Pengertian Dokumen Dan Dokumentasi 2az3p

PENGERTIAN DOKUMEN DAN DOKUMENTASI A.PENGERTIAN DOKUMEN Dokumen berasal dari bahasainggris mauoun belanda yaitudocument,sedangkan menurut KBBI berarti suatu yang tertulis atau terceteakyang dapat dipergunakan sebagai buktiatau keterangan seperti akte kelahiran,surat nikah dansurat perjanjian Macam Macam Pengertian Dokumen ; 1.Ensiklopedi itrasi Adalah warkatasli yang dugunakan sebagai alat pembuktian atau sebagai alat untuk mendukung suatu keterangan. 2.Ensiklopedi Umum Adalah surat,akte,piagam,suratresmi dan bahan rekaman,tertulis atau tercetak yang dapat memberi keterangan untuk penyelidikan ilmiah dalam arti yang luas termasuk segala macambenda yang dapatmemberikan keterangan mengenai suatu hal. 3.Menurut Bahsa Inggris Webstern Adalah a). Membuktikan denganketerangan,melengkapi keterangan dengan fakta b). Melengkapi keabsahan,keterangan,seperti surat keteranga,pernyataan,lampiran,seperti untuk melengkapi sebuah buku atau tesis. Menurut penulis dokumen adalah Suratatau benda berharga termasuk rekaman Yang dapat dijadikan bukti untuk mendukung keterangan supaya lebih meyakinkan.

B.PENGERTIAN DOKUMENTASI Dalam Bahasa Inggris disebut DOCUMENTATION dan Dalam Bahasa Belanda disebut DOCUMENTATIE dan Dalam Bahasa Latin Documentum yang berarti pencarian,penyelidikan,penumpulan,penyusunan,pemakaian dan penyediaandokumen untuk mendapat keterangan dan penerapan dan bukti. Ketentuan mengenai dokumen telah dsiatur dalam Per UU Berupa Peraturan Presiden Nomor 20 Tahun 1961.

Macam Macam Pengertian Dokumentasi 1). Kamus istrasi Perkantoran

Adalah Suatu pekerjaan yang bertugasmencari,mengumpulka,menyusun,menyelidiki,menelti dan mengelolah sertamemelihara dan menyiapkan menjadi dokumen yang dapat diginakan. 2). NIDER (Niderlanse Institut Voor Documentatie En Regestra Tuur) Adalah Tugas memberikan keterangan yang didasarkan bahahn yang ada di perpustakaan dan pemberitahuan tentang literature 3). FID (Federation International De Documentation) Adalah Pekerjaan mengumpulkan,menyusun dan menyebarluaskan dokumen dari segala macam jenis lapangan aktivitas manusia. 4). Hasil Seminar Dan Kearsipan Adalah Suatu aktivitas bagi suatu badan yang melayani badan tadfi dengan menyajikan bahan” dokumen yang lebih bermanfaat bagi badan yang mengadakan dokumentasi Menurut Pendapat Penulis Adalah Suatu pekerjaan yang bertugas mencari,mengumpulkanmenyusun,menyelidikimeneliti dan memelihara dan menyiapkan sehingga menjadi dokumen baru yang bermanfaat.

Perbedaan Dokumen dan Dokumentasi

DOKUMEN 1. Di fokuskan pada benda/informasinya 2. Tidak merupakan unit kerja 3. Bersifat pasif 4. Digunakan sebagai alat bukti 5. Menunjang penelitian

DOKUMENTASI 1. Di fokuskan pada kegiatannya 2. Merupakan unit kerja 3. Bersifat aktif 4. Mengolah dan menyiapkan dokumen baru 5. Menyiapkan keterangan untuk penelitian

JENIS-JENIS DOKUMEN 1. Jenis-jenis dokumen berdasarkan kepentingannya a. Dokumen pribadi Dokumen yang menyangkut kepentingan perorangan. Contoh : Akta Kelahiran, KTP, SIM, Ijazah. b. Dokumen niaga Dokumen yang berkaitan dengan perniagaan atau transaksi jual beli. Contoh : cek, nota, kwitansi. c. Dokumen pemerintah Dokumen yang berisi tentang informasi ketatanegaraan suatu pemerintahan. Contoh : UU, Keppres, Peraturan pemerintah. 2. Jenis-jenis dokumen berdasarkan bentuk fisiknya a. Dokumen literer (di bidang perpustakaan) Dokumen yang ada karena dicetak, ditulis, digambar atau direkam. Contoh : buku, majalah, film. b. Dokumen korporil (di bidang permuseuman) Dokumen yang berupa benda bersejarah. Contoh : patung, fosil, uang kuno, arca. c. Dokumen privat (di bidang kearsipan) Dokumen yang berupa surat/arsip Contoh : surat niaga, surat dinas, laporan

3. Jenis-jenis dokumen berdasarkan fungsinya a. Dokumen dinamis Dokumen yang dipakai secara langsung dalam proses penyelesaian pekerjaan kantor. Ada tiga maacam dokumen dinamis : • Dokumen dinamis aktif adalah dokumen yang dipakai secara terus menerus dalam proses penyelenggaraan pekerjaan kantor • Dokumen semiaktif adalah dokumen yang penggunaannya sudah menurun • Dokumen inaktif adalah dokumen yang sudah sangat jarang digunakan b. statis Dokumen yang tidak secara langsung dipergunakan dalam pekerjaan kantor. 4. Dokumen Menurut Sifatnya a. Dokumen Tekstual Dokumen tekstual adalah dokumen yang menyajikan informasi dalam bentuk tertulis. Misalnya : majalah, buku, catalog, surat kabar dll. b. Dokumen Nontekstual Dokumen nontekstual adalah dokumen yang berisi beberapa teks misal: peta, grafik, gambar, rekaman dan sejenisnya.

5. Dokumen Menurut Jenisnya a. Dokumen Fisik Dokumen fisik adalah dokumen yang menyangkut materi ukuran, berat, tata letak, sarana prasarana, dan sebagainya. Dengan kata lain dokumen jenis ini berupa berkas surat-surat. b. Dokumen Intelektual Dokumen intelektual adalah dokumen yang mengacu kepada tujuan, isi subjek, sumber, metode penyebaran, cara memperoleh, keaslian dokumen dan sebagainya.

6. Dokumen Menurut Dokumentasi a. Dokumen Primer Adalah dokumen yang berisi informasi tentang hasil-hasil penelitian asli atau langsung dari sumbernya. Contohnya: paten penelitian, laporan, disertasi.

b. Dokumen Sekunder Adalah dokumen yang berisi informasi tentang literatur primer. Pada umumnya dokumen sekunder disebut dokumen bibliografi. c. Dokumen Tersier Adalah dokumen yang berisi informasi tentang literatur sekunder, misalnya: buku, teks panduan literature.

Ruang Lingkup Dokumen meliputi : 1) Dokumen literal Yang ruang lingkupnya meliputi bidang perpustakaan atau publik. Termasuk didalamnya antara lain a. Buku-buku e. majalah b. Laporan f. koran c. Disertasi g. brosur d. Tesis h. leaflet

2) Dokumen kolporal Yang ruang lingkupnya meliputi bidang permuseuman, contohnya seperti : fosil-fosil, arca, candi, mata uang kuno, pakaian adat

3) Dokumen privat Yang ruang lingkupnya meliputi bidang kearsipan.

Kegunaan dokumentasi adalah sebagai berikut : a. Dokumentasi memberikan informasi tentang isi dokumen kepada yang memerlukan b. Dokumentasi menyiapkan alat bukti dan data-data tentang suatu keterangan dokumen. c. Dokumentasi menyimpan dan menyelamatkan fisik dokumen dan isi dokumen. d. Dokumentasi melestarikan dokumen-dokumen dari kemusnahan. e. Dokumentasi menyiapkan isi dokumen sebagai bahan penelitian para ilmuwan. f. Dokumentasi mengembangkan koleksi dokumen untuk kepentingan bangsa dan Negara

g. Dokumentasi dapat menjamin keutuhan dan keotentikan informasi yang termuat dalam dokumen.

Adapun peranan dokumentasi bagi suatu organisasi adalah sebagai berikut : a. Dokumentasi memberikan pelayanan dalam bidang dokumentasi b. Dokumentasi menerbitkan suatu jurnal publikasi dokumentasi c. Dokumentasi berperan dalam menyelenggarakan konferensi atau seminar ilmiah d. Dokumentasi mengembangkan sistem pengolahan dokumen e. Dokumentasi menerbitkan dan mengembangkan catalog perkembangan ilmu pengetahuan

Kegiatan Dokumentasi 1) Mencari dan mengumpulkan dokumen 2) Mencatat dokumen ke dalam buku induk dokumen 3) Mengolah dokumen menjadi bahan dokumentasi 4) Memproduksi dokumen 5) Menyortir 6) Menyampaikan dan menyebarluaskan dokumen 7) Menyimpan dan memelihara dokumen