Distribucion Del Trabajo br3
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REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA DEFENSA UNIVERSIDAD EXPERIMENTAL DE LAS FUERZAS ARMADA NACIONAL NUCLEO: MIRANDA EXTENSIÓN: SANTA TERESA DEL TUY SECCION: AGM-01 CARRERA: ISTRACIÓN Y GESTION MUNICIPAL CATEDRA: ORGANIZACIÓN Y METODOS
ANÁLISIS Y DISEÑO DE LA DISTRIBUCIÓN DEL TRABAJO PROFESORA: NELLY SIFONTES
ELABORADO POR: ADRIANZA ALEXIS V-12.686.968 CEREZO FRANCIS V-14.455.941 PAEZ LUIGGI V-18.461.569 RODRIGUEZ LEONARDO V-17.115.243
SANTA TERESA DEL TUY MAYO 2016 INDICE
INDICE………………………………………………………………………… INTRODUCCION………………………………………………………………… CONTENIDO:
Análisis
y
Diseño
de
la
Distribución
del
Trabajo……………………
Cuadro
de
Distribución
del
Trabajo…………………………………..
Concepto
y
alcance
de
la
técnica……………………………………..
Niveles
de
análisis
de
ejecución
de
los
trabajos
istrativos……..
Aplicación
de
la
técnica……………………………………………..........
Formularios utilizados………………………………………………
Metodología
de
análisis…………………………………………………
Utilidad
y
limitaciones
de
técnica………………………………………. CONCLUSION…………………………………………………………………… REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS……………………………………………..
la
INTRODUCCIÓN La presente investigación tiene como objetivo principal conocer sobre el análisis y diseño de la distribución del trabajo, el Cuadro de Distribución de Trabajo o de Actividades, esto como herramienta necesaria para llevar a cabo una organización racional, esto orientado a mejorar los procesos istrativos
que
permitan
establecer
e
implementar
estrategias
adecuadas para cumplir con los objetivos de las empresas. La distribución del trabajo define el proceso de asignación de trabajo a una unidad organizativa o a un empleado. En la solución, las tareas pendientes son visibles por defecto para todos los s que cuenten con los derechos de correspondientes. Sin embargo, para ciertos procesos empresariales es preciso determinar la unidad organizativa o empleado responsable de una tarea pendiente. Para estas áreas, se pueden definir
reglas
de
distribución
de
trabajo
que
permitan
asignar
automáticamente documentos comerciales y tareas a unidades organizativas o empleados dedicados. El cuadro de Distribución del Trabajo es una síntesis de las actividades y tareas que se realizan en un sector o departamento y el tiempo que cada funcionario dedica a cada actividad. Responde a las interrogantes ¿Qué se hace? ¿Quién lo hace? ¿Cuánto tiempo demora en hacerlo?. Por otra parte tenemos lo que es el diagrama de procedimientos que es la representación gráfica de los procesos y procedimientos de trabajo y los
formularios que son instrumentos formales indispensables para un adecuado procesamiento del flujo de datos en la empresa
ANALISIS Y DISEÑO DE LA DISTRIBUCIÓN DEL TRABAJO La Metodología de O y S es una serie de etapas lógicas que debían cumplirse en todo proyecto de racionalización istrativa, ésta es única, a pesar de la diversidad de trabajos posibles de abordar: análisis estructural y de funciones, estudio de procedimientos, racionalización de formularios, etc. Las técnicas constituyen los medios para conocer y analizar críticamente los sistemas istrativos y es a través de ellos que intentamos captar cada situación particular. La adecuada distribución del trabajo es uno de los principios fundamentales de toda buena istración, de manera que sean debidamente utilizadas las habilidades de los empleados y que éstos se sientan motivados por las tareas que realizan. Siempre que existan dos o más personas trabajando juntas se presentará el problema de la distribución del trabajo y será por lo tanto, aplicable el diagrama de distribución. El Diagrama o Cuadro de Distribución del Trabajo es una técnica de racionalización que permite analizar la labor en una oficina. CUADRO DE DISTRIBUCIÓN DE TRABAJO Es una Técnica a través de la cual se analizan los puestos que integran un departamento o sección, para lograr una división de funciones y mejorar la estructura de los grupos de trabajo. Sirve para analizar labores relacionadas de cinco hasta quince personas. El Cuadro de Distribución del Trabajo (CDT) es el primer instrumento a utilizar, por ser sencilla y de bajo costo en su aplicación, gracias a éste, obtendremos indicios de puntos
débiles
del
servicio
analizado,
cuyo
estudio
debemos
profundizar
posteriormente con otras técnicas. El Cuadro de Distribución del Trabajo una vez elaborado no proporcionará por el mismo las respuestas esperadas, si no se ponen en juego conocimientos de trabajo, experiencia, sentido común y sobre todo un método lógico de análisis de la información disponible, minimizando las posibilidades de que queden aspectos sin considerar o fallas sin detectar. ALCANCE DE LA TÉCNICA Por medio del cuadro de distribución del trabajo es posible:
Delimitar
las
actividades
de
los
puestos
y
de
los
departamentos.
Eliminar la duplicidad e ineficiencia.
Normalizar y estandarizar procedimientos.
Distribuir adecuadamente las cargas de trabajo de los distintos puestos eliminando tiempos ociosos.
NIVELES
Evitar fugas de responsabilidad y pérdidas de tiempo. DE
ANÁLISIS
DE
EJECUCIÓN
DE
LOS
TRABAJOS
ISTRATIVOS. El análisis de los procedimientos busca la maximización de la eficiencia de los circuitos istrativos. Esta se debe lograr con la presencia de un sistema de información que posibilite las comunicaciones ágiles y precisas entre sus componentes, lo que hace necesario la sistematización de los procedimientos istrativos. El análisis de los procedimientos de trabajo es una de las técnicas de mayor significación dentro de los programas de simplificación del trabajo. La simplificación del trabajo resulta ser un enfoque sistemático que persigue la eliminación, el reordenamiento o la combinación de distintas fases del trabajo, a fin de
obtener la mayor economía posible de tiempo, energía, materiales y equipos. Mientras el Cuadro de Distribución del Trabajo indica que se hace, quien lo hace, cuanto tiempo invierte en hacerlo, el Estudio de los Procedimientos permite contestar a la pregunta cómo se hace el trabajo. Para efectuar el análisis de los procedimientos de trabajo, es necesaria una descripción detallada de las operaciones que se realizan, conocer su secuencia y los métodos de ejecución utilizados.
APLICACIÓN DE LA TÉCNICA Se realizaría a través de un Diagrama de Procedimientos o también llamado Cursograma, flujograma, fluxograma, diagrama de flujo, que es la representación gráfica de los procesos y procedimientos de trabajo. Pueden aplicarse
para
procedimientos
industriales
y
istrativos.
Los
procedimientos industriales son de carácter repetitivo, procesan elementos tangibles
y
su
producto
también
es
tangible.
Los
procedimientos
istrativos procesan información, representada en documentos o soportes por medio de los cuales opera. Es uso de un lenguaje específico, gráfico, permite a través de su análisis, detectar más fácilmente la deficiencia de un procedimiento. LOS FORMULARIOS UTILIZADOS Estos constituyen el medio principal para comunicar, trasmitir y registrar información, particularmente datos cuantitativos, dentro y fuera de la Organización. Son instrumentos formales indispensables para un adecuado procesamiento del flujo de datos en la empresa. Si bien los avances tecnológicos, sobre todo el desarrollo de la informática, han disminuido su papel protagónico en la Organización, como exclusivos portadores de la información generada, se mantiene su plena vigencia que los dispositivos electrónicos tienden a reemplazar gradualmente
a los formularios, pero no a su contenido. En los formularios se imprime información constante y que tiene una serie de espacios para asentar información variable. Es todo papel que contenga información, texto, epígrafes, impresos o en blanco para rellenarlos posteriormente, de acuerdo a la presentación se pueden encontrar formularios como: talonarios, juego-listo o snap-out, formas continuas, autocopiante
químico,
físico
o
carbonizado,
y
cuaderno.
METODOLOGÍA DE ANÁLISIS Descomposición en partes para conocer el objeto, la razón, el/los responsables, el lugar y el tiempo y los métodos utilizados. Preguntas referidas: Al objeto: qué se hace?, es necesario?, por qué se hace?, qué sucedería si no se hace? Al responsables de ejecución: quién lo hace?, por qué lo hace?, tiene la capacitación y experiencia adecuadas? Al lugar: dónde se hace?, por qué se hace en ese lugar? Al tiempo: cuándo se hace?, por qué se hace en ese momento?, es correcto el orden en que se efectúa? Al método: cómo se hace?, por qué se hace de esa manera?, ese sistema de preguntas permite describir el procedimiento, realizar su diagnóstico y ver las posibilidades de mejorarlo. Algunas alternativas del análisis serian eliminar el trabajo innecesario, combinar o reordenar operaciones y simplificar las operaciones. UTILIDAD Y LIMITACIONES DE LA TÉCNICA Pueden utilizarse para diversos efectos:
Para realizar relevamientos de información o para sistematizar la información relevada, en un cursograma que se denomina
“actual” o “vigente”.
Para analizar un procedimiento y detectar problemas
Para diseñar propuestas de cambio, en un cursograma que se denomina “propuesto”
Para
comparar
realidades
istrativas
en
diferentes
momentos históricos.
Algunas deficiencias o limitaciones:
Número excesivo de etapas
desandar lo andado
falta de unificación
demasiado movimiento de personas
exceso de registros para fines de referencia o anotación
elevada cantidad de documentos.
CONCLUSION Se puede concluir que el diseño de distribución del trabajo es la técnica fundamental en toda buena istración para así tener la adecuada división del trabajo ya que siempre que existan dos o más personas trabajando juntas se presentará el problema de la distribución del trabajo, es por ello que para analizar la labor de estas personas, se utiliza el Cuadro de Distribución del Trabajo que sirve para analizar labores relacionadas de cinco hasta quince personas, y con esta representación gráfica del conjunto de actividades y tareas que se realizan en una unidad en un
momento
determinado
nos
mostrara
en
forma
esquemática
y
sistematizada toda la información obtenida mediante la Lista de Actividades y la Lista de Tareas correspondiente a cada puesto de trabajo, para así obtener una buena distribución de trabajo para que de esta manera sean debidamente utilizadas las habilidades de los empleados y que éstos se sientan motivados por las tareas que realizan. El análisis de los procedimientos de trabajo es una de las técnicas de mayor significación dentro de los programas de simplificación del trabajo, lo
cual se lleva a cabo por medio del Diagrama de Procedimientos que ofrece una descripción visual de las actividades implicadas en un proceso mostrando la relación secuencial ente ellas, facilitando la rápida comprensión de cada actividad y su relación con las demás y los formularios que deben ser objeto de registro y clasificación, ya que son instrumentos a cubrir la demanda de información son el medio expedito para la recolección de los datos, Los formularios son parte esencial de cualquier organización.
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS
http://www.apuntesyama.galeon.com/PDFs/organizacion/OI-03orfor4a.pdf https://prezi.com/dyh7pcyyxx-4/cuadro-de-distribucion-de-trabajo/ http://www.buenastareas.com/ensayos/Cuadro-De-Distribuci%C3%B3n-DelTrabajo/7774713.html http://www.dgplades.salud.gob.mx/Contenidos/Documentos/HerramientasMej oraContinua/TablaDistribucionTrabajo.pdf : http://www.monografias.com/trabajos106/analisis-y-diseno-procesos-yprocedimientos-trabajo/analisis-y-diseno-procesos-y-procedimientostrabajo.shtml#ixzz48kWp98aB http://www.monografias.com/trabajos24/teoria-formularios/teoria-
formularios.shtml
ANÁLISIS Y DISEÑO DE LA DISTRIBUCIÓN DEL TRABAJO PROFESORA: NELLY SIFONTES
ELABORADO POR: ADRIANZA ALEXIS V-12.686.968 CEREZO FRANCIS V-14.455.941 PAEZ LUIGGI V-18.461.569 RODRIGUEZ LEONARDO V-17.115.243
SANTA TERESA DEL TUY MAYO 2016 INDICE
INDICE………………………………………………………………………… INTRODUCCION………………………………………………………………… CONTENIDO:
Análisis
y
Diseño
de
la
Distribución
del
Trabajo……………………
Cuadro
de
Distribución
del
Trabajo…………………………………..
Concepto
y
alcance
de
la
técnica……………………………………..
Niveles
de
análisis
de
ejecución
de
los
trabajos
istrativos……..
Aplicación
de
la
técnica……………………………………………..........
Formularios utilizados………………………………………………
Metodología
de
análisis…………………………………………………
Utilidad
y
limitaciones
de
técnica………………………………………. CONCLUSION…………………………………………………………………… REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS……………………………………………..
la
INTRODUCCIÓN La presente investigación tiene como objetivo principal conocer sobre el análisis y diseño de la distribución del trabajo, el Cuadro de Distribución de Trabajo o de Actividades, esto como herramienta necesaria para llevar a cabo una organización racional, esto orientado a mejorar los procesos istrativos
que
permitan
establecer
e
implementar
estrategias
adecuadas para cumplir con los objetivos de las empresas. La distribución del trabajo define el proceso de asignación de trabajo a una unidad organizativa o a un empleado. En la solución, las tareas pendientes son visibles por defecto para todos los s que cuenten con los derechos de correspondientes. Sin embargo, para ciertos procesos empresariales es preciso determinar la unidad organizativa o empleado responsable de una tarea pendiente. Para estas áreas, se pueden definir
reglas
de
distribución
de
trabajo
que
permitan
asignar
automáticamente documentos comerciales y tareas a unidades organizativas o empleados dedicados. El cuadro de Distribución del Trabajo es una síntesis de las actividades y tareas que se realizan en un sector o departamento y el tiempo que cada funcionario dedica a cada actividad. Responde a las interrogantes ¿Qué se hace? ¿Quién lo hace? ¿Cuánto tiempo demora en hacerlo?. Por otra parte tenemos lo que es el diagrama de procedimientos que es la representación gráfica de los procesos y procedimientos de trabajo y los
formularios que son instrumentos formales indispensables para un adecuado procesamiento del flujo de datos en la empresa
ANALISIS Y DISEÑO DE LA DISTRIBUCIÓN DEL TRABAJO La Metodología de O y S es una serie de etapas lógicas que debían cumplirse en todo proyecto de racionalización istrativa, ésta es única, a pesar de la diversidad de trabajos posibles de abordar: análisis estructural y de funciones, estudio de procedimientos, racionalización de formularios, etc. Las técnicas constituyen los medios para conocer y analizar críticamente los sistemas istrativos y es a través de ellos que intentamos captar cada situación particular. La adecuada distribución del trabajo es uno de los principios fundamentales de toda buena istración, de manera que sean debidamente utilizadas las habilidades de los empleados y que éstos se sientan motivados por las tareas que realizan. Siempre que existan dos o más personas trabajando juntas se presentará el problema de la distribución del trabajo y será por lo tanto, aplicable el diagrama de distribución. El Diagrama o Cuadro de Distribución del Trabajo es una técnica de racionalización que permite analizar la labor en una oficina. CUADRO DE DISTRIBUCIÓN DE TRABAJO Es una Técnica a través de la cual se analizan los puestos que integran un departamento o sección, para lograr una división de funciones y mejorar la estructura de los grupos de trabajo. Sirve para analizar labores relacionadas de cinco hasta quince personas. El Cuadro de Distribución del Trabajo (CDT) es el primer instrumento a utilizar, por ser sencilla y de bajo costo en su aplicación, gracias a éste, obtendremos indicios de puntos
débiles
del
servicio
analizado,
cuyo
estudio
debemos
profundizar
posteriormente con otras técnicas. El Cuadro de Distribución del Trabajo una vez elaborado no proporcionará por el mismo las respuestas esperadas, si no se ponen en juego conocimientos de trabajo, experiencia, sentido común y sobre todo un método lógico de análisis de la información disponible, minimizando las posibilidades de que queden aspectos sin considerar o fallas sin detectar. ALCANCE DE LA TÉCNICA Por medio del cuadro de distribución del trabajo es posible:
Delimitar
las
actividades
de
los
puestos
y
de
los
departamentos.
Eliminar la duplicidad e ineficiencia.
Normalizar y estandarizar procedimientos.
Distribuir adecuadamente las cargas de trabajo de los distintos puestos eliminando tiempos ociosos.
NIVELES
Evitar fugas de responsabilidad y pérdidas de tiempo. DE
ANÁLISIS
DE
EJECUCIÓN
DE
LOS
TRABAJOS
ISTRATIVOS. El análisis de los procedimientos busca la maximización de la eficiencia de los circuitos istrativos. Esta se debe lograr con la presencia de un sistema de información que posibilite las comunicaciones ágiles y precisas entre sus componentes, lo que hace necesario la sistematización de los procedimientos istrativos. El análisis de los procedimientos de trabajo es una de las técnicas de mayor significación dentro de los programas de simplificación del trabajo. La simplificación del trabajo resulta ser un enfoque sistemático que persigue la eliminación, el reordenamiento o la combinación de distintas fases del trabajo, a fin de
obtener la mayor economía posible de tiempo, energía, materiales y equipos. Mientras el Cuadro de Distribución del Trabajo indica que se hace, quien lo hace, cuanto tiempo invierte en hacerlo, el Estudio de los Procedimientos permite contestar a la pregunta cómo se hace el trabajo. Para efectuar el análisis de los procedimientos de trabajo, es necesaria una descripción detallada de las operaciones que se realizan, conocer su secuencia y los métodos de ejecución utilizados.
APLICACIÓN DE LA TÉCNICA Se realizaría a través de un Diagrama de Procedimientos o también llamado Cursograma, flujograma, fluxograma, diagrama de flujo, que es la representación gráfica de los procesos y procedimientos de trabajo. Pueden aplicarse
para
procedimientos
industriales
y
istrativos.
Los
procedimientos industriales son de carácter repetitivo, procesan elementos tangibles
y
su
producto
también
es
tangible.
Los
procedimientos
istrativos procesan información, representada en documentos o soportes por medio de los cuales opera. Es uso de un lenguaje específico, gráfico, permite a través de su análisis, detectar más fácilmente la deficiencia de un procedimiento. LOS FORMULARIOS UTILIZADOS Estos constituyen el medio principal para comunicar, trasmitir y registrar información, particularmente datos cuantitativos, dentro y fuera de la Organización. Son instrumentos formales indispensables para un adecuado procesamiento del flujo de datos en la empresa. Si bien los avances tecnológicos, sobre todo el desarrollo de la informática, han disminuido su papel protagónico en la Organización, como exclusivos portadores de la información generada, se mantiene su plena vigencia que los dispositivos electrónicos tienden a reemplazar gradualmente
a los formularios, pero no a su contenido. En los formularios se imprime información constante y que tiene una serie de espacios para asentar información variable. Es todo papel que contenga información, texto, epígrafes, impresos o en blanco para rellenarlos posteriormente, de acuerdo a la presentación se pueden encontrar formularios como: talonarios, juego-listo o snap-out, formas continuas, autocopiante
químico,
físico
o
carbonizado,
y
cuaderno.
METODOLOGÍA DE ANÁLISIS Descomposición en partes para conocer el objeto, la razón, el/los responsables, el lugar y el tiempo y los métodos utilizados. Preguntas referidas: Al objeto: qué se hace?, es necesario?, por qué se hace?, qué sucedería si no se hace? Al responsables de ejecución: quién lo hace?, por qué lo hace?, tiene la capacitación y experiencia adecuadas? Al lugar: dónde se hace?, por qué se hace en ese lugar? Al tiempo: cuándo se hace?, por qué se hace en ese momento?, es correcto el orden en que se efectúa? Al método: cómo se hace?, por qué se hace de esa manera?, ese sistema de preguntas permite describir el procedimiento, realizar su diagnóstico y ver las posibilidades de mejorarlo. Algunas alternativas del análisis serian eliminar el trabajo innecesario, combinar o reordenar operaciones y simplificar las operaciones. UTILIDAD Y LIMITACIONES DE LA TÉCNICA Pueden utilizarse para diversos efectos:
Para realizar relevamientos de información o para sistematizar la información relevada, en un cursograma que se denomina
“actual” o “vigente”.
Para analizar un procedimiento y detectar problemas
Para diseñar propuestas de cambio, en un cursograma que se denomina “propuesto”
Para
comparar
realidades
istrativas
en
diferentes
momentos históricos.
Algunas deficiencias o limitaciones:
Número excesivo de etapas
desandar lo andado
falta de unificación
demasiado movimiento de personas
exceso de registros para fines de referencia o anotación
elevada cantidad de documentos.
CONCLUSION Se puede concluir que el diseño de distribución del trabajo es la técnica fundamental en toda buena istración para así tener la adecuada división del trabajo ya que siempre que existan dos o más personas trabajando juntas se presentará el problema de la distribución del trabajo, es por ello que para analizar la labor de estas personas, se utiliza el Cuadro de Distribución del Trabajo que sirve para analizar labores relacionadas de cinco hasta quince personas, y con esta representación gráfica del conjunto de actividades y tareas que se realizan en una unidad en un
momento
determinado
nos
mostrara
en
forma
esquemática
y
sistematizada toda la información obtenida mediante la Lista de Actividades y la Lista de Tareas correspondiente a cada puesto de trabajo, para así obtener una buena distribución de trabajo para que de esta manera sean debidamente utilizadas las habilidades de los empleados y que éstos se sientan motivados por las tareas que realizan. El análisis de los procedimientos de trabajo es una de las técnicas de mayor significación dentro de los programas de simplificación del trabajo, lo
cual se lleva a cabo por medio del Diagrama de Procedimientos que ofrece una descripción visual de las actividades implicadas en un proceso mostrando la relación secuencial ente ellas, facilitando la rápida comprensión de cada actividad y su relación con las demás y los formularios que deben ser objeto de registro y clasificación, ya que son instrumentos a cubrir la demanda de información son el medio expedito para la recolección de los datos, Los formularios son parte esencial de cualquier organización.
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS
http://www.apuntesyama.galeon.com/PDFs/organizacion/OI-03orfor4a.pdf https://prezi.com/dyh7pcyyxx-4/cuadro-de-distribucion-de-trabajo/ http://www.buenastareas.com/ensayos/Cuadro-De-Distribuci%C3%B3n-DelTrabajo/7774713.html http://www.dgplades.salud.gob.mx/Contenidos/Documentos/HerramientasMej oraContinua/TablaDistribucionTrabajo.pdf : http://www.monografias.com/trabajos106/analisis-y-diseno-procesos-yprocedimientos-trabajo/analisis-y-diseno-procesos-y-procedimientostrabajo.shtml#ixzz48kWp98aB http://www.monografias.com/trabajos24/teoria-formularios/teoria-
formularios.shtml
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