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LA INFORMACION CONTABLE EN LA EMPRESA
LA CONTABILIDAD COMO HERRAMIENTA DE GESTION.A la contabilidad se le considerada como el registro en los libros contables de cada uno de los documentos que intervienen en las operaciones que realiza la Empresa; posteriormente se emitía los Estados Contables que reflejaban el resultado que había obtenido en un determinado periodo. Los Estados Contables usualmente, eran procesados y emitidos al final del periodo, vale decir al 31 de diciembre de cada año y cumplían con el deseo de conocer el resultado del periodo con la finalidad de determinar la renta imponible para calcular el impuesto a la renta que hay que cancelar en el mes de marzo del siguiente año, mes en que se presenta la Declaración Jurada Anual de Renta. Actualmente la contabilidad de empresas tiene otra visión: Emisión de Estados Contables mensuales que reflejen el resultado que van obteniendo, Emisión de Estados Contables Proyectados en los cuales se visualice los objetivos que desea lograr la Empresa en un determinado periodo, la comparación mensual de
los
Estados
Contables
Proyectados
con
los
reales
que
permitan
permanentemente evaluar el cumplimiento de los objetivos que se han propuesto y emisión de notas explicativas que detallen algunas cuentas u operaciones que por su característica o necesidad de información es necesario especificarlas sirviendo de base para la toma de decisiones . Analizamos cada uno de los puntos indicados: •
EMISION DE ESTADOS CONTABLES MENSUALES
•
EMISION DE ESTADOS CONTABLES PROYECTADOS
•
COMPARACION DE LOS ESTADOS CONTABLES PROYECTADOS Y REALES
•
NOTAS EXPLICATIVAS Y OPINION DEL CONTADOR
•
LA NECESIDAD DE LA INFORMACION CONTABLE
•
PROCESO DE LA INFORMACION CONTABLE
La información contable en la empresa
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•
LA CONTABILIDAD GERENCIAL Y PATRIMONIAL DE LA EMPRESA
•
LA PROYECCION DE LA INFORMACION CONTABLE
EMISION DE ESTADOS CONTABLES MENSUALES. Los estados contables que emiten la empresas deben ser mensuales en los cuales se muestre el movimiento y resultado de las operaciones que ha realizado durante los 30 ó 31 días. Los estados contables están referidos al Balance General, al Estado de Ganancias y Pérdidas, el Estado de Cambios en el Patrimonio Neto y al Estado de Flujos del Efectivo. Estos cuadros contables van a contener cuentas o rubros con sus respectivos importes, los cuales indican una determinada posición financiera y económica de la empresa; es por ello que se recomienda que debe acompañarse a los estados indicados unas notas que expliquen o detallen algunos conceptos u operaciones que puedan servir de base para, no solamente explicar la posición financiera o económica de la empresa sino también explicar las posibles variaciones que debe efectuarse como consecuencia del resultado que están reflejando. Lo expuesto indica, que la empresa debe emitir estados contables que le permitan tomar decisiones futuras considerando el resultado real que van obteniendo, permitiéndole cumplir con el Plan Operativo y el Presupuesto que fue emitido a fines del año anterior. EMISION DE ESTADOS CONTABLES PROYECTADOS Toda empresa debe formular anualmente un PLAN OPERATIVO y su PRESUPUESTO para un periodo determinado, vale decir un año (Presupuesto Operativo) o mas de un año (Presupuesto de Inversión). Todo Plan Operativo se formula en base a los OBJETIVOS que se desean obtener, los cuales están de acuerdo con la realidad operativa del negocio y, en base a las POLITICAS que deben aplicar, se cualifica los objetivos formulándose el presupuesto.
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Los presupuestos constituyen la medición en unidades monetarias de las operaciones que la empresa va a realizar en cumplimiento de los objetivos propuestos y sirve de base para formular los Estados Contables proyectados. Como se puede observar, en los negocios, las decisiones tienen que ser anticipadas en base a objetivos predeterminados que le permita a la empresa conocer su situación futura y hacer frente a sus competidores. COMPARACION DE LOS ESTADOS CONTABLES PROYECTADOS Y REALES La emisión de estados contables proyectados mensualmente, permitirá conocer en forma anticipada el resultado que va a obtener el negocio como consecuencia de las decisiones adoptadas antes de la ejecución de las operaciones. Estos cuadros contables deben ser comparados mensualmente con los estados contables reales permitiéndole a los que dirigen la empresa, evaluar y tomar decisiones que permitan lograr los objetivos propuestos. NOTAS EXPLICATIVAS Y OPINION DEL CONTADOR Con la finalidad de que éstos cuadros sean entendidos fácilmente, el contador de la empresa debe emitir unas notas explicativas que muestren o detallen algunos conceptos que por sus necesidades de información, sirvan de base para la toma de decisiones . En este punto, también es necesario que el contador como profesional que emite u analiza los estados contables, formule una opinión de los estados proyectados sirviendo de base a los directivos de la empresa para el análisis del resultado. Si la información contable indicada es emitida oportunamente y con las características de la información requerida por el y /o gerente, las decisiones que se tomen serán aquellas que beneficien a la empresa al contar con datos reales, oportunos y necesarios para la toma de decisiones. LA NECESIDAD DE LA INFORMACION CONTABLE La necesidad de la información contable en todo negocio está relacionado con las
necesidades
de
conocer
el
resultado
de
las
decisiones
que
permanentemente están tomando los gerentes o es de los negocios.
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La información contable no solamente va a ser analizada por las personas que trabajan en la empresa, sino también por personas o entidades fuera de la misma que precisan de la información para formarse juicios acerca del negocio. Cuando la empresa requiere de dinero o bienes para ser utilizados o comercializados, recurren a entidades financieras o proveedores a quienes les solicita financiamiento; éstas entidades solicitan información a la empresa con la finalidad de conocer su situación financiera y económica del momento que le permita tomar decisiones a fin de evaluar el crédito solicitado, en tal sentido la información está referida a los estados contables en donde el analista de créditos efectúa el respectivo seguimiento. La información contable también es requerida por las empresas auditoras o entidades fiscalizadoras quienes efectúan evaluaciones periódicas con la finalidad de emitir un juicio sobre la correcta aplicación de las disposiciones internas de la empresa o si se está aplicando correctamente las disposiciones tributarias. Algunos impuestos que se aplican actualmente indican que no es necesario llevar contabilidad a efectos de cumplir con las obligaciones tributarias, en tal sentido, las empresas o contribuyentes que aplican el Régimen Único Simplificado como el Régimen Especial de Renta, no tienen la obligación de llevar registros contables ni emitir el Balance General ni el Estado de Ganancias y Pérdidas; sin embargo ésta excepción es solamente tributaria porque si la empresa requiere de financiamiento tiene que emitir obligatoriamente sus estados contables los cuales son solicitados por las entidades financieras. Es necesario precisar, que la información contable además de satisfacer las necesidades de información requerida por diversas entidades; el objetivo importante del negocio, es la de conocer oportunamente el manejo de los recursos en la generación de utilidad en beneficio de la empresa y de los socios. PROCESO DE LA INFORMACION CONTABLE La información contable en todos los negocios, se inician con el registro de los aportes que efectúan los socios al momento de constituir el negocio, a partir de este momento se efectúan una serie de operaciones vinculadas al giro del
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negocio es decir la actividad principal por la cual se formó la empresa. Los documentos que sustentan cada una de las operaciones serán emitidos a nombre o razón social de la empresa. La secuencia que tiene el registro contable para la posterior emisión del Balance General y el Estado de Ganancias y Pérdidas es la siguiente: ♦ LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES.- Registra inicialmente los aportes de cada uno de los socios denominándose a este registro inventario inicial y al 31 de diciembre de cada ejercicio se emite el Inventario Final. Este libro va mostrar todas las propiedades, las deudas, el capital inicial y el resultado obtenido. ♦ REGISTRO DE COMPRAS.- Es un libro auxiliar de característica tributaria, el cual registra diariamente todos los comprobantes de pago que le emiten los proveedores de bienes y servicios que comercializan con la empresa. Obligatoriamente tiene que anotarse en forma separada el Impuesto General a las Ventas o Impuesto al Valor Agregado denominándose crédito fiscal en la liquidación mensual del impuesto. Al final de cada mes es centralizada esta información en el libro diario. ♦ REGISTRO DE VENTAS.- Es un libro auxiliar también de característica tributaria en el que se registra diariamente cada uno de los documentos que emite el negocio como resultado de la comercialización de sus productos. Al igual que el Registro de Compras se anota por separado el Impuesto General a las Ventas. Mensualmente debe liquidarse el impuesto debiendo presentarse en el formulario de la SUNAT el importe a pagar con sus respectivas rentas imponibles. Asimismo al final de cada mes, la información de este libro es centralizada en el libro diario. ♦ LIBRO CAJA.- En este libro se registra cada uno de los ingresos y egresos de efectivo o cheque como resultados de sus cobranzas o el pago de sus obligaciones. El registro es diario y mensualmente es trasladado al libro diario. Permite así mismo conocer la disponibilidad del efectivo a ser utilizado por la empresa en el pago de sus obligaciones o de las inversiones que normalmente debe realizar. ♦ LIBRO DE PLANILLA DE SUELDOS Y SALARIOS.- Registra a todos los trabajadores que laboran en la empresa con indicación del régimen laboral al que pertenecen, Seguridad Social, Sistema Nacional de Pensiones o la a de Fondos de Pensiones a la que pertenece, sueldo mensual, etc. y otros datos referidos a los trabajadores de la empresa.
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♦ LIBRO DIARIO.- Contablemente es considerado como un libro principal porque recibe información de los libros anteriormente indicados a quienes se les denomina libros auxiliares. El traslado de la información de cada libro auxiliar a este libro se realiza mensualmente. ♦ LIBRO MAYOR.- También es considerado como un libro principal y recibe la información directamente del libro diario. Con los datos que contiene éste libro, se emite el Balance General o el Estado de Ganancias y Pérdidas. La secuencia descrita es aplicada por las empresas de nuestro medio quienes tienen la obligación de tener toda la documentación debidamente registrada en los libros contables sustentando las cifras de los estados contables. LA CONTABILIDAD GERENCIAL Y PATRIMONIAL DE LA EMPRESA La información contable cumple diferentes propósitos ; existe información interna de carácter operativa la cual es utilizada para tomar decisiones denominándosele CONTABILIDAD GERENCIAL, y existe otro tipo de información que se presenta a entidades financieras, entidades auditoras y fiscalizadoras a la que se denomina CONTABILIDAD PATRIMONIAL. La información contable como se ha mencionado anteriormente, tiene un proceso de registro contable comenzando por las decisiones operativas o de gestión generando documentos o comprobantes de pago que sustentan tales decisiones y, son utilizadas en el registro contable para la emisión de estados o cuadros que reflejan el resultado de la gestión. CONTABILIDAD GERENCIAL.- La información contable que se destina para la toma de decisiones internas de la empresa se denomina Contabilidad Gerencial. La información contable se refiere al registro o cuadros en los cuales se reflejan las diversas operaciones que realiza la empresa como por ejemplo un reporte diario de ventas, un reporte de comisiones de ventas, un reporte mensual del personal, etc que sirve de base para verificar el cumplimiento de los objetivos propuestos. La gerencia toma decisiones sobre resúmenes de esta información verificando su cumplimiento.
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FUNCIONES GERENCIALES.- La información contable gerencial se utiliza en tres funciones gerenciales las cuales se describen a continuación: 1.- CONTROL.-La gerencia debe verificar que se cumplan las diversas tareas asignadas a las distintas gerencias departamentales u oficinas quienes son responsables de la realización de las operaciones que realiza la empresa ; asimismo debe verificar que sean ejecutadas debidamente. El control de las operaciones facilita el cumplimiento de objetivos por que permite corregir deficiencias o problemas oportunamente facilitando la solución de las mismas al ser detectados con prontitud. El control sirve como medio de comunicación porque permite informar al personal acerca de los planes y políticas de la dirección y en general a las acciones que desea cumplir la empresa. La información contable gerencial puede servir también como medio de evaluación porque permite conocer el grado de desempeño de la organización permitiendo promocionar a los empleados, reasignar cargos, etc o también servir como medio de llamada de atención al observarse el incumplimiento de los objetivos. 2.- COORDINACION.- Las distintas áreas de actividad de la empresa deben trabajar coordinamente bajo una sola finalidad, la cual es la de cumplir con los objetivos dispuesto por la gerencia, en tal sentido, las distinta actividades que se ejecuten deben estar debidamente entrelazadas y coordinadas en su ejecución, esta situación permite minimizar errores, evitar la duplicidad de funciones, etc. La contabilidad ayuda a este proceso de coordinación. 3.- PLANEAMIENTO.- La empresa desde su constitución e inclusive antes de la misma siempre está planeando sus actividades futuras, en este orden de ideas, PLANEAR consiste en el proceso de decidir anticipadamente, el curso de acción a seguir en el futuro lo que equivale a decir: PLANEAR IMPLICA TOMAR DECISIONES Cuando la empresa
planea sus actividades a seguir en un periodo
determinado, le permite observar ahora lo que le puede suceder en el futuro, conocerá la existencia de problemas pudiendo establecer distintas alternativas
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de solución analizando las consecuencias con el fin de decidir por la mejor de ellas. Para estas tres funciones gerenciales se utiliza la contabilidad gerencial constituyendo una herramienta de gestión por que su utilización es permanente y permite tomar decisiones oportunas, claras, coherentes y buscan el beneficio de la empresa y de los socios que la conforman. Es necesario que la información sea confiable, clara, oportuna, veraz y razonable que permita generar diversas alternativas de financiamiento, inversión, solución de problemas, etc. CONTABILIDAD PATRIMONIAL.- La contabilidad patrimonial está destinada también para la dirección y tiene la característica de ser una información externa porque es proporcionada a las entidades financieras, proveedores, entidades auditoras, entidades fiscalizadoras, etc. Esta información es analizada primero por la gerencia permitiendo conocer el resultado de las operaciones del negocio en un periodo determinado. Las entidades bancarias solicitan la información que registra la contabilidad patrimonial vale decir los estados contables: Balance General y el Estado de Ganancias y Pérdidas para analizar la situación financiera y económica de la empresa a una fecha determinada, ante una eventual solicitud de préstamo que requiere. Los estados contables permiten conocer la realidad del negocio al efectuarse comparaciones entre sus cifras obteniéndose resultados que sirve a los analistas para tomar decisiones de aprobación o negación del préstamo solicitado. Usualmente las entidades financieras o crediticias solicitan estados contables cortados a una fecha determinada para analizar su situación actual, asimismo solicita información de flujo de dinero tanto de ingresos como de egresos por el periodo del préstamo solicitado para conocer la situación futura de liquidez, que le permita cumplir con las obligaciones contraídas especialmente con el pago del préstamo y los intereses que genere. Es necesario aclarar que los bancos en general efectúan el préstamo a las empresas por su capacidad de devolución mas no por los bienes que presentan en calidad de garantía. LA PROYECCION DE LA INFORMACION CONTABLE. En la actualidad no podemos hablar de negocios que no tomen decisiones en forma anticipada, las empresas que todavía no proyecten sus operaciones
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significa que están caminando de acuerdo con las situaciones que se les va presentando y sin ninguna proyección determinada. La
proyección
de
actividades
en
cumplimiento
de
objetivos
permite
presupuestar o cuantificar la actividad global de la empresa para un periodo determinado. El presupuesto refleja cantidades de ingreso, egresos, costos, gastos, etc que se espera llegar a obtener ; con las cifras que registren cada uno de los conceptos indicados, se puede elaborar estados contables proyectados en los cuales se puede determinar el resultado que se va a obtener al final de cada mes o del ejercicio. Este resultado permite a su vez compararlo con los objetivos financieros y económicos que se han propuesto y, también posibilita efectuar comparaciones entre los distintos negocios de la competencia permitiendo conocer las fortalezas y debilidades que tenga la empresa.
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LA CONTABILIDAD COMO HERRAMIENTA DE GESTION.A la contabilidad se le considerada como el registro en los libros contables de cada uno de los documentos que intervienen en las operaciones que realiza la Empresa; posteriormente se emitía los Estados Contables que reflejaban el resultado que había obtenido en un determinado periodo. Los Estados Contables usualmente, eran procesados y emitidos al final del periodo, vale decir al 31 de diciembre de cada año y cumplían con el deseo de conocer el resultado del periodo con la finalidad de determinar la renta imponible para calcular el impuesto a la renta que hay que cancelar en el mes de marzo del siguiente año, mes en que se presenta la Declaración Jurada Anual de Renta. Actualmente la contabilidad de empresas tiene otra visión: Emisión de Estados Contables mensuales que reflejen el resultado que van obteniendo, Emisión de Estados Contables Proyectados en los cuales se visualice los objetivos que desea lograr la Empresa en un determinado periodo, la comparación mensual de
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que
permitan
permanentemente evaluar el cumplimiento de los objetivos que se han propuesto y emisión de notas explicativas que detallen algunas cuentas u operaciones que por su característica o necesidad de información es necesario especificarlas sirviendo de base para la toma de decisiones . Analizamos cada uno de los puntos indicados: •
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COMPARACION DE LOS ESTADOS CONTABLES PROYECTADOS Y REALES
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EMISION DE ESTADOS CONTABLES MENSUALES. Los estados contables que emiten la empresas deben ser mensuales en los cuales se muestre el movimiento y resultado de las operaciones que ha realizado durante los 30 ó 31 días. Los estados contables están referidos al Balance General, al Estado de Ganancias y Pérdidas, el Estado de Cambios en el Patrimonio Neto y al Estado de Flujos del Efectivo. Estos cuadros contables van a contener cuentas o rubros con sus respectivos importes, los cuales indican una determinada posición financiera y económica de la empresa; es por ello que se recomienda que debe acompañarse a los estados indicados unas notas que expliquen o detallen algunos conceptos u operaciones que puedan servir de base para, no solamente explicar la posición financiera o económica de la empresa sino también explicar las posibles variaciones que debe efectuarse como consecuencia del resultado que están reflejando. Lo expuesto indica, que la empresa debe emitir estados contables que le permitan tomar decisiones futuras considerando el resultado real que van obteniendo, permitiéndole cumplir con el Plan Operativo y el Presupuesto que fue emitido a fines del año anterior. EMISION DE ESTADOS CONTABLES PROYECTADOS Toda empresa debe formular anualmente un PLAN OPERATIVO y su PRESUPUESTO para un periodo determinado, vale decir un año (Presupuesto Operativo) o mas de un año (Presupuesto de Inversión). Todo Plan Operativo se formula en base a los OBJETIVOS que se desean obtener, los cuales están de acuerdo con la realidad operativa del negocio y, en base a las POLITICAS que deben aplicar, se cualifica los objetivos formulándose el presupuesto.
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Los presupuestos constituyen la medición en unidades monetarias de las operaciones que la empresa va a realizar en cumplimiento de los objetivos propuestos y sirve de base para formular los Estados Contables proyectados. Como se puede observar, en los negocios, las decisiones tienen que ser anticipadas en base a objetivos predeterminados que le permita a la empresa conocer su situación futura y hacer frente a sus competidores. COMPARACION DE LOS ESTADOS CONTABLES PROYECTADOS Y REALES La emisión de estados contables proyectados mensualmente, permitirá conocer en forma anticipada el resultado que va a obtener el negocio como consecuencia de las decisiones adoptadas antes de la ejecución de las operaciones. Estos cuadros contables deben ser comparados mensualmente con los estados contables reales permitiéndole a los que dirigen la empresa, evaluar y tomar decisiones que permitan lograr los objetivos propuestos. NOTAS EXPLICATIVAS Y OPINION DEL CONTADOR Con la finalidad de que éstos cuadros sean entendidos fácilmente, el contador de la empresa debe emitir unas notas explicativas que muestren o detallen algunos conceptos que por sus necesidades de información, sirvan de base para la toma de decisiones . En este punto, también es necesario que el contador como profesional que emite u analiza los estados contables, formule una opinión de los estados proyectados sirviendo de base a los directivos de la empresa para el análisis del resultado. Si la información contable indicada es emitida oportunamente y con las características de la información requerida por el y /o gerente, las decisiones que se tomen serán aquellas que beneficien a la empresa al contar con datos reales, oportunos y necesarios para la toma de decisiones. LA NECESIDAD DE LA INFORMACION CONTABLE La necesidad de la información contable en todo negocio está relacionado con las
necesidades
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negocio es decir la actividad principal por la cual se formó la empresa. Los documentos que sustentan cada una de las operaciones serán emitidos a nombre o razón social de la empresa. La secuencia que tiene el registro contable para la posterior emisión del Balance General y el Estado de Ganancias y Pérdidas es la siguiente: ♦ LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES.- Registra inicialmente los aportes de cada uno de los socios denominándose a este registro inventario inicial y al 31 de diciembre de cada ejercicio se emite el Inventario Final. Este libro va mostrar todas las propiedades, las deudas, el capital inicial y el resultado obtenido. ♦ REGISTRO DE COMPRAS.- Es un libro auxiliar de característica tributaria, el cual registra diariamente todos los comprobantes de pago que le emiten los proveedores de bienes y servicios que comercializan con la empresa. Obligatoriamente tiene que anotarse en forma separada el Impuesto General a las Ventas o Impuesto al Valor Agregado denominándose crédito fiscal en la liquidación mensual del impuesto. Al final de cada mes es centralizada esta información en el libro diario. ♦ REGISTRO DE VENTAS.- Es un libro auxiliar también de característica tributaria en el que se registra diariamente cada uno de los documentos que emite el negocio como resultado de la comercialización de sus productos. Al igual que el Registro de Compras se anota por separado el Impuesto General a las Ventas. Mensualmente debe liquidarse el impuesto debiendo presentarse en el formulario de la SUNAT el importe a pagar con sus respectivas rentas imponibles. Asimismo al final de cada mes, la información de este libro es centralizada en el libro diario. ♦ LIBRO CAJA.- En este libro se registra cada uno de los ingresos y egresos de efectivo o cheque como resultados de sus cobranzas o el pago de sus obligaciones. El registro es diario y mensualmente es trasladado al libro diario. Permite así mismo conocer la disponibilidad del efectivo a ser utilizado por la empresa en el pago de sus obligaciones o de las inversiones que normalmente debe realizar. ♦ LIBRO DE PLANILLA DE SUELDOS Y SALARIOS.- Registra a todos los trabajadores que laboran en la empresa con indicación del régimen laboral al que pertenecen, Seguridad Social, Sistema Nacional de Pensiones o la a de Fondos de Pensiones a la que pertenece, sueldo mensual, etc. y otros datos referidos a los trabajadores de la empresa.
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♦ LIBRO DIARIO.- Contablemente es considerado como un libro principal porque recibe información de los libros anteriormente indicados a quienes se les denomina libros auxiliares. El traslado de la información de cada libro auxiliar a este libro se realiza mensualmente. ♦ LIBRO MAYOR.- También es considerado como un libro principal y recibe la información directamente del libro diario. Con los datos que contiene éste libro, se emite el Balance General o el Estado de Ganancias y Pérdidas. La secuencia descrita es aplicada por las empresas de nuestro medio quienes tienen la obligación de tener toda la documentación debidamente registrada en los libros contables sustentando las cifras de los estados contables. LA CONTABILIDAD GERENCIAL Y PATRIMONIAL DE LA EMPRESA La información contable cumple diferentes propósitos ; existe información interna de carácter operativa la cual es utilizada para tomar decisiones denominándosele CONTABILIDAD GERENCIAL, y existe otro tipo de información que se presenta a entidades financieras, entidades auditoras y fiscalizadoras a la que se denomina CONTABILIDAD PATRIMONIAL. La información contable como se ha mencionado anteriormente, tiene un proceso de registro contable comenzando por las decisiones operativas o de gestión generando documentos o comprobantes de pago que sustentan tales decisiones y, son utilizadas en el registro contable para la emisión de estados o cuadros que reflejan el resultado de la gestión. CONTABILIDAD GERENCIAL.- La información contable que se destina para la toma de decisiones internas de la empresa se denomina Contabilidad Gerencial. La información contable se refiere al registro o cuadros en los cuales se reflejan las diversas operaciones que realiza la empresa como por ejemplo un reporte diario de ventas, un reporte de comisiones de ventas, un reporte mensual del personal, etc que sirve de base para verificar el cumplimiento de los objetivos propuestos. La gerencia toma decisiones sobre resúmenes de esta información verificando su cumplimiento.
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FUNCIONES GERENCIALES.- La información contable gerencial se utiliza en tres funciones gerenciales las cuales se describen a continuación: 1.- CONTROL.-La gerencia debe verificar que se cumplan las diversas tareas asignadas a las distintas gerencias departamentales u oficinas quienes son responsables de la realización de las operaciones que realiza la empresa ; asimismo debe verificar que sean ejecutadas debidamente. El control de las operaciones facilita el cumplimiento de objetivos por que permite corregir deficiencias o problemas oportunamente facilitando la solución de las mismas al ser detectados con prontitud. El control sirve como medio de comunicación porque permite informar al personal acerca de los planes y políticas de la dirección y en general a las acciones que desea cumplir la empresa. La información contable gerencial puede servir también como medio de evaluación porque permite conocer el grado de desempeño de la organización permitiendo promocionar a los empleados, reasignar cargos, etc o también servir como medio de llamada de atención al observarse el incumplimiento de los objetivos. 2.- COORDINACION.- Las distintas áreas de actividad de la empresa deben trabajar coordinamente bajo una sola finalidad, la cual es la de cumplir con los objetivos dispuesto por la gerencia, en tal sentido, las distinta actividades que se ejecuten deben estar debidamente entrelazadas y coordinadas en su ejecución, esta situación permite minimizar errores, evitar la duplicidad de funciones, etc. La contabilidad ayuda a este proceso de coordinación. 3.- PLANEAMIENTO.- La empresa desde su constitución e inclusive antes de la misma siempre está planeando sus actividades futuras, en este orden de ideas, PLANEAR consiste en el proceso de decidir anticipadamente, el curso de acción a seguir en el futuro lo que equivale a decir: PLANEAR IMPLICA TOMAR DECISIONES Cuando la empresa
planea sus actividades a seguir en un periodo
determinado, le permite observar ahora lo que le puede suceder en el futuro, conocerá la existencia de problemas pudiendo establecer distintas alternativas
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de solución analizando las consecuencias con el fin de decidir por la mejor de ellas. Para estas tres funciones gerenciales se utiliza la contabilidad gerencial constituyendo una herramienta de gestión por que su utilización es permanente y permite tomar decisiones oportunas, claras, coherentes y buscan el beneficio de la empresa y de los socios que la conforman. Es necesario que la información sea confiable, clara, oportuna, veraz y razonable que permita generar diversas alternativas de financiamiento, inversión, solución de problemas, etc. CONTABILIDAD PATRIMONIAL.- La contabilidad patrimonial está destinada también para la dirección y tiene la característica de ser una información externa porque es proporcionada a las entidades financieras, proveedores, entidades auditoras, entidades fiscalizadoras, etc. Esta información es analizada primero por la gerencia permitiendo conocer el resultado de las operaciones del negocio en un periodo determinado. Las entidades bancarias solicitan la información que registra la contabilidad patrimonial vale decir los estados contables: Balance General y el Estado de Ganancias y Pérdidas para analizar la situación financiera y económica de la empresa a una fecha determinada, ante una eventual solicitud de préstamo que requiere. Los estados contables permiten conocer la realidad del negocio al efectuarse comparaciones entre sus cifras obteniéndose resultados que sirve a los analistas para tomar decisiones de aprobación o negación del préstamo solicitado. Usualmente las entidades financieras o crediticias solicitan estados contables cortados a una fecha determinada para analizar su situación actual, asimismo solicita información de flujo de dinero tanto de ingresos como de egresos por el periodo del préstamo solicitado para conocer la situación futura de liquidez, que le permita cumplir con las obligaciones contraídas especialmente con el pago del préstamo y los intereses que genere. Es necesario aclarar que los bancos en general efectúan el préstamo a las empresas por su capacidad de devolución mas no por los bienes que presentan en calidad de garantía. LA PROYECCION DE LA INFORMACION CONTABLE. En la actualidad no podemos hablar de negocios que no tomen decisiones en forma anticipada, las empresas que todavía no proyecten sus operaciones
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proyección
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actividades
en
cumplimiento
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objetivos
permite
presupuestar o cuantificar la actividad global de la empresa para un periodo determinado. El presupuesto refleja cantidades de ingreso, egresos, costos, gastos, etc que se espera llegar a obtener ; con las cifras que registren cada uno de los conceptos indicados, se puede elaborar estados contables proyectados en los cuales se puede determinar el resultado que se va a obtener al final de cada mes o del ejercicio. Este resultado permite a su vez compararlo con los objetivos financieros y económicos que se han propuesto y, también posibilita efectuar comparaciones entre los distintos negocios de la competencia permitiendo conocer las fortalezas y debilidades que tenga la empresa.
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