
Nesta vinculação é importante verificarmos os campos “responsável pelo CNPJ”, pois o sócio que estiver com esta opção marcada será o nome dele que estará sendo impressa nos relatórios como RESCISÃO (Wdp), Balancetes (Wcont). Outro campo importante é o “Valor Pró-labore” e “Indexador”, preenchendo os 2 campos o sistema estará multiplicando o valor do Pró-labore pelo valor do indexador encontrado para calcular o valor que o sócio irá efetuar a retirada, está calculada no sistema Winss.
Temos os campos de “issão/Entrada”, “CBO 2002”, “Cód. Retenção do IR”, como campos importantes a serem preenchidos, pois serão utilizados em outros sistemas.
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Existem outros diversos cadastros que devem ser preenchidos, como por exemplo a tabela de “INDEXADORES”, “IRRF”, pois são dados que devem ser atualizados sempre que houver modificações, dados estes que o usuário deverá verificar para informar o seu valor. Como podemos verificar abaixo, temos o cadastro dos indexadores, que é utilizado para definirmos determinadas cotações, que serão utilizadas em vários sistemas da linha Pack. Para o sistema Departamento Pessoal iremos utilizar o indexador Salário Mínimo, pois esta cotação é utilizada no processamento da folha de pagamento. Na primeira tela, iremos selecionar o indexador e clicar no menu “Cotações”.
OBS.: O sistema emitirá a seguinte mensagem: “A Alterdata não se responsabiliza pelo uso indevido de novos indexadores cadastrados e respectivas cotações, assim como qualquer alteração efetuada nos já existentes. Na tela abaixo iremos clicar no ícone de “Novo Cadastro” e colocar as seguintes informações: Data e valor. No campo “Configurações de projeção” podemos definir até quando este indexador terá este valor, se a projeção é Mensal ou Diário e o selecionar o dia.
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Temos que cadastrar também a tabela do IRRF (Imposto de Renda Retido na Fonte). Esses valores serão utilizados para deduzir do funcionário o IRRF. Conforme as telas abaixo podemos verificar como é feito o cadastramento dos valores, percentual de alíquota e valor do desconto.
Conforme visto na tela acima esses valores são pré- determinados pelo Governo Federal, podendo pegar essas informações no site da Secretária da Receita Federal. www.receita.fazenda.gov.br
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WDP EMPRESAS (Arquivo\ Tabelas\ Empresa\ Cadastro) Após efetuado o cadastramento da empresa no WPHD será necessário a vinculação e o preenchimento dos dados complementares no sistema Wdp. Nesta primeira aba, Geral, temos diversos campos que devemos prestar bastante atenção para realizar o seu preenchimento de maneira correta para que não ocasione problemas no futuro. Dos campos mostrados abaixo, é importante ressaltar o “FPAS”, “COD. TERCEIROS”, “CONVÊNIO”, “CÓDIGO RAT”, “RAT”, “COD. DE REC. GPS”; campos esses que serão utilizados na validação de relatórios legais junto a entidades do Governo e no processamento da folha.
Temos também o campo de “E-mails dos usuários que devem receber os relatórios”, este é utilizado pelo Document Center para o envio dos relatórios. Ainda, referente o Document Center, um sistema criado pela Alterdata para o envio e recebimento de documentos. Através deste sistema o usuário poderá enviar Folhas de Pagamento, Contra-cheques, Recibos de férias, rescisão, todos os relatórios que o usuário queira enviar para outra pessoa. Desta forma, estará economizando o custo da impressão e entrega dos documentos e estará agilizando todos os processos que dependem da aceitação do cliente. Todos as demais abas são importantes para determinados relatórios do sistema, como por exemplo, a aba “FGTS”, a aba “GRCS/CAGED”, “RAIS”... é necessário a máxima atenção no preenchimento destas opções. DEPARTAMENTOS (Arquivo\ Tabelas\ Empresa\ Departamentos) Como podemos observar abaixo, há campos que não precisam ser preenchidos, como as informações de endereço. Estes campos serão informados caso o Departamento seja alocado em outro local diferente da empresa.
Podemos utilizar como exemplo um Departamento Tomador, para isso se faz necessário marcar as opções conforme determinado pela empresa, no campo “Imprime por Depto – Tomador / Obra” e o preenchimento dos demais campos.
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Outros campos que também podem ser utilizados, mas somente no caso de organização, é o campo de “Analítico”, “Sintético” e “Classificação”. Através destes campos o usuário poderá determinar os Departamentos gerais, que não terão nenhum funcionário vinculado, podemos tomar como exemplo o departamento de e da Alterdata, teríamos um nome geral E (sintético, e com a classificação “1”) e dentro do e temos a ramificação dos setores como “E PACK”, “E WSHOP”, “E ERP”, conforme representado abaixo. 1 1.01 1.02 1.03
- e - e Pack - e Shop - e ERP
(S) (A) (A) (A)
Na aba “Informações Adicionais” temos alguns itens mais específicos sobre o departamento, informações importantes que irão facilitar no preenchimento de determinadas informações, tais como a opção de “O Depart. Trabalha com Adiantamento?”, com esta opção o usuário poderá atribuir um percentual de adiantamento que todos os funcionários, deste departamento, irão receber.
SINDICATOS (Arquivos\ Tabelas\ Empresa\ Sindicatos) No cadastro do sindicato será necessário o preenchimento de todas as informações, pois estas informações serão utilizadas no pagamento da GRCSU, no caso do sindicato dos trabalhadores. Com estas informações poderá gerar a boleta para efetuar o pagamento.
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FUNCIONÁRIO (Arquivos\ Tabelas\ Funcionário\ Cadastro) O cadastro do funcionário é um dos principais cadastros no departamento pessoal, com base nestas informações que os processamentos serão realizados, é muito importante ter o máximo de atenção para preenchimento destes cadastros. Nesta primeira aba nós temos as informações gerais do funcionário, como Endereço, Estado Civil, Sexo, Filiação... Alguns campos são utilizados para o sistema de Ponto Eletrônico da Alterdata, como por exemplo o “Nome Curto / Apelido” e “Cartão de Ponto”.
Na segunda aba, “Dados Contratuais”, temos informações específicas sobre a contratação do funcionário, ou seja, informações como Data de issão, Vencimento de Experiência, categoria... Na terceira aba, “Informações da Folha”, como o próprio nome já sugere, são informações utilizadas para compor a folha de pagamento do funcionário. Temos o Departamento (Temos que ter pelo menos um departamento cadastrado. Ex.: Departamento Geral, onde iremos vincular todos os funcionários), a função sindicato, o valor do Salário Base do funcionário, minutos por dia do funcionário, o percentual de Vale Transporte, se irá receber o adiantamento, tipo de processamento da folha (essa informação é muito importante, pois é através dela que iremos verificar se o funcionário é: Horista, Mensalista, etc). São informações utilizadas no momento do processamento, para apurar o valor que o funcionário irá receber na folha de pagamento ou na folha de adiantamento, caso o funcionário receba.
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Na quarta aba, “Documento”, é onde será preenchido todas os documentos do funcionário, como por exemplo: “F”, “Identidade”, “Pis / Pasep”. Na quinta aba, “Informações Adicionais”, estaremos informando dados complementares para o processamento da folha de pagamento e outras informações. Na primeira sub-aba, “agens”, o usuário poderá informar a agem que o funcionário recebe; Na sub-aba “Eventos”, o usuário ira informar os eventos FIXOS que o funcionário irá receber, evento que não depende de nenhum valor manual para ser calculado, como por exemplo, Insalubridade, periculosidade. Basta informar o evento, que será calculado na folha de pagamento.
Na sub-aba “Complemento” deverá ser informado as informações para o Bank-folha, caso a empresa trabalhe com este sistema. Este sistema foi desenvolvido para facilitar o depósito na conta do funcionário, irá verificar os valores que ele tem a receber e em seguida irá gerar um arquivo para que o banco efetue o depósito na conta do funcionário. Na sub-aba “Vale-Refeição” deverá informar o numero do cartão do funcionário e adicionar o tipo de vale que ele tem direito, para que o sistema possa gerar a solicitação para ser enviada à empresa responsável. Por fim, na aba “Outras informações”, são informações complementares ao funcionário.
VALE TRANSPORTE (Arquivo\ Tabelas\ Funcionários \ Vale Transporte) CONDUÇÕES Para o cadastramento do Vale-transporte é necessário o cadastro das conduções (tarifas), que corresponde ao valor de cada percurso feito em cada trajeto, ou seja, do local “X” até o local “Y” o valor é de R$ 1,20, neste caso será necessário cadastrar primeiramente este valor da tarifa para que depois efetue o cadastro do trajeto. Como podemos observar acima, dependendo da forma de pagamento da empresa, mensal ou diário, irá definir como será utilizado estas agens. Será necessário informar a forma de condução e o tipo de distribuição, caso seja por meio magnético (cartão), será necessário informar o código da cidade para que possa efetuar o envio destas informações para o orgão responsável para efetuar o depósito dos créditos no cartão.
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Após o preenchimento destas informações, basta adicionar o valor da agem correspondente ao período, ou seja, de 01/01/2005 a 31/12/2005 – R$ 1,20, a data será de acordo com as empresas de ônibus, correspondente ao período que efetuam os reajustes TRAJETOS Após termos efetuado o cadastramento das conduções, será necessário a vinculação dentro do trajeto e complementar as informações. Como o valor da tarifa foi definido como mensal, devemos informar data inicial e data final do mês correspondente, em seguida, informar o tipo de trajeto (casa/trabalho ou trabalho/casa), vincular a tarifa correspondente e informar a quantidade diária de vale transporte que utiliza para o tipo do trajeto informado, ou seja, quantas agens utiliza para ir de casa/trabalho ou trabalho/casa. Os dias úteis poderá ser informado aqui, entretanto, também pode ser informado no momento do processamento da folha de pagamento.
EVENTOS(Arquivos\ Tabelas\ Cálculos\ Eventos) Quando o cliente adquire o sistema WDP, neste já se encontram os arquivos de fórmulas no padrão ALTERDATA, os quais possibilitam de imediato o cálculo de Folha, Férias e Rescisão. Todavia, estamos dia-a-dia encontrando mais e mais clientes com necessidades ESPECÍFICAS e isto tem sido enriquecedor para nós, pois estamos verificando que muitos cálculos que antes pareciam impossíveis, hoje já são realidade. Estamos verificando abaixo o evento 001 – Salário Base, que corresponde o evento que será calculado para todos os funcionários para pagamento do salário. Como podemos observar, existe fórmula somente para o campo folha, Maior Rem. Rescisão, Maior Rem. Férias e Maior Rem. 13º, ou seja, será calculado somente nestas situações.
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O evento do campo folha, que corresponde a SC * PT, significa que o sistema irá considerar como salário base o salário contratual informado no cadastro do funcionário dividindo-o pelos minutos trabalhados, também informado no cadastro do funcionário e multiplicando-o pelo período trabalho, sendo que em minutos também. Exemplo: Salário Contratual: 369,60 Período trabalhado: 01/01/99 a 31/01/99 => 30 dias Minutos trabalhados por dia: 440 => ( 440 * 30 = 13.200 ) Cálculo: Achar o valor por minuto trabalhado: 369,60 / 13200 = 0,028 ( o minuto trabalhado) Achar o valor dos minutos trabalhados no período: 0,028 * 13.200 = 369,60. Neste caso, o salário base do funcionário será 369,60. Cada novo evento que o usuário precise poderá entrar em contato com o setor de e da Alterdata para efetuar a criação do mesmo.
PROCESSAMENTO FOLHA DE ADIANTAMENTO
1º
2º
3º
Percentual no cadastro do funcionário
Processamento
A c umulados
Visualizar a Folha de Adiantamento
1ª ETAPA:
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Nesta primeira etapa é primordial para o processamento da folha de pagamento para os funcionários, ser configurado no cadastro do funcionário, na aba “Informações da Folha”, se o funcionário irá receber o adiantamento, caso sim, o valor que terá direito.
2ª ETAPA: Após ter definido os funcionários que irão receber o adiantamento e o percentual, o usuário deverá ar Processos\ Cálculos\ Gerais, em seguida selecionar a opção de adiantamento para que possa definir o período que estará processando esta folha.
3ª ETAPA: Após definido estas informações, o usuário poderá efetuar o processamento destas informações para que em seguida possa efetuar a geração da folha de adiantamento. Para verificar estes dados o usuário poderá ar a opção de Consulta\ Acumulados.
Neste local os valores poderão ser modificados, efetuando desta forma qualquer ajuste, caso se faça necessário e não possa efetuar o cancelamento da folha de adiantamento. E como podemos observar abaixo, neste local poderá ser visualizado informações de Folha de pagamento, adiantamento, férias.... Todos os processos realizados para os funcionários.
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FÉRIAS 1
Previsão de Férias
2
Processamento
3
Verificação dos Eventos
4 GFIP
1ª ETAPA:
A c umulados
GPS
Visualizar as Férias
Nesta primeira etapa do processamento das férias estaremos verificando a previsão de férias em Relatórios \ Gerenciais\ Previsão. Estaremos verificando os funcionários que estarão dobrando ou até triplicando as férias para efetuarmos primeiro o cálculo destes funcionários.
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Após verificamos estas informações iremos efetuar o processamento das férias.
2ª ETAPA: Em processos\ Cálculos\ Férias iremos efetuar o processamento das férias do funcionário, informando o período de referência para que o sistema efetue o cálculo das férias.
Após a configuração das informações, poderá efetuar o processamento das férias. Durante este processamento o sistema estará verificando todos os eventos e as fórmulas para o calculo das férias.
3ª ETAPA: Com base nas informações movimentadas e configuradas para os funcionários, será realizado o processamento, neste momento o sistema estará verificando todos os eventos que os funcionários têm direito, e irá aplicar os respectivos valores nas formulas dos eventos ( que estão em Arquivos >> Tabelas >> Cálculos >> Eventos).
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4ª ETAPA: Após a apuração de todos Proventos e Descontos, os valores serão armazenados nos acumulados ( Consulta >> Acumulados) que à partir deste local serão visualizadas as férias, gerando os relatórios legais como GPS, GFIP. Neste local os valores poderão ser modificados, efetuando desta forma qualquer ajuste, caso se faça necessário e não possa efetuar o cancelamento das férias. E como podemos observar abaixo, neste local poderá ser visualizado informações de Folha de pagamento, adiantamento, férias.... Todos os processos realizados para os funcionários.
RESCISÃO
1
Processamento
2
Verificação dos Eventos
3 GFIP
A c umulados
GPS
Visualizar a Rescisão
1ª ETAPA: Para efetuarmos o processamento da rescisão, devemos ir em Relatórios \ Cálculos\ Rescisão, neste local iremos efetuar o período, a causa do evento, aviso (caso tenha) e demais informações para que o sistema efetue o cálculo automático da rescisão do funcionário.
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2ª ETAPA: Após as configurações das informações anteriores, o sistema irá efetuar a verificação dos eventos que serão calculados para o funcionário e serão demonstrados conforme figura abaixo.
O usuário poderá adicionar, editar ou excluir determinado evento. Para que os valores saiam corretamente, é importante a atenção no momento da criação e configuração dos eventos. 3ª ETAPA: Após a apuração de todos Proventos e descontos os valores serão armazenados nos acumulados (Consulta >> Acumulados), que a partir deste local será visualizada a rescisão, gerando os relatórios legais como GPS, GFIP. Neste local os valores poderão ser modificados, efetuando desta forma qualquer ajuste caso se faça necessário e não possa efetuar o cancelamento da rescisão. E como podemos observar abaixo, neste local poderá ser visualizado informações da Folha de pagamento, adiantamento, férias.... Todos os processos realizados para os funcionários.
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FOLHA DE PAGAMENTO 1
2
3
Movimento individual
Processamento
Verificação dos Eventos
4 GFIP
A c umulados
GPS
Visualizar a Folha de Pagamento
1ª ETAPA: Nesta primeira etapa temos uma das partes fundamentais para o processamento da folha de Pagamento. Pois é, com base nestas informações, que os eventos variados serão calculados, com isso é muito importante ter o máximo cuidado ao efetuar os lançamentos para evitar qualquer divergência e resultar numa diferença na apuração final dos tributos. Primeiramente é necessário verificar a forma que será efetuado o lançamento do evento variado, pois este lançamento poderá ser feito de forma INDIVIDUAL ou GERAL. Para isto, basta ar Processos >> Movimento >> Lançamento e nesta opção definir como será efetuado o Lançamento do evento variado. Após definir a forma, deverá ser definido o tipo de processamento (folha, férias, Rescisão...), em seguida o período que este evento será calculado. Com isso, após todas as configurações necessárias já realizadas, o usuário deverá informar O funcionário, o Evento e definir os campos que serão lançados (conforme exemplo abaixo).
2ª ETAPA: Após ter sido definido os eventos que os funcionários irão receber, os afastamentos e demais informações, será efetuado o processamento da folha de pagamento. Com base em todos os cadastros dos funcionários, deverá ser verificado a forma de processamento da folha (SEMANAL, QUINZENAL, HORISTA, MENSAL) pois, com base nestas informações, o sistemas irá saber como proceder no calculo dos Proventos e Descontos que o funcionário terá direito.
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Após definido tipo de processamento, será necessário configurar o período de processamento, a data de pagamento (importante para os processamentos das obrigações legais), os dias úteis para cálculo do Repouso (lembrando que este ítem será utilizado quando os funcionários tiverem que receber Horá extra e/ou comissão) e os dias úteis para Vale Transporte (onde o sistema irá verificar, com base nos tipos de agens configuradas para cada funcionário, como irá proceder para o desconto dos funcionários que recebem).
3ª ETAPA: Com base nas informações movimentadas e configuradas para os funcionários, será realizado o processamento, neste momento o sistema estará verificando todos os eventos que os funcionários têm direito, e irá aplicar os respectivos valores nas fórmulas dos eventos ( que estão em Arquivos >> Tabelas >> Cálculos >> Eventos). Como, por exemplo, o Evento 001 – Salário Base. A fórmula deste evento consiste em verificar o salário contratual (sc) informado no cadastro do funcionário e o período trabalhado (PT), que consiste em 13200 MINUTOS.
SC * PT 4ª ETAPA: Após a apuração de todos os proventos e descontos os valores serão armazenados nos acumulados ( Consulta >> Acumulados), que à partir deste local serão visualizadas as folhas de pagamentos, gerando os relatórios legais como GPS, GFIP. Neste local os valores poderão ser modificados, efetuando desta forma qualquer ajuste, caso se faça necessário e não possa efetuar o cancelamento da folha de pagamento. E como podemos observar abaixo, neste local poderá ser visualizado informações de Folha de pagamento, adiantamento, férias.... todos os processos realizados para os funcionários.
ANULAÇÃO DOS PROCESSOS
Após efetuarmos todos os processos, se por acaso durante a conferência o usuário encontre algum problema nos valores apresentados pelo sistema, alguma diferença, o usuário poderá anular o processamento deste funcionário que encontrou a divergência ou de todos os funcionários. Este procedimento é bem simples, primeiramente devemos verificar em ferramentas\ opções como está configurado a forma de anular os processos.
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Para que possamos efetuar a anulação dos processos por funcionários ou pela empresa toda, deverá estar marcada a opção: “Por Depto. e funcionário”. Agora iremos em Processos\ Anulação e como podemos observar na imagem abaixo, estará sendo demonstrado todos os processos efetuados para a empresa selecionada.
Após selecionarmos com um duplo clique o processamento que estamos querendo anular, irá aparecer uma nova tela onde poderemos selecionar o departamento e/ou funcionário que queremos anular. Após esta informação, poderemos cancelar o processamento e em seguida poderemos gerar novamente.
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RELATÓRIOS PROCESSOS Uma importante forma de consultar os valores apurados pelos sistemas é através dos relatórios dos processos do sistema. Através destes relatórios poderemos verificar as informações de folha de pagamento, adiantamento, férias, rescisão.
Tomando como exemplo a folha de pagamento, como podemos verificar abaixo, será gerado as Informações da folha de pagamento, informações referente o líquido da folha, podendo selecionar um ou todos os funcionários. Neste local podemos gerar o recibo de cada funcionário, enfim, podemos gerar informações diversas sobre os funcionários e suas movimentações, assim como para férias, rescisão e dentre outros relatórios. Abaixo um exemplo do recibo de pagamento gerado pelo sistema.
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RELATÓRIOS DIVERSOS Um dos mais interessantes relatórios que temos é o módulo de relatórios diversos, através deste módulo podemos gerar diversas informações, associadas a várias situações encontradas, ou requeridas, pelo usuário.
Podemos gerar informações sobre as etiquetas de CTPS, o CAT, informações de férias vencidas, advertência disciplinar, enfim, podemos gerar diversos relatórios, dentre os já criados pela Alterdata, e ainda podemos criar o próprio relatório.
Para isso, podemos informar quais campos queremos visualizar no relatório e podemos também configurar o layout da tela.
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CAGED Iremos verificar agora um dos relatórios legais que podem ser gerados no sistema. Para a geração das informações do CAGED é muito importante o preenchimento correto das informações do Bureau. Para conferir estas informações basta ar no sistema WDP, Arquivos>> tabelas>> Empresas>> Bureau Cadastro. Neste local iremos verificar algumas informações que foram cadastradas anteriormente, no momento do o ao sistema WPHD pela primeira vez.
Informado corretamente estas informações da aba dados e da Aba CAGED demonstrada abaixo.
Após verificado estas informações, e os dados dos Funcionários estarem preenchidos devidamente, poderemos gerar o arquivo do CAGED sem nenhum problema.
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FGTS – SEFIP/GRF e GRRF Antes de fazer a geração da SEFIP é fundamental que sejam feitas algumas conferências no sistema, para que durante o processo de validação do arquivo não seja apresentada nenhuma inconsistência. Para efetuar essas verificações, proceda conforme orientação a seguir: 1 – SISTEMA WPHD Alterdata. 1.1 - Cadastro de Bureau É importante verificar o preenchimento dos seguinte campos: Nome do Responsável / Endereço / CEP / Telefone 1.2 - Módulo Empresas - Cadastro de Empresas. No cadastro de empresas, o usuário verificará se todos os dados estão preenchidos corretamente, principalmente o CGC, telefone, CEP e o CNAE - com 7 dígitos, conforme nova tabela de CNAE-Fiscal. 1.3 - Módulo Sócios - Cadastro de Sócios No cadastro dos sócios o usuário verificará se todos os dados estão preenchidos corretamente, principalmente nome, CBO e data de nascimento. Dê um duplo clique sobre o sócio desejado e o sistema apresentará a tela de cadastro contendo os campos para preenchimento das informações mencionadas.
2 – SISTEMA WINSS Alterdata. 2.1 - Cadastro de Contribuintes Para que o usuário informe este número, deve-se ar o sistema WINSS Alterdata e encaminhar-se ao módulo Arquivo>Tabelas>Contribuintes. Após, deve-se informar a empresa desejada, no campo "Tipo de Contribuinte", marcar a opção "Sócios" e dará um duplo clique no sócio desejado, onde abrirá uma tela com diversos campos e na “Aba - Dados Principais” o usuário preencherá o campo "Matrícula" que refere-se ao número da matricula individual no INSS (CI), lembrando que este campo deve ser informado corretamente para não ocasionar inconsistências na validação da GFIP. 2.2 – Configuração Para que o usuário possa efetuar as configurações necessárias, deve-se ar o sistema WINSS Alterdata e encaminharse ao módulo Ferramentas>Opções, informando os seguintes campos corretamente: Aba Dados - Nesta aba o usuário informará os campos: Alíquota Empregador, Alíquota Autônomo/Sócio, Valor Mínimo, Alíquota FGTS, Percentual de Dedução e Limite da Dedução mensal. Aba Movimento - Nesta aba o usuário informará todos os eventos corretamente para que o sistema efetue os cálculos com sucesso para a geração da GFIP. Após efetuar todos os procedimentos acima citados, se faz necessário a movimentação da folha em Movimentos>Folha e o processamento dos valores em Processos>Cálculos do contribuinte desejado. 3 – SISTEMA WDP Alterdata. 3.1 - Cadastro de Empresas O usuário deve-se encaminhar ao módulo Arquivo>Tabelas>Empresa>Cadastro e verificar se todos os dados da empresa desejada estão preenchidos corretamente, principalmente FPAS, código de terceiros e código GPS, que localizam-se na Aba - Geral. 3.2 - Cadastro de Funcionários O usuário deve-se encaminhar ao módulo Arquivo>Tabelas>Funcionários>Cadastro e verificar se todos os campos abaixo estão devidamente preenchidos, pois são fundamentais para a validação da GFIP. São eles: # Nome do Funcionário Na Aba - Dados Cadastrais: # Data de Nascimento Na Aba - Documentos: # PIS/PASEP # Número/série da CTPS # Data de Opção Na Aba - Dados Contratuais: # Data de issão # Tipo de Categoria # Tipo de Ocorrência Na Aba - Informações da Folha: # CBO >> Esta informação tem ligação com o cadastro de Funções. 3.3 - Movimentação GFIP / GPS O usuário deve-se encaminhar ao módulo Relatórios>Legais>Movimentos>GFIP / GPS e informar os valores e dados desejados, para saírem na GFIP.
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Neste módulo o usuário informará os seguintes dados complementares: - Alteração do CNAE - Alteração do Endereço - Percentual de Isenção de Filantropia - Valor pago para cooperativa de trabalho - Comercialização Produção Rural - Evento Desportivo/Patrocínio - Compensação Previdência Social - Valor Retido GPS - Valor Percentual INSS Após a verificação destas informações poderá efetuar a geração do arquivo da SEFIP.
INSS/GPS Este módulo será utilizado para a impressão das guias da Previdência Social (GPS) e do Relatório de Conferência do INSS, por empresa ou por funcionário. A impressão deverá ser realizada após o processamento da Folha de Pagamento do mês, bem como das Férias e das Rescisões pertinentes ao período de referência. É indicada a impressão dos relatórios de conferência antes da impressão das guias para pagamento.
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Missão Desenvolvimento e fornecimento de soluções e serviços através de softwares para tornar nossos clientes mais eficazes
Política Estamos comprometidos com a melhora contínua no desenvolvimento de soluções tecnológicas compatíveis com a legislação e com as mais modernas técnicas de gestão proporcionando aos nossos clientes terem seus negócios mais eficientes e rentáveis
APOSTILA PARA O SISTEMA PACK STUDENT D E PA R TAM E N T O D E P E S S O A L
A Alterdata está entre as 200 maiores empresas de tecnologia do Brasil, segundo a revista Info EXAME em 2007
Novamente na lista das 200 maiores empresas de TI do país, publicada pelo Anuário Informática Hoje em 2007
Eleita uma das 100 melhores empresas para se trabalhar no Brasil e a 15ª do segmento TI & Telecom em 2007
A Alterdata está no seleto grupo de empresas de tecnologia com certificação de qualidade ISO 9001 do Brasil
Essa apostila poderá ser impressa e utilizada no treinam ento do sistema. Deverão ser utili zadas folhas de ofício no formato A4.
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Índice PACK STUDENT.................................................................................................................................3 INSTALAÇÃO DO SISTEMA PACK STUDENT.........................................................................3 WPHD..................................................................................................................................................5 CADASTROS BÁSICOS ...........................................................................................................5 WDP.....................................................................................................................................................9 EMPRESAS (Arquivo\ Tabelas\ Empresa\ Cadastro) ....................................................................9 DEPARTAMENTOS (Arquivo\ Tabelas\ Empresa\ Departamentos)..............................................9 SINDICATOS (Arquivos\ Tabelas\ Empresa\ Sindicatos) ............................................................10 VALE TRANSPORTE (Arquivo\ Tabelas\ Funcionários \ Vale Transporte)................................12 CONDUÇÕES...............................................................................................................................12 TRAJETOS....................................................................................................................................13 EVENTOS(Arquivos\ Tabelas\ Cálculos\ Eventos) ....................................................................13 PROCESSAMENTO..........................................................................................................................14 FOLHA DE ADIANTAMENTO...................................................................................................14 FÉRIAS..............................................................................................................................................16 RESCISÃO ........................................................................................................................................18 FOLHA DE PAGAMENTO...............................................................................................................20 SC * PT...............................................................................................................................................21 ANULAÇÃO DOS PROCESSOS.................................................................................................21 RELATÓRIOS....................................................................................................................................23 PROCESSOS.................................................................................................................................23 DIVERSOS....................................................................................................................................24 CAGED..........................................................................................................................................25 FGTS – SEFIP/GRF e GRRF........................................................................................................26
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PACK STUDENT Baseado em ações de sucesso absoluto realizada nos Estaddos por diversas empresas de TI, a Alterdata Software lança o Pack Student.
Com a atual globalização, onde a competitividade é cada vez mais acirrada, a Alterdata quebra alguns paradigmas e disponibiliza gratuitamente o seu principal sistema pensando em prepará-lo melhor e deixá-lo mais competitivo para o mercado de trabalho.
Com o uso do Pack Student você pode, durante o curso, pôr em prática todo o conteúdo ensinado com a mesma realidade de um escritório contábil. Assim, ao finalizar os estudos, você estará um o à frente de possíveis concorrentes a uma vaga, tendo conhecimento técnico e prático de sua área de formação.
O Pack Student é gratuito e possui e via e-mail, apostila e multimídias, sendo necessário apenas o cadastro no site para receber as informações para baixar o arquivo.
Existem limitações técnicas no produto, já que se destina somente ao aprendizado no sistema, sendo elas: número estipulado de empresas, quantidade de operações por empresa e quantidade de funcionários por empresa.
INSTALAÇÃO DO SISTEMA PACK STUDENT
Após fazer o do sistema Pack Student teremos que fazer a instalação. Vamos verificar o a o:
1º o – Clicar sobre o executável de instalação que você baixou. Onde irá apresentar a seguinte tela:
Após clicar no botão “Avançar” o sistema começará a fazer a instalação dos arquivos necessários.
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2º o – O sistema mostrará uma tela onde iremos informar o local para armazenamento da base de dados. O diretório " C: Fixo " estará como padrão. Basta clicar no botão "Iniciar instalação".
3° o - Ao terminar a instalação, o sistema mostrará uma tela para reiniciarmos o computador.
Após ter reiniciado a máquina, você irá notar que foi criado um ícone na sua área de trabalho. Este ícone é o “Alterdata PHD”. Veremos mais detalhes abaixo.
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WPHD CADASTROS BÁSICOS Devemos prestar bastante atenção no preenchimento de todos os cadastros do sistema WPHD, pois serão utilizados em vários locais dos sistemas da Alterdata, inclusive na validação de documentos legais junto à entidades do Governo. No momento do primeiro o ao sistema da Alterdata será necessário o preenchimento do Bureau, este por sua vez é o responsável pela contabilidade da empresa. Estes dados serão de grande importância para diversos relatórios gerados no sistema de Departamento Pessoal e são utilizados para a geração de documentos em meio magnético.
Após o preenchimento das informações do cadastro do bureau iremos verificar, dentre os cadastros básicos que estaremos explicando, a empresa no WPHD. Como podemos observar abaixo, temos a primeira aba no cadastro da Empresa, a opção de Básico. Nesta aba iremos colocar informações do endereço da empresa e atividade. Na parte inferior da tela temos a opção: “Trabalha com outro bureau?” Devemos marcar esta opção somente quando a empresa, no caso de Matriz e Filial, trabalhar com um contador diferente da empresa Matriz. Como por exemplo a Empresa Treinamento, que trabalha com o “X” e as demais filiais trabalham com este contador também, desta forma este cadastro poderá ser feito em Ferramentas >> Opções, no WPHD, pois será um cadastro Geral utilizado pelas demais empresas. Agora, caso uma determinada filial trabalhe com o contador “Y” devemos marcar esta opção, quando estivermos efetuando o cadastro desta empresa e habilitar uma nova aba para o preenchimento dos dados deste contador. O item: “Desativar esta empresa?”, como o próprio nome indica, não estará mais ativa para efetuar nenhuma movimentação ou processamento, entretanto, seus dados serão mantidos para futuras consultas.
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Nesta segunda aba, Complementar, iremos informar dados mais específicos da empresa, como por exemplo, o CNPJ, Natureza Jurídica, início das atividades. Vale a pena ressaltar que estas informações são gerais, ou seja, serão utilizados por todos os sistemas. Temos algumas informações mais específicas como a aba de “Informações para o Contábil” ou “Manad” que serão utilizadas por sistemas específicos. Temos ainda a aba “Observação”, que poderá ser utilizada pelo usuário no preenchimento de informações específicas da empresa, que não serão impressas em nenhum relatório, somente serão utilizados para uma consulta futura. E temos também a aba “Logotipo” onde o usuário poderá adicionar o logotipo da empresa para que seja impressa nos relatórios. Ainda no cadastro da empresa, será necessário informar os sócios da empresa, para isso, primeiramente, precisamos efetuar o cadastro dos sócios, em seguida, poderemos vincular o sócio à empresa.
Nesta vinculação é importante verificarmos os campos “responsável pelo CNPJ”, pois o sócio que estiver com esta opção marcada será o nome dele que estará sendo impressa nos relatórios como RESCISÃO (Wdp), Balancetes (Wcont). Outro campo importante é o “Valor Pró-labore” e “Indexador”, preenchendo os 2 campos o sistema estará multiplicando o valor do Pró-labore pelo valor do indexador encontrado para calcular o valor que o sócio irá efetuar a retirada, está calculada no sistema Winss.
Temos os campos de “issão/Entrada”, “CBO 2002”, “Cód. Retenção do IR”, como campos importantes a serem preenchidos, pois serão utilizados em outros sistemas.
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Existem outros diversos cadastros que devem ser preenchidos, como por exemplo a tabela de “INDEXADORES”, “IRRF”, pois são dados que devem ser atualizados sempre que houver modificações, dados estes que o usuário deverá verificar para informar o seu valor. Como podemos verificar abaixo, temos o cadastro dos indexadores, que é utilizado para definirmos determinadas cotações, que serão utilizadas em vários sistemas da linha Pack. Para o sistema Departamento Pessoal iremos utilizar o indexador Salário Mínimo, pois esta cotação é utilizada no processamento da folha de pagamento. Na primeira tela, iremos selecionar o indexador e clicar no menu “Cotações”.
OBS.: O sistema emitirá a seguinte mensagem: “A Alterdata não se responsabiliza pelo uso indevido de novos indexadores cadastrados e respectivas cotações, assim como qualquer alteração efetuada nos já existentes. Na tela abaixo iremos clicar no ícone de “Novo Cadastro” e colocar as seguintes informações: Data e valor. No campo “Configurações de projeção” podemos definir até quando este indexador terá este valor, se a projeção é Mensal ou Diário e o selecionar o dia.
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Temos que cadastrar também a tabela do IRRF (Imposto de Renda Retido na Fonte). Esses valores serão utilizados para deduzir do funcionário o IRRF. Conforme as telas abaixo podemos verificar como é feito o cadastramento dos valores, percentual de alíquota e valor do desconto.
Conforme visto na tela acima esses valores são pré- determinados pelo Governo Federal, podendo pegar essas informações no site da Secretária da Receita Federal. www.receita.fazenda.gov.br
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WDP EMPRESAS (Arquivo\ Tabelas\ Empresa\ Cadastro) Após efetuado o cadastramento da empresa no WPHD será necessário a vinculação e o preenchimento dos dados complementares no sistema Wdp. Nesta primeira aba, Geral, temos diversos campos que devemos prestar bastante atenção para realizar o seu preenchimento de maneira correta para que não ocasione problemas no futuro. Dos campos mostrados abaixo, é importante ressaltar o “FPAS”, “COD. TERCEIROS”, “CONVÊNIO”, “CÓDIGO RAT”, “RAT”, “COD. DE REC. GPS”; campos esses que serão utilizados na validação de relatórios legais junto a entidades do Governo e no processamento da folha.
Temos também o campo de “E-mails dos usuários que devem receber os relatórios”, este é utilizado pelo Document Center para o envio dos relatórios. Ainda, referente o Document Center, um sistema criado pela Alterdata para o envio e recebimento de documentos. Através deste sistema o usuário poderá enviar Folhas de Pagamento, Contra-cheques, Recibos de férias, rescisão, todos os relatórios que o usuário queira enviar para outra pessoa. Desta forma, estará economizando o custo da impressão e entrega dos documentos e estará agilizando todos os processos que dependem da aceitação do cliente. Todos as demais abas são importantes para determinados relatórios do sistema, como por exemplo, a aba “FGTS”, a aba “GRCS/CAGED”, “RAIS”... é necessário a máxima atenção no preenchimento destas opções. DEPARTAMENTOS (Arquivo\ Tabelas\ Empresa\ Departamentos) Como podemos observar abaixo, há campos que não precisam ser preenchidos, como as informações de endereço. Estes campos serão informados caso o Departamento seja alocado em outro local diferente da empresa.
Podemos utilizar como exemplo um Departamento Tomador, para isso se faz necessário marcar as opções conforme determinado pela empresa, no campo “Imprime por Depto – Tomador / Obra” e o preenchimento dos demais campos.
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Outros campos que também podem ser utilizados, mas somente no caso de organização, é o campo de “Analítico”, “Sintético” e “Classificação”. Através destes campos o usuário poderá determinar os Departamentos gerais, que não terão nenhum funcionário vinculado, podemos tomar como exemplo o departamento de e da Alterdata, teríamos um nome geral E (sintético, e com a classificação “1”) e dentro do e temos a ramificação dos setores como “E PACK”, “E WSHOP”, “E ERP”, conforme representado abaixo. 1 1.01 1.02 1.03
- e - e Pack - e Shop - e ERP
(S) (A) (A) (A)
Na aba “Informações Adicionais” temos alguns itens mais específicos sobre o departamento, informações importantes que irão facilitar no preenchimento de determinadas informações, tais como a opção de “O Depart. Trabalha com Adiantamento?”, com esta opção o usuário poderá atribuir um percentual de adiantamento que todos os funcionários, deste departamento, irão receber.
SINDICATOS (Arquivos\ Tabelas\ Empresa\ Sindicatos) No cadastro do sindicato será necessário o preenchimento de todas as informações, pois estas informações serão utilizadas no pagamento da GRCSU, no caso do sindicato dos trabalhadores. Com estas informações poderá gerar a boleta para efetuar o pagamento.
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FUNCIONÁRIO (Arquivos\ Tabelas\ Funcionário\ Cadastro) O cadastro do funcionário é um dos principais cadastros no departamento pessoal, com base nestas informações que os processamentos serão realizados, é muito importante ter o máximo de atenção para preenchimento destes cadastros. Nesta primeira aba nós temos as informações gerais do funcionário, como Endereço, Estado Civil, Sexo, Filiação... Alguns campos são utilizados para o sistema de Ponto Eletrônico da Alterdata, como por exemplo o “Nome Curto / Apelido” e “Cartão de Ponto”.
Na segunda aba, “Dados Contratuais”, temos informações específicas sobre a contratação do funcionário, ou seja, informações como Data de issão, Vencimento de Experiência, categoria... Na terceira aba, “Informações da Folha”, como o próprio nome já sugere, são informações utilizadas para compor a folha de pagamento do funcionário. Temos o Departamento (Temos que ter pelo menos um departamento cadastrado. Ex.: Departamento Geral, onde iremos vincular todos os funcionários), a função sindicato, o valor do Salário Base do funcionário, minutos por dia do funcionário, o percentual de Vale Transporte, se irá receber o adiantamento, tipo de processamento da folha (essa informação é muito importante, pois é através dela que iremos verificar se o funcionário é: Horista, Mensalista, etc). São informações utilizadas no momento do processamento, para apurar o valor que o funcionário irá receber na folha de pagamento ou na folha de adiantamento, caso o funcionário receba.
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Na quarta aba, “Documento”, é onde será preenchido todas os documentos do funcionário, como por exemplo: “F”, “Identidade”, “Pis / Pasep”. Na quinta aba, “Informações Adicionais”, estaremos informando dados complementares para o processamento da folha de pagamento e outras informações. Na primeira sub-aba, “agens”, o usuário poderá informar a agem que o funcionário recebe; Na sub-aba “Eventos”, o usuário ira informar os eventos FIXOS que o funcionário irá receber, evento que não depende de nenhum valor manual para ser calculado, como por exemplo, Insalubridade, periculosidade. Basta informar o evento, que será calculado na folha de pagamento.
Na sub-aba “Complemento” deverá ser informado as informações para o Bank-folha, caso a empresa trabalhe com este sistema. Este sistema foi desenvolvido para facilitar o depósito na conta do funcionário, irá verificar os valores que ele tem a receber e em seguida irá gerar um arquivo para que o banco efetue o depósito na conta do funcionário. Na sub-aba “Vale-Refeição” deverá informar o numero do cartão do funcionário e adicionar o tipo de vale que ele tem direito, para que o sistema possa gerar a solicitação para ser enviada à empresa responsável. Por fim, na aba “Outras informações”, são informações complementares ao funcionário.
VALE TRANSPORTE (Arquivo\ Tabelas\ Funcionários \ Vale Transporte) CONDUÇÕES Para o cadastramento do Vale-transporte é necessário o cadastro das conduções (tarifas), que corresponde ao valor de cada percurso feito em cada trajeto, ou seja, do local “X” até o local “Y” o valor é de R$ 1,20, neste caso será necessário cadastrar primeiramente este valor da tarifa para que depois efetue o cadastro do trajeto. Como podemos observar acima, dependendo da forma de pagamento da empresa, mensal ou diário, irá definir como será utilizado estas agens. Será necessário informar a forma de condução e o tipo de distribuição, caso seja por meio magnético (cartão), será necessário informar o código da cidade para que possa efetuar o envio destas informações para o orgão responsável para efetuar o depósito dos créditos no cartão.
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Após o preenchimento destas informações, basta adicionar o valor da agem correspondente ao período, ou seja, de 01/01/2005 a 31/12/2005 – R$ 1,20, a data será de acordo com as empresas de ônibus, correspondente ao período que efetuam os reajustes TRAJETOS Após termos efetuado o cadastramento das conduções, será necessário a vinculação dentro do trajeto e complementar as informações. Como o valor da tarifa foi definido como mensal, devemos informar data inicial e data final do mês correspondente, em seguida, informar o tipo de trajeto (casa/trabalho ou trabalho/casa), vincular a tarifa correspondente e informar a quantidade diária de vale transporte que utiliza para o tipo do trajeto informado, ou seja, quantas agens utiliza para ir de casa/trabalho ou trabalho/casa. Os dias úteis poderá ser informado aqui, entretanto, também pode ser informado no momento do processamento da folha de pagamento.
EVENTOS(Arquivos\ Tabelas\ Cálculos\ Eventos) Quando o cliente adquire o sistema WDP, neste já se encontram os arquivos de fórmulas no padrão ALTERDATA, os quais possibilitam de imediato o cálculo de Folha, Férias e Rescisão. Todavia, estamos dia-a-dia encontrando mais e mais clientes com necessidades ESPECÍFICAS e isto tem sido enriquecedor para nós, pois estamos verificando que muitos cálculos que antes pareciam impossíveis, hoje já são realidade. Estamos verificando abaixo o evento 001 – Salário Base, que corresponde o evento que será calculado para todos os funcionários para pagamento do salário. Como podemos observar, existe fórmula somente para o campo folha, Maior Rem. Rescisão, Maior Rem. Férias e Maior Rem. 13º, ou seja, será calculado somente nestas situações.
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O evento do campo folha, que corresponde a SC * PT, significa que o sistema irá considerar como salário base o salário contratual informado no cadastro do funcionário dividindo-o pelos minutos trabalhados, também informado no cadastro do funcionário e multiplicando-o pelo período trabalho, sendo que em minutos também. Exemplo: Salário Contratual: 369,60 Período trabalhado: 01/01/99 a 31/01/99 => 30 dias Minutos trabalhados por dia: 440 => ( 440 * 30 = 13.200 ) Cálculo: Achar o valor por minuto trabalhado: 369,60 / 13200 = 0,028 ( o minuto trabalhado) Achar o valor dos minutos trabalhados no período: 0,028 * 13.200 = 369,60. Neste caso, o salário base do funcionário será 369,60. Cada novo evento que o usuário precise poderá entrar em contato com o setor de e da Alterdata para efetuar a criação do mesmo.
PROCESSAMENTO FOLHA DE ADIANTAMENTO
1º
2º
3º
Percentual no cadastro do funcionário
Processamento
A c umulados
Visualizar a Folha de Adiantamento
1ª ETAPA:
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Nesta primeira etapa é primordial para o processamento da folha de pagamento para os funcionários, ser configurado no cadastro do funcionário, na aba “Informações da Folha”, se o funcionário irá receber o adiantamento, caso sim, o valor que terá direito.
2ª ETAPA: Após ter definido os funcionários que irão receber o adiantamento e o percentual, o usuário deverá ar Processos\ Cálculos\ Gerais, em seguida selecionar a opção de adiantamento para que possa definir o período que estará processando esta folha.
3ª ETAPA: Após definido estas informações, o usuário poderá efetuar o processamento destas informações para que em seguida possa efetuar a geração da folha de adiantamento. Para verificar estes dados o usuário poderá ar a opção de Consulta\ Acumulados.
Neste local os valores poderão ser modificados, efetuando desta forma qualquer ajuste, caso se faça necessário e não possa efetuar o cancelamento da folha de adiantamento. E como podemos observar abaixo, neste local poderá ser visualizado informações de Folha de pagamento, adiantamento, férias.... Todos os processos realizados para os funcionários.
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FÉRIAS 1
Previsão de Férias
2
Processamento
3
Verificação dos Eventos
4 GFIP
1ª ETAPA:
A c umulados
GPS
Visualizar as Férias
Nesta primeira etapa do processamento das férias estaremos verificando a previsão de férias em Relatórios \ Gerenciais\ Previsão. Estaremos verificando os funcionários que estarão dobrando ou até triplicando as férias para efetuarmos primeiro o cálculo destes funcionários.
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Após verificamos estas informações iremos efetuar o processamento das férias.
2ª ETAPA: Em processos\ Cálculos\ Férias iremos efetuar o processamento das férias do funcionário, informando o período de referência para que o sistema efetue o cálculo das férias.
Após a configuração das informações, poderá efetuar o processamento das férias. Durante este processamento o sistema estará verificando todos os eventos e as fórmulas para o calculo das férias.
3ª ETAPA: Com base nas informações movimentadas e configuradas para os funcionários, será realizado o processamento, neste momento o sistema estará verificando todos os eventos que os funcionários têm direito, e irá aplicar os respectivos valores nas formulas dos eventos ( que estão em Arquivos >> Tabelas >> Cálculos >> Eventos).
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4ª ETAPA: Após a apuração de todos Proventos e Descontos, os valores serão armazenados nos acumulados ( Consulta >> Acumulados) que à partir deste local serão visualizadas as férias, gerando os relatórios legais como GPS, GFIP. Neste local os valores poderão ser modificados, efetuando desta forma qualquer ajuste, caso se faça necessário e não possa efetuar o cancelamento das férias. E como podemos observar abaixo, neste local poderá ser visualizado informações de Folha de pagamento, adiantamento, férias.... Todos os processos realizados para os funcionários.
RESCISÃO
1
Processamento
2
Verificação dos Eventos
3 GFIP
A c umulados
GPS
Visualizar a Rescisão
1ª ETAPA: Para efetuarmos o processamento da rescisão, devemos ir em Relatórios \ Cálculos\ Rescisão, neste local iremos efetuar o período, a causa do evento, aviso (caso tenha) e demais informações para que o sistema efetue o cálculo automático da rescisão do funcionário.
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2ª ETAPA: Após as configurações das informações anteriores, o sistema irá efetuar a verificação dos eventos que serão calculados para o funcionário e serão demonstrados conforme figura abaixo.
O usuário poderá adicionar, editar ou excluir determinado evento. Para que os valores saiam corretamente, é importante a atenção no momento da criação e configuração dos eventos. 3ª ETAPA: Após a apuração de todos Proventos e descontos os valores serão armazenados nos acumulados (Consulta >> Acumulados), que a partir deste local será visualizada a rescisão, gerando os relatórios legais como GPS, GFIP. Neste local os valores poderão ser modificados, efetuando desta forma qualquer ajuste caso se faça necessário e não possa efetuar o cancelamento da rescisão. E como podemos observar abaixo, neste local poderá ser visualizado informações da Folha de pagamento, adiantamento, férias.... Todos os processos realizados para os funcionários.
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FOLHA DE PAGAMENTO 1
2
3
Movimento individual
Processamento
Verificação dos Eventos
4 GFIP
A c umulados
GPS
Visualizar a Folha de Pagamento
1ª ETAPA: Nesta primeira etapa temos uma das partes fundamentais para o processamento da folha de Pagamento. Pois é, com base nestas informações, que os eventos variados serão calculados, com isso é muito importante ter o máximo cuidado ao efetuar os lançamentos para evitar qualquer divergência e resultar numa diferença na apuração final dos tributos. Primeiramente é necessário verificar a forma que será efetuado o lançamento do evento variado, pois este lançamento poderá ser feito de forma INDIVIDUAL ou GERAL. Para isto, basta ar Processos >> Movimento >> Lançamento e nesta opção definir como será efetuado o Lançamento do evento variado. Após definir a forma, deverá ser definido o tipo de processamento (folha, férias, Rescisão...), em seguida o período que este evento será calculado. Com isso, após todas as configurações necessárias já realizadas, o usuário deverá informar O funcionário, o Evento e definir os campos que serão lançados (conforme exemplo abaixo).
2ª ETAPA: Após ter sido definido os eventos que os funcionários irão receber, os afastamentos e demais informações, será efetuado o processamento da folha de pagamento. Com base em todos os cadastros dos funcionários, deverá ser verificado a forma de processamento da folha (SEMANAL, QUINZENAL, HORISTA, MENSAL) pois, com base nestas informações, o sistemas irá saber como proceder no calculo dos Proventos e Descontos que o funcionário terá direito.
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Após definido tipo de processamento, será necessário configurar o período de processamento, a data de pagamento (importante para os processamentos das obrigações legais), os dias úteis para cálculo do Repouso (lembrando que este ítem será utilizado quando os funcionários tiverem que receber Horá extra e/ou comissão) e os dias úteis para Vale Transporte (onde o sistema irá verificar, com base nos tipos de agens configuradas para cada funcionário, como irá proceder para o desconto dos funcionários que recebem).
3ª ETAPA: Com base nas informações movimentadas e configuradas para os funcionários, será realizado o processamento, neste momento o sistema estará verificando todos os eventos que os funcionários têm direito, e irá aplicar os respectivos valores nas fórmulas dos eventos ( que estão em Arquivos >> Tabelas >> Cálculos >> Eventos). Como, por exemplo, o Evento 001 – Salário Base. A fórmula deste evento consiste em verificar o salário contratual (sc) informado no cadastro do funcionário e o período trabalhado (PT), que consiste em 13200 MINUTOS.
SC * PT 4ª ETAPA: Após a apuração de todos os proventos e descontos os valores serão armazenados nos acumulados ( Consulta >> Acumulados), que à partir deste local serão visualizadas as folhas de pagamentos, gerando os relatórios legais como GPS, GFIP. Neste local os valores poderão ser modificados, efetuando desta forma qualquer ajuste, caso se faça necessário e não possa efetuar o cancelamento da folha de pagamento. E como podemos observar abaixo, neste local poderá ser visualizado informações de Folha de pagamento, adiantamento, férias.... todos os processos realizados para os funcionários.
ANULAÇÃO DOS PROCESSOS
Após efetuarmos todos os processos, se por acaso durante a conferência o usuário encontre algum problema nos valores apresentados pelo sistema, alguma diferença, o usuário poderá anular o processamento deste funcionário que encontrou a divergência ou de todos os funcionários. Este procedimento é bem simples, primeiramente devemos verificar em ferramentas\ opções como está configurado a forma de anular os processos.
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Para que possamos efetuar a anulação dos processos por funcionários ou pela empresa toda, deverá estar marcada a opção: “Por Depto. e funcionário”. Agora iremos em Processos\ Anulação e como podemos observar na imagem abaixo, estará sendo demonstrado todos os processos efetuados para a empresa selecionada.
Após selecionarmos com um duplo clique o processamento que estamos querendo anular, irá aparecer uma nova tela onde poderemos selecionar o departamento e/ou funcionário que queremos anular. Após esta informação, poderemos cancelar o processamento e em seguida poderemos gerar novamente.
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RELATÓRIOS PROCESSOS Uma importante forma de consultar os valores apurados pelos sistemas é através dos relatórios dos processos do sistema. Através destes relatórios poderemos verificar as informações de folha de pagamento, adiantamento, férias, rescisão.
Tomando como exemplo a folha de pagamento, como podemos verificar abaixo, será gerado as Informações da folha de pagamento, informações referente o líquido da folha, podendo selecionar um ou todos os funcionários. Neste local podemos gerar o recibo de cada funcionário, enfim, podemos gerar informações diversas sobre os funcionários e suas movimentações, assim como para férias, rescisão e dentre outros relatórios. Abaixo um exemplo do recibo de pagamento gerado pelo sistema.
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RELATÓRIOS DIVERSOS Um dos mais interessantes relatórios que temos é o módulo de relatórios diversos, através deste módulo podemos gerar diversas informações, associadas a várias situações encontradas, ou requeridas, pelo usuário.
Podemos gerar informações sobre as etiquetas de CTPS, o CAT, informações de férias vencidas, advertência disciplinar, enfim, podemos gerar diversos relatórios, dentre os já criados pela Alterdata, e ainda podemos criar o próprio relatório.
Para isso, podemos informar quais campos queremos visualizar no relatório e podemos também configurar o layout da tela.
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CAGED Iremos verificar agora um dos relatórios legais que podem ser gerados no sistema. Para a geração das informações do CAGED é muito importante o preenchimento correto das informações do Bureau. Para conferir estas informações basta ar no sistema WDP, Arquivos>> tabelas>> Empresas>> Bureau Cadastro. Neste local iremos verificar algumas informações que foram cadastradas anteriormente, no momento do o ao sistema WPHD pela primeira vez.
Informado corretamente estas informações da aba dados e da Aba CAGED demonstrada abaixo.
Após verificado estas informações, e os dados dos Funcionários estarem preenchidos devidamente, poderemos gerar o arquivo do CAGED sem nenhum problema.
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FGTS – SEFIP/GRF e GRRF Antes de fazer a geração da SEFIP é fundamental que sejam feitas algumas conferências no sistema, para que durante o processo de validação do arquivo não seja apresentada nenhuma inconsistência. Para efetuar essas verificações, proceda conforme orientação a seguir: 1 – SISTEMA WPHD Alterdata. 1.1 - Cadastro de Bureau É importante verificar o preenchimento dos seguinte campos: Nome do Responsável / Endereço / CEP / Telefone 1.2 - Módulo Empresas - Cadastro de Empresas. No cadastro de empresas, o usuário verificará se todos os dados estão preenchidos corretamente, principalmente o CGC, telefone, CEP e o CNAE - com 7 dígitos, conforme nova tabela de CNAE-Fiscal. 1.3 - Módulo Sócios - Cadastro de Sócios No cadastro dos sócios o usuário verificará se todos os dados estão preenchidos corretamente, principalmente nome, CBO e data de nascimento. Dê um duplo clique sobre o sócio desejado e o sistema apresentará a tela de cadastro contendo os campos para preenchimento das informações mencionadas.
2 – SISTEMA WINSS Alterdata. 2.1 - Cadastro de Contribuintes Para que o usuário informe este número, deve-se ar o sistema WINSS Alterdata e encaminhar-se ao módulo Arquivo>Tabelas>Contribuintes. Após, deve-se informar a empresa desejada, no campo "Tipo de Contribuinte", marcar a opção "Sócios" e dará um duplo clique no sócio desejado, onde abrirá uma tela com diversos campos e na “Aba - Dados Principais” o usuário preencherá o campo "Matrícula" que refere-se ao número da matricula individual no INSS (CI), lembrando que este campo deve ser informado corretamente para não ocasionar inconsistências na validação da GFIP. 2.2 – Configuração Para que o usuário possa efetuar as configurações necessárias, deve-se ar o sistema WINSS Alterdata e encaminharse ao módulo Ferramentas>Opções, informando os seguintes campos corretamente: Aba Dados - Nesta aba o usuário informará os campos: Alíquota Empregador, Alíquota Autônomo/Sócio, Valor Mínimo, Alíquota FGTS, Percentual de Dedução e Limite da Dedução mensal. Aba Movimento - Nesta aba o usuário informará todos os eventos corretamente para que o sistema efetue os cálculos com sucesso para a geração da GFIP. Após efetuar todos os procedimentos acima citados, se faz necessário a movimentação da folha em Movimentos>Folha e o processamento dos valores em Processos>Cálculos do contribuinte desejado. 3 – SISTEMA WDP Alterdata. 3.1 - Cadastro de Empresas O usuário deve-se encaminhar ao módulo Arquivo>Tabelas>Empresa>Cadastro e verificar se todos os dados da empresa desejada estão preenchidos corretamente, principalmente FPAS, código de terceiros e código GPS, que localizam-se na Aba - Geral. 3.2 - Cadastro de Funcionários O usuário deve-se encaminhar ao módulo Arquivo>Tabelas>Funcionários>Cadastro e verificar se todos os campos abaixo estão devidamente preenchidos, pois são fundamentais para a validação da GFIP. São eles: # Nome do Funcionário Na Aba - Dados Cadastrais: # Data de Nascimento Na Aba - Documentos: # PIS/PASEP # Número/série da CTPS # Data de Opção Na Aba - Dados Contratuais: # Data de issão # Tipo de Categoria # Tipo de Ocorrência Na Aba - Informações da Folha: # CBO >> Esta informação tem ligação com o cadastro de Funções. 3.3 - Movimentação GFIP / GPS O usuário deve-se encaminhar ao módulo Relatórios>Legais>Movimentos>GFIP / GPS e informar os valores e dados desejados, para saírem na GFIP.
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Neste módulo o usuário informará os seguintes dados complementares: - Alteração do CNAE - Alteração do Endereço - Percentual de Isenção de Filantropia - Valor pago para cooperativa de trabalho - Comercialização Produção Rural - Evento Desportivo/Patrocínio - Compensação Previdência Social - Valor Retido GPS - Valor Percentual INSS Após a verificação destas informações poderá efetuar a geração do arquivo da SEFIP.
INSS/GPS Este módulo será utilizado para a impressão das guias da Previdência Social (GPS) e do Relatório de Conferência do INSS, por empresa ou por funcionário. A impressão deverá ser realizada após o processamento da Folha de Pagamento do mês, bem como das Férias e das Rescisões pertinentes ao período de referência. É indicada a impressão dos relatórios de conferência antes da impressão das guias para pagamento.
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