Zusammenfassung Bp_nadi 2e4q4j

BP Zusammenfassung ARBEITSWELT BÜRO Corporate Identity = Eigenbild des Unternehmens - gesamte Selbstdarstellung außen und innen - Unternehmen klar, einheitlich und sympathisch dargestellt (Widererkennungswert!) - dadurch mehr Bekanntheit und Akzeptanz Teilbereiche: Corporate Culture (Unternehmenskultur) - Art interne und externe Kommunikation - bestehen aus Werten, Normen und Verhaltenswesen Corporate Behaviour (Verhalten, Handeln) - Verhalten Unternehmen innen (ggü. Mitarbeitern), außen (ggü. Kunden u. Öffentlichkeit) Corporate Communications (Kommunikation) - Zusammenfassung Kommunikationsbereiche - Abstimmung Inhalte von Identität, Kultur, Sprache u. Design - mögliche Kommunikationsmittel: Printmedien & audio-visuelle Medien Corporate Design (Erscheinungsbild) - visuelles Erscheinungsbild, auch sinnlich - einprägsames Bild - dadurch klares Profil nach außen Anforderungen Fachkompetenz Methodenkompetenz

Fk:

*Fachwissen *Sprachkenntnisse *PC-Kenntnisse *Auslandserfahrung

Sk:

*Teamfähigkeit *Kreativität *Kritikfähigkeit *Selbstständigkeit

Stellenbeschreibung *Stellenbezeichnung *Dienstsitz

 Handlungskompetenzen Sozialkompetenz

Mk:

*Kompetenzen *Stellvertretung

*Zuverlässigkeit *logisches Denken *Leistungsbereitschaft *Konfliktfähigkeit

*Aufgaben *Gehaltsangaben

Äußeres Erscheinungsbild Kleidung Umgangsformen

Körperpflege u. -hygiene

Begrüßen/Vorstellen *Hierarchieordnung *Vorstellung mit Vor- und Nachname (Titel mit erwähnen) *Raumbetreter grüßt

Gespräche *Tonfall *in die Augen schauen *zuhören *ausreden lassen *Interesse signalisieren

Kleidung *sauber + angemessen *form *auf freizügige Kleidung verzichten *schlichte Schuhe *nicht mehr als 5 Schmuckstücke Mobbing = Negative kommunikative Handlungen wiederholen Auswirkungen Mobber: lähmt eigene Arbeit, bringt Mehrarbeit Gemobbter: macht krank, kann Existenzen zerstören Firma: kostet Zeit, Geld, Kraft Möglichkeiten u. Reaktionen - sich durchschlagen - Gegenwehr - Soziale Unterstützung Distanzzonen Intime Zone: *direkter Körperkontakt bis 50 cm *zw. vertrauten Personen *im Berufsleben mit großer Vorsicht zu behandeln Persönliche Zone:

*50 cm bis 1 m *bei Begrüßung (2-mal Armlänge) *Bekanntenkreis

Gesellschaftliche Distanzzone:

Öffentliche Distanzzone:

*1 m bis 2 m o. etwas mehr *evtl. verstärkt durch Tresen oder Schreibtisch (auch „Distanzvergrößerer“ genannt) *jedoch bei Begrüßung drum rum gehen = entspannte Gesprächsatmosphäre

*kein persönlicher Kontakt (auch kein Blickkontakt) *z. B. Redner, spricht mehreren Metern entfernt zum Publikum

Verhalten am Arbeitsplatz Blickkontakt: Gegenüber im Gespräch in Augen schauen (sonst Desinteresse) Zuhören: Zuhören zeigen (z. B. ausreden lassen, kleine Gesten) Hände in den Taschen: in entspannter Gesprächsatmosphäre Körpersprache: Hilfsmittel, eindeutig etwas mitzuteilen (Einsatz Mimik und Gestik) Mimik: mit Gesicht sprechen, auf Kopfhaltung, Stirn, Augenbrauchen u. Mund achten Gesten: verraten etwas über Einstellung o. Gefühle Körperhaltung: Hände locker halten, nicht verbergen „Small Talk“: im Berufsleben Anfang Kommunikation zw. Fremden; Themen Tagesgeschehen, Hobbys, Sport Höflichkeit am Arbeitsplatz: Höflichkeit, Selbstbeherrschung, Hilfsbereitschaft, Toleranz = wünschenswerte Eigenschaften für reibungsloses Miteinander Regeln optimales Verhalten am Arbeitsplatz - Pünktlichkeit - nicht in Vordergrund drängen - kein prahlen - Kooperationsbereitschaft

- Toleranz - Zuverlässigkeit

Einpersonenbüro Vorteile *können vertrauliche Gespräche geführt werden *andere Mitarbeiter durch Besuche nicht gestört *gewährleistet individuelle Arbeitsweise *größere Ruhe bei Arbeit

Nachteile *wenig Kommunikation mit anderen Mitarbeitern *benötigte Arbeitsmittel müssen alle im gleichen Raum sein (Platzmangel – hohe Kosten)

Geeignet für: - Personen, die mit anderen Mitarbeitern o. Kunden vertrauliche Gespräche führen - z. B. Vorgesetzte, die bei Arbeit entsprechende Ruhe brauchen Mehrpersonenbüro Vorteile *Mitarbeiter arbeiten eng zusammen *Akten von Tisch zu Tisch reichen (Arbeitsmittel nur einmal anschaffen, schnellerer Informationsfluss) *bessere Raumnutzung (geringere Kosten)

Nachteile *Keine hohe Konzentration *Gespräche stören ganze Gruppe *Arbeitsgeräusche sehr störend *Grenze Lärmbelästigung häufig überschritten

Geeignet für: - Gruppen, die gleichen Arbeitsablauf haben und mit anderen zusammenarbeiten müssen Großraumbüro Vorteile *Kontrolle Mitarbeiter (für AG) *geringere Einrichtungskosten *bessere Absprache mit Mitarbeitern

Nachteile *Leistungsfähigkeit sinkt *keiner hat persönlichen Bereich *Arbeitsgeräusche störend *keine Möglichkeit abzuschalten

Geeignet für: - Personen, die nicht viel Platz brauchen - große Abteilungen mit gleichen/aufeinander aufbauenden Arbeitsabläufen - z. B. Callcenter, Kfz-Zulassung Kombibüro Vorteile *Geräuschpegel niedrig *Stil der Zusammenarbeit u. A. lassen sich individuell beeinflussen *Zufriedenheit Mitarbeiter nimmt zu *Arbeitsmittel gemeinsam nutzen

Nachteile *Platzmangel *keine Privatsphäre *Kostenfrage

Geeignet für: - Personen, die Kontakt mit Mitarbeitern brauchen u. trotzdem eigenen Arbeitsplatz brauchen - z. B. Projektgruppen Bürodrehstuhl a) Dynamisches Sitzen - Rückenlehne, die Dreh-, Rückwärts- u. Seitwärtsbewegungen folgt = bewegungsreiches Sitzen b) Dynamischer Arbeitsstil = Wechsel zw. sitzender und stehender Tätigkeit c) Sitz-Steh-Konzepte =Arbeiten im stehen als auch im Sitzen ermöglichen Richtiges Sitzen: - dynamische Rückenlehne (folgt allen Bewegungen) - individuell einstellbare Dynamik (sichert S-Form Wirbelsäule) - höhenverstellbare Lendenwirbelstütze (individuell Einstellbar, unterstützt Wirbelsäule) - Sitzfederung (vermeidet Wirbelsäulenstauchung) - Höhen-, breiten- u. tiefenverstellbare Armlehnen (entlastet Arm- u. Schultermuskulatur) Bildschirm - menschlichen Sehgewohnheiten anget - blendfrei - frei von störenden Spiegelungen - frei von Flimmern und Verzerrungen - strahlungsarm - leicht und frei dreh- u. neigbar Aufstellung - Raumlicht von der Seite - Frontseite zum Fenster platzieren - künstliche Beleuchtung nicht auf Bildschirm spiegeln - Abstand 1 m von Nutzern

Beeinflussung Arbeitsumgebung Raumluft: Lufttemperatur, Luftfeuchtigkeit Licht: Beleuchtungsstärke; gleichmäßiges Ausleuchten des Raumes Klima: Lüften durch Öffnen der Fenster; Belüftungssysteme erzeugen gute Luft (nicht Klima Farbe: soll harmonische Einheit bilden; Farbwirkung hängt von Raumgröße, –form u. –lage ab Lärm: Geräuschpegel bei geistiger Arbeit nicht überschreiten, schallschluckende Ausstattung Elektronik: magnetische Felder, die jedes eingeschaltete Gerät umgeben Belastungen am Arbeitsplatz Physische (körperlich) *flimmernder Bildschirm *nicht ausreichende Bewegung *Elektrosmog *Spiegelung u. Beleuchtungen am Monitor Psychische (seelisch) *Überforderung/Unterforderung *sozialer Konflikt *Lärm *Schlafmangel

*schlechtes Licht *Zeitdruck *Hitze

Soziale *mangelnde o. gestörte Sozialbeziehungen *Konkurrenzkampf *Mobbing Büroarbeitsplatz Ergonomie = Wissenschaft vom Menschen in seiner Arbeitswelt Anthropometrie = Lehre von Maßverhältnissen des menschlichen Körpers Richtlinien zur Gestaltung der Arbeitsplätze - Arbeitsschutzgesetz - Bildschirmrichtlinie - Unfallverhütungsvorschrift - Arbeitssicherheitsgeschäft - Umweltschutzbestimmungen Arbeitsplatzanalyse = um mögliche Gefährdungen und Belastungen frühzeitig zu erkennen Zu prüfen: *Büroraum *Arbeitsplatz *Belastungen *Arbeitsstuhl *Arbeitsmittel Software-Ergonomie = Anung Programm an Fähigkeiten u. Fertigkeiten des Menschen - erheblicher Einfluss auf Leistungsfähigkeit u. Wohlbefinden des Anwenders Gesetzl. Vorgabe für Softwareeinsatz nach (BildschArbV) - auf Arbeitsaufgabe abgestimmt - benutzerfreundlich, ggf. Kenntnis- u. Erfahrungsstand Benutzers anbar - keine Leistungskontrollen durch Computeraufzeichnung ohne Wissen AN - Angaben über jeweilige Abläufe - Bildschirminformationen übersichtlich u. auf einen Blick erfassbar - Format u. Tempo Bildschirminformationen dem Benutzer anget

Arbeitszeitmodelle Teilzeitmodelle - klassisch: *reduziert tägl. Arbeitszeit *Verteilung Arbeitszeit auf wenige Tage - Jobsharing: *teilt Arbeitsplatz *regelmäßige Abstimmung u. ständiger Informationsaustausch notwendig - unsichtbar: *arbeiten Vollzeit, Gehalt für Teilzeit *Überstunden werden gutgeschrieben - im Team: *AN in bestimmten Zeitabschnitten anwesend *persönliche Arbeitszeit wird abgesprochen und geplant - Arbeitszeitkonto: *Jahresarbeitszeitkonto/Lebensarbeitszeitkonto *JazK z. B. Anreiz kurzfristig aus Erwerbsleben auszusteigen  Geldguthaben meist für Vorruhestand, Gehalt weitergezahlt - saisonal schwankend: *viel Betrieb = Vollzeit *wenig Betrieb = Teilzeit Gleitzeit *AN Beginn u. Ende tägl. Normarbeitszeit selbst bestimmen *Kernzeit = Teil tägl. Arbeitszeit, für AN nicht frei verfügbar *Formen: Abrufarbeit  Arbeitszeit schwankt  geringe Auslastung = wenig Arbeit  starke Auslastung = viel Arbeit Servicezeiten  AN zu bestimmten Zeiten erreichbar für Kunden Vertrauensarbeitszeit  keine Arbeitszeitkontrolle  Selbsteinteilung Arbeitszeit  Arbeitsergebnis u. Betriebsklima muss stimmen Telearbeit = AN arbeiten außerhalb Betrieb, aber ständig mit Unternehmen durch moderne Kommunikationsmedien verbunden *Formen: Mobil (unterwegs, ortsunabhängig) On-Site (bei Kunden, Lieferanten usw.) Heimbasiert (zu Hause, alternierend) Centerbasiert (Arbeitsplätze in Telearbeitszentren) *Beispiele: Alternierend (Wechsel zw. Arbeitsplatz zu Hause und im Unternehmen) Satellitenbüro (Zweigstelle Unternehmen) Nachbarschaftsbüro (verschiedene AG zusammen) Telezentren/Telehaus (Nachbarschaftsbüros, bieten zusätzl. Kultur- u. Freizeitangebote) Telearbeitsplatz = besteht aus mehreren Komponenten (Hardware, Software, Netztechnologie) *Vorteile: - Rückgang der Fehlzeiten - Kosten- u. Raumersparnis - weniger Stress - höhere Produktivität - bessere betriebliche Bindung *Nachteile: - Gefahr der Isolation - kein Austausch von Emotionen - Gefahr von Interessenskonflikten - kein innerbetriebliches „Wir-Gefühl“ - Werk- und Honorarverträge statt feste Anstellung

*Kosten: - Hard- u. Software für eigentliche Arbeit/ Zur Datenkommunikation mit Zentrale - monatl. Grundgebühr für ISDN- o. Telefonanschluss - Gebühren für Informations- u. Kommunikationsdienste

- PC-Betreuung - Büromöbel - Raumkosten

Interne Mobilität mit Laptop u. Rollcontainer - mobiler Arbeitsplatz - AN erhält Rollcontainer, Laptop u. Mobilfunkgerät - Zoneneinteilung - Funkortungssystem (Zuordnung des Arbeitsplatzes Desk-Sharing - Arbeitsplatz teilen - oft von Außendienstmitarbeitern genutzt - Anwesenheit zu unterschiedlichen Zeiten - AN hat eigenen Rollcontainer - Koordination durch zentrale Organisationsstelle Bench-Büroarbeitsplatz - Gemeinschaftsarbeitstisch für mehrere AN - Teamarbeit u. Informationsaustausch im Vordergrund - störungsfreies Arbeiten durch Raumteiler, Sicht- u. Schallschutzelemente möglich - Arbeitsmittel u. Unterlagen in „Caddys“ Business-Center *bietet auf Zeit Büroräume und Dienstleistungen mit dazugehöriger Infrastruktur *in allen Größen u. dazu benötigtem Personal *meist in größeren Städten u. wirtschaftlichen Ballungsgebieten *Vorteile: - hohe Anschaffungskosten entfallen - Kosten leicht kalkulierbar - Flexibilität des Standortes *Aufgaben Büropersonal: - Postbearbeitung - Telefondienste - Organisation von Veranstaltungen - Sekretariatsdienste - Übersetzungsdienste Callcenter = Anruf- o. Telefonzentrale (Servicezentrale, Communicationcenter, Customer-Relationcenter) *ermöglicht neue Arbeitsform, als strategischer Wettbewerbsfaktor *Callcenteragenten = AN *Arbeit in Schichten o. Teilzeit (zw. 60 – 250 Telefonate am Tag) *klassische Einsatzbereiche: - Kunden- und Verbraucherberatung - Informations-Hotline - Bestell-, Buchungs- u. Auftragsannahme - Reklamations u. Beschwerdeannahme - Notfallservice - Gewinnspiele *Arten Callcenter: Interne (spezielle Abteilungen innerh. Unternehmen, Produkte/Dienstleistungen eigenes Unternehmen) Externe (Auftraggeber versch. Branchen, versch. Aufgaben/Ansprüche) Virtuelle (Arbeit zu Hause, durch Kommunikations- u. Datenleitungen eine Einheit)

ZEITMANAGEMENT Regeln Ziele:

*setzen u. konsequent verfolgen *in kleine Schritte teilen *immer überprüfen Prioritäten: *setzen, welche Ziele sind wirklich wichtig Zeitfallen: *vermeiden *die häufigsten - keine Ziele - keine/falsche Prioritäten - Überlastung, -forderung - Jasager-Mentalität - moderne Kommuníkation - faule/inkompetente Mitarbeiter - mangelndes Delegationsvermögen Zeit: *optimal planen *Hilfsmittel - Zeitplanbuch (Ringbuchordner) - Zeitplanprogramm (Outlook) Leistung: *Lebensrhythmus bei Planung berücksichtigen *wichtigste Aufgaben erledigen, wenn am leistungsfähigsten *Tiefpunkte für Unwichtiges/Routinearbeit Spielraum: *Zeit für Unvorhergesehenes reservieren *Verhältnis 60:40 Pausen: *Pausen einplanen *5 – 10 Minuten jede Stunde Tagesablauf: *Tagespläne sollen nicht überfordern *am Vorabend Überblick über zu erledigende Aufgaben *etwas Freude machendes am Tag *abgelaufene Tage nachbereiten Störungen Äußere Kollegen, ungeregelter Publikumsverkehr, Kommunikationsmittel, Geräusche, Lärm, schlechtes Raumklima, Unordnung

Innere Unlust, Schwatzhaftigkeit, Tagträumen, Scheinarbeit, Übermüdung, Ängste und Sorgen

Sägeblatteffekt = Störmomente (Telfon klingelt) - erst nach Dienstschluss „eigentliche Aufgaben“ - zusätzl. Anlauf- u. Bearbeitungszeit „Stille Stunde“ = ungestörte Arbeit - im Tagesablauf einplanen - nur gewährleistet, wenn Telefon umgeleitet und AB an Methoden Pareto-Prinzip - 20% der eingesetzten Zeit bringen 80% des Erfolgs - Arbeitsplatzorganisation: 20% der Aufgaben so wichtig, dass damit 80% des Arbeitserfolges erreicht

ABC-Analyse - Aufgaben nach Wichtigkeit eingeteilt A-Aufgaben = wichtig (Zeitaufwand geringsten, trägt am stärksten Zielerreichung bei) B-Aufgaben = weniger wichtig (Zeitaufwand gleich wie Zielerreichung) C-Aufgaben = zeitraubende Routinearbeiten (meister Zeitaufwand, Arbeitserfolg wenigsten) Alpen-Methode - Zeitplanung realistisch machen A = Aufgaben aufschreiben L = Länge bzw. Zeitdauer veranschlagen P = Pufferzeit reservieren E = Entscheidungen treffen über Wichtigkeit N = Nachkontrolle und Unerledigtes neu einplanen - wichtige Aufgaben schriftl. notieren - Pufferzeit ca. 40% - Kontrolle

Wichtigkeit

Eisenhower-Prinzip - Unterscheidung Wichtige Aufgaben: Wann hängt von Dringlichkeit ab Dringende Aufgaben: Wer Aufgaben erledigt, hängt von Wichtigkeit ab - Eisenhower-Box 2 Terminieren

1 Sofort erledigen

4 Papierkorb

3 Deligieren

Dringlichkeit Terminplanung - Terminkalender anlegen - keine Terminüberschneidungen (Prioritäten´) - Pufferzeiten Termin = Zeitpunkt, an dem etwas Wichtiges stattfindet (z. B. Klassenarbeit) Terminarten Feste: immer wiederholen, nicht verschoben werden können (z. B. Feiertag, Geburtstag, Steuerzahlung, Messen) Flexible: kann man variieren, verschieben u. nachholen (z.B. Besprechung, Arzttermin, Verabredungen, Geschäftsreisen) Terminüberwachung - Termine kennzeichnen (Wichtigkeit) - regelmäßige Kontrolle - erledigte Termine abhaken - unerledigte Termine neu planen Terminarten Kontrolltermine (z. B. für Rücksprachen) Erledigungstermine (z. B. bei Projekten) Gesetzlich vorgeschriebene Termine (z. B. Steuern, Sozialabgaben) Zur besseren Unterscheidung, verschiedenfarbig markieren.

Hilfsmittel Terminkalender: Terminplaner: Terminmappe: Planungstafel: Elektr. Medien:

*Jahres-, Monats- o. Tageskalender *Wand-, Tisch- o. Taschenkalender *aus kräftigem Papier, an Wand befestigt *Anordnung nach Monaten, Wochen u. Tagen *Eintragung mit farbigem Filzstift *zur Aufbewahrung von Schriftstücken, für bestimmten Termin *zweckmäßigstens Pultordner, Fächer für Tage 1 – 31 u. Monate 1 – 12 *Übersicht ganzes Jahr *Magnettafel, abwaschbare Kunststofftafel o. Stecktafel *PDA (Personal Digital Assistant), Pocket-PC o. Smartphone

Vorteile *überall jeder Zeit Zugriff *zusätzl. Funktionen (Kamera) *Datenabgleich über Kabel o. Infrarot/Bluetoothschnittstelle

Nachteile *Eingabe mit kleinem Stift *schlechte Bearbeitung wegen kleinem Bildschirm *mangelnde Übersicht *lange Zugriffszeit *individuelle Kennzeichnung nicht möglich *Abhängig von Strom, Akku o. Batterie

Personal Computer Vorteile *eingetragene Sachen löschen, Termine Zwischen schieben (spurenlose Terminpflege) *akustische Anzeige *wortgeschützt *verhindert „Zettelwirtschaft“ *schneller Zugriff auf Termine u. Infos

Nachteile *Absturz, alle Termine weg *großen PC nicht überall hin mitnehmen *Abhängigkeit durch Strom u. Batterie *Einarbeitungszeit in bestimmte Programme *höhere Anschaffungskosten

Wichtige Funktionen, die elektr. Terminkalender bieten sollte: Kalenderfunktion: Tages-, Wochen u. Monatsübersicht, Anzeige Feiertage, Kalender über mehrere Jahre Kontrollfunktion: verhindert, Termine doppelt vergeben o. Überschneidung Notizbuchfunktion: Textnotizen u. grafische Skizzen verwalten, „Zettelwirtschaft“ auf Schreibtisch reduzieren Adressbuch: Namen, Anschriften, Telefonnr. usw. nach bestimmten Kriterien ordnen und speichern. Daten können in Adressfeld Brief übernommen werden. Uhrenfunktion: optisch/akustisch Hinweis a. Termin, Zeiteinstellung beliebig, Weltzeituhr Auto. Nummernwahl: durch Klick Telefonnr. gewünschter Partner anwählen u. verbinden. Computerunterstütztes Telefonieren, Modem o. ISDN-Anschluss nötig Schutzfunktion: Termin-, Adress- u. Notizverwaltung durch wort schützbar

POSTBEARBEITUNG Posteingang Durch: - Zustellung Postzusteller - Abholung aus Postfach - Zustellung privater Dienstleister (z. B. Südmail, Fedex, Freemail) - zentraler Eingang in Poststelle in Form von E-Mails u. Faxen

Arbeitsablauf 1. Abholen  (nicht öffnen!)  Direktionspost, private Post, Post für Personalabt., Irrläufer bei zuständigem Postamt, Postvollmacht für Annahme nachzuweisender Sendungen (z. B. Einschreiben, Wertbriefe) 2. Öffnen  Geschäftspost mit Brieföffner 3. Kontrollieren  Leer- u. Anlagenkontrolle, Datumskontrolle 4. Stempeln  Eingangsstempel, enthält: Datum, oft Uhrzeit, Feldeinteilung für Weiterleitungsu. Bearbeitungsvermerke 5. Sortieren  Mappen, Sortierkörbe, Sortierregale nach Bearbeitungsstellen 6. Verteilen  Umlaufwagen, Rohrpost, Förderband, Aktenaufzug, Schienenförderanlage, Selbstabholung, Botendienst Postfach Vorteile - mehrmals am Tag Post selbst holen - eilige Vorgänge sofort bearbeiten - genaue Zustellung möglich - von Postzustellung unabhängig - gut erreichbar - günstig, einmalige Gebühr 15 € Briefe sortieren *Privatpost *Geschäftspost

*Direktionspost *Fehlgeleitete Sendungen (Irrläufer)

Postfachnummer: Von rechts nach links nach 2 Zahlen Leerzeichen Entnahme Briefhülleninhalt - alle im Brief erwähnten Anlagen prüfen (fehlt = handschriftl. auf Brief bei „Anlagen“ vermerken) - Brief und Anlagen zusammengeheftet weitergeben Eingangsstempel = ermöglicht späteren Vergleich Ausfertigungstag Schriftstück, Datum Poststempel u. Tag Eingang, aber auch innerbetriebliche Durchlaufzeit Einsatz Posteingangssystem Vorteile - schnelle Bearbeitung auf engstem Raum - Baukastenprinzip (auf individuelle Wünsche anbar) Portstelle Kopien an versch. Abt. Sortierkörbe, Sortierregale Falzmaschine Kuvertiermaschine Briefschließmaschine Frankiermaschine

Portstraße als Rationalisierungsmöglichkeit

Kontrollieren  Trennen  Sortieren  Falzen  Kuvertieren  Verschließen  Wiegen u. Frankieren 

Zusammentragen

Zusammentragmaschine

Beilegen

Beilagengeber

Adressieren

Adressiermaschine

Postfiliale, Kurier-, Express- und Paketdienste

Falzarten - Kreuzfaltung - Zickzackfaltung (Leporellofaltung) - Wickelfaltung - über Wickel- o. Zickzackfaltung auf A6 - Einfachfaltung Darauf achten: - kantenfrei - verschiedene Falzarten - Papierformat, -gewicht

= Briefhülle C6 = Briefhülle DL mit Fenster = Briefhülle C6 mit Fenster = Briefhülle C5

- aufgedruckte Faltmarken - Falz unten - Kontrolle ab Adresse sichtbar

Warum? Platz sparen bzw. kleinere Briefe = weniger Kosten (Entgelt sparen) Bedeutung PLZ - ermöglicht direkte Zuordnung über Städte/Gemeinden - 1. Ziffer = Region in Deutschland, 2. Ziffer = Leitregion Brief Arten Tagespost: *individuelle Briefe (Rechnungen, Mahnungen) *an bestimmte Personen gerichtet * in Unterschriftsmappen gesammelt u. nach Versandart, Gewicht, In- u. Auslandssendungen sortiert Massenpost: *Brief mit gleichem Inhalt zu Werbezwecken (Kataloge u. Prospekte) *mit Postbearbeitungsmaschine schnell u. rationell für Versand vorbereitet Portokosten senken - Standardbriefe (Höchstgewicht 20 g), Schreibmaschinenpapier - auf Papiergewicht achten - elektr. Portowaagen u. –computer größte Sicherheit - Briefe bündeln bei gleichem Empfänger - Methodenvergleich  Fax, Brief o. E-Mail - große Briefumschläge u. Strafporto vermeiden Ausgangspost frei machen *Briefmarken *Frankiermaschine

*Digitalmarke

Frankiermaschinen Abrechnungsmöglichkeiten Wertkartensystem - günstiger Anschaffungspreis - Vorratshaltung der Wertmarken durch Kauf bei der Post - gewünschter Betrag wird gespeichert u. von Maschine automatisch abgerufen (bei Mindestbetrag = Aufladehinweis) Fernwertvorgabesystem mit Telefon - zum Portoabruf = Anruf bei Datenzentrale - Identifikation = Kunden- u. Frankiernr., Mitteilung Zählerstände, Prüfung Angaben + Code Fernwertvorgabesystem über Modem/ISDN - System wählt Datenzentrale - Zugangsdaten u. Vorgabebetrag im direkten Dialog ausgetauscht, Vorgang durchgeführt

Vorteile *Portoeinsparungen *keine Protobuchung *keine Bargeld in Portokasse *keine Briefmarken kaufen *Zählwerke geben Auskunft über Portovorrat, tägl. Portoverbrauch

*Briefe sofort weiterleiten *Sendungen schneller freigemacht

Systeme DV-Frankierung (freimachen mit spezieller Software) - Genehmigung Deutsche Post AG - Frankiervermerk direkt auf Briefumschlag/Aufschriftzettel/Anschriftfeld - Abrechnungszeile wird durch Matrixcode ersetzt PC-Frankierung mit Stampit (Briefmarken selbst drucken) - Portobetrag im Internet kaufen - Stempeldruck = Datum + Entgeltbetrag + Matrixcode - Frankierung von Etiketten + Briefumschlägen (Software, Drucker u. Internet wird benötigt) Frankierservice - übernimmt Frankierung Briefe, Portkarten, Bücher- u. Warensendung, Infopost - Preis nach Sendungsmenge, Format u. Beförderungsentgelt getrennt Plusbrief - Briefumschlag mit eingedruckter Sondermarke - Preise gestaffelt - Geschäftskunde/Großabnehmer = Sonderkondition Digitale Frankierung mit Frankit (komfortabel u. sicher) - Porto mit Modem über Internet eingekauft, zweidimensionaler Matrixcode - Infos in Briefzentren automatisch gelesen Poststraße - Zusammenfassung zentral, auf engstem Raum (Baukastensystem) - alle Vorgänge miteinander verbunden (falzen, beilegen, kuvertieren, …) - ab 150 Sendungen täglich = Gewinn - kaufen, leasen, zusammenstellen, erweitern (am besten Onlinekombination) Vorteile *individuell zukaufbar *schneller  Zeitersparnis *einmalige Anschaffungskosten *Leasing möglich *Platz sparend = Raumersparnis Porstversand KEP-Markt (Kurier-, Express- u. Porstdienste) Kurierdienst = permanent persönl. Begleitung von Sendungen Expressdienst = Sendungen über Umschlagzentrum zum Ziel, fester Ausliefertermin vereinbart Postdienst = Briefbeförderung, Paketbeförderung

Regeln - Briefe für Postfachinhaber immer an Postfachanschrift - PLZ + Bestimmungsort nicht unterstreichen u. immer in eine Zeile - Anschrift immer linksbündig - Portokalkulator Private Briefbeförderung - Abholung u. Zustellung am gleichen Tag < 200 g - Private Dienstleister Briefkästen - Günstige Preise beschränkt auf Liefergebiet - Stadtkurierdienst  flexibel u. schnell Postdienstleistungen *Abholung *Sonderbriefdienst

*Zustellung *Mehrwertdienste

*Allgemeiner Briefdienst

Infopost - inhaltsgleich - Mindestmengen - nach auf- o. absteigender PLZ geordnet - z. B. Werbebriefe, Einladungen, Unterlagen(Proben, Muster), Datenträger (USB, CD) Dürfen unterscheiden in: - Codierung + Steuerzeichen - zusätzl. Angaben zum Abesender - Unterschrift - Ort + Tag - Nummern, Buchstaben u. Zeichen (keine Wörter) Mindestmengen - 4000 Sendungen nach auf- u. absteigender PLZ - 250 Sendungen in selber Leitregion (erste zwei Zahlen PLZ) - 50 Sendungen Leitbereich Einlieferungsstelle Infobrief (Versandart mit ermäßigtem Porto) Voraussetzungen - Mindestmenge 50 Briefe - alle Briefe inhaltsgleich (Text, Format, Gewicht) - Anschriften maschinenlesbar Infopost-Manager - offizielle Software Deutsche Post AG - Portooptimierung u. Versandvorbereitung Funktionen *Adressmanagement

*Informationen

Merkmale *automatische Berechnung günstigstes Entgelt *integrierte Anschriftenüberprüfung Postwurfsendungen - Versandform Post - massenhafte Zustellung

- keine Anschrift

*Formulare *Unterstützung gängiger Dateiformate *Erkennung doppelter Anschriften

Merkmale *erreicht 65% aller Haushalte *keine Werbesendung *Verschieden Möglichkeiten - Haushalte, die am Zustellungstag Tagespost erhalten - an alle Haushalte - an alle Briefabholer *Preis - hängt von Gewicht u. Zustellung ab - Briefabholer nur Gewicht Büchersendung - Bücher - Broschüren - Notenblätter - Fernkursunterlagen - Landkarten - Dienstleistung diverser Postdienstleister mit ermäßigtem Porto Preis = Höchst- bzw. Mindestmaße Blindensendung - Schriftstücke in Blindenschrift - bestimmte Tonaufzeichnung für Blinde - grundsätzlich kostenlos Werbeantwort - Anmeldung, Reservierungen, Bestellung - Kennzeichnung oberhalb Anschrift, durch „Antwort“ bzw. „Werbeantwort“ - frankiert Warensendung - Warenprobe, Muster, kleine Gegenstände (z. B. Filme/Kataloge) - verbilligt versenden als Standard, Kompakt o. Maxi (höchstens 500 g) - keine briefliche Mitteilung, höchstens Rechnung, Gebrauchsanweisung o. Ä. beilegen Päckchen (bis 2000 g) - briefliche Mitteilungen erlaubt - Versand auch in Rollenform möglich Pakete national u. international (bis 31,5 kg) - autom. Versicherung mit Standardbetrag - Wert höher = zusätzl. Gebühr - Größenüberschreitung = Sperrgut - Privatkunden mit Paketmarke selbst postfertig machen - Online-Frankierung, Daten eingeben + Versandmarke ausdrucken - Packstation, gegen Einlieferungsbeleg aufgeben - Paketbox, frankieren + in Box legen Vorteile: *Unabhängigkeit Öffnungszeiten *Funktion wie Briefkasten *kostenlos *kein Zugriff für Unbefugte Nachteile: *kein Beleg - erhalten scannerlesbare Codes = *schnelle Verteilung u. Bearbeitung *Empfängerbezeichnung *Informationsträger *Produkterkennung *Identcode bei Einlieferung *Leitcode im Fachpostzentrum = wird auf Haftetikett aufgeklebt

Beförderung Paketdienstleister - Kernkompetenzen: *Lokal- u. Regional-Postdienstleistungen *schwere u. großformatige Sendungen duetschlandweit *Beförderung nur Inland/nur Ausland; Inland und Ausland *Hybridpost u. Zustellung *Konsolidierung - Leistungsmerkmale: *Frachtscheine *Zahlungsmöglichkeiten: Rechnung, Barzahlung, Scheck o. Kreditkarte *Sendungsverfolgung *Regellaufzeiten Private Dienstleister - Auszeichnung durch: *Schnelligkeit * Haus-zu-Haus-Service *Terminzustellungen *24h-Zustellungsservice *NET = Nachtexpress-Termindienst - Vorteile: *keine Beförderungspflichten *konzentriert auf Massenversand *individuelle Vertragsabschlüsse Express-Dienst - Briefe u. Pakete, die besonders schnell Empfänger erreichen sollen - Zustellen nächster Werktag - schnellere Möglichkeiten *Express vor 12:00 Uhr *Express vor 10:00 Uhr *Express vor 09:00 Uhr *Express Samstagszustellung *Express Sonn- u. Feiertagszustellung - Officepacks: Dokumente in speziellen Versandtaschen, bis 3000 g bis 12:00 Uhr - Express International: bis 20 kg in über 200 Länder, mehr als 20 kg = Sondervereinbarungen Einschreiben (persönliche Übergabe) - Versand durch Einlieferungsschein nachgewiesen - Auslieferung mit Unterschriften Zusteller u. Empfänger dokumentiert - andere können gegen Unterschrift annehmen Einschreiben Einwurf - nicht persönlich übergeben - nur Zusteller unterschreibt Einwurf Einschreiben Rückschein (nur i. V. m. Einschreiben o. Rückschein möglich) - Nachweis Übergabe an Empfänger Empfänger bestätigt Übergabe auf Rückschein, dieser zurück an Absender Einschreiben Eigenhändig (nur i. V. m. Einschreiben o. Rückschein möglich) - Versand vertrauliche Unterlagen/besonders sensible Informationen - nur Empfänger o. von ihm bevollmächtigte Person kann entgegennehmen Nachnahme - Geldbetrag durch Post einziehen - Ware nur gegen Zahlung Nachnahmebetrag ausliefern - fällige Beträge anmahnen u. Schuldner zur Zahlung veranlassen Postzustellungsauftrag (PZA) - förmliche Zustellung amtlicher Schriftstücke (z. B. von Gerichten, Verwaltungsbehörden) - Zustellungsempfänger kann Zustellung nicht entziehen - nicht zustellbar, bei zuständiger Postfiliale hinterlegt und Benachrichtigung - zugegangen, auch wenn nicht innerh. 3 monatiger Aufbewahrungspflicht abgeholt

Vorausverfügung *Wenn Empfänger verzogen, zurück! *Bei Umzug Anschriftenbenachrichtigungskarte! *Bei Umzug mit neuer Anschrift zurück! *Nacht nachsenden!

Besonderheiten Rücksendung Infopostsendung kostenpflichtig Ausfertigung u. Übersendung Anschriftenbenachrichtigungskarte = 0,90 € Anschriftenmitteilung bei Briefen u. Postkarten = unentgeltlich

TELEKOMMUNIKATION Gesprächsvorbereitung - Vorwahlnr., Rufnr., Name bzw. Firma gewünschter Teilnehmer notieren - Geschäftszeiten Partner beachten - Unbedachte Äußerungen vermeiden - Gesprächsziel - zu klärende Fragen aufschreiben - Einleitung, Hauptteil u. Schluss Gespräch notieren - Unterlagen u. Schreibmaterial bereitlegen - Evtl. Partner durch E-Mail mit zu klärenden Fragen vorbereiten Gesprächsführung - zuerst Begrüßung (z. B. Guten Tag), Vor- u. Zuname u. Firmenname - Name Partner nicht verstanden = bitten zu wiederholen/buchstabieren - Partner während Telefonat öfter mit Namen ansprechen - Partner auf Dauer Gespräch/wichtigen Termin hinweisen (wenn man angerufen wird) - Sympathie für Partner zeigen - beim telefonieren lächeln u. aufrecht sitzen  Körpersprache - mehr Fragen als Aussagen - strategische Pausen - Zahlen wiederholen - langsam, deutlich, nicht zu laut sprechen - höflich, geduldig, bestimmt bleiben - unvorbereiteter Anruf  zu enderem Zeitpunkt zurückrufen (auch umgekehrt) - keine anderen Arbeiten während Telefonat - wichtiges Gespräch  Notizen machen u. anschließend zusammenfassen - Telefon links stellen, um links abzunehmen u. mit rechts zu schreiben - Partner nicht erreichbar: *anderswo erreichbar? *wann wieder zurück? *kann Gesuchte zurückrufen? *wer vertritt? *kann Nachricht übermittelt werden? - amtliche Buchstabiertafel verwenden

DRUCKEN, KOPIEREN, SCANNEN UND FOTOGRAFIEREN Papier Kriterien: *Qualität *Gebrauchsform

*Gewicht

*Format

*Preis

Formate: - A0 = Ausgangsformat ( 16 A4 Blätter) - durch Halbieren längere Seite = nächst kleinere Format - A-Reihe zum beschriften/bedrucken - Zusatzreihen B > C, hauptsächlich bei Briefhüllen Anwendungsbeispiele: A0 = Landkarte A1 = Fahrplan A2 = Poster A3 = Zeichenblock A4 = Schreibmaschinenpapier A5 = Stenoblock A6 = Postkarte A7 = Notizzettel A8 = Visitenkarte A9 = Briefmarke A10 = Briefmarke

() auf Verpackung = Hinweis auf glattere Papierseite, die bei Einlage in oben sein muss, um Papierstau vermeiden Wasserzeichen = nennt Hersteller Recyclingpapiere umweltfreundlich, weil: - Rohstoff sparend, da 100 % Altpapier - geringerer Wasserverbrauch/Energieverbrauch - Entlastung Mülldeponien Selbstdurchschreibende Papiere Zwischenlageverfahren *Durchschreibepapiere (Blaupapier) *Einmalkohlepapier

Selbstdurchschreibende Papiere *Farbübertragung *Farbfreilegung *Farbreaktion

Zwischenlageverfahren Zwischen zu beschriftenden Original u. Durchschlag (soll gleichzeitig erstellt werden) liegt Farbpapier. Wird Original (Vordruck) mit Kugelschreiber beschriftet, muss Blaupapier (Durchschreibepapier) dazwischen. In Vordrucksätzen (werden mit Drucker ausgefüllt) wird häufig Einmalkohlepapier verwendet. Selbstdurchschreibende Papiere (Formularschreibsätze) Ohne Farbpapiere dazwischen entstehen „Vervielfältigungen“. Bei Farbübertragung ist Original auf Rückseite eingefärbt (karbonisiert), dass bei Beschriftung Farbe auf darunterliegendes Papier überträgt (z. B. Quittung). Bei karbonlosem Verfahren (z. B. Überweisungsvordrucke) wird Spezialpapier verwendet, die Durchschreiben durch Farbfreilegung bzw. Farbreaktion ermöglicht. Urheberrechtsgesetz - Gesetz schützt geistiges Eigentum Autor o. Künstler - geschützte Werke: Bücher, Zeichnungen, CDs, Fotos, Filme, Programme - Copyright © zeigt Schutz PC-Drucker Impact-Drucker (Anschlagdrucker) = Nadel-. Bzw. Matrixdrucker *preisgünstig *laut, langsam, nicht Fotodruck geeignet *schneller Ausdruck von Dokumenten in mehrfacher Ausfertigung *Druckerzeugung durch mechanischen Anschlag *Zeichen aus winzigen Punkten zusammengesetzt *Qualität abhängig von Nadelanzahl Vorteile - gleichzeitiger Mehrfachdruck - geringere Folgekosten - Verwendung von Endlospapier

Nachteile - hohe Geräuschentwicklung - langsamer Druck - keine repräsentativen Drucke

Einsatz: Arztpraxen, Lagerhä, Speditionen - 9-Nadel-Drucker - 24-Nadel-Drucker Non-impact-Drucker (anschlagfreier Drucker) = Tintenstrahldrucker, Laserdrucker *mehrfach Ausdruck notwendig *empfangen Daten zeilenweise *aus Druckkopf schießen winzige Tintentröpfchen aus Düse

Tintenstrahldrucker (=Zeilendrucker) *geringer Arbeitsspeicher *sehr gutes Druckergebnis *geringe Anschaffungskosten *Auflösung in dpi gemessen Vorteile - niedrige Anschaffungskosten - klein und leicht - Ausdruck in gute/sehr guter Qualität

Nachteile - hohe Folgekosten (Tintenpatronen) - langsamer Druck - für sehr guten Druck Spezialpapier benötigt

Einsatz: privater Gebrauch, bei geringem Druckvolumen, anspruchsvolle Farb- u. Fotodrucke - Arbeitsplatzdrucker - Schwarz-Weiß-Drucker

- Mobildrucker - Farbdrucker

- Fotodrucker

Verfahren Bubblejet-Verfahren - Tinte in Düse wird kurzfristig erhitzt, gebildete Blase (Bubble) schießt mit hoher Geschwindigkeit auf Papier - genau dosierte Erwärmung lässt Druckqualität verbessern Piezo-Verfahren - mechanischer Druck, Piezoelement dehnt sich bei Stromstoß aus - Tintentropfen wird auf Papier gedrückt Vorteil: extrem präziser Druck Nachteil: nur Tintentank kann ausgetauscht werden (Druckkopf verstopft) Laserdrucker (=Seitendrucker) *hoher Arbeitsspeicher *Ausdruck mit qualitativ guter Grafik *Farblaserdrucker relativ teuer, hohe Geräuschentwicklung *Netzwerkdrucker = von mehreren gemeinsam genutzt, hochwertig Vorteile - hohe Druckgeschwindigkeit- u. qualität - Druck auf Normalpapier - geringere Folgekosten

Nachteil - teure Anschaffung - schlechter Druck bei Farbfotos - hoher Stromverbrauch

Einsatz: in Büros, für hohes Druckvolumen - Arbeitsplatzdrucker - Abteilungsdrucker - Multifunktionaler Netzwerkdrucker

- Schwarz-Weiß-Drucker

Thermosublimationsdrucker (= Thermo-Direkt-Drucker/Etikettendrucker) *drucken über Hitzeverfahren *hochwertige Drucke *sehr hohe Kosten *Ausdruck mit vorgeschnittenem Spezialpapier Vorteile - klein u. handlich - ideal für spezielle Anwendungen - brillanter Fotodruck

Nachteile - hohe Anschaffungskosten - langsamer Druck - nicht flexibel einsetzbar

Einsatz: Einzel-Etiketten, Endlos-Etiketten, adressieren u. frankieren

- Fotodrucker - Mobildrucker

- Etikettendrucker - Farbdrucker

- Schwarz-Weiß-Drucker

Software und Drucker - Steuerelektronik im Drucker, nimmt zu druckende Daten vom PC entgegen - jedes Programm braucht Druckertreiber (zur Betreibung angeschlossener Drucker) Zusammensetzung Elemente - Prozessor (Berechnung Druckerdaten) - Arbeitsspeicher (Speicher der Daten) - Druckersprache (Verständigung PC u. Drucker? Vergleichskriterien beim Kauf - Preis für Gerät u. Folgekosten - Druckqualität - Druckgeschwindigkeit - maximale Auflösung Scanner Handscanner - mit Hand über Vorlage schieben - nur noch mobiler Einsatz - weitere Variante = Laserscanner zum Einlesen von Barcodes an Kassen Einzugscanner - Vorlage wird über Walzenmechanik an Sensor entlangbewegt - nur einzelne Blätter können gescannt werden Flachbrettscanner - Vorlage wird auf Glasplatte gelegt u. von System abgescannt - nicht für dicke Bücher geeignet - kein störender Lichteinfall durch Deckel Buchscanner - andere Bauform - geeignet für gebundene Vorlagen Dokumentenscanner - Einsatz zur elektronischen Archivierung von großen Dokumentenmenge Mikrofilmscanner - dienen zur Wiedergabe von Digitalisierungen von Mikrofilmen - detaillierte Mikrofilmdarstellung auf Bildschirm Trommelscanner - Einsatz zur professionellen Bildbearbeitungen in Druckereien Visitenkartenscanner - Geschäftskontakte können direkt eingelesen werden - somit zeitnahe Kontaktierung der Kunden

Leistungsmerkmale - automatischer Vorlageneinzug - unbegrenzte Auflösung - scannen großer Vorlagen-Formate - Scanngeschwindigkeit von 90 bis 60 Sekunden - Einknopfbedienung (Erstellung hochauflösender o. „schlanker“ Scann) - automatische Bildretusche (z. B. Gegenlichtkorrektur) - Scan-to-PDF (Konvertierung in PDF-Format) - Tiefenschärfe (stark konturierte Gegenstände scharf scannen) Kopieren Kopierverfahren - indirektes elektronisches Kopierverfahren (Xerografie) - analoge durch digitale Kopiertechnologie abgelöst - Vorlage digitalisiert u. zwischengespeichert Material - Original = Vorlage

- Kopierpapier

- Toner (Farbpulver)

Prinzip (indirektes elektr. Kopierverfahren) - gleiche Pole stoßen sich ab, ungleiche ziehen sich an - elektr. Aufladung Halbleiter (Selentrommel) verändert sich unter Lichteinwirkung Vorteile Kopierverfahren *schnelle Vervielfältigung *Kostenersparnis *Normales Papier *Vorder- u. Rückseite kopieren *Verkleiner- u. Vergrößerungen möglich *Sortierung möglich *Helligkeit u. Dunkelheit einstellbar *farbige Kopien

Nachteile Kopierverfahren *teuer in Anschaffung *umweltbelastend *Toner ist gesundheitsschädlich *Hoher (unnötiger) Papierverbrauch *hoher Stromverbrauch *hohe Folgekosten (Toner) *kleine Kopiermenge = teuer (unrentabel)

Kriterien bei Kauf Kopierer - Zeitdauer für Fertigung Kopie - Funktionen (Duplexdruck, Zoom, Sortieren, …) - Folgekosten (Preise für Toner, Kosten pro Kopie, …) - übersichtliches und leicht verständliches Handbuch

- Qualität Kopier - Bedienungsfreundlichkeit - Umweltfreundlichkeit - Preis

Digitale Kopiergeräte - Multifunktionalität mit digitalen Technik durchgesetzt - digitaler Einsatz im Netzwerk, können drucken, faxen u. scannen Module, für eigene Zusammenstellung Kopiersystem *Druckmodul: Kopierer zu leistungsfähigem Netzwerkdrucker, Druckjobs von jedem angeschlossenen PC starten *Dokumentenserver: Ausstattung mit leistungsfähiger Festplatte u. Software, Arbeitsprozesse von jedem Arbeitsplatz aus gestaltbar *Scanner-Modul: durch Erweiterung Netzwerk-Scanner, bis 40 Seiten pro Min. einscannen, in digitaler Form über Netzwerk versenden o. auf Dokumentenserver speichern *Fax-Modul: effiziente Fax-Kommunikation für Arbeitsgruppen

Vorteile digitales Kopieren - Texte, Grafiken u. Bilder über Scanner einlesen - Vorlagen archivieren u. aktualisieren - hohe Auflösung - berührungsgesteuertes Display (Touch-Screen) - erweiterte Zoomtechnik Weiter Funktionen digitales Kopieren - Bildverschiebung (zu kopierende Beriech nach links o. rechts verschieben) - Multibild-Funktion (mehrere kleine Kopien von Vorlage erstellen) - Mehrfachnutzen-Funktion (mehrere Seiten verkleinert auf Seite kopieren) - blätter (automatisch blätter einfügen, ermöglicht übersichtliche Anordnung) - Ausschnittsweise kopieren (bestimmter Teil Vorlage ausschnittsweise kopieren) - elektr. Sortieren Leistungsmerkmale Kauf Kopiergerät Anwärmzeit Papierzuführung Vorlagenzuführung Vorlagenformat Kopierformat Formatbestimmung (Zoom-Technik) Hefter Locheinheit Broschürenerstellung Folien-Trennblätter

Zeit vom Einschalten bis zur Betriebsbereitschaft Lose Blätter aus einem oder mehreren Papierbehältern Manuell und automatisch B6 bis A3 A5 bis A3 Verkleinerungen u. Vergrößerungen der Vorlage Heftet sortierte Kopien zusammen 2-fach o. 4-fach Lochung der Kopien Erstellen von Broschüren mit Faltung u. Heftung Einfügen leerer oder bedruckter Folientrennblätter

Zentral o. dezentral kopieren, abhängig von folgenden Faktoren: - Art u. Größe des Betriebs - räumliche Verbindungen im Betrieb - durchschnittliches Kopiervolumen in einzelnen Abteilungen - Art der Kopiervorlage - Dringlichkeit der Kopien Zentrales Kopieren (= an einem Ort für ganzen Betrieb) Vorteile Nachteile - Einsatz leistungsfähiger Geräte - Arbeitsablauf wird unterbrochen - bessere Übersicht über Kopiervorgänge - Wartezeiten am Geräte - Störungen kommen selten vor - z. T. erhebliche Wegzeiten - exakte Kostenkontrolle - bei Ausfall kein Ersatz Wirtschaftlichkeit: Wenn Kopiervolumen Betrieb gering, bzw. wenn je Vorlage viele Kopien Dezentrales Kopieren (= mehrere Geräte verteilt, z. B. auf mehrere Stockwerke (Abteilungen) Vorteile Nachteile - keine Weg- u. Wartezeiten - Kauf o. Miete/Leasing mehrere - schnelleres Kopieren Geräte erforderlich - Arbeitsplatz bleibt besetzt - keine Übersicht über - bei Geräteausfall ausweichen auf anderes Gerät Notwendigkeit des Kopierens - vertrauliches Kopieren von vertraulichen Unterlagen (Privatzwecke) Wirtschaftlichkeit: wenn Kopiervolumen je Abteilung hoch, bzw. je Vorlage wenig Kopien Entscheidend für Geräteauswahl - welche Leistungen muss Kopierer erbringen (betriebliche Erfordernisse)? - was kostet eine Kopie (Preis-Leistungs-Verhältnis)?

Farbkopierer Zusätzliche Möglichkeiten - mehrseitige Vergrößerungen - Vorlagen in vertikaler u. horizontaler Richtung zoomen - Farben gegeneinander austauschen, verstärken o. abschwächen - Hintergrundfarbe festlegen - Gerät an Computer anschließen - Kopien von Filmnegativen u. Dias erstellen Einsatz: Werbeagentur, Verlagen, gewerbliche Copyshops Kosten verbrauchsabhängig verbrauchsunabhängig Toner, Papier, Verschleißteile (z. B. Trommel), Gerät (Kauf, Miete, Leasing) Wartung

INFORMATIONEN BESCHAFFEN Datenschutz und Datensicherheit Personenbezogene Daten - Schutzbedürftige Daten nur mit Zustimmung Betroffener maschinell sammeln o. speichern - z. B. Name, Vorname, Geburtsdatum Pflicht datenerhebender Unternehmen - Daten nur für Zweck verwenden, für den sie erfasst - Gewährleistung von Schutz vor missbräuchlicher Nutzung u. unberechtigtem Zugriff Dritter „Schutzwürdiges Interesse“ NICHT bei: i. d. R. bei: Name, Telefonnummer, Berufsbezeichnung, Geburtsdatum, Kontonummer, Gehalt + Anschrift Vermögen, Vorstrafen, Religionszugehörigkeit + Familienstand Rechte des Bürgers - Auskunftsrecht = über Daten Auskunft verlangen - Berichtigungsrecht = persbez. Daten falsch  Berichtigung verlangen - Sperrungsrecht = Bestreitung Richtigkeit persbez. Daten  vorläufige Sperrung verlangen - Löschungsrecht = gespeicherte Daten unzulässig  Löschung verlangen - Benachrichtigungsrecht = über Speicherung/Verarbeitung/Nutzung Daten informieren - Widerspruchsrecht = Nutzung/Übermittlung Daten zu Werbezwecken und Markt- u. Meinungsforschung widersprechen Gebote Datenschutz 1. Zugangskontrolle = verhindert Zugang zu DV-Anlagen durch Unbefugte 2. Abgangskontrolle = verhindert Entfernen von Datenträgern durch Personen, die mit persbez. Daten arbeiten 3. Speicherkontrolle = verhindert unbefugte Eingabe in Speicher u. Kenntnisnahme/Veränderung/Löschung gespeicherter Daten 4. Benutzerkontrolle = verhindert Nutzung von Einrichtungen zur Datenübertragung Unbefugter 5. Zugriffskontrolle = Zugriff auf persbez. Daten nur für Berechtigte 6. Übermittlungskontrolle = Überprüfung/Feststellung an welche Stelle persbez. Daten durch Einrichtungen übermittelt werden können 7. Eingabekontrolle = Nachträgliche Prüfung/Feststellung welche persbez. Daten zu welcher Zeit von wem in DV-System eingegeben

8. Auftragskontrolle = persbez. Daten nur durch Weisung Auftraggeber im Auftrag verarbeitet 9. Transportkontrolle = persbez. Daten bei Übermittlung/Transport Datenträger nicht von Unbefugten gelesen, verändert o. gelöscht werden können 10. Organisationskontrolle = innerbehördl./innerbetriebl. Organisation gestalten, dass Anforderungen Datenschutz gerecht Überwachung Datenschutz - Privatbereich: Schutz durch sich selber - Betrieblicher Bereich: Datenschutzbeauftragte im Betrieb des AG - Öffentlicher Bereich: Landes- u. Bundesdatenschutzbeauftragter Datensicherheit = Schutz der Daten im eigentlichen Sinne Ursachen Datenverlust - externe Schadensquellen (Feuer, Wasser usw.) - Fehler bei Hard- o./u. Software - Fehlbedienung durch Benutzer - absichtliches Herbeiführen von Schäden (Computerkriminalität) - Computerviren Risiko senken durch - Zugriffskontrolle - Rauchverbot, Temperatur- u. Luftfeuchtigkeitskontrolle, Alarmanlagen - Kopierschutz für bestimmte Software - Protokollführung am PC - Regelung der PC-Benutzung (Zuständigkeitsregelung) Möglichkeiten zur Beschaffung Mündlich - Telefon/Handy - Fernseher - Radio

- persönliche Kontakte - geschäftliche o. Private Kontakte - Sitzungen

Schriftl. Informationsquellen (nachschlagen o. anfordern) - Banken u. Sparkassen (Geschäftspartner, Devisenvorschriften) - Auskünfte (Infos über Unternehmen) - IHK - Bibliotheken - Berufsgenossenschaften - Stadt- und Gemeindeverwaltung - Reisebüros u. Fluggesellschaften Nachschlagewerke - Lexika - Duden

- Gesetzte - Telefonbücher

- Gelbe Seiten - Straßenkarten - Fachliteratur (Bücher, Zeitschriften)

Digitale Informationsangebote - Disketten Vorteile: - CD-ROM *stehen sehr schnell zur Verfügung - Online-Verbindung *immer auf dem neusten Stand, da fortlaufend aktualisiert Informationen bewerten - Woher kommen Infos? - Wofür werden Daten veröffentlicht? - Sind Infos richtig u. aktuell? - Sind Infos gut gestaltet? - Wer hat Daten erstellt? - Sind Infos gut u. sachlich geschrieben? - Sind Infos relevant für zu bearbeitendes Thema? - Welche Absicht verfolgt Autor mit Veröffentlichung?

Sprachaufzeichnung (Phonodiktat) Vorteile Diktieren *zeitliche u. örtliche Unabhängigkeit *unbegrenztes Diktiertempo *Handdiktiergeräte außerhalb Büro nutzen *Zeitersparnis

Schreiben *unabhängig von Diktierendem *Band zurück spulen u. erneut anhören *Diktatsprache = klare Verständigung zwischen Diktierendem u. Schreibendem * in Ruhe zuhören, nicht auf Blatt schauen

Regeln (DIN-Norm 5009) - Arbeitsabläufe berücksichtigen - Anweisungen und Konstante anwenden - klar und deutlich sprechen Anweisungen = Hinweise, durch „stopp“ eingeleitet u. „Text“ beendet  Unterstreichen  Fettschrift  Kursivschrift  Großbuchstaben  Zentrieren  Einrücken (2,5 cm)  Buchstabieren  Gliederung  Grafik

Konstante = anzusagende, feststehende Benennungen, aus Duden u. DIN 5008 (Schreib- u. Gestaltungsregeln) bekannt  alle Satzzeichen  römisch  Gedankenstrich  leer  Bindestrich  Abkürzungen  Schrägstrich  neue Zeile  Anführungszeichen  Absatz  Klammern  Versendungsform  Zahlen  Anschrift  groß/klein  Informationsblock  hoch/tief  Betreff  Ende dieses Schriftstücks  Diktatende

Diktiergeräte Einsatzort Arbeitsplatz *Bürodiktiergeräte mit Netzanschluss *Ansage in Handmikrofon

außer Haus *Handdiktiergerät/Reisediktiergerät mit Akku *Ansage in Taschendiktiergerät

Einsatzart Aufnahme und Wiedergabe *Bedienung durch Diktierenden *Steuerung von Hand

nur Wiedergabe *Bedienung durch Schreibenden *Steuerung mit Fußschalter

Leistungsmerkmale - gute Klangqualität, wobei Nebengeräusche weitgehend ausgeblendet - einfache Bedienung - Wahl zwischen Diktat- u. Konferenzaufnahme (Konferenzaufnahme = erhöhte Ausnahmeempfindlichkeit) - schneller Vor- und Rücklauf - Löschen ab beliebiger Position - Lautsprecher - Textwiederholautomatik (Band wird bei Anhalten um einige Silben zurückgespult) Digitale Diktiergeräte - können per USB-Schnittstelle an PC angeschlossen werden - Sprachdatei wird auf Festplatte gespeichert u. mit Hilfe Software + Kopfhörer am PC abgehört u. geschrieben

PC-Diktat (Phonodiktat) - bei elektr. Diktieren wird Sprache digitalisiert u. direkt auf PC gespeichert - gesprochener Text wird als Datei erfasst - Übertragung von Diktatplatz zu Schreibplatz über lokales Netzwerk - Funktionen Start, Stopp, Rücklauf usw. über Maus bedient Zubehör - PC-Steckkarte für Sprachaufzeichnung - PC-Anschlussadapter für Mikrofon u. Fußschaltung - Software - Textverarbeitung Vorteile - keine Kassetten u. separate Wiedergabegeräte nötig - Diktate per E-Mail versenden/empfangen - alle umfassenden Informationen (Autor, Diktatlänge, Priorität, …) auf Bildschirm angezeigt Tonträger „Normale Diktiergeräte“ zeichnen Sprache auf Mini-Kassetten auf. Kapazität beträgt zweimal 15 Minuten o. zweimal 30 Minuten. Kompaktkassetten (Größe normale Musikkassette) Digitale Diktiergeräte zeichnen Sprache auf Smart-Media-Karte digital auf. Speicherkapazität: 8 MB bis 128 MB (Aufnahmezeit: 160 Minuten bis 44 Stunden) Vorteil Kassetten - einfache Handhabung - jeder Vorgang auf neuer Kassette speichern - Schreibarbeit besser auf Schreibkräfte verteilen Spracherkennungssystem - Text in Mikrofon gesprochen - erkennt gesprochenen Text u. bringt ihn auf PC - System erst auf Sprachweise u. Stimme Benutzer einüben Vorteile - unabhängig von Maus u. Tastatur - Sie diktieren – PC schreibt Schemabrief - wenn Absender auf eine Person bezogen - Schriftstücke immer wieder benötigt (z. B. Anschreiben für einzelne AN) Ablauf - Vorlage wird erstellt u. gespeichert - äußeres Erscheinungsbild wird festgestellt - Stoppcodes (Haltepunkte) setzen, wo Variablen eingefügt Textbausteine - abgespeicherte Textteile - werden beliebig zu individuellen Ganzen zusammengefügt - Textagen wiederholen - in mehreren Briefen anwendbar (z. B. Umfrage, Schreibauftrag) Vorteile - erspart Zeit u. Arbeit - empfängerbezogen zusammensetzen

- Variablen beliebig einfügen - Texte sortieren, selektieren, auto. Einfügen

Formular (Anmeldeformular, Zeugnis, Geschäftsbrief) - Informationsträger - für rationelle Abwicklung Informationsfluss besondere Bedeutung - Vordruckarten (Blitzantwort, Kurzmitteilung) Vorteile - Bearbeitung nach vorgegebenem Schema - bei Erfassen der Daten kann nichts vergessen werden - vereinfacht Austausch von Infos - gleiche Reihenfolge ermöglicht schnelle ausfüllen Arten Vordrucke amtliche = Personalsausweis, Mahnbescheid genormte = Geschäftsbrief (DIN 676), Rechnung (DIN 4991) frei gestaltete = Telefonnotiz, Antwortkarte Gestaltungsgrundsätze - Vorüberlegung (wozu verwendet, welche Daten erfassen) - vollständig u. ablaufgerecht - Datenfelder ausreichend hoch u. lang - Leitwörter eindeutig formulieren Rationalisierung Textverarbeitung - Sprachaufzeichnung - Serienbrief

- Spracherkennung - Textbausteine

- Schemabrief - Formulare

Ordnungssysteme Alphabetische Ordnung ä, ö, ü, ß = ae, oe, ue, ss

 bei gleicher Buchstabenfolge: ae vor ä, oe vor ö, usw. …

gleich lautende Familiennamen nach Vornamen, auch bei Gebrüder + Geschwister von, von der, van, de, du usw. vor dem Namen nicht berücksichtigen, außer wenn groß geschrieben! Akademische Grade, Dienstbezeichnungen u. Namenszusätze nicht berücksichtigen! (in Verzeichnissen nachgestellt) Familienname u. Vorname gleich  nach Ort, Straße, Hausnummer Namen von Personen, Behörden, Betrieben o. Organisationen  nach ABC ordnen Verhältniswörter (am, zum, für, usw.), Bindewörter (und, &) u. Geschlechtswörter (der, die, das) nicht berücksichtigen! Durch Bindestrich verbundene Wörter  wie selbstständige Ordnungswörter behandeln! Feststehende gebräuchliche Abkürzungen  wie Wort behandeln: ADAC = Adac Firmennamen mit gleicher Sachbezeichnung beginnen  Familienname, Vorname Ausnahme: Firmen- u. Vereinsnamen, bei denen Vorname am Anfang steht u. durch Bindestrich mit Nachname verbunden  nach Vorname sortieren! Behörden werden oft nach amtl. Bezeichnung eingetragen  Hinweis notwendig wenn ABC-Regel nicht angewandt wird

Ordnungssystem Alphabetisch Numerisch

Alphanumerisch Chronologisch

Memotechnisch

Definition Ordnung nach A, B, C *nach fortlaufender Nummer *nach Vorziffern *dekadisch *Kombi zw. alphabetische u. numerische *chronos (gr.) = Zeit * nach Zeitfolge desOrdnungsgutes meist innerh. Hauptordnung (alphabetisch o. numerisch) *memo (gr.) = Gedächtnis

Farblich

*Gleichartiges kann geringstem Aufwand einander zuordnen

Dekadisch

*Klassifizierung in zehn Gruppen (0 – 9), jede Klasse kann wieder in zehn Gruppen untergliedert werden *Gruppen u. Untergruppen über Zehnerstaffel hinaus gegliedert

Halbdekadisch

Beispiel Anton, Berta, Cäsar *Rechnungsnummer *10 Kunden 20 Lieferer *Gliederung in Zehnergruppen *Kfz-Kennz. FN-N-9467 *Klassenbez. 2 ÖK 1 *Kaufm. Heftung: Neustes oben oder *Behördenheftung: Neustes unten *Eingangsrechnung: ER *Ausgangsrechnung: AR *grünes Papier für Rechnungen *blaues Papier für Lieferscheine *rotes Papier für Mahnungen *Betriebe *Kaufhä *Betriebe *Kaufhä

INFORMATIONEN VERWALTEN Aktenplan - Auskunft wie Akten benannt und sich wo befinden - haben logischen Aufbau, erleichtert Zuordnen u. Wiederfinden - flexibel, neue Begriffe jederzeit eingliedern - spart Zeit u. Geld, da schneller Zugriff - für umfangreiche sachbezogene Daten Informationsstrukturplan - schafft Ordnungsstrukturen, gelten im DMS u. in konventioneller Schriftgutverwaltung Erstellen 1. Ablage analysieren und Liste über Ablagebegriffe erstellen 2. Begriffe strukturieren u. Bereiche festlegen 3. Ober- u. Unterbegriffe bestimmen 4. Aufbewahrungsarten für einzelne Bereiche festlegen 5. Bereichen Farben zuordnen 6. Ort bestimmen, an dem Unterlagen aufbewahrt werden 7. Aktenplan/Informationsstrukturplan für alle verbindlich erklären Registratur = Schriftgutablage dient geordneter Aufbewahrung tägl. Anfallender Schriftstücke (inner- u. außerbetriebl.) Arbeitsplatzorganisation - Ansammlung loser Blätter verschiedener Vorgänge vermeiden - Widervorlagemappen verwenden - tägl. 10 Minuten Zeit für persönliche Arbeitsplatzorganisation - Stapelkörbe u. Stehsammler in Blick- u. Greifnähe - Mut zur leeren Schreibtischplatte

Notwendigkeit Gesetzl. Gründe - Handelsgesetzbuch (HGB § 257) - Steuerrecht - Abgabenordnung (AO § 147) Aufbewahrungspflicht 6 Jahre  Handelsbriefe (Mahnbescheide), Lieferscheine 10 Jahre  Bilanzen, Handelsbücher, Jahresabschlüsse u. Buchungsbelege, Kaufverträge, Geschäftsberichte, Rechnungen, Reisekostenabrechnungen Betriebl. Gründe Beweismittel: *gegenüber Geschäftspartnern *bei gerichtlichen Auseinandersetzungen *gegenüber Finanzamt Arbeitsmittel: *zur Erledigung laufender Geschäftsvorfälle *Arbeitserleichterung bei ähnlichen Vorgängen *als Gedächtnisstütze *für schnelle Auskunftserteilung Wertstufen 1. Tageswert 2. Prüfwert 3. Gesetzeswert 4. Dauerwert

Definition Einmalige Info (Zeitung) Dynamische Daten (Angebote) Statische Daten (Rechnungen) Langfristige Bedeutung (Verträge)

Dynamische Daten = lebendes Schriftgut In Bearbeitung befindliche Vorgänge und Unterlagen.

Aufbewahrungsmöglichkeiten nach Kenntnisnahme vernichten Zwischenablage Registratur/DMS für 6 u. 10 Jahre

Statische Daten = totes Schriftgut Vorgänge und Unterlagen die abgeschlossen sind und gesetzlich aufbewahrt werden müssen.

Ablagearten Loseblattablage: Schriftgut lose in Behälter Nachteil: längere Suchzeit, Schriftstücke gehen schnell verloren Vorteil: Zeitgewinn beim Ablegen, entstehen weniger Personalkosten Geheftete Ablage: gelochtes Schriftgut in Hefter und Ordner Nachteil: höherer Zeitaufwand Vorteil: sichere Aufbewahrung, sicherer Aktenumlauf Aktenführung - Einzelakte = einzelner Vorgang mit allen Schriftstücken (Personalakten, Kundenakten) - Sammelakte = einzelne Schriftstücke gleicher Vorgänge (Angebote, Lieferscheine) Registraturformen  siehe Übersichtsblatt im Ordner! Standorte Arbeitsplatzregistratur (direkt) *Vorgänge in Bearbeitung *ständig benötigte Sachakten

Abteilungs- bzw. Bereichsregistratur (indirekt) *erledigte in Überwachung befindliche Vorgänge

Zentralregistratur *abgeschlossene Vorgänge *unterliegen z. B. Aufbewahrungspflicht Archiv (distanziert) *Schriftgut mit Dauerwert

Altablage (distanziert) *totes Schriftgut

Registraturkosten *Personalkosten (Ablage- und Suchzeiten der Mitarbeiter) *Materialkosten (Möbel, Schriftgutbehälter, Locher, usw. ) *Raumkosten

Diskette ZIP-Diskette Festplatte Externe Festplatte

Optischer Speicher

Magnetbänder CD-ROM (Compact Disc – Read only memory)

Digitale Speichermedien

Magnetspeicher

Speichermedien Papier

Memory Stick/ USW-Stick

DVD (Digital versatile disc)

Mikrofilme Speicherkarte

Schriftgut, Zeichnungen, Literatur *kleinere Datenmengen speichern, problemlose Handhabung *können transportiert u. mit Post verschickt werden *mehr Speicherkapazität *entsprechendes ZIP-Laufwerk im PC nötig *Massenspeicher für Programme u. Daten, die in Bearbeitung u. auf die häufig zugegriffen werden muss *nur durch USB-Anschluss mit PC verbunden *nur sequenzielle Verarbeitung *vereinzelt bei EDV-Anlagen als Massenspeicher *Daten als winzig kleine Vertiefung in Metallschicht eingebrannt *darüber durchsichtige u. widerstandfähige Plastikhaut, die abtastende Laserstrahl durchdringt Vorteil: sehr hohe Speicherkapazität Wiederbeschreibbare CD: CD-RW (compact disc rewriteable) *kann 7-fache Datenmenge speichern *kann aus zwei zusammengeklebten Scheiben bestehen (zwei Informationsschichten) DVD-R: einmal beschreibbarer Rohling DCD-RW: wiederbeschreibbarer Rohling *leichtes, kompaktes Speichermedium mit USB-Stecker *langes Stäbchen wird über USB-Schnittstelle an PC angeschlossen *Betriebssystem ordnen Stick automatisch Laufwerkbuchstaben zu *bei guter Lagerung hohe Lebensdauer (bis über 100 Jahre) *Daten werden langfristig vor Verlust o. Missbrauch geschützt *in PDAs, Handys, Digitalkameras *durch Kartenlesegerät Daten am PC in entsprechendes Programm eingelesen

Dokumenten-Management- System (MDS) = Betreuung eines Dokuments über gesamten Lebenszyklus Seit 01.01.2002 müssen elektr. Belege elektr. Archiviert werden. Wichtigste Aufgaben - Archivierung (kaufmännischer Belege) - Verwaltung (allg. Korrespondenz) - Erfassung u. Erstellung von Dokumenten Dokumente verfassen - in Papierform vorliegende Dokumente werden eingescannt - für Volltextsuche müssen eingescannte Dokumente mit OCR-Software durchsucht werden - Digitale Dateien (E-Mails, Faxe) lassen sich ins System übernehmen

Dokumente indizieren Zuordnen von Merkmalen (drei Arten) 1. Vergabe Index: vor einscannen wir Dokument mit Barcode versehen 2. Dokumententyp: vom Programm erzeugt o. manuell ergänzt 3. Suchmerkmale: werden zur Recherche benutzt (Rechnugsnr., Firmenname, Datum, …) Ablegen und archivieren Feststellen wo Archivierung zu erfolgen hat: *in Poststelle *nach Bearbeitung Weitere Feststellungen: *wie wird weitergeleitet?

*von wem?

*bei Ablage *wann?

Um Revisionssicherheit zu erreichen: *Daten in verschlüsselten Containern speichern *gestatten Anschauen, lassen keine Veränderungen zu Suche nach Dokumenten - Indexsuche = nach Merkmalen (Indizes) - Dokumenttypen= nach Inhalten und Notizen oder Dokumente - Volltextsuche = Suchoperatoren (z. B. und oder, nicht) Leistungsmerkmale - schnellerer Informationszugriff (auch von mehren Personen) - hohe Auskunftsbereitschaft - virtuelle Ordner/Mappen anlegen u. nach verschiedenen Aspekten sortieren u. bündeln - Steuerung der Zugriffsrechte einzelner Personen u. Gruppen Vorteile - Dokumente schnell finden u. Kundenfragen unmittelbar beantworten  Erhöhung Kundenzufriedenheit - ständige Verfügbarkeit von Infos für alle Mitarbeiter macht aufwendige Suche überflüssig - verkürzte Durchlauf- und Reaktionszeiten - verbesserte Arbeitsproduktivität und Geschäftsprozesse - vermeidet Medienbruch zw. analogen u. digitalen Systemen - redundante (doppelte) Speicherung u. Änderung mehrerer Kopien entfällt - schnellere Realisierung von organisatorischen Anungen - Raumeinsparung u. verbesserter Personaleinsatz Protokoll - Name u. Adresse Veranstalter (Firmenname, Behörde, Verein) - Tag der Protokollentstehung - evtl. Angaben zur Protokollart - Thema der Sitzung - Ort und Datum der Sitzung (Ort, Straße, Raum und von – bis) - Sitzungsteilnehmer - Tagesordnungspunkte - Anträge, Abstimmungsergebnisse - Unterschrift Protokollführers u. des Vorsitzenden - Verteile - Kurz und bündig, nur Tatsachen - verständliche und klare Sätze - Thema kennen ggf. darüber informieren - Inhalt richtig wiedergeben, dient als Beweis - übersichtlich gliedern - soll über Verlauf und Ergebnisse informieren - auf Wesentliches beschränken - soll Erinnerungsstütze für Sitzungsteilnehmer sein

Protokollarten Kurzprotokoll

Ergebnisprotokoll

Verlaufsprotokoll

Wortprotokoll

Gedächtnisprotokoll

Simultanprotokoll (o. Sofortprotokoll)

Vorteile *wenig Zeitaufwand *schnelle Information *kurzschriftliche Kenntnisse nicht unbedingt erforderlich *ausreichende Beweiskraft *geringer Zeitaufwand *schnelle Information *kurzschriftliches Können nicht Voraussetzung *hohe Beweiskraft *ausführlich *übersichtlicher als Wortlautprotokoll *höchste Beweiskraft *sehr ausführlich *viele Informationen *kann nachträglich erstellt werden

Nachteile *Verlauf nicht ganz nachvollziehbar *nicht geeignet für „höchste Beweiskraft“

Anwendung *Besprechungen aller Art

Stilmittel *indirekte Rede *Präsens *Indikativ *ab und zu Konjunktiv

*Zustandekommen des Ergebnisses nicht ersichtlich

*bei partnerschaftlichen Besprechungen, wobei nur Ergebnis zählt

*indirekte Rede *Präsens *Indikativ

*hoher Zeitaufwand *hohes kurzschriftliches Können

*bei sehr wichtigen Anlässen

*indirekte Rede *Präsens *Indikativ und Konjunktiv

*sehr hoher Zeitaufwand *hohes kurzschriftliches Können *keine schnelle Info möglich *Genauigkeit hängt von Erinnerungsfähigkeit ab

*Parlament *Gericht

*direkte Rede

*Besprechungen aller Art

*liegt Ende Besprechung vor

*Bereitstellung von Notebook und Beamer

*Besprechungen aller Art

*indirekte Rede *Präsens *Indikativ *indirekte Rede *Präsens *Indikativ