Documento De Capacitacion u6e50

UNIVERSIDAD RAFAEL LANDÍVAR

AD MIN ISTRA CIÓN DE RECURSO S HU MANOS

H ERR AM I EN TA S PA RA CA PAC I TACIÓ N

LA

23 DE OCTUBRE DE 2010

¿QUÉ ES CAPACITACIÓN? CONTENIDO MARCO TEÓRICO: ¿QUÉ ES CAPACITACIÓN?

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COMPONENENTES DEL DESARROLLO HUMANO

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FORMAS DE DESARROLLO HMANO

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CAPACITACIÓN EN SÍ

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COMPORTAMIENTO DE LOS COLABORADORES

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FINALIDAD DE LA CAPACITACIÓN

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PLAN DE CAPACITACIÓN

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PASOS DEL PLAN DE CAPACITACIÓN

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La capacitación consiste en una serie de actividades planeadas y basadas en las necesidades de la empresa que se orientan hacia un cambio en los conocimientos, habilidades y aptitudes de los empleados que les permitan desarrollar sus actividades de manera eficiente. Capacitar implica proporcionar al trabajador las habilidades y conocimientos que lo hagan más apto y diestro en la ejecución de su propio trabajo. Esos conocimientos pueden ser de varios tipos y pueden enfocarse a diversos fines individuales y organizacionales. Una palabra muy utilizada cuando se habla de capacita-

c i ó n e s "adiestramiento". Por adiestramiento entenderemos lo siguiente: el adiestramiento busca desarrollar habilidades y destrezas de carácter preponderamente físico, es decir, de la esfera psicomotriz. El adiestramiento se imparte principalmente a obreros y empleados que manejan máquinas y equipos mediante un esfuerzo físico.

tiene un significado más amplio. En general, se habla de capacitación cuando el trabajo tiene un contenido intelectual bastante importante. La capacitación es, además, una obligación laboral de la empresa.

Fíjate en que el concepto de capacitación incluye al de adiestramiento, pero

COMPONENTES DEL DESARROLLO HUMANO Ojo “La capacitación se refiere a las técnicas, instrumentos y metodologías que coadyuvan al cumplimiento de las actividades y objetivos de la capacitación”

Los principales componentes , que se deben prestar atención para una efectiva toma de decisiones en capación y/o entrenamiento del recurso humano en las empresas son:

jada, o cualquier otro tipo de indicador de la producción en función del factor trabajo.

2. Equidad: se refiere a la igualdad de oportunidades, se deben eliminar todas las barreras económi1. Productividad: se refiere a la cas, políticas, de modo que todos que genera trabajo, la produc- disfruten de dichas oportunidades ción por cada colaborador, la y beneficiarse con ellas. producción por cada hora traba-

3. Potenciación: el desarrollo debe ser efectuado por las personas y no sólo por ellas. Es preciso que las personas participen plenamente en las decisiones.

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FORMAS DEL DESARROLLO HUMANO ADIESTRAMIENTO Acción destinada a desarrollar habilidades y destrezas del colaborador, con el propósito de incrementar la eficiencia en su puesto de trabajo, preponderantemente físico, desde este punto de vista se imparte a colaboradores operativos u obreros par el uso de maquinas y equipos. En un caso extremo, el adiestramiento consiste en sólo unas pocas horas o minutos de enseñanza por el jefe inmediato que se limita a darle a los colaboradores un bosquejo esquematizado de cómo debe operar en su puesto de trabajo (por ejemplo operar una máquina). En el lado opuesto hallamos el adiestramiento consistente en cursos formales destinados a crear especialistas calificados en el transcurso de unos años.

FORMACION Significa el proceso integral del hombre, adquisición de conocimientos, fortalecimiento de la voluntad, la disciplina del carácter y la adquisición de todas las habilidades que son requeridas para el desempeño de los puestos o cargos. Incluye acciones educativas que buscan preparar y formar al colaborador para desenvolverse en su medio y para el ejercicio de una profesión en un determinado mercado laboral, sus objetivos son amplios y mediatos, es decir a largo plazo. La formación y perfeccionamiento del colaborador consiste en un conjunto de actividades cuyo propósito es mejorar su rendimiento presente o futuro. Aumentando su capacidad a través del mejoramiento de sus conocimientos, habilidades y actitudes.

LA CAPACITACION Incluye el adiestramiento, pero su objetivo principal es proporcionar conocimientos, en los aspectos técnicos del trabajo. Fomentando e incrementando los conocimientos y habilidades necesarias para desempeñar su labor, mediante un proceso de enseñanza-aprendizaje bien planificado. Se imparte generalmente a empleados, ejecutivos y funcionarios en general cuyo trabajo tiene un aspecto intelectual, preparándolos para desempeñarse eficientemente; en síntesis podemos afirmar que toda empresa o institución debe orientar la “capacitación para la calidad y la productividad”.

LA ESPECIALIZACION Tiene por finalidad incrementar y mejorar los conocimientos técnicos de los colaboradores con estudios superiores, es decir a los recursos humanos con instrucción profesional. La especialización genera nuevos cambios, mayor operatividad y eficiencia, a través de capacitación y entrenamiento formativo del profesional.

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CAPACITACIÓN La capacitación es un proceso educacional de carácter estratégico aplicado de manera organizada y sistémica, mediante el cual los colaboradores adquieren o desarrollan conocimientos y habilidades específicas relativas al trabajo, y modifica sus actitudes frente a los quehaceres de la organización, el puesto o el ambiente laboral.

un lado, una sucesión definida de condiciones y etapas orientadas a lograr la integración del colaborador a su puesto de trabajo, y/o la organización, el incremento y mantenimiento de su eficiencia, así como su progreso personal y laboral en la empresa, y, por otro lado un conjunto de métodos, técnicas y recursos para el desarrollo Como componente del pro- de los planes y la implantaceso de desarrollo de los ción de acciones específirecursos humanos, la capaci- cas de la organización para su normal desarrollo de tación implica por

sus actividades. En tal sentido la capacitación constituye factor importante para que el colaborador brinde el mejor aporte en el puesto o cargo asignado, ya que es un proceso constante que busca la eficiencia y la mayor productividad en el desarrollo de sus actividades, así mismo contribuye a elevar el rendimiento, la moral y el ingenio creativo del colaborador.

COMPORTAMIENTO DE LOS COLABORADORES 1.Transmisión de informaciones: el elemento esencial en muchos programas de capacitación es el contenido: distribuir informaciones entre los capacitados como un cuerpo de conocimientos. A menudo, las informaciones son genéricas, referentes al trabajo: informaciones acerca de la empresa, sus productos, sus servicios, su organización, su política, sus reglamentos, etc. Puede comprender también la transmisión de nuevos conocimientos. 2.Desarrollo de habilidades: sobre todo aquellas destrezas y conocimientos directamente relacionados con el desempeño del cargo actual o de posibles ocupaciones futuras: se trata de una capacitación a menudo orientado de manera directa a las tareas y operaciones que van a ejecutarse. 3.Desarrollo o modificación de actitudes: por lo general se refiere al cambio de actitudes negativas por actitudes más favorables entre los colaboradores, aumento de la motivación, desarrollo de la sensibilidad del personal de gerencia y de supervisión, en cuanto a los sentimientos y relaciones de las demás personas. También puede involucrar e implicar la adquisición de nuevos hábitos y actitudes, ante todo, relacionados con los clientes o s. 4.Desarrollo de conceptos: la capacitación puede estar conducida a elevar el nivel de abstracción y conceptualización de ideas y de filosofías, ya sea para facilitar la aplicación de conceptos en la práctica istrativa o para elevar el nivel de generalización, capacitando gerentes que puedan pensar en términos globales y amplios

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FINALIDAD DE LA CAPACITACIÓN Todo plan de modernización de las empresas, debe sustentarse en una alta inversión en recursos humanos. La capacitación sirve para el desarrollo de las capacidades y habilidades del personal. La capacitación facilita el aprendizaje de comportamientos relacionados con el trabajo, por ello, el contenido del pro-

grama debe ajustarse al trabajo. La ayuda de los expertos permite identificar los conocimientos, destrezas y las características personales que los instructores puedan enseñar y que sean válidos para el objetivo final.

PLAN DE CAPACITACIÓN Para elaborar un plan de capacitación en una empresa, es preciso haber realizado antes el inventario de las capacidades actuales y potenciales de los recursos humanos y ello es así porque la formación, como medio que es y no fin en sí mismo, debe partir del análisis de la evolución previsible de las situaciones de trabajo y de las capacidades de desarrollo de las personas para mejorar y cambiar dichas situaciones de trabajo y, con respecto a las personas, acceder a una situación de empleo mejorado y apoyar el desarrollo de sus carreras profesionales. En este sentido, para formular la formación de personal en la empresa, deben contemplarse

tres aspectos: La situación real de la plantilla en lo que se refiere a experiencias profesional y niveles de formación. El análisis, de acuerdo con las demandas y necesidades de los puestos de trabajo, de las características de las personas que los ocupan, incidiendo en los aspectos sobresalientes y los eventuales puntos débiles que sean susceptibles de acciones de formación y, en consecuencia de mejora. El grado de profesionalismo que se desee alcanzar a fin de instrumentar las acciones de formación y desarrollo personal más adecuados. La aplicación del plan de formación que se lleve a cabo con los criterios expuestos, revertirá sin duda muy directamente

en la plantilla de la empresa, por cuanto a través del mismo se posibilitará la mejora profesional y la óptima adecuación persona-puesto de trabajo. Desde el punto de vista económico, los programas de capacitación impartidos por una empresa, son quizás una de sus mejores inversiones. Igualmente se ha demostrado que el ausentismo y la rotación también pueden reducirse con un adecuado plan de capacitación, por lo que éste representa en el orden motivación del empleado, y su repercusión sobre su moral y la satisfacción que obtiene de su trabajo.

“El Plan de Capacitación y Desarrollo de los Recursos Humanos, constituye un factor de éxito de gran importancia, pues determina las principales necesidades y prioridades de capacitación “

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PASOS DEL PLAN DE CAPACITACIÓN Pasos para elaborar un programa de capacitación: Primer paso: detección de necesidades Segundo paso: clasificación y jerarquización de necesidades Tercer paso: definición de objetivos Cuarto paso: elaboración del programa Quinto paso: ejecución Sexto paso: evaluación de resultados Primer paso: detección de necesidades La detección de necesidades consiste en encontrar las diferencias que existen entre lo que se debería hacer en un puesto y lo que realmente se hace, así como las causas de estas diferencias. Es decir, es una investigación que se orienta a conocer las carencias que manifiesta un trabajador y que le impiden desempeñar adecuadamente las funciones de su puesto. Algunas preguntas que puedes plantear en este momento son las siguientes: ¿Qué conocimientos, habilidades y actitudes requiere el puesto? ¿Qué se debe lograr? Objetivos y metas. ¿Qué se debe hacer? Actividades y funciones. ¿Qué conocimientos, habilidades y actitudes requiere la persona que ocupa el puesto? ¿Qué está logrando? Resultados. ¿Qué está haciendo? Nivel de desempeño. Fíjate que estas preguntas muy generales deben orientarse a investigar los siguientes aspectos: Conocimientos y habilidades técnicos que se requieren para el puesto. Habilidades istrativas acerca de cómo organizar el propio trabajo y el de los demás, utilizar los recursos, y lograr los objetivos. Habilidades en relaciones humanas como liderazgo, capacidad de motivar, de comunicación, de trabajar en equipo, etcétera. Habilidades conceptuales como son el análisis y solución de problemas. Habilidad para el logro de resultados. TÉCNICAS E INSTRUMENTOS PARA DETECTAR NECESIDADES DE CAPACITCIÓN

Entre las técnicas más usuales para detectar las necesidades de capacitación están las siguientes : encuesta, entrevista, observación, etc. Entre los instrumentos mas usuales encontramos: cuestionario, descripción y perfil de puesto, evaluación del desempeño, etc.

Hacer un buen diagnóstico evita "capacitar por capacitar".

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SEGUNDO PASO: CLASIFICACIÓN Y JERARQUIZACIÓN DE LAS NECESIDADES DE CAPACITACIÓN

La manera más usual de clasificar las necesidades de capacitación es la siguiente: Las que tiene una persona. Las que tiene un grupo. Las que tiene un nivel. Las de un puesto. Las que requieren atención inmediata. Las que requieren solución a futuro. Las que exigen instrucción sobre la marcha. Las que precisan instrucción fuera del trabajo. Las que la empresa puede resolver por sí misma. Las que requieren contratar a capacitadores externos. Al clasificar las necesidades de capacitación, obtenemos indicadores sobre quién, cuándo y cómo capacitar. Ya clasificadas las podemos jerarquizar de acuerdo con su importancia o urgencia. Al hacer esta clasificación, es importante empezar a determinar quién necesita qué tipo de capacitación.

TERCER PASO: DEFINICIÓN DE OBJETIVOS El tercer paso es establecer los objetivos que se pretende lograr con el programa de capacitación. Es el momento de plantear los comportamientos y características que se quieren obtener en los participantes después de implantado el programa, de establecer qué conocimientos se les proporcionará o qué actitudes se buscan. Es necesario enunciar la conducta deseada y las condiciones en que debe producirse de la manera más clara, alcanzable y medible. Esto sirve como norma que permitirá evaluar el rendimiento individual y el programa. Los objetivos deben especificar quién, qué, para cuándo, bajo qué condiciones, cómo medirlos, y a qué costo en tiempo y/o dinero. Existen diferentes clases de objetivos, como se muestra en la siguiente lista. 1. Objetivos de productividad: que buscan lograr mejoras medibles en calidad, cantidad, tiempo y costo de operación. 2. Objetivos de desempeño: que buscan mejorar el desempeño individual de los participantes. 3. Objetivos de habilidades o destrezas: que buscan desarrollar o mejorar las habilidades o destrezas de los participantes. 4. Objetivos de conocimientos: que buscan incrementar la familiaridad, los conocimientos o la comprensión de los participantes con respecto a un tema. 5. Objetivos del dominio afectivo: que buscan modificar actitudes, valores o emociones de los participantes.

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CUARTO PASO: ELABORACIÓN DEL PROGRAMA Para elaborar un programa de capacitación se tienen que responder las preguntas: ¿Qué? (Contenido). ¿Cómo? (Técnicas y ayudas). ¿Dónde? (Lugar). ¿Cuándo? (Fechas y horarios). ¿A quién? (Destinatarios). ¿Quién? (Instructor). ¿Cuánto? (Presupuesto). Es muy importante que exista congruencia entre las necesidades de capacitación, el contenido del programa y los objetivos planteados. Métodos y técnicas de capacitación (¿cómo?) Las técnicas que más frecuentemente se utilizan. Conferencia. Es una exposición sobre un tema en particular en la que el conferenciante habla y el auditorio escucha. Conferencia con participación. Es una exposición en la que el conferenciante expone unilateralmente, pero se permite que el auditorio participe con preguntas durante la conferencia o al final de la misma. Clase formal. Es una exposición a un grupo generalmente reducido en el que se dan intercambio de ideas, preguntas, discusiones. Normalmente, la clase formal dura varias sesiones. Capacitación en el trabajo. Se asigna a una persona con experiencia para que ayude al aprendiz a conocer el sistema o forma de realizar el trabajo, a utilizar ciertas herramientas o maquinaria, y otros procedimientos. No se saca a la persona de su ambiente de trabajo y se le pide que observe cómo se realizan las labores y que las copie. Método de aprender haciendo. Consta de tres pasos y es uno de los más efectivos. El primer paso consiste en dar la información al aprendiz de cómo se realiza el trabajo. En el segundo paso, el instructor demuestra en la práctica cómo se debe realizar el trabajo y el aprendiz observa. Y por último, el aprendiz realiza el trabajo él mismo y el instructor lo corrige y retroalimenta. Rotación de puestos. Consiste en rotar al personal dentro de la empresa de un puesto a otro durante un tiempo, a fin de que conozca las diferentes funciones dentro de la organización. Antes de asumir un nuevo puesto se le instruye sobre sus funciones. Estudio de casos. Se entrega a los participantes una descripción escrita de una situación real o ficticia para que la estudien y discutan entre ellos con el fin de diagnosticar el problema y plantear alternativas de solución. Métodos audiovisuales. Consiste en la utilización de películas, videos, diapositivas, etc., para sustituir temporalmente al instructor. Las personas escuchan y/o ven el material que ha sido grabado previamente. Economizan tiempo y recursos.

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QUINTO PASO: EJECUCIÓN En el paso anterior se diseñó y elaboró el programa de capacitación. El quinto paso consiste en llevarlo a la práctica, es decir, es el momento en que el instructor, utilizando cierta metodología y apoyándose en auxiliares didácticos, imparte los contenidos a los destinatarios en el lugar, horario y fechas programadas, a un cierto costo. En este paso es importante cuidar los siguientes aspectos: Organizar en una secuencia lógica y didáctica los contenidos. Organizar las sesiones de aprendizaje y los materiales que se utilizarán. Sensibilizar a los participantes con respecto a los objetivos, contenidos, etcétera. Motivar e involucrar a los participantes. Establecer una buena comunicación con los participantes. Entender y mantener el control del grupo. Vigilar el desarrollo del programa para hacer los ajustes necesarios.

SEXTO PASO: EVALUACIÓN DE RESULTADOS Para saber si los objetivos que se plantearon fueron alcanzados es necesario realizar una evaluación que permitirá medir los resultados del programa de capacitación. La evaluación debe informar sobre cuatro aspectos básicos: 1.La reacción del grupo y de cada participante en cuanto a actitudes. 2.El conocimiento adquirido, es decir, qué aprendió y en qué grado. 3.La conducta, es decir, qué comportamientos se modificaron. 4.Los resultados específicos posteriores al curso. La evaluación puede hacerse en tres etapas: a) Al inicio del curso, para diagnosticar y medir el nivel de conocimientos de los participantes antes del curso en relación con los temas que se van a tratar durante el mismo. b) Durante el curso, para conocer los progresos de los participantes a lo largo del programa y hacer los ajustes necesarios. c) Al final del curso, para medir el grado en que se cumplieron los objetivos. Por otra parte, también debe evaluarse el curso de capacitación en los siguientes aspectos: actuación del instructor, instalaciones, técnicas y auxiliares didácticos, duración del curso, contenido, servicio de cafetería, el lugar en el que se impartió, etc. Esta retroalimentación servirá para la elaboración de nuevos programas. Recuerda que lo más importante es que los participantes apliquen en su trabajo cotidiano los conocimientos y habilidades adquiridos en el curso. Esa es la verdadera evaluación. Por esto, podemos pensar en el seguimiento

TÍTULO DEL BOLETÍN

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AGENDA Tema: Herramientas para la capacitación

Lugar: Salón de clases No. 40, Universidad Rafael Landívar, Sede San Pedro Claver, San Juan Chamelco, A.V.

Fecha: sábado 23 de octubre

Hora

Actividad

7:30 - 7:35

Oración

7:35 –7:40

EL gigante más grande (Dinámica)

7:40 - 8:00

¿Qué es capacitación? Y componentes del desarrollo humano (Lluvia de ideas)

8:00—8:15

Formas de desarrollo humano (Cada oveja con s pareja)

8:15— 8:40

Pasos del plan para la capacitación. (Philips 6´66)

8: 40— 8:50

Conclusiones

8:50—9:00

Refrigerio

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DESCRIPCIÓN DEL PLAN La actividad iniciará con una oración. Objetivo 1: Integración de los estudiantes por medio del reconocimiento de sus potencialidades. Actividad 1: Dinámica ―rompe hielo‖ el gigante más grande. Consiste en formar dos grupos, de 6 personas, cada grupo propondrá a un miembro del equipo, quien será el gigante. Cada grupo tendrá 2 marcadores y globos, la actividad tarda 2 minutos. Cando el tiempo empieza a correr , cada grupo debe inflar bien los globos, y escribir cualidades, del gigante. El grupo que no repita cualidades y que tenga mas globos gana.

Objetivo 2: Participación activa de los estudiantes durante el proceso de capacitación. Actividad 2: Lluvia de ideas, Cada oveja con su pareja. La lluvia de ideas consiste, en que los participantes escriban en las tarjetas, sus ideas, y que las coloquen donde corresponda. La actividad titulada cada oveja con su pareja, consiste en que los participantes logren deducir el concepto con el significado, de los temas proporcionados. Ellos deberán elaborar su presentación, antes de la puesta en común.

Objetivo 3: Los estudiantes emplean procesos de análisis y síntesis, durante el desarrollo de capacitación, resolviendo los ejercicios creativamente. Actividad 3: Philllips 6´66 . Consiste en dividir el salón en 3 grupos de 4 personas, las cuales discuten durante 6 minutos un según su opinión, los pasos para elaborar el plan de capacitación. Seguidamente una persona del grupo se reúne con los otros representantes y vuelve a formar un grupo de 6, que por 6 minutos más, discutirán el mismo asunto, hasta que se llegue a una conclusión general. Mientras los coordinadores están formulando las conclusiones, los otros del grupo igualmente tendrán 6 minutos para completar el diagrama de pastel, con sus conclusiones personales. Una vez que las conclusiones estén listas los grupos formularan un ejemplo. Y posterior a ello la puesta en común.

Actividad 4: Conclusiones comunes.