Tesis Perfil De La Secretaria Moderna 6q4c51

“AÑO DE LA UNIÓN NACIONAL FRENTE A LA CRISIS EXTERNA”

INSTITUTO SUPERIOR TECNOLÓGICO PERUANO ALEMÁN

EL PERFIL DE LA SECRETARIA MODERNA EN LA EMPRESA “ALASKA INTERNACIONAL S.A.”

PROYECTO PRESENTADO POR BÉLIDA MACURI CARHUARICRA

PARA OBTENER EL TÍTULO PROFESIONAL DE SECRETARIA EJECUTIVA LIMA – PERÚ 2009

-1-

DEDICATORIA

A mis padres por haber depositado la confianza

en

mí y así formarme

personal y profesionalmente.

-2-

INTRODUCCIÓN

Con el fin de presentar el proyecto de tesis para la carrera profesional de Secretariado Ejecutivo, el presente trabajo de investigación desarrolla el tema: “El Perfil Secretarial en la Empresa Alaska Internacional S.A.”. Para abordar este trabajo se ha recurrido al método experimental ya que se utilizó el método comprensivo, analítico y otros como: entrevistas, encuestas y cuestionarios. Con el correr de los años “Alaska Internacional S.A.” ha experimentado una gran expansión y un importante crecimiento en sus rubros, alcanzando estándares internacionales de calidad y competitividad. Ha elevado sus niveles de comercialización consolidando su liderazgo en diversas categorías; todo ello gracias a una buena organización, personal competente y sobre todo resaltando la importancia del perfil secretarial en dicha empresa. Consideramos que el mayor aporte de nuestra investigación servirá para que todo profesional, en especial la estudiante de la carrera de secretariado ejecutivo tenga noción de la gran importancia del perfil secretarial aplicado en una empresa ya que ésta requiere de una buena imagen, la que beneficiará paralelamente a la empresa. Segundo, de acuerdo al avance científico y tecnológico se requiere de nuevas técnicas y estrategias para el perfil secretarial.

-3-

ÍNDICE Dedicatoria Introducción Índice

CAPÍTULO I PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 1.1. Determinación del problema

8

1.2. Formulación del problema

9

1.2.1. Problema general

9

1.2.2. Problemas específicos

9

1.3. Objetivos de la investigación

10

1.3.1. Objetivo general

10

1.3.2. Objetivos específicos

10

1.4. Importancia y alcances de la investigación 1.4.1. Importancia

10 10

-4-

1.4.2. Alcances de la investigación 1.5. Limitaciones de la investigación

11 11

CAPÍTULO II ASPECTOS TEÓRICOS 2.1. Antecedentes de problemas

12

2.2. Bases teóricas

13

2.2.1. La secretaria

13

2.2.1.1. Disposiciones especiales

13

2.2.1.2. Funciones

14

2.2.1.3. Relaciones Públicas

19

2.2.1.3.1. Imagen personal y etiqueta empresaria

19

2.2.1.3.2. Tareas de carácter istrativo28 2.2.1.4. Clases de secretarias

32

2.2.1.4.1. Secretaria de Gerencia

32

2.2.1.4.2. Secretaria de Dirección

32

2.2.1.4.3. Secretaria Particular

33

2.2.1.5. Recepcionista imagen de la empresa 2.2.2. Actitudes y aptitudes

34 40

2.2.2.1. Actitud de la secretaria

40

2.2.2.2. Aptitudes dela Secretaria

45

-5-

2.2.2.3. Organización de su propio trabajo

53

2.2.2.3.1. El Archivo

53

2.2.2.3.2. Confirmar citas

55

2.2.2.4. Organización del trabajo del jefe

56

2.2.2.4.1. Organización de viajes

56

2.2.2.4.2. Preparativos financieros

56

2.2.2.4.3. Recepción y acogida de

56

Visitantes

56

2.2.2.4.4. Visita no prevista

56

2.2.2.4.5. Visita prevista

57

2.2.2.4.6. Organización de reuniones

57

2.2.2.4.7. Modalidades de reunión

60

2.2.3. Alaska Internacional S.A.

61

2.2.3.1. Línea Informática

61

2.2.3.2. Línea Ferretería

62

2.2.4. Definición De Términos Básicos

63

CAPÍTULO III HIPÓTESIS Y VARIABLES 3.1. Hipótesis

67

3.1.1. Hipótesis General

67

3.1.2. Hipótesis Específicas

67

3.2. Variables

68

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CAPÍTULO IV METODOLOGÍA 4.1. Tipo de investigación

69

4.2. Diseño de investigación

70

4.3. Universo, población y muestra

70

4.4. Instrumentos

70

4.5. Técnicas de recolección de datos

71

4.6. Tratamiento estadístico

73

4.7. Discusión de Resultados

83

CAPÍTULO V ASPECTOS ISTRATIVOS 5.1. Cronograma de Actividades

86

5.2. Presupuesto

87

5.3. Financiamiento

87

Resumen

88

Conclusiones

89

Recomendaciones y sugerencias

90

Bibliografía

91

Anexos

92

-7-

CAPÍTULO I PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 1.1. Determinación Del Problema Como consecuencia del movimiento de adecuación tecnológica o adaptación al cambio se ve en la necesidad imperiosa de implementar un perfil secretarial basado en calidad y eficiencia secretarial aplicada a la empresa “Alaska Internacional S.A.”.

Identificación de Problemas: a) Frente a la Problemática descripta venimos observando los defectos:  Falta de un perfil secretarial adecuado.  Inconformidades.

-8-

 Baja competitividad.

b) La Descripción de los Problemas  Resistencia al cambio.  Excesiva conformidad.  Sin desarrollo de cuadro de liderazgo.  Desconocimiento de estilo de gestión.

1.2. Formulación Del Problema 1.2.1. Problema General P.G. La falta de importancia del perfil secretarial en la empresa “Alaska Internacional S.A.”.

1.2.2. Problemas Específicos P.E.1. ¿Se ha implementado un perfil secretarial con compromiso del personal y del equipo?

P.E.2. ¿Se ha realizado un diagnóstico de la situación actual de la secretaria de la empresa “Alaska Internacional S.A.” y de la empresa en su conjunto?

P.E.3. ¿Cómo se aplicaría la implementación de un perfil secretarial en la empresa “Alaska Internacional S.A.”?

-9-

1.3. OBJETIVOSDE LA INVESTIGACIÓN 1.3.1. Objetivo General O.G. Dar a conocer la importancia del perfil secretarial para ponerlo en práctica en la empresa “Alaska Internacional S.A.”.

1.3.2. Objetivos Específicos O.E.1. Implementar un perfil secretarial con compromiso del personal y del equipo.

O.E.2. Realizar un diagnóstico de la situación actual de la secretaria de la empresa “Alaska Internacional S.A.” y de la empresa en su conjunto.

O.E.3. Aplicar la implementación de un perfil secretarial en la empresa “Alaska Internacional S.A.”

1.4. Importancia y alcances de la investigación 1.4.1. Importancia Se justifica en la importancia de su conocimiento ya que el perfil secretarial conlleva a una excelente clasificación del personal, éste deberá ser sobresaliente, es decir eficaz, eficiente y efectivo, reuniendo así los parámetros exigidos hoy dentro de la empresa “Alaska Internacional S.A.”.

- 10 -

1.4.2. Alcances de la investigación La justificación de Implementar un perfil secretarial competitivo con compromiso de la secretaria y del equipo, permitirá que la empresa “Alaska Internacional S.A.” sea eficiente y logre los cambios ventajosos,

transformándose

en

una

organización

exitosa

reconociendo que el ser humano es el centro de desarrollo que la modernización, es hecho por y para los seres humanos.

Esta implementación, permitirá a los directivos de la organización, formular estrategias claras de “arriba hacia abajo” impulsada por la visión,

los

valores

culturales

son

impulsados

visibles

y

constantemente por el Director-Gerente y todos los de la organización, donde las personas son respetadas existiendo una buena relación entre el personal, beneficiando a la organización y a la sociedad.

1.5. Limitaciones de la investigación El presente trabajo de investigación, por las características del tema, tendrá ciertas limitaciones de información, que son generalmente de carácter reservado. Éstas son las siguientes: -

Limitación de carácter económico.

-

Limitaciones de tiempo por horarios de trabajo.

- 11 -

CAPÍTULO II ASPECTOS TEÓRICOS

2.1. Antecedentes de problemas No hay duda que estamos viviendo, esta década, un dramático proceso de cambios que no se puede comparar con ningún otro precedente. En crisis anteriores fue posible sobrevivir controlando mejor la gestión de las empresas sin necesidad de plantear cambios radicales en los sistemas de gestión de las mismas. La crisis actual tiene características totalmente diferentes y las empresas que no evolucionen, cambien su filosofía, sus métodos y sus estructuras, radicalmente y en profundidad habrán, casi con toda seguridad, desaparecido en la alborada de este milenio. Algunos principios considerados fundamentalmente hace no mucho tiempo, parecían ya fuera de contexto, por ejemplo; los “Beneficios” que se establecían como una prioridad estratégica y la “Eficiencia” secretarial como

- 12 -

prioridad operativa se perfilaban más como derivados que como prioridades. Estos cambios parecen ser muy significativos, si asumimos

que

nuestra

cultura

empresarial

ha

considerado

tradicionalmente la utilización eficiente del perfil secretarial como el factor operativo de mayor importancia y los beneficios a corto plazo como el objetivo primordial de las empresas. Aunque no negamos la necesidad empresarial de obtener beneficios, es fundamental que estos deban considerarse, más bien, como la recompensa al éxito de la compañía. En este nuevo contexto, el liderazgo deviene en ser, hoy en día, la máxima prioridad de cualquier empresa.

2.2. Bases teóricas 2.2.1. La Secretaria

2.2.1.1. Disposiciones especiales Concepto El perfil secretarial es el perfil que se requiere para llevar con éxito el cargo de secretaria dentro de la empresa “Alaska Internacional S.A.”

El hecho de venderse a uno mismo no tiene grandes secretos: hay que conocer el 'producto' y mostrarlo a los demás

- 13 -

presentando su mejor cara. No se trata de mentir, sino de resaltar nuestros puntos fuertes en los procesos de selección de personal.

Reflexiones del Perfil Secretarial en la Empresa “Alaska Internacional S.A.” Hay que reflexionar sobre:



Lo que se puede ofrecer a las empresas: conocimientos, experiencia, habilidades personales, etc.



El proyecto profesional: qué nos gusta hacer y qué se detesta, en qué tipo de empresas o sectores nos interesa trabajar y en qué condiciones. Mucha gente fracasa en la búsqueda de empleo porque empieza a enviar varios currículos sin saber realmente lo que quiere.

2.2.1.2. Funciones Desempeño El perfil secretarial en la empresa “Alaska Internacional S.A.” supone además de sus conocimientos profesionales, la presentación de su persona ante los demás, y el efecto de todo esto ante el cliente externo como interno y externo.

- 14 -

En tal sentido, dicha secretaria para haber obtenido una plaza laboral en dicho centro se sobreentiende que el comienzo de todo ha sido preparar su currículo y es allí donde comienza el mercadeo de su persona presentándose como una profesional capaz de cumplir los requerimientos profesional y personales que la institución a postular solicita, ya que no será sólo ella la que postule, sino muchas otras señoritas profesionales en secretariado, tanto técnicas o profesional y no sólo dominando aspectos de su profesión sino también capacitadas en istración, Computación Comercio Exterior, etc.

Es allí

dónde empezará a preparar una hoja de vida que cause un efecto irable en la persona que separe los currículos que puedan cumplir con lo exigido. Luego de haber dejado el currículo en la empresa con visión a trabajar la secretaria estará con la expectativa de que la citen para otra evaluación o que quede pendiente de llamada o que la contraten automáticamente.

Pero asimismo, hoy en día la persona que evalúa al nuevo personal tendrá en cuenta una evaluación psicológica y psicotécnica, ya que muchas personas pueden ser muy buenos profesionales, pero en el aspecto personal puede ser que tengan dificultades emocionales u otras.

También en la

evaluación se tendrá muy en cuenta la edad; ya que en

- 15 -

algunos casos dependiendo del área se contratará personal muy joven (en el caso de Recepción o Atención al Cliente), o de más edad y con experiencia (en el cado de Secretaria istrativa, de Gerencia o Directorio). También se evaluará el modo de vestir correctamente, de caminar, de dialogar, de la química con el cliente, así como también de maquillarse, es allí donde la profesional ya luego de pasar por toda esta prueba logra su objetivo de ser contratada.

Fidelización Fidelizar significa mantener "leal" a un cliente con el establecimiento de forma perdurable. En otras palabras, la fidelización es el "hecho" resultante de una satisfacción plena por parte del cliente y que se refleja en una repetición de la acción de compra. Sólo a través de la satisfacción plena mediante la aportación de estímulos positivos y la constante comunicación con el cliente podremos fidelizarle. La satisfacción plena consiste en cubrir o satisfacer una necesidad o necesidades, ofertando un bien o servicio que aporta un valor añadido superior al inicialmente esperado o percibido por el cliente. En este contexto, fidelizar a un cliente es conseguir que seamos percibidos como la mejor

- 16 -

alternativa de compra, eliminando cualquier otra posible, lógicamente, la que provenga de la competencia. Se puede afirmar que la satisfacción plena se consigue por la suma de un conjunto de "acciones" de valor añadido, cuantificables o no, y que en la mayoría de las veces nada tiene que ver con la propia actividad del establecimiento. Ahora bien, ¿cómo detectar esa satisfacción plena en el establecimiento?, para ello el detallista debe partir de la idea de que debe contar con un fuerte canal de comunicación, pues cada cliente puede tener diversos motivos de compra o necesidades diferentes que deberá detectar mediante el uso de herramientas que permitan la recogida de información de gran alcance para él y que se encuentra inherente en la mente del cliente; para ello debería el detallista realizarse preguntas tales como: ¿por qué compra el cliente en mi establecimiento?, ¿qué es lo que más valora de mi establecimiento?, ¿por qué decide irse a la competencia?, etc. Es preciso comunicarse con los clientes de una forma especial, individual, mostrando confianza y a la vez seriedad y profesionalidad, y más próximo a sus necesidades reales. Esta comunicación debe tener como objetivo el disponer de información de nuestros clientes tanto cuantitativa como cualitativa: sus necesidades -cada cliente es un mundo -, su

- 17 -

valoración, su personalidad y status, sus inquietudes, etc., todo ello teniendo presente que el cliente cada vez es más exigente y que cuenta con mayor educación de consumo. Al final con la fidelización lo que consigue el establecimiento es una diferenciación de la competencia que desarrolla su actividad en el mismo sector de negocio. Hacerse diferente a la competencia conlleva un alto grado de creatividad para inventar lo no inventado y de innovación para crear lo no creado. Existe un alto porcentaje de personas que no vuelven a repetir sus compras, y lo que es peor, muchas de ellas sin motivo aparente; para estas personas, nuestro establecimiento es, simplemente, similar a otros. Pueden incluso que no tengan motivos para quedarse, pero lo hacen porque no identifican aspectos positivos de la relación habida con el establecimiento. Quizás sea la ausencia de estímulos positivos, la que haga de barrera en el mantenimiento de una clientela fiel. Hoy en día, no se debería considerar como estímulos positivos en la venta de los productos muchos de los servicios prestados por la mayoría de los establecimientos de forma costumbrista, pues el cliente hoy considera que el servicio es una exigencia mínima y además, esperada; por tanto, el servicio mantenido en el tiempo y la costumbre, no debería ser considerado como

- 18 -

un factor generador de "valor añadido", al menos el que se presupone que debe acompañar al producto. En realidad lo que hoy quiere el cliente es una "sorpresa" (positiva) que suponga un factor multiplicativo que sobrepase la esperanza percibida de la relación: Detallista-Producto-Cliente.

2.2.1.3. Relaciones Públicas 2.2.1.3.1.

Imagen

personal

y

etiqueta

empresaria Etiqueta e imagen personal El andar airoso y elegante El andar con gracia y elegante se deriva de las bases de la buena postura, de la agilidad y gracia del cuerpo. Aprender a caminar con garbo, flexibilidad y distinción no es empresa de otro mundo; en cambio rinde incontables beneficios para el atractivo personal, ya que el caminar correcto y gracioso imparte belleza inclusive a las figuras lejanas y la perfección. Hacer lucir la ropa proyecta una personalidad bien desarrollada y un carácter positivo. Mantener el cuerpo flexible y la espalda derecha y meter el estómago para que desaparezca el hueco de los riñones, mover las piernas sin contornear las caderas ni balancear los

- 19 -

brazos. Al mover el pie izquierdo (apoyando primero la punta) se moverá ligeramente el brazo derecho y viceversa; avanzar ligeramente sin espaciar demasiado los pasos.

El Aseo Personal

Es una gran base de estimación social porque comunica a todo nuestro exterior un atractivo irresistible y anuncia en nosotros una pulcritud de buenas cualidades. Nada hay que comunique mayor grado de belleza y elegancia que el aseo y la limpieza.

Proyectar su mejor imagen y encanto personal El elemento fundamental es la consideración para con todas las personas que nos rodean, esto es fundamental en

el

perfil

secretarial

de

la

empresa

“Alaska

Internacional S.A.” . Es importante que esta imagen sea la más positiva y que refleje al máximo nuestro atractivo personal ya sea interno y externo, aunque estemos conscientes de ser una belleza apabullante.

Preocuparnos por nuestra imagen no puede ni debe

- 20 -

considerarse como una señal de vanidad, aunque es perfectamente normal que todos mostremos cierta vanidad moderada.

Lo fundamental es aceptarnos tal como somos con puntos positivos y negativos que todos tenemos y hacer lo que esté a nuestro alcance por mejorar nuestra apariencia personal en todo sentido. La imagen que proyectamos ante los demás no se basa únicamente en el magnetismo que todos tenemos en mayor o menor grado sino en una serie de elementos fundamentales que son los que a continuación se indica:



Nuestros movimientos conscientes e inconscientes en el llamado lenguaje del cuerpo.



Nuestro gusto o nuestros gustos al vestimos.



El tono de nuestra voz al hablar (agradable).



La forma de expresarnos hasta los momento mas íntimos.



La virtud de saber escuchar a otros.

Importancia de la etiqueta para el perfil

secretarial en la empresa

“Alaska Internacional S.A.”

- 21 -

Para la empresa “Alaska Internacional S.A.” , la etiqueta de la secretaria debe reflejar personalidad, elegancia, buena educación y cortesía en todos sus actos. El estudio y sobre todo la práctica que le dé una secretaria a la etiqueta le servirán y le será de ayuda en su vida laboral ya que ella tendrá que tratar con toda clase de estatus de personas. Hay personas civilizadas que cumplen al pie de la letra en cuanto etiqueta se refiere, cualquier falta que ellos pueden notar seria grave ya que la secretaria reflejaría incidencia y poca cultura.

El

perfil

secretarial

y

el

posicionamiento Por analogía, se puede efectuar un análisis del perfil secretarial. En la medida que el profesional cuente con las habilidades más apreciadas y requeridas para satisfacer las necesidades de los clientes, más atractivos serán. Debe ser, entonces, la preocupación fundamental tanto de los profesionales activos como de los futuros profesionales, conocer permanentemente qué es lo que requiere el mundo empresarial de un profesional, y cultivar las habilidades conducentes a cubrir dichas expectativas.

- 22 -

¿Cuáles son? Existen algunas habilidades genéricas que son consideradas importantes para la mayoría de las profesiones y otras específicas referidas a cada especialidad. No es necesario convertirse en un especialista en RR. HH.

para

ubicar

las

habilidades

genéricas

más

valoradas: competencia técnica en su profesión, buen nivel de interrelación personal y trabajo en equipo, liderazgo, visión estratégica, capacidad de trabajar por objetivos. Existen también patrones de conducta que son especialmente valorados por el mercado: dinamismo y pro actividad, sentido de responsabilidad, madurez, integridad ética y moral; como también conocimientos generales muchas veces descuidados, tales como el idioma

inglés

y

el

manejo

de

herramientas

de

computación, entre otros que el lector podrá descubrir con un pequeño análisis de lo que puede ser valorado en un profesional.

Respecto a su grado de atractivo, su posicionamiento dentro del grupo de compañeros de estudios, ante los profesores y autoridades académicas puede servirle de referencia. Seguramente será más fácil descubrir el

- 23 -

posicionamiento de los compañeros: estudioso, hábil, responsable,

maduro,

metódico.

También

podrá

distinguir a aquellos que tienen dificultades en su capacidad técnica o en su capacidad para expresarse o interrelacionarse con otras personas. Piense ahora en su propio posicionamiento y descubra hacia dónde debe dirigir sus esfuerzos por mejorar.

El tema resulta importantísimo. La posibilidad de que participe en un proceso de selección de profesionales muchas

veces

estará

determinada

por

su

posicionamiento, pues es usual que se soliciten referencias a los profesores, a los mismos profesionales o practicantes que trabajan dentro de una institución y en ese caso más que la amistad, importará el posicionamiento personal.

Primeras

dos

lecciones

de

perfil

secretarial: 1. Revise las necesidades del mercado laboral, su estándar para satisfacerlas y su posicionamiento dentro de su entorno profesional. 2. Analice cómo mejorar en esos dos aspectos.

- 24 -

Con la cobertura de dichos puntos, estará iniciando su actividad de perfil secretarial.

La comunicación persuasiva Estrategias

de

la

Comunicación

Persuasiva Se debe saber que las estrategias del perfil secretarial para la empresa “Alaska Internacional S.A.” son muy útiles. La comunicación persuasiva es la más importante. Su objetivo no es manipular, sino facilitar el diálogo con los demás y conocer qué quiere de nosotros el experto en selección. Para ponerla en práctica se tendría en cuenta: 

Escuchar Activamente: hay que prestar mucha atención a lo que afirma y pregunta el entrevistador y saber interpretarlo: qué quiere de mí, qué necesita, etc. Hay personas que no escuchan al interlocutor porque se distraen preparando lo que van a decir.



Analizar

el

Metamodelo

de

lenguaje: consiste en estudiar cómo se expresa el entrevistador. Qué palabras utiliza repetidamente,

- 25 -

en qué ideas insiste, qué tipo de preguntas hace… Eso nos ayudará a deducir lo que realmente le importa (las personas, los resultados económicos, el trabajo bien hecho). Este análisis requiere práctica, pero con el tiempo es muy eficaz.



Utilizar

la

Técnica

del

Acompasamiento: aquí además de observar hay que copiar. Deberemos imitar con tacto (nunca debe

parecer

una

burla)

los

movimientos,

la

gesticulación y el tono de voz del entrevistador. El objetivo es alinearnos con su estilo de comunicación. Con esto no conseguiremos el empleo, pero por lo menos no lo perderemos por ser torpes en el diálogo. 

Observar el entorno: los minutos de espera en la recepción de la empresa o en el despacho del entrevistador

pueden

aportarnos

información

interesante. La decoración, la edad y la forma de vestir del personal, los libros, las revistas o el periódico que el seleccionador tiene sobre la mesa dicen mucho de él. Hay que interpretar todo esto, pero sin dar nada por sentado, sólo tenemos indicios.

Construir Nuestra Propia Imagen

- 26 -

La comunicación persuasiva es la base del perfil secretarial en la empresa “Alaska Internacional S.A.”, pero para que funcione debe formar parte de una estrategia para construir nuestra propia imagen. Eso significa presentarnos a los demás de una determinada manera, aunque sin intentar engañarles ni cambiar nuestra personalidad.

La imagen se crea a partir de todos los elementos de comunicación hablamos,

que

miramos,

nos

rodean:

escribimos,

cómo

vestimos,

gesticulamos

y

actuamos. Todo esto se debe combinar de forma coherente. Hay que evitar errores del tipo:



Vender una imagen de persona seria y responsable y llegar tarde a la entrevista de selección. Estaremos demostrando que somos desorganizados.



Decir que nuestro punto fuerte es el trato con los clientes y luego enviarles un mail en tono coloquial y con faltas de ortografía.

- 27 -



Tampoco tendría sentido que destacáramos nuestra gran autoconfianza y mientras lo hacemos no estemos mirando al entrevistador a los ojos.



La propia imagen se construye poco a poco, pero empieza con los detalles y por mucho que la cuidemos, si

no

somos naturales, sinceros

y

respetuosos con nuestros interlocutores, nunca nos tomarán en serio. Sólo la gente sanamente ambiciosa puede obtener resultados éticos y duraderos cuando se vende a sí misma.

2.2.1.3.2. Tareas de carácter istrativo Preparación Académica: Es

indispensable

que

la

persona

que

desee

desempeñarse como secretaria de la empresa “Alaska Internacional S.A.” se preocupe por alcanzar un excelente nivel académico en áreas como lenguaje y comunicación, idiomas (especialmente inglés), redacción y istración de documentos toma y trascripción de dictados, técnicas de oficina, istración de recursos empresariales, habilidades

manejos

ejecutiva

- 28 -

de

clientes

(Iiderazgo,

o

ventas

organización

y de

eventos, manejo de tiempo, toma de decisiones, resolución de problemas, desempeño bajo presión, manejo de prioridades) que le permitan alcanzar sus objetivos en el campo laboral. Además de la preparación académica es necesario hacer énfasis en la urgencia del compromiso con la propia formación integral, como ser humano.

Hay

que

completar

los

conocimientos

adquiridos, esforzándose por cultivar y desarrollar cualidades

y

habilidades

personales,

los

cuales

podemos clasificar en intelectuales, morales, sociales y físicas.

Cualidades Intelectuales: 

Conviene destacar la siguiente: Cultura General: leer diarios, revistas y publicación en generales nacionales

e

internacionales,

para

estar

informados sobre temas de la actualidad. 

Conocimiento de los objetivos y misión de la empresa para lo cual se trabaja.



Capacitación

y

actualización

profesional

permanente: Renovar, cambiar o evaluar los conocimientos adquiridos asistiendo a cursos, seminarios o congresos relacionados con su área. 

Capacidad de observación y amplitud de memoria

- 29 -



Saber escuchar para comprender mejor y dar respuestas adecuadas.



Concentración en las diferentes tareas que se realizan.



Aptitud para desarrollar dos o más actividades simultáneamente.



Iniciativa.



Sentido común.



Habilidad para seguir instrucciones.



Metas personales y profesionales.

Cualidades Morales: Sobresalen los siguientes: 

Responsabilidad.



Discreción.



Veracidad.



Paciencia.



Honradez.



Lealtad.



Sinceridad.



Respeto.



Eficiencia.

- 30 -

Cualidades Sociales: Es importante destacar: 

Capacidad para trabajar en equipo: Alcanzar objetivo mediante el trabajo en conjunto.



Capacidad

para

dirigir:

Distribuir

tareas

y

coordinar el trabajo de personas que estén a su cargo. 

Orden: En los documentos, en los elementos que se utilizan en el trabajo que se realizan en la presentación personal y en el desarrollo de las ideas.



Habilidad para comunicarse efectiva y fácilmente, y alcanzar los objetivos propuestos.



Simpatía y cortesía con las personas.



Tacto y prudencia para manejar cualquier tipo de situación imprevista; excelente comportamiento y relaciones humanas.



Adaptabilidad

a

presentarse. 

Flexibilidad.



Sentido del humor.



Solidaridad.

- 31 -

toda

situación

que

pueda

Cualidades Físicas: Convienen señalar las siguientes: 

Excelente presentación personal: Esta se reflejará no solo en el muestrario sino también en el estado de salud, el maquillaje que se aplique, los rios que se utilice y los modales que practiquen.



Adecuada modulación de voz.



Agudeza visual.



Coordinación de movimientos.

2.2.1.4. Clases de secretarias 2.2.1.4.1. Secretaria de Gerencia Es aquella persona mano derecha del Gerente, lleva un cargo muy importante en la empresa. Puede reemplazar perfectamente al gerente ya que conoce el manejo a la perfección de las actividades diarias ya largo plazo.

2.2.1.4.2. Secretaria de Dirección Una secretaria de dirección es la mano derecha del jefe y debe convertirse en su enlace con el resto del mundo.

- 32 -

Por ella han de pasar los empleados y las personas ajenas a la empresa que se dirijan al director.

Tienen que ocuparse de labores propias de las secretarias, como la agenda de su superior, la organización de viajes de negocios, las actas de las reuniones, la correspondencia, el archivo de documentos o la preparación de presentaciones.

Pero también deben hacerse cargo de otras funciones de carácter ejecutivo que el jefe suele delegar en ellas, aunque el tipo y la cantidad de tareas encomendadas varían en cada empresa. Se trata de una profesión mayoritariamente ejercida por mujeres, que ocupan el 90% de los puestos de secretaria en la empresa privada.

Las características de este perfil profesional son: 

Organización: debe tratarse de personas metódicas y responsables.



Capacidad de trabajo: han de poder hacer tres o cuatro cosas a la vez y adaptarse continuamente a los cambios.

- 33 -



Don de gente: tienen que ofrecer la mejor imagen posible. Han de ser amables, comunicativas y capaces de relacionarse con todos los compañeros.



Discreción: por las manos de una secretaria de dirección circulan asuntos que afectan a todos los departamentos. De ella se espera que mantenga el secreto profesional.



Iniciativa para resolver los problemas.

2.2.1.4.3. Secretaria Particular Ser secretaria es una vocación y no una salida laboral fácil. Al menos, así lo defienden fuentes del sector, que destacan la importancia de la motivación personal por el trabajo. Convertirse en la asistente de los jefes también tiene inconvenientes, como la flexibilidad horaria: hay que estar disponible cuando el jefe lo necesite, aunque su jornada laboral haya concluido.

2.2.1.5. Recepcionista imagen de la empresa

Personalidad

de

la

secretaria

empresa “Alaska Internacional S.A.”

- 34 -

en

la

Como debe ser la personalidad del personal secretarial en la empresa “Alaska Internacional S.A.” Siendo la secretaria una persona que realiza su labor con personas, será más efectiva su labor cuanto mayor sean sus conocimientos acerca de los seres humanos. Es una verdad corriente, pero no por ello menos cierta, que cada hombre es un caso particular. Sin embargo, todos poseen ciertas características, comunes, las cuales constituyen

el ser

completo del hombre.

Personalidad o unidad psico-biológica Es unidad en razón de estar integrada por varios planos que no pueden separarse y entre los cuales debe existir una armonía total. Es psico-biológica por comprender tanto el aspecto físico como el espiritual. Planos

que

lo

integran:

Instintivo,

Temperamental,

caracterológico, afectivo, intelectivo, volitivo, y ético o moral.

Factores que influyen en ella.- La personalidad de todo individuo está influida por los siguientes factores: medio ambiente familiar, medio ambiente social, y medio ambiente cultural.

- 35 -

La personalidad no es estática Es un error considerar a la personalidad como un sistema fijo e inmutable, y ello lo sabe muy bien el personal de la empresa “Alaska Internacional S.A.”. Estando la personalidad, como en realidad lo está, relacionada con el crecimiento y desarrollo, su constante solo puede acaecer en períodos limitados. El conocimiento de la personalidad es fundamental para el logro de una mejor relación entre los individuos. Este conocimiento es una tarea que nunca acaba, se perfecciona a lo largo de toda la vida y reserva innumerables sorpresas.

Perfil profesional

de la secretaria de la

empresa “Alaska Internacional S.A.” Factores Entre los factores que inciden en el éxito o fracaso de la labor del personal secretarial en la empresa “Alaska Internacional S.A.” se encuentran las cualidades y la manera de cultivarlas, con el fin de hacer de ellas el complemento de su profesión. Para poder vender requiere de ciertas condiciones, alguna de las cuales son innatas y otras adquiridas. Tanto las primeras como las segundas son susceptibles de modificación y

- 36 -

perfeccionamiento. Mencionaremos acá, las que consideramos más importantes.

Cualidades físicas Naturalidad.- Se le define como "sencillez sin afectación" La secretaria que oculta su personalidad para adquirir otra, falsa, la cual extraña a todas luces así mismo, afecta el prestigio que debería ganar en su trabajo como también el prestigio de la empresa para la cual trabaja.

Buena Salud.- Mediante sencillas normas higiénicas, podrá el vendedor disfrutar de una buena salud, así como:



Procurar una buena alimentación, bien equilibrada y a su debido tiempo.



Mantener un régimen de sueño normal.



Hacer diariamente ejercicios físicos.



Mantener

controles

médicos

y

odontológicos

periódicamente. 

Gozar de sano esparcimiento.

Buena presentación.- Debe preocuparse de su apariencia antes de iniciar su labor. Cerciorarse de estar

- 37 -

vestido discretamente y con buen gusto, es decir como corresponde a su profesión.

Las personas reciben un elevado porcentaje de sensaciones a través de la vista. La apariencia del vendedor afectará a los clientes en la misma proporción.



El buen gusto, la moda clásica, debe dar la pauta en el vestuario, los zapatos, su bolso o cartera, este buen gusto se debe mantener, también a la hora de utilizar rios o de maquillarse.



Usar blusas limpias, evitar los cuellos y puños arrugados, sucios o gastados.



Conservar el traje bien planchado, no permitir que los pantalones pierdan la forma o se abolsen.



Mantener

el

cabello

limpio

y

bien

peinado

(recomendable el pelo corto en los hombres). 

Tener las manos y uñas limpias.



Tener los zapatos lustrados y sin desgaste.



Tener el maletín debidamente ordenado y con los elementos indispensables.



Evitar el mal aliento y el olor a sudor, bañándose diariamente y empleando astringentes y desodorantes.

- 38 -



Procurar que las corbatas sean discretas, limpias y bien planchadas.



Generalmente, los clientes consideran como malas maneras: 

Su indiferencia ante el buen servicio.



La actitud fría e impersonal.



Contradecirlos o discutir.



Las interrupciones o instrucciones a gritos.



Mascar chicle, fumar, o comer en presencia de los clientes.



Cortarse las uñas o llevar palillos en la boca al encontrarse en público.

Simpatía En el campo de las Relaciones Humanas, la simpatía es el factor de mayor importancia. Esa cualidad que poseen algunas personas para agradar a los semejantes, es lo que constituyen en forma general la simpatía. Las reglas fundamentales de la simpatía, son las siguientes:



Interés siempre sincero en los semejantes.



Sonreír de una manera expresiva.



Usar el nombre propio del interlocutor.

- 39 -



Saber escuchar, el vendedor que escucha con atención, encontrará que el propio cliente le muestra el cambio para lograr la venta.



Hablar de lo que le interesa a los demás, de esta forma le demuestra al cliente que se le está prestando una asesoría para que adquiera lo más conveniente para él.



irar y elogiar con tacto y sinceridad.

Si usted es capaz de interesarse auténticamente por la otra persona, de nombrarla, de escucharla atentamente, de hablarle de lo que a ella le guste, de darle la oportunidad de hablar de sí misma y de elogiarla, es usted una persona simpática.

Los clientes están permanentemente observando la manera de ser del vendedor. Se fijarán en todo lo que hace y en lo que a ellos les molesta y se lo demostrarán quedándose eternamente como futuros clientes en vez de hacerse clientes fijos. En la vida de los negocios, cuando se está hablando con el cliente, debe actuarse positivamente.

2.2.2. Actitudes y aptitudes 2.2.2.1. Actitud de la secretaria

- 40 -

La secretaria de “Alaska Internacional S.A.” debe poseer todas estas cualidades básicas, lógicamente unas más que otras, pero todas ellas deben estar presentes. La ausencia de alguna de ellas dificultaría ejercer un auténtico liderazgo. Como cualidades básicas señalamos:

Visionaria: la secretaria de “Alaska Internacional S.A.” se caracteriza por su visión a largo plazo, por adelantarse a los acontecimientos, por anticipar los problemas y detectar oportunidades mucho antes que los demás. La secretaria de “Alaska Internacional S.A.” no se contenta con lo que hay, es una persona inconformista, creativa, que le gusta ir por delante.

Persona de acción: la secretaria de “Alaska Internacional S.A.” no sólo fija unos objetivos exigentes sino que lucha denodadamente por alcanzarlos, sin rendirse, con enorme persistencia, lo que en última instancia constituye la clave de su éxito. La secretaria de “Alaska Internacional S.A.” no se contenta con soñar, la secretaria de “Alaska Internacional S.A.” quiere resultados.

- 41 -

Brillante: la secretaria de “Alaska Internacional S.A.” sobresale sobre el resto del equipo, bien por su inteligencia, bien por su espíritu combativo, bien por la claridad de sus planteamientos, etc., o probablemente por una combinación de todo lo anterior.

Coraje: la secretaria de “Alaska Internacional S.A.” no se amilana ante las dificultades; las metas que propone son difíciles (aunque no imposibles), hay que salvar muchos obstáculos, hay que convencer a mucha gente, pero la secretaria de “Alaska Internacional S.A.” no se desalienta, está tan convencido de la importancia de las mismas que luchará por ellas, superando aquellos obstáculos que vayan surgiendo. La secretaria de “Alaska Internacional S.A.” defiende con determinación sus convicciones.

Contagia entusiasmo: la secretaria de “Alaska Internacional S.A.” consigue entusiasmar a su equipo; ellos perciben que las metas que persigue la secretaria de “Alaska Internacional S.A.” son positivas tanto para la empresa como para los empleados. El futuro que ofrece la secretaria de “Alaska Internacional S.A.” es tan sugerente que merece la pena luchar por ello. Esta es una de las características fundamentales de la secretaria de “Alaska Internacional S.A.”, el saber contagiar su

- 42 -

entusiasmo, el conseguir que el equipo le siga, que comparta sus objetivos.

Gran comunicadora: otra cualidad que caracteriza a la secretaria de “Alaska Internacional S.A.” son sus dotes de buena comunicadora, habilidad que le va a permitir "vender" su visión, dar a conocer sus planes de manera sugerente.

Convincente: la secretaria de “Alaska Internacional S.A.” es persuasiva; sabe presentar sus argumentos de forma que consigue ganar el apoyo de la organización.

Gran negociadora: la secretaria de “Alaska Internacional S.A.” es muy hábil negociando. La lucha por sus objetivos le exige negociar continuamente, tanto dentro de la empresa, como con clientes, proveedores, entidades financieras, accionistas, etc. La secretaria de “Alaska Internacional S.A.” demuestra una especial habilidad para ir avanzando en el largo camino hacia sus objetivos.

Capacidad de mando: la secretaria de “Alaska Internacional S.A.” debe basar su liderazgo en el arte de la convicción, pero también tiene que ser capaz de utilizar su autoridad cuando sea necesario.

- 43 -

La secretaria de “Alaska Internacional S.A.” es una persona compresiva, pero no una persona blanda (los subordinados le perderían el respeto). La secretaria de “Alaska Internacional S.A.” no puede abusar del "ordeno y mando" ya que resulta imposible motivar a un equipo a base de autoritarismo, pero debe ser capaz de aplicar su autoridad sin temblarle el pulso en aquellas ocasiones que lo requieran.

Exigente: con sus subordinados, pero también, y muy especialmente, consigo mismo. La lucha por unas metas difíciles requiere un nivel de excelencia en el trabajo que tan sólo se consigue con un alto nivel de exigencia. Si la secretaria de “Alaska Internacional S.A.” fuera exigente con sus subordinados pero no consigo mismo no sería una buena secretaria, sería un déspota que pondría a toda la organización en su contra.

Carismática: si además de las características anteriores, la secretaria de “Alaska Internacional S.A.” es una persona carismática, nos encontraríamos ante una secretaria con un excelente perfil secretarial.

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El carisma es una habilidad natural para seducir y atraer a las personas, es auténtico magnetismo personal. El carisma permite ganarse al equipo, que se siente atraído por su líder. No obstante, hay que señalar que es perfectamente posible un líder sin carisma. Para una empresa es preferible tener un líder sin carisma con un alto sentido de la honestidad, que un líder carismático que utilice la organización en su propio beneficio.

Honestidad: unos elevados valores éticos son fundamentales para que el perfil secretarial se mantenga en el tiempo. El equipo tiene que tener confianza plena en la secretaria, tiene que estar absolutamente convencido que la secretaria de “Alaska Internacional S.A.” va a actuar honestamente y no le va a dejar en la estacada. Si los subordinados detectan que la secretaria de “Alaska Internacional S.A.” no juega limpio y que tan sólo le preocupan sus propios intereses, perderán su confianza en él, proceso que una vez iniciado es muy difícil de parar.

Cumplidora: la secretaria de “Alaska Internacional S.A.” tiene que ser una persona de palabra: lo que promete lo cumple. Es la única forma de que el equipo tenga una confianza ciega en ella.

- 45 -

Coherente: la secretaria de “Alaska Internacional S.A.” tiene que vivir aquello que predica. Si exige dedicación, ella tiene que ser la primera; si habla de austeridad, ella tiene que dar ejemplo; si demanda lealtad, ella por delante. La

secretaria

de

“Alaska

Internacional

S.A.”

predica

principalmente con el ejemplo: no puede exigir algo a sus subordinados que ella no cumple. Además, el mensaje de la secretaria de “Alaska Internacional S.A.” debe ser coherente en el tiempo. No puede pensar hoy de una manera y mañana de otra radicalmente distinta: confundiría a su equipo. Esto no implica que no pueda ir evolucionando en sus planteamientos.

2.2.2.2. Aptitud de la Secretaria Trabajadora: la secretaria de “Alaska Internacional S.A.” debe mostrar una gran dedicación al trabajo, debe predicar con el ejemplo, trabajar duro, que el grupo vea que está volcado con la empresa. Uno no puede exigir a sus subordinados mayor dedicación si no predica con el ejemplo. Pero la secretaria de “Alaska Internacional S.A.” debe ser capaz de llevar una vida equilibrada, de compaginar su actividad profesional con su faceta personal, familiar, social, etc.

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La secretaria de “Alaska Internacional S.A.” debe demostrar a sus empleados que es perfectamente compatible una gran dedicación profesional con una rica vida privada. El entusiasmo, la energía, la ilusión que exige el liderazgo sólo se consigue con una vida intensa, entretenida, variada. La secretaria de “Alaska Internacional S.A.” es una persona que sabe disfrutar de los placeres de la vida.

Perseverante: las metas que fija la secretaria de “Alaska Internacional S.A.” son difíciles de alcanzar y tan sólo con un esfuerzo sostenido se pueden lograr. Los obstáculos serán numerosos y en ocasiones pueden flaquear las fuerzas. Tan sólo la perseverancia (una auténtica obsesión por alcanzar los objetivos) permitirá triunfar en el empeño.

Flexible: las circunstancias son cambiantes, lo que hoy vale puede que no valga mañana, los colaboradores tienen sus propios criterios y en ocasiones pueden ser más acertados que los de la secretaria de “Alaska Internacional S.A.” . La secretaria de “Alaska Internacional S.A.” que se atrinchera en sus posiciones está llamada al fracaso, además daría una muestra de soberbia que le llevaría a perder la simpatía del grupo.

- 47 -

Un auténtico líder no teme que por cambiar su punto de vista o por aceptar la opinión de un subordinado esté dando muestras de debilidad. Todo lo contrario, proyectaría una imagen de persona

abierta,

dialogante,

flexible,

pragmática,

que

contribuiría a aumentar su prestigio entre los colaboradores.

Autodominio: la secretaria de “Alaska Internacional S.A.” es la referente del equipo, debe ser capaz de controlar sus emociones, especialmente en los momentos delicados; no puede mostrar su abatimiento ante un suceso negativo (si él cae, la organización se derrumba). La secretaria de “Alaska Internacional S.A.” tiene que ser una persona fuerte, capaz de mostrar serenidad e infundir tranquilidad en los momentos más difíciles. Determina en gran medida el estado de ánimo de la organización. Si la secretaria de “Alaska Internacional S.A.” se muestra optimista, animada, con energía, la plantilla se contagiará de este estado. Si por el contrario, se muestra pesimista, desanimada, preocupada (y lo manifiesta), el ánimo de la organización se hundirá.

Prudente: aunque la secretaria de “Alaska Internacional S.A.” sea una persona que asume riesgos, no por ello deja de ser prudente.

- 48 -

La secretaria de “Alaska Internacional S.A.” conoce los puntos fuertes y las debilidades de su grupo, respeta a sus adversarios, asume riesgos controlados tras un análisis riguroso. La secretaria de “Alaska Internacional S.A.” tiene que luchar contra el endiosamiento, entendido como un exceso de autosuficiencia que le puede llevar a perder la prudencia.

Realista: la secretaria de “Alaska Internacional S.A.” está siempre con los pies en el suelo, sabe compaginar su visión del largo plazo con el día a día, conoce las dificultades que conllevan sus objetivos, el esfuerzo que exige a los empleados. También conoce sus propias limitaciones.

Justa: la secretaria de “Alaska Internacional S.A.” debe ser (y parecer) una persona justa, tanto en la exigencia como en el reconocimiento, y debe preocuparse porque la organización así lo perciba. No puede dar lugar a agravios comparativos. La secretaria de “Alaska Internacional S.A.” debe reconocer los aciertos y fallos de sus colaboradores de manera objetiva, debe ser igual de exigente con todos y ecuánime en las recompensas.

- 49 -

Humana: la secretaria de “Alaska Internacional S.A.” es una persona cercana, próxima, cálida, comprensible. Esta cualidad es básica lograr no sólo el respeto del equipo, sino también su aprecio. El ser una persona exigente y rigurosa, el tener que utilizar en ocasiones su autoridad, no tiene por qué estar reñido con mostrase de una manera sencilla y natural, preocupado por su gente. Resulta absurda (y contraproducente) la actitud de muchos secretarias de mostrarse altivas, frías y distantes.

Accesible: la secretaria de “Alaska Internacional S.A.” tiene que ser una persona accesible para su equipo, tiene que estar disponible para cualquier empleado de la empresa que tenga algo que decirle. Si quieres que la organización esté contigo, te tienen que conocer, ver que eres uno más de ellos. Si quieres que te aprecien tienes que darle la oportunidad de que te traten. Un líder distante difícilmente motiva; en el mejor de los casos produce indiferencia y en el peor origina rechazo.

Humilde:

la

humildad

implica

reconocer

las

propias

limitaciones, saber escuchar y pedir consejos, reconocer los errores que uno comete y los aciertos de los demás. La

- 50 -

humildad no es síntoma de debilidad, sino de persona realista, con los pies en la tierra. La humildad ayuda a ganar el respeto del equipo. La secretaria de “Alaska Internacional S.A.” que va de prepotente dispone a la organización en su contra.

Generosa: la generosidad es fundamental en todo líder. Los empleados han depositado en él su confianza, pero además de interesarles el futuro de la empresa, les preocupa su situación personal. La relación profesional no deja de ser una transacción en la que el trabajador aporta su trabajo a cambio de un salario, una carrera profesional, un aprendizaje, un reconocimiento, etc. Si la secretaria de “Alaska Internacional S.A.” es exagerada en su nivel de exigencia, debe ser igualmente generoso en las retribuciones, reconocimientos y premios.

Culta: La secretaria de “Alaska Internacional S.A.” debe preocuparse por desarrollarse personalmente, por alcanzar un elevado nivel cultural. La secretaria de “Alaska Internacional S.A.” tendrá que tratar con numerosas personas, hablar en público, presidir reuniones, atender visitas, etc., y en todo momento debe saber moverse con soltura (es la representante de la empresa).

- 51 -

El conocimiento es fuente de ideas, muchas de las cuales podrá aplicar en la gestión de su organización.

Inquieta: la secretaria de “Alaska Internacional S.A.” es una persona inconformista, que le gusta indagar, aprender de la gente. Esta inquietud le lleva a estar permanentemente investigando nuevas alternativa, a ir por delante del resto. En el mundo actual, una persona conformista termina quedándose obsoleta inmediatamente.

Con sentido del humor: el humor es fundamental en la vida, siendo especialmente útil en los momentos de dificultad. La gente se identifica con aquellas personas que saben ver el lado divertido de la vida. La secretaria de “Alaska Internacional S.A.” que abusa de la seriedad y de los formalismos difícilmente consigue generar entusiasmo entre sus empleados.

La secretaria de “Alaska Internacional S.A.” tiene que tener claro que hay momentos para las formalidades y momentos para cierto desenfado y no por ello va a perder el respeto de su equipo, sino que, todo lo contrario, conseguirá estrechar los lazos con su grupo.

- 52 -

Optimista: el optimismo es contagioso, se expande al resto de la organización. El optimista es una persona que no teme las dificultades, que ve los obstáculos perfectamente superables; esto le lleva a actuar con un nivel de audacia que le permite alcanzar algunas metas que una persona normal ni siquiera se plantearía. Además, la persona optimista se recupera rápidamente de los fracasos y tiende siempre a mirar hacia adelante.

En buena forma física: la secretaria de “Alaska Internacional S.A.” tiene que cuidarse, llevar una vida sana, hacer deporte, cuidar su alimentación, descansar. Es la única forma de poder rendir al 100% en el trabajo.

2.2.2.3. Organización de su propio trabajo 2.2.2.3.1. El Archivo El archivo de empresa “Alaska Internacional S.A.” se puede definir como la documentación generada por una institución con personalidad jurídica compuesta por elementos humanos, materiales, y técnicos cuyo fin es, o ha sido obtener un beneficio económico. Por tanto el beneficio económico es el objeto de la empresa, y el archivo debe servir a la organización para lograr este objetivo.

- 53 -

La documentación generada por “Alaska Internacional S.A.” es la única prueba de su existencia y parte vital de su funcionamiento. No se puede entender una empresa sin un archivo, independientemente de su estado de organización. Si analizamos la historia de cualquier empresa comprobamos que lo primero que produce, antes de cualquier proceso de diseño, fabricación, o comercialización de un producto o servicio, no es otra cosa que documentación legal, fiscal y contable. Esta documentación permite a “Alaska Internacional S.A.” cumplir sus objetivos, y se convierte así, en la base para la puesta en marcha de la empresa. Del estado del archivo, y su disposición dependerá el correcto funcionamiento de la misma. La empresa debe saber qué documentos se conservan de manera permanente durante el tiempo que dure la actividad empresarial (licencia de apertura del establecimiento, alta

de

impuestos

de

actividades

económicas...).

También existe documentación que se puede destruir tras cumplir una función (una factura de luz, una licencia de obras, el pago anual de impuestos...). Determinar qué documentación se custodia y cómo se organiza, depende el buen funcionamiento de la empresa.

- 54 -

Si una organización destruye su contabilidad anual de manera accidental tendrá serios problemas para cumplir con sus obligaciones tributarias, y por tanto su permanencia está en juego. Y si una empresa descuida y guarda toda la documentación que produce, puede suponer, aparte de un importante gasto en espacio, una ralentización de sus actividades económicas. Con estos ejemplos se aprecia que el archivo es un buen activo de cualquier organización y su gestión es clave para el buen funcionamiento.

Organizar esta documentación para el uso diario, (periodo contable) atendiendo a sus criterios o métodos, que prevalecen por encima del de otros trabajadores. Estos empleados tampoco pueden dedicarse a una gestión más completa del archivo por falta de tiempo, y además

por

no

tener

prioridad

en

la

empresa.

La documentación se organiza y recupera gracias a los os y las relaciones sociales dentro de la organización, que facilitan y permiten cierto uso. El archivo como fuente de información tiene un valor nulo, y los directivos jamás recurren a él, puesto que no resulta sencillo su consulta.

- 55 -

Si la empresa “Alaska Internacional S.A.” desapareciera, la documentación que protege la ley suele ir con el director, y una vez que no es necesaria es destruida, eliminando la única fuente de información para buscar conclusiones o causas al cierre.

2.2.2.3.2. Confirmar citas Llamar al cliente siempre identificando la empresa, hacer la confirmación de la cita con la persona indicada. Manejo de os telefónicos: Se le da seguimiento a todos sus clientes, si solicitan alguna información, datos etc.

2.2.2.4. Organización del trabajo del jefe 2.2.2.4.1. Organización de viajes 

Atención de visitas.



Realización de presentaciones.



Organización de agenda.



Gestión de viajes.

2.2.2.4.2. Preparativos financieros 

Acuerdo sobre finanzas.

- 56 -



Evaluación de los estados financieros.



Cuestiones financieras.



Tramitación de reclamaciones financieras.

2.2.2.4.3. Recepción y acogida de visitantes 

Recepción y acogida a las visitas: situaciones que pueden

presentarse,

formas para

resolver

las

dificultades con éxito. Tipos de clientes. Pautas a seguir con un cliente difícil.

2.2.2.4.4. Visita no prevista 

Recepción y acogida a las visitas: situaciones que pueden presentarse, formas para resolver las dificultades con éxito. Tipos de clientes. Pautas a seguir con un cliente difícil.

2.2.2.4.5. Visita prevista 

Si la visita no se realiza en la fecha prevista por razones imputables a la Secretaría, se reprogramará como prioritaria.

2.2.2.4.6. Organización de reuniones

- 57 -

Fase de planteamiento La persona responsable de la toma de una decisión individual debe analizar y definir las variables siguientes: 

Tipo de decisión. Problemas, causas, dificultades que la motivan.



Estrategia de la toma de decisión. Necesidad de consultar,

de

entrevistarse

con

personas

implicadas o de realizar una reunión con ellas. 

Momento oportuno para tomar la decisión y llevarla a cabo.



Personas implicadas.

Fase de información y de consulta Es muy importante y necesaria la recogida de datos y de información que permitan y faciliten conocer situaciones, opiniones y juicios de valor, que nos puedan asesorar y orientar en la tarea de la toma de decisiones. Hay que tener en cuenta en esta fase a las personas implicadas en la decisión que se vaya a adoptar y que puedan sentirse afectadas por las consecuencias de la misma.

- 58 -

Fase de deliberación Es el momento del estudio y análisis de los problemas o dificultades de las diferentes propuestas, de los pros y contras de cada una de ellas, de las posibles consecuencias, del momento apropiado para tomar la decisión, comunicarla y llevarla a la práctica.

Fase de decisión La persona responsable debe hacer en esta fase la elección de la alternativa y llegar a una conclusión sobre la decisión más conveniente o necesaria.

Fase de la comunicación de la decisión tomada La decisión que se ha adoptado debe ser comunicada siempre y en primer lugar a las personas interesadas o afectadas. No es conveniente que estas personas reciban la información por otros canales o terceras personas. No obstante, a veces la naturaleza de la decisión tomada aconseja el silencio o aguardar al momento adecuado para comunicarla.

Fase de puesta en práctica de la decisión tomada

- 59 -

La secretaria queda sin autoridad para tomar otras decisiones si no ejecuta y pone en práctica aquellas que ha tomado con anterioridad.

Fase de seguimiento y control de la decisión adoptada El seguimiento y control de las decisiones tomadas, así como la puesta en práctica de las tareas y actividades que llevan consigo, es una labor esencial. Comprende el conjunto de actuaciones que permiten comprobar el cumplimiento de las tareas y actividades decididas e introducir modificaciones en caso necesario.

2.2.2.4.7. Modalidades de reunión De las características del grupo 

Nivel de participación e implicación.



Grado de madurez.



Grado de cohesión del grupo.



Libertad en la constitución del grupo.



Grupo constituido por imperativo legal-profesional.

Tiempo o duración de las reuniones

- 60 -

La duración de una reunión es una variable que debe tener en cuenta la persona o personas que la preparan o coordinan. A

mayor

participación

en

la

empresa

“Alaska

Internacional S.A.”, mayor número de interacciones y mayor tiempo y duración de la reunión. Cuanto mayor es el grupo de personas en una reunión, aumenta progresivamente el número de interacciones y se necesita mayor tiempo para que el grupo pueda tomar una decisión o llegar a un acuerdo. Es conveniente y necesario conjugar, a la hora de plantear una reunión, el número de personas, tiempo disponible y el objetivo o finalidad de la reunión.

2.2.3. “Alaska Internacional S.A.” 2.2.3.1. Línea Informática “Alaska Internacional S.A.” es una empresa peruana comerciante de equipos de cómputo, componentes, suministros y periféricos que se ha consolidado como líder del mercado de la tecnología de la información en nuestro país. “Alaska Internacional S.A.” que inició sus actividades en 1996 con un pequeño staff y a la fecha tiene un equipo de más de 25 trabajadores, cuenta con un canal que

- 61 -

supera los 150 clientes corporativos del Estado y otros 100 clientes de empresas privada calificados en todo el territorio de la Republica. Sobre la base de ofrecer la más reciente tecnología y brindar servicios diferenciales en atención al cliente, “Alaska Internacional S.A.” ha programado mantener anualmente el ritmo de crecimiento histórico de la empresa así como

capacitarse permanente con las

principales marcas de fabricantes TI como son: 3Com, Advance, AOC, APC, Asus, Benq, BTC, Imation, Imprimiun,

Intel,

Iomega,

Lexmark,

LG,

Logitech,

Microsoft, MSI, OKI, Panda, Panduit, PC Chips, Philips, Samsung, Seagate, Simpletech, Sony, Soyo.

2.2.3.2. Línea Ferretería Alaska Internacional S.A. es una empresa dedicada a la comercialización de producto Ferreteros en general, línea completa de herramientas, seguridad industrial, materiales eléctricos, pinturas, solventes, productos de limpieza. Alaska Internacional S.A. considerada unas de las organizaciones

corporativas

ferretería en general.

- 62 -

en

su

segmento

de

La variedad de productos nos permite atender diversos segmentos como la industria, minería, construcción, vivienda y el Estado. Sus unidades de transporte entregan la mercadería en cualquier lugar de Lima Metropolitana sin costo adicional y también provincias. Y es comercializadora de las siguientes marcas: STANLEY, GEDORES, RIDGID, DWALT, METANO, MAQUITA, SHULTZ, NIKE, BLACK & DECKER, TUMI, TRAMONTANA, ALPHA, PHILIPS, TICINO, INDECO, MATUSITA, FAMASTIL, KULKONI, KD, ON BELLOTA TRUPPER, MSARSEG, FORTE, YALE, y otros.

2.2.4. Definición De Términos Básicos

Actitud Puede considerarse a la actitud como el vínculo existente entre el conocimiento adquirido por un individuo y el sentimiento que provoca en él, con la acción que realizará en el presente y en el futuro. La actitud proviene esencialmente de la información que llevamos grabada en nuestra mente. De ahí que nuestra actitud cambiará si también lo hacen nuestras opiniones y nuestras creencias.

- 63 -

Aptitud En psicología, es cualquier característica psicológica que permite pronosticar diferencias interindividuales en situaciones futuras de aprendizaje. Mientras que en el lenguaje común la aptitud sólo se refiere a la capacidad de una persona para realizar adecuadamente una tarea, en psicología engloba tanto capacidades cognitivas y procesos como características emocionales y de personalidad. Destacar también que la aptitud está estrechamente relacionada con la inteligencia y con las habilidades tanto innatas como adquiridas fruto de un proceso de aprendizaje.

Capacitación Disposición y aptitud para conseguir un objetivo.

Cliente Respecto de un profesional o una empresa, persona que utiliza sus servicios. Persona que habitualmente compra en un establecimiento o requiere de sus servicios.

Competente Se dice de la persona que es experta o conoce bien una disciplina o una técnica o de quien tiene capacidad y aptitudes para ocuparse de ella.

Cualidad

- 64 -

Cualidad: Cada una de las circunstancias o caracteres, naturales o adquiridos, que distinguen a las personas o cosas.

Empresa La empresa es un sistema en el que se coordinan factores de producción, financiación y comerciales para obtener sus fines.

Estrategia Técnica y conjunto de actividades destinadas a conseguir un objetivo.

Etiqueta Conjunto de los estilos, normas, usos y costumbres que se debe guardar en los actos públicos o solemnes.

Habilidad Lo que se realiza con gracia y destreza.

Imagen Representación de una persona o cosa. Empleo de una palabra o expresión que den idea viva de algo con lo que guarda relación.

Intercambio Reciprocidad e igualdad de consideraciones y servicios.

Laboral Del trabajo o relativo a él, sobre todo en lo que concierne a sus aspectos jurídicos y económicos.

Marketing Personal

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Es el tipo de marketing el cual consiste aplicar el marketing en nosotros mismos pues nosotros somos marketing.

Perfil Secretarial Es el perfil que debe tener y mantener toda secretaria, muy importante para la empresa “Alaska Internacional S.A.” .

Perfil Perfil: Conjunto de rasgos peculiares que caracterizan a una persona o cosa.

Personalidad Conjunto de las características y diferencias individuales que distingue a una persona de otra.

Producto Es todo aquello que satisface una necesidad que es capas de motivar a un comprador.

Secretaria Persona encargada de escribir la correspondencia, extender las actas, dar fe de los acuerdos y custodiar los documentos de una oficina, asamblea o corporación.

Cliente Servicio al Cliente: Servicio por parte al personal destinado a satisfacer necesidades del público.

- 66 -

CAPÍTULO III HIPÓTESIS Y VARIABLES 3.1. Hipótesis 3.1.1. Hipótesis General 

Si se conociera la importancia del perfil secretarial en la empresa, se pusiera en práctica en la empresa “Alaska Internacional S.A.”.

3.1.2. Hipótesis Específicas H.E.1. Si se implementa un buen perfil secretarial en la empresa “Alaska Internacional S.A.”, con compromiso de la secretaria y de equipos, se logrará transformar a nuestra empresa en una organización con éxito.

- 67 -

H.E.2. Con la implementación del perfil secretarial eficiente a la empresa “Alaska Internacional S.A.” , se logrará una nueva imagen.

2.4. Variables VARIABLES

INDICADORES Funciones del trabajo

Vi= La secretaria moderna

Relaciones públicas Actitudes y aptitudes Organización en el trabajo Formación general de la empresa

Vd= La empresa “Alaska Internacional S.A.”

Desarrollo básico de la empresa Desarrollo y ejecución especializada de la empresa

- 68 -

CAPÍTULO IV METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN 4.1. Tipo de investigación El tipo de investigación es aplicada, porque de esta manera podremos recolectar datos de las personas que laboran como secretarias en “Alaska Internacional S.A.”, en base a la realidad.

Método de investigación La investigación es analítica (descriptiva), ya que se elaboró mediante la observación, consulta a libros, revistas, periódicos e internet, etc. Se utilizó el procedimiento de la observación directa del fenómeno para poder describir su comportamiento y características. Por lo tanto, de acuerdo al método que se aplica, el diseño es de carácter descriptivo correlacional.

- 69 -

4.2. Diseño de investigación Encuesta.

Nivel de investigación El nivel de investigación que

escogimos para nuestro tema es el

tercer nivel: “explicativo”, porque de esta manera podremos determinar los orígenes, a fin de profundizar nuestro tema, formulando hipótesis.

4.3. Universo, población y muestra Universo La empresa “Alaska Internacional S.A.”.

Población 20 colaboradoras del área de Recursos Humanos de la empresa “Alaska Internacional S.A.”.

Muestra La muestra comprenderá el área de Secretaría: 10 secretarias.

4.4. Instrumentos El cuestionario: Antes de realizar la entrevista, nos formulamos sobre qué preguntas íbamos a utilizar. Luego formulamos “preguntas abiertas”, porque a diferencia de las preguntas cerradas, son concretas y claras, así pudimos tener una idea de cómo trabaja la secretaria en la empresa “Alaska Internacional S.A.” .

- 70 -

4.5. Técnicas de recolección de datos CUESTIONARIO APELLIDOS Y NOMBRES: _______________________________________ EDAD: _______ SEXO: _________________ 1.

¿Cree Ud. que es importante contar con un excelente el perfil secretarial en la empresa “Alaska Internacional S.A.” ? a) Sí (

)

b) NO (

)

2. ¿Identifica el propósito que tiene el perfil secretarial para la empresa “Alaska Internacional S.A.” ? a) Sí (

)

b) NO (

)

3. ¿Cuáles son las actitudes que tomas para contar con un buen perfil secretarial en la empresa “Alaska Internacional S.A.” ? a) b) c) d) e)

Positiva Innovadora Rutinaria Pesimista Conformidad

( ( ( (

) ) ) ) (

)

4. ¿Qué grado de conocimientos sobre el perfil secretarial moderno tiene Ud.? a) Excelente ( c) Regular (

) )

b) Bueno ( d) Pésimo (

) )

5. Señale lo más importante en la comunicación persuasiva a) Escuchar activamente

(

)

b) Analizar la expresión de lenguaje

(

)

c) Alinearnos con su estilo de comunicación

(

)

d) Observar el entorno. 6. Señale lo más importante en las cualidades físicas: a) Excelente presentación personal

- 71 -

(

)

b) Adecuada modulación de voz

(

)

c) Agudeza visual

(

)

d) Coordinación de movimientos

(

)

7. Señale lo más importante en Preparación Académica: a) Lenguaje y comunicación, idiomas (especialmente inglés)

(

)

b) Redacción y istración de documentos

(

)

c) Toma y trascripción de dictados

(

)

d) Técnicas de oficina

(

)

e) istración de recursos empresariales

(

)

f) Manejos de clientes o ventas y habilidades ejecutiva

(

)

a) Cultura General

(

)

b) Capacitación y actualización profesional permanente

(

)

c) Capacidad de observación y amplitud de memoria

(

)

(

)

(

)

(

)

8. Señale lo más importante en Cualidades Intelectuales:

d) Saber escuchar para comprender mejor y dar respuestas adecuadas. e) Aptitud para desarrollar dos o más actividades simultáneamente. f) Metas personales y profesionales. 9. Señale lo más importante en Cualidades Morales a) Responsabilidad

(

)

b) Discreción

(

)

c) Paciencia

(

)

d) Sinceridad

(

)

e) Respeto

(

)

f) Eficiencia

(

)

10. Señale lo más importante en Cualidades Sociales a) Capacidad para trabajar en equipo

- 72 -

(

)

b) Capacidad para dirigir

(

)

c) Flexibilidad

(

)

d) Sentido del humor

(

)

e) Solidaridad

(

)

4.6. Tratamiento estadístico

1. ¿Cree Ud. que es importante contar con un excelente el perfil secretarial en la empresa “Alaska Internacional S.A.” ? a) Sí (

)

b) NO (

- 73 -

)

2. ¿Identifica el propósito que tiene el perfil secretarial para la empresa “Alaska Internacional S.A.” ? a) Sí (

)

b) NO (

- 74 -

)

3. ¿Cuáles son las actitudes que tomas para contar con un buen perfil secretarial en la empresa “Alaska Internacional S.A.” ? a) b) c) d) e)

1.

Positiva Innovadora Rutinaria Pesimista Conformidad

( ( ( (

) ) ) ) (

)

¿Qué grado de conocimientos sobre el perfil secretarial moderno tiene Ud.? a) Excelente ( ) c) Regular ( )

b) Bueno ( d) Pésimo (

- 75 -

) )

- 76 -

5. Señale lo más importante en la comunicación persuasiva a) Escuchar activamente

(

)

b) Analizar la expresión de lenguaje

(

)

c) Alinearnos con su estilo de comunicación

(

)

d) Observar el entorno

(

)

- 77 -

6. Señale lo más importante en las cualidades físicas: a) Excelente presentación personal

(

)

b) Adecuada modulación de voz

(

)

c) Agudeza visual

(

)

d) Coordinación de movimientos

(

)

- 78 -

7. Señale lo más importante en Preparación Académica: a) Lenguaje y comunicación, idiomas (especialmente inglés)

(

)

b) Redacción y istración de documentos

(

)

c) Toma y trascripción de dictados

(

)

d) Técnicas de oficina

(

)

e) istración de recursos empresariales

(

)

f) Manejos de clientes o ventas y habilidades ejecutiva

(

)

- 79 -

8. Señale lo más importante en Cualidades Intelectuales: a) Cultura General

(

)

b) Capacitación y actualización profesional permanente

(

)

c) Capacidad de observación y amplitud de memoria

(

)

(

)

(

)

(

)

d) Saber escuchar para comprender mejor y dar respuestas adecuadas. e) Aptitud para desarrollar dos o más actividades simultáneamente. f) Metas personales y profesionales.

- 80 -

9. Señale lo más importante en Cualidades Morales a) Responsabilidad

(

)

b) Discreción

(

)

c) Paciencia

(

)

d) Sinceridad

(

)

e) Respeto

(

)

f) Eficiencia

(

)

- 81 -

10. Señale lo más importante en Cualidades Sociales

a) Capacidad para trabajar en equipo

(

)

b) Capacidad para dirigir

(

)

c) Flexibilidad

(

)

d) Sentido del humor

(

)

e) Solidaridad

(

)

- 82 -

4.7. Discusión de Resultados

Pregunta Nº 1 El 80% de las entrevistadas (8) respondieron que SÍ creen que es importantes contar con un excelente el perfil secretarial en la empresa “Alaska Internacional S.A.”, el 20% restante (2), que NO.

Pregunta Nº 2 El 70% de las entrevistadas (7) respondieron que SÍ identifican el propósito que tiene el perfil secretarial para la

empresa “Alaska

Internacional S.A.”, el 30% (3), que NO.

Pregunta Nº 3 El 10% de las entrevistadas (1) respondieron que la actitud que toman ara contar con un buen perfil secretarial en la empresa “Alaska Internacional S.A.” es positiva, el 10% (1) es innovadora, el 30% (3) es rutinaria, el 20% (2) es pesimista, y el 10% (1), muestra una actitud e conformidad.

Pregunta Nº 4 El 10% de las entrevistadas (1) respondieron que su grado de de conocimientos sobre el perfil secretarial moderno a aplicar en la empresa “Alaska Internacional S.A.” es excelente, el 20% (2) es bueno, el 60% (60) es regular, y el 10% (1) es pésimo.

- 83 -

Pregunta Nº 5 El 20% de las entrevistadas (2) respondieron que lo más importante en la

comunicación

persuasiva es escuchar activamente, el 30% (3)

analizar la expresión del lenguaje, el 10% (1) alinearnos con su estilo de comunicación, y el 40% (4) observar el entorno.

Pregunta Nº 6 El 30% de las entrevistadas (3) respondieron que lo más importante en las cualidades físicas es la excelente presentación, el 10% (1) una adecuada modulación de voz, el 50% (5) la agudeza visual, y el 10% (1) coordinación de movimientos.

Pregunta Nº 7 El 30% de las entrevistadas (3) respondieron que lo más importante en la preparación académica es el lenguaje y comunicación, idiomas, el 10% (1) redacción y istración de documentos, el 10% (1) toma y transcripción de dictados, el 20% (2) técnicas de oficina, 10% (1), istración de recursos empresariales, y 20% (2), manejo de clientes y habilidades ejecutiva.

Pregunta Nº 8 El 40% de las entrevistadas (4) respondieron que lo más importante en cualidades intelectuales es la cultura general, el 10% (1) capacitación y actualización profesional permanente, el 10% (1) capacidad de

- 84 -

observación y amplitud de memoria, el 10% (1) saber escuchar para comprender mejor y dar respuestas adecuadas, el 10% (1) aptitud para desarrollar dos o más actividades simultáneamente, y el 10% (1) metas personales y profesionales.

Pregunta Nº 9 El 40% de las entrevistadas (4) respondieron que lo más importante en cualidades morales es la responsabilidad, el 10% (1) discreción, el 10% (1) paciencia, el 20% (2) sinceridad, el 10% (1) respeto, y el 10% (1) eficiencia.

Pregunta Nº 10 El 50% de las entrevistadas (5) respondieron que lo más importante en cualidades sociales es la capacidad para trabajar en equipo, el 30% (3) capacidad para dirigir, el 0% (0) flexibilidad, el 10% (10) sentido del humor, y el 10% (1) solidaridad.

- 85 -

CAPÍTULO V ASPECTOS ISTRATIVOS

5.1. Cronograma De Actividades

El proyecto de investigación empieza en Diciembre del 2008 y tendrá duración, hasta Mayo del 2009.

Actividades 1. Elaboración del proyecto 2. Presentación del proyecto 3. Elaboración del proyecto 4. Validación de instrumentos 5. Aplicación de instrumentos 6. Tabulación 7. Elaboración del informe final 8. Sustentación de tesis

DURACIÓN: SEIS MESES DIC. ENE. FEB. MARZ. ABRIL MAYO X X X X X X X X X X X X X

- 86 -

5.2. Presupuesto Costos / Materiales

Unidad de medida

Costo unitario

Costo Total (S/.)

BIENES: Papel bond Hoja cuadriculada Lapicero Lápiz Resaltador Disquette CD regrabable Liquid paper Libro SERVICIOS: Fotocopia Tipeo Impresión Internet Espiralado Movilidad local y

1 millar 10 unds. 2 unds. 1 und. 2 unds. 2 unds. 1 und. 1 und. 4 unds.

0.10 1.00 1.20 2.50 1.00 4.5 3.00 25.00

12.00 1.00 2.00 1.20 5.00 2.00 4.50 3.00 100.00

80 unds. 40 unds. 40 unds. 12 horas 1 und.

0.04 1.00 0.20 1.00 3.00

3.20 40.00 8.00 12.00 3.00 70.00

trabajo de campo Teléfono Otros

80.00 65.00

411.90

TOTAL

5.3. Financiamiento El proyecto será financiado con recursos propios.

- 87 -

RESUMEN

Es importante poseer conocimientos básicos sobre el perfil secretarial, ya que con él, todo profesional en especial la Secretaria Ejecutiva, mostrará un buen perfil secretarial en la empresa “Alaska Internacional S.A.” .

La profesional en Secretariado Ejecutivo proyectará siempre una buena imagen, que refleja al máximo su atractivo personal en el orden interno y externo. De igual manera, los principios sobre etiqueta le ayudaran en su vida laboral, puesto que cotidianamente tratará con toda clase de estatus de personas.

- 88 -

CONCLUSIONES

El perfil secretarial muestra diversas utilidades, entre otras, sirve como medio para mejorar las relaciones con los clientes, efectuar encuestas y estudios de mercado, transacciones

también como canal de distribución en las

comerciales así como medio de información, capitación é

incitación al mayor consumo, como instrumento de captación de nuevos clientes y mercados, de igual modo como un factor de sensibilización social.

El perfil secretarial de un profesional de Secretariado Ejecutivo se basará en una excelente preparación académica; lo mismo que una formación integral que incluye aspectos intelectuales, morales, sociales y físicos.

- 89 -

RECOMENDACIONES Y SUGERENCIAS

Se recomienda a la empresa “Alaska Internacional S.A.” hacer uso de un perfil secretarial eficiente a fin reclutar secretarias eficientes, eficaces y efectivas, logrando satisfacer plenamente a la empresa y a quienes atiende.

El perfil secretarial exigido por la empresa “Alaska Internacional S.A.” debe cumplirse plenamente para lograr los objetivos trazados del área de Secretaría, tan importante dentro de dicha empresa.

- 90 -

BIBLIOGRAFÍA 

ALLET, J.: Perfil secretarial Integrado, Ed. Barcelona 2001.



CHIAVENATO, Adalberto. Introducción al Perfil Profesional, Colombia 2002.



Harvard Bussiness Review. Manejo de Personal Edit. Revista Harvard Bussiness Julio 2003



Webber R.A. Una Guía para el Perfil Secretarial - Editorial Norma, Colombia, 2004.



WUNDERMAN, L. "El Perfil Secretarial de Hoy" Estrategias de Venta y Comunicación Nº 32, 2004.



http://www.laboris.net/static/ca_profesion_secretaria-direccion.aspx Secretaria



http://alaskainternacional.com/ Alaska Informática S.A.



http://alaskainternacional.com/informatica.php Alaska Informática S.A. Línea Informática



http://alaskainternacional.com/ferreteria.php Alaska Informática S.A. Línea Ferretería

- 91 -

ANEXOS

- 92 -

“Alaska Internacional S.A.” cuenta con dos líneas: Informática y Ferretería.

- 93 -

“Alaska Internacional S.A.” y el Perfil de la Secretaria Moderna

- 94 -

Un buen perfil secretarial es muy importante para la empresa “Alaska Internacional S.A.” ya que permitirá a la secretaria un buen desenvolvimiento

- 95 -

La secretaria de la empresa “Alaska Internacional S.A.” reúne características que le hacen competitiva dentro del mercado laboral.

- 96 -

EL PERFIL DE LA SECRETARIA MODERNA EN LA EMPRESA “ALASKA INTERNACIONAL S.A.” VARIABLES Vi= La secretaria moderna Vd= La empresa “Alaska Internacional S.A.”

INDICADORES Funciones del trabajo Relaciones públicas Actitudes y aptitudes Organización en el trabajo Formación general de la empresa Desarrollo básico de la empresa Desarrollo y ejecución especializada de la empresa

- 97 -

MATRIZ DE CONSISTENCIAS

EL PERFIL DE LA SECRETARIA MODERNA EN LA EMPRESA “ALASKA INTERNACIONAL S.A.” FORMULACIÓN DEL PROBLEMA

OBJETIVOS

HIPÓTESIS

UNIVERSO, POBLACIÓN Y MUESTRA

Problema General: La falta de importancia del perfil secretarial en la empresa “Alaska Internacional S.A.”.

Objetivo General: Dar a conocer la importancia del perfil secretarial para ponerlo en práctica en la empresa “Alaska Internacional S.A.”.

Hipótesis General Si se conociera la importancia del perfil secretarial en la empresa, se pusiera en práctica en la empresa “Alaska Internacional S.A.”.

Problemas Específicos ¿Se ha implementado un perfil secretarial con compromiso del personal y del equipo?

Objetivos Específicos

¿Se ha realizado un diagnóstico de la situación actual de la secretaria de la empresa “Alaska Internacional S.A.” y de la empresa en su conjunto?

Realizar un diagnóstico de la situación actual de la secretaria de la empresa “Alaska Internacional S.A.” y de la empresa en su conjunto.

Hipótesis Específicas H.E.1. Si se implementa un buen perfil secretarial en la empresa “Alaska Internacional S.A.”, con compromiso de la secretaria y de equipos, se logrará transformar a nuestra empresa en una organización con éxito.

¿Cómo se aplicaría la implementación de un perfil secretarial en la empresa “Alaska Internacional S.A.”?

Aplicar la implementación de un perfil secretarial en la empresa “Alaska Internacional S.A.”

Implementar un perfil secretarial con compromiso del personal y del equipo.

H.E.2. Con la implementación del perfil secretarial eficiente a la empresa “Alaska Internacional S.A.” , se logrará una nueva imagen.

- 98 -

Universo La empresa “Alaska Internacional S.A.”. Población 20 colaboradoras del área de Recursos Humanos de la empresa “Alaska Internacional S.A.”. Muestra La muestra comprenderá el área de Secretaría: 10 secretarias.

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