Tutorial Simat. V 1.1_2016 h4n1k

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INSTRUCTIVO SISTEMA INTEGRADO DE MATRICULAS SIMAT Guia de referencia Version 1.1

SECRETARIA DE EDUCACION DEL MAGDALENA MACROPROCESO DE GESTION DE LA COBERTURA Carrera 12 # 18 – 56 Edf Los corales. Santa Marta - Magdalena Telefonos: 4233261 – 4214174 ext 110 www.sedmagdalena.gov.co Correo electrónico: [email protected]

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TABLA DE CONTENIDO

1.

2.

INGRESO AL SISTEMA .................................................................................................................. 4 1.1.

Olvide mi contraseña. ......................................................................................................... 4

1.2.

Inactivo. ................................................................................................................. 4

1.3.

El no tiene correo electrónico registrado. ............................................................. 5

ESTADOS DEL SIMAT ................................................................................................................... 5 2.1.

NUEVO: ................................................................................................................................ 5

2.2.

INSCRITO ............................................................................................................................. 5

2.3.

CANCELADO:........................................................................................................................ 5

2.4.

ASIGNADO ........................................................................................................................... 5

2.5.

PREMATRICULADO .............................................................................................................. 5

2.6.

PROMOCIONADO ................................................................................................................ 5

2.7.

SIN CONTINUIDAD ............................................................................................................... 5

2.8.

MATRICULADO .................................................................................................................... 6

2.9.

RETIRADO ............................................................................................................................ 6

2.10.

TRASLADADO ................................................................................................................... 6

3.

TABLA DE TRANSICION DE ESTADOS ........................................................................................... 6

4.

PROCESO PARA MATRICULAR ESTUDIANTES NUEVOS. .............................................................. 7 4.1.

Consulta de Alumnos .......................................................................................................... 7

4.2.

Consulta niños SIPI .............................................................................................................. 7

4.3.

Matricula de estudiantes que aparecen en SIPI .................................................................. 8

4.4.

Matricula de nuevos Opción 1 ............................................................................................ 9

4.4.1.

Registro de alumno nuevo .......................................................................................... 9

4.4.2.

Inscripción ................................................................................................................... 9

4.4.3.

Asignación ................................................................................................................. 10

4.4.4.

Matricula ................................................................................................................... 11

4.5.

Matricula de nuevos Opción 2 .......................................................................................... 11

4.4.1.

Matricula Directa....................................................................................................... 12

5.

PROCESO DE MATRICULA A ESTUDIANTES PROCEDENTES DE COLEGIOS PRIVADOS .............. 13

6.

ALUMNOS EN ESTADO NUEVO, CANCELADO ........................................................................... 13

3 7.

PROCESO DE MATRICULA DE ESTUDIANTES ANTIGUOS ........................................................... 13 7.1.

7.1.1.

PROYECCION DE CUPOS ............................................................................................ 13

7.1.2.

REGISTRAR REPROBADOS ......................................................................................... 14

7.1.3.

PROMOCION DE ALUMNOS ...................................................................................... 14

7.1.4.

MATRICULAR ............................................................................................................. 15

7.2.

8.

MATRICULA ESTUDIANTES ANTIGUOS COLEGIOS OFICIALES ........................................... 13

MATRICULA ESTUDIANTES ANTIGUOS COLEGIOS PRIVADOS ........................................... 15

7.2.1.

CREACION DE CUPOS ................................................................................................ 15

7.2.2.

PROMOCION Y MATRICULA PRIVADA ....................................................................... 16

PROCESO PARA MATRICULAR ALUMNOS EN ESTADO SIN CONTINUIDAD ............................... 16

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El presente Instructivo tiene proporciona una guía de referencia rápida de los procesos más usuales y preguntas frecuentes sobre el Sistema de Matriculas SIMAT.

1. INGRESO AL SISTEMA La URL para ingresar al Sistema es www.sistemamatriculas.gov.co. Para acceder debe contar previamente con un asignado por la Secretaría de Educación.

1.1. Olvide mi contraseña. En caso de olvidar su contraseña debe hacer uso de la opción “olvide mi contraseña”, el Sistema le pedirá el nombre de ( de ) y el número de documento del representante legal del colegio o persona a la cual se le creó el en el SIMAT. El Sistema enviará automáticamente una nueva contraseña al correo electrónico registrado. NOTA: Si no recibe el correo en la bandeja principal, debe buscar en la de CORREO NO DESEADO o SPAM. 1.2. Inactivo. En caso que el esté inactivo debe comunicarse con la Oficina de Cobertura de la Secretaría de Educación, Esto ocurre cuando El sistema detecta inactividad del por mucho tiempo o por mal ingreso de la contraseña en repetidas ocasiones.

5 1.3. El no tiene correo electrónico registrado. Comuníquese con la oficina de Cobertura de la Secretaria de educación para actualizar sus datos en el Sistema.

2. ESTADOS DEL SIMAT 2.1. NUEVO: Este estado indica que el alumno ya existe en el SIMAT; es decir, fue registrado en el SIMAT pero aún no está relacionado con alguna Institución educativa. Un alumno en estado NUEVO puede ser inscrito por cualquier institución educativa, siguiendo los pasos indicados en el numeral 4.3.2. 2.2. INSCRITO: Este estado indica que el alumno se encuentra inscrito en alguna Institución educativa. Un alumno en estado INSCRITO puede ser ASIGNADO siguiendo los pasos del numeral 4.3.3. 2.3. CANCELADO: Este estado indica que un alumno fue inscrito en alguna institución educativa y posteriormente se le revocó o canceló su inscripción. Un alumno en estado CANCELADO está disponible para ser INSCRITO por cualquier institución educativa, siguiendo los pasos indicados en el numeral 4.3.2. 2.4. ASIGNADO: Este estado indica que el alumno tiene un cupo asignado en una institución educativa. Un alumno en estado ASIGNADO puede matriculado siguiendo los pasos indicados en el numeral 4.3.4. 2.5. PREMATRICULADO: Este estado indica que el alumno le fue reservado un cupo dentro de la institución educativa para el próximo año lectivo. Posterior a este estado sigue la etapa de PROMOCION. (NOTA: El estado prematriculado ya fue eliminado del SIMAT en la última actualización). 2.6. PROMOCIONADO: Este estado indica que el alumno fue promovido para el siguiente grado y año lectivo. Un alumno en estado PROMOCIONADO puede matriculado siguiendo los pasos indicados en el numeral 4.3.4. 2.7. SIN CONTINUIDAD: Este estado indica que el alumno no tiene cupo asignado en la institución. Esto se da cuando por ejemplo la institución tiene 32 estudiantes en grado 6° y solo proyecta 30 cupos para el siguiente grado. Al momento de hacer la PROMOCION 30 alumnos quedaran en estado PROMOCIONADO y 2 en estado SIN CONTINUIDAD. También suele suceder cuando los alumnos van a cambiar de jornada, de sede o de modelo educativo; y habiendo creado los cupos en la etapa de proyección, el Sistema no

6 los asocia a los cupos creados. Para matricular estos estudiantes se debe proceder según los pasos indicados en el numeral 8. 2.8. MATRICULADO: Indica que el alumno se encuentra MATRICULADO. Este estado es el único que se tiene en cuenta para medir la cobertura de la institución, así como para los giros que hace el Estado a través del Sistema General de Participaciones SGP, por lo tanto en este estado deben estar los alumnos que se encuentren presentes y siendo atendidos en las Instituciones Educativas. 2.9. RETIRADO: Este estado indica que el alumno se encuentra retirado de alguna institución educativa, por lo tanto puede ser matriculado por cualquier otra. Para los alumnos que se encuentran retirados de colegios Privados y van a ingresar a uno del sector oficial, deber ser matriculados siguiente los pasos de INSCRIPCION, ASIGNACION y MATRICULA, explicados en el numeral 4.3.2. al 4.3.4. 2.10. TRASLADADO: Este estado indica que el alumno fue TRASLADADO de una Institución a otra, sin embargo la institución hacia donde fue trasladado debe matricular al estudiante y dejarlo en estado MATRICULADO. Este proceso se puede hacer por la opción MATRICULA->NOVEDADES.

3. TABLA DE TRANSICION DE ESTADOS La siguiente tabla muestra las posibles transiciones de estado que puede sufrir un alumno en el SIMAT así como las opciones del menú por donde se pueden realizar. DE

A

SECTOR

OPCION EN EL SIMAT

NUEVO

INSCRITO

OFICIAL

INSCRIPCIONES->NUEVA INSCRIPCION

NUEVO

MATRICULADO

NO OFICIAL

MATRICULA->NOVEDADES

INSCRITO

ASIGNADO

TODOS

INSCRITO

CANCELADO

TODOS

INSCRIPCIONES->ASIGNACION RECTOR INSCRIPCIONES->MODIFICACION DE INSCRIPCION (REVOCAR)

ASIGNADO

INSCRITO

TODOS

INSCRIPCIONES->ANULAR ASIGNACIONES

ASIGNADO

MATRICULADO

TODOS

MATRICULA->MATRICULAR

MATRICULADO

TRASLADADO

TODOS

MATRICULA->NOVEDADES

MATRICULADO

RETIRADO

TODOS

MATRICULA->NOVEDADES

PREMATRICULADO PROMOCIONADO OFICIAL

MATRICULA->PROMOCION

PREMATRICULADO RETIRADO

OFICIAL

MATRICULA->NOVEDADES (MISMO AÑO LECTIVO)

PROMOCIONADO

RETIRADO

TODOS

MATRICULA->NOVEDADES (MISMO AÑO LECTIVO)

PROMOCIONADO

MATRICULADO

OFICIAL

MATRICULA->MATRICULAR

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4. PROCESO PARA MATRICULAR ESTUDIANTES NUEVOS. Entiéndase por nuevo los estudiantes que nunca han sido registrados en el SIMAT ni en el Sistema de Primera infancia SIPI, A diferencia del estado NUEVO en el SIMAT que se define en el numeral 2.1. 4.1. Consulta de Alumnos: En primer lugar siempre es recomendable realizar una búsqueda del estudiante para corroborar su estado en el SIMAT o que no haya sido registrado aún en el Sistema. Esta búsqueda se puede realizar en el menú ESTUDIANTES > CONSULTA DE ALUMNOS digitando los apellidos y nombres en los campos correspondientes o simplemente con el número de documento. Si omite el valor del campo AÑO el Sistema trae la información del estudiante en la última vigencia y estado que aparece registrado.

4.2. Consulta niños SIPI: Por esta opción puede consultar si el alumno que intenta matricular se encuentra registrado en el SIPI. ESTUDIANTES -> CONSULTA NIÑOS SIPI digitando los apellidos y nombres en los campos correspondientes o simplemente con el número de documento.

8 Para realiza la búsqueda debe dar click en el icono . Si el alumno no aparece por ninguna de estas dos opciones puede ser registrado como un estudiante nuevo en el SIMAT.

4.3. Matricula de estudiantes que aparecen en SIPI Si al consultar el estudiante por la opción inscripciones->consulta niños sipi, este aparece en el SIMAT, el proceso es inscribirlo por la opción inscripciones->inscripción niño sipi

Debe buscarlo en esta pantalla sin colocar el tipo de documento, solo nombres o número de documento de identidad. Seleccionar la casilla de verificación, ingresar el número de formulario (este puede ser un numero de formulario de inscripción usado por la institución o el número de documento del estudiante), ingresar la fecha de nacimiento, grado y metodología. El alumno quedará en estado INSCRITO. NOTA: Si la fecha de nacimiento no coincide con la registrada en el SIMAT, se debe enviar un correo electrónico a ( [email protected] ) con la copia escaneada del documento de identidad y solicitando la correcion de la fecha de nacimiento. Una vez se realicen estas correcciones en el Sistema por parte del Funcionario encargado en el Ministerio de educación podrán realizar la inscripción en el SIMAT. Recuerde que después de INSCRITO, el estudiante debe ser ASIGNADO y MATRICULADO.

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4.4. Matricula de nuevos Opción 1 Esta opción es para las Instituciones oficiales, es de obligatoriedad realizar estos pasos según se establece en la resolución anual que emite la Secretaría de Educación basada en resolución 7797 del Ministerio de Educación la cual regula el proceso de matrícula y establece las fechas de cada una de las etapas del proceso. 4.4.1. Registro de alumno nuevo Para registrar un estudiante nuevo debe seleccionar la opción del menú INSCRIPCIONES -> NUEVA INSCRIPCION y dar click en el icono . Se abrirá un formulario donde debe ingresar los datos del estudiante. Los campos marcados con el símbolo asterisco (*) son obligatorios.

Si el estudiante tiene registro civil debe registrarlo con el numero NUIP no con el SERIAL. Si no cuenta con registro civil o algún documento de Identidad, el Sistema permite la opción de registrar con el Tipo de Documento NES y el Sistema le asignará un número provisional el cual debe actualizarse una vez el estudiante o el padre de familia aporte los documentos correspondientes. Por esta opción el estado en el que quedará el estudiante será NUEVO. 4.4.2. Inscripción Una vez el estudiante ha sido registrado como NUEVO el siguiente paso es inscribirlo por la misma opción del menú del paso anterior; esto es, INSCRIPCIONES->NUEVA INSCRIPCION, pero esta vez vamos a buscar al estudiante con los datos que se encuentra

10 registrados en el SIMAT y hacer click en el icono . De ser necesario, para verificar la información del estudiante podemos realizar una consulta del alumno como se indica en el numeral 2.1.

Una vez hagamos la búsqueda del estudiante por el menú de, INSCRIPCIONES->NUEVA INSCRIPCION nos aparece el alumno y debemos dar click en el icono de la mitad “Inscribir Alumno”

.

Nos aparece el siguiente formulario; los campos con asterisco (*) son obligatorios:

Número de Formato: Este es el número de formato de inscripción. Se recomienda utilizar el mismo número de documento del Estudiante para facilitar la búsqueda. Debe buscar la Institución donde va a ser inscrito, seleccionarla y luego escoger el modelo educativo. Por ultimo dar click en el icono de guardar INSCRITO.

. El alumno quedara en estado

4.4.3. Asignación Una vez el alumno se encuentre en el estado INSCRITO procedemos a asignarle cupo por la opción INSCRIPCIONES->ASIGNACION RECTOR. Hacemos una búsqueda de la institución y luego seleccionamos el grado y modelo educativo en el cual fue inscrito el

11 estudiante y damos click en el icono . Una vez aparezca el estudiante señalamos la casilla ASIGNAR con el chulito, seleccionamos la sede, jornada y grupo donde se le asignara el cupo, escogemos la fuente de recursos SGP y es para matricula oficial o NO APLICA si es para matricula NO OFICIAL y procedemos a dar click en el icono estudiante quedará en estado ASIGNADO.

. El

4.4.4. Matricula Una vez el estudiante se encuentre en estado ASIGNADO procedemos a matricularlo por la opción MATRICULA->MATRICULAR. Hacemos una búsqueda de la institución, luego escogemos la sede donde fue asignado el estudiante. Por ultimo seleccionamos la jornada, grado, y grupo donde quedo asignado el estudiante y damos click en el icono buscar . El sistema nos mostrará abajo el nombre del estudiante, debemos seleccionar la jornada, grupo, el carácter y la especialidad si son alumnos de educación media (10° y 11°), la fuente de recursos según el colegio (SGP para oficial y NO APLICA para Privados) y el Internado. Por último click en el icono guardar MATRICULADO.

. El estudiante quedará en el Estado

4.5.Matricula de nuevos Opción 2 Esta opción está habilitada para los colegios NO OFICIALES, igualmente por acá podrán matricular estudiantes que no se encuentren en el SIMAT o EL SIPI. También se habilita esta opción para las Instituciones OFICIALES una vez se hayan culminado las etapas de INSCRIPCIÓN y ASIGNACIÓN DE CUPOS establecidas en la Resolución anual de matrícula.

12 4.4.1. Matricula Directa Esta opción se realiza por el menú ESTUDIANTES -> REGISTRO DE ESTUDIANTES, el Sistema le pedirá haga una búsqueda de su institución y luego seleccione la SEDE, JORNADA, GRADO y GRUPO donde se va a matricular el estudiante y primero dar click en el icono

para buscar.

Si hay estudiantes matriculados en el grado y grupo seleccionado se desplegara la lista de los mismos. En segundo lugar de click en el icono para registrar un estudiante. Se abrirá un formulario donde debe ingresar los datos del estudiante. Los campos marcados con el símbolo asterisco (*) son obligatorios.

13 Si el estudiante tiene registro civil debe registrarlo con el numero NUIP no con el SERIAL. Si no cuenta con registro civil o algún documento de Identidad, el Sistema permite la opción de registrar con el Tipo de Documento NES y el Sistema le asignará un número provisional el cual debe actualizarse una vez el estudiante o el padre de familia aporte los documentos correspondientes. Nótese que por esta opción el estado en el que quedará el estudiante será MATRICULADO.

5. PROCESO DE MATRICULA A ESTUDIANTES PROCEDENTES DE COLEGIOS PRIVADOS El proceso para matricular a estudiantes que se encuentren en estado retirado, sea de vigencia actual o anteriores, procedentes de colegios privados y que van a ser matriculados en instituciones oficiales, es el de INSCRIPCION, ASIGNACION y MATRICULA como se explica en los numerales 4.3.2 al 4.3.4.

6. ALUMNOS EN ESTADO NUEVO, CANCELADO El proceso para matricular a estudiantes que se encuentren en estado NUEVO O CANCELADO, sea de vigencia actual o anteriores, es el de INSCRIPCION, ASIGNACION y MATRICULA como se explica en los numerales 4.3.2 al 4.3.4. Si el estudiante va a ser matriculado en colegio privado por la opción MATRICULA->NOVEDADES.

7. PROCESO DE MATRICULA DE ESTUDIANTES ANTIGUOS 7.1. MATRICULA ESTUDIANTES ANTIGUOS COLEGIOS OFICIALES Para matricula los estudiantes antiguos se deben seguir las etapas: 7.1.1. PROYECCION DE CUPOS Esta etapa la realizan únicamente los colegios del sector Oficial y consiste en el proceso de planeación de la oferta educativa y creación de cupos para la próxima vigencia. Este proceso se realiza por la opción PROYECCION->PROYECTAR CUPOS, Y explicará en detalle en una próxima versión de este tutorial.

14 7.1.2. REGISTRAR REPROBADOS Se deben registrar los estudiantes que reprobaron el año escolar en curso, esto se realiza por la opción MATRICULA->REGISTRAR REPROBADOS. Una vez realice una búsqueda de su institución educativa, puede realizar una búsqueda individualizada del estudiante a reprobar digitando los datos del estudiante o simplemente seleccionando el grado para una búsqueda general. El sistema le mostrará el listado de estudiantes del grado seleccionado, seleccione los estudiantes a reprobar y luego click en el botón guardar

.

7.1.3. PROMOCION DE ALUMNOS La promoción es el proceso mediante el cual se promueven los estudiantes de un grado al siguiente. Es por esto que antes de hacer la promoción se deben registrar los reprobados para evitar que los estudiantes que no aprobaron el año sean promovidos por el Sistema al grado siguiente. Para hacer la promoción se debe ingresar por la opción MATRICULA>PROMOCION. Realizar una búsqueda de la institución con el icono

, seleccionar y por

ultimo hacer click en el icono . Con esto se hará una promoción a nivel de la institución. Si lo desea también puede realizar la promoción a nivel de sedes o jornada bajando el nivel dando click en el icono varias veces. Los estudiantes quedaran en estado PROMOCIONADO. Es posible que queden en estado SIN CONTINUIDAD según se explica en el numeral 2.7. Nota: Antes de correr este proceso, recuerde que debe primero retirar y reprobar a los alumnos que tengan que estar en ese estado al finalizar el año.

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7.1.4. MATRICULAR Una vez los alumnos se encuentren en estado PROMOCIONADO pueden ser matriculados con se explica en el numeral 4.3.4. Por la opción MATRICULA->MATRICULAR.

7.2. MATRICULA ESTUDIANTES ANTIGUOS COLEGIOS PRIVADOS 7.2.1. CREACION DE CUPOS A través de este proceso se crean los cupos donde serán matriculados los estudiantes. Para los colegios privados el proceso de creación de grupos se hace de forma manual por la opción INSTITUCIONES->GRUPOS, a diferencia de los colegios oficiales los cuales deben hacerla en el proceso de proyección de cupos. En esta opción deben hacer una búsqueda de la Institución y sede donde se crearán los grupos, posteriormente seleccionar la jornada y el grado y dar click en el icono buscar . El Sistema desplegara la lista de los grupos creados para el grado seleccionado si existen.

Puede editar las propiedades de un grupo existente como el nombre del grupo y la capacidad y hacer click en el icono guardar , esto es por ejemplo, si desea ampliar los cupos disponibles para ese grupo el Sistema nos muestra la capacidad y los cupos ya asignados para dicho grupo.

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Para crear un grupo nuevo debe hacer click en el icono agregar y llenar la información solicitada para el grupo tales como el orden, nombre, capacidad y modelo educativo. Para guardar el grupo creado dar click en el icono de guardar . Repetir este procedimiento por cada jornada y grado para crear los grupos necesarios para la matrícula de sus estudiantes. 7.2.2. PROMOCION Y MATRICULA PRIVADA

Una vez creados los grupos por cada grado se puede proceder a lanzar el proceso de promoción, esto es por la opción MATRICULA->PROMOCION Y MATRICULA PRIVADA realizando una búsqueda de la institución con el icono buscar y dar click en el icono

seleccionar la institución

.

NOTA: Antes de correr este proceso, recuerde que debe primero retirar y reprobar a los alumnos que tengan que estar en ese estado al finalizar el año.

8. PROCESO PARA MATRICULAR ALUMNOS EN ESTADO SIN CONTINUIDAD Como se explicó en el numeral 2.7, hay ocasiones y por diferentes circunstancias al lanzar el proceso de promoción algunos estudiantes quedan en estado SIN CONTINUIDAD. Para matricular estos estudiantes lo que primero debemos hacer es verificar la disponibilidad de cupos donde van a ser matriculados. Para esto nos vamos a la opción INSTITUCIONES->GRUPOS y realizamos una búsqueda de nuestra instituciones, posteriormente seleccionamos la sede, jornada y grado donde vamos a matricular a los estudiantes que quedaron en estado SIN CONTINUIDAD.

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De ser necesario, procedemos a ampliar los cupos disponibles a los grupos existentes o podemos crear nuevos grupos en los diferentes grados donde vayamos a matricular estos estudiantes. Una vez tengamos los cupos disponibles nos vamos a la opción MATRICULA>TRANFERENCIAS, por donde como su nombre lo indica, haremos una transferencia de estos estudiantes desde un “ORIGEN” (sede, jornada y grado donde actualmente se encuentran sin continuidad) hacia un “DESTINO” (sede, jornada, grados y grupos donde van a ser matriculados). Estos estudiantes quedaran en estado ASIGNADO. Por ultimo nos vamos a la opción MATRICULAR->MATRICULAR para realizar una matrícula en bloque como se explica en el numeral 4.3.4.