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Orientación Metodológica para la Elaboración de Apoyos Gráficos I

Introducción En el área de Proyectos los apoyos gráficos (llámense diagramas, esquemas, cartas, etc.) son ampliamente utilizados ya que dan mayor claridad y definición a las ideas que se plantean. Existen muchos tipos y diversos estilos que deben ser seleccionados adecuadamente en función de sus aplicaciones y ventajas dependiendo de los conceptos que se deseen manejar dentro de los mismos. Esta serie de Orientaciones Metodológicas pretende cubrir el grueso de los apoyos gráficos de mayor uso en la Planeación, diseño, evaluación y presentación de resultados de Proyectos.

Objetivo de esta guía de Orientación Metodológica En la presente orientación, se explica brevemente pero de manera concisa la elaboración de 2 tipos de diagrama que se utilizan para representar la secuencia de actividades que se deben realizar para para alcanzar un fin determinado, el Diagrama de Flujo de Proceso (o simplemente Diagrama de Flujo) y el Diagrama de Gantt (en honor a su creador Henry L. Gantt en 1917).

Diagrama de Flujo de Proceso (DFP) Este estilo de diagrama es ampliamente utilizado en las aplicaciones de gestión organizacional, documentación de los Sistemas de Gestión de la Calidad, Ingeniería de Procesos, Programación, Planeación, etc. Se podría definir como: “La representación gráfica, lógica y estructurada de las operaciones, actividades o sucesos que deben llevarse a cabo para obtener un resultado predefinido”. Las principales ventajas del uso de este tipo de diagramas son: •

Claridad para comprender el funcionamiento del proceso en general

•

Identificar el flujo de información, materiales o recursos involucrados en el proceso

•

Identificar las etapas del proceso y su interrelación

•

Inferir el nivel de criticidad de las operaciones dentro del proceso

Los diagramas de flujo de proceso pueden ser tan simples como un esquema lineal de cajas que representen las operaciones o actividades del proceso interconectadas indicando con flechas la dirección de la secuencia de las mismas o tan complicado como un enmarañado plano con simbología específica y claves que son referencia para identificar condiciones del proceso, tipo de información o materiales a utilizar, áreas responsables, puntos de decisión o verificación etc.

Ing. Julio Cesar Martínez Espinosa, Ph. D.

Orientación Metodológica para la Elaboración de Apoyos Gráficos I

En el caso de los procesos de planeación o para esquematizar metodologías, es muy común el uso de estos esquemas en su forma conocida como matricial, la cual hace especial énfasis en mostrar las áreas responsables de determinadas operaciones o actividades y que utiliza una simbología simplificada pero lógica que indica operaciones, inicio y fin de las mismas, entradas, salidas, puntos de decisión, puntos o momentos de verificación y conectores por mencionar los más importantes.

Ing. Julio Cesar Martínez Espinosa, Ph. D.

Orientación Metodológica para la Elaboración de Apoyos Gráficos I En algunos casos este último tipo de diagrama de flujo de proceso se complementa con un índice cronológico, que suele ser llevado por horas, semanas o meses 1, según convenga al tipo de proceso, siempre incluyendo hitos para las fechas o momentos más relevantes2.

La simbología puede ser la estandarizada por algún organismo como son ANSI (American National Standards Institute), DIN (Deutsches Institut für Normung), ASME (American Society of Mechanical Engineers), ISO (International Organization for Standardization) o bien establecida por la propia organización o empresa siempre y cuando exista esa especificación dentro de su manual de operación. A esta orientación metodológica se anexa un *.pdf con tablas de algunos de estos símbolos estandarizados. Un algoritmo simple para elaborar Diagramas de Flujo de Proceso es como sigue: 1 2

Es común temporalizar los procesos o proyectos en semanas (Semana-Proyecto) debido a la ingeniería de costos. La semana-proyecto 15 es la quinceava semana a partir del inicio del proyecto. Estas fechas ayudan a tener presentes entregas, verificaciones, auditorías, etc. Deben indicarse con claridad y mantener el formato (DD-MM-AA, MM-DD-AA, etc.) en todo el diagrama. Ing. Julio Cesar Martínez Espinosa, Ph. D.

Orientación Metodológica para la Elaboración de Apoyos Gráficos I 1) Se inicia con una lista de las operaciones o actividades del proceso teniendo en mente los aspectos relevantes de las mismas sobre las que se quisiera dar énfasis en el diagrama. Para lo anterior suele ayudar una tabla como la siguiente: Sí/No Id.

Operación/ actividad

Responsable (Siglas)

Id. Id. Decisión Decisión Verificación Reporte anterior posterior anterior posterior

Características (condiciones de proceso, duración o aquellas que se desee enfatizar)

Comentarios

2) Una vez recopilada la información necesaria, se selecciona la simbología idónea para representar el proceso. (vea el anexo “Tablas símbolos DFP.pdf”) 3) Se selecciona el tipo y complejidad del Diagrama de Flujo de Proceso que se desea utilizar. 4) Se elabora manualmente o mediante alguna herramienta de dibujo digital. En el archivo anexo “Tablas símbolos DFP.pdf”, se encuentran algunos consejos de forma y organización sobre el uso de los símbolos.

Diagrama de Gantt Este estilo de diagrama fue concebido por Herry L. Gantt en 1917, y su principal utilidad es la de la planificación de las operaciones o actividades pero con especial énfasis en los tiempos de ejecución, también es conocido como cronograma de actividades” . Respecto a su uso no es muy distinto a un Diagrama de Flujo de Proceso (DFP), pero el diseño si es radicalmente distinto. Una diferencia fundamental es que se lleva un control estricto del progreso de las operaciones o actividades en escala temporal y es un poco más complicado esquematizar la interrelación entre las mismas o los recursos destinados a cada una debido a la necesidad de documentos adicionales, situación que no se presenta con los DFP. En el mejor de los casos se recomienda el uso de ambas herramientas, el DFP para esquematizar el proceso y mejorar su entendimiento y el Diagrama de Gantt para dar seguimiento a sus avances. La elaboración de estos diagramas puede ser de forma manual, mediante una simple hoja de cálculo o alguno de los muchos programas computacionales que existen para ello, pero sin importar cual sea la herramienta existen algunas pautas que se recomienda seguir: a) Debe contener un eje horizontal donde se establecerá la escala temporal en horas, semanas, meses o años. Recuerde que para el área de proyectos es conveniente usar la escala Semana-Proyecto.

Ing. Julio Cesar Martínez Espinosa, Ph. D.

Orientación Metodológica para la Elaboración de Apoyos Gráficos I b) Así mismo un eje vertical con las operaciones o actividades a ejecutar. Se suelen incluir algunas claves que corresponden a identificadores de características (responsables, recursos, condiciones de procesos, etc.) de las mismas que a su vez aparecen en documentos adicionales en forma de listas. c) Existe simbología especializada para marcar eventos importantes, avances, retrasos, dependencias entre operaciones o actividades, etc., o bien se puede diseñar una simbología propia pero con la obligación de crear la especificación correspondiente.

Un algoritmo simple para elaboración del Diagrama de Gantt es como sigue: 1) Se inicia con una lista de las operaciones o actividades del proceso teniendo en mente los aspectos relevantes de las mismas sobre las que se quisiera dar énfasis en el diagrama pero en el entendido que el tiempo es el aspecto principal a enfatizar. Para lo anterior suele ayudar una tabla como la siguiente:

Ing. Julio Cesar Martínez Espinosa, Ph. D.

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Id.

Operación/ actividad

Duración

Sí/No Características Id. Id. Decisión Decisión Verificación Reporte (Responsable,condici anterior posterior anterior posterior ones de proceso o aquellas que se desee enfatizar)

Comentarios

2) Se dibujan los ejes vertical y horizontal con las operaciones o actividades y la escala temporal establecidas en la tabla anterior. 3) Se dibujan los bloques que representan a las operaciones o actividades cuidando que el lado izquierdo del bloque coincida con la línea imaginaria vertical que corte al eje temporal en el momento preciso de inicio de esa operación o actividad y el lado derecho con la correspondiente línea imaginaria vertical que corte al eje temporal en el momento de su finalización. 4) Se aplica la simbología necesaria: flechas para indicar interrelación entre los bloques, hitos para momentos importantes, líneas o rellenos para avances o retrasos y todas aquellas etiquetas que hagan referencia a características adicionales (responsables, recursos, condiciones de procesos, etc.) de las operaciones o actividades que se presentan en forma de listados en documentos anexos.

Ing. Julio Cesar Martínez Espinosa, Ph. D.